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Le piattaforme per webmeeting fondono comunicazione, collaborazione e condivisione di contenuti per consentire scenari di riunioni virtuali che soddisfino una varietà di casi d’uso. La ricerca di Gartner, presentata in questo articolo, nasce per facilitare la valutazione di piattaforme di webconference in ambito aziendale.

Il Quadrante Magico di Gartner analizza i principali fornitori di software per webmeeting con metodi proprietari di analisi qualitativa, avvalendosi delle tendenze di mercato, come direzione, maturità e partecipanti. In Italia è ancora poco conosciuto, ma l’utilità di questo strumento per le organizzazioni è indiscussa.

 

Ipotesi di pianificazione strategica

Entro il 2024, il mondo virtuale diventerà il centro del 30% delle esperienze di webmeeting, rispetto all’attuale 5%, in quanto l’attenzione è sempre più rivolta verso l’attivazione di un’equa collaborazione per un engagement interattivo e dinamico.

Entro il 2025, il 50% di tutti gli eventi virtuali aziendali si terrà su piattaforme di webconference, che vengono solitamente utilizzate dalle organizzazioni ogni giorno.

 

 

Definizione e descrizione del mercato

La visione di Gartner del mercato delle piattaforme per webmeeting si concentra su tecnologie o approcci di trasformazione in grado di soddisfare le esigenze future degli utenti finali. Non è quindi focalizzata sul mercato così come lo vediamo oggi.

Nel tipico contesto aziendale, i software per webmeeting sono definiti come utili strumenti di collaborazione che supportano le interazioni tra i partecipanti. Le aziende le usano per svolgere lavori in team, fare presentazioni, formazione e webinar. Come Gartner nota, la domanda di strumenti per videoconferenze è sempre più spesso declinata in specifici casi d’uso, ad esempio il consiglio comunale online, aule di tribunale virtuali, telemedicina e molto altro.

Man  mano che questi casi si espandono, i venditori di piattaforme di webmeeting saranno costretti ad ampliare le funzionalità dei loro strumenti o stabilire partnership tecnologiche attraverso API e software development kit (SDK). Solo in questo modo, infatti, saranno in grado di ospitare flussi di lavoro integrati e condivisione dei dati necessari a questi emergenti scenari.

Molti provider stanno già adattando le loro offerte, rendendole più modulari e fruibili attraverso diversi canali, punti di contatto e modalità. Questa strategia risponde al desiderio delle organizzazioni di fornire esperienze applicative più contestualizzate e personalizzate per dipendenti e clienti. Gartner si riferisce al modello emergente di lancio delle applicazioni come “composable enterprise, che definisce la possibilità delle organizzazioni di innovare e adattarsi alle mutevoli esigenze di business attraverso l’assemblaggio e la combinazione di capacità di business confezionate.

Le organizzazioni con esigenze complesse utilizzano tipicamente piattaforme differenti per la collaborazione informale (tra utenti all’interno dello stesso team o progetto) e per meeting più formali (presentazioni esterne, scenari di apprendimento/formazione e webinar). Questo spesso porta all’utilizzo di software venduti da fornitori diversi.

Nelle aziende, i responsabili dei cosiddetti digital workplace utilizzano strumenti di webmeeting per:

  • Ridurre le barriere geografiche per le comunicazioni interne, con i clienti e con la community
  • Aumentare il coinvolgimento dei lavoratori da remoto e migliorare la coesione del team
  • Garantire una maggiore continuità aziendale nei momenti in cui i dipendenti sono separati l’uno dall’altro
  • Ridurre i viaggi e le spese aziendali
  • Supportare il lavoro da casa a tempo pieno o parziale
  • Educare gli studenti in più sedi
  • Fornire eventi virtuali aziendali o dipartimentali, come le riunioni comunali dei dipendenti e i webinar
  • Automatizzare la registrazione e la trascrizione delle discussioni delle riunioni

 

Il quadrante magico

Il quadrante magico è suddiviso in 4 categorie: Leaders, Visionaries (visionari), Niche Players (giocatori di nicchia) e Challengers (sfidanti). Gartner posiziona all’interno di ciascun quadrante i principali provider che competono oggi nel mercato delle piattaforme di webmeeting, individuandone punti di forza e debolezza.

 

Adobe

Adobe è giocatore di nicchia e ha una presenza geograficamente diversificata. Facendo riferimento ad Adobe Connect, questo può essere distribuito come SaaS, software basato su locali o servizio gestito. Adobe Connect ha un robusto set di funzionalità e opzioni di personalizzazione, ideale per creare scenari di apprendimento, formazione a distanza e webinar. La sua visione triennale è continuare ad attirare segmenti d’impresa, governo ed educazione attraverso innovazioni promettenti, come un client HTML incorporato che permetterebbe agli utenti di lanciare Connect dall’interno di altre applicazioni.

 

Punti di forza:

  • Adozione crescente: Adobe Connect ha visto una rapida crescita nell’ultimo anno grazie alla sua strategia trasversale e alla sua presenza nella popolare suite di applicazioni.
  • Diverse opzioni di distribuzione: Adobe presenta varie opzioni di distribuzione, come quelle basate su locali, disponibili in tutto il mondo. Dal punto di vista della sicurezza, ciò rappresenta un punto di forza in quanto permette la personalizzazione della configurazione e l’assistenza disponibile ovunque.
  • Personalizzazione dell’esperienza: Adobe Connect è apprezzato per la sua flessibilità, personalizzazione dell’esperienza e le sale di break-out.

 

Punti deboli:

  • Caratteristiche avanzate mancanti: assenza di alcune funzionalità innovative, come gli assistenti alle riunioni virtuali, l’integrazione di una propria lavagna digitale e un’applicazione nativa di collaborazione workstream.
  • Casi d’uso mirati: dato il focus su particolari mercati verticali e scenari di webmeeting associati, gli utenti finali potrebbero avere delle difficoltà nella gestione di riunioni informali e non strutturate.
  • Costo elevato: il prezzo è spesso più alto rispetto ai competitor.

 

Avaya

Avaya è un visionario. La sua piattaforma di collaborazione workstream Spaces offre funzionalità integrate di meeting dal vivo e può essere distribuito come SaaS, software basato su locali, servizi ibridi cloud-premises o servizi gestiti. Le sue operazioni di vendita e assistenza sono geograficamente diversificate. Spaces mira a far crescere la sua influenza nello spazio di collaborazione del team, abilitare le integrazioni dinamiche e modernizzare le esperienze dei clienti attraverso il suo workstream nativo e le linee di prodotto del contact center.

 

Punti di forza:

  • Offre un’esperienza unificata: Spaces è costruito per catturare il cliente che desidera un’esperienza unificata attraverso webmeeting, contact center, collaborazione workstream e servizi vocali. Inoltre, presenta numerose opzioni di distribuzione per soddisfare un’ampia varietà di segmenti di mercato.
  • Portata geografica: le operazioni di distribuzione e di vendita di Avaya hanno una portata globale, che va dalle piccole e medie imprese ad aziende molto grandi fino al settore pubblico.
  • Semplifica i flussi di lavoro: Avaya è valutato positivamente per la sua capacità di semplificare flussi di lavoro complessi con le API di Spaces e per la facilità di integrazione.

 

Punti deboli:

  • Adozione limitata sul mercato: Spaces viene scelto meno come piattaforma di webmeeting dagli acquirenti, che incontrano problemi di collaborazione con altre organizzazioni.
  • Non adatto a tutti gli eventi virtuali: Spaces ha un limite massimo di 1.000 partecipanti a riunione e un set di funzionalità più limitato (ad esempio nessuna capacità di taggare i momenti importanti, nessun video highlight e nessun sondaggio).
  • Utilità come aula virtuale: mancanza di alcune caratteristiche rilevanti nelle impostazioni dell’aula virtuale (gestione di domande e risposte, test integrati, sondaggi). È necessaria l’integrazione con altre applicazioni partner di Avaya.

 

BlueJeans di Verizon

Visionario nel quadrante magico, BlueJeans Meetings è focalizzato sul segmento aziendale, in particolare sulla base clienti di Verizon. Le sue attività sono geograficamente diversificate, ma con un focus su Stati Uniti ed Europa. Il software offre un’integrazione con le offerte unificate di comunicazione di Verizon e proposte specializzate verticalmente. L’obiettivo di BlueJeans per i webmeeting è approfondire l’integrazione con l’infrastruttura di Verizon per fornire una maggiore qualità e migliorare le offerte verticali.

 

Punti di forza:

  • Casi d’uso in espansione: BlueJeans si presta a vari contesti, tra cui la telemedicina, gli eventi e le aule virtuali, le riunioni quotidiane e l’impresa mobile. Tutto ciò è permesso dal suo set di funzionalità native, dalla rete mobile, e attraverso le integrazioni con Microsoft Teams, Slack, e l’hardware sia per le sale riunioni che per i desktop.
  • Sicurezza e affidabilità: BlueJeans offre una serie completa di attestati di sicurezza e controlli specifici sui dati.
  • Insieme robusto di capacità: l’esperienza offerta da BlueJeans è affidabile e sicura. I punti di forza più notevoli sono alcune funzioni, come sale di pausa e intelligenza in-app, e la compatibilità con altre applicazioni e dispositivi.

 

Punti deboli:

  • Adozione limitata del mercato: la dimensione relativamente piccola della base di clienti può creare problemi quando si invitano ospiti che non hanno familiarità con il servizio.
  • Offerta solo per il cloud: BlueJeans Meetings è offerto solo come un servizio di cloud pubblico multitenant.
  • Ritmo di aggiunta di nuove funzionalità: l’avanzamento tecnologico di BlueJeans e Verizon è più lento dei concorrenti.

 

Cisco

Cisco, leader in questo quadrante magico, offre prodotti e servizi di collaborazione a marchio Webex che si rivolgono a una varietà di casi d’uso, tra cui riunioni, eventi e corsi di formazione. Webex ha consolidato Webex Teams e Webex Meetings in una singola app che viene offerta come parte della Webex Suite, con diverse possibilità di distribuzione. I servizi del software sono disponibili globalmente. Cisco punta a offrire esperienze di collaborazione per migliorare il lavoro ibrido, fondendo le comunicazioni asincrone e sincrone.

 

Punti di forza:

  • Innovazione: Cisco ha dimostrato un rinnovato impegno per l’innovazione e la differenziazione dei suoi servizi attraverso acquisizioni strategiche nelle aree dell’intelligenza artificiale, dell’interazione con il pubblico, della gestione degli eventi ibridi e del miglioramento delle esperienze audio e video.
  • Portafoglio crescente di soluzioni specializzate: Cisco sta ampliando l’offerta di webmeeting per diversi contesti, come la telemedicina, le sessioni legislative, gli eventi virtuali, le aule virtuali e le webconference ibride.
  • Sicuro e affidabile: Cisco è apprezzato per la sua affidabilità, la forte sicurezza e la nuova esperienza convergente dell’app Webex.

 

Punti deboli:

  • Ha bisogno di un cambiamento nella percezione: anche se Cisco Webex è una soluzione valida per le webconference, alcuni acquirenti lo percepiscono come una piattaforma poco all’avanguardia.
  • Processo di offerta: l’evoluzione dell’offerta è lenta rispetto ai competitor.
  • I partner rivenditori si sono diversificati: i partner rivenditori Webex hanno diversificato e ampliato la loro offerta includendo piattaforme di provider popolari, creando un ambiente di mercato più competitivo.

 

Google

Google è un challenger, con attività geograficamente diversificate e un modello di distribuzione SaaS. Il suo pacchetto Google Workspace include Google Meet, usato per webmeeting fino a 250 partecipanti e associato con vari servizi per esperienze di collaborazione in camera. Nei prossimi anni, Google concentrerà la sua offerta su soluzioni ideali per le scuole, il settore pubblico, le organizzazioni non profit e le imprese con flussi di lavoro ibridi.

 

Punti di forza:

  • Ecosistema Google: la presenza di Google Meet come parte del pacchetto Google Workspace lo rende una delle opzioni più convenienti e di facile accesso.
  • Maggiore attenzione a Google Meet: Google sta dando un’importanza significativa al successo di Meet, sia come prodotto consumer che come strumento per le imprese. Ci si aspetta che Google continui a investire per migliorare le funzionalità di questa piattaforma di webmeeting.
  • Facilità d’uso: gli utenti apprezzano la semplicità e la facilità d’uso di Google Meet, la buona qualità audio/video e la perfetta integrazione con Google Workspace.

 

Punti deboli:

  • Scala limitata per eventi interattivi: il limite di 250 partecipanti per webmeeting lo rende insufficiente per eventi aziendali più grandi e interattivi.
  • Integrazioni limitate di terze parti: mentre Google Meet è profondamente integrato in Google Workspace, le integrazioni per strumenti di terze parti (come CRM, programmazione o applicazioni di prenotazione delle sale) sono limitate.
  • Soluzioni per il mercato verticale poco brillanti: le organizzazioni in genere integrano l’uso di Meet con altri software per webconference che offrono soluzioni più complete per affrontare complessi scenari di mercato verticale.

 

GoTo

GoTo di LogMeIn è un challenger. GoTo offre GoToMeeting, GoToTraining, GoToWebinar e join.me per soddisfare le esigenze aziendali relative a diversi contesti d’uso. Presenta anche opzioni di sale di videoconferenza con i suoi partner hardware attraverso l’offerta GoToRoom. Il modello di distribuzione di GoTo è solo cloud e le sue operazioni di vendita e assistenza sono geograficamente diversificate, ma più limitate in Giappone.

L’obiettivo di GoTo per i prossimi tre anni si concentra sulla crescita delle sue soluzioni webmeeting come parte di un portafoglio UC più ampio attraverso la sua offerta GoToConnect. Ha anche in programma di espandere le sue capacità per supportare i lavoratori “ovunque”, compresi i lavoratori in prima linea.

