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Tutti parlano di eventi digitali. Ma i webinar sono eventi online? E quali sono quegli eventi che possiamo definire digitali e quali escludere?

In questo articolo cerchiamo di spiegarti tutte le differenze (se hai fretta di conoscere la risposta alla domanda del titolo clicca qui)

Cos’è un Evento digitale.

Il sito Visiofair.com ha scritto un interessante riepilogo del concetto, spiegando bene cosa intendiamo per online events e quali categorie di eventi rientrano in questo significato.

Nel loro articolo Digital event: a definition già nel 2013 scrivevano

Un evento digitale è un’occasione in cui le persone si riuniscono e tra di loro, alcuni o tutti i partecipanti non si trovano fisicamente nella stessa posizione, ma sono collegati in un ambiente comune. L’ambiente comune può assumere diverse forme ma solitamente avviene nel web.

Se vuoi approfondire esiste una guida dello stesso periodo (la trovi qui).

Ma dopo tutti questi anni, la definizione di evento digitale è cambiata tanto?

Ricordiamoci che abbiamo alle nostre spalle il 2020, l’anno universalmente riconosciuto come la rivoluzione degli eventi in digitale e  abbiamo già parlato di Eventi virtuali con la nostra guida completa per aziende ed organizzazioni. Ma in questo articolo vogliamo capire meglio alcune differenze.

Se cerchi esempi eventi digitali puoi visitare la nostra pagina Dicono di noi, in cui abbiamo raccolto case study, interviste e modelli di eventi digitali online, sia complessi che più semplici. È un buon modo per capire in pratica cosa puoi fare.

Webinar semplici, webinar complessi ed eventi digitali.

Proviamo a creare una tassonomia, specificando le caratteristiche di ognuno di questi eventi digitali interattivi. Se hai dubbi puoi anche fare riferimento a un altro nostro articolo: La guida completa per organizzare i tuoi eventi virtuali.

Partiamo dal webinar.

Ormai sai già tutto sui webinar, soprattutto se ci segui da molto tempo.

Con webinar semplice, intendiamo il classico webinar con un numero partecipanti indefinito e uno o due relatori. Altri elementi fondamentali sono: una piattaforma webinar, contenuti interessanti, l’interazione via chat e slide o condivisione dello schermo.

Con webinar complesso, intendiamo un webinar con un crescente grado di complessità che è determinato da diversi fattori:

  • Numero di partecipanti molto alto
  • Numero di relatori molto alto
  • Diverse lingue, inclusa quella dei segni
  • Condivisione di materiali multimediali di diverso tipo
  • Integrazione con piattaforme terze
  • Gestione di diversi strumenti di engagement

Bene, questo tipo di webinar è quello che ci esalta e ci diverte.

E se vuoi organizzarne uno, clicca sul banner qui sotto.

Questo tipo di webinar rappresenta una sfida importante per qualsiasi azienda, soprattutto se si è inesperti.

Anche dopo l’esperienza del 2020 molte aziende usano in modo scorretto i webinar, senza sfruttarne il potenziale e correndo molti rischi per il brand, per la reputazione, e nello specifico per l’efficacia dei webinar stessi.

Già: i webinar complessi sono eventi digitali molto delicati.

Quindi la risposta alla domanda “I webinar sono eventi digitali” è: si!

I webinar sono una delle tante tipologie di eventi online che puoi utilizzare, probabilmente quelli più semplici, che come abbiamo indicato possono diventare complessi fino al raggiungimento del livello di evento digitale vero e proprio.

I vantaggi degli eventi digitali sono ovviamente molti: raggiungere più persone, abbattere i costi di trasferta, azzerare la logistica per hotel e spostamenti, permettere a chiunque di accedere anche da situazioni logisticamente complicate.

Organizzare eventi digitali: come fare?

Prima di tutto gli articoli che abbiamo citato più sopra ti forniranno indicazioni pratiche su come muoverti.

Il consiglio è sempre il solito: contattaci, chiedici un parere, senza impegno.

Vogliamo evitarti pessime figure, spese inutili, perdite di tempo.

Capire la differenza tra Webinar semplici e Webinar Complessi, non ti risolve il problema: cosa sono gli eventi digitali?

Come abbiamo accennato nel titolo i webinar in qualche modo si possono definire mini eventi digitali: il vero evento virtuale, l’evento online, si caratterizza per alcune ulteriori specifiche:

  • Durata (più di 4 ore)
  • Integrazione con tool immersivi, 3D, di realtà virtuale o realtà aumentata
  • Gestione di flussi operativi più articolati
  • Pre e Post-Evento complessi

Per farti capire, prima di scrivere questo post, abbiamo gestito la richiesta di un ente formativo che deve gestire 7 giorni di evento, con 6 lingue, 30 sessioni live parallele, centinaia di file in condivisione, lavagne multimediali, pre-evento e follow up: ti basta come esempio di digital event complesso?

Ti voglio anche tranquillizzare: non tutti gli eventi digitali sono a questo livello di complessità e sono tutte cose fattibili, almeno per WebinarPro.

Eventi digitali in Italia: come siamo messi?

Non ci crederai, ma probabilmente essere stati tra i primi nel nostro continente ad essere colpiti dalla pandemia, ci ha spinti a cercare subito soluzioni alternative all’organizzazione di eventi tradizionali. Così nel 2020 abbiamo avuto un picco di richieste per queste tipologie di eventi online:

  • Fiere virtuali
  • Fiere 3D
  • Congressi online
  • Conferenze digitali
  • Congressi scientifici online
  • Fiere e congressi ibridi
  • Eventi phygital

Quindi l’Italia è effettivamente competitiva da questo punto di vista e abbiamo diverse soluzioni per eventi online italiani, sia nella scelta del software che dei modelli di eventi.

WebinarPro ad esempio si distingue dai competitor per diversi aspetti: tecniche di progettazione derivate sia dalla formazione online, che dagli studi scientifici in human engagement, modelli e template di eventi innovativi, strumenti di engagement dei partecipanti, creazione di user experience ad alto impatto, integrazione di diversi modelli di eventi (siamo gli unici, ad esempio, a integrare 3D, realtà immersiva e metaverso).

Agenzia organizzazione eventi online: serve?

La risposta è… dipende!

Se stai leggendo questo articolo è perchè cerchi informazioni sul tema degli eventi digitali. I casi sono due: o cerchi nuove idee, oppure cerche le informazioni base.

