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Webinar Revolution: un fatto culturale

Il 2020 sarà ricordato per tante cose nuove: il covid19, la quarantena, la riscoperta dei terrazzini, le mascherine, l’Amuchina, il lievito e le code per fare la spesa. Noi lo ricorderemo per sempre come l’anno della nascita dei webinar e dei webmeeting per tutti: la webinar revolution.

In sole due settimane a partire dall’avvio del lockdown milanese, il mondo ha scoperto che si poteva lavorare da casa, collegandosi online con i colleghi, condividendo file e cartelle. Ma Skype non bastava più: sopra le 4-5 persone non regge. Come fare?

Google ha buttato fuori in pochi giorni, quintalate di pagine su webinar e webmeeting e il popolo è partito alla grande, cercando “piattaforma webinar gratis”. Grande scoperta: Meet, Zoom, Webex e altri si sono lanciati nella grande emergenza regalando le loro piattaforme.

E tutti abbiamo iniziato a collegarci in diretta.

La riunione in presenza è morta, lunga vita al webmeeting.

Un problema terminologico 

La lingua inglese è straordinaria, ma non ha tutte le sfumature della nostra. Non solo, il pensiero pragmatico semplifica per definizione le cose, raccogliendo in cluster più o meno ampi diversi concetti, assimilandoli in modo grossolano e veloce, perdendo alcune parti della sostanza.

Cosa succede?

Migliaia di insegnanti attivano Zoom Meeting (chiamandolo spesso piattaforma webinar!) perché è gratis e, diciamolo, funziona molto bene. I genitori di quegli studenti scoprono un mondo, e si avvicinano allo stesso strumento. Non solo, le aziende e i professionisti già lo conoscevano, già usavano quella sessione gratuita fino a 100 persone per 40 minuti.

Insomma, nasce il fenomeno Zoom, tanto potente da spingere l’intero mondo ad oggettivare in zoom il concetto di riunione online, call, webmeeting. Eh si, sembra sia proprio una webinar revolution!

Nel frattempo su Amazon e in tutti gli e-commerce scompaiono webcam e microfono, e sia lodato il cielo: basta con quelle call con il rumore della ventola di un portatile datato o quell’alone di tristezza di una webcam che sembra uscita dagli anni ’80.

Una rivoluzione che impiega meno di un mese a nascere, crescere e lasciare i suoi frutti.

Bene. Nella testa e sulla bocca di tutti ora possiamo dire che sia nato e maturato il mercato dei webinar… No, ops! Non si può!

È nato il mercato dei webmeeting: le persone stanno facendo tanti meravigliosi webmeeting con 100, 500 persone.

Tanto che iniziano a girare i meme di insegnanti che riprendono le parolacce dei loro allievi, lo IED che proclama dottore uno sventurato e contrariato (per usare un eufemismo) studente insoddisfatto del 103 e che bestemmia in diretta e l’immagine tanto emozionante di un partecipante di una riunione ripreso direttamente nell’intimità del suo bagno.

Certo, perché usano lo strumento sbagliato.

Cercano di avvitare un chiodo, sbullonare una vite, fare un buco con una chiave inglese.

Non si accorgono che hanno in mano lo strumento sbagliato: usano una piattaforma per fare riunioni e vogliono il controllo che avrebbero solo con una piattaforma per fare webinar.

Spieghiamo meglio questa differenza.

webinar revolution

Webinar vs. WebMeeting 

Ho spiegato così ad una mia amica la differenza tra meeting e webinar. Se voglio fare formazione, presentare un prodotto, vendere un servizio, ho bisogno di alcune cose:

  • Il pieno controllo di chi accede al mio evento digitale
  • Le statistiche di chi fa cosa e quando
  • Il pieno e assoluto e dispotico controllo del microfono e della webcam.

Non ho manie di controllo, ma mentre ti spiego perché devi comprare il mio servizio, o ti spiego un esercizio formativo, non voglio che il Mario Rossi poco attento si accenda la webcam mentre è in cucina e litiga col figlio adolescente.