 

Punti di forza:

  • Strategia del prodotto: GoTo fornisce un’esperienza consolidata per la programmazione, la chat, le stanze personali e gli artefatti delle riunioni all’interno di GoToMeeting Hub. Inoltre, ha sviluppato forti partnership con diversi produttori di dispositivi e altre aziende nei mercati adiacenti, e mantiene robuste API per l’integrazione.
  • Grandi trasmissioni ed eventi: GoTo può eguagliare o superare le capacità della maggior parte dei concorrenti in termini di volume di riunioni, dimensioni del pubblico e risorse di supporto. Nuove opzioni di licenza per GoToWebinar e una nuova offerta di eventi virtuali consolidano ulteriormente il suo vantaggio in questo settore.
  • Ricchezza di funzioni per riunioni e webinar: gli utenti valutano positivamente i controlli intuitivi dell’host di GoTo, la ricchezza di funzionalità e le caratteristiche di interazione del pubblico per i webinar.

 

Punti deboli:

  • Reattività al mercato: a parte i nuovi pacchetti di licenze e alcuni sforzi di marketing aggiuntivi, il prodotto di GoTo e la strategia go-to-market sono più concentrati sul più ampio pacchetto UCaaS che sulla sua soluzione per le webconference. Questo ha fatto si che rimanesse indietro rispetto ai suoi concorrenti più aggressivi.
  • Meno rilevante per le grandi imprese: GoTo è adottato principalmente da organizzazioni di piccole e medie dimensioni, le imprese più grandi preferiscono piattaforme concorrenti più popolari.

 

Huawei

Il challenger Huawei offre i suoi endpoint video basati sull’hardware e l’infrastruttura per la distribuzione on-premises, e la sua piattaforma di webmeeting WeLink basata sul cloud come SaaS. Le sue operazioni di vendita e assistenza sono concentrate nel mercato cinese, con una certa presenza in altre regioni, ad eccezione del Nord America.
La prospettiva di Huawei include la transizione di un maggior numero di clienti dalle sue attuali soluzioni basate su locali al cloud, così come l’introduzione di più endpoint video entry-level e personali.

 

Punti di forza:

  • Espansione degli account: il numero di account e di host di riunioni a pagamento di Huawei supera quelli della maggior parte dei suoi concorrenti.
  • Ricco set di funzionalità: la piattaforma per webmeeting di Huawei include funzioni che supportano una vasta gamma di requisiti, come il markup e l’editing dei contenuti all’interno della riunione, il co-browsing e il riconoscimento vocale in camera.
  • Sistemi video di gruppo intelligenti: l’ampio portafoglio di endpoint video per sale conferenze grandi e piccole, in combinazione con il software per webmeeting, offre esperienze di riunione avanzate. Queste caratteristiche includono l’etichettatura del nome sullo schermo, l’inquadramento automatico degli altoparlanti, il baffling acustico e interfacce estese per gli apparecchi della sala conferenze.

 

Punti deboli:

  • Diversificazione geografica limitata: Huawei è una forza economica high-tech in Cina e in altri paesi dell’Asia/Pacifico, con una crescente influenza in Sud America e nell’Europa dell’Est. Tuttavia, ha una presenza commerciale molto limitata in Nord America e in Europa occidentale.
  • Opzioni ristrette per le lavagne bianche: le opzioni per la collaborazione avanzata con lavagne digitali sono limitate.
  • Eventi virtuali: mancanza di alcune delle caratteristiche innovative necessarie per i webmeeting, come la capacità di etichettare i momenti importanti durante la riunione dal vivo o la capacità di creare filmati che mostrano i momenti chiave del webmeeting.

 

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Kaltura

Kaltura è un visionario con attività geograficamente diversificate. I suoi prodotti Kaltura Meetings, Virtual Classroom e Virtual Events soddisfano varie esigenze delle imprese e supportano implementazioni cloud, on-premises e ibride.

L’obiettivo di Kaltura è quello di alimentare esperienze video che consentono interazioni uniche per una collaborazione più efficace e di incorporare il suo sistema video nelle applicazioni aziendali attraverso le API, motore di analisi e programmi di supporto associati.

 

Punti di forza:

  • Innovazione per scenari più complessi: Kaltura è abile a soddisfare la domanda di esperienze video ampliate, come eventi virtuali/ibridi di tutti i tipi. La sua capacità di fondere contenuti video registrati con esperienze di webmeeting dal vivo è un altro dei suoi punti di forza.
  • Opzioni di distribuzione: Kaltura supporta un’ampia varietà di opzioni di implementazione e si integra con diverse applicazioni aziendali popolari.
  • Esperienze utente integrate e personalizzate: la piattaforma risponde alle esigenze dei clienti, supporta le personalizzazioni e l’accesso alle librerie API per creare flussi di lavoro integrati.

 

Punti deboli:

  • Manca un’ampia adozione da parte del mercato: i servizi di Kaltura sono poco adottati per i casi d’uso quotidiani dei webmeeting.
  • Canali di distribuzione geografica limitati: mancanza di una strategia di e-commerce matura.
  • Costo: il prezzo è considerato alto rispetto ai concorrenti più popolari nel mercato dei webmeeting.

 

Lifesize

Lifesize è un giocatore di nicchia con attività geograficamente diversificate. La sua piattaforma per webmeeting, basata esclusivamente sul cloud, supporta una serie di requisiti per la collaborazione digitale sul posto di lavoro. Il suo piano per il futuro include esperienze di riunione più coinvolgenti con sistemi video di gruppo 4K e maggiori caratteristiche di sicurezza con conformità normativa specifica per l’area geografica.

 

Punti di forza:

  • Endpoint video integrati: il solido portafoglio di endpoint video 4K basati su hardware (la serie Icon) consente l’integrazione nativa con la piattaforma di servizi basata sul cloud. Questo ottimizza l’esperienza del webmeeting e facilita la gestione delle soluzioni della sala conferenze.
  • Supporto per riunioni multiservizi: con Lifesize Connect offre ai suoi clienti il massimo vantaggio dall’emergente panorama dei webmeeting multipiattaforma e “bring-your-own-device” (BYOD). Ciò consente di utilizzare i sistemi di sala Icon 4K Lifesize con dispositivi Windows e Mac per partecipare a riunioni ospitate su qualsiasi app o servizio video cloud di terze parti.
  • Opzioni di licenza interessanti: Lifesize offre un programma rooms-as-a-service, che aiuta i clienti a pianificare, preventivare e scalare più facilmente i loro sistemi video. Un semplice modello di abbonamento con spese di gestione fornisce hardware per sale riunioni, servizio cloud, manutenzione e supporto a un prezzo fisso e prevedibile.

 

Punti deboli:

  • Adozione del mercato in declino: sempre meno clienti scelgono Lifesize come piattaforma per webconference.
  • Caratteristiche avanzate assenti: mancanza di capacità avanzate, tra cui la trascrizione/descrizione delle riunioni registrate, la traduzione in lingua delle riunioni dal vivo e registrate, e la possibilità di etichettare i momenti importanti della webmeeting.
  • Opzioni di distribuzione limitate: Lifesize non offre distribuzioni on-premises, servizi gestiti o dedicati ai nuovi clienti.

 

Microsoft

Microsoft è un leader. Il pacchetto Microsoft Office 365 include Microsoft Teams per webmeeting fino a 1.000 partecipanti e Microsoft Teams Webinar per webconference fino a 10.000 partecipanti.

Microsoft offre Skype for Business Server per le implementazioni on-premises e le sue operazioni di vendita e assistenza sono geograficamente diversificate. Microsoft mira ad espandere le capacità per supportare i lavoratori ibridi, per innovare nuovi scenari di realtà mista di Microsoft Mesh, e per fornire nuove opzioni di personalizzazione e automazione dei processi aziendali.

 

Punti di forza:

  • Ecosistema Office 365: Microsoft Teams offre un’esperienza client unificata per le riunioni e la collaborazione workstream, grazie alla più ampia suite di applicazioni Office 365 e dispositivi room/desktop.
  • Ritmo di innovazione: Alcune novità: funzionalità webinar espanse, innovazioni intelligenti per le sale conferenze e sondaggi per il coinvolgimento del pubblico, una nuova modalità presentatore e miglioramenti per le didascalie e la trascrizione dal vivo.
  • Collaborazione conveniente: Microsoft Teams ha costi contenuti e preziose capacità di collaborazione con la suite Office 365.

 

Punti deboli:

  • Complessità di amministrazione: l’integrazione con Office 365 porta sforzi di governance significativi.
  • Più usato per la collaborazione interna piuttosto che esterna: nonostante le varie funzionalità di collaborazione esterna, le organizzazioni spesso implementano altri servizi di webmeeting per impegni più complessi con i clienti e soluzioni di mercato verticali.
  • Modello e-commerce e licenze: Microsoft offre una vasta gamma di pacchetti di licenze e bundle rivolti a vari segmenti di mercato. La complessità delle sue offerte, compresa la sovrapposizione di livelli gratuiti e a pagamento, può essere fastidiosa per alcuni clienti.

 

Pexip

Pexip, uno sfidante, è indirizzato principalmente a esigenze aziendali di collaborazione e interoperabilità di conferenze multivendor. La piattaforma webmeeting può essere distribuita globalmente come SaaS basata sul cloud, software on-premises o una configurazione ibrida.

Pexip prevede l’espansione del supporto per realtà di lavoro ibride e una maggiore copertura nei mercati principali e in nuove aree geografiche come l’America Latina e l’India.

 

Punti di forza:

  • Leadership nell’interoperabilità: Pexip è nota da tempo per la sua capacità di integrare i sistemi video di gruppo con le piattaforme per webmeeting. Fornisce il suo motore di interoperabilità video alle piattaforme di Microsoft e Google.
  • Solida sovranità dei dati: con Pexip Private Cloud, i clienti scelgono una o più regioni geografiche per un’istanza cloud dedicata alle loro operazioni di meeting. I dati operativi in corso rimangono sotto l’esclusivo controllo del cliente.
  • Affidabile e ben supportato: i principali vantaggi di Pexip sono l’integrazione con risorse e applicazioni di terze parti, l’affidabilità e il supporto clienti rapido e preciso.

 

Punti deboli:

  • Limitazioni delle funzioni avanzate: assenza di alcune funzioni chiave, tra cui la trascrizione e la sottotitolazione delle registrazioni delle webconference, la traduzione della lingua di registrazione, le funzioni di collaborazione nativa del workstream e la creazione di filmati che mostrano i momenti chiave del webmeeting.
  • Mancanza di opzioni di lavagna virtuale
  • Al di là dell’interoperabilità: mentre la tecnologia di Pexip è utile per risolvere problemi complessi di interoperabilità video, le organizzazioni si affidano ad altre piattaforme per esigenze più ampie di comunicazione e collaborazione con gli utenti finali.

 

Quanshi

Quanshi è un giocatore di nicchia. Il suo prodotto MeetNow è disponibile come offerta SaaS basata sul cloud, on-premises, in una configurazione ibrida o come servizio gestito. Il business di MeetNow è principalmente focalizzato in Cina, ma è anche offerto in Giappone, Europa e Nord America. La piattaforma di webmeeting punta a migliorare sia la sua offerta OnShow per eventi online che la sua offerta Metcom per l’istruzione online, e a fornire SDK per incorporare audio e video di alta qualità nelle applicazioni.

 

Punti di forza:

  • Opzioni di distribuzione: flessibilità nel distribuire completamente on-premises, nel cloud o in una modalità ibrida.
  • Sicurezza: MeetNow offre un set completo di funzioni di sicurezza, come la scansione dei contenuti e la gestione delle chiavi di crittografia controllata dal cliente.
  • Integrazione con la messaggistica mobile: gli utenti finali apprezzano MeetNow di Quanshi per la facilità d’uso, l’integrazione con WeChat e il buon supporto clienti.

 

Punti deboli:

  • Portata geografica limitata: il business di Quanshi è quasi completamente basato in Cina, il che lo rende poco attraente al di fuori di questa regione.
  • Poche integrazioni: oltre a WeChat e Dingding, Quanshi non riporta altre integrazioni con software aziendali di terze parti.
  • Opzioni di personalizzazione limitate: Quanshi non offre un robusto set di opzioni di personalizzazione per i controlli dell’host della riunione e i permessi degli ospiti.

 

StarLeaf

StarLeaf è un visionario e la sua piattaforma per le riunioni è disponibile principalmente come offerta SaaS basata sul cloud, ma può anche essere acquistata come servizio gestito, on-premises o in una configurazione ibrida.

Il business di StarLeaf è principalmente presente nel Regno Unito e in Europa, ma è disponibile in tutto il mondo. La piattaforma per webmeeting prevede di puntare sulla facilità d’uso, in particolare per i lavoratori di prima linea, aggiungere funzioni per migliorare la collaborazione nel posto di lavoro ibrido e migliorare l’interoperabilità con altri software webaconference e hardware.

 

Punti di forza:

  • Sistemi di sala: StarLeaf offre sistemi di sala che operano con diverse piattaforme concorrenti, permettendo agli utenti di unirsi a webmeeting di terzi con relativa facilità.
  • Sicurezza e affidabilità: StarLeaf gestisce il suo servizio in data center di proprietà privata, il che lo rende immune alle interruzioni causate dai fornitori di servizi cloud. StarLeaf offre anche una serie completa di attestati di sicurezza e controlli per garantire la sicurezza
  • Operazioni e supporto solidi: StarLeaf è apprezzato per la facilità d’uso, le caratteristiche di sicurezza, la qualità costante e il supporto clienti.

 

Punti deboli:

  • Set di funzioni limitato: assenza di diverse caratteristiche chiave, tra cui la lavagna, la trascrizione e la traduzione, e il supporto per le breakout room e le reti di consegna dei contenuti (CDN).
  • Adozione del mercato relativamente piccola: le dimensioni ridotte della base clienti di StarLeaf possono essere un ostacolo per l’adesione di terze parti al servizio di webconference.
  • Soluzioni per il mercato verticale: StarLeaf ha meno soluzioni per il mercato verticale rispetto ai suoi principali concorrenti.

 

TrueConf

TrueConf è un giocatore di nicchia. Il suo prodotto Server è principalmente offerto come un’installazione basata su cloud locali, ma è anche disponibile in implementazioni cloud e ibride. L’attività di TrueConf ha sede principalmente nell’Europa dell’Est, anche se le capacità di fornitura dei servizi sono disponibili a livello globale.

TrueConf prevede di integrare nella sua offerta una piattaforma di messaggistica sicura e di collaborazione in team, il lancio di una nuova versione della soluzione TrueConf Enterprise per le grandi aziende e le telecomunicazioni.

