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Come fare una videoconferenza online

Devi fare una videoconferenza online ma sei stanco o non soddisfatto di Skype? Vuoi aumentare il livello di professionalità del tuo meeting a distanza attraverso l’uso di app e tool per videoconferenze online? Ecco come muovere i primi passi nell’ambito dell’organizzazione delle webconference.

Le videoconferenze online (dette anche webconference) sono comode, pratiche e veloci. Permettono di risparmiare tempo e soldi rispetto alle tradizionali trasferte, perché puoi incontrare virtualmente un’altra persona senza bisogno di lasciare l’ufficio o la tua postazione di lavoro. Molti diffidano dalla tecnologia, temendo problemi tecnici o sostenendo che la comunicazione dal vivo sia insostituibile… noi non siamo tra quelli!

Nell’articolo ti elencherò alcuni importanti aspetti da considerare per fare una videoconferenza online. Ci sono diversi programmi per videoconferenze di gruppo e strumenti pensati per il meeting online, gratis o a pagamento, a seconda delle tue esigenze. Che tu abbia una piccola azienda, una grande impresa, che tu stia utilizzando uno smartphone, un pc o un tablet, il segreto è saper scegliere la soluzione più adatta a te.

videoconferenza online

 

Videoconferenza online su cloud

Uno dei modi possibili per fare una videoconferenza online è utilizzare piattaforme in cloud. Queste piattaforme lavorano direttamente su internet, senza vincolarti ad un programma installato sul tuo device. Il vantaggio delle webconference in cloud è poter usufruire di programmi e funzionalità di alto livello senza bisogno di scaricare software.  Questo tipo di servizio è utile nel caso in cui, per esempio, ti trovi ad utilizzare un computer con poca memoria e non puoi installare programmi. Se stai cercando una soluzione rapida e semplice per tenere una videoconferenza online attraverso sistemi web-based prova a dare un’occhiata a MegaMeeting.

 

Videoconferenza con più partecipanti

Hai bisogno di organizzare una videoconferenza online con molti partecipanti? Non ti preoccupare: esistono software che permettono videocall con più di due o tre persone.  Esistono persino programmi ed applicazioni che offrono servizi di videoconferenze con numero illimitato di partecipanti e parecchie funzionalità avanzate, come la condivisione dello schermo e l’invio di videomessaggi ai contatti. Un esempio di software gratuito che accetta fino a 12 partecipanti è ooVoo.

 

Come registrare la tua videoconferenza online

Sei alla ricerca di un sistema che ti permetta di conservare e rivedere la tua videoconferenza online? Allora devi scegliere strumenti o programmi che offrono la possibilità di registrazione della sessione. Ma attenzione. La registrazione della videoconferenza non è una funzionalità necessariamente inclusa nei pacchetti proposti dai diversi tool: assicurati di scegliere una soluzione che la comprenda! Noi possiamo citarti SightSpeed e GoToWebinar.

 

Gli strumenti della videoconferenza online

A volte è comodo avere la possibilità di mandare messaggi di testo durante una conferenza online. Questo aiuta il relatore della conferenza ad avere feedback direttamente dai partecipanti in tempo reale e aiuta chi partecipa a dare opinioni e fare domande. Sono moltissimi i software che offrono la possibilità di chattare durante la videoconferenza: alcuni forniscono una semplice chat testuale, altri consentono agli utenti di inviare anche foto e video. Un programma molto semplice che potrebbe fare al caso tuo è iSpQ.

Hai bisogno invece di mostrare un disegno, lavorare ad un progetto, migliorare una bozza durante la tua videoconferenza? La soluzione è scegliere un software che offre la possibilità di lavorare su una lavagna condivisa. Questo strumento può rivelarsi estremamente utile quando una semplice telefonata o videochiamata non basta per lavorare in gruppo al meglio. Abbi cura di scegliere un programma con questa funzionalità e vedrai che non saranno i chilometri ad impedire il teamworking!

 

Riassumendo…

1) Scegli un argomento per la tua webconference.
2) Studia la modalità ottimale di presentazione considerando la piattaforma e le funzionalità che preferisci.
3) Stabilisci un budget per l’acquisto del software, ma tieni a mente che ne esistono anche gratuiti.
4) Setaccia il web per trovare i programmi per videoconferenze online che soddisfino i tuoi requisiti.
5) Seleziona il migliore!

 

Il mondo è pieno di software e programmi per videoconferenze online. Ognuno ha pregi e difetti e più o meno funzionalità. Ora sai come orientarti per poter fare una bella figura con i tuoi clienti e partner online, usando il sistema per videocall più adatto alle tue esigenze. Cerca di capire quali sono le funzioni necessarie per te e per la tua azienda e fissa un budget da rispettare. In men che non si dica avrai rapidamente selezionato le poche alternative migliori che possano rispettare la tua richiesta! Abbina la scelta finale al tuo seminario, alla tua presentazione, alla tua lezione online e il gioco è fatto.

 


Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

L'autore di questo articolo è Viola Severgnini. Racconta di lei...

Nata e cresciuta sotto l'infrangibile campana di vetro della campagna di provincia, a 14 anni ho scelto il liceo linguistico milanese più lontano possibile. Attualmente sono laureanda in Scienze Psicosociali della Comunicazione. Tra i sogni nel mio cassetto troverai arrivare in serie A con la mia squadra di baseball e giocare a Pokèmon in ogni angolo del mondo.

Videoconferenza: cos’è e perché utilizzarla

In questo articolo ti parlerò di come usare efficacemente la videoconferenza nel tuo lavoro e nella tua professione come strumento di comunicazione e di formazione e…  capirai perchè utilizzarlo sin da subito!  

videoconferenza

Cos’è una videoconferenza?

