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6 elementi da tener conto per organizzare riunioni online

Quante volte ti è capitato di partecipare a riunioni online (o webmeeting)  in cui microfono e webcam non funzionavano, gli altri partecipanti erano distratti e il relatore magari era contro luce?

Se oggi sei tu a dover organizzare riunioni online, devi tener conto giusto di un paio di cose per la riuscita della riunione.

1. Crea un’atmosfera rilassata

L’obiettivo è quello di mettere ogni partecipante a proprio agio e a stabilire connessioni con te, che sei il relatore, ma anche tra di loro. Inoltre è importante per  superare barriere psicologiche dettate dalla mancanza di relazioni. Ricordati di coinvolgere tutti, anche le persone più timide che altrimenti in una riunione online, potrebbero rimanere nell’ombra.

2. Il linguaggio paraverbale nelle riunioni online

Non importa se non sei vis a vis con i partecipanti del tuo meeting. La comunicazione paraverbale è ugualmente importante come quella verbale. Devi tenere conto dello sfondo, delle luci e di presentarti in maniera decente. Tieni conto anche del possibile buffering dovuto alla connessione, quindi gesticola per presentare meglio dei concetti, ma senza esagerare.

A tal proposito ti consiglio una lettura di approfondimento sul tema “Trucchi per presentarti nei migliori dei modi durante una videoconferenzaqui.

3. Occhio alle altre applicazioni

Un altro errore frequente è quello di lasciare aperti altri programmi durante un meeting in videoconferenza. Immagina l’imbarazzo dei partecipanti nel visualizzare una tua email o un uo messaggio personale su Skype o WhatsApp! Per evitare una tale situazione – e garantire maggiori risorse alla sessione online – è necessario ricordarsi di chiudere ogni applicazione sottostante non strettamente necessaria.

4. Non dimenticare l’interazione

Una piattaforma deve comunque disporre di una serie di funzionalità come sondaggi, question time, lavagna per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei partecipanti.  Sfrutta anche le funzionalità avanzate.

Per scoprire con quali modalità di interazione puoi coinvolgere il tuo pubblico, leggi qui.

5. Adotta una “videonetiquette”

Fai le presentazioni. Se i partecipanti hanno già familiarità tra loro, non sarà necessario fare presentazioni; ma se alla riunione intervengono persone che normalmente non lavorano insieme, dedica qualche minuto a presentare tutti.

Presta attenzione. Quando qualcuno sta parlando, tutti gli altri partecipanti dovrebbero prestare attenzione; questa regola è particolarmente valida per le videoconferenze online.

Non interrompere. Durante un meeting online (e non solo!), nessuno dovrebbe parlare o interrompere l’altra persona. Assicurati che tutti i partecipanti siano informati adeguatamente sulla scaletta della riunione in modo da intervenire nella fase dedicata alla discussione o agli approfondimenti.

Per te, ecco 9 regole di public speaking online che devi per forza conoscere.

6. Fai i test prima del webmeeting

In una riunione dal vivo, entri nella stanza e la riunione ha inizio. Ma nei webmeeting, c’è l’incognita della tecnologia. C’è il rischio che il tuo microfono non funzioni bene, che il tuo computer abbia bisogno di un riavvio o la necessità di settare qualche impostazione che non funziona correttamente. Nelle riunioni e nei meeting online, ti consigliamo di arrivare sempre con un po’ di anticipo.

Come capire se le riunioni online fanno davvero al caso tuo?

Ecco alcuni esempi semplici ma essenziali. Hai bisogno di fare webmeeting se devi:

  • Lavorare con un gruppo ristretto di persone
  • Creare un documento condiviso
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Collaborare a nuove idee su un prodotto o servizio 

Se hai bisogno di organizzare riunioni online professionali ed efficaci, non devi fare altro che compilare il modulo qui sotto.

Conferenze web: cosa sono e cosa puoi farci

Conferenze web, webinar, web seminar, web conference, meeting online, screen sharing online: lo so, c’è da farsi girare la testa con tutte queste parole.

Quando si affronta per la prima volta questo mondo, bastano poche ricerche su Google per rimanere travolti da una quantità tale di termini da scoraggiarsi subito nel capirci qualcosa.

Ma se stai cercando di capirci di più, sei capitato nel posto giusto: la nostra missione è portare chiarezza in questo mondo e nelle prossime righe capirai al meglio:

🎯 Cosa sono le conferenze web

🎯 Cos’hai bisogno per fare una conferenza web

🎯 Che differenza c’è tra Conferenza Web e tutti gli altri termini che hai trovato in giro?

🎯 Per cosa puoi usare una conferenza web?

Partiamo subito!

conferenze web

Conferenze web: cosa sono?

Una conferenza web non è altro che un incontro fra più persone dislocate in sedi diverse, che avviene tramite un sistema in grado di incanalare il sistema audio e il sistema video sui dispositivi di tutti i partecipanti (una piattaforma online).

Le conferenze web avvengono quindi all’interno di una piattaforma che permette di gestire:

  • Il canale audio. Permette ai partecipanti di ascoltare e ai relatori di parlare.
  • Il canale video. Permette di condividere la propria webcam e il proprio schermo

Di cos’hai bisogno per fare una conferenza web?

Questo è un elenco di quello di cui hai bisogno per organizzare una conferenza web dal punto di vista della tecnologia:

  • Computer. Non deve avere caratteristiche particolari se non un sistema operativo aggiornato alle ultime versioni.
    Quello che ti consiglio è di affidarti ad un buon computer portatile in modo da poterti comodamente connettere da più postazioni.
  • Connessione internet. Deve essere stabile e soddisfare i requisiti minimi per la piattaforma che andrai a scegliere. È sempre consigliato trasmettere con collegamento via cavo, ma è possibile anche via wi-fi se la connessione è stabile e se decidi di non trasmettere la tua webcam. 
  • Piattaforma per conferenze web. Il panorama delle piattaforme è un mare di possibilità in cui è molto facile perdersi. Ma se pensi di non poterne venire a capo, la cosa più semplice da cui puoi partire è skype. È gratuita, intuitiva e sicuramente l’hai già utilizzata. Ma come ogni strumento, soprattutto quelli gratuiti, fare conferenze web con skype può avere dei limiti. Tutte le piattaforme ti permetteranno di gestire canale audio, canale video e desktop sharing.
    Se vuoi approfondire altre piattaforme professionali ma comunque molto semplici da utilizzare, ti consiglio di leggere anche questi articoli che approfondiscono diverse piattaforme:
    Skype
    GoToMeeting e GoToWebinar
    GoToTraining 
    Zoom
    BlueJeans
    Adobe Connect 
  • Webcam e microfono. Per ottenere il massimo dalla tua voce e dalla tua immagine durante una conferenza web basta un minimo investimento per un microfono e una webcam che trasmettono con altissima qualità.
    In questo articolo puoi trovare degli strumenti ottimi per iniziare: Attrezzatura webinar, gli strumenti che fanno per te. 

ATTENZIONE
Se investi in un buon computer (ad esempio un Mac) è molto probabile che, per iniziare, la webcam integrata sia di buona qualità. Fai sempre una prova! Per il microfono, invece, ti consiglio di investire subito su uno esterno perché la differenza è notevole.

Conferenze Web, Web Conference, Meeting Online, Screen Sharing, Webinar: facciamo ordine!

Quando si cerca di far chiarezza su questo mondo, Google suggerisce che i termini più ricercati sono i seguenti: conferenze web, web conference, desktop sharing, screen sharing, condivisione schermo, meeting online, webinar, web seminar, web meeting, webcam, skype, zoom, gotomeeting, consulenze online. 

Facciamo chiarezza cercando di accorpare i sinonimi e inserendoli in quattro grandi categorie:

  • Termini generici
    Prima rivelazione: conferenze web, web conference, web seminar, webinar … sono tutti sinonimi!
    Puoi usarli per definire un qualsiasi incontro di più persone all’interno di una piattaforma online, come ti ho spiegato nel primo paragrafo
  • Piattaforme, strumenti e tecnologia
    Skype, Zoom, GoToMeeting, GoToWebinar, desktop sharing online e screen sharing online sono tutti termini che fanno parte della grande categoria “strumenti e tecnologia”!
    I primi quattro termini sono i nomi delle più famose piattaforme per fare conferenze web (qui trovi i link per poterle approfondire). Desktop sharing e screen sharing sono invece sinonimi del termine “condivisione schermo” e indicano la possibilità delle piattaforme di far condividere lo schermo del proprio computer (e trasmettere così slide, pagine web, documenti ecc) 
  • Ambiti di utilizzo
    Le conferenze web sono un’ottimo strumento per semplificare tantissime attività. Nel prossimo paragrafo approfondiremo i diversi ambiti di utilizzo.
    Intanto ti anticipo che meeting online e web meeting non sono altro che termini per indicare conferenze web organizzate ai fini di tenere una riunione online (semplificando così il lavoro di team spari per tutta Italia). Allo stesso modo, si definisce con consulenza online l’utilizzo di una conferenza web ai fini di offrire un servizio di consulenza senza un incontro fisico.

Per cosa puoi usare una conferenza web?