 

Punti di forza:

  • Focalizzazione sui locali: il modello di installazioni on-premises è ideale per i clienti che sono altamente concentrati sulla sicurezza, o che non possono usare il cloud.
  • Esperienza utente unificata: TrueConf offre una piattaforma di videoconferenza e messaggistica progettata per sostenere il lavoro collaborativo e sincronizzata su tutti i dispositivi collegati.
  • Installazione facile e affidabile: TrueConf Server presenta una facilità di implementazione, una stabilità affidabile e controlli amministrativi più stretti grazie alle installazioni basate sui locali.

 

Punti deboli:

  • Mancanza di differenziazione delle caratteristiche: TrueConf Server possiede poche caratteristiche differenzianti dal punto di vista dell’esperienza utente.
  • Scenari educativi: assenza di servizi tipicamente richiesti negli scenari educativi, come sale di pausa, gestione delle domande e risposte, test integrati, supporto per applicazioni esterne di lavagna e modifica dei video registrati.
  • Opzioni di integrazione limitate: TrueConf Server offre opzioni limitate per l’integrazione con le suite di cloud-office più diffuse, con CRM e applicazioni di marketing.

 

Zoom

Zoom, un leader, offre soluzioni Zoom Meeting e Zoom Video Webinar, insieme alle configurazioni di Zoom Rooms con i dispositivi hardware dei suoi partner. Le soluzioni di Zoom soddisfano un’ampia varietà di scenari di riunioni virtuali consolidati e di nuova definizione.

Queste soluzioni possono essere distribuite come SaaS, software basato su locali, ibrido cloud-premises, servizi gestiti o cloud dedicato. Le operazioni di vendita e assistenza di Zoom sono geograficamente diversificate.

La sua visione triennale  include un supporto di collaborazione ampliato per i luoghi di lavoro ibridi, un’integrazione ampliata della piattaforma in altre applicazioni e maggiori capacità di valore per le industrie verticali.

 

Punti di forza:

  • Ampia adozione sul mercato: Zoom è forse la piattaforma webconference più popolare. Le organizzazioni apprezzano l’approccio video-first, così come la vasta gamma di opzioni di distribuzione e licenza. La disponibilità globale di Zoom e del suo supporto contribuiscono alla sua vasta diffusione.
  • Supporto per ambienti di lavoro ibridi: l’approccio di Zoom per ottimizzare realtà di meeting ibride include caratteristiche come la Smart Gallery (attraverso le Zoom Rooms), dove ogni persona, comprese le sale di videoconferenze, ottiene il proprio riquadro video. La sua offerta Zoom for Home supporta i lavoratori dell’ufficio a casa, consentendo loro di utilizzare dispositivi personali o dispositivi partner hardware Zoom in bundle.
  • Facile da comprare, distribuire e usare: gli utenti sottolineano la facilità d’uso di Zoom , i robusti controlli dell’host e il suo rapporto positivo costo-efficacia rispetto ad altri software per webmeeting.

 

Punti deboli:

  • Confusione sul mercato target: Zoom ha promosso e perseguito attivamente sia impegni video orientati alle imprese che ai consumatori attraverso una vasta gamma di opportunità. Questo ha causato una certa confusione nei segmenti di mercato che hanno una maggiore sensibilità verso argomenti come la sicurezza e la privacy dei dati.

 

 

Criteri di inclusione ed esclusione

Per qualificarsi l’inclusione nel Quadrante Magico, le piattaforme di webmeeting devono avere le seguenti funzionalità:

  • Visibilità della presentazione: Tutti i partecipanti possono vedere una presentazione online, che è sotto il controllo di un partecipante designato come presentatore.
  • Condivisione del desktop o delle applicazioni: Tutti i partecipanti possono vedere, ma non necessariamente interagire direttamente o modificare, il desktop del presentatore o una specifica applicazione sul suo sistema.
  • Chat: I partecipanti al webmeeting possono scambiare messaggi testuali in tempo reale con altri partecipanti o con il presentatore utilizzando un’interfaccia simile alla messaggistica istantanea (IM) sia per la chat privata 1 a 1 che per quella di gruppo.
  • Sicurezza di base: Dati crittografati in transito e a riposo, webmeeting protetti da password e controlli dell’host che identificano, silenziano, bloccano ed escludono i partecipanti.
  • Audio VoIP  integrato: Le piattaforme devono offrire l’opzione di utilizzare un altoparlante e un microfono (o una cuffia) per consentire ai partecipanti di ascoltare e parlare dai loro PC e dispositivi mobili.
  • Video: Il software deve mostrare feed video live multiparty di presentatori e partecipanti da client desktop, sistemi di sala o dispositivi mobili.
  • Browser: La piattaforma deve dare la possibilità dell’utente finale di unirsi ai webmeeting da browser, piuttosto che costringerli a scaricare un’applicazione software.
  • Mobilità: il provider deve offrire un supporto specifico per la condivisione di audio, video e contenuti da dispositivi mobili e tablet.
  • Lavagne digitali: devono essere supportate funzioni di lavagna virtuale condivisa per migliorare la collaborazione visiva. Gli utenti che partecipano ai webmeeting devono essere in grado di annotare sui loro schermi condivisi usando pennarelli e gomme virtuali, linee, cerchi, frecce, forme di diagrammi, ecc.
  • Informazioni: La piattaforma webmeeting deve offrire un report dettagliato per la partecipazione degli utenti e delle sale; chiamate, dispositivi e utilizzo delle funzioni (condivisione dei contenuti, video, registrazione, lavagna, ecc.); e metriche di performance del servizio (qualità del servizio).
  • Scala del webmeeting: Il software deve supportare almeno 100 partecipanti individuali. I partecipanti sono definiti come individui che si uniscono dal proprio client o da un sistema video di gruppo.
  • Scala webinar: La piattaforma deve supportare il livestreaming di grandi webconference o webinar con più di 1.000 partecipanti contemporaneamente. Inoltre, deve includere l’integrazione con i content delivery network per il livestreaming di webinar su larga scala.

Il fornitore non deve solo rivendere un software per eventi virtuali prodotto da altre aziende, bensì deve sviluppare e commercializzare una sua piattaforma per webmeeting. Inoltre, deve dimostrare che almeno l’80% delle entrate totali della sua tecnologia nell’ultimo anno fiscale è attribuito alla vendita della propria piattaforma per webconference.

Criteri di valutazione

Per determinare le posizioni dei vari provider sull’asse della capacità di esecuzione, sono stati presi in considerazione diversi fattori, tra cui:

  • La capacità delle piattaforme di offrire funzionalità di base e avanzate.
  • Fattibilità finanziaria, fattore importante per un mercato che include diversi venditori di piccole e medie dimensioni con un futuro incerto.
  • Esperienza dell’utente, attraverso la valutazione di programmi di lancio e di adozione, della misura in cui i fornitori supportano i loro maggiori clienti aziendali e analizzando le caratteristiche di controllo dell’host che supportano sessioni sicure.
  • La scala e le caratteristiche di sicurezza delle operazioni basate sul cloud dei fornitori.

 

Descrizioni dei quadranti

I leader sono coloro che hanno raggiunto un’influenza e una quota di mercato significative rispetto ai loro concorrenti, dimostrando al contempo una capacità di rispondere alle esigenze dei clienti. I leader offrono piattaforme per webmeeting robuste e scalabili con un’ampia gamma di caratteristiche per soddisfare tutti gli scenari, una grande base installata, una performance finanziaria accettabile e una buona distribuzione. I provider di questa categoria stanno facendo bene oggi e sono preparati per il futuro.

I challenger, o sfidanti, sono caratterizzati da eccellenza operativa e buona posizione nel mercato. Le loro piattaforme webmeeting potrebbero non avere lo stesso ritmo di innovazione e le caratteristiche di collaborazione o di controllo dell’host per supportare tutti i casi d’uso. Inoltre, potrebbero non avere la flessibilità del modello di licenza e le offerte necessarie per soddisfare i requisiti del mercato verticale.

 

I visionari hanno tipicamente capacità di collaborazione importanti, uniche e/o ben sviluppate. Forniscono innovazioni chiave che indirizzano il futuro di questo mercato e hanno le caratteristiche necessarie per soddisfare una varietà di casi d’uso delle webmeeting. Tuttavia, non hanno ancora sviluppato una grande base installata o finanze sufficientemente consistenti per essere considerati Leader e influenzare l’intero mercato.

 

I giocatori di nicchia hanno una buona tecnologia e dovrebbero essere considerati da molte aziende per soddisfare le loro esigenze di webmeeting. Sono, tuttavia, limitati dalle loro dimensioni, dalle pressioni competitive di fornitori più influenti, dalla portata geografica e/o dalle circostanze finanziarie. Alcuni scelgono una strategia di nicchia: per esempio, venditori regionali con un focus locale, o funzionalità mirate come le soluzioni di videoconferenza in locale.

 

 

Contesto

L’utilizzo di piattaforme di webmeeting è esploso nel 2020 e 2021 a causa del lockdown imposto per far fronte alla pandemia da Coronavirus. I principali fornitori di questo segmento di mercato hanno riportato una domanda senza precedenti, in quanto aziende, istituti scolastici e agenzie del settore pubblico hanno cercato modi efficaci per aiutare i loro dipendenti a rimanere connessi e produttivi anche da casa.

All’interno di questo contesto più ampio, uno delle novità  più rilevanti sono gli eventi virtuali ibridi, in cui alcuni partecipanti sono nelle sale conferenze e altri si uniscono in remoto. In passato, questa situazione di solito portava a una dominanza delle persone presenti fisicamente alle conferenze su quelle collegate da remoto, che spesso venivano ignorate o i loro contributi marginalizzati. Questa è sicuramente un nuova sfida per chi si occupa di ambiente di lavoro digitale, perché è la prima volta che le organizzazioni sperimentano esperienze di meeting completamente virtuali. L’obiettivo è quello di mantenere i benefici di un’equa collaborazione, che si hanno quando tutti i partecipanti si riuniscono online, pur aggiungendo la complessità della tecnologia della sala conferenze e i comportamenti degli utenti di persona.

Panoramica del mercato

I software per webconference più completi permettono una ricchezza di informazioni e interazioni combinando messaggistica, contenuti e condivisione dello schermo, video e audio.

Sempre più, i fornitori di piattaforme cercano i rispondere alle esigenze in evoluzione dei clienti offrendo:

  • Nuovi design basati su facilità d’uso per la semplificazione dei controlli dell’host, l’adesione rapida ai webmeeting e l’integrazione con i sistemi delle sale conferenze.
  • Controlli dell’host più evidenti nell’interfaccia. Ciò assicura che le impostazioni di sicurezza siano a portata di mano e attivate per evitare che ospiti non invitati si uniscano al webmeeting o condividano contenuti inappropriati.
  • Collaborazione mista asincrona (messaggistica, contenuti, pianificazione, attività, registrazioni) e sincrona (voce, audio, condivisione dello schermo) in stanze o spazi di lavoro persistenti.
  • Capacità uguali su diversi tipi di endpoint, da codec e apparecchi di sistemi video di gruppo a desktop, laptop (attraverso browser o client), smartphone, tablet e così via.
  • Trascrizione e traduzione linguistica per la trasmissione di webinar, riunioni e webmeeting aziendali.
  • Tecnologie influenzate dall’intelligenza artificiale, che migliorano l’esperienza delle sale di webconference automatizzando i processi di partecipazione alle riunioni e di condivisione dei contenuti.
  • Ottimizzazione della consegna alle reti aziendali – per esempio, supportando la sicurezza tramite una rete privata virtuale (VPN) o la trasmissione tramite un CDN.
  • Visibilità del patrimonio video aziendale, con un software di gestione e reporting integrato che fornisce informazioni sulle prestazioni e l’utilizzo della piattaforma di webmeeting.
  • Integrazione con gli investimenti di collaborazione correlati, comprese le comunicazioni unificate e la collaborazione (UCC) e il cloud office.

E tu? Stai cercando  o valutando una piattaforma per i tuoi webmeeting? Contattaci subito cliccando qui!

 

 

Il 2020 sarà ricordato per tante cose nuove: il covid19, la quarantena, la riscoperta dei terrazzini, le mascherine, l’Amuchina, il lievito e le code per fare la spesa. Noi lo ricorderemo per sempre come l’anno della nascita dei webinar e dei webmeeting per tutti: la webinar revolution.

In sole due settimane a partire dall’avvio del lockdown milanese, il mondo ha scoperto che si poteva lavorare da casa, collegandosi online con i colleghi, condividendo file e cartelle. Ma Skype non bastava più: sopra le 4-5 persone non regge. Come fare?

Google ha buttato fuori in pochi giorni, quintalate di pagine su webinar e webmeeting e il popolo è partito alla grande, cercando “piattaforma webinar gratis”. Grande scoperta: Meet, Zoom, Webex e altri si sono lanciati nella grande emergenza regalando le loro piattaforme.

E tutti abbiamo iniziato a collegarci in diretta.

La riunione in presenza è morta, lunga vita al webmeeting.

Un problema terminologico 

La lingua inglese è straordinaria, ma non ha tutte le sfumature della nostra. Non solo, il pensiero pragmatico semplifica per definizione le cose, raccogliendo in cluster più o meno ampi diversi concetti, assimilandoli in modo grossolano e veloce, perdendo alcune parti della sostanza.

Cosa succede?

Migliaia di insegnanti attivano Zoom Meeting (chiamandolo spesso piattaforma webinar!) perché è gratis e, diciamolo, funziona molto bene. I genitori di quegli studenti scoprono un mondo, e si avvicinano allo stesso strumento. Non solo, le aziende e i professionisti già lo conoscevano, già usavano quella sessione gratuita fino a 100 persone per 40 minuti.

Insomma, nasce il fenomeno Zoom, tanto potente da spingere l’intero mondo ad oggettivare in zoom il concetto di riunione online, call, webmeeting. Eh si, sembra sia proprio una webinar revolution!

Nel frattempo su Amazon e in tutti gli e-commerce scompaiono webcam e microfono, e sia lodato il cielo: basta con quelle call con il rumore della ventola di un portatile datato o quell’alone di tristezza di una webcam che sembra uscita dagli anni ’80.

Una rivoluzione che impiega meno di un mese a nascere, crescere e lasciare i suoi frutti.

