Articoli

Smart Working. Ti racconto la nostra esperienza

La seconda settimana di agosto noi di WebinarPro abbiamo organizzato la settimana dello Smart Working. Ognuno di noi ha potuto collegarsi da dove voleva: ufficio, casa, parco. Com’è stato? Sicuramente divertente!

Ti racconto com’è andata.

smart working

 

Tutto è nato per gioco, o forse per invidia. La nostra Debora ha alcuni parenti all’Isola d’Elba e ha chiesto il permesso per collegarsi da remoto la settimana prima delle ferie. Permesso accordato. E’ partita il venerdì, subito dopo il lavoro. Ha fatto giusto due giorni al mare e dal lunedì ha girato l’isola con il suo pc portatile, in cerca di un posto all’ombra magari con il free WiFi (anche se non era proprio necessario, visto che aveva la classica “saponetta” – noi la chiamiamo così).

 

Vi pare che noi colleghi di Milano avremmo potuto accettare di vederla su GoToMeeting con il suono del mare in sottofondo?

È già una tortura quando lo fanno Fabio o Ylenia da Mondello. Ma che una milanese ci abbandonasse così no, non era accettabile.

Come si dice? Mal comune mezzo gaudio.

Così abbiamo chiesto che quella settimana il personale di tutti gli uffici potesse collegarsi da remoto. E così fu. Non avevamo un biglietto per l’Isola d’Elba, certo. Ma pensavamo fosse una bella opportunità avere l’occasione, tutti insieme, di provare il lavoro smart.

 

La mia esperienza

Di solito arrivo in ufficio alle 9. La pausa pranzo è alla stessa ora per tutti, la pausa caffè anche e se si decide di andare al parco si va tutti insieme. Questa settimana è stata un po’ diversa.

Io ho il mio piccolo studio. Pareti azzurrine, mobili bianchi stile provenzale e tanti, tanti libri. Sulla scrivania c’è il mio computer fisso (non proprio nuovissimo) che mi ha accompagnato per tutta la carriera universitaria. Di solito mi collego da lì. Non ho neppure una webcam hd. Per quella settimana mi sono portata da casa quella che ho in ufficio.

Non è stata la prima volta che lavoravo da casa, ma lo smart working è tutta un’altra cosa.

Forse è stato il caldo, o forse il mese di agosto. Ho cercato di mantenere gli stessi orari d’ufficio e la maggior parte delle volte ci sono riuscita. La cosa più bella per me è stata non dover prendere i mezzi pubblici tutti i giorni: per arrivare a Milano partendo dal mio paesino ci metto un’ora e mezza. Quella settimana ho potuto raggiungere i miei posti preferiti in una manciata di minuti e ho potuto lavorare senza il baccano milanese nelle orecchie. Bar, biblioteca, coworking, parchi. Ogni posto era buono per sedermi con una bella tazza di caffè e mettermi a lavoro. Non solo: ho potuto organizzare incontri con amici, giocare con il mio gatto e, addirittura, preparare la cena ad un orario decente. Però piano piano mi sono lasciata prendere dalla pigrizia e gli ultimi due giorni sono tornata a lavorare nel mio piccolo studio azzurrino.

Come mi sono trovata? Be’, in tutta onestà ho avuto qualche problemino. Per chi come me lavora solo in digitale, la connessione internet è fondamentale, a volte però mi mancava. Senza contare le distrazioni di casa: lavatrice, postino, la spesa, la mamma e i gatti. Pensa che in un paio di occasioni eravamo riuniti su GoToMeeting e il mio gatto è salito sulla libreria alle mie spalle e ha iniziato a lavarsi in diretta…

 

Ho chiesto ai miei colleghi le loro impressioni, per capire cosa ne pensassero.

 

L’esperienza di Smart Working di Debora

Se sei iscritto alla nostra newsletter hai senz’altro conosciuto Debora. Ecco la sua esperienza:

“Posso tranquillamente dire che l’esperienza per me è stata più che positiva! Lavorare da casa, soprattutto da un luogo diverso da quello dove ho l’ufficio, mi ha permesso di staccare dalla frenesia della città e rilassarmi.

Ho capito che con un portatile, una cuffia con microfono e una chiavetta internet posso essere operativa da dove voglio e gestire al meglio i miei orari.

Il vantaggio maggiore è stato non dover affrontare tutti i giorni il traffico per andare in ufficio: un risparmio di stress e soprattutto di tempo!

Da un punto di vista emotivo, in alcuni momenti ho provato un leggero senso di isolamento: essendo la prima esperienza “lunga” di lavoro da casa, penso sia più che normale. Sono bastate poche “regole” per alleviare il mio senso di solitudine: chiedere spesso conferme ai miei colleghi sul lavoro che stavo svolgendo e ricevere feedback.