Le conferenze web sono incredibilmente versatili e adatte a molti settori. Possiamo individuarne principalmente tre:

  • Formazione online.
    Puoi organizzare conferenze web per fare formazione online sia per formare il tuo staff, sia per insegnare al tuo pubblico. Con le conferenze web insegni online ai tuoi studenti, testando anche la loro preparazione e assicurandoti che siano sempre attenti (sì, con alcune piattaforme webinar puoi fare anche questo!) senza avere il bisogno di cercare un’aula, di stampare schede su schede o di cambiare sede. Fare formazione online non è comodo solo per te: è comodo anche per i tuoi studenti e non compromette l’efficacia dell’insegnamento. 
  • Marketing, promozione e demo di prodotti. 
    I webinar sono il magnet ideale per fare lead generation, per fare conoscere l’azienda o un prodotto, per costruire legami di fiducia con i tuoi prospect fino a farli clienti. Grazie a questi eventi online puoi intervenire in ogni parte del funnel e raggiungere centinaia di persone, in una sola volta e con un unico mezzo. Noi consigliamo spesso, ad esempio, di organizzare webinar gratuiti di 45 minuti solo per la lead generation, oppure di organizzare eventi online con un pitch finale con lo scopo di vendere. 
  • Collaborazione online.
    Se ci conosci lo sai: noi di WebinarPro siamo un po’ sparsi per l’Italia, anzi a volte per il mondo. Collaboriamo sempre online, usiamo tool di condivisione e collaborazione real time e abbiamo sviluppato un metodo su misura per noi e le nostre esigenze. Organizziamo anche riunioni e momenti di brain storming, ovviamente tutto da remoto.Puoi farlo anche tu. Anche tu puoi collaborare con i tuoi clienti e/o con il tuo staff da ovunque tu sia (o ovunque siano loro). Non hai bisogno di prendere infiniti mezzi e non rischi di rimanere imprigionato nel traffico. Puoi portare avanti i tuoi progetti senza muoverti da casa o da ovunque tu voglia. Basta avere un pc, una connessione internet, cuffie e microfono. 
  • Conferenze con giganteschi numeri di partecipanti.
    Le conferenze web sono un’ottima soluzione quando devi organizzare una presentazione diretta a giganteschi numeri di partecipanti. Esistono piattaforme di videoconferenza che permettono ad un relatore di raggiungere in un’unica volta fino a 10.000 partecipanti. Numeri incredibili che sarebbero davvero difficoltosi da gestire in aula. 

Come avrai capito, il mondo delle conferenze web è molto più semplice di quello che può sembrare ad un primo impatto.

Avrai anche capito che i vantaggi di avere una piattaforma che ti permette di organizzarle può semplificare tantissime tue attività quotidiane.

Se vuoi saperne di più e devi raggiungere uno degli obiettivi che ti ho raccontato poco sopra, compila questo form e ti contatteremo per una consulenza gratuita sul tuo progetto!

 

 

Videoconferenze: i 5 vantaggi per le aziende

In questo articolo ti parlerò di come le videoconferenze possano portare benefici al tuo lavoro e nella tua professione: scopriamo insieme i 5 vantaggi delle videoconferenze per le aziende!

 

videoconferenze

Le videoconferenze in azienda

Alzi la mano chi non ha pensato almeno una volta che i meeting face-to-face siano scomodi, costosi e di intralcio all’organizzazione delle proprie giornate lavorative. Forse è arrivato davvero il momento di… mandarli in pensione!

Oggi le videoconferenze hanno praticamente solo vantaggi rispetto agli incontri di persona: sono strumenti potenti che permettono a più persone di parlarsi, scambiare informazioni e documenti anche a centinaia di chilometri di distanza. Tutto senza perdere tempo negli spostamenti! Anche partecipare è facile: basta avere a disposizione una connessione internet ad alta velocità (e chi non ce l’ha?).

Ma quali sono i veri vantaggi delle videoconferenze? Qui di seguito te ne elencherò cinque.

 

1# Con le videoconferenze risparmi denaro!

Che tu sia una piccola o grande azienda avrai di certo bisogno di comunicare con i partner, con le altre sedi o direttamente con i tuoi clienti. Ma dimmi: quanto ti costa una trasferta? E quanto risparmieresti utilizzando le videoconferenze?

Facciamo i conti. In media, il costo minimo di una trasferta in giornata è dato da:

  • mezzo di trasporto (aereo o treno) 150 €
  • trasporti pubblici urbani 6 €
  • pranzo 10/15 €

Totale delle spese di viaggio 170 € circa.

A queste spese vanno aggiunti i costi legati alle ore impiegate: un manager mediamente viene pagato 70/80 € l’ora. Considerando un probabile tempo improduttivo di circa 4 ore durante la giornata, la trasferta viene a costare all’azienda altri 280/300 €. In totale la spesa minima per una sola persona per un solo giorno di meeting può venire a costare all’azienda oltre 450€.

Pensa a quanto potrebbe ammontare il tuo risparmio annuo scegliendo le videoconferenze!

 

2# Le videoconferenze non ti fanno perdere tempo

Il secondo dei 5 vantaggi per le aziende offerti dalle videoconferenze è strettamente legato al primo. Infatti il tempo è denaro!

Sei stanco di passare ore immerso nel traffico per raggiungere un cliente? O magari devi vederti con il tuo team ma c’è sempre qualcuno in ritardo perché non trova parcheggio? Senza contare poi i costi di affitto per un’eventuale sala e i limiti di tempo strettissimi per evitare di sovrapporsi con gli impegni di un altro gruppo di lavoro!

Portare quasi a zero le ore di viaggio garantirà un incremento della produttività di tutto lo staff, perché tutti potranno godere di una maggior permanenza negli uffici aziendali e di un aumento di tempo per le attività più importanti. Non prendiamoci in giro: il tempo manca sempre e non ne puoi perdere nemmeno un po’! 

Ti faccio un’altra domanda. Ti capita mai di essere invitato ad una conferenza in cui la tua presenza è richiesta per poco tempo? Beh, anche in questo caso problema risolto! Con l’utilizzo delle videoconferenze ti basta entrare in call unicamente nell’orario di tuo interesse, senza sprechi di tempo ed energie.

 

3# Con le videoconferenze sono tutti più soddisfatti

Sì, proprio tutti: dipendenti, collaboratori e clienti. Infatti il terzo vantaggio per le aziende riguarda le risorse umane. Una comunicazione più efficace è il primo passo per migliorare la tua attività e aumentare la soddisfazione del tuo team e dei tuoi clienti. Grazie alle videoconferenze 

  • condividi più informazioni e ne perdi di meno! Grazie alla chat e alla condivisione di file infatti è più facile per tutti seguire la conferenza
  • puoi organizzare meglio gli incontri e chiedere più feedback. No, non sto dicendo di aumentare il numero di incontri con il tuo staff e perciò perdere ancora più tempo. Ti consiglio però di prendere in considerazione di ritagliare degli spazi unici con i membri del tuo staff dedicati al confronto.
  • c’è più tempo per i compiti importanti di ciascuno e conseguente riduzione dei livelli di stress, con un effetto positivo sull’umore generale
  • migliora il customer service. Il cliente sarà maggiormente coinvolto e si sentirà incluso in prima persona nella tua attività

 

4# Più organizzazione con le videoconferenze online

La possibilità di registrare le videoconferenze è sicuramente uno dei vantaggi più interessanti. Registrando le tue webconference

  • velocizzi la stesura dei verbali o dei resoconti delle riunioni, avere sempre a portata di clic l’audio e il video di un intervento su una decisione importante e una documentazione oggettiva e indiscutibile su ciò che è stato detto da ciascuno.
  • chi entra in un progetto in tempi successivi può avere a portata di mano tutta la documentazione necessaria: un “diario di bordo” completo ed immediato.
  • Eviti briefing e training individuali, risparmiando altro tempo e denaro. 

 

5# Attenzione all’ambiente!

Se hai letto la nostra mission dovresti saperlo: noi ci teniamo all’ambiente. E usare le videoconferenze è un modo per salvaguardarlo. Tra i 5 vantaggi per le aziende c’è anche la riduzione drastica del carbon footprint aziendale, un parametro per misurare l’emissioni di gas serra rilasciati dalle aziende. Introducendo le videoconferenze e diminuendo gli spostamenti inter/extraurbani diminuirai anche l’impatto ambientale della tua azienda.

 

Ti ho convinto ad utilizzare le videoconferenze?

Se la tua priorità è ottenere risultati migliori per la tua attività con meno spreco di tempo, denaro e energie, le videoconferenze –  con i loro 5 vantaggi per te e le aziende – sono la soluzione giusta per te! Esistono diversi software scaricabili e online, gratuiti o a pagamento, che ti permettono di effettuare videoconferenze online: ti rimando a qui per approfondimenti sui tool disponibili online. Oppure clicca qui per conoscere le nostre piattaforme per le videoconferenze!

 


 

Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

matteo-brunatiL'autore di questo articolo è Matteo Brunati. Racconta di lui...

Sono un ex nuotatore agonista, uno sportivo appassionato e anche personal trainer. Amo mettermi costantemente alla prova. Divoro serie tv e libri fantasy e mi dedico con interesse alla grafica e all'illustrazione, studiando e sperimentando tecniche tradizionali e digitali. Il mio sogno? Diventare un famoso illustratore e web designer.

Perché le conferenze Skype sono sempre più utilizzate?

Molti strumenti online ti permettono di rimanere in contatto, scambiare file e organizzare videoconferenze con colleghi o clienti, ma tra tutti ce n’è uno che spicca: Skype. In questo articolo ti spiego perché sono sempre di più le persone e le aziende che scelgono le conferenze Skype.

conferenze skype

Fare videoconferenze Skype è facile, divertente e coinvolgente!

Skype è uno dei più popolari servizi di chiamate, videochiamate e chat che puoi utilizzare a scopo personale o di business. Ma perchè le conferenze Skype sono sempre più utilizzate? Il segreto sta nella praticità del sistema stesso, soprattutto perché

  • l’interfaccia è chiara e intuitiva
  • la piattaforma è piacevole e personalizzabile, il che rende l’utilizzo del software un gioco da ragazzi e ti garantisce un’esperienza utente coinvolgente e divertente.
  • è intuitivo. Puoi muoverti all’interno del software grazie a delle pratiche icone che ti permettono di gestire il tuo profilo, cercare e aggiungere contatti ed effettuare chiamate Skype e conferenze Skype di gruppo.

Bastano pochi minuti per prendere un po’ di familiarità con la piattaforma. In men che non si dica sarai pronto per cominciare ad utilizzare tutte le sue funzioni in maniera completamente gratuita!