Un’agenzia di organizzazione eventi online come WebinarPro ti può aiutare a raccogliere le idee, a strutturare il tuo progetto, a scegliere le migliori opzioni e questo per un semplice motivo: ha già sperimentato diverse tipologie di eventi online e quindi sa inquadrare il tuo progetto in uno scenario di soluzioni pratiche concrete ed efficaci.

Ti faccio un esempio. Se ci chiedessi:

Voglio organizzare un evento digitale. Come posso fare?

WebinarPro ti aiuterebbe a focalizzarti su questi aspetti:

  • Quali sono gli obiettivi dell’evento? coinvolgere? condividere? comunicare? formare?
  • Quali sono le tue priorità? Quali sono quegli aspetti imprescindibili dell’organizzazione dell’evento virtuale?
  • Quali sono le componenti di costo che puoi assorbire internamente e quali quelle che vanno esternalizzate?
  • Quali sono i possibili ritorni dei tuoi investimenti e i risultati che ti attendi?

L’analisi di questi e altri aspetti, rendono l’agenzia organizzazione eventi online un prezioso alleato per rendere il tuo evento online perfetto.

Passa all’azione: organizza il tuo evento digitale.

Se la tua azienda vuole organizzare un evento digitale, un webinar semplice, un webinar complesso o una sofisticata combinazione di questi eventi online, puoi chiederci un preventivo: non ti stai impegnando, stai solo raccogliendo informazioni e saremo felici di fissare una call con te e il tuo team, ragionare su tutte le opzioni che abbiamo a disposizione e scegliere con te la soluzione migliore.

 

Il valore dell’interazione di persona durante un evento non scomparirà mai, ma ci sono dei momenti in cui passare ad organizzare eventi virtuali è necessario. Ed è proprio quello che è successo in questo anno di pandemia, quando i meeting e le riunioni online sono diventate essenziali. Ma come garantire lo stesso grado di coinvolgimento e interazione di un incontro di persona?

 Un evento virtuale deve essere considerato al pari di un evento in presenza, l’unica cosa che cambia è il luogo di svolgimento. È necessario quindi promuovere l’evento in modo efficace, coinvolgere i partecipanti per tutta la sua durata creando momenti memorabili, e infine dimostrare il successo dell’evento stesso.

 Gli eventi virtuali non sono semplici webinar o presentazioni, ma esperienze di valore in grado di coinvolgere il pubblico tanto quanto un evento in persona. 

Sei pronto a scoprire tutto quello che c’è da sapere per organizzare un evento online di successo? Iniziamo!

 

 

Cos’è un evento virtuale?

Un evento virtuale è un evento che riunisce i partecipanti su una piattaforma web e offre loro un contenuto fruibile online. Se hai partecipato a una riunione utilizzando uno strumento di videoconferenza o, più semplicemente, se hai guardato una lezione di allenamento on-demand, allora hai sperimentato anche tu un evento virtuale. Il primo vantaggio di questa modalità di incontro? Avere la possibilità di seguirlo direttamente dalla comodità della tua scrivania!

 Ma i benefici non finiscono qua. Gli eventi virtuali non hanno nulla da invidiare agli eventi in persona, anzi sono un valore aggiunto al tuo programma di meeting. Come renderli di successo e farci dimenticare dello schermo che ci divide? Basta tenere in mente alcuni accorgimenti che ti dirò più avanti!

4 tipi di eventi virtuali

Ti sarà capitato di partecipare a eventi online molti diversi tra loro, con tematiche differenti e strutture eterogenee. Questo perché esistono varie tipologie di incontri virtuali tra cui puoi scegliere. Devi considerare questi eventi non come una sostituzione di altri tipi di riunioni, bensì come un nuovo modo di interagire da aggiungere al tuo programma per dare una spinta in più alla tua comunicazione.

 Vediamo quali sono i 4 tipi principali di eventi virtuali.

  1. Webinar – Un webinar permette di riunire partecipanti potenzialmente da tutto il mondo su una piattaforma web per ascoltare un contenuto di interesse presentato da uno o più oratori. Le aziende possono far pagare la partecipazione o offrirla gratuitamente; la loro durata è in genere da 45 a 80 minuti. I webinar utilizzano strumenti di videoconferenza che permettono l’interazione col pubblico, quindi consentono di fare domande e risposte. È possibile condurre una presentazione dal vivo o offrire un video pre-registrato, in ogni caso i webinar  hanno principalmente una natura educativa e possono includere formazioni interne o esterne.
  2. Conferenze virtuali – Le conferenze virtuali sono molto simili alla conferenze di persona. Sono generalmente costruite intorno a un’agenda che include discorsi di apertura, sessioni, pause e altro. Anche in una conferenza virtuale i partecipanti hanno la possibilità di interagire in tempo reale e scegliere i contenuti più rilevanti da aggiungere al proprio programma.
  3. Eventi ibridi interni – Che siano eventi aziendali, corsi di formazione, riunioni di reparto o inaugurazioni, gli eventi ibridi interni sono utilizzati per condividere un messaggio all’intera azienda quando i dipendenti non sono tutti riuniti nello stesso posto. Scegliere un evento virtuale permette di risparmiare onerosi costi di trasporto e organizzazione che un evento in persona richiederebbe. Inoltre, possiamo includere negli eventi ibridi interni anche attività di team building.
  4. Eventi ibridi esterni – Questa tipologia di eventi è indirizzata a coloro che sono esterni all’organizzazione e possono essere conferenze degli utenti o conferenze di settore. Gli eventi ibridi esterni richiedono alti livelli di produzione video per offrire ai partecipanti contenuti di alta qualità e le stesse possibilità di networking che un evento in presenza consentirebbe. A questo link trovi un articolo di approfondimento sul tema. 


Perché organizzare un evento online?

Secondo Google Trends, il mondo si sta orientando sempre di più verso il virtuale: non ti resta che seguire il trend e imparare il modo migliore di comunicare online. 