Un altro aspetto negativo è la difficoltà per tante persone attorno a me di capire questa forma di lavoro e, alcune volte, di rispettarla! Dovevo essere continuamente esplicita sul non disturbarmi mentre ero al pc, altrimenti venivo interrotta spesso.

 

Ecco i miei consigli per chiunque voglia lavorare da casa (o da qualsiasi postazione diversa dal proprio ufficio):

  • Sii chiaro con chi ti sta intorno: sei davanti al pc per lavorare e non puoi sempre essere disturbato!
  • Scegli un posto tranquillo e, se puoi, lavora all’aria aperta: vedrai subito i benefici
  • Se usi un portatile, stacca spesso gli occhi dallo schermo per evitare di stancare subito la vista!”

L’esperienza di Smart Working per gli account commerciali

Io e Debora ci occupiamo essenzialmente di contenuti. Le nostre modalità di lavoro sono pressocchè le stesse e gestirle anche lavorando da remoto è abbastanza facile. All’inizio mi sono chiesta come avessero fatto gli account commerciali, Salvo e Ylenia.

Salvo lavora con me e Debora nella sede di Milano. Non è abituato al lavoro fuori dall’ufficio e quello che mi ha detto mi ha incuriosito.

Faccio una premessa: probabilmente la settimana di agosto prima delle ferie non è la più indicata per “testare” lo smart working di gruppo.

Mi spiego meglio.

Mi sono trovato bene, ovviamente: svegliarsi e sapere che dopo aver fatto colazione e fumato una sigaretta, devo fare due passi per arrivare in “ufficio” (il salotto), e poterlo fare anche in mutande visto il periodo (a meno che ci sia una riunione :D), è una cosa invidiabile, sicuramente. Così come trovo fantastico avere la possibilità di lavorare con il proprio pc, un giorno in un posto e il giorno dopo in un altro, che sia in casa o all’aperto. Insomma, chi non lo desidererebbe?

Ma mi sono reso conto che non essendo in ufficio la distrazione è dietro l’angolo, soprattutto se gli impegni lavorativi e le priorità non fioccano, visto il periodo: per questo ti dicevo che mi piacerebbe “testarlo” nuovamente in una classica settimana di piena attività in cui non abbiamo la possibilità di distrarci e, magari, procurandomi gli strumenti giusti!

Comunque, per concludere dò un voto alla mia esperienza, di riepilogo a tutto quanto sopra: 7/10!”

 

Ylenia è l’account di Palermo. Se ti ricordi l’ho citata all’inizio dell’articolo. Lei si diverte, gira e lavora ovunque, da sempre. Ho pensato di riportare qui la sua testimonianza per avere un confronto con le nostre. Lei dice:

“Lavorare da casa è un’esperienza sicuramente da provare!

Lavorare da casa ti mette nelle condizioni di gestire tempo, impegni e priorità in maniera molto più efficace ed efficiente, focalizzandoti molto sulla tua personale “scaletta” giornaliera.

È la mia modalità consueta di lavoro, quindi non ho avuto la “novità” delle pre-ferie, ma sicuramente consente di ottimizzare le giornate, soprattutto per questioni di tempo. Le giornate sembrano molto più lunghe e il lavoro assume sfumature più “dolci”. Inoltre, alternare periodi di lavoro in condizioni “standard” a periodi “smart” secondo me affina competenze proprie dell’una e dell’altra modalità che portano ad una crescita personale e professionale più completa (capacità di autogestione, di problem solving last minute, senza la sicurezza del collega di fianco, e capacità di condivisione a distanza del lavoro)”

Hai mai avuto l’occasione di lavorare in questo modo? Nel nostro corso Lavorare Ovunque Sei puoi trovare tutti i nostri consigli, i tool da usare e le esperienze di professionisti che hanno fatto dello Smart Working il proprio stile di vita. Puoi accedere al corso cliccando QUI.

Smart Working: qualche consiglio su come rendere la tua azienda smart

Il mondo del lavoro sta cambiando!

È finito il tempo di star seduto dietro la scrivania tra le stesse quattro pareti di sempre, fissando l’orologio per otto ore mentre aspetti il momento in cui timbrare il cartellino.

È arrivata l’era degli open space aziendali, senza limiti fisici di nessun tipo e con la possibilità di scegliere da dove lavorare.

Pensi si tratti di un film del futuro? Assolutamente no: si chiama Smart Working e molte grandi aziende ne stanno già sperimentando i benefici. Non ci credi? Qui puoi leggere, ad esempio, del progetto Hive di Intesa San Paolo e in rete puoi trovare molti altri articoli che parlano di come le aziende stanno entrando nel mondo del lavoro smart.

smart working per le aziende

Cos’è lo Smart Working?