Bene. Nella testa e sulla bocca di tutti ora possiamo dire che sia nato e maturato il mercato dei webinar… No, ops! Non si può!

È nato il mercato dei webmeeting: le persone stanno facendo tanti meravigliosi webmeeting con 100, 500 persone.

Tanto che iniziano a girare i meme di insegnanti che riprendono le parolacce dei loro allievi, lo IED che proclama dottore uno sventurato e contrariato (per usare un eufemismo) studente insoddisfatto del 103 e che bestemmia in diretta e l’immagine tanto emozionante di un partecipante di una riunione ripreso direttamente nell’intimità del suo bagno.

Certo, perché usano lo strumento sbagliato.

Cercano di avvitare un chiodo, sbullonare una vite, fare un buco con una chiave inglese.

Non si accorgono che hanno in mano lo strumento sbagliato: usano una piattaforma per fare riunioni e vogliono il controllo che avrebbero solo con una piattaforma per fare webinar.

Spieghiamo meglio questa differenza.

webinar revolution

Webinar vs. WebMeeting 

Ho spiegato così ad una mia amica la differenza tra meeting e webinar. Se voglio fare formazione, presentare un prodotto, vendere un servizio, ho bisogno di alcune cose:

  • Il pieno controllo di chi accede al mio evento digitale
  • Le statistiche di chi fa cosa e quando
  • Il pieno e assoluto e dispotico controllo del microfono e della webcam.

Non ho manie di controllo, ma mentre ti spiego perché devi comprare il mio servizio, o ti spiego un esercizio formativo, non voglio che il Mario Rossi poco attento si accenda la webcam mentre è in cucina e litiga col figlio adolescente.

Voglio essere al centro della scena e controllare cosa accade.

Non solo. Voglio che tu ti iscriva, lasciandomi la mail, che venga tracciato in ogni singola attività, che mi lasci traccia delle tue risposte, che veda cosa rispondi ai sondaggi.

Voglio sapere tutto di te. Non solo.

Se scrivi una sciocchezza, fai una battuta o cerchi di offendermi, preferirei che gli altri non lo sapessero: me la tengo per me, ma poi dopo il webinar parliamo di quello che mi hai scritto. Sarei quindi felice di poter filtrare anche ogni singola tua parola.

Quando faccio una riunione, invece, voglio che tutti possano dire la loro, voglio la libertà, voglio vederli in faccia e capire cosa ne pensano. Entri, ti siedi, non ti presenti nemmeno e quando vuoi apri bocca.

Potresti essere dentro per sbaglio.

Potresti persino aver intercettato il link, essere mio concorrente ed essere con una velata intenzione non certo amichevole: potresti esserti collegato proprio per per rompermi le uova nel paniere. E ti sarà molto facile, perché sei estremamente libero.

Ecco la differenza tra webinar e webmeeting: probabilmente fino ad oggi hai usato un martello per avvitare. Ora che lo sai, puoi capire il resto.

Nota: Zoom gratuito, Meet, Teams sono piattaforme webmeeting e nonostante ti permettano di chiudere i microfoni (ma non le webcam), rimangono poco adatte per fare webinar.

Quando hai un martello, vedi solo chiodi.

Torniamo alla rivoluzione di cui stiamo parlando. Tutti fanno meeting, anche se le chiamano webtraining e webinar.

Questo è un problema.

Nella testa dove una volta c’era un vuoto culturale, oggi c’è un’associazione sbagliata.

Insomma, tutti chiamano col termine sbagliato la cosa giusta (o il contrario, ma il risultato non cambia).

Così ho intercettato questo video, probabilmente creato da un’insegnante.

Trova l’errore.

Prima di tutto la videolezione è un termine generico, con cui spesso si descrivono i videocorsi, i webcast, o comunque un prodotto registrato ed erogato in streaming. Ma questo è discutibile e tutto sommato il termine videolezione può starci.

Il vero problema arriva a 0:33. E no, qui ti sbagli.

Devi intimare o supplicare di disattivare il microfono solo se stai usando lo strumento sbagliato, ovvero un democratico strumento per dare la libertà a tutti di parlare (webmeeting).

Quando fai formazione devi avere il controllo della situazione (e arrivato a questo punto, l’hai davvero capito) e quindi devi usare una piattaforma webinar, che ti permetta di dare il microfono solo a chi vuoi tu, se e quando vuoi tu.

Personalmente non mi occupo più di scuola da anni. Mi spiace, ma non è l’ambito in cui puoi facilmente e velocemente cambiare qualcosa.

Ma questo è un esempio di una cultura sbagliata.

Nel 2013 nel nostro Webinar Professionali (Hoepli) abbiamo spiegato bene questa differenza e anche in questo blog troverai molte spiegazioni.

Ma se usi lo strumento sbagliato, penserai male, avrai uno stress eccessivo e alla fine un’errata percezione del mondo in cui ti muovi. In sintesi, resterai ancora ignorante, ma non ne sarai consapevole.

Possiamo andare avanti a guardare il video, osservare che l’alzata di mano non c’è in tutte le piattaforme e che le persone attorno a te possono “dare spettacolo” solo se hai la webcam e il microfono aperti. Ma il risultato è corretto, in un contesto compromesso dall’ignoranza.

Per concludere questa riflessione: con Powerpoint puoi mettere insieme un bel logo per il tuo progetto e la tua azienda. Ma cosa penseresti se il tuo grafico, ben pagato, ti presentasse un logo realizzato con Powerpoint o con Paint?

La scelta dello strumento è una comunicazione di branding importante. A te la scelta se mostrarti come la massa, o differenziarti.

La maledizione della live: altro che webinar revolution!

Placido Losacco, di Living Media, non è solo un grande amico e confidente, ma un professionista di straordinaria preparazione tecnica e mi ha mandato questo video, che condivido con piacere.

Ha raggiunto il Satori del webinar.

Non ne può più fare a meno.

In una discussione concettuale ho sostenuto questa cosa: non abbiamo ancora raggiunto la maturità culturale dei webinar. Le persone non hanno capito ancora la differenza di un webinar dal resto, di un webinar dalla live.

Placido è un mago dello streaming e tecnologicamente può insegnare a mezzo mondo come gestire un evento online. Anche sui social: Facebook e Youtube live per lui non hanno segreti e le sfrutta in tutti i modi concepibili.

Ma qui emerge una differenza sostanziale: quando fai una live, clicchi su un paio di pulsanti e sei online. Stop. Niente slide (almeno nel 99% dei casi), niente scaletta, molta improvvisazione.

Ed è giusto che sia così.

Ma un webinar è diverso: è un webseminar (come ti spieghiamo qui), richiede una scaletta, richiede delle slide, richiede una sequenza e un metodo. È come un piatto preparato al ristorante: o segui la ricetta con maestria e professionalità, o non sarà differente dal piatto realizzato da una brava cuoca o un appassionato di cucina.

La differenza c’è e si deve vedere.

Ecco un altro ostacolo culturale: le persone vivono le live, invidiano che le organizza con migliaia di spettatori, ma non capiscono cosa sta accadendo dal punto di vista del processo e del meccanismo.

E porto un altro caso: Walter Klinkon, il mago della formazione, una rivelazione di questa quarantena.

Al secondo giorno di quarantena, quando ha capito che non avrebbe più fatto spettacoli e interventi per qualche tempo, si è chiesto “cosa posso fare di diverso?”. Quando mi ha proposto di fare live, la mia risposta è stata ovvia “no, Walter, portali a casa tua! Fai webinar!”.

Nel giro di pochissimo è passato da 60 partecipanti a 300 e oltre: ogni giorno a pranzo, il suo Webinar Lunch , raccoglie i migliori esperti di ogni settore e fornisce a centinaia di persone la possibilità di entrare in contatto con formazione di altissimo livello, gratuita, accessibile e senza nessuno che si apre la webcam dalla cucina, mentre prepara il sugo (già, perché Walter usa GoToWebinar!).

La sabbia tra le dita, con qualche perla

Insomma, cosa ci resta di questi mesi? Abbiamo davvero vissuto la webinar revolution?

Sicuramente la consapevolezza che la distanza può essere colmata dall’uso accorto di alcune tecnologie. Tutti hanno partecipato almeno a una live su Whatsapp o un ritrovo online di famiglia o di amici.

È nata sicuramente una grande consapevolezza dei limiti e delle opportunità di questi strumenti e molto cambierà. Perché dovremo fare chilometri per un corso o una riunione, quando possiamo risparmiare ore di viaggio collegandoci online? L’abbiamo fatto per mesi, non possiamo farlo per quell’ora in cui dobbiamo mostrare due grafici, una tabella e una fattura da pagare?

La formazione, la comunicazione, la collaborazione hanno ora a disposizione una gamma di domande a cui rispondere: come? Quanto? Perché?

Ad esempio, questo articolo non l’avremmo mai letto prima di questo periodo: articolo sullo stress.

Speriamo solo che la ricerca inizi a tracciare nuove direzioni anche in questo ambito e che ci siano nuovi parametri per capire un fenomeno che sarà sempre più diffuso.

Cosa accadrà terminata l’epidemia? Potremo dire di aver vissuto la webinar revolution?

Probabilmente chi non ha maturato un cambiamento di mindset tornerà alle vecchie abitudini (penso alla scuola e a tante aziende che hanno vissuto un’emergenza, senza capirne le opportunità), ma si troverà di fronte un ambiente diverso, con il dubbio che esistano alternative più efficienti ed efficaci.

Probabilmente Zoom si accorgerà di avere in pancia migliaia di iscrizioni inutili e inutilizzate, ma farà pulizia. Probabilmente la scelta di strumenti più adatti a fare formazione e marketing online (parlo delle piattaforme webinar), rappresenterà un tratto distintivo, creando lo spartiacque tra chi improvvisa e chi lo fa con professionalità, tra chi ci prova e chi ci riesce.

Probabilmente chi continuerà ad esplorare le potenzialità di questi strumenti per il proprio lavoro farà la differenza e porterà il proprio contributo.

Probabilmente tutto cambierà, ma per molti resterà identico a prima.

A ognuno la propria scelta.

 

Quante volte ti è capitato di partecipare a WebMeeting in cui microfono e webcam non funzionavano, gli altri partecipanti erano distratti e il relatore magari era contro luce?

Queste piccole accortezze possono davvero fare la differenza, non rischiare di perdere un’importante occasione per creare un collegamento con le persone all’ascolto.

organizzare riunioni online

Organizzare riunioni online: step fondamentali

Se oggi sei tu a dover organizzare riunioni online, devi tener conto di un paio di cose per una riuscita di successo. Segui la nostra guida, contiene 6 elementi fondamentali per garantirti il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Prendi carta e penna, incominciamo subito:

1. Crea un’atmosfera rilassata

L’obiettivo è quello di mettere ogni partecipante a proprio agio e a stabilire connessioni con te, che sei il relatore, ma anche tra di loro. Inoltre è importante per superare barriere psicologiche dettate dalla mancanza di relazioni. Ricordati di coinvolgere tutti, anche le persone più timide che altrimenti in una riunione online, potrebbero rimanere nell’ombra.

2. Il linguaggio paraverbale nelle riunioni online

Non importa se non sei vis a vis con i partecipanti del tuo meeting. La comunicazione paraverbale è ugualmente importante come quella verbale. Devi tenere conto dello sfondo, delle luci e di presentarti in maniera decente. Tieni conto anche del possibile buffering dovuto alla connessione, quindi gesticola per presentare meglio dei concetti, ma senza esagerare.

A tal proposito ti consiglio una lettura di approfondimento sul tema “Trucchi per presentarti nei migliori dei modi durante una videoconferenza“.

3. Occhio alle altre applicazioni

Un altro errore frequente è quello di lasciare aperti altri programmi durante un meeting in videoconferenza. Immagina l’imbarazzo dei partecipanti nel visualizzare una tua email o un tuo messaggio personale su Skype o WhatsApp! Per evitare una tale situazione – e garantire maggiori risorse alla sessione online – è necessario ricordarsi di chiudere ogni applicazione sottostante non strettamente necessaria.

organizzare riunioni online

4. Non dimenticare l’interazione

Una piattaforma deve comunque disporre di una serie di funzionalità come sondaggi, question time, lavagna per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei partecipanti. Sfrutta anche le funzionalità avanzate.

Per scoprire con quali modalità di interazione puoi coinvolgere il tuo pubblico, leggi qui.

5. Adotta una “videonetiquette”

Fai le presentazioni. Se i partecipanti hanno già familiarità tra loro, non sarà necessario fare presentazioni; ma se alla riunione intervengono persone che normalmente non lavorano insieme, dedica qualche minuto a presentare tutti.

Presta attenzione. Quando qualcuno sta parlando, tutti gli altri partecipanti dovrebbero prestare attenzione; questa regola è particolarmente valida per le videoconferenze online.

Non interrompere. Durante un meeting online (e non solo!), nessuno dovrebbe parlare o interrompere l’altra persona. Assicurati che tutti i partecipanti siano informati adeguatamente sulla scaletta della riunione in modo da intervenire nella fase dedicata alla discussione o agli approfondimenti.

Per te, ecco 9 regole di public speaking online che devi per forza conoscere.

6. Fai i test prima del WebMeeting

In una riunione dal vivo, entri nella stanza e la riunione ha inizio. Ma nei WebMeeting, c’è l’incognita della tecnologia. C’è il rischio che il tuo microfono non funzioni bene, che il tuo computer abbia bisogno di un riavvio o la necessità di settare qualche impostazione che non funziona correttamente. Nelle riunioni e nei meeting online, ti consigliamo di arrivare sempre con un po’ di anticipo.

Come capire se le riunioni online fanno davvero al caso tuo?

Ecco alcuni esempi semplici ma essenziali. Hai bisogno di fare WebMeeting se devi:

  • Lavorare con un gruppo ristretto di persone
  • Creare un documento condiviso
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Collaborare a nuove idee su un prodotto o servizio 

Se hai bisogno di organizzare riunioni online professionali ed efficaci, non devi fare altro che compilare il modulo qui sotto.

S M A R T W O R K I N G , un fenomeno che si è risvegliato in questo ultimo mese per necessità, ma già una pratica consolidata in molte delle aziende italiane e nelle Pubbliche Amministrazioni, con un quadro normativo di riferimento, regole, condizioni ma anche tanti vantaggi sia per il lavoratore dipendente che per il libero professionista.