Se non sei ancora convinto che il web sarà il luogo di incontro prediletto nel futuro, ecco alcune ragioni per cui dovresti organizzare un evento virtuale:

  1. Accessibilità: l’evento online permette di raggiungere un pubblico più ampio rispetto a un evento in presenza in quanto consente la partecipazione anche di coloro che non possono recarsi di persona all’evento.
  2. Budget: (nota dolente per la maggior parte degli organizzatori) spostare alcuni eventi online permette di tagliare i costi e destinare i risparmi per eventi più grandi. Inoltre, i costi vengono agevolati anche per i partecipanti che dovrebbero fare lunghi viaggi per partecipare all’evento.
  3. Non c’è un’altra opzione: mai come in questo anno abbiamo vissuto momenti in cui le uniche opzioni possibili erano spostare tutti gli eventi online o cancellarli del tutto. Ma il virtuale diventa un’ancora di salvataggio anche in tutte le situazioni in cui gli spostamenti potrebbero essere limitati per maltempo, divieti di viaggio o qualsiasi altro impedimento.

 In realtà, le ragioni per cui si organizzano eventi virtuali sono le stesse anche per gli eventi di persona: trasmettere un messaggio, attirare più clienti, offrire contenuti di valore e costruire relazioni di fiducia. Ma ciascuna modalità di interagire ha i suoi pro e contro. 

Per esempio, il vantaggio di un webinar è la possibilità di diffondere in rete un’ampia gamma di contenuti e posizionarsi come guida del settore. Al contrario, se ci troviamo in una conferenza utente o un programma di formazione regionale, l’evento in persona è appositamente pensato per creare interazioni dirette. Avrai capito quindi che l’importante è stabilire l’obiettivo che il tuo evento vuole raggiungere, solo dopo potrai capire se la scelta dell’online può davvero soddisfare le tue esigenze.

Come pianificare un evento virtuale

Molto probabilmente, la pianificazione di eventi fa già parte del tuo marketing mix integrato. E anche gli eventi virtuali devono farne parte! Questi infatti non dovrebbero essere separati dal resto dei tuoi eventi. I tuoi clienti e potenziali clienti parteciperanno sia ad eventi in presenza sia ad eventi virtuali, quindi è importante avere in mente un quadro completo e olistico della strategia di marketing. Solo in questo modo potrai coinvolgere il pubblico a 360° e offrire loro contenuti di valore, sia di persona che virtualmente.

Ma come programmare eventi virtuali di successo? Ecco alcuni punti fondamentali:

  1. Promozione – Gli eventi virtuali, come quelli di persona, hanno bisogno di una promozione mirata ed efficace. Senza una strategia di marketing ben pensata la partecipazione potrebbe non essere quella sperata.
  2. Contenuto – In un evento virtuale, il vero protagonista è il contenuto offerto al pubblico. La tua presentazione e il tuo discorso devono essere coinvolgenti e interessanti. È importante creare un contenuto su misura per i partecipanti dell’evento.
  3. Interazione – Parlare da soli davanti a uno schermo non significa essere gli unici presenti all’evento. Tieni impegnati tutti i partecipanti: rivolgi loro delle domande, lascia che siano loro a farti domande… non avere paura di interagire! Solo in questo modo otterrai un alto coinvolgimento e il tuo evento sarà memorabile.
  4. Analisi e dati – L’unico modo per provare il successo dell’evento virtuale è misurare l’impegno e la partecipazione del pubblico. Raccogliere i dati dei partecipanti permette di dimostrare il ROI dell’evento e di attivare il customer journey.

Le differenze tra eventi virtuali e di persona

È inevitabile non considerare alcune differenze tra condurre un evento online e un di persona. I primi hanno infatti delle limitazioni che i secondi non hanno: se da una parte gli eventi in presenza possono promettere la possibilità di networking, approfondimenti e interazioni dirette, gli eventi virtuali devono fare affidamento sui contenuti. Di fatto, segmentare i contenuti in base al pubblico e scegliere la modalità di distribuzione e fruizione dello stesso, sono decisioni che l’azienda deve prendere.

Non solo, gli eventi virtuali richiedono uno sforzo in più in materia di creatività e tecnologia in quanto coinvolgere il pubblico attraverso uno schermo è più difficile.

 Ma ciò non è una novità: nel mondo del web il coinvolgimento personale del partecipante è messo a dura prova, la costruzione della propria rete di contatti tra il pubblico non è così fattibile e gli incontri di vendita devono avvenire dopo l’evento, usando i dati raccolti online. L’evento virtuale rende quindi necessario un follow-up molto più rapido e puntuale in quanto i dati raccolti sono critici per stabilire il reale successo dell’evento. 

Nonostante ciò, rendere gli eventi virtuali coinvolgimenti quasi quanto quelli di persona è possibile. Tutto ciò di cui hai bisogno è solo un’attenta pianificazione, un’analisi accurata dei dati e tanta creatività.

Gli elementi fondamentali di un evento online

Ogni evento virtuale ruota attorno a 3 pilastri essenziali: il contenuto, il coinvolgimento dei partecipanti e i dati. La qualità del video e la connettività sono importanti, così come la presentazione dei contenuti, che secondo Forbes dovrebbe consistere in un mix di soluzioni dal vivo e preregistrate.

Ecco gli elementi che compongono un evento online:

  • Sito web dell’evento
  • Registrazione all’evento
  • Contenuto della presentazione dal vivo
  • Audio/video dal vivo a senso unico
  • Domande e risposte
  • Sondaggio dal vivo
  • Prendere appunti/diapositive preferite
  • Contenuto registrato
  • Videoconferenza interattiva
  • Sondaggi di feedback

La tecnologia per organizzare un evento virtuale

Senza la tecnologia, gli eventi online non potrebbero esistere. E con tecnologia in questo caso non facciamo riferimento solo a strumenti di videoconferenza, bensì ad una completa piattaforma virtuale che aiuta a promuovere, eseguire e gestire l’evento. Per saperne di più, ti consiglio questo articolo che parla delle piattaforme per eventi online. 

Vediamo insieme quali sono gli elementi tecnologici di cui non puoi fare a meno se hai intenzione di condurre un evento virtuale.