Lo Smart Working è un nuovo approccio al lavoro. Non solo all’interno di un’organizzazione, ma in qualsiasi business. Ne abbiamo parlato in questo articolo e anche in questo, ma ora scendiamo nel dettaglio dello Smart Working per le aziende.

Riorganizzare la cultura del lavoro all’interno di un’azienda è un processo che richiede tempo e costanza.

Qualsiasi sia il tuo ruolo all’interno dell’azienda, sai benissimo che le attività sono organizzate secondo schemi ben definiti. Ci sono ruoli e gerarchie, regole da rispettare e obiettivi aziendali da raggiungere: troppo spesso capita che l’individuo venga assorbito totalmente dal proprio lavoro. A te è mai successo?

Quasi sicuramente la risposta è sì: raramente si tiene conto della singola persona, delle sue peculiarità e delle sue necessità. Il lavoro diventa un dovere, con un’unica conseguenza: minore produttività aziendale.

Adesso ti dirò come ribaltare questa situazione!

Immagina che al centro del tua lavoro ci sia solo tu: la tua persona, i tuoi interessi, le tue passioni e le tue esigenze. E immagine che il resto venga di conseguenza.

Così tutto cambia: discuti col tuo team e fissi insieme ai tuoi collaboratori gli obiettivi da raggiungere. Il cambiamento sta proprio qui: è nelle mani di ogni singola persona scegliere le modalità e le tempistiche di svolgimento delle attività.

Gli obiettivi aziendali si incontrano con quelli personali e professionali di ogni lavoratore, che da ora in poi chiameremo worker (per entrare nell’ottica dello Smart Working per le aziende). Le conseguenze? Sono senz’altro migliori!

  • Il worker si sente parte di un progetto più ampio, in cui la sua presenza è importante e riconosciuta da tutta l’organizzazione
  • Il senso di benessere e di adeguatezza che nasce da questa nuova condizione porta ogni individuo a dare il massimo. Infatti lo Smart Working per le aziende permette di sfruttare al meglio la competenza di ogni worker

Il risultato? Migliori prestazioni e migliore efficienza. In sole tre parole: maggiore produttività aziendale.

 

Le 3 B nello Smart Working per le aziende: Behaviours, Bytes, Bricks

Lo so, sembra proprio un’impresa titanica. Del resto, quale grande cambiamento non lo è?

Il segreto sta nel cambiare il mindset dell’organizzazione.

Ma partiamo per gradi e vediamo quali sono i tre asset principali dello Smart Working per le aziende. Solo modificando ciascuno di questi è possibile innovare e creare le organizzazioni del futuro.

Si tratta delle 3 B individuate da Hartong, Solimene e Tufani nel libro The Smart Working Book.

Vediamo insieme di cosa si tratta.

 

Behaviours: i comportamenti

Fino ad oggi siamo stati abituati ai classici orari di ufficio. Timbrare il cartellino alle 8, uscire alle 17, un’ora di pausa. Il tutto sotto la supervisione del manager che deve controllare che il tempo venga impiegato nel miglior modo possibile.

Con lo Smart Working la prospettiva cambia completamente.

L’attenzione si sposta sugli obiettivi, mentre le modalità con cui raggiungerli viene lasciata alla scelta del singolo.

Il worker può allora decidere se lavorare da remoto – collegandosi da casa, da un cowork, dal parco o da dove vuole – o se andare in ufficio.

Ricorda: non è importante il come. L’importante è che il risultato finale sia raggiunto nel tempo stabilito. Questa è la leva fondamentale, le altre due si muovono di conseguenza.

 

Bytes, la tecnologia

Possiamo dire addio all’era della carta, delle riunioni interminabili, delle file in auto per arrivare in orario ad un meeting con il cliente.

Oggi un’azienda può (deve!) avvalersi della tecnologia. I nuovi strumenti e le nuove tecnologie consentono ad ogni worker di collaborare anche da remoto. Gli strumenti collaborativi da poter usare sono molti e alcuni anche gratuiti. L’importante è che il lavoratore abbia sempre l’attrezzatura giusta per lavorare da remoto. Non stiamo parlando di chissacchè: basta un computer portatile che abbia al suo interno tutti i tool necessari. Così è possibile condividere documenti in tempo reale, lavorare su un progetto o fare riunioni online, senza alcuno spostamento.

Nell’ottica dello Smart Working per le aziende è il datore di lavoro che deve garantire ai dipendenti o ai collaboratori gli strumenti per lavorare da remoto.

 

Bricks, ovvero gli spazi fisici

Nello Smart Working il posto preciso in cui lavori passa in secondo piano. L’attenzione si sposta nell’ambiente attorno a te, che deve essere confortevole.

