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Congressi online: come organizzarli da zero

Congressi online: cosa significa

Organizzare un evento non è semplice: devi gestire decine di variabili contemporaneamente. Devi pensare alle iscrizioni, l’agenda dell’evento, i partner e gli sponsor, la logistica degli eventi collaterali, la location, i coffee break e le pause. Ma cosa succede quando si tratta di congressi online? Cosa significa portare online un evento che tradizionalmente si svolge in un ambiente fisico?

Un congresso online è la trasposizione digitale, a distanza, di un evento fisico. Organizzare congressi online significa spostare i contenuti tradizionalmente esposti in una sala convegni in una modalità differente, in cui i relatori presentano collegati dalla propria sede (casa, ufficio, ecc.) oppure da una sede unica: i partecipanti, invece, si collegano dalla propria sede.

Per capirci, in questo articolo semplificheremo le cose concentrandoci esclusivamente su eventi, convegni, meeting online, ipotizzando che ogni soggetto si colleghi da casa o dal proprio ufficio. Anche se questa prospettiva polarizza le posizioni, ci permette di mettere ordine ai concetti e avere una visione comune.

Parleremo quindi di congressi online dove la parola online copre il 100% delle interazioni: tutti i soggetti saranno collegati online.

Prima di iniziare, se stai cercando subito una soluzione per realizzare il tuo congresso online, ti consiglio di ➡ leggere approfonditamente questa pagina ⬅ : possiamo aiutarti.

5 punti deboli nell’organizzare un convegno online

Già con questa prima puntualizzazione possiamo notare alcune differenze sostanziali. Prima di tutto va a farsi benedire tutta la componente di Networking: online è più difficile gestire le chiacchiere informali davanti a un caffè, il passaggio da uno stand all’altro, le PR. Certo ci sono strategie come vedremo più avanti per ovviare ad alcuni aspetti ma la componente di presenza è completamente differente.

Un secondo aspetto negativo riguarda la complessità dell’evento: la gestione di congressi online richiede un’analisi, una progettazione, una realizzazione di aspetti che nell’organizzazione eventi tradizionale non compaiono: test, connessione, qualità audio/video, interazione, gestione dell’agenda sono solo alcuni degli aspetti che si troverà a gestire che vuole organizzare un convegno digitale.

Terzo aspetto: la sensazione di community. Questo è un elemento sociale molto importante che da tempo immemore è una delle principali cause per l’organizzazione di eventi, fiere, meeting e convegni: le persone vogliono sentirsi parte di qualcosa, affiliati a un senso comune, contraddistinti da coloro che, invece, non partecipano a quel particolare evento e si stanno perdendo qualcosa.

Penultimo aspetto:la gestione degli sponsor e della visibilità. Questo elemento è in realtà sopravvalutato. Spesso i congressi e gli eventi vengono create con un forte accento sugli sponsor e coloro che finanziano l’evento stesso: se i partecipanti si muovono da casa per i contenuti e le relazioni che possono instaurare durante l’evento, gli sponsor finanziano solo per la moneta offerta loro in cambio, ovvero la visibilità. Nei congressi e meeting online, spesso gli organizzatori si preoccupano che tale moneta non sia possibile, ma vedremo in questo articolo che in realtà non è propriamente così.

Ultimo punto debole: la possibilità di stupire. Tutti abbiamo ben presente eventi, meeting, convegni in cui sono stati creati momenti importanti di stupore: concerti, performance, cene sociali, momenti emozionanti che lasciano il segno e verranno ricordati in ogni occasione. Questo perchè ogni evento deve essere migliore di quello che lo ha proceduto in una continua tensione verso la memorabilità.

Ma quindi? Buttiamo via tutto? Evitiamo i congressi online?

persuasione

7 punti di forza di un congresso online

Non correre. Esistono tanti aspetti che permettono di rileggere i congressi online in una chiave possibilista.

Non è un caso che le aziende e le realtà che si stanno avvicinando a questa modalità sono moltissime e sempre più spesso questa soluzione diventa la prima, rispetto all’organizzazione di un congresso tradizionale. Vediamoli in sintesi (se vuoi approfondirli, in fondo a questa pagina c’è un form per entrare in contatto con noi e parlare del tuo evento).