Una modalità di lavoro che agevola i dipendenti ma anche alle aziende, che migliora la produttività, favorisce la flessibilità individuale e cambia la routine di lavoro proponendo nuovi modelli di business, più efficaci e anche più efficienti.

Lo smartworking sembra essere quindi la chiave di volta per tutti coloro che hanno necessità di lavorare con una certa flessibilità, per le mamme per esempio (e non soltanto per loro) ma anche per il libero professionista e il direttore d’azienda che non ha necessità di recarsi in ufficio ogni giorno, ma riesce a seguire e a coordinare tutte le attività pur non essendo fisicamente presente. 

Una marcia in più per le grandi aziende, per le attività in franchising e per tutti coloro che devono relazionarsi con partner e professionisti a parecchi chilometri di distanza, senza necessariamente dover affrontare lo stress di una trasferta. Una pratica per alcuni già consolidata, soprattutto per i freelance del digitale già abituati alla modalità “da remoto”,  per altri nuova e innovativa, complice la logica della “rete” che ti segue ovunque grazie a uno smartphone che consente a tutti di comunicare e lavorare in mobilità

La domanda è… oggi, esistono mestieri non digitali? Sì assolutamente, ma anche i vecchi mestieri nel tempo si sono evoluti nell’ottica di un modello di lavoro che non può assolutamente fare a meno delle nuove tecnologie. Un esempio banalissimo? Il mio ortolano di fiducia ha una pagina Facebook, prende gli ordini su Whatsapp e poi consegna tutto a domicilio. Ecco uno dei mestieri più antichi del mondo che si è adeguato ai modelli di business digitali, figuriamoci in quanti modi le aziende più “informatizzate” possono sfruttare le nuove tecnologie per far crescere la produttività.

Dalla riunione alla videoconferenza: tutti i vantaggi dei webmeeting

Come fai a stabilire se una cosa funziona o meno? Se ragionassimo alla femminina basterebbe fare un breve elenco di vantaggi e svantaggi e a quanto risulta a noi, e a nostri clienti, le videoconferenze portano solo ed esclusivamente benefici, a fronte della scomodità e della dispendiosità dei classici meeting face-to-face

I meeting online, in parole povere, permettono a più persone di parlarsi, condividere documenti e informazioni, anche a parecchi chilometri di distanza e in orari non proprio d’ufficio, se occorre. Con le video conferenze risparmi denaro, tempo e non ti stressi, e se ti sfugge qualcosa puoi sempre rivedere la registrazione della riunione.. Vuoi saperne di più? Pensi che possa essere uno strumento prezioso per la tua azienda o per il tuo lavoro? Scopri tutti i benefici delle riunioni online per il tuo lavoro. 

Dalla formazione in aula al webinar: semini meno e raccogli di più

Sono sempre di più le aziende che per ragioni logistiche (ma anche e soprattutto economiche) scelgono di sfruttare mezzi e strumenti che le nuove tecnologie ci mettono a disposizione per rendere più efficiente il nostro lavoro. Sei un ente di formazione? Oppure semplicemente la tua azienda ha necessità di  fare formazione ai propri dipendenti? Potresti anche essere un libero professionista che ha bisogno di utilizzare i webinar per trovare nuovi clienti, nell’ottica di offrire risorse gratuite per promuovere i tuoi prodotti o servizi.

Ti garantisco che costa meno organizzare una sessione di formazione online, che un evento in aula, peraltro potrai accogliere nella tua aula digitale quante più persone riuscirai ad accreditare al tuo evento, senza dover scendere a compromessi con logiche di spazio e capienza. Ma quali sono realmente i benefici della formazione online rispetto al classico corso in aula? Volendo fornirti una risposta secca e precisa direi che con un webinar puoi:

  • raccogliere un numero maggiore di partecipanti
  • offrire formazione a basso costo
  • raccogliere lead profilati a costo zero 

Vuoi saperne di più? Non Per perderti il nostro articolo su i vantaggi e i plus della formazione online

Dall’evento in aula all’evento online: le dritte per un webinar di successo

Gli eventi degli ultimi giorni hanno costretto gli italiani a confrontarsi con i vantaggi del lavoro da remoto e senza dubbio lo smartworking è la risposta a qualsiasi imprevisto, contrattempo e contingenza che non ti consente di lavorare insieme ad altre persone nello stesso posto. Può accadere, noi stessi siamo stati costretti ad annullare in nostro tour in 5 città italiane ma lo abbiamo convertito senza disagio alcuno in un unico evento online, con lo stesso programma ma con più partecipanti.  Vuoi scoprire di cosa si tratta? clicca qui. 

Sei costretto ad annullare un evento che avevi pianificato da mesi? Sappi che esiste un modo per convertire il tuo evento in aula in uno digitale. Vuoi sapere in che modo? Leggi la  guida di Luca Vanin su come spostare il tuo evento in un’aula digitale.

Insomma, al di là del momento di emergenza che stiamo vivendo, webmeeting e webinar (per fare formazione online, vendere prodotti o servizi o discutere di progetti e fare riunioni), sono sempre attività da integrare a forme tradizionali.

Tu cosa ne pensi? scrivicelo qui nei commenti!

Conferenze web, webinar, web seminar, meeting online, screen sharing online…

Lo so, c’è da farsi girare la testa con tutte queste parole!

Quando si affronta per la prima volta questo mondo, bastano poche ricerche su Google per rimanere travolti da una quantità tale di termini da scoraggiarsi subito nel capirci qualcosa.

Ma se stai cercando di capirci di più, sei capitato nel posto giusto: la nostra missione è portare chiarezza in questo mondo e nelle prossime righe capirai al meglio:

🎯 Cosa sono le conferenze web

🎯 Cos’hai bisogno per fare una conferenza web

🎯 Che differenza c’è tra conferenza web e gli altri termini trovati in giro?

🎯 Per cosa puoi usare una conferenza web?

Partiamo subito!

Conferenze web: cosa sono?

Una conferenza web non è altro che un incontro fra più persone dislocate in sedi diverse, che avviene tramite un sistema in grado di incanalare il sistema audio e il sistema video sui dispositivi di tutti i partecipanti (una piattaforma online).

Le conferenze web avvengono quindi all’interno di una piattaforma che permette di gestire:

  • Il canale audio. Permette ai partecipanti di ascoltare e ai relatori di parlare.
  • Il canale video. Permette di condividere la propria webcam e il proprio schermo

Di cosa hai bisogno per fare una conferenza web?

Questo è un elenco di quello di cui hai bisogno per organizzare una conferenza web dal punto di vista della tecnologia:

  • Computer. Non deve avere caratteristiche particolari, se non un sistema operativo aggiornato alle ultime versioni.
    Ti consiglio di affidarti ad un computer portatile, in modo da poterti comodamente connettere da più postazioni.
  • Connessione internet. Deve essere stabile e soddisfare i requisiti minimi per la piattaforma che andrai a scegliere. È sempre consigliato trasmettere con collegamento via cavo, ma è possibile anche via Wi-Fi se la connessione è stabile e se decidi di non trasmettere la tua webcam.
  • Piattaforma per conferenze web. Il panorama delle piattaforme è un mare di possibilità in cui è molto facile perdersi. La cosa più semplice da cui puoi partire è Skype: gratuita, intuitiva e facile da usare. La maggior parte piattaforme presenti sul mercato, ti permetteranno di gestire canale audio, canale video e desktop sharing.
    Se vuoi approfondire altre piattaforme professionali ma comunque molto semplici da utilizzare, ti consiglio di leggere anche questi articoli che approfondiscono diverse piattaforme:
    Skype
    GoToMeeting e GoToWebinar
    GoToTraining 
    Zoom
    BlueJeans
    Adobe Connect 
  • Webcam e microfono. Per ottenere il massimo dalla tua voce e dalla tua immagine durante una conferenza web basta un minimo investimento per un microfono e una webcam che trasmettono con altissima qualità.
    In questo articolo puoi trovare degli strumenti ottimi per iniziare: “Attrezzatura webinar: 3 strumenti che fanno per te”. 

Conferenze web, webinar, meeting online… facciamo ordine!

Quando si cerca di far chiarezza su questo mondo, Google suggerisce che i termini più ricercati sono i seguenti: conferenze web,  webinar, web seminar, meeting online, screen sharing, Skype o Zoom.

Facciamo chiarezza cercando di accorpare i sinonimi e inserendoli in quattro grandi categorie:

  • Termini generici
    Prima rivelazione: conferenze web, webinar, web seminar, meeting online… sono tutti sinonimi!
    Puoi usarli per definire un qualsiasi incontro di più persone all’interno di una piattaforma online, come ti ho spiegato nel primo paragrafo. 
  • Piattaforme, strumenti e tecnologia
    Skype, Zoom, GoToMeeting, GoToWebinar, desktop sharing online e screen sharing online sono tutti termini che fanno parte della grande categoria “strumenti e tecnologia”!
    I primi quattro termini sono i nomi delle più famose piattaforme per fare conferenze web (qui trovi i link per poterle approfondire). Desktop sharing e screen sharing sono invece sinonimi del termine “condivisione schermo” e indicano la possibilità delle piattaforme di far condividere lo schermo del proprio computer (e trasmettere così slide, pagine web, documenti ecc) 
  • Ambiti di utilizzo
    Le conferenze web sono un’ottimo strumento per semplificare tantissime attività.
    Intanto ti anticipo che meeting online e web meeting non sono altro che termini per indicare conferenze web organizzate ai fini di tenere una riunione online. Allo stesso modo, si definisce con consulenza online l’utilizzo di una conferenza web ai fini di offrire un servizio di consulenza, senza un incontro fisico.

Per cosa puoi usare una conferenza web?

Le conferenze web sono incredibilmente versatili e adatte a molti settori. Possiamo individuarne principalmente tre:

  • Formazione online
    Puoi organizzare conferenze web sia per formare il tuo staff, sia per insegnare al tuo pubblico. Con le conferenze web puoi insegnare online ai tuoi studenti, testando anche la loro preparazione e assicurandoti che siano sempre attenti (sì, con alcune piattaforme webinar puoi fare anche questo!) senza avere il bisogno di cercare un’aula. Fare formazione online non è comodo solo per te: è comodo anche per i tuoi studenti e non compromette l’efficacia dell’insegnamento. 
  • Marketing, promozione e demo di prodotti
    I webinar sono il magnet ideale per fare lead generation, per fare conoscere l’azienda o un prodotto, per costruire legami di fiducia con i tuoi prospect fino a farli clienti. Grazie a questi eventi online puoi intervenire in ogni parte del funnel e raggiungere centinaia di persone, in una sola volta e con un unico mezzo. Noi consigliamo spesso, ad esempio, di organizzare webinar gratuiti di 45 minuti solo per la lead generation, oppure di organizzare eventi online con un pitch finale con lo scopo di vendere. 
  • Collaborazione online
    Se ci conosci lo sai: noi di WebinarPro siamo un po’ sparsi per l’Italia, anzi a volte per il mondo. Collaboriamo sempre online, usiamo tool di condivisione e collaborazione real time e abbiamo sviluppato un metodo su misura per noi e le nostre esigenze. Organizziamo anche riunioni e momenti di brain storming, ovviamente tutto da remoto. Puoi farlo anche tu: puoi collaborare con i tuoi clienti e/o con il tuo staff ovunque tu sia (o ovunque siano loro) e portare avanti i tuoi progetti in autonomia. Basta avere un pc, una connessione internet, cuffie e microfono.
  • Conferenze con giganteschi numeri di partecipanti
    Le conferenze web sono un’ottima soluzione quando devi organizzare una presentazione diretta a giganteschi numeri di partecipanti. Esistono piattaforme di videoconferenza che permettono ad un relatore di raggiungere in un’unica volta fino a 10.000 partecipanti. Numeri incredibili che sarebbero davvero difficoltosi da gestire in aula. 

Come avrai capito, il mondo delle conferenze web è molto più semplice di quello che può sembrare ad un primo impatto.

Avrai anche capito che i vantaggi di avere una piattaforma che ti permette di organizzarle può semplificare tantissime tue attività quotidiane.

Se vuoi saperne di più e devi raggiungere uno degli obiettivi che ti ho raccontato poco sopra, compila questo form e ti contatteremo per una consulenza gratuita sul tuo progetto!

Hai un sacco di colleghi e ogni volta organizzare una riunione è un casino? Fra ritardi, confusione e spazi inadatti le riunioni sono stressanti, a volte inutili e spesso costosissime! Il rimedio? Organizzare un meeting online. In questo articolo ti spiegherò come organizzare un meeting online in totale autonomia.

meeting online

Meeting online. Ok, ma che cos’è esattamente?

Se non lo sai, te lo spiego io: il meeting online (o web meeting) è come una riunione tradizionale (sì, proprio quelle a cui sei costretto ad andare almeno una volta a settimana!) ma che si tiene sul web in videoconferenza.

Come avrai intuito, un meeting online può offrire molti vantaggi. Qui in particolare te ne elenco due:

  • il meeting online dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte.
  • un meeting online è veloce e ti fa risparmiare tempo! Nessuna trasferta significa più tempo da dedicare alle attività lavorative. In più puoi decidere di organizzare un meeting online con molto meno anticipo rispetto ad una riunione tradizionale.

Se non sei convinto dei vantaggi delle riunioni online ti segnalo questo articolo, che ti spiega quanto davvero puoi risparmiare!

 

Organizzare un meeting online: cosa ti serve per iniziare

Vediamo quali sono gli strumenti di base per iniziare a costruire il tuo meeting online! Per iniziare ti servono tre cose:

  1. Un computer o dispositivo mobile con una buona connessione internet: sembra banale ma è il primo requisito per far sì che il meeting online abbia successo. Una connessione lenta e instabile potrebbe interrompere la tua riunione online sul più bello ed esasperare i partecipanti.
  2. Un sistema video e audio di ottima qualità: sentire e vedere bene chi sta parlando è importantissimo per la buona riuscita del tuo meeting online! NO a echi, rumori di fondo, distorsioni e interruzioni del suono. Assicurati quindi di avere un buon microfono e consiglia a tutti i partecipanti l’utilizzo di cuffie per isolarsi dai rumori dell’ambiente esterno.  In secondo luogo a tutti piace vedere bene le persone con cui ci si sta confrontando: gestualità e espressioni del viso di chi parla sono importanti per mantenere alti attenzione e coinvolgimento. Investi in sistemi di videocamere per web conference efficienti.
  3. Una piattaforma per webinar: un software da scaricare sul tuo computer che ti mette a disposizione molti strumenti utili (come la condivisione schermo online), permettendoti di organizzare tutte le tipologie di eventi online che desideri! Per scegliere tra le molte piattaforme disponibili ti rimando a questo articolo, che ti spiegherà quali sono i parametri del tuo meeting online da valutare per fare la scelta giusta. Il software deve poi essere installato su tutti i dispositivi che si collegheranno al web meeting. Come si fa a collegarsi alla riunione? È abbastanza semplice: agli utenti viene mandata una mail di invito, nella quale troveranno il link per accedere allo spazio virtuale.