  1.  Sito web dell’evento: serve per promuovere l’evento, sia virtuale che in presenza. Il sito web dell’evento è uno strumento chiave per attirare i potenziali partecipanti, invogliarli a registrarsi, e attraverso cui comunicare il valore del tuo evento, il programma, elencare i relatori, includere le FAQ e guidare gli utenti verso la registrazione.
  2. Registrazione: è il primo strumento per la raccolta dei dati ed è fondamentale per permettere ai partecipanti di registrarsi al tuo evento virtuale, interagire, inviare preferenze e informazioni personali. Un buon strumento di registrazione permette agli utenti di registrarsi in modo semplice e fornisce alle aziende i dati di cui hanno bisogno per pianificare l’evento e dimostrarne il successo.
  3. E-mail: attraverso la posta elettronica possiamo condurre campagne di e-mail marketing indirizzate a tenere informati i partecipanti riguardo l’evento, coinvolgere, condurre indagini di feedback ed eventualmente aumentare le iscrizioni. L’e-mail è il modo migliore per comunicare con i pubblico durante tutte le fasi dell’evento virtuale. Inoltre, utilizzare uno strumento di e-mail marketing di qualità consente di personalizzare le e-mail, automatizzarne l’invio e raccogliere dati di controllo come i tassi di apertura e metriche di click-through.
  4. Guida dell’evento e app mobile: questi strumenti accompagneranno i partecipanti lungo tutte le fasi dell’evento e forniranno loro le informazioni necessarie per restare sempre aggiornati sul tuo business. In particolare, le app mobile rappresentano il principale strumento di interazione tra pubblico e azienda: dal lato venditore, permettono di comunicare con il partecipante tenendolo sempre informato e di raccogliere dati sulla popolarità delle sessione e l’impegno del pubblico; dal punto di vista dell’utente, attraverso l’app è possibile conversare sia con l’azienda sia con altri partecipanti, favorendo così un networking virtuale.
  5. Feedback dell’evento: essenziali nel mondo dell’online perché permettono agli organizzatori di valutare le reazioni all’evento quando non è possibile farlo attraverso espressioni o feedback verbali dei partecipanti. Gli strumenti di raccolta feedback, come i sondaggi post-evento, possono essere utilizzati come strumento per qualificare i lead virtuali e condurli all’acquisto.
  6. Integrazioni: sono strumenti tecnologici che assicurano la condivisione dei dati della registrazione tra il tuo sistema tecnologico e la piattaforma per eventi scelta. Permettono anche di condividere questi dati con i sistemi di automazione di marketing e CRM. Utilizzare le integrazioni aiuta a creare database sicuri in cui raccogliere i dati dei partecipanti così da facilitare le azioni di analisi dell’evento.

Come condurre un evento virtuale

Ora che hai tutte le informazioni necessarie sugli eventi online, vuoi organizzarne uno. Bene, ma come si fa?

Il processo di pianificazione di un evento online è simile a quello di un evento in presenza, ma ci sono alcuni accorgimenti che dovresti tenere in mente. Per prima cosa, ecco alcune domande da porti quando hai intenzione di pianificare un evento online:

  • Il contenuto sarà dal vivo, su richiesta o un mix?
  • Hai creato una guida per i partecipanti prima dell’evento che spiega come partecipare alle presentazioni, alle sessioni e usare gli strumenti di messaggistica?
  • Quali sono i tuoi KPI per l’evento? Anche se ci si può concentrare meno sui lead acquisiti, si possono costruire obiettivi intorno alla registrazione alle sessioni e ai sondaggi di feedback.
  • Cosa succede in caso di problemi di connettività?
  • Farai pagare il tuo evento o offrirai l’accesso gratuito?
  • Per quanto tempo saranno disponibili le sessioni on-demand dopo l’evento?
  • Quanto saranno lunghe le sessioni?
  • Quali strumenti avranno i partecipanti per fare rete e fissare appuntamenti?

 Dopodiché, dovrai preparare i partecipanti su come accedere al tuo evento online. Infatti, non bisogna dare per scontato la conoscenza da parte degli utenti di tutti gli strumenti di videoconferenza (ce ne sono davvero molti e anche diversi tra loro).

Prima dell’evento è buona pratica creare una guida che spieghi come partecipare all’evento e dare la possibilità al pubblico di testare la piattaforma con tutti i suoi strumenti. Ciò allevierà lo stress e fornirà un’esperienza complessiva migliore a ciascun partecipante. E se il tuo evento ha un ospite particolare, è consigliato fargli registrare un video di presentazione per introdurlo al pubblico.

Arrivati a questo punto penso che ti possa far piacere leggere 7 suggerimenti per organizzare eventi online. 

Come aumentare il coinvolgimento dei partecipanti

Coinvolgere e mantenere alta l’attenzione dei partecipanti durante tutto l’incontro è la sfida di chi conduce un evento online. Se pensi sia una sfida impossibile, sono felice di dirti che in realtà sono molte le opportunità che hai per coinvolgere il tuo pubblico.

La tecnologia mette a disposizioni vari strumenti utili ad appassionare il pubblico che ti ascolta, ad esempio puoi usare sondaggi dal vivo o instaurare un dibattito con sessioni di domande e risposte. Inoltre, grazie alle applicazioni mobile e alla loro funzione di messaggistica, i partecipanti possono organizzare incontri virtuali e costruire un proprio network.

Infine, ti consiglio di non sottovalutare il grande potere dei social media, uno dei mezzi di coinvolgimento più efficaci del momento. Abbina al tuo evento un hashtag e fai in modo che i partecipanti pubblichino uno foto della loro partecipazione o dei contenuti più salienti dell’evento. Lasciare loro qualcosa di memorabile da condividere li farà sentire parte di una community e aumenterà il valore percepito del tuo evento online.

Networking e collegamenti durante gli eventi virtuali

Non avere la possibilità di stringere una mano, non significa non avere l’opportunità di fare rete e conoscere nuove persone interessanti. Abbiamo già detto come le applicazioni mobile per eventi abbiano un ruolo centrale nella costruzione della rete sociale tra il pubblico: sia da telefonino che da browser web, i partecipanti possono comunicare tra loto attraverso un sistema di messaggistica ed eventualmente programmare anche incontri.

È importante fornire un tempo dedicato al networking per incoraggiare il pubblico a conoscersi e incontrarsi. Con l’aiuto dei dati di registrazione è possibile collegare le persone con interessi simili, impostare chat di gruppo e dei breakout durante l’evento.

Se fai parte di un’organizzazione o sei un professionista e hai ancora qualche dubbio, non ti resta che leggere anche la guida completa dedicata ad aziende ed organizzazioni.