Voglio essere al centro della scena e controllare cosa accade.

Non solo. Voglio che tu ti iscriva, lasciandomi la mail, che venga tracciato in ogni singola attività, che mi lasci traccia delle tue risposte, che veda cosa rispondi ai sondaggi.

Voglio sapere tutto di te. Non solo.

Se scrivi una sciocchezza, fai una battuta o cerchi di offendermi, preferirei che gli altri non lo sapessero: me la tengo per me, ma poi dopo il webinar parliamo di quello che mi hai scritto. Sarei quindi felice di poter filtrare anche ogni singola tua parola.

Quando faccio una riunione, invece, voglio che tutti possano dire la loro, voglio la libertà, voglio vederli in faccia e capire cosa ne pensano. Entri, ti siedi, non ti presenti nemmeno e quando vuoi apri bocca.

Potresti essere dentro per sbaglio.

Potresti persino aver intercettato il link, essere mio concorrente ed essere con una velata intenzione non certo amichevole: potresti esserti collegato proprio per per rompermi le uova nel paniere. E ti sarà molto facile, perché sei estremamente libero.

Ecco la differenza tra webinar e webmeeting: probabilmente fino ad oggi hai usato un martello per avvitare. Ora che lo sai, puoi capire il resto.

Nota: Zoom gratuito, Meet, Teams sono piattaforme webmeeting e nonostante ti permettano di chiudere i microfoni (ma non le webcam), rimangono poco adatte per fare webinar.

Quando hai un martello, vedi solo chiodi.

Torniamo alla rivoluzione di cui stiamo parlando. Tutti fanno meeting, anche se le chiamano webtraining e webinar.

Questo è un problema.

Nella testa dove una volta c’era un vuoto culturale, oggi c’è un’associazione sbagliata.

Insomma, tutti chiamano col termine sbagliato la cosa giusta (o il contrario, ma il risultato non cambia).

Così ho intercettato questo video, probabilmente creato da un’insegnante.

Trova l’errore.

Prima di tutto la videolezione è un termine generico, con cui spesso si descrivono i videocorsi, i webcast, o comunque un prodotto registrato ed erogato in streaming. Ma questo è discutibile e tutto sommato il termine videolezione può starci.

Il vero problema arriva a 0:33. E no, qui ti sbagli.

Devi intimare o supplicare di disattivare il microfono solo se stai usando lo strumento sbagliato, ovvero un democratico strumento per dare la libertà a tutti di parlare (webmeeting).

Quando fai formazione devi avere il controllo della situazione (e arrivato a questo punto, l’hai davvero capito) e quindi devi usare una piattaforma webinar, che ti permetta di dare il microfono solo a chi vuoi tu, se e quando vuoi tu.

Personalmente non mi occupo più di scuola da anni. Mi spiace, ma non è l’ambito in cui puoi facilmente e velocemente cambiare qualcosa.

Ma questo è un esempio di una cultura sbagliata.

Nel 2013 nel nostro Webinar Professionali (Hoepli) abbiamo spiegato bene questa differenza e anche in questo blog troverai molte spiegazioni.

Ma se usi lo strumento sbagliato, penserai male, avrai uno stress eccessivo e alla fine un’errata percezione del mondo in cui ti muovi. In sintesi, resterai ancora ignorante, ma non ne sarai consapevole.

Possiamo andare avanti a guardare il video, osservare che l’alzata di mano non c’è in tutte le piattaforme e che le persone attorno a te possono “dare spettacolo” solo se hai la webcam e il microfono aperti. Ma il risultato è corretto, in un contesto compromesso dall’ignoranza.

Per concludere questa riflessione: con Powerpoint puoi mettere insieme un bel logo per il tuo progetto e la tua azienda. Ma cosa penseresti se il tuo grafico, ben pagato, ti presentasse un logo realizzato con Powerpoint o con Paint?

La scelta dello strumento è una comunicazione di branding importante. A te la scelta se mostrarti come la massa, o differenziarti.