 

Come strutturare il tuo meeting online: organizza i tempi!

Ti sei chiesto quali sono gli obiettivi del tuo web meeting? Devi discutere di un bilancio, del budget per un progetto o hai bisogno di un momento di collaborazione con tutto il tuo team? Qualunque sia il tuo ordine del giorno, il tuo obiettivo principale deve essere riuscire a coinvolgere e interessare tutti i partecipanti. Solo in questo modo collaboreranno attivamenti contribuendo alla discussione.

La cosa più importante in un meeting online è la discussione del gruppo. Il tuo compito è facilitare gli altri a relazionarsi e a collaborare, assicurandoti che ognuno abbia il giusto tempo per parlare e che si senta a suo agio. Come puoi fare allora?

La prima cosa utile è creare una scaletta del tuo meeting online, in modo che i tempi siano ben scanditi e che tutti abbiano spazio per parlare. Prevedi quattro momenti distinti:

  1. Accoglienza: in questa fase una persona (solitamente chi organizza il meeting online) accoglie i partecipanti e spiega il funzionamento della piattaforma e gli strumenti che verranno utilizzati. È importante che si riesca a creare un clima rilassato e che tutti capiscano bene gli obiettivi da raggiungere.
  2. Presentazione delle attività e degli obiettivi dell’incontro
  3. Svolgimento delle attività: è il momento di condivisione vera e propria, il più importante ed il più lungo. Il conduttore può utilizzare strumenti come la condivisione schermo online per mostrare slide, schemi e documenti ai partecipanti.
  4. Conclusione: si tirano le somme del meeting online lasciando spazio a domande o osservazioni

 

Consigli pratici per non lasciare nulla al caso

  • Fai sempre un test almeno un giorno prima del meeting online assicurandoti che tutto funzioni correttamente: controlla connessione, microfoni e audio, fai eventuali aggiornamenti del pc e assicurati che lo facciano anche tutti i partecipanti!
  • Decidi come gestire i tempi degli interventi. Evita che i partecipanti si sovrappongano: ognuno deve poter parlare senza essere interrotto! Valuta quindi come dare la parola a ognuno: aprire i microfoni solo a richiesta potrebbe essere una soluzione.
  • Gioca d’anticipo: ricorda ai partecipanti della riunione online l’appuntamento e fornisci loro in anticipo tutte le indicazioni per accedervi. Non rischiare che qualcuno si dimentichi di registrarsi facendovi perdere tempo!
  • Registra il meeting online: le piattaforme ti offrono questa possibilità. Utile per chi deve stendere il verbale della riunione, per rivedere e riascoltare i punti più importanti e per capire cosa migliorare la prossima volta!
  • Esercitati nel public speaking online: parlare di fronte ad un computer è diverso che parlare ad una platea! Qui trovi quattro consigli per imparare a parlare ad un pubblico online mentre qui, se l’argomento ti interessa, puoi acquistare un libro sul tema.

 

Tutto qui? Si! E con questi consigli, ora che i meeting online non hanno più segreti per te, non ti resta che iniziare subito ad organizzarne uno!

 

 


 

Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

L'autore di questo articolo è Chiara Conti. Racconta di lei...

Laureanda in Comunicazione, mi affascina il mondo della comunicazione in tutte le sue forme, specialmente la scrittura: il mio sogno nel cassetto è diventare giornalista, magari nell’ambito della moda. Nel frattempo coltivo le mie passioni: le mostre d’arte, i viaggi, la natura, ma soprattutto il buon cibo e il piacere di condividerlo con le persone che amo.

Che piacere che tu sia qui! Qualunque sia la tua professione, se deciderai di fare consulenze online fammelo sapere perché verrò da te!

Voglio raccontarti la mia esperienza. Ti convincerà che i tuoi clienti stanno aspettando questo servizio disperatamente.

Nel 2006 è cominciato un percorso molto duro per me. In quell’anno ho iniziato l’iter per la separazione. La situazione era complessa, per cui mi è stato caldamente consigliato uno studio legale specializzato. Peccato che fosse a 45 km da casa. Ricordo come un incubo i due anni successivi. 

come fare consulenze online

L’incubo del cliente: chilometri, parcheggi, tempo

Ogni volta che l’avvocato riteneva opportuno incontrarmi alzavo gli occhi al cielo. Sapevo cosa mi aspettava:

  • sposta appuntamenti di lavoro
  • organizza la babysitter
  • un’ora andare, un’ora tornare
  • pioggia, nebbia, neve, caldo, buio… che stress!
  • parcheggio in centro? Delirio!
  • anticamera con vecchie riviste (mai un oroscopo utile)

Mezza giornata persa per un’ora scarsa di consulenza! Tu dirai: usare il telefono, no? Certo, ma il telefono non sempre basta. A volte bisogna guardarsi nelle palle degli occhi.

Non finisce qui. Per una questione particolarmente delicata è intervenuto un secondo studio legale. Questa volta a Milano, a 300 km da dove abitavo.

Ma perché? Perché non offrite consulenze in remoto? Non devo firmare nulla! Il telefono non basta, bisogna guardarsi in faccia, condividere documenti, mostrare cose (sul desktop), cogliere i segnali non verbali…

Telefono e email non bastano più, ci vuole la video consulenza online.

Vuoi fare un favore a te stesso e ai tuoi clienti? Offri un servizio di consulenze a distanza.

Vogliamo parlare dei potenziali clienti che rinunciano a te perché sei troppo distante? Pensaci.

Puoi essere psicoterapeuta, counsellor, coach, commercialista, avvocato, medico, nutrizionista, geometra, ingegnere, insegnante, notaio, mediatore, esperto di jack russel terrier o di qualunque altra cosa.

Qualunque sia la tua professione puoi offrire consulenze online. Il telefono e le email non bastano più.

Consulenze online: apprezzate e richieste

L’anno scorso ho avuto un’insegnante privata di francese. Non importava dove abitasse. Non importava dove fossi io (viaggio molto). Bastava un click ed ero su Skype con lei. Esattamente al termine della lezione ero già al lavoro, di fronte al mio desktop. Non saprò mai quanto è alta perché l’ho vista solo seduta, però ricordo un bel visino e il suo sorriso incantevole quando mi correggeva. In chat mi scriveva l’ortografia corretta delle parole, in condivisione schermo leggevamo lo stesso testo. Molto efficace e soddisfacente.

Ti aggiungo un pezzo. In WebinarPro “pretendiamo” da consulenti e collaboratori di incontrarci online. Abbiamo forzato persone ad uscire dalla loro zona di comfort (Venite in ufficio da me? no, ci troviamo online. Ma io non l’ho mai fatto…). Forse qualcuno ci ha maledetto ma ora sono tutti entusiasti. Per molti è stato il primo passaggio, ora si sono lanciati nei webinar. Ma questa è un’altra storia.

Basta Skype per le consulenze online?

Come dice mio figlio, sni. Sì e no.

Un servizio professionale e redditizio di consulenze in remoto richiede:

  • la tecnologia hard e soft giusta (niente di più e niente meno del necessario)
  • la promozione e organizzazione del servizio (che sia semplice per i clienti)
  • le strategie per gestire la relazione online (come essere efficaci e stare nei tempi)

Ti posso garantire che fare consulenze online è possibile per tutti. Anche tu puoi offrire un servizio sempre più richiesto e creare un business online pazzesco. Se stai ancora leggendo è perché vuoi essere tra i primi. Grande!

Quanto tempo ci vuole per imparare tutto quello che serve? Dalle 5 alle 15 ore. Non di più.

Ne parliamo in questo corso.

Poter offrire consulenze online sembra un sogno per qualsiasi azienda e qualsiasi lavoratore: tutto alla portata di un clic, comodamente da casa tua o dalla scrivania del tuo ufficio.

Ti sei mai chiesto se fare consulenze online sia ideale per la tua attività? Nei prossimi paragrafi esploreremo i settori più adatti a questa nuova modalità di consulenza.

consulenze online

Come fare una consulenza online: strumenti, location e know how

 Ma io di tecnologia non ci capisco niente”, “Non ho mai usato una piattaforma per comunicare online dal vivo” , “Il mio computer sicuramente non ha un buon microfono e la webcam è sempre sgranata”.

Ti ritrovi in almeno uno di questi “blocchi del lavoratore digitale”?
La paura più grande di chi vuole cominciare a offrire servizi di consulenza online è quella di non possedere le conoscenze sufficienti.

Ti svelo tutto quello di cui hai bisogno per risultare professionale.

 

 

Gli strumenti per offrire consulenze online

Questo è un elenco di quello di cui hai bisogno dal punto di vista della tecnologia:

  • Computer: non è necessario che abbia caratteristiche particolari, basta un sistema operativo aggiornato. Ti consiglio l’uso di un pc portatile, per maggiore libertà di movimento.
  • Connessione internet: una connessione stabile e che possa soddisfare i requisiti minimi per la piattaforma che andrai a scegliere.
  • Piattaforma: il panorama delle piattaforme offre un mare di possibilità, quella più semplice da cui puoi partire è Skype, gratuita e intuitiva. Ma come ogni strumento, Skype può avere dei limiti. Se vuoi sperimentare delle piattaforme professionali e approfondire l’argomento, puoi leggere questo articolo.
  • Webcam e microfono: per ottenere il massimo dalla tua voce e dalla tua immagine durante una consulenza online, basta un minimo investimento. In questo articolo puoi trovare degli spunti per l’acquisto di ottimi strumenti per iniziare.

Da dove trasmettere consulenze online: la location

Il vantaggio di offrire servizi di consulenza online è poter trasmettere da potenzialmente ovunque: ti basta portare dietro il laptop e trovare un luogo con una buona connessione internet.

Casa tua è perfetta, così come il tuo ufficio, così come in viaggio in una caffetteria tranquilla con Wi-Fi libero (alcune piattaforme ti permettono, senza webcam, di trasmettere con pochissima banda).

Per una consulenza online professionale segui questi consigli:

  • Assicurati di essere isolato. Trasmetti da un luogo tranquillo e non rumoroso, se ne hai la possibilità chiudi la porta della stanza in cui ti trovi o comunica a chi ti sta intorno che stai trasmettendo in diretta. Cerca di creare una situazione in cui vieni distratto il meno possibile e non vieni mai interrotto.
  • Attento alle spalle. Se durante le tue consulenze online accendi la tua webcam (lo consigliamo sempre per un risultato più professionale ed empatico), attento a quello che hai alle spalle! Se hai un luogo da dove trasmetti più frequentemente, puoi costruirti col tempo un fondale ad hoc e caloroso (ad esempio una libreria, una pianta, un banner con il tuo logo o il tuo nome).

Se trasmetti da qualsiasi altra parte, assicurati semplicemente di avere uno sfondo il più neutro possibile. In questo modo non darai fonti di distrazioni a chi ti sta ascoltando online!

Fare consulenza online: il know how

Per le tue prime consulenze online devi saper fare poche e semplici azioni.

È fondamentale familiarizzare con la tua piattaforma imparando gli strumenti principali: accendere e spegnere la webcam, accendere e spegnere il microfono, avviare e interrompere la condivisione schermo.

Con l’esperienza potrai esplorare nuovi strumenti e nuovi modi per rendere le tue consulenze online più complete, ad esempio l’uso della chat, l’uso di lavagne condivise e vari trucchetti del mestiere (un trucco da spendere subito: guardare direttamente l’occhio della webcam per simulare il contatto visivo con il tuo interlocutore).

Puoi leggere questo articolo puoi trovare piccoli consigli per migliorare le tue dirette online.

consulenze online

Consulenze online gratis e a pagamento

Cominciare a offrire i tuoi servizi di consulenza online può essere una buona strategia non solo per offrire valore e contenuti gratuiti al fine di farti conoscere, ma anche per monetizzare la tua esperienza, le tue conoscenze e le tue passioni.

Dopo aver acquisito familiarità con questo metodo di comunicazione con i tuoi clienti, puoi recuperare tutti gli investimenti fatti offrendo la tua consulenza online a pagamento.

Ma come devi fare per vendere consulenze online?

Le strategie per vendere consulenza online

Per iniziare a vendere le tue consulenze online, potresti iniziare comunicandolo ai tuoi clienti tramite il tuo sito web con una pagina dedicata e tramite newsletter.

Oppure puoi creare articoli del blog dove offri piccole pillole delle tue conoscenze gratuitamente, da condividere successivamente su social media come Facebook e LinkedIn.

In una fase più avanzata, dove hai già rodato il servizio, potrai fare pubblicità online portando i tuoi potenziali clienti a leggere i tuoi contenuti gratuiti oppure a scaricare qualche e-book/guida gratis.

Guadagnarsi la fiducia di chi entra in contatto con te donando conoscenza gratuita è il modo migliore per vendere la tua consulenza online.

Vendere consulenze in diversi settori: quali servizi vendere online?

I settori che stanno investendo maggiormente nelle consulenze online sono diversi e numerosi. Ecco qualche esempio:

  • Psicologia: le consulenze online psicologiche sono sempre più richieste oggi, per garantire un supporto ovunque voi siate.
  • Campo legale: se lavori in campo legale, devi seriamente prendere in considerazione l’idea di inserirti nel mondo delle consulenze online.
  • Consulenze online commercialisti: gratuite o a pagamento, diversi commercialisti hanno deciso di erogare parte dei loro servizi in consulenze online (specialmente come mezzo per farsi conoscere).
  • Consulenze online in campo medico: un settore in espansione, alcuni esempi possono essere consulenze online per l’alimentazione e problemi ormonali.
  • Consulenza online in campo web marketing e comunicazione: le consulenze online sono ottime se offri, come azienda o freelance, servizi di advertising, costruzione siti, grafica sul web, comunicazione online e molto altro.