 

Skype vuol dire conference call gratis

Sì, hai capito bene, l’utilizzo di Skype non richiede alcun costo: il software è gratisPoter effettuare chiamate e videoconferenze Skype gratuitamente è forse il motivo principale per cui le conferenze Skype sono sempre più utilizzate. Dati alla mano, secondo una ricerca di We Are Social e Hootsuite Skype conta circa 300 milioni di utenti attivi.

Tra i servizi della piattaforma la videochiamata di gruppo Skype è probabilmente la più utilizzata dagli utenti. Quello che rende una conference call così attraente è la possibilità di interagire in maniera efficace e diretta con i propri interlocutori. Prova a pensarci: se dovessi affiancare il tuo team in un compito o contattare alcuni clienti che non vivono nella tua città, preferiresti scrivere una email oppure avviare una videochiamata Skype e interagire tramite video?

Non penso ci siano dubbi: le conferenze Skype sono popolari perché il formato video restituisce un’immediatezza che nessun altro strumento di comunicazione è in grado di darti.

 

Chiamata Skype o videochiamata di gruppo Skype?

Altro punto forte di Skype è la versatilità. Puoi scegliere se effettuare chiamate Skype singole oppure una videochiamata di gruppo (le conferenze Skype!). Analizziamo brevemente le due tipologie di chiamata.

  • La chiamata Skype singola è una normale chiamata telefonica che sfrutta uno specifico protocollo internet detto VoIP. Il risultato? Effettui chiamate gratis verso chiunque abbia un account Skype connesso a internet (a meno che tu non voglia chiamare fissi. In quel caso devi disporre di un abbonamento o di credito). Puoi anche convertire una chiamata Skype in una videochiamata: sul tuo schermo apparirà la persona con cui stai parlando e lei vedrà te.
  • La videochiamata di gruppo Skype è, in poche parole, una videoconferenza. Puoi effettuare videoconferenze Skype fino ad un numero massimo di 25 partecipanti per sessione. Per avviare una videoconferenza ti basta entrare nella piattaforma, cliccare su creare gruppo Skype, aggiungere i contatti che vuoi ne facciano parte e premere sull’icona a forma di telefono. In questo modo i membri online potranno rispondere e prendere direttamente parte alla videoconferenza Skype!

 

Kit videoconferenze Skype: con poco puoi fare molto

Perfetto! Dovresti aver chiaro perché tutti adorano le conference call gratis. Ora voglio svelarti un piccolo segreto per rendere le tue conferenze Skype perfette.

Per avviare una videochiamata o una videochiamata di gruppo Skype devi farti vedere e sentire dai tuoi contatti, perciò ti occorre un kit videoconferenza SkypeNon preoccuparti, probabilmente disponi già di tutto ciò che ti serve!

Se usi Skype dal computer portatile quasi sicuramente avrai webcam e microfono integrati. In questo caso per migliorare la qualità audio delle conferenze Skype puoi utilizzare un normale auricolare del telefono: la una resa del suono e della voce sarà migliore! Se invece trasmetti da computer fisso devi collegare una webcam e delle cuffie con microfono al tuo device. Vai poi nelle impostazioni per calibrare gli accessori.

L’azienda fornisce anche dei consigli sui parametri da impostare per le conferenze Skype in base al nostro sistema operativo, Windows o Mac OS.

 

Conferenze Skype o webinar? Questo è il dilemma!

A questo punto ti starai chiedendo perché dovresti organizzare un webinar quando puoi effettuare conferenze Skype gratis e facili. Vero? Se sei arrivato fin qui infatti ti sarai accorto che le caratteristiche di piattaforme come Skype, in particolare la facilità di utilizzo e il costo irrisorio, fanno di questo programma un’alternativa attraente alle piattaforme webinar.

Prima di salutarti però voglio fare con te una riflessione. Se confrontiamo tra loro Skype (o altri servizi di videoconferenza online gratuiti) e una piattaforma webinar ci accorgiamo che tra questi due strumenti esiste una differenza sostanziale. Quello che davvero cambia è il contesto.

Skype è uno strumento ottimo per conference call con i tuoi collaboratori o per gestire piccole riunioni interne al tuo lavoro. Ma

  • non assicura la stabilità della connessione
  • non consente di gestire la chat
  • non ci sono “ruoli” da rispettare

Per meeting aziendali, formazione interna o consulenze a distanza servono piattaforme stabili e create apposta per svolgere questo lavoro! Ti faccio solo un piccolo esempio: la chat. In contesti formali e professionali è necessario non disperde i messaggi degli altri partecipanti, raccogliere le domande in modo ordinato e tenere sott’occhio i feedback degli altri partecipanti. E questo avviene solo in piattaforme strutturate.

 

Cosa ne pensi? Raccontami la tua esperienza in un commento qui sotto :-)

 


 

Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

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L'autore di questo articolo è Andrea Lussignoli. Racconta di lui...

Studio Comunicazione all’Università e adoro i Social Media e il Web Marketing. Cerco di mettere in pratica ciò che imparo per riuscire a lavorare nel mondo digitale, una delle mie due grandi passioni. L’altra? Il karate.  Sono un po’ meteoropatico, ma con il sole divento cintura nera di vibrazioni positive.

Videoconferenza: cos’è e perché utilizzarla

In questo articolo ti parlerò di come usare efficacemente la videoconferenza nel tuo lavoro e nella tua professione come strumento di comunicazione e di formazione e…  capirai perchè utilizzarlo sin da subito!  

videoconferenza

Cos’è una videoconferenza?

Partiamo dall’inizio. La VideoConferenza (o WebConference) è un incontro fra più persone dislocate in sedi diverse e che avviene tramite un sistema in grado di incanalare il sistema audio e il sistema video sui dispositivi di tutti i partecipanti. Una conferenza online avviene dunque tramite

  • il canale audio, che permette agli uditori di ascoltare
  • il canale video, grazie al quale è possibile vedere la webcam dei relatori e del conduttore, le slide e contenuti vari

 

Perchè usare la videoconferenza

Ci sono diverse ragioni per decidere di usare subito la videoconferenza per il tuo lavoro. Elenco quelle che potrebbero interessarti di più.

  • Basta concordare data e ora e il gioco è fatto! Non c’è bisogno di nient’altro: niente più spostamenti, niente più traffico, niente più affitti di sale. Organizzare una videoconferenza è economico ed ecologico, e scommetto che all’ambiente ci tieni pure tu!
  • È facile e veloce. Puoi parlare con decine e decine di persone contemporaneamente, senza più nessun limite sul numero di partecipanti da dover concentrare in un’aula. Questo ti permette di dedicare il tuo tempo in aspetti più importanti, come la strutturazione dei contenuti e la tua preparazione
  • Oltre ad essere efficace, è anche divertente. Usare la tecnologia e scoprire le sue potenzialità sorprenderà te e i tuoi partecipanti. Questo consentirà di trasformare la tua conferenza e di renderla più stimolante ed interattiva. Come? Prova ad usare documenti condivisi e lavagne interattive.

 

La videoconferenza come strumento per la formazione

Come spiegano Luca Vanin e Fabio Ballor nel libro “Webinar Professionali. Progettare e realizzare eventi online coinvolgenti ed efficaci”, la videoconferenza è una tipologia di webinar, con caratteristiche specifiche:

  • il suo obiettivo è la presentazione
  • è una relazione pochi-a-molti
  • il focus è sui contenuti

 

La videoconferenza prevede una relazione pochi-a-molti ed è paragonabile alla classica lezione frontale. Durante la videoconferenza, infatti, conduttori e relatori presentano i contenuti e alla fine è prevista una rapida sessione di confronto, domande e risposte con i partecipanti. Per questo la videoconferenza è particolarmente adatta per incontri formativi o informativi.

Se il tuo obiettivo è un altro, leggi l’articolo “Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano” e scopri quale tipo di webinar è più adatto a te!

 

Come puoi erogare contenuti durante una videoconferenza?

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In una videoconferenza, i vari partecipanti vedranno sul loro schermo le webcam del conduttore e del relatore che parlano, dando informazioni e contenuti importanti. Ma non costringerli a vedere solo quello. Puoi rendere la videoconferenza più stimolante in tre modi.

 

  • Usa le slide! Le slide sono molto importanti per stimolare l’ascolto e l’attenzione degli uditori
  • Condividi il tuo desktop. In questo modo puoi far vedere in diretta dei video o, ad esempio, l’uso di un software o  di un tool.
  • Utilizza la chat, per condividere link o fonti esterne che i partecipanti potranno poi visualizzare o per raccogliere le domande.

 

Un altro aspetto importante: la piattaforma

A tal proposito, se hai pochi partecipanti, puoi tranquillamente usare Skype con la condivisione delle schermo. Inoltre, cercando sul web puoi trovare dei tool anche gratuiti per fare videoconferenze. Un’alternativa seria e professionale, è scegliere una piattaforma a pagamento, completa, versatile e adatta a diverse tipologie di comunicazione (se vuoi una mano, contattaci senza impegno!).

 

Vuoi provare a fare una videoconferenza? Parti subito!

Bastano poche e facili cose per cominciare a fare videoconferenze online.

  • Informati su come organizzare e su come presentare in un webinar.
  • Stabilisci il tempo necessario per realizzare la tua prima videoconferenza: quando la vuoi tenere? Quanto durerà? Di quanto tempo hai bisogno per prepararti? Sono tutti aspetti fondamentali che devi assolutamente tenere in considerazione per non farti cogliere impreparato ed avere il giusto tempo per organizzarti e prepararti.
  • Cerca le risorse che ti occorrono: economiche, tecnologiche e umane! Cosa ti serve per realizzare il tuo Webinar? Non parlo solo della piattaforma; mi riferisco anche agli strumenti che ti servono. Dai particolare attenzione anche alla qualità del materiale.

Sul nostro blog trovi tantissimi articoli che ti spiegano tutti gli aspetti nel dettaglio. Se preferisci (e penso proprio che lo farai!) puoi anche seguire i nostri webinar gratuiti tematici. Puoi trovare il calendario qui.