 

I dati di un evento virtuale

I dati di un evento online sono diversi da quelli ottenuti durante un evento di persona. Comunque, la raccolta avviene prima, durante e dopo l’evento e i risultati possono essere utilizzati per qualificare i lead, provare il successo dell’evento e apportare miglioramenti per l’anno successivo. Quando parliamo di dati raccolti durante un evento online, facciamo riferimento a:

  • Numero di registrazioni
  • Informazioni demografiche sui partecipanti
  • Registrazione alla sessione
  • Tassi di apertura e clic delle e-mail
  • Risultati del sondaggio post-evento
  • Numero di contatti
  • Interesse per l’acquisto
  • Valutazioni della sessione
  • Feedback della sessione
  • Coinvolgimento e portata dei social media

Dimostrare il successo di un evento virtuale

Una volta che hai raccolto tutti i dati del tuo evento, come fai a capire se è stato davvero di successo?

Il successo di un evento online dipende da quanto i dati raccolti si allineano con gli obiettivi di business posti in precedenza, dalla corretta identificazione degli indicatori chiave di performance e dall’analisi stessa dei dati. Dimostrare il ROI, ovvero il Return On Investments, del tuo evento richiede un’analisi di costi e benefici: i costi sono rappresentati dai costi diretti, spese indirette e costi di opportunità; i benefici sono espressi come entrate dirette, entrate attribuite, pipeline di vendita attribuita, brand equity e scambio di conoscenze.

Pensando i costi rispetto ai benefici, potrai dimostrare la buona riuscita del tuo evento virtuale. Ricorda che è importante stabilire le metriche di successo prima che l’evento inizi, così da poterle confrontare con i risultati ottenuti una volta concluso.

Come trasformare un evento in presenza in un evento online last minute

Ci sono momenti in cui devi fare una scelta: cancellare l’evento o renderlo virtuale. Quante volte ti è capitato in questo anno di pandemia? Scommetto che almeno una situazione così l’hai vissuta anche tu.

Spostare un evento online non è poi così difficile se si hanno gli strumenti giusti a disposizione. Se non sai da dove partire, eccoti un buon inizio: una serie di domande da porti prima di trasformare il tuo evento che ti aiuteranno a capire se hai la possibilità e le capacità per farlo.

  • La tua agenda può essere tradotta in un ambiente virtuale o è necessario un evento di persona?
  • Come monitorerai le presenze?
  • La tua organizzazione ha una soluzione di riunione virtuale?
  • La tua organizzazione ha membri dello staff che possono supportare e gestire gli aspetti tecnici di un evento virtuale?
  • Puoi gestire la larghezza di banda?
  • I tuoi partecipanti hanno tutto il materiale necessario per partecipare virtualmente?

 Ora che hai capito se il tuo evento può diventare virtuale, puoi passare alle successive tre fasi.

  1. Aggiorna il sito web dell’evento e manda un’e-mail ai partecipanti per comunicare che l’evento sta diventando virtuale e le ragioni del cambiamento
  2. Offri ai partecipanti una guida su come partecipare all’evento online
  3. Aggiungi il link alla registrazione della sessione o alla trasmissione dal vivo nell’agenda

Oltre a tutte queste informazioni ha la possibilità di seguire il nostro corso online dedicato all’organizzazione degli eventi.

 

voglio scoprire il corso su come organizzare eventi online

 

Eventi virtuali come parte del vostro programma di meeting

Ci sono davvero moltissimi tipi diversi di eventi virtuali tra cui trovare la struttura più adatta a te, ma quando si cerca di organizzare qualcosa di creativo e innovativo l’ispirazione può essere un problema. Puoi aggiungere alla tua conferenza un po' di divertimento, giocare sull’ironia o coinvolgere i partecipanti con sondaggi dal vivo e sessioni di chat di gruppo. Le possibilità sono davvero infinite!

In conclusione, possiamo confermare che aggiungere gli eventi online come strategia digitale al tuo programma di meeting è una mossa vincente. Sicuramente un evento virtuale non ha lo stesso potere di un incontro di persona, ma è una buona alternativa quando le circostanze lo rendono necessario. Avere sempre a disposizione un piano e la tecnologia appropriati significa non arrivare impreparati di fronte a un cambio improvviso e dare ai partecipanti un’offerta comunque di alto valore.

 Spero che questo articolo ti abbia fornito una panoramica completa su come e perchè organizzare eventi virtuali e integrarli nella tua strategia di marketing e comunicazione. Sono molteplici gli aspetti da tenere in considerazione a diversi livelli. Quello che posso dirti con fermezza è di non improvvisare mai e di affidarti a professionisti del settore. Scegliere i partner giusti a cui affidare i propri eventi virtuali è essenziale per raggiungere tutti i tuoi obiettivi. 

Per questo motivo WebinarPro mette a tua completa disposizione tutto il know-how generato in questi anni di esperimenti, errori e successi. Non devi fare altro che contattarci compilando il modulo e verrai contattato senza impegno da un consulente esperto.

 

Articolo ispirato a cvent.com

Cos’è un evento virtuale

Ormai ne parlano tutti: gli eventi virtuali stanno cambiando la vita di aziende e organizzazioni.

Se il 2020 è stato l’anno di svolta del mondo degli eventi digitali, è anche vero che oggi viviamo in un limbo in cui molte aziende non sanno cosa fare. Mi spiego.

Prima del 2020 possiamo dire che la percentuale di aziende, associazioni e organizzazioni che organizzavano eventi digitali era davvero bassa. Eravamo abituati a meeting, convention, congressi e fiere in presenza, in qualsiasi posto del mondo, raggiungibile con un numero variabile di mezzi di trasporto e ore di viaggio. Era la prassi.

Poi il Covid-19: il lockdown, le restrizioni, l’epopea infinita delle vaccinazioni, il green-pass (ne abbiamo parlato in un articolo specifico sul tema degli eventi come fiere e congressi). Oggi chi deve organizzare un evento online è bloccato e non sa davvero cosa fare.

Per questo abbiamo scritto questo articolo per chiarire tutto quello che occorre a un’azienda, un’organizzazione o un’associazione per organizzare un evento digitale di successo.

Partiamo dalla definizione di evento virtuale. Prima di tutto, cos’è un Evento?

Un evento è un momento di incontro che può assumere la forma di manifestazione, congresso, fiera, convegno in cui più persone si trovano raccolte nello stesso posto con finalità e obiettivi che possono essere commerciali, culturali, promozionali, sociali.