  1. Taglio dei costi: un congresso digitale può costare molto meno di un convegno tradizionale, sia per chi lo organizza che per chi partecipa
  2. Comodità: tutti possono accedere senza muoversi dalla propria sede, risparmiando oltre al denaro il tempo degli spostamenti
  3. Flessibilità: è più facile incastrare per un relatore un intervento se non deve aggiungere spostamenti e trasferte. Clicca e parte con il suo intervento
  4. Visibilità e partecipazione: le persone che possono partecipare online sono solitamente di più quelle che possono partecipare in presenza, proprio per il minor numero di impedimenti
  5. Organizzazione: sebbene i convegni online abbiano una loro intrinseca difficoltà di organizzazione, rimangono più semplici di un evento tradizionale.
  6. Innovazione e sperimentazione: organizzare un congresso online permette di sperimentare nuove modalità di erogazione dei contenuti, di gestione dell’interazione, di coinvolgimento
  7. Unicità: se un’associazione o un’azienda hanno sempre gestito in presenza i meeting e gli eventi, la modalità online rappresenta un forte momento di discontinuità e di rottura degli schemi. Soprattutto in momenti di crisi come quella che stiamo vivendo, questo aspetto rappresenta un elemento fondamentale

Allora, ti abbiamo convinto?

Bene, cerchiamo di capire come organizzare il tuo prossimo congresso digitale.

Come organizzare un congresso online: la pianificazione e progettazione di un convegno online

Primo step in assoluto: cambia mindset!

L’organizzazione di eventi e congressi online richiede un cambiamento di paradigma. Non stai solamente spostando l’evento da un posto fisico a una location digitale. Non stai esclusivamente portando sul mondo digitale i tuoi partecipanti. No, stai facendo molto di più.

Organizzare un congresso online significa ripensare l’esperienza utente, ridefinirne il journey (come si dice in gergo): devi uscire dai confini dell’evento fisico e chiederti:

  • Cosa vogliono i miei partecipanti?
  • Cosa si aspettano di quello a cui erano abituati?
  • Come accoglieranno le differenze tra il congresso fisico di una volta e la nuova versione del congresso online?

Con le risposte a queste domande, passi alla fase progettuale, in cui cerchi di adattare la vecchia struttura al nuova modalità, riprogettando tutte queste voci:

  • Marketing e vendita online dell’evento
  • Promozione della nuova modalità
  • Comunicazione e strategie di ricollocamento
  • Tipologie di accesso e ticket
  • Modalità di iscrizione
  • Modalità di acquisto del biglietto e pricing del convegno online
  • Accesso ai materiali digitali
  • Istruzioni e indicazioni
  • Agenda degli interventi
  • Modalità di partecipazione ed engagement dei partecipanti nel congresso online
  • Gestione dei relatori
  • Test tecnico per ogni relatore
  • Gestione degli interventi in piattaforma
  • Organizzazione di eventuali tavole rotonde (guarda il prossimo paragrafo)
  • Gestione del follow up e accesso ai materiali del convegno online
  • Sessioni plenarie, sessioni parallele, workshop
  • Stand digitali degli sponsor
  • Logistica e gestione dei partecipanti
  • Gamification e sistemi di engagement

Come vedi questo elenco esemplificativo ti offre un’idea della complessità di un evento online, ma alla fine di questa pagina c’è la risposta ai tuoi problemi più grandi. Continua a leggere.

Il TeleSummit: la tavola rotonda online

Perso nei meandri della storia del web, in un angolo remoto della memoria di chi se ne occupa, troviamo emergere, dalla penombra e dall’oblio il termine TeleSummit.

Poco usato oggi, un po’ sfuocato da qualche esperienza del passato, il TeleSummit rappresenta la messa online di un convegno, come riporta correttamente uno degli articoli più datati sul tema (Cos’è un TeleSummit). Il TeleSummit prevede la successione cronologica di più relatori online, organizzati da un conduttore (chairman) che introduce, presenta, crea un fil rouge tra i diversi relatori e ne garantisce la corretta successione.