 

Riassumiamo…

Quando devi fare una presentazione, la videoconferenza ti offre moltissimi vantaggi. Li riassumo così:

  • Mostri le slide, oltre a condividere contenuti esterni e lo schermo. Tutto  in diretta!
  • Interagisci con i partecipanti tramite la chat, rendendo il tuo intervento stimolante ed interattivo.
  • Tu e i tuoi collaboratori potete raccogliere le domande (e le risposte) in un unico spazio accessibile a tutti.

Questo articolo è scritto sulla base del post 5 buone ragioni per programmare oggi la tua prima VideoConferenza“. Non so se l’hai notato, ma ho cercato di sviluppare ogni aspetto di cui ho parlato in tre punti, così potrai usarli e ricordali facilmente. Che dici, funziona?

 

Come vedi i vantaggi di usare una videoconferenza sono tanti. Sei interessato ad usare i webinar per la formazione? Scopri il nostro WebinarPro in Tour! Saremo a Milano, Palermo, Bologna e Roma con tre ore di formazione intensiva dal vivo per spiegarti tutto quello che devi sapere per fare webconference. Clicca sul pulsante qui sotto.

 

Scopri il Tour di WebinarPro!

 

 

Videochat Facebook Messenger: videoconferenze di gruppo

Videochat Facebook Messenger: il regalo di Natale

Facebook ha conluso il 2016 in bellezza.

E con un bel regalo.

Il nuovo aggiornamento di Messenger permette da Dicembre di effettuare videochiamate di gruppo. La nuova funzione è fruibile per Android, per iOS e per la versione desktop del famoso servizio di chat di Facebook.

La novità è strabiliante soprattutto per la questione numeri: è possibile visualizzare sul proprio schermo fino a sei videocamere in contemporanea con la possibilità di assistere, intervenire a voce e via messaggio per altre 50 persone.

videochat facebook messenger

Come funziona la Videochat Facebook Messenger

Come da filosofia del social network più utilizzato al mondo, questo nuovo servizio di videoconferenza di gruppo è molto semplice: basta aver aggiornato l’applicazione alla versione più recente e avere una buona connessione internet.

Dopo aver creato una chat di gruppo (o averne selezionata una esistente), tutto quello che devi fare è cliccare sull’icona della videocamera sull’angolo destro dello schermo. Tutti i partecipanti alla chat ricevono una notifica e possono decidere di partecipare quando vogliono.

Esiste anche la possibilità di inviare la notifica ad un gruppo ristretto all’interno della chat di gruppo.

Come accennato prima, fino a 6 partecipanti è possibile visualizzare contemporaneamente la videocamera. Superati i 6, Messenger permette di visualizzare la videocamera di chi sta parlando in quel momento.

Di seguito un breve video realizzato da Facebook dove viene rapidamente spiegato come utilizzare il servizio:

Il nuovo panorama delle videoconferenze

Questa novità è l’ulteriore testimonianza del valore che i colossi del settore ICT riconoscono nell’erogare servizi di videoconferenza: seppur studiato per scopo ludico e di intrattenimento, quest’ultimo strumento permette la condivisione di video, audio, testo scritto e immagini con 50 persone contemporaneamente.

Non parliamo quindi di numeri piccoli!

Una considerazione iportantissima, tuttavia, va fatta.

In un panorama sempre più ricco di soluzioni gratuite, veloci o a basso costo per poter tenere vere e proprie videoconferenze, il rischio è quello di perdere di vista la reale differenza tra un servizio di videochat (perfetto per raggiungere i propri amici sparsi nel mondo, per sentirsi vicini a parenti lontani o, perchè no, comunicare e lavorare agilmente con il proprio gruppo di lavoro) e una piattaforma professionale di videoconferenza.

Dove sta la differenza?

La differenza sta nella parola professionalità: i live di Facebook o la neo-nata funzione di videochat di gruppo sono sicuramente strumenti straordinari, ma non permettono comunque quel risultato professionale assicurato da software più elaborati e da una strategia strutturata.

Tenere una videoconferenza, un webinar o una riunione online di livello professionale significa utilizzare strumenti che consentono di trasmettere video e audio ad alta definizione, nella possibilità di monitoraggio delle azioni dei partecipanti, nella stabilità della trasmissione e nella possibilità di condividere documenti di lavoro e presentazioni.

Le videochat di gruppo, i social live streaming, non sono webinar.

Chi vuole utilizzare le videoconferenze come strategia di marketing e formazione deve affidarsi a soluzioni professionali e a professionisti del settore.

Il rischio di sfigurare è alto e lasciare spazio di manovra ai propri competitor è alto.

 

 

 

 

 

 

 

7 trucchi per apparire al meglio nelle videoconferenze

Webinar gratuiti, videoconferenze, riunioni online, formazione a distanza: basta davvero una piccola preparazione per apparire al meglio in ognuna di queste occasioni. E anche molte di più!

videoconferenze

 

L’esperta di etiquette Jacqueline Whitmore ha applicato la sua esperienza al mondo della video-comunicazione online dal vivo e creato un articolo per la rivista Entrepreneur dove regala 7 consigli per una perfetta presenza in webcam (7 essentials for looking your best in Video Conference Calls)

Vediamoli nel dettaglio:

Illumina l’ambiente

La luce e la sua angolazione sono importanti durante una video conferenza esattamente come per uno shooting fotografico.

Come regola generale, evita luci fluorescenti, che possono proiettare ombre. Evita anche luci sopra la testa: possono creare ombre scure sotto gli occhi e accentuare eventuali occhiaie.

Posiziona la tua fonte di luce primaria dietro alla tua webcam. In questo modo, la luce e la webcam puntano nella stessa direzione.

Per un effetto migliore puoi anche utilizzare due luci dietro alla camera, una a destra e una a sinistra.

Importante: per un’immagine migliore la webcam deve essere posizionata al livello dei tuoi occhi. Se stai usando un portatile, mettici qualcosa sotto per sollevarlo fino a che i tuoi occhi non sono allo stesso livello della webcam.

Scegli uno sfondo neutro

Che tu sia a casa o in ufficio, assicurati che il tuo sfondo sia professionale. Nel meno sta il più: qualsiasi oggetto come quadri, cornici con foto di parenti e amici possono essere un elemento di distrazione per la persona che stai incontrando virtualmente. Lo stesso vale per tutte quelle cose che ti fanno sembrare poco professionale.

Consiglio: siediti alla tua scrivania e fai uno screenshot dalla webcam per vedere come gli altri vedono il tuo sfondo. Rimuovi tutti gli oggetti sul tuo muro o la tua scrivania che possono far distrarre dal bran della tua compagnia.

Considera l’idea di designare un muro del tuo ufficio o di casa tua come “muro della tua azienda”.

Vestiti al meglio

Evita righe e fantasie e scegli le tinte unite: una fantasia troppo lavorata potrebbe creare fastidiosi effetti video.

Elimina le distrazioni

Se hai animali, bambini e parenti per casa, ricordati sempre di avvisare che sei in diretta online e, se puoi, chiudi la porta della stanza dove ti trovi: in questo modo eviterai di essere interrotto o di trasmette in diretta urla e litigi di chi si trova intorno a te.

videoconferenze

Usa i tuoi appunti con strategia

Se hai bisogno di buttare un occhio ad alcuni appunti durante la tua video conferenza, scrivili su un foglio di carta e attaccali accanto alla tua webcam. Questo può aiutarti a stare sul sentiero nel caso diventi nervoso e il tuo sguardo non si allontanerà mai dalla webcam.

Mantieni il contatto visivo

Quando parli ricordati di guardare direttamente in camera: in questo modo sarà come guardare negli occhi il tuo interlocutore. Non farti distrarre dalla tua immagine o dalla webcam di chi parla con te.

Assicurati la miglior qualità audio e video

Se fai numerose videoconferenze, considera nell’investire in microfoni e webcam diversi da quelli integrati del tuo pc. Puoi trovare i migliori strumenti da utilizzare in questo articolo: https://www.webinarpro.it/2016/08/attrezzatura-webinar-strumenti-che-fanno-per-te/

La pratica rende perfetti: segui questi consigli e vedrai che in poco tempo raggiungerai un risultato professionale!

Se vuoi leggere l’articolo originale, puoi farlo da qui: https://www.entrepreneur.com/article/294107

… Segui WebinarPro per migliorare le tue videoconferenze!

Lo ammetto, questo consiglio non è di Jaqueline Whitmore: ma se vuoi rimanere sempre aggiornato sui webinar, videoconferenze, smart working, public speaking online e vendita online, registrati alla nostra newsletter da qui! 

Videoconferenze Amazon: una rivoluzione negli eventi online?

Videoconferenze Amazon: cosa possiamo aspettarci?

Videoconferenze Amazon e forse il mondo dei webinar potrebbe vivere una nuova rivoluzione.

Il web ha parlato e noi siamo in ascolto: Amazon, la famosissima azienda di Seattle, potrebbe essere in procinto di lanciare un servizio di videoconferenze.

Una notizia bomba, insomma.

videoconferenze amazon

 

Le prime voci sono partite a fine mese scorso da TechCrunch, blog sul campo tecnologia e informatica. Gli indizi sono chiari: il colosso americano infatti ha acquisito negli scorsi mesi Twich e Elemental Technologies e, precedentemente nel 2015, ha acquisito Biba Systems, startup di San Francisco che sviluppa sistemi di videoconferenza.

La notizia dell’acquisizione della Biba Systems, scoperta a fine Novembre scorso, ha incontrato il silenzio stampa di Amazon: interpellata sul fatto, non ha voluto replicare.

Intanto i brevetti della Biba relativi ad un sistema di videoconferenza e allo streming audio sono passati ad Amazon Technologies negli ultimi mesi.

Le intenzioni dell’imbattibile colosso di e-commerce sembrano quindi molto limpide: creare una piattaforma di streaming audio e video che potrebbe, potenzialmente, spazzare via in poco tempo tutti i competitor. Secondo alcune indiscrezioni Amazon ha mostrato una demo su un nuovo sistema di videoconferenze ad un gruppo ristretto di persone.