E cosa cambia quando usiamo il termine evento virtuale o evento digitale?

Semplice, la location non è più fisica, gli scambi sono virtuali, mediati da computer e dispositivi mobili e le relazioni tra le persone avvengono nel web.

Diversi tipi di eventi virtuali

Morethandigital ha fatto di più e nel suo articolo What are digital events and their advantages and disadvantages? ha differenziato diversi tipi di eventi non tradizionali:

1. Eventi remoti

Un evento remoto è definito come una collaborazione a distanza, ad esempio via e-mail. Di solito, rientrano in questa categoria gli eventi organizzati per i team aziendali, come i workshop all’interno di un’organizzazione. Diciamo che l’accento di questo tipo di eventi è sulla distanza.

2. Eventi virtuali

Negli eventi virtuali non c’è contatto fisico tra i partecipanti: grazie a specifici software per eventi virtuali (che vedremo dopo cosa sono e come funzionano), i partecipanti si muovono in spazi digitali, eventualmente con avatar personalizzati, fruendo di contenuti più o meno interattivi, con presentazioni, lezioni, speech, che sono sia caricate online (le consumi on demand, come un video su YouTube, ad esempio) sia dal vivo in diretta.

Questo formato è particolarmente adatto per fiere, esposizioni virtuali e presentazioni di prodotti.

3. Eventi online

Gli eventi online ormai sono completamente associati ai webinar e a tutte le loro formulazioni: quando ci sono in gioco piattaforme webinar come GoToWebinar, Zoom, Adobe Connect, WebEx oppure quando vengono sfruttate le potenzialità di piattaforme streaming come Facebook Live, YouTube Live e StreamYard.

Il focus di questo tipo di eventi online è la raccolta di più persone in un ambiente digitale (la piattaforma webinar o streaming) per la condivisione di contenuti.

4. Eventi digitali

Gli eventi digitali sono eventi interattivi, organizzati e orientati all’esperienza, ma la grande differenza è giocata proprio dall’esperienza stessa, dalla creazione di spazi speciali che permettano determinate attività di condivisione tra i partecipanti.

Lo so, hai la vertiginosa sensazione che i quattro tipi di eventi non siano così differenti, ma posso confermarti che dall’esperienza diretta di WebinarPro queste sfumature rappresentano una buona semplificazione della varietà di questi eventi.

Per comodità useremo in questo articolo tutte le etichette che hai appena conosciuto indiscriminatamente, riferendoci quindi a questa definizione di evento virtuale:

Un momento di incontro tra più persone che avviene in un ambiente digitale nel web, durante il quale si scambiano contenuti e idee. L’evento virtuale può svilupparsi in più giornate, con sessioni plenarie e sessioni parallele, svolte completamente online e con momenti di interazione e networking tra partecipanti, relatori e organizzatori.

eventi virtuali

Perché organizzare un evento virtuale?

Le motivazioni sono molto diverse e dipendono da tanti aspetti. Forse concentrarci sui vantaggi e gli svantaggi degli eventi online ti permette di individuare il caso specifico che più si adatta alla tua azienda, alla tua organizzazione o alla tua associazione.

Elenchiamoli tutti.eventi virtuali

  • Puoi raggiungere i tuoi partecipanti ovunque nel mondo
  • Riduci i costi di trasferta di ogni partecipante
  • Riduci i costi di una sede fisica, del personale, dei materiali da produrre, dei gadget, ecc.
  • Riesci a organizzare meglio l’agenda degli interventi riducendo le interferenze esterne
  • Conosci in anticipo il profilo dei tuoi partecipanti e dei tuoi relatori, e puoi organizzare meglio le attività
  • Risparmi un sacco di tempo (spostamenti, logistica, viaggi, ecc.)
  • Gestisci un processo più integrato e omogeneo tra ciò che accade prima, durante e dopo l’evento
  • Hai un tracciamento più specifico delle attività che ogni persona compie in ogni passaggio
  • Puoi sperimentare nuove modalità di interazione e presentazione dei contenuti
  • Escludendo la componente di sviluppo grafico (ad esempio di un padiglione per la fiera in 3D), riduci i tempi di organizzazione generale dell’evento

Come vedi ci sono diversi vantaggi nell’organizzare il tuo evento in formato digitale o virtuale.

Ma ne vogliamo aggiungere altri 3 ancora più importanti e te li vogliamo porre in formato di domanda:

  1. I tuoi concorrenti stanno organizzando eventi di questo tipo?
  2. Quanti eventi virtuali hai già visto nel tuo settore?
  3. Perché no?

E all’ultima domanda puoi rispondere, se vuoi, nei commenti.

I limiti dell’organizzazione di eventi virtuali e meeting online

Ok, non è tutto oro quello che luccica e vogliamo essere chiari e diretti:

Organizzare un evento virtuale non è sempre più facile

Questo non vuol dire che non si possa fare, anzi: quotidianamente WebinarPro organizza decine di eventi online del tipo che stai pensando tu (guarda ad esempio i nostri case studies di successo da cui puoi prendere spunto per il tuo evento digitale oppure scopri la nostra pagina eventi virtuali che ha già salvato la vita a decine di aziende e associazioni, tra cui Telethon, SaveTheChildren, Cies, NeoLife, e molti altri).

Devi però essere consapevole nell’organizzare il tuo evento non tradizionale, che puoi incontrare alcuni difficoltà. Eccone alcune .

