Articoli

Riunioni Zoom: 4 consigli pro per farle al meglio

Settembre. L’estate che finisce. L’autunno che è nell’aria. Le giornate che si riempiono di “callettine di allineamento” per riprendere tutte le attività. Significa solo una cosa: riunioni Zoom come se non ci fosse un domani.

Impossibile non conoscerla: Zoom è la piattaforma per meeting online e webinar che durante questa pandemia ha avuto la crescita maggiore.

Se la maggior parte del tuo tempo lavorativo viene impiegata in meeting online e riunioni su Zoom, dopo aver letto questo articolo potrai sfruttare 4 consigli per realizzare riunioni Zoom efficaci, dritte al punto e senza imprevisti.

1- Riunione Zoom: come funziona?

2- Zoom per riunioni online: il fenomeno della “Zoom fatigue”

3- 5 consigli per riunioni con Zoom senza stress

 

Riunione Zoom: come funziona?

Per prima cosa, vediamo velocemente come puoi creare una riunione su Zoom:

1- Iscriviti a Zoom o acquista il piano più adatto alle tue esigenze. (Nota bene: il piano gratuito di Zoom permette di realizzare riunioni per una durata massima di 40 minuti). Contattaci per acquistare la tua licenza Zoom con noi, con tutti i vantaggi dei nostri servizi e la fatturazione in italiano!

2- Accedi a Zoom con le tue credenziali

3- Una volta nella dashboard, seleziona dal menù alla tua destra la voce “riunioni” e subito dopo la voce “pianifica una riunione

4- Inserisci il titolo della tua riunione

5- Stabilisci giorno, ora e durata della tua riunione. (Nota bene: assicurati che il fuso orario sia corretto)

6- Come ID riunione lascia selezionato “Genera automaticamente”

7- Personalizza la tua riunione controllando tutte le opzioni che puoi attivare (trovi i dettagli in questo articolo: come realizzare tecnicamente una riunione su Zoom)

8- Clicca su Salva: la tua riunione è creata. Troverai il link di invito nella pagina successiva e potrai mandarlo ai tuoi invitati cliccando su “copia invito”.

Se vuoi maggiori informazioni tecniche (comprese di screenshot della dashboard) per imparare ad orientarti dentro Zoom, ti consiglio questi due articoli:

Come usare Zoom: guida completa su dispositivi e impostazioni

Scaricare Zoom Meeting e imparare tutto sulla dashboard: guida completa in italiano

Zoom per riunioni online: il fenomeno della “Zoom fatigue”

Ti è mai capitato in questi due anni di arrivare infondo ad una giornata di lavoro costellata di riunioni online e di sentire un senso di stanchezza e sfinimento molto forte?

Sei in buona compagnia: è un fenomeno che è stato ampiamente riconosciuto ed è stato chiamato “Zoom fatigue”, ovvero “affaticamento da Zoom”. Ma non riguarda solo le riunioni Zoom: fa riferimento alle riunioni online effettuate tramite tutte le piattaforme per meeting online esistenti (Skype, Teams, GoToMeeting).

Dopo una lunga serie di riunioni online, è molto facile provare un senso di fatica molto intenso: succede perché durante una riunione online il cervello non riesce a cogliere tutti quei segnali propri della comunicazione non verbale che aiutano ad elaborare, interpretare e interagire al meglio durante una riunione in presenza.

Quindi per comunicare online, potendo vedere gli altri interlocutori solo tramite webcam o addirittura sentendo solo la loro voce, il nostro cervello impiega molti più sforzi per interpretare quello che succede intorno a noi. Non poter fare affidamento sui segnali non verbali affatica la nostra mente.

Puoi approfondire il tema della zoom fatigue in questo articolo di National Geographic: “Zoom fatigue”, come le interazioni virtuali influenzano il nostro cervello

Per contrastare la Zoom fatigue diventa indispensabile imparare ad ottimizzare le riunioni online, in modo da renderle momenti produttivi, concisi e non affaticanti.

Nel prossimo paragrafo troverai i nostri 4 consigli per riunioni zoom (e in generale riunioni online) vincenti.