 

Cosa potrebbe cambiare con il sistema di Videoconferenze Amazon?

Se Amazon dovesse rilasciare un sistema di videconferenze valido ed efficiente, da colosso diventerebbe un vero e proprio competitor di nomi come Microsoft.

Il passo potrebbe essere una naturale conseguenza alla vendita di servizi legati al cloud che già offre per le aziende.

Siamo davanti ad una potenziale bomba ad orologeria nel panorama delle videoconferenze! La realizzazione di Videoconferenze Amazon in questo campo non sarebbe altro che un’ulteriore conferma di quanto il settore stia prendendo piede: il futuro si sta muovendo verso una chiara direzione!

 

Videoconferenze Amazon e una possibile (necessaria) rivoluzione

Ma perché siamo così curiosi in merito al nuovo sistema di videoconferenze Amazon? Non è semplicemente uno dei tanti sistemi attualmente disponibili?

Come dire, ce n’era proprio bisogno?

Le piattaforme Webinar, dal loro avvento agli ultimi mesi sono sicuramente cambiate molto e ogni nuovo player nel settore ha sempre ampio spazio di creatività. Del resto, gli strumenti crescono anche in base alla velocità di evoluzione del loro utilizzo. Detto diversamente, più le persone utilizzano uno strumento, materiale o digitale, più emergono esigenze e bisogni prima inespressi, o semplicemente inesplorati.

In tal senso, probabilmente le piattaforme webinar potevano evolvere molto di più di quanto, in effetti, abbiano fatto negli ultimi 5 anni. L’entrata di un sistema di videoconferenze Amazon sta a significare che l’intero settore potrebbe avere una spinta notevole e la competizione e la concorrenza potrebbero avvertire l’esigenza di qualche salto qualitativo.

Insomma, possiamo affermare che una simile novità muoverebbe tante altre dimensioni nel settore.

 

Da dove abbiamo preso le informazioni sul sistema di WebConference Amazon

Per ora si tratta solo di rumors e indiscrezioni, ma sicuramente nei prossimi mesi (anzi, probabilmente nelle prossime settimane!), spunteranno altre novità.

Qui in WebinarPro rimaniamo sempre in ascolto e sull’attenti per tenervi aggiornati, stay tuned!

Abbiamo raccolto le informazioni da:

 

E le altre piattaforme?

Una novità che chi ci segue conosce da tempo è l’evoluzione del mondo Citrix, che con il nuovo sistema GetGo potrà dall’inizio del 2017 darci enormi soddisfazioni.

La notizia non è certo nuova. Nel WebinarBlog, uno degli ultimi rimasti a offrire informazioni fresche sul mondo dei webinar, Ken Molay quest’estate annunciava col titolo Citrix Names Collaboration Spinoff – GetGo questa piccola rivoluzione.

Noi lo sapevano dalla primavera ma ci era stato chiesto di tenercelo per noi!

Nel corso dell’ultimo semestre abbiamo assistito dall’interno a una grande crescita di GotoMeeting, GotoWebinar e GotoTraining, e a breve faremo una rassegna delle principali novità.

Con la nascita di un vero e proprio spin off e il distacco della famiglia GoTo dal mondo Citrix (e GetGo potrebbe rappresentare un ulteriore salto di qualità in questi strumenti), possiamo sicuramente attenderci grandi sorprese!

Videoconferenze professionali: sette frasi da evitare

E’ inevitabile: una volta entrata a far parte del mondo di WebinarPro, seguire videoconferenze professionali è diventato il mio pane quotidiano.

Negli ultimi mesi ho assistito a centinaia di webinar: formativi, tecnici, promozionali. Con una decina di partecipanti o con più di cinquecento.

In regia o come semplice spettatrice.

Ti svelo una grande verità:

Il modo in cui apri la tua presentazione online fa la differenza tra un risultato professionale o un risultato approsimativo.

Come dice il detto, chi ben comincia è a metà dell’opera: niente di più vero anche quando si parla di videoconferenze professionali.

Ho individuato le dieci frasi tabù con le quali non aprire mai, per nessun motivo al mondo, la propria presentazione online.

videoconferenze professionali

 

Videoconferenze professionali: sette frasi tabù

  1. “Mi sentite?!”
    Aprire un webinar, guardare dritto in webcam e pronunciare questa frase è un po’ come prendere in mano un microfono davanti ad una platea, tamburellarci sopra con le dita e dire “prova, prova”.

    Sicuramente in fase di preparazione del tuo evento online hai già sperimentato la piattaforma che stai per utilizzare, assicurandoti che tutto funzioni correttamente.Salutando i tuoi partecipanti con un sorriso caloroso e un energico ciao entri subito in empatia con chi è in linea e soprattutto trasmetti sicurezza, fiducia e professionalità.
  2. “Mi vedete?!”
    Discorso analogo al precedente: sei su una piattaforma webinar che conosci e hai già sperimentato. I tuoi partecipanti ti vedono e ti sentono, nel caso contrario saranno loro che te lo comunicheranno via chat.

    Per questo per un risultato professionale è importante avere qualcuno che si occupi della regia: una figura che si dedichi unicamente alla risoluzione dei problemi tecnici, lasciandoti libero di concentrarti sui tuoi partecipanti e i contenuti che andrai ad esporre.Per saperne di più sulla regia webinar, leggi il post “Regia webinar: cos’è e come funziona“.
  3. “Riuscite a vedere le slide? Vedete il mio schermo?”
    Il terzo grande classico di una presentazione online approsimativa: così come audio e webcam, è importante verificare qualche giorno prima come funziona la condivisione dello schermo.

    I primi tre minuti della tua presentazione sono fondamentali: se non trasmetti la giusta energia, potresti perdere immediatamente una grossa percentuale del tuo pubblico.

    In un webinar uno spettatore scontento ed annoiato non deve nemmeno alzarsi dalla sedia e uscire dall’aula: basta solamente un clic per perdere un potenziale cliente.Devi essere efficace fin dal primo secondo della diretta.
  4. “Nessuno sta scrivendo in chat”
    Mai, mai, mai e poi mai! Se sei alle prime armi e non riesci a creare il giusto engagement, crea almeno l’illusione: se la chat è chiusa puoi far finta di rispondere ai saluti dei tuoi partecipanti.

    In questo modo si sentiranno più spronati e cominceranno a interagire con te.
  5. “Ma ci siete? Perchè non interagite?”
    Sulla falsa riga della precedente. Frase assolutamente pericolosa che comunica cattiva gestione e controllo di quello che  sta accadendo all’interno del webinar.
  6. “Scusate ma non sono molto esperto di questa tecnologia”
    Ho sentito dire questa frase milioni di volte: è la giustificazione che tutti danno quando appare il primo minimo problema tecnico.

    Padroneggiare la tecnologia durante un webinar è fondamentale per far capire a chi ti segue di potersi fidare di te.

    Se durante un webinar (dove magari stai promuovendo i tuoi servizi) ti mostri impreparato e inesperto la tua immagine professionale potrebbe risentirne.
  7. “Scusate ma io preferisco vedere le persone in faccia”
    L’imbarazzo iniziale che può creare un pubblico invisibile spesso gioca brutti scherzi: durante molte videoconferenze professionali ho sentito dire questa frase e sicuramente l’effetto non è dei più piacevoli.

    Il segreto di un webinar vincente è proprio quello di creare la stessa empatia e interazione di un’aula tradizionale: esprimere disagio e imbarazzo durante una presentazione online rompe bruscamente l’atmosfera creata.

Segnalate da voi!

Ecco alcune delle peggiori frasi sentite e segnalate da voi!

  • E’ la prima volta che presento in un webinar
  • Io con questi cosi qua non ci so fare
  • Non sono riuscito a fare (…)”

Insomma, nel mondo delle videoconferenze professionali se ne sentono davvero di tutti i colori.

Rimani in ascolto per scoprire le frasi perfette per aprire i tuoi webinar e fidelizzare il pubblico!

 

 

 

 

Webinar in Azienda: quando e perché non funzionano!

Webinar in Azienda: sembra essere quasi una certezza, un dato di fatto, eppure i Webinar Aziendali rappresentano ancora una sorta di buco nero, un vortice entro il quale i responsabili delle risorse umane, della comunicazione e del marketing di ogni azienda si perdono.

webinar in azienda come fare

 

Diamo per scontato che tu sappia a cosa stiamo facendo riferimento: i Webinar Aziendali sono eventi creati per rispondere a due tipi di esigenze fondamentali, ossia comunicare verso l’esterno e comunicare verso l’interno dell’organizzazione. Abbiamo quindi due direzioni:

  • Webinar Aziendale per i dipendenti, collaboratori, partner
  • Webinar Aziendale per i potenziali clienti o per coloro che sono già clienti

In entrambi i casi le insidie sono molte e vanno ben oltre le classiche ricerche che farebbe il dipendente di un’azienda per capire come muoversi. Vuoi qualche esempio? Semplice:

  • Come organizzare un webinar in azienda
  • Quale piattaforma usare per i webinar aziendali
  • Come aumentare la partecipazione al webinar

Vero che ci hai pensato?

Ecco, i problemi sono altri e sono molto più complessi dello scegliere la piattaforma webinar più adatta per l’azienda. Vediamone alcuni.

Il Webinar Aziendale è… aziendale!Come fare un webinar aziendale

Non è un gioco di parole. Se un libero professionista vuole organizzare un evento online per qualsiasi obiettivo (creare leads, vendere, lanciare, farsi conoscere, ecc.) ha solo un ostacolo: se stesso! Non deve rendere conto a nessuno, non deve chiedere il permesso al proprio capo, non deve far ei conti con i vari uffici accanto al proprio.

In azienda è diverso: ogni passo, ogni decisione, ogni movimento che possa in qualche modo diventare strategico deve essere combinato e coordinato con tutti gli altri. Se ti piace la metafora, nel primo caso sei uno sportivo che gioca in solitario, nel secondo sei un giocatore di una squadra!