Fare consulenza online vuol dire vivere lo smartworking: ottimizzare il tempo, guadagnare serenità, dedicarsi più facilmente alla famiglia e al proprio tempo libero. È uno stile di lavoro ottimo sia per ottimizzare i processi aziendali, sia per freelance e liberi professionisti che vogliono distinguersi e devono ottimizzare al meglio il tempo.

 

Soffri di stress da riunioni? Senti che ti rubano tempo? Vuoi evitare ulteriori furti?

In questo articolo ti darò qualche idea che può generare grandi cambiamenti. Ti spiegherò anche come calcolare il costo economico di una riunione. Potrà convincere anche i più fanatici meeting addicted a farne meno e meglio.

Se sei un manager, avrai spunti per organizzare la prossima riunione. Se sei un collaboratore troverai qualche indicazione per migliorare le cose, anche se non hai un ruolo decisionale.

quanto costano le riunioni

Riunioni che stress!

Una ricerca del National Statistic Council dice che il 37% del tempo del lavoro è dedicato alle riunioni. Per i manager la percentuale sale al 50%. Il 47% dei lavoratori ritiene che le troppe riunioni siano la più grande perdita di tempo di una giornata. Una ricerca Microsoft, American Online and Salary.com ha rilevato che le persone lavorano in media solamente 1 ora e mezzo al giorno.

Il resto del tempo è dedicato a meeting di vario tipo. In totale, due giorni lavorativi a settimana vengono “persi” in riunioni ritenute improduttive.

Negli Stati Uniti questo comporta una spesa di 37 miliardi di dollari ogni anno. Le cose non vanno meglio in Italia. Lorenzo Cavalieri in questo articolo di IlSole24Ore parla di una vera e propria patologia delle organizzazioni: la riunionite.

Vediamo qualche semplice rimedio per prevenire questa malattia evitando stress, inefficienze, perdite di tempo e denaro.

Quanto costa la tua riunione?

Ti passo una chicca. Oggi puoi utilizzare un’applicazione molto semplice per calcolare il costo di ogni tua riunione. Si chiama Meeting Cost ed è messa a punto dalla Business School di Harvard. Ti basterà inserire 4 dati:

  • nome della riunione
  • durata della riunione
  • numero di partecipanti
  • retribuzione annuale di ogni partecipante

 

quanto costano le riunioni

I tuoi dati verranno elaborati calcolando il costo della riunione in dollari. Forte, no? I risultati possono essere condivisi via mail o social. Figata. Potrebbe essere uno spunto di riflessione per i tuoi colleghi eccessivamente riunionisti.  
Proviamo a fare un calcolo. Una riunione di 2 ore con 7 persone (3 di prima assunzione, 2 intermedi, 1 manager jr, 1 manager) ha un costo valutato in 308$. Il tool ti segnala che è pura follia e ti invita a ridurre i costi!  
Vuoi questo meraviglioso strumento? Lo trovi qui.

 

Sei tu ad organizzare riunioni? Fatti sempre queste domande:

1) La riunione è necessaria? Forse puoi semplicemente decidere da solo.

2) È necessaria una riunione? Se devi passare informazioni, un’email può essere sufficiente.

3) C’è solo chi è importante? Non invitare persone per motivi inutili (“se no si offende”)

4) È chiaro di cosa parleremo? Comunica l’ordine del giorno e non parlate d’altro

5) Mi sono preparato? Fai e chiedi interventi brevi e concreti. La sintesi va allenata e viene aiutata da una preparazione attenta delle presentazioni.

6) Quale decisione mi aspetto? Chiudi la riunione con una ricapitolazione e almeno una decisione presa.

Vieni invitato a troppe riunioni? Ecco come puoi salvarti.

1) Ti hanno invitato ad una riunione senza ordine del giorno? Puoi chiederlo, prima di dire sì.

2) Ritieni che la tua presenza non sia necessaria? Forse puoi dire no, grazie.

3) Gli obiettivi non sono chiari? Puoi contattare chi ti ha invitato, chiedendo gentilmente di definirli.

Guarda assolutamente il video Come salvare il mondo (o almeno voi stessi) da riunioni improduttive di David Grady. Spassoso e prezioso.

Grady dice che ognuno di noi ha il potere di migliorare le cose con piccoli gesti. L’importante è agire con spirito collaborativo e con grande rispetto per tutti. Sono d’accordo al 1000% e tu?

Oggi parliamo di riunioni online, non sai di cosa si tratta? É l’occasione giusta per scoprirlo!

Allora, iniziamo dalle basi: il webinar, come sicuramente già saprai, è un evento che viene erogato online e può essere usato a scopo commerciale, formativo, comunicativo e collaborativo

Quando il webinar viene realizzato a scopo collaborativo si può parlare di riunioni online, o in alternativa WebMeeting

riunioni online

Tipologie di riunioni online

WebMeeting e WebConference sono due differenti modalità di scambio di contenuti durante un webinar: nel WebMeeting si tratta principalmente di scambio tra persone, mentre nella WebConference si tratta di scambi di contenuti e informazioni attraverso un’unico canale. 

Cosa significa? Vediamolo insieme nel dettaglio.

La WebConference, o “conferenza online”, non è altro che una conferenza classica trasposta online.

Solitamente, proprio come in una conferenza classica,  ci sono uno o più relatori che presentano con l’ausilio delle slides dei contenuti ad un pubblico di spettatori.

Caratteristica principale? La comunicazione è uno a molti, o poco a molti: la collaborazione tra i partecipanti è quasi nulla. 

Il WebMeeting, invece, è un vero e proprio meeting, ovvero un incontro tra persone sul web in un’aula virtuale. 

É quindi una vera e proprio riunione, in cui ci si incontra ad un’ora precisa e ci si scambia informazioni collaborando: ogni partecipante è attivo e può compiere diverse azioni.

In questo caso il focus è proprio sulla relazione e interazione tra i partecipanti.

WebMeeting: la perfetta riunione aziendale

Sceglierai quindi un WebMeeting quando dovrai organizzare una riunione aziendale online.

Come capire se fa davvero al caso tuo?

Alla base del WebMeeting ci sono alcuni punti cardine che sono:

  • Collaborare
  • Creare nuove idee su un prodotto, un servizio, una situazione da risolvere
  • Discutere
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Lavorare con un gruppo relativamente contenuto
  • Creare un documento condiviso

Di conseguenza capirai che il WebMeeting è adatto a coloro che vogliono organizzare una riunione aziendale tra sedi diversi di una stessa azienda o tra persone che non si trovano fisicamente nello stesso luogo.

WebMeeting: come organizzare riunioni efficaci

Abbiamo quindi detto che il WebMeeting è una riunione tra un gruppo di lavoro che anziché avvenire attorno ad un tavolo e davanti a tazze fumanti di caffè avviene comodamente da casa, senza doversi per forza spostare per raggiungere il luogo fisico in cui avviene la riunione.

Ma come si fa ad organizzare una riunione online efficace, evitando inutili perdite di tempo e distrazioni? 

É facile: le riunioni online devono essere facilmente fruibili e ben strutturate.

Bisogna organizzare una riunione online nel momento in cui tutti i membri del team sentono la necessità di discutere di un determinato argomento o situazione utilizzando uno strumento semplice e intuitivo.

Puoi trovare qualche consiglio utile in questo articolo dal blog di GoToMeeting.

Adesso che devi organizzare il tutto, tre cose sono fondamentali:

  1. Obiettivi: perchè stai organizzando questa riunione?
  2. Durata: una riunione online non deve durare più di 60-90 minuti per trarre il massimo dell’efficacia
  3. Argomenti, partecipanti e piattaforma

Come condurre una riunione online?

Innanzitutto si raccomanda la puntualità, è fondamentale iniziare all’ora prestabilita

Un WebMeeting è costituito da quattro fasi:

  1. l’accoglienza
  2. la presentazione dell’agenda
  3. il ciclo dinamico
  4. la chiusura

Le prime due fasi sono fondamentali: il conduttore deve riuscire a creare un clima piacevole e orientamento così che tutti i partecipanti si possano sentire a proprio agio e capire quali sono le regole (e le azioni) per intervenire durante il webmeeting. 

Dopo la fase di accoglienza è fondamentale ripassare l’argomento della riunione online.

In questo momento il ruolo del conduttore è fondamentale, dovrà infatti:

  • Introdurre gli altri relatori e spiegare il loro ruolo
  • Spiegare gli obiettivi principali del webmeeting
  • Indicare i risultati attesi
  • Fornire eventuali strumenti, risorse online, link per recuperare informazioni, tools, ecc. utili per la sessione
  • Specificare il metodo di lavoro
  • Specificare ruoli e aspettative nei confronti dei partecipanti.

E ora? Adesso hai tutti i trucchi del mestiere per organizzare una riunione online con i controfiocchi, non dimenticare di raccontarci quali sono i tuoi segreti per realizzare webmeeting di successo!

In bocca al lupo!

Ogni giorno si realizzano e distribuiscono milioni di Conference Call (solo audio), Videoconferenze, meeting online.

Se ci pensi, quando parli con un cliente via Skype, è una piccola Conference Call o Videoconferenza se usate anche il video.

Nel mondo degli eventi online, questo tipo particolare di comunicazioni ha la sua dignità e richiede attenzioni particolari per un semplice motivo: secondo te, è più probabile che nei prossimi sette-quindici giorni tu possa organizzare un webinar con 1.000 persone o una skypata con 2-3 persone?

Le riunioni online di qualsiasi tipo possono essere migliorate e rese ottimali con tre semplicissimi trucchi, che vogliamo raccontarti in questo post!

Meeting Online

 

TRE CONSIGLI PER MEETING ONLINE DA URLO!

 

PRIMA DI TUTTO, L’HARDWARE

Prima di un buon viaggio si fa il tagliando!

Microfono e Webcam rappresentano i tuoi strumenti più importanti, insieme a un buon computer aggiornato e una connessione stabile.

consigli microfono migliore webinar conference call riunioni onlineSe questi quattro strumenti non sono all’altezza, il tuo meeting online sarà un cocktail di “si sente? non si sente! scusate, ma non sento! Mi sentite?” e via dicendo.

Investi in un buon microfono (leggi il post Microfono Webinar: quale scegliere?) e nella webcam: la loro qualità è direttamente connessa con la probabilità di offrire di te un’immagine professionale.

Poi, tieni aggiornati tutti i software del tuo sistema operativo, Java e Flash per primi e qualche ora prima di un evento importante, controlla se ci sono aggiornamenti disponibili per il tuo sistema operativo: interrompere tutto solo per un aggiornamento di sistema è veramente triste!

  • IL SETTING CHE NON TI ASPETTI

    Guardati alle spalle!

Cosa hai alle spalle? Chi passerà dietro di te? Quali libri oppure oggetti hai alle tue spalle?

Le persone sono curiose e butteranno un occhio là dietro!

Usa il Set alle tue spalle per offrire un’immagine che ti rappresenti al meglio e che comunichi qualcosa di te!

Non lasciare nulla al caso!

Frustrated colleagues playing at conference call

  • IL TEST

    Dieci minuti che ne salvano sessanta!

Nessuno vieta di effettuare un Test prima di una conference call importante, eppure questo semplice trucchetto da professionisti permetterebbe di evitare molte perdite di tempo!

È sufficiente perdere dieci minuti il giorno prima dell’evento, accendere la webcam, verificare il livello audio e verificare che tutti abbiano i requisiti per collegarsi e si risparmia fino al 30% del tempo dedicato al meeting.

Chi dovesse incontrare problemi, avrebbe ben ventiquattro (o più) ore per risolverle e verificare che tutto funzioni.

Un altro ottimo strumento è la chiamata Test di Skype: ti permette di verificare che l’audio funzioni e controllare la qualità del tuo audio, anche se la compressione audio di Skype (ovvero come viene digitalizzato il suono della tua voce) può essere sensibilmente differente da quella usata dal tuo software di conference call.

test-conferencecall-webmeeting-meeting online

 

MA QUAL È IL TRUCCO EXTRA?

IL PIÙ IMPORTANTE E SEMPLICE DI TUTTI!

 

consigli webconferenceUsa gli auricolari!!!

O le cuffie, o qualsiasi cosa che abbia a che fare con l’isolamento delle tue casse del computer!

Le ragioni? Semplici:

  1. Senti meglio
  2. Sentono meglio gli altri
  3. Eviti distorsioni, echi e fastidiosi loop

Usali sempre: skype, webinar, web conference! Ogni volta che comunichi online e usi la voce, usa gli auricolari!

 

Ora, come andrà la tua prossima Conference call o la tua videoconferenza?

Dici che miglioreranno i tuoi WebMeeting?

Quali altri consigli daresti sulla base della tua esperienza?

Aula virtuale è uno dei modi con cui si indica il “web training”, ovvero il webinar utilizzato come strumento di formazione.

E in effetti, il concetto di aule virtuali rende bene l’idea di quello che accade in piattaforma durante un webinar:

  • più persone sono raccolte nello stesso spazio virtuale
  • avviene un percorso più o meno lungo di formazione online
  • lo scambio è sincrono
  • si delineano i classici ruoli della formazione: docente, tutor e discente/partecipante
  • vengono erogati contenuti in forma più o meno collaborativa

La lista potrebbe continuare a lungo e l’aula virtuale utilizzata nel web training è sicuramente una delle soluzioni più adatte per fare formazione online sincrona.

aula virtuale

Cosa devi sapere prima di organizzare un’aula virtuale

Se sei un formatore con una certa esperienza devi subito capire che l’aula virtuale è diversa dall’aula tradizionale e prima lo capisci, maggiori sono le probabilità che tu possa ottenere esattamente quello che desideri.

Ecco le principali differenze, partendo dal presupposto che l’aula a cui facciamo riferimento sia composta da almeno una decina di persone e facendo finta che tecnologia e conoscenze pregresse siano più o meno simili per tutti.