4 consigli per riunioni Zoom senza stress

#1 | Poniti una prima, semplice domanda: “ma questa riunione su Zoom serve davvero”?

Può sembrare banale, ma in realtà un’analisi pre-meeting ti permette davvero di ottimizzare la tua riunione, prima di tutto aiutandoti ad individuare se una riunione zoom è il mezzo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi.

Rispondi a queste due domande:
Qual è lo scopo/obiettivo del meeting che voglio organizzare?
Avere un confronto aperto con gli interlocutori mi può aiutare nel raggiungere il mio obiettivo?

Se la risposta è sì ad entrambe le domande, vuol dire che una riunione online è il mezzo ideale.

Ora che hai la certezza di organizzare un meeting online, segui questi punti:

1- Invita la persone solo strettamente necessarie e che possono avere un ruolo attivo
2- Crea una breve agenda dell’incontro
3- Definisci la durata (non andare oltre ai 45 minuti)

# 2 | Sfrutta le impostazioni di Zoom per controllare la riunione
Ecco delle impostazioni di Zoom che ti possono aiutare a gestire al meglio la tua riunione:

  • Sala d’attesa è una impostazione molto importante. Se prevedi una riunione con molti partecipanti ti permetterà di avere il controllo sugli accessi o evitare accessi indesiderati.
  • Opzione audio e video: quando crei la tua riunione su Zoom, ti consigliamo di vidimare l’opzione che ti consente di disattivare il video e l’audio dei partecipanti all’ingresso nel meeting. In questo modo, eviterai possibili errori o situazioni imbarazzanti, permettendo ai tuoi partecipanti di attivare i canali di comunicazione solo una volta pronti.
  • Background di Zoom: utilizza uno sfondo neutro o imposta uno dei background di Zoom per avere il controllo sul tuo sfondo e risultare professionale

# 3| Trascrivi l’audio della tua riunione

Zoom permette di trascrivere in modo automatico l’audio di una riunione o di un webinar. Una funzione molto utile per stilare con velocità un verbale della tua riunione, permettendoti di non dover prendere appunti nel mentre.

Nota bene: questa funzione è disponibile solo per gli utenti con piani di Zoom a pagamento e che usano la registrazione delle riunioni su Cloud. Se hai un abbonamento premium, nelle impostazioni di registrazione Cloud (Cloud Recording) puoi attivare l’opzione per le trascrizioni audio.

# 4 | Impara ad utilizzare le scorciatoie da tastiera

Su Zoom puoi utilizzare tantissime scorciatoie da tastiera per gestire i tuoi meeting con professionalità, rapidità e facendo stupire tutti i colleghi. Le trovi tutte in questa pagina dedicata sul sito di Zoom: scorciatoie da tastiera di Zoom

Vuoi acquistare la tua licenza Zoom o avere formazione e consulenza sulla piattaforma?

IMPORTANTE!
WebinarPro fornisce formazione all'uso della piattaforma Zoom e in più fornisce licenze della piattaforma Zoom (con il vantaggio dei nostri servizi e la fatturazione italiana).

Quindi possiamo aiutarti se:
1) Hai bisogno di un corso online completo in italiano per imparare ad utilizzare Zoom, in ogni suo dettaglio
2) Hai bisogno di una consulenza personalizzata sulla tua piattaforma Zoom
3) Hai bisogno della tua licenza Zoom e vuoi affidarti ad un partner italiano per acquistarla
4) Hai bisogno per un evento particolarmente importante un servizio di regia completa sulla tua piattaforma Zoom ( CLICCA QUI PER APPROFONDIRE! )

Infine, puoi rivolgerti a noi per questi bisogni:

Hai bisogno di formazione su Zoom?
Puoi iscriverti subito a questo corso completo dove imparerai come utilizzare la piattaforma in ogni sua funzionalità e in modo professionale.

Corso online completo su Zoom

 

Hai bisogno di una consulenza personalizzata, di un servizio di regia o della tua licenza Zoom?