Questo aspetto produce conseguenze incredibili in termini di progettazione, realizzazione e ritorno dei risultati. Eccone alcuni:

  • Tempi troppo lunghi
  • Modalità macchinose e iper-legalizzazione del processo
  • Appesantimento dello stile di comunicazione
  • Iper-responsabilizzazione di ogni attore coinvolto
  • Iper-coinvolgimento degli stakeholder

Non è poco!

Il Webinar in Azienda è uno strumento! E un’arma pericolosa!

E come ogni altro strumento deve essere usato con perizia, strategia, competenza.

Ma, pensai: quanto tempo hai impiegato a imparare le cose che hai imparato sino ad oggi? Quanti corsi hai frequentato? Quante prove hai effettuato?

[Tweet “Il Webinar in Azienda può essere un boomerang, un’arma pericolosa!”]

(Condividilo liberamente se anche tu credi sia così!)

Questo tempo, in azienda è molto importante e… rappresenta un costo! È per questo motivo che molte aziende – e magari anche la tua! – rallentano la decisione di agire in questa direzione, e hanno timore di usare i Webinar in modo efficace: meglio usare quello che conosciamo meglio!

Inoltre pensaci: immagina di avere 1.000 partecipanti e immagina di sbagliare qualcosa, qualsiasi cosa! Hai presente l’impatto sull’immagine, sulla credibilità, sul tuo brand?

 

Il Webinar Aziendale può capitare a sorpresa!

Un terzo aspetto molto sottovalutato è la tempistica.

È vero, molte aziende hanno piani strategici a medio e lungo termine, permettendo ai loro dipendenti e collaboratori di adattarsi, di metabolizzare il cambiamento, di gestirne tutti gli aspetti più delicati.

Ma è anche vero che sono tante le organizzazioni che improvvisano, che seguono le mode, che si lasciano trascinare dall’impulso!

Abbiamo conosciuto decine di aziende che in tempi minimi, tipo una-due settimane volevano organizzare il loro primo evento, senza sapere nulla dell’argomento! Puoi immaginare non solo l’impatto sui diretti responsabili, coloro che si trovavano davanti o dietro la webcam, ma anche i risultati!

webinar aziendale come si fa

Insomma, il Webinar in azienda può essere uno strumento straordinario per fare formazione aziendale, comunicare, lanciare, vendere prodotti e servizi, per tenere legati dipendenti e collaboratori che sono lontani dalle sedi. Ma devono essere eventi progettati e, soprattutto, realizzati con cura e precisione, prestando molta attenzione alle regole del gioco!

Ora, in vista della preparazione del Webinar del 30 settembre Webinar Aziendali, stiamo raccogliendo un po’ di idee e vorremmo aver eil tuo parere, per arricchire l’evento di risposte concrete ai bisogni dei nostri iscritti.

QUAL È LA TUA ESPERIENZA CON I WEBINAR AZIENDALI?

Raccontaci cosa ne pensi, quali esperienze hai avuto, sia come partecipante che come relatore.
Lasciaci il tuo commento qui sotto!

Webinar: tre tipologie che non hai ancora considerato. Scommettiamo?

Webinar. Ormai lo sai che raccoglie in sé tanti di quelle tipologie di eventi che è difficile categorizzare: riunioni online, videoconferenze, seminari formativi, webmeeting, conference call e via dicendo.tipologie di webinar

Esistono però tre tipologie generali che non riguardano tanto il cosa viene fatto, ma il come viene erogato il Webinar. E ognuno di queste tre tipologie di eventi può essere efficacemente utilizzato per diverse tipologie di contenuti e diverse famiglie di obiettivi strategici.

Preparati a rimanere folgorato da questa differenziazione, perché per la prima volta non ci troverai critici, anzi!

Ricordati però:

  • La differenza non riguarda la tipologia di contenuti
  • Non è la piattaforma a definire la famiglia di Webinar, anche se per due di questi la piattaforma fa la differenza (come vedrai tra poco)
  • Gli obiettivi possono essere identici, ma ogni famiglia di Webinar è più adatta ad alcuni particolari obiettivi e target
  • Il concetto di Ibrido che leggerai tra queste tipologie non fa riferimento agli eventi dal vivo (ad esempio un corso in aula o un congresso) trasmesso online.

3 TIPOLOGIE webinar

WEBINAR DAL VIVO (Hic et nunc!)

Ok, questo ormai lo conosci: ti colleghi dal vivo, con una piattaforma online ed eroghi il tuo evento online, interagendo (molto!) con i tuoi partecipanti collegati in quel momento.

Qui (ossia nella piattaforma webinar) e ora. Tutto in modalità sincrona.

Questa modalità è l’unica adatta a una sessione che richieda alle persone di agire contemporaneamente: proporre idee, soluzioni, discutere posizioni, creare insieme qualcosa. ad esempio, per il brain storming non puoi che usare questa modalità.

 tipologie eventi online

WEBINAR A-SINCRONO (WEBCAST)

Quando ti invitano a un evento che si tiene in Italia alle 2 del mattino i casi sono due: o si tratta di un evento per nottambuli, oppure è registrato! Nessuno senza una valida ragione (ad esempio comunicare con chi sta dall’altra parte della terra) fisserebbe un orario di questo tipo!

I Webcast, camuffati da Webinar, sono la peggiore maledizione per chi, come noi, ha deciso di creare eventi dal vivo e che ha una filosofia particolare in merito: il webinar è dal vivo, per noi e per tutti coloro che vogliono interagire con i partecipanti e costruire con loro l’evento.

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PER CAPIRE MEGLIO COSA PENSIAMO DI CHI NON TI DICE CHE IL WEBINAR È STATO REGISTRATO, LEGGI IL NOSTRO POST:
Webinar VS. Webcast: quando ti stanno prendendo in giro!

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youtube webinar hangout

Il Webcast è una registrazione di un evento già accaduto, oppure la costruzione di un evento ad hoc, montato, ottimizzato ed erogato, ad esempio con Youtube. Alla fine, tutto ciò che trovi su Youtube è un Webcast!

Esistono piattaforme (le cosidette Marketing Machine) che permettono l’erogazione di un webcast camuffato da Webinar. E, alla fine dei conti, ti stanno prendendo in giro, se non ti dicono che l’evento è stato registrato!

 

WEBINAR MISTO, O IBRIDO (LIVE WEBCAST)

Esiste poi una terza modalità di erogazione dell’evento, che possiamo definire Live Webcast (occhio che l’abbiamo inventato noi, quindi attenzione ad usare questo termine senza citarci! ;-) )!

webinar dal vivo

Viene registrato un video, come se fosse un Webinar o un Webcast, montato, ottimizzato, valorizzato per quanto riguarda il livello qualitativo dell’immagine e dell’audio. Insomma un prodotto perfetto! Poi viene trasmesso, esplicitando che si tratta di una registrazione, ma che è possibile interagire dal vivo con le altre persone che stanno partecipando, inclusi ovviamente i responsabili stessi del video, magari i relatori e i formatori stessi.

Differisce dall’Automated Webinar per una caratteristica: questo è in parte dal vivo, mentre quello automatico, spesso è quasi completamente a-sincrono, senza alcun accento sul fatto che qualcuno ci sia dietro la chat!

È una questione non solo di onestà ma anche di professionalità: perché prendere in giro i tuoi partecipanti, quando puoi essere sincero e spiegare che hai realizzato prima l’evento perché volevi proporre il massimo livello e che però sarai lì a fornire supporto e risposte in tempo reale alle loro richieste. Non è più bello, trasparente, professionale ed elegante così?tipi di eventi online

Quello che noi abbiamo coniato come Live Webcast (un po’ un ossimoro, se vuoi!) può essere di almeno due tipi: semplice e complesso.

Il Live Webcast Semplice prevede un webcast (quindi registrazione) seguito da una sessione dal vivo di domande e risposte. Quindi: ti guardi il video e durante l’evento, poni le tue domande al relatore. In Italia c’è un formatore abbastanza famoso (e pure bravo!) che usa questa formula, senza dirlo ai suoi partecipanti. No, non te lo diremo nemmeno sotto tortura chi è! :-).

Il Live Webcast Complesso, invece, raccoglie più formati insieme nello stesso evento: Video da Youtube, sessione video dal vivo, altri video, sessioni dal vivo via chat, e via dicendo. In questo caso sei di fronte a un Signor-Evento, che sfrutta la potenza delle Marketing Machine, valorizzando l’esperienza e non prendendo in giro i partecipanti.

Di fronte a coloro che organizzano eventi di questo tipo, va il nostro inchino e rispetto, seguito da un rumoroso Cinque all’americana! Sono dei nostri! ;-)

E tu, quale tipologia di evento preferisci? A quale ti affiderai quando organizzerai il tuo prossimo Webinar?

Webinar e Aula virtuale: i consigli degli esperti per fare formazione online dal vivo

Aula virtuale è uno dei modi con cui si indica il WebTraining, ovvero il Webinar utilizzato come strumento di formazione.

E in effetti, il concetto di Aule virtuali rende bene l’idea di quello che accade in piattaforma durante un Webinar:

  • più persone sono raccolte nello stesso spazio virtuale
  • avviene un percorso più o meno lungo di formazione online
  • lo scambio è sincrono (ovvero qui, virtualmente, e ora)
  • si delineano i classici ruoli della formazione: docente, tutor e discente/partecipante
  • vengono erogati contenuti in forma più o meno collaborativa

La lista potrebbe continuare a lungo e l’aula virtuale utilizzata nel WebTraining è sicuramente una delle soluzioni più adatte per fare formazione online sincrona.

aula virtuale

Cosa devi sapere prima di organizzare un’aula virtuale

Se sei un formatore con una certa esperienza devi subito capire che l’aula virtuale è diversa dall’aula tradizionale e prima lo capisci, maggiori sono le probabilità che tu possa ottenere esattamente quello che desideri.

Ecco le principali differenze, partendo dal presupposto che l’aula a cui facciamo riferimento sia composta da almeno una decina di persone e facendo finta che tecnologia e consocenze pregresse siano più o meno simili per tutti.