La maledizione della live: altro che webinar revolution!

Placido Losacco, di Living Media, non è solo un grande amico e confidente, ma un professionista di straordinaria preparazione tecnica e mi ha mandato questo video, che condivido con piacere.

Ha raggiunto il Satori del webinar.

Non ne può più fare a meno.

In una discussione concettuale ho sostenuto questa cosa: non abbiamo ancora raggiunto la maturità culturale dei webinar. Le persone non hanno capito ancora la differenza di un webinar dal resto, di un webinar dalla live.

Placido è un mago dello streaming e tecnologicamente può insegnare a mezzo mondo come gestire un evento online. Anche sui social: Facebook e Youtube live per lui non hanno segreti e le sfrutta in tutti i modi concepibili.

Ma qui emerge una differenza sostanziale: quando fai una live, clicchi su un paio di pulsanti e sei online. Stop. Niente slide (almeno nel 99% dei casi), niente scaletta, molta improvvisazione.

Ed è giusto che sia così.

Ma un webinar è diverso: è un webseminar (come ti spieghiamo qui), richiede una scaletta, richiede delle slide, richiede una sequenza e un metodo. È come un piatto preparato al ristorante: o segui la ricetta con maestria e professionalità, o non sarà differente dal piatto realizzato da una brava cuoca o un appassionato di cucina.

La differenza c’è e si deve vedere.

Ecco un altro ostacolo culturale: le persone vivono le live, invidiano che le organizza con migliaia di spettatori, ma non capiscono cosa sta accadendo dal punto di vista del processo e del meccanismo.

E porto un altro caso: Walter Klinkon, il mago della formazione, una rivelazione di questa quarantena.

Al secondo giorno di quarantena, quando ha capito che non avrebbe più fatto spettacoli e interventi per qualche tempo, si è chiesto “cosa posso fare di diverso?”. Quando mi ha proposto di fare live, la mia risposta è stata ovvia “no, Walter, portali a casa tua! Fai webinar!”.

Nel giro di pochissimo è passato da 60 partecipanti a 300 e oltre: ogni giorno a pranzo, il suo Webinar Lunch , raccoglie i migliori esperti di ogni settore e fornisce a centinaia di persone la possibilità di entrare in contatto con formazione di altissimo livello, gratuita, accessibile e senza nessuno che si apre la webcam dalla cucina, mentre prepara il sugo (già, perché Walter usa GoToWebinar!).

La sabbia tra le dita, con qualche perla

Insomma, cosa ci resta di questi mesi? Abbiamo davvero vissuto la webinar revolution?

Sicuramente la consapevolezza che la distanza può essere colmata dall’uso accorto di alcune tecnologie. Tutti hanno partecipato almeno a una live su Whatsapp o un ritrovo online di famiglia o di amici.

È nata sicuramente una grande consapevolezza dei limiti e delle opportunità di questi strumenti e molto cambierà. Perché dovremo fare chilometri per un corso o una riunione, quando possiamo risparmiare ore di viaggio collegandoci online? L’abbiamo fatto per mesi, non possiamo farlo per quell’ora in cui dobbiamo mostrare due grafici, una tabella e una fattura da pagare?

La formazione, la comunicazione, la collaborazione hanno ora a disposizione una gamma di domande a cui rispondere: come? Quanto? Perché?

Ad esempio, questo articolo non l’avremmo mai letto prima di questo periodo: articolo sullo stress.

Speriamo solo che la ricerca inizi a tracciare nuove direzioni anche in questo ambito e che ci siano nuovi parametri per capire un fenomeno che sarà sempre più diffuso.

Cosa accadrà terminata l’epidemia? Potremo dire di aver vissuto la webinar revolution?

Probabilmente chi non ha maturato un cambiamento di mindset tornerà alle vecchie abitudini (penso alla scuola e a tante aziende che hanno vissuto un’emergenza, senza capirne le opportunità), ma si troverà di fronte un ambiente diverso, con il dubbio che esistano alternative più efficienti ed efficaci.