  1. Non vedrai in faccia i tuoi partecipanti, almeno nella maggior parte delle piattaforme webinar
  2. Non avrai feedback “ricchi”, ma solo poche righe in chat o risposte condensate in sondaggi
  3. La densità di un’ora di webinar equivale indicativamente a 2-3 ore di aula tradizionale
  4. I contenuti che hai preparato per l’aula tradizionale devono essere rivisti
  5. Le slide che usi solitamente vanno modificate
  6. L’interazione tra i partecipanti è meno ricca dal punto di vista comunicativo, ma non per questo meno efficace
  7. Il tempo è il tuo peggior nemico
  8. Lo spazio è circoscritto alla piattaforma virtuale del webinar ma può essere esteso anche oltre
  9. I partecipanti potrebbero avere alcune resistenze o difficoltà nell’uso della tecnologia

Con queste prime osservazioni, puoi già farti un’idea di come un’aula virtuale possa modificare il tuo atteggiamento nei confronti del processo formativo.

Come progettare un’aula virtuale via webinar

Abbiamo raccolto per te alcuni consigli pratici per organizzare la tua prima videoconferenza formativa in modo che la tua Aula Virtuale possa essere efficace e soddisfacente sia per te che per i partecipanti al tuo corso online dal vivo.

1. Rivedi la struttura dei contenuti per il webinar

Una sessione di formazione online tramite il webinar è molto diversa dall’aula. Il tempo è concentrato e in quell’ora non avrai particolari distrazioni o lunghe interruzioni: essendo tutto sommato contenuta l’interazione tra i partecipanti, non avrai lunghi case study personali e digressioni.

Devi immaginare di riempire di contenuti tre slot da un quarto d’ora: ogni slot conterrà una trattazione completa di una parte del programma e sarà seguito da un’interruzione in cui interagirai con i partecipanti, chiedendo se ci sono domande, somministrando un sondaggio, chiedendo loro di fare concretamente qualcosa.

2. Rivedi e modifica le slide, adattandole all’aula virtuale

Il modello che devi avere in mente è quello di “Presentationzen. Idee semplici su come progettare e tenere una presentazione” di Garr Reynolds: semplicità, uso accorto e misurato delle immagini, storytelling in mano al relatore.

Significa, in sostanza, preparare le slide per un webinar con un occhio attento a questi punti chiave:

  • Poco testo
  • Immagini evocative e, possibilmente, simpatiche
  • Uso dell’ironia e dell’umorismo
  • Animazioni che costruiscono progressivamente la slide

Per il numero delle slide, dipende da te: se sei sufficientemente bravo a tenere il tempo, una slide al minuto è l’ideale, altrimenti anche una ogni due minuti di erogazione del contenuto che, ricorda, in un’ora è complessivamente di circa 30-40 minuti!

3. Predisponi dei momenti di scambio con i partecipanti

Scambio significa interazione, condivisione, collaborazione. E in termini pratici: sondaggi, domande, cose da fare, idee da scrivere, esercizi da fare, esplorazioni nel web.

4. Testa la tecnologia che stai usando

Fai prove su prove, cerca videotutorial che spieghino come usare nello specifico il tuo software per webinar.

Noi stiamo realizzando percorsi specifici, poco tecnici e molto pratici: per ricevere aggiornamenti su novità del mondo degli eventi online e sui prossimi webinar gratuiti, iscriviti alla newsletter WebinarPro.

La tecnologia webinar per le aule virtuali deve essere una marcia in più, non un freno. Deve consentirti di fare più cose, non restringer e il tuo campo d’azione. Nei nostri corsi, ad esempio, insegniamo alle persone a non fermarsi alla piattaforma webinar, ma di sfruttare strumenti e servizi esterni, esattamente come quando sei in aula e vuoi cercare soluzioni innovative: non ti limiti alle slide, ma fai qualcosa di completamente diverso. Ma attenzione: dividi i ruoli, in modo da sapere esattamente da ognuno cosa vede e come vive l’esperienza.

5. Fatti dare una mano dagli esperti

E’ chiaro che la piattaforma webinar per le aule virtuali è fondamentali. Se è la prima volta che la usi, non esitare a chiedere consiglio a chi ne ha già organizzato tantissime aule virtuali.

I consigli pratici e i suggerimenti per realizzare un’aula virtuale efficace e veramente stimolante sono il miglior toccasana per gestire l’ansia del Relatore di cui parleremo prossimamente!

Se vuoi, contattaci per avere qualche consiglio su quale piattaforma usare, su quali soluzioni adottare e segui i nostri webinar gratuiti, anche se non sono strettamente connessi con il tuo argomento.

6. Goditela!

Se ami fare formazione ed è il tuo lavoro, devi vivere lo stesso piacere nel fare un webinar! L’aula virtuale è un modo efficace, divertente, simpatico e stimolante per entrare in contatto con le persone e per fare formazione online. Ma devi divertirti, viverla come un gioco, lasciarti incuriosire dalle opportunità che ti offre.

Non pensare al limite di non vedere in faccia le persone: loro ti vedono ed è sufficiente.

Durante un’aula virtuale via webinar è possibile formare, trasmettere idee e contenuti, collaborare online e imparare insieme molte cose. Goditi pienamente questa esperienza e se hai dubbi, contattaci subito: saremo lieti di scambiare qualche idea in merito!

 

 

 

 

 

WebConference e WebMeeting: come organizzare le idee

La parola Webinar evoca immediatamente il termine Piattaforma.

Non abbiamo ancora ben capito per quale perversione cognitiva moltissime persone concepiscono le due parole quasi come sinonimo, ma fatto rimane che la tecnologia abbia sempre e comunque un ruolo centrale.

Oltre al software per fare un Webinar, esistono molti tool che facilitano la realizzaizone di una webconference online o una sessione di lavoro collaborativo via web. Tra questi, abbiamo scelto due tool che possono essere ampiamente utilizzati durante un Webinar e che offrono moltissime applicazioni diverse, Copy e MindMeister.

piattaforme strumenti tool software webinar webconference webmeeting conferenze online

Vediamoli nel dettaglio e cerchiamo di capire cosa possono fare per noi e il nostro evento online.

 

Copy: storage onlineCopy - come funziona e a cosa serve

Copy è un sistema per archiviare, organizzare, condividere e fare i backup di file online.

Come il suo “zietto” più celebre Dropbox, Copy ti permette di:

  • Fare il backup dei tuoi file e accedere da qualsiasi dispositivo mobile e sistema operativo
  • Creare una cartella condivisa con altri utenti
  • Settare e gestire i diritti di accesso e di privacy delle cartelle
  • Condividere grandi file
  • Avere a disposizione 15 Giga di spazio gratuito, che diventano 20 giga se parti da questo link

Oltretutto, Copy ha un sistema che chiamano Fair Storage: se condivido 20 giga in 4 persone, per ognuno vengono contati solo 5 GB di spazio occupato!

Non male, vero?

 

come condividere file durante un webinar

Come usare Copy per le tue WebConference e Workshop online

Ci sono tanti utilizzi di Copy e solo la tua fantasia può fissare il limite.

Vediamo qualche esempio.

  • Condividere i documenti prima, durante e dopo l’evento in modo strutturato e ben organizzato
  • Condividere il file della registrazione, solitamente piuttosto grande, soprattutto se è stato editato
  • Se diamo dei “compiti” relativi alla scrittura di documenti o elaborazione di progetti, possiamo avere uno spazio ben strutturato e comodo per lavorarci
  • Creare una cartella condivisa in cui fare “comparire” i file man mano che il Webinar si sviluppa
  • Strutturare i file condivisi per serie di Webinar, in modo da condividere un’unica cartella con le sotto cartelle per ogni singolo evento

Insomma, possiamo fare molte cose con Copy e possiamo sfruttarne il potenziale in tante soluzioni differenti.

 

MindMeister: creare in modo collaborativo Mappe Mentali

usare mappe mentali webinar webconference conferenza onlineNei WebMeeting la parola chiave è collaborare. E abbiamo diversi strumenti online gratuiti in grado di mettere più persone sullo stesso documento e lavorare insieme a più parti.

Un esempio è sicuramente Google Drive che permette di condividere fogli elettronici, documenti, presentazioni e molto altro.

Quando invece vogliamo lavorare a livello di brainstorming, può essere utile usare una mappa mentale condivisa e uno degli strumenti più utilizzati è MindMeister.

MindMeister è molto potente e dal punto di vista grafico piuttosto efficace. La sua potenza è sicuramente legata alla possibilità di condividere la propria mappa con molte persone e lavorarci contemporaneamente, dal vivo.

 

Come usare MindMeister nel Tuo Webinar

Usare MindMeister è relativamente semplice: ti iscrivi (puoi partire dai link in questa pagina), crei una nuova mappa, e poi la condividi tramite un link con tutti i partecipanti al tuo Webinar: prima, durante e dopo l’evento dal vivo.18563310_s(1)

PRIMA DELL’EVENTO:

  • Raccogliere idee e dubbi da parte dei partecipanti
  • Organizzare i temi del Webinar sulla base delle idee di chi parteciperà

DURANTE L’EVENTO:

  • Fare brainstorming dal vivo
  • Sostituire le slide con uno strumento in diretta
  • Riorganizzare i contenuti insieme ai partecipanti

DOPO L’EVENTO:

  • Ristrutturare i contenuti sulla base delle opinioni dei partecipanti
  • Raccogliere risorse e strumenti sul tema affrontato (l’abbiamo imparato da Robin Good!!!)
  • Riaprire il tema e tenerlo attivo per la durata di un certo periodo (ad esempio le settimane di durata di un corso!

Un consiglio: prima di aprire una mappa mentale con 40-50 persone contemporaneamente, prova con due o tre! :-)

 

Hai capito bene! Ben 40 consigli pratici e immediatamente applicabili per realizzare un Webinar di successo.

Abbiamo scovato la segnalazione ormai qualche tempo fa, da uno dei miglior Blog sui Webinar: The Webinar Blog. Si tratta di un pdf scaricabile gratuitamente prodotto niente meno che dal blog di AnyMeeting, una delle piattaforme gratuite più diffuse per fare Webinar.

Sono 40 consigli davvero utili e preziosi, alcuni scontati e quasi banali (ma non perchè inutili, ma solo perchè sottovalutati da chi è alle prime armi), altri assolutamente da applicare!

E’ possibile scaricare il file direttamente dal Webinar Blog indicato più sopra, dal blog di AnyMeeting o semplicemente cliccando qui sotto!

:-)

 

Il WebMeeting è la trasposizione nel web della classica riunione: un gruppo di persone che si riuniscono in uno spazio e condividono idee in modo relativamente simmetrico. Un’altra particolare forma di webinar è la WebConference, in cui l’accento è posto sui contenuti della riunione, più che sullo scambio tra le persone.

Individuare le differenze tra le due tipologie di webinar è fondamentale, non solo per poter scegliere gli strumenti giusti ma anche per organizzare la riunione nel modo più efficace e strutturato possibile. In questo articolo, proveremo a spiegare la diversità tra le due forme di webinar per comprendere quale sia la scelta più giusta da compiere.

webmeeting

 

Differenze tra WebMeeting e WebConference

Se il webinar è la categoria più generale che racchiude le altre, possiamo dire che tutti hanno in comune questi elementi:

  • L’uso di una piattaforma per webinar
  • Uno streaming video
  • Uno streaming audio
  • Strumenti di comunicazione

Apparentemente potrebbe risultare che questi tipi di webinar siano in fondo la stessa cosa. Invece le differenze e le particolarità di questi strumenti sono molteplici e vi spieghiamo i vari motivi.

Il WebMeeting è un gruppo di persone che si riuniscono e collaborano alla creazione di modelli, strategie, processi e molto altro. In un WebMeeting, quindi, le persone si raccolgono in uno spazio virtuale e fanno sostanzialmente le stesse cose che farebbero in una sala riunioni: condividono idee, discutono alternative, propongono soluzioni permettendo quindi di partecipare anche a coloro che si trovano in una sede fisica diversa e magari distante migliaia di chilometri.

La WebConference è la trasposizione nel web della classica conferenza o della lezione di tipo frontale, universitaria a cui siamo abituati: una persona parla a più persone contemporaneamente, espone i propri contenuti e, alla fine, risponde alle domande. In questo caso ci stiamo concentrando più sui contenuti, piuttosto che sullo scambio tra le persone.

La differenza tra WebMeeting e WebConference sta proprio in questo:

  • Maggior uso di strumenti collaborativi nel WebMeeting
  • Maggiore accento sulla condivisione e sul confronto nel WebMeeting
  • Maggiore accento sui contenuti erogati nella WebConference

Come scegliere tra WebMeeting e WebConference?

La scelta dipende senza dubbio dal tipo di obiettivo che vi siete prefissati e che desiderate raggiungere, in base alle vostre specifiche esigenze aziendali.

L’utilizzo di WebMeeting è consigliato se hai questo tipo di necessità:

  • Collaborare e discutere su determinati topic
  • Creare nuove idee su un prodotto, un servizio, una situazione da risolvere
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Lavorare con un gruppo relativamente contenuto
  • Tenere traccia dei passaggi di sviluppo della sessione (come ad esempio le mappe mentali)
  • Creare un documento condiviso

Invece l’uso di WebConference è più indicato se hai bisogno di uno strumento per queste specifiche caratteristiche:

  • Erogare un contenuto
  • Descrivere e presentare una situazione, un problema, ecc.
  • Presentare risultati
  • Presentare un progetto, un piano di lavoro, ecc.
  • Comunicare in modo unidirezionale un’idea, limitando lo scambio a domande e risposte

Come scegliere la piattaforma giusta?

Ormai tutte le piattaforme e i software per i Webinar si equivalgono sotto questo punto di vista e permettono di spostarsi dall’una all’altra semplicemente configurando gli strumenti di ognuna di esse: se voglio organizzare un WebMeeting attiverò la lavagna condivisa, i documenti condivisi, lo spazio di raccolta delle domande, mentre se devo organizzare una WebConference offrirò maggiore spazio a la chat, allo spazio delle domande, alle slide, ecc.

Possiamo dire che la piattaforma per Webinar ormai è uno standard che non fa la differenza, se non nei prezzi e nel numero di accessi che si possono effettuare. Il panorama delle piattaforme oggi è sempre più ricco, risulta quindi molto importante saper distinguere le offerte del mercato e i prodotti giusti per le proprie esigenze.