  1. Non vedrai in faccia i tuoi partecipanti, almeno nella maggior parte delle piattaforme webinar
  2. Non avrai feedback “ricchi”, ma solo poche righe in chat o risposte condensate in sondaggi
  3. La densità di un’ora di webinar equivale indicativamente a 2-3 ore di aula tradizionale
  4. I contenuti che hai preparato per l’aula tradizionale devono essere rivisti
  5. Le slide che usi solitamente vanno modificate
  6. L’interazione tra i partecipanti è meno ricca dal punto di vista comunicativo, ma non per questo meno efficace
  7. Il tempo è il tuo peggior nemico
  8. Lo spazio è circoscritto alla piattaforma virtuale del webinar ma può essere esteso anche oltre
  9. I partecipanti potrebbero avere alcune resistenze o difficoltà nell’uso della tecnologia

Con queste prime osservazioni, puoi già farti un’idea di come un’aula virtuale possa modificare il tuo atteggiamento nei confronti del processo formativo.

Se vuoi farti un’idea ancora migliore di cosa accada durante un webinar, scarica gratuitamente il nostro E-Book “Manuale pratico del Relatore 2.0“.

Come progettare un’Aula virtuale via Webinar

aula virtuale vecchio stile

Abbiamo raccolto per te alcuni consigli pratici per organizzare la tua prima videoconferenza formativa in modo che la tua Aula Virtuale possa essere efficace e soddisfacente sia per te che per i partecipanti al tuo corso online dal vivo.

 

1. Rivedi la struttura dei contenuti per il Webinar

Una sessione di formazione online tramite il Webinar è molto diversa dall’aula. Il tempo è concentrato e in quell’ora non avrai particolari distrazioni o lunghe interruzioni: essendo tutto sommato contenuta l’interazione tra i partecipanti, non avrai lunghi case studies personali e digressioni filosofiche sul sesso degli angeli… No, sarai tu, i tuoi contenuti e loro.

Devi immaginare di riempire di contenuti tre slot da un quarto d’ora: è il metodo delle scatole che abbiamo insegnato e approfondito in Speed Webinar. Ogni slot, o scatola, conterrà una trattazione completa di una parte del programma e sarà seguito da un’interruzione in cui interagirai con i partecipanti, chiedendo se ci sono domande, somminsitrando un sondaggio, chiedendo loro di fare concretamente qualcosa.

Quindi alternerai cicli dinamici (vedi il libro Webinar professionali) di un quarto d’ora/venti minuti circa.

 

2. Rivedi e modifica le slide, adattandole all’Aula Virtuale

Il mdoello che devi avere in mente è quello di Presentationzen. Idee semplici su come progettare e tenere una presentazione di Garr Reynolds: semplicità, uso accorto e misurato delle immagini, story telling in mano al relatore e non alla slide.

Significa, in sostanza, preparare le slide per un Webinar con un occhio attento a questi punti chiave:

  • Poco testo
  • Immagini evocative e, possibilmente, simpatiche
  • Uso dell’ironia e dell’umorismo
  • Animazioni che costruiscono progressivamente la slide

Per il numero delle slide, dipende da te: se sei sufficientemente bravo a tenere il tempo, una slide al minuto è l’ideale, altrimenti anche una ogni due minuti di erogazione del contenuto che, ricorda, in un’ora è complessivamente di circa 30-40 minuti!

[Tweet “Per un’ora di #Webinar puoi preparare dalle 20 alle 35 slide. Accetti la sfida? :-)”]

3. Predisponi dei momenti di scambio con i partecipanti

Scambio significa interazione, condivisione, collaborazione. E in termini pratici: sondaggi, domande, cose da fare, idee da scrivere, esercizi da fare, esplorazioni nel web.

Non si tratta solo di domande del tipo “Tutto bene? Mi sentite?”. Dai che puoi farcela!

 

4. Testa la tecnologia che stai usando

usare i webinar per le aule virtualiFai prove su prove, cerca videotutorial che spieghino come usare nello specifico il tuo software per webinar.

Noi stiamo realizzando percorsi specifici, poco tecnici e molto pratici: se ti registri a WebinarPro ti terremo aggiornato sulle date dei Webinar gratuiti e dei corsi per professionisti di Webinar.

La tecnolgoia Webinar per le Aule virtuali deve essere una marcia in più, non un freno. Deve consentirti di fare più cose, non restringer eil tuo campo d’azione. Nei nostri corsi, ad esempio, insegniamo alle persone a non fermarsi alla piattaforma webinar, ma di sfruttare strumenti e servizi esterni, esattamente come quando sei in aula e vuoi cercare soluzioni innovative: non ti limiti alle slide, ma fai qualcosa di completamente diverso.

Per fare i test bastano poche persone, tre o quattro amici ch eti danno una mano e ti offrono feedback.

Ma attenzione: dividi i ruoli, in modo da sapere esattamente da ognuno cosa vede e come vive l’esperienza.

5. Fatti dare una mano dagli esperti

E’ chiaro che la piattaforma webianr per le aule virtuali è fondamentali.

Se è la prima volta che la usi, non esitare a chiedere consiglio a chi ne ha già organizzato tantissime Aule Virtuali (e ne hai un esempio qui!)

I consigli pratici e i suggerimenti per realizzare un’aula virtuale efficace e veramente stimolante sono il miglior toccasana per gestire l’ansia del Relatore di cui parleremo prossimamente!

Se vuoi, contattaci per avere qualche consiglio su quale piattaforma usare, su quali soluzioni adottare e segui i nostri Webinar gratuiti, anche se non sono strettamente connessi con il tuo argomento.

 

6. Goditela!

come condurre un'aula virtualeSe ami fare formazione ed è il tuo lavoro, devi vivere los tesso piacere nel fare un webinar!

L’aula virtuale è un modo efficace, divertente, simpatico e stimolante per entrare in contatto con le persone e per fare formazione online. Ma devi divertirti, viverla come un gioco, lasciarti incuriosire dalle opportunità che ti offre.

Non pensare al limite di non vedere in faccia le persone: loro ti vedono ed è sufficiente.

Durante un’aula virtuale via Webianr è possibile formare, trasmettere idee e contenuti, collaborare online e imparare insieme molte cose. Goditi pienamente questa esperienza e se hai dubbi, contattaci: saremo lieti di scambiare qualche idea in merito!

 


 

 

Vuoi imparare a condurre un Webinar Formativo?

Vuoi conoscere i trucchi del mestiere per organizzare un’Aula virtuale di successo? Preparati: stiamo per avviare a Palermo, Milano, Bologna e Roma con il WebinarPro in Tour!

 

Voglio Scoprire il WebinarPro in Tour!

 

 


Conference Call: come sarebbe nella vita reale? Ridiamoci su!

Conference call: sai cos’è?

Abbiamo trovato questo filmato eccezionale su come sarebbe una Conference Call nella vita reale.

Pensa ai Webinar a cui hai assistito e ora goditi il filmato (ricorda che puoi richiedere i sottotitoli!)

Conference Call e WebMeeting: 10 consigli semplici

Ok, asciugati le lacrime! Anche noi abbiamo riso molto!

ci sono alcuni consigli che puoi riportare direttamente sulle tue conferenze online o sui tuoi webmeeting.

conference call

Vediamoli nel dettaglio:

  • Sii puntuale, anche se sei solo uno dei partecipanti e non il relatore
  • Se sei il conduttore o il relatore, dovresti essere collegato con qualche minuto di anticipo
  • Attenzione ai requisiti di sistema, sia per la condivisione dei materiali che per l’intero intervento
  • Quando entri, se è disponibile una chat, saluta e, se necessario – basta vedere se l’hanno fatto gli altri – presentati
  • Se devi andare via in anticipo e, sopratutto, se hai un ruolo importante, dillo all’inizio, in modo che chi organizza l’evento possa tenere d’occhio i tempi
  • Attenzione ai rumori esterni: se non devi parlare, chiudi il microfono… ma poi ricordati di riaprirlo!
  • Quando intervieni – se più microfoni sono attivi – evita le sovrapposizioni
  • Se esci dall’aula o ti cade la connessione, comunicalo con altri mezzi (mail, IM, skype, sms) a qualcuno dei partecipanti
  • Durante l’evento, chiudi tutti gli eventuali download e upload
  • Prima di uscire… saluta!

E ora, cerca questi dieci consigli nel filmato: saranno illuminanti e non li scorderai più!

5 buone ragioni per programmare oggi la tua prima VideoConferenza

Come usare efficacemente le videoconferenza nel tuo lavoro e nella tua professione?

Perchè farlo subito?

Perchè usare le WebConference come strumento di comunicazione e formazione?

 

Primo passo: cos’è una videoconferenza

Come sai distinguiamo nella famiglia generale dei Webinar le due principali tipologie di strumenti, la WebConference (o video conferenza) e il WebMeeting, come abbiamo già spiegato sia nel libro Webinar professionali. Progettare e realizzare eventi live coinvolgenti ed efficaci sia nell’articolo Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano.

La WebConference è la trasposizione nel web della classica conferenza o della lezione di tipo frontale, universitaria a cui siamo abituati: una persona parla a più persone contemporaneamente, espone i propri contenuti e, alla fine, risponde alle domande.

 

Una video conferenza ti permette di comunicare in modo rapido con molte persone contemporaneamente, offrendoti moltissimi vantaggi:

  • Mostrare slide e contenuti
  • Condividere il tuo desktop (mostrando ad esempio il funzionamento di un software o un sito web)
  • Condividere una chat in cui tutti possono commentare
  • Avere uno spazio di raccolta di domande e risposte (una specie di FAQ dal vivo)
  • Condividere link e risorse online
  • Condividere materiali e file

La videoconferenza è quindi uno strumento potentissimo che ti permette di comunicare in modo rapido ed efficace con molte persone contemporaneamente.