Ricordi? Lo scopo è il raggiungimento degli obiettivi. Per cui diventa irrilevante che il worker lavori al parco, in un coworking o da casa. La scelta deve essere effettuata in base alle proprie esigenze e priorità.

L’idea di ufficio scompare? Quella tradizionale, sì.

Adesso si preferiscono gli open space senza postazioni di lavoro fisse. L’ufficio si trasforma in luogo di scambio dove poter incontrare i propri colleghi quando opportuno o necessario.

 

Change Management: la grande sfida verso lo Smart Working per le aziende

Riuscire ad integrare questi tre asset (Behaviours, Bytes, Bricks) non è un’operazione semplice. Non si tratta soltanto di un cambiamento degli spazi o degli strumenti. Quello che innanzitutto deve cambiare è la mentalità.

Ecco perché il processo di transizione aziendale verso lo Smart Working deve essere strutturato e ben definito. Cosa comporta questo passaggio? Si tratta di cambiamenti del linguaggio, dei comportamenti, dei toni, del modo in cui si gestisce la comunicazione e il raggiungimento degli obiettivi.

Nulla deve essere lasciato al caso. Soprattutto la scelta del manager, che diventa la figura fondamentale in questo processo di cambiamento.

 

Il manager moderno: la figura fondamentale dello Smart Working aziendale

Se sei un manager magari ti starai chiedendo se sei in grado di gestire un cambiamento del genere nella tua azienda.

Ti avviso: questo processo richiede uno sforzo considerevole. Soprattutto se sei un manager che ha impostato sin dall’inizio un approccio basato sulla gerarchia dell’organizzazione.

Passare ad uno stile di management smart working significa focalizzarsi sulla fiducia e sul coaching invece che sul controllo e sui processi.

Certo, ci sono aspetti del manager immutabili, come la focalizzazione degli obiettivi, il pensiero strategico, la capacità di guidare, di ispirare. Quello che però dovrai considerare è un approccio completamente diverso alla leadership.

Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ci sono quattro caratteristiche fondamentali che devi integrare nel tuo modello di leadership:

  • Sense of community, un modo di relazionarsi più aperto e collaborativo della cultura funzionale e gerarchica tradizionale;
  • Empowerment, un percorso basato su una progressiva delega e responsabilizzazione tra manager e worker;
  • Flexibility, ossia la capacità di rendere dinamiche le modalità di lavoro in funzione delle esigenze del worker e dell’azienda;
  • Virtuality, che si basa sul poter scegliere dove e quando lavorare (grazie alle tecnologie).

 

Smart Working per aziende: da dove iniziare?

Forse stai pensando che davvero lo Smart Working possa rivoluzionare la tua azienda, darle nuovo slancio e renderla più produttiva.

Ti stai però chiedendo da dove cominciare?

Bene, gli autori di The Smart Working Book ci indicano 4 passaggi fondamentali per introdurre lo Smart Working in contesti aziendali.

1.Avvia una conversazione iniziale con il tuo team. Attenzione: non esiste un modello unico di Smart Working. Ogni azienda deve trovare la soluzione migliore per il proprio contesto aziendale. Come riuscirci? È fondamentale partire discutendo insieme sul significato della fiducia e dell’autonomia nel lavoro, cercando di comprendere quali sono le attuali difficoltà in azienda. Dialogo e ascolto sono componenti fondamentali: solo dal confronto diretto potrà nascere  la soluzione migliore per la tua realtà aziendale.

2.Descrivi la situazione attuale cercando di capire cosa è compatibile con un approccio smart. Indica quali sono gli obiettivi. Più saranno chiari, maggiore sarà la condivisione e migliori saranno i risultati.

3.Lavora in modo graduale, fissando dei micro-obiettivi. Nessun cambiamento avviene all’improvviso. Occorre preparare il terreno. Puoi cominciare con un progetto pilota o un’attività specifica e circoscritta per vedere come va. La parola d’ordine è solo una: sperimenta. Pianifica via via altri progetti fino a quando tutti i tuoi collaboratori non sposino completamente l’approccio dello Smart Working aziendale. All’inizio sarà difficile, poi diventerà naturale.

4.Impara a dialogare sullo Smart Working: è fondamentale continuare a scambiare esperienze e idee regolarmente e con costanza. Bisogna imparare a dare e ricevere feedback. L’obiettivo è trovare un nuovo equilibrio che può essere raggiunto solo attraverso uno sforzo comune. Un dialogo continuo e aperto porta a condividere le informazioni e i risultati in maniera trasparente.

 

E ora…ti senti pronto per il grande passo? Non vedo l’ora di conoscere la tua esperienza!

Sei interessato allo Smart Working ma non sai come organizzare il tuo lavoro? Clicca sul pulsante e guarda la registrazione del nostro webinar Smart Working Facile dal nostro Canale Youtube!