Se hai bisogno di una consulenza personalizzata, un servizio di regia completo per un evento particolarmente delicato da realizzare sulla tua piattaforma Zoom o,  ancora, di ottenere la tua licenza di Zoom tramite un fornitore italiano, contattaci: con una consulenza senza impegno capiremo insieme come possiamo aiutarti.

6 elementi da tener conto per organizzare riunioni online

Quante volte ti è capitato di partecipare a riunioni online (o webmeeting)  in cui microfono e webcam non funzionavano, gli altri partecipanti erano distratti e il relatore magari era contro luce?

Se oggi sei tu a dover organizzare riunioni online, devi tener conto giusto di un paio di cose per la riuscita della riunione.

1. Crea un’atmosfera rilassata

L’obiettivo è quello di mettere ogni partecipante a proprio agio e a stabilire connessioni con te, che sei il relatore, ma anche tra di loro. Inoltre è importante per  superare barriere psicologiche dettate dalla mancanza di relazioni. Ricordati di coinvolgere tutti, anche le persone più timide che altrimenti in una riunione online, potrebbero rimanere nell’ombra.

2. Il linguaggio paraverbale nelle riunioni online

Non importa se non sei vis a vis con i partecipanti del tuo meeting. La comunicazione paraverbale è ugualmente importante come quella verbale. Devi tenere conto dello sfondo, delle luci e di presentarti in maniera decente. Tieni conto anche del possibile buffering dovuto alla connessione, quindi gesticola per presentare meglio dei concetti, ma senza esagerare.

A tal proposito ti consiglio una lettura di approfondimento sul tema “Trucchi per presentarti nei migliori dei modi durante una videoconferenzaqui.

3. Occhio alle altre applicazioni

Un altro errore frequente è quello di lasciare aperti altri programmi durante un meeting in videoconferenza. Immagina l’imbarazzo dei partecipanti nel visualizzare una tua email o un uo messaggio personale su Skype o WhatsApp! Per evitare una tale situazione – e garantire maggiori risorse alla sessione online – è necessario ricordarsi di chiudere ogni applicazione sottostante non strettamente necessaria.

4. Non dimenticare l’interazione

Una piattaforma deve comunque disporre di una serie di funzionalità come sondaggi, question time, lavagna per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei partecipanti.  Sfrutta anche le funzionalità avanzate.

Per scoprire con quali modalità di interazione puoi coinvolgere il tuo pubblico, leggi qui.

5. Adotta una “videonetiquette”

Fai le presentazioni. Se i partecipanti hanno già familiarità tra loro, non sarà necessario fare presentazioni; ma se alla riunione intervengono persone che normalmente non lavorano insieme, dedica qualche minuto a presentare tutti.

Presta attenzione. Quando qualcuno sta parlando, tutti gli altri partecipanti dovrebbero prestare attenzione; questa regola è particolarmente valida per le videoconferenze online.

Non interrompere. Durante un meeting online (e non solo!), nessuno dovrebbe parlare o interrompere l’altra persona. Assicurati che tutti i partecipanti siano informati adeguatamente sulla scaletta della riunione in modo da intervenire nella fase dedicata alla discussione o agli approfondimenti.

Per te, ecco 9 regole di public speaking online che devi per forza conoscere.

6. Fai i test prima del webmeeting

In una riunione dal vivo, entri nella stanza e la riunione ha inizio. Ma nei webmeeting, c’è l’incognita della tecnologia. C’è il rischio che il tuo microfono non funzioni bene, che il tuo computer abbia bisogno di un riavvio o la necessità di settare qualche impostazione che non funziona correttamente. Nelle riunioni e nei meeting online, ti consigliamo di arrivare sempre con un po’ di anticipo.

Come capire se le riunioni online fanno davvero al caso tuo?

Ecco alcuni esempi semplici ma essenziali. Hai bisogno di fare webmeeting se devi:

  • Lavorare con un gruppo ristretto di persone
  • Creare un documento condiviso
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Collaborare a nuove idee su un prodotto o servizio 

Se hai bisogno di organizzare riunioni online professionali ed efficaci, non devi fare altro che compilare il modulo qui sotto.