 

Come fare una conferenza online in poche mosse

flickr.com - doctorow

Per realizzare una WebConference hai bisogno di alcuni ingredienti fondamentali:

Diamo per scontato che il terzo punto tu ce l’abbia già e che se hai già in mente cosa devi dire tu abbia già delle slide, non ti resta che procurarti una piattaforma che ti permetta di fare tutto ciò che abbiamo che abbiamo elencato più sopra (qui).

A tal proposito, se hai pochi partecipanti, puoi tranquillamente usare Skype con la condivisione delle schermo. Puoi anche scegliere di usare uno strumento potente e gratuito come Hangouts di Google che abbiamo ampiamente insegnato a usare in Speed Webinar.

Un’alternativa è scegliere una piattaforma a pagamento, completa, versatile e adatta a diverse tipologie di comunicazione (se vuoi una mano, contattaci senza impegno!).

 

5 buone ragioni per programmare oggi la tua prima VideoConferenza.

Ci sono diverse ragioni per decidere di usare subito la WebConference per la tua comunicazione.

1. E’ economico

Nessuno spostamento, nessuna spesa! Siamo nell’ordine della massima resa con la minima spesa.

Immagina di dover comunicare con decine di persone provenienti da tutta Italia: quanto costerebbe a ognuno (o a te!) pagare la trasferta a ogni singola persona? Oppure, cosa comporterebbe attendere la prossima buona occasione per incontrarvi di persona e discutere degli argomenti più rilevanti e urgenti?

webinar-costiCon una WebConference tutto ciò viene cancellato: basta trovare il modo di accordarvi su un orario e un giorno (puoi usare ad esempio Doodle.com) e il più è fatto! Prepari le tue slide e ti trovi immediatamente a condividere le tue idee con decine o centinaia di persone. In tempo reale!

Il risparmio non è solo economico: in termini di tempo, la riduzione dei tempi di accesso e l’annullamento dei tempi di spostamento sono incredibilmente a favore dell’efficienza e del… portafoglio!

2. E’ ecologico

Per gli stessi motivi che hai appena letto, l’impatto ambientale dell’uso di WebMeeting e WebConference è assolutamente bassissimo: nessuna trasferta, nessuna immissione di anidride carbonica (ok, lascia perdere che anche i server consumano! Vuoi mettere con centinaia di auto che si spostano?), nessun contributo alle polveri sottili!

Se non sposti le decine di persone che devono conoscere la tua proposta stai contribuendo a creare valore, senza inquinare e senza sprecare!

E’ indubbiamente un aspetto da tenere in considerazione!

webinar-risparmio3. E’ semplice

L’abbiamo già descritto più sopra: usare le videoconferenze ti permette di comunicare e formare decine (o centinaia) di persone in modo veloce ed economico.

Noi lo facciamo tutti i giorni e mettiamo in connessione moltissime persone che vogliono lavorare, comunicare, imparare, collaborare insieme.

Se ti affidi ad esperti (o fai in modo che un tuo collaboratore lo diventi!), ti devi preoccupare solo della qualità dei contenuti e dei supporti visivi (le slide): massima efficacia e massima densità del messaggio.

4. E’ divertente

L’uso della tecnologia, soprattutto quando ne padroneggi alcuni “segreti” è sempre divertente e stimolante.

Se pensi alla potenza di uno strumento in grado di metterti in contatto con decine o centinaia di altre persone e se consideri quanto possa essere semplice, capisci l’energia e l’entusiasmo che riesce a offrirti questo strumento.

Noi l’abbiamo scritto e detto ovunque: il Webinar crea dipendenza! Prova e ci dirai!!! :-)

5. E’ efficace

Considera che per una buona parte dei contenuti che solitamente possono essere trasmessi in aula e a parità di altre condizioni,  mediamente

[Tweet “Un’ora di formazione via Webinar può corrispondere a 2-3 ore di formazione in aula tradizionale!”]

Non è un dato scientifico, ma dal confronto con moltissimi esperti del settore ci siamo accorti che verosimilmente una persona che si concentra per un paio d’ore ben condotte, con la giusta metodologia e con alcune strategie specifiche, può effettivamente raggiungere un livello di concentrazione molto alto: apprendimento  duraturo, pervasivo e intensivo sono i risultati che possonoe ssere raggiunti con una videoconferenza ben progettata.

Come partire subito!

Prima di tutto scopri gli altri motivi, scaricando il nostro e-book gratuito “Webinar: 10 cose che non ti hanno detto (e che devi sapere subito!)” e anche “Manuale Pratico del Relatore 2.0“.

Leggili subito e scopri come e perchè il Webinar può cambiare il tuo modo di comunicare!

Se non sei del tutto convinto, leggi questo articolo: Webinar? Questione di centimetri!

prima videoconferenza trucchi e segretiIn secondo luogo, stabilisci il tempo necessario per realizzare la tua prima WebConference: quando la vuoi tenere? Di quanto tempo hai bisogno per poterla portare a termine? Stiamo realizzando, a tal proposito, uno strumento di auto-coaching che regaleremo a tutti gli iscritti a WebinarPRO nelle prossime settimane (stay tuned!) e che ti permetterà di stabilire le tue priorità e raggiungere i tuoi obiettivi grazie al tuo Webinar.

Infine, cerca le risorse che ti occorrono: economiche, tecnologiche e umane! Cosa ti serve per realizzare il tuo Webinar? Non fermarti alla piattaforma, quello è il minimo (scopri qui perchè)! Pensa a tutto il resto!

Appena sei pronto, faccelo sapere!

Vogliamo assolutamente partecipare!

 

WebConference e WebMeeting: due strumenti da utilizzare subito!

WebConference e WebMeeting: come organizzare le idee

La parola Webinar evoca immediatamente il termine Piattaforma.

Non abbiamo ancora ben capito per quale perversione cognitiva moltissime persone concepiscono le due parole quasi come sinonimo, ma fatto rimane che la tecnologia abbia sempre e comunque un ruolo centrale.

Oltre al software per fare un Webinar, esistono molti tool che facilitano la realizzaizone di una webconference online o una sessione di lavoro collaborativo via web. Tra questi, abbiamo scelto due tool che possono essere ampiamente utilizzati durante un Webinar e che offrono moltissime applicazioni diverse, Copy e MindMeister.

piattaforme strumenti tool software webinar webconference webmeeting conferenze online

Vediamoli nel dettaglio e cerchiamo di capire cosa possono fare per noi e il nostro evento online.

 

Copy: storage onlineCopy - come funziona e a cosa serve

Copy è un sistema per archiviare, organizzare, condividere e fare i backup di file online.

Come il suo “zietto” più celebre Dropbox, Copy ti permette di:

  • Fare il backup dei tuoi file e accedere da qualsiasi dispositivo mobile e sistema operativo
  • Creare una cartella condivisa con altri utenti
  • Settare e gestire i diritti di accesso e di privacy delle cartelle
  • Condividere grandi file
  • Avere a disposizione 15 Giga di spazio gratuito, che diventano 20 giga se parti da questo link

Oltretutto, Copy ha un sistema che chiamano Fair Storage: se condivido 20 giga in 4 persone, per ognuno vengono contati solo 5 GB di spazio occupato!

Non male, vero?

 

come condividere file durante un webinar

Come usare Copy per le tue WebConference e Workshop online

Ci sono tanti utilizzi di Copy e solo la tua fantasia può fissare il limite.

Vediamo qualche esempio.

  • Condividere i documenti prima, durante e dopo l’evento in modo strutturato e ben organizzato
  • Condividere il file della registrazione, solitamente piuttosto grande, soprattutto se è stato editato
  • Se diamo dei “compiti” relativi alla scrittura di documenti o elaborazione di progetti, possiamo avere uno spazio ben strutturato e comodo per lavorarci
  • Creare una cartella condivisa in cui fare “comparire” i file man mano che il Webinar si sviluppa
  • Strutturare i file condivisi per serie di Webinar, in modo da condividere un’unica cartella con le sotto cartelle per ogni singolo evento

Insomma, possiamo fare molte cose con Copy e possiamo sfruttarne il potenziale in tante soluzioni differenti.

 

MindMeister: creare in modo collaborativo Mappe Mentali

usare mappe mentali webinar webconference conferenza onlineNei WebMeeting la parola chiave è collaborare. E abbiamo diversi strumenti online gratuiti in grado di mettere più persone sullo stesso documento e lavorare insieme a più parti.

Un esempio è sicuramente Google Drive che permette di condividere fogli elettronici, documenti, presentazioni e molto altro.

Quando invece vogliamo lavorare a livello di brainstorming, può essere utile usare una mappa mentale condivisa e uno degli strumenti più utilizzati è MindMeister.

MindMeister è molto potente e dal punto di vista grafico piuttosto efficace. La sua potenza è sicuramente legata alla possibilità di condividere la propria mappa con molte persone e lavorarci contemporaneamente, dal vivo.

 

Come usare MindMeister nel Tuo Webinar

Usare MindMeister è relativamente semplice: ti iscrivi (puoi partire dai link in questa pagina), crei una nuova mappa, e poi la condividi tramite un link con tutti i partecipanti al tuo Webinar: prima, durante e dopo l’evento dal vivo.18563310_s(1)

PRIMA DELL’EVENTO:

  • Raccogliere idee e dubbi da parte dei partecipanti
  • Organizzare i temi del Webinar sulla base delle idee di chi parteciperà

DURANTE L’EVENTO:

  • Fare brainstorming dal vivo
  • Sostituire le slide con uno strumento in diretta
  • Riorganizzare i contenuti insieme ai partecipanti

DOPO L’EVENTO:

  • Ristrutturare i contenuti sulla base delle opinioni dei partecipanti
  • Raccogliere risorse e strumenti sul tema affrontato (l’abbiamo imparato da Robin Good!!!)
  • Riaprire il tema e tenerlo attivo per la durata di un certo periodo (ad esempio le settimane di durata di un corso!

Un consiglio: prima di aprire una mappa mentale con 40-50 persone contemporaneamente, prova con due o tre! :-)