  1. Tecnologia. Gli eventi digitali richiedono molta tecnologia, prevalentemente digitale (via web, per intenderci), ma a volte anche fisica (intesa come hardware: telecamere, microfoni, luci, ledwall, greenscreen, ecc).
    In WebinarPro abbiamo testato decine di strumenti, sia digitali che fisici, riducendo la gamma di scelta a una rosa contenuta, adatta a più esigenze e a diversi budget: la soluzione è quella di individuare la combinazione più adatta, senza lasciarsi sopraffare dalla gamma di scelte, e affidarsi a chi le ha già testate.
  2. Relazione umana. La mancanza di contatto diretto blocca alcune organizzazioni e mette il dubbio che la soluzione virtuale o digitale siano meno efficaci di quelle in presenza. Tutto dipende da una sola parola: progettazione.
    Se progetti bene il tuo evento, immagini tutti i flussi, parti dagli obiettivi e costruisci l’evento con una logica veramente user centered, allora tutto scorre e i partecipanti sono soddisfatti. Devi considerare le abitudini, le esigenze, le diverse profilazioni dei tuoi partecipanti e dei relatori, per creare spazi e momenti di incontri efficaci e coinvolgenti. La parola chiave è engagement.
  3. Networking. Uno degli elementi imprescindibili di un evento digitale è la capacità di incontrare le altre persone, creare network e fissare le basi per relazioni professionali future. Anche gli eventi virtuali dovrebbero ottenere questo risultato.
    Esistono molti modi per farlo: ambienti virtuali progettati per questo scopo, spazi e app di networking, eventi collaborativi, tool per la costruzione collaborativa di contenuti, ecc. Anche in questo caso, la sperimentazione e la pratica fanno la differenza, e lo abbiamo visto in molti nostri eventi che puoi prendere come spunto
  4. Human Touch, prima dell’High Tech. Prima di tutto le persone. Sembra scontato ma anche gli eventi digitali devono davvero mettere al centro le persone, le loro emozioni, le loro esperienze.
    Noi testiamo ogni relatore, per garantire che tutto funzioni e, soprattutto, per creare una relazione di fiducia prima dell’evento. Questa fiducia si trasformerà durante le live in collaborazione, in ambiente amichevole e, per il relatore, significa rilassarsi e godersi l’esperienza in modo completo. I partecipanti avranno quindi la possibilità, anche grazie a video-tutorial specificamente studiati, di godersi un evento professionale, elegante e coinvolgente.

eventi virtuali

Eventi virtuali 3D: sono il futuro?

La risposta, purtroppo, è negativa.organizzare eventi online

Gli eventi virtuali 3D non sono il futuro ma rappresentano il presente: sempre più aziende e associazioni organizzano i loro meeting aziendali, i loro congressi e le loro esposizioni, anche in forma di fiera 3D completamente online.

Gli eventi virtuali in 3D sono quindi una realtà sempre più diffusa: l’ambiente virtuale permette l’organizzazione in uno spazio digitale molto articolato (stanze, corridoi, ambienti differenziati, stand in 3D, ecc.) di un evento molto simile a quello che accadeva (e accade) in presenza, con la differenza che i partecipanti possono non spostarsi dalla loro sede e partecipare senza muoversi di un centimetro.

Oltretutto, gli ambienti virtuali consentono molte attività che negli ambienti tradizionali non sarebbero possibili.

Software per eventi virtuali: quale scegliere?

Nel corso del 2021 sono esplosi i software per organizzare eventi virtuali: una recente indagine ne ha fatti emergere almeno 150 ottimi software per l’organizzazione di eventi digitali.

Ma di cosa stiamo parlando?

Per essere realizzato, un evento virtuale necessita di un software, un’app o un servizio web che permetta di creare un’esperienza condivisa tra tutti i partecipanti. In questo spazio virtuale vengono condivisi video, materiali, spazi interattivi, spazi di collaborazione e networking e in backend deve avere un gestionale che permetta di gestire e monitorare gli accessi, tracciare le principali statistiche di interazione e raccogliere informazioni e profili dei partecipanti.

Il software per eventi virtuali è quindi un connettore che permette ai partecipanti di interagire, scambiare informazioni, raccogliere idee, fruire di materiali multimediali e molto altro ancora.

Quando due anni fa abbiamo iniziato a sviluppare la nostra soluzione software per eventi digitali in 3D, abbiamo subito capito che occorreva fornire alcuni elementi imprescindibili:

  • Spazi belli da vedere e facili da fruire
  • Riduzione di ogni ostacolo o barriera architettonica (anche se cognitiva e simbolica)
  • Definizione di percorsi semplici e intuitivi per permettere a ogni partecipanti di raggiungere gli spazi target (ad esempio gli espositori in una fiera o i materiali didattici in un convegno scientifico).
  • Massima interazione tra tutte le persone, sia via webmeeting, sia via webinar o streaming, sia via chat e altri strumenti di interazione
  • Possibilità di creare eventi davvero immersivi con regia digitale di livello avanzato
  • Semplicità di accesso per i relatori, con test e strumenti in grado di ridurre al minimo l’impatto e lo stress di un evento virtuale
  • Servizi ad alto valore aggiunto per creare momenti formativi e di comunicazione ad alto engagement

Insomma, il mondo degli eventi virtuali, come hai visto è complesso e molto articolato.

eventi virtuali

Quanto costa un evento virtuale?

Ti starai chiedendo, ma economicamente come siamo messi? La risposta ti piacerà.

È economicamente molto accessibile e da alcune nostre stime, il costo di un evento tradizionale può essere 10, se non 50 volte superiore alla sua edizione virtuale.

Un evento virtuale può partire dai 3-4.000 euro e arrivare a 20-30.000 euro includendo ogni aspetto.

Per le fiere virtuali questo prezzo può salire molto, considerando la complessità dell’evento, ma come puoi vedere esistono soluzioni economiche e abbordabili che permettono di ottenere straordinari risultati senza dover impazzire con il budget.

Le variabili che possono influire sul prezzo di un evento virtuale sono molte, e la soluzione migliore e analizzare insieme la tua idea e il tuo budget per trovare la soluzione migliore per ogni esigenza.

Come rendere unico un evento virtuale

L’obiettivo di ogni organizzatore di eventi virtuali è poter offrire un’esperienza con alcune caratteristiche:

  • Facilità d’accesso
  • Flessibilità degli spazi
  • Spazio espositori, sponsor, finanziatori
  • Capacità di fornire tutte le informazioni a tutti i partecipanti
  • Massima partecipazione di tutte le persone interessate

Questo significa una sola cosa: essere capaci di rendere memorabile, emozionante e unico il tuo evento virtuale!

Per farlo abbiamo creato questo veloce video: riassume alcune delle migliori pratiche per trasformare la tua idea di organizzare un evento digitale in un progetto concreto, efficace e coinvolgente.

Prenditi due minuti per guardarlo e prendi nota dei nostri consigli: ti saranno utili.

Hai preso nota dei consigli per creare l’Effetto Wow?

Ricordati tutti questi spunti.

Ok, ho deciso: voglio organizzare il mio evento digitale

Se hai raccolto tutte le informazioni che ti occorrono per realizzare il tuo evento virtuale e vuoi confrontarti con noi per valutare insieme quali soluzioni puoi adottare, puoi farlo in modo semplice da qui sotto.