Partiamo dall’inizio. La VideoConferenza (o WebConference) è un incontro fra più persone dislocate in sedi diverse e che avviene tramite un sistema in grado di incanalare il sistema audio e il sistema video sui dispositivi di tutti i partecipanti. Una conferenza online avviene dunque tramite

  • il canale audio, che permette agli uditori di ascoltare
  • il canale video, grazie al quale è possibile vedere la webcam dei relatori e del conduttore, le slide e contenuti vari

 

Perchè usare la videoconferenza

Ci sono diverse ragioni per decidere di usare subito la videoconferenza per il tuo lavoro. Elenco quelle che potrebbero interessarti di più.

  • Basta concordare data e ora e il gioco è fatto! Non c’è bisogno di nient’altro: niente più spostamenti, niente più traffico, niente più affitti di sale. Organizzare una videoconferenza è economico ed ecologico, e scommetto che all’ambiente ci tieni pure tu!
  • È facile e veloce. Puoi parlare con decine e decine di persone contemporaneamente, senza più nessun limite sul numero di partecipanti da dover concentrare in un’aula. Questo ti permette di dedicare il tuo tempo in aspetti più importanti, come la strutturazione dei contenuti e la tua preparazione
  • Oltre ad essere efficace, è anche divertente. Usare la tecnologia e scoprire le sue potenzialità sorprenderà te e i tuoi partecipanti. Questo consentirà di trasformare la tua conferenza e di renderla più stimolante ed interattiva. Come? Prova ad usare documenti condivisi e lavagne interattive.

 

La videoconferenza come strumento per la formazione

Come spiegano Luca Vanin e Fabio Ballor nel libro “Webinar Professionali. Progettare e realizzare eventi online coinvolgenti ed efficaci”, la videoconferenza è una tipologia di webinar, con caratteristiche specifiche:

  • il suo obiettivo è la presentazione
  • è una relazione pochi-a-molti
  • il focus è sui contenuti

 

La videoconferenza prevede una relazione pochi-a-molti ed è paragonabile alla classica lezione frontale. Durante la videoconferenza, infatti, conduttori e relatori presentano i contenuti e alla fine è prevista una rapida sessione di confronto, domande e risposte con i partecipanti. Per questo la videoconferenza è particolarmente adatta per incontri formativi o informativi.

Se il tuo obiettivo è un altro, leggi l’articolo “Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano” e scopri quale tipo di webinar è più adatto a te!

 

Come puoi erogare contenuti durante una videoconferenza?

videoconferenza

In una videoconferenza, i vari partecipanti vedranno sul loro schermo le webcam del conduttore e del relatore che parlano, dando informazioni e contenuti importanti. Ma non costringerli a vedere solo quello. Puoi rendere la videoconferenza più stimolante in tre modi.

 

  • Usa le slide! Le slide sono molto importanti per stimolare l’ascolto e l’attenzione degli uditori
  • Condividi il tuo desktop. In questo modo puoi far vedere in diretta dei video o, ad esempio, l’uso di un software o  di un tool.
  • Utilizza la chat, per condividere link o fonti esterne che i partecipanti potranno poi visualizzare o per raccogliere le domande.

 

Un altro aspetto importante: la piattaforma

A tal proposito, se hai pochi partecipanti, puoi tranquillamente usare Skype con la condivisione delle schermo. Inoltre, cercando sul web puoi trovare dei tool anche gratuiti per fare videoconferenze. Un’alternativa seria e professionale, è scegliere una piattaforma a pagamento, completa, versatile e adatta a diverse tipologie di comunicazione (se vuoi una mano, contattaci senza impegno!).

 

Vuoi provare a fare una videoconferenza? Parti subito!

Bastano poche e facili cose per cominciare a fare videoconferenze online.

  • Informati su come organizzare e su come presentare in un webinar.
  • Stabilisci il tempo necessario per realizzare la tua prima videoconferenza: quando la vuoi tenere? Quanto durerà? Di quanto tempo hai bisogno per prepararti? Sono tutti aspetti fondamentali che devi assolutamente tenere in considerazione per non farti cogliere impreparato ed avere il giusto tempo per organizzarti e prepararti.
  • Cerca le risorse che ti occorrono: economiche, tecnologiche e umane! Cosa ti serve per realizzare il tuo Webinar? Non parlo solo della piattaforma; mi riferisco anche agli strumenti che ti servono. Dai particolare attenzione anche alla qualità del materiale.

Sul nostro blog trovi tantissimi articoli che ti spiegano tutti gli aspetti nel dettaglio. Se preferisci (e penso proprio che lo farai!) puoi anche seguire i nostri webinar gratuiti tematici. Puoi trovare il calendario qui.

 

Riassumiamo…

Quando devi fare una presentazione, la videoconferenza ti offre moltissimi vantaggi. Li riassumo così:

  • Mostri le slide, oltre a condividere contenuti esterni e lo schermo. Tutto  in diretta!
  • Interagisci con i partecipanti tramite la chat, rendendo il tuo intervento stimolante ed interattivo.
  • Tu e i tuoi collaboratori potete raccogliere le domande (e le risposte) in un unico spazio accessibile a tutti.

Questo articolo è scritto sulla base del post 5 buone ragioni per programmare oggi la tua prima VideoConferenza“. Non so se l’hai notato, ma ho cercato di sviluppare ogni aspetto di cui ho parlato in tre punti, così potrai usarli e ricordali facilmente. Che dici, funziona?

 

Come vedi i vantaggi di usare una videoconferenza sono tanti. Sei interessato ad usare i webinar per la formazione? Scopri il nostro WebinarPro in Tour! Saremo a Milano, Palermo, Bologna e Roma con tre ore di formazione intensiva dal vivo per spiegarti tutto quello che devi sapere per fare webconference. Clicca sul pulsante qui sotto.