Quando immagini di avere 3, 4 o anche 10 relatori di fila, stai fondamentalmente prevedendo il TeleSummit. Se ci aggiungi che i relatori tra loro devono discutere un certo tema, allora stai entrando nel contesto della Tavola rotonda online, e quindi le cose si complicano.

Ecco alcune regole base per organizzare la tua tavola rotonda online:

  • Cerca la semplicità, non la complessità
  • Non andare oltre il 4-5 relatori per ogni ora di evento. L’ideale sarebbe averne 2 o 3.
  • Ricorda i tempi: più relatori coinvolgi, maggiori sono i problemi di gestione del tempo
  • Lascia dei buffer vuoti, come fossero i coffee break: ti permetteranno di recuperare eventuali problemi di tempi lunghi
  • Forma e organizza i tuoi relatori
  • Invia materiale informativo ai relatori, con le indicazioni e le checklist da rispettare
  • Valuta di effettuare un test per ogni relatore prima dell’evento
  • Preparati al peggio

Su quest’ultimo punto ti spingo a riflettere.

Il TeleSummit, soprattutto in modalità Tavola rotonda è una bella sfida: tutto deve incastrarsi in modo preciso e deve essere curato tutto nel minimo dettaglio. Le variabili in gioco sono moltissime e devi fare il possibile per prevedere ogni tipo di difficoltà e ostacolo.

Per questo motivo, l’ultimo e il primo punto della lista sono i più importanti in assoluto.

Organizzazione meeting e congressi online: 3 errori da evitare

Nel corso di questi anni abbiamo organizzato tantissimi eventi di questo tipo, tanto si sta diffondendo la pratica di passare e trasformare un convegno tradizionale in congresso online.

Abbiamo imparato tre errori piuttosto comuni.

1. Less is more

Semplifica lo schema. Rileggi quanto abbiamo scritto sopra: mira a uno schema diverso, più adatto all’online.

Organizzare un evento online come un convegno, un meeting, una convention o un congresso significa ripensare tutto, immaginando cosa accadrà nel concreto quando lo organizzerai.

Non complicarti la vita. Se penso ad eventi fieristici (e ci torneremo su questo tema) come la Smau, il Web Marketing Festival o ancora più grandi, immediatamente mi viene da dire: attenzione, non puoi realizzare la stessa identica cosa. Alcune dimensioni saranno semplificate, altre valorizzate, altre ancora dimenticate.

2. Non sottovalutare la tecnologia

Connessione veloce, luci, audio e video perfetti, piattaforme webinar stabili e affidabili.

Controlla ogni aspetto tecnico e sappi che oltre all’agenda del tuo congresso online, le più grandi insidie si nascondono proprio negli aspetti tecnologici. Se non sai dove sbattere la testa, contattaci subito.

Se invece vuoi fare in modo autonomo, guarda la nostra attrezzatura consigliata.

3. Attenzione al cannibalismo

Ultimo aspetto. La potenza dei convegni e congressi online può essere maggiore di quella degli eventi tradizionali.

Al di là dei recenti avvenimenti e della piccola (non) rivoluzione culturale che abbiamo vissuto nel mondo dei webinar e degli eventi digitali (leggi l’articolo Webinar Revolution), un evento online può raggiungere numeri enormi in termini di partecipazione e di iscrizioni.

Chiedi a te e al tuo team “siamo capaci di gestirlo?”.

Come gestirete il follow up? Quali tipi di vantaggi commerciali riuscirete a crearvi? Le vostre eventuali offerte avranno un seguito facilmente gestibile?

La partecipazione in massa a questo evento potrà creare problemi ad altri vostri servizi?

Come ottenere supporto per organizzare un convegno online

Se sei arrivato fino a qui, sai che organizzare un congresso online può essere faticoso, complesso e per alcuni versi persino pericoloso, soprattutto se non tieni in considerazione ogni singolo aspetto. Per questo motivo, proprio per farti ottenere il massimo dai tuoi eventi online, siano essi congressi virtuali, convention online, telesummit o tavole rotonde online, abbiamo preparato un pacchetto proprio per gli eventi più o meno complessi.

Il nostro team è pronto ad accompagnarti in questa avventura.

Puoi approfondire tutto quello che possiamo fare per te nella pagina dove viene descritto nel dettaglio il nostro servizio di realizzazione congressi online

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