Come funziona?
Semplice:

  1. Compila il form qui sotto inserendo tutte le informazioni necessarie per il contatto
  2. Fissiamo una call in cui ragioniamo insieme sulle tue richieste e su come possano essere realizzate
  3. La call non ti impegna in alcun modo: sarai poi libero di muoverti come preferisci, con o senza il nostro supporto

L’unica richiesta che abbiamo per te è semplice e diretta: contattaci con le idee chiare di quale risultato vuoi ottenere. Rifletti e raccogli informazioni su tempi, numero di partecipanti, ipotesi di date, priorità (=cosa vuoi assolutamente avere nel tuo evento e cosa può essere secondario) e budget a tua disposizione.

Riceviamo molte richieste e avere alcune di queste informazioni ci permette di rendere più efficiente ogni singola call.

 

 

Se stai leggendo questo articolo è perché hai bisogno di organizzare eventi virtuali (o vorresti iniziare a farlo) e vuoi essere sicuro che i tuoi eventi siano professionali e di successo.

Progettare una conferenza digitale al giorno d’oggi, rappresenta una reale opportunità per le imprese. Dato che sempre più industrie sono alla ricerca di supporto e connessione, creare un evento virtuale e fornire un forum di discussione, può aiutare a costruire e mantenere relazioni che durano ben oltre questo particolare momento storico.

Inoltre ora è il momento perfetto se sei obbligato a dover cancellare i tuoi convegni e congressi in aula o una fiera, dato l’ultimo ultimo dpcm in atto dal 18 ottobre 2020

Sono sospese tutte le attività convegnistiche o congressuali, ad eccezione di quelle che si svolgono a distanza.

Quindi, se stai prendendo in considerazione l’organizzazione di un evento virtuale, non puoi perderti questi 7 suggerimenti che devi sapere per organizzare eventi virtuali di successo.

Se fai formazione dal vivo in presenza e vorresti passare alla formazione online, ti consiglio di leggere questo approfondimento.

 

eventi virtuali

 

1. Crea e condividi in anticipo l’agenda dei tuoi eventi virtuali

Per gli eventi virtuali che dureranno diverse ore, avere un’agenda consente ai partecipanti di dare la priorità alle sessioni e ai relatori a cui sono più interessati.  L’agenda virtuale mostra efficacemente il valore complessivo dell’evento.

Inoltre sarà anche più facile sotto il punto di vista organizzativo, dirigere la regia live in remoto e preparare lo staff a cambi di inquadratura, avvio di presentazioni, gestione di sondaggi e molto altro.

2. Come iscriversi ai tuoi eventi virtuali?

Garantire un’esperienza semplice per la registrazione al tuo evento virtuale, è fondamentale. L’email è il modo migliore per promuovere il tuo evento virtuale e continuare la relazione con il cliente, anche dopo la fine dell’evento digitale.

Quindi ricorda: il successo dell’evento virtuale, dipende da una strategia di email marketing efficace.

3. Eventi virtuali: come ottimizzare il podio dei relatori

Contatta i tuoi relatori in anticipo per discutere da dove hanno intenzione di partecipare all’evento. Fornisci una piattaforma efficace, stabile  per trasmettere in modo professionale il tuo evento virtuale.

Oltre alla piattaforma c’è di più. Parliamo degli accessori essenziali per vivere e trasmettere l’evento virtuale, come ad esempio:

  • Microfono USB
  • Webcam  esterna
  • Background semplice e luminoso

Cliccando su questo link trovi qualche nostro suggerimento in merito di attrezzatura tecnologica.

 

eventi virtuali

 

4. Esegui i test pre-eventi virtuali

Le variabili per cui un evento virtuale possa andare male, sono molteplici. Per questo noi esigiamo di fare i test per verificare connessione e piattaforma prima di ogni evento. Con tutte queste variabili, è facile che ti imbatterai in alcuni intoppi tecnici durante l’organizzazione di una conferenza virtuale. Non dare per scontato che i tuoi relatori siano esperti di tecnologia. Testa le apparecchiature, la velocità di connessione a Internet e identificare soluzioni e piani di backup in caso di problemi.

5. Usa i social media per far conoscere il tuo evento virtuale

Durante una lunga conferenza virtuale, le piattaforme di social media come LinkedIn, Twitter, Facebook e Instagram sono i luoghi in cui è più probabile che si svolgano le conversazioni tra i partecipanti. Domina la carica positiva da trasmettere e crea un’atmosfera di condivisione stabilendo un hashtag per l’evento e incoraggia i tuoi relatori e partecipanti a usarlo.

6. Pause e networking durante i tuoi eventi virtuali

La distanza rende più difficile socializzare con gli altri partecipanti online, ma questo non significa che una conferenza virtuale non possa offrire le stesse opportunità di networking che potresti creare a un evento di persona.

Ci son piattaforme che offrono la possibilità di suddividersi  in gruppi più piccoli con altri partecipanti, altre che permettono di avere un’aula plenaria e delle stanze dedicate ad incontri one to one o a workshop.

Impara a sfruttare questi strumenti e scoprirai che gli eventi virtuali possono essere altrettanto efficaci degli eventi di persona nel riunire le persone.

7. Sii  sempre coinvolgente!

Crea opportunità per interagire con i partecipanti attraverso sessioni di domande e risposte dal vivo, sondaggi e quiz. Ricorda di dedicare dei momenti per attirare l’attenzione delle persone e, invitando gli spettatori a partecipare piuttosto che essere passivi. In questo modo aumenterai il coinvolgimento creando contenuti interessanti.

A proposito, se vuoi scoprire come creare slide memorabili e presentazioni d’effetto, clicca qui.

Prova a invitare i partecipanti a inviare suggerimenti o domande prima delle sessioni, quindi rispondi a tali richieste non appena la sessione giunge al termine. Le persone che fanno domande hanno molte più probabilità di restare fino alla fine per ascoltare le risposte.

eventi virtuali

Se devi organizzare eventi virtuali, convegni online, fiere digitali e vuoi renderli sicuri, professionali e coinvolgenti, non devi fare altro che compilare il form qui sotto o visitare questa pagina con tutti i dettagli. Nel giro di qualche giorno verrai ricontattato da un professionista per progettare e lanciare il tuo evento virtuale.