Probabilmente Zoom si accorgerà di avere in pancia migliaia di iscrizioni inutili e inutilizzate, ma farà pulizia. Probabilmente la scelta di strumenti più adatti a fare formazione e marketing online (parlo delle piattaforme webinar), rappresenterà un tratto distintivo, creando lo spartiacque tra chi improvvisa e chi lo fa con professionalità, tra chi ci prova e chi ci riesce.

Probabilmente chi continuerà ad esplorare le potenzialità di questi strumenti per il proprio lavoro farà la differenza e porterà il proprio contributo.

Probabilmente tutto cambierà, ma per molti resterà identico a prima.

A ognuno la propria scelta.

 

Come e perché organizzare un meeting online in completa autonomia

Hai un sacco di colleghi e ogni volta organizzare una riunione è un casino? Fra ritardi, confusione e spazi inadatti le riunioni sono stressanti, a volte inutili e spesso costosissime! Il rimedio? Organizzare un meeting online. In questo articolo ti spiegherò come organizzare un meeting online in totale autonomia.

meeting online

Meeting online. Ok, ma che cos’è esattamente?

Se non lo sai, te lo spiego io: il meeting online (o web meeting) è come una riunione tradizionale (sì, proprio quelle a cui sei costretto ad andare almeno una volta a settimana!) ma che si tiene sul web in videoconferenza.

Come avrai intuito, un meeting online può offrire molti vantaggi. Qui in particolare te ne elenco due:

  • il meeting online dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte.
  • un meeting online è veloce e ti fa risparmiare tempo! Nessuna trasferta significa più tempo da dedicare alle attività lavorative. In più puoi decidere di organizzare un meeting online con molto meno anticipo rispetto ad una riunione tradizionale.

Se non sei convinto dei vantaggi delle riunioni online ti segnalo questo articolo, che ti spiega quanto davvero puoi risparmiare!

 

Organizzare un meeting online: cosa ti serve per iniziare

Vediamo quali sono gli strumenti di base per iniziare a costruire il tuo meeting online! Per iniziare ti servono tre cose:

  1. Un computer o dispositivo mobile con una buona connessione internet: sembra banale ma è il primo requisito per far sì che il meeting online abbia successo. Una connessione lenta e instabile potrebbe interrompere la tua riunione online sul più bello ed esasperare i partecipanti.
  2. Un sistema video e audio di ottima qualità: sentire e vedere bene chi sta parlando è importantissimo per la buona riuscita del tuo meeting online! NO a echi, rumori di fondo, distorsioni e interruzioni del suono. Assicurati quindi di avere un buon microfono e consiglia a tutti i partecipanti l’utilizzo di cuffie per isolarsi dai rumori dell’ambiente esterno.  In secondo luogo a tutti piace vedere bene le persone con cui ci si sta confrontando: gestualità e espressioni del viso di chi parla sono importanti per mantenere alti attenzione e coinvolgimento. Investi in sistemi di videocamere per web conference efficienti.
  3. Una piattaforma per webinar: un software da scaricare sul tuo computer che ti mette a disposizione molti strumenti utili (come la condivisione schermo online), permettendoti di organizzare tutte le tipologie di eventi online che desideri! Per scegliere tra le molte piattaforme disponibili ti rimando a questo articolo, che ti spiegherà quali sono i parametri del tuo meeting online da valutare per fare la scelta giusta. Il software deve poi essere installato su tutti i dispositivi che si collegheranno al web meeting. Come si fa a collegarsi alla riunione? È abbastanza semplice: agli utenti viene mandata una mail di invito, nella quale troveranno il link per accedere allo spazio virtuale.

 

Come strutturare il tuo meeting online: organizza i tempi!

Ti sei chiesto quali sono gli obiettivi del tuo web meeting? Devi discutere di un bilancio, del budget per un progetto o hai bisogno di un momento di collaborazione con tutto il tuo team? Qualunque sia il tuo ordine del giorno, il tuo obiettivo principale deve essere riuscire a coinvolgere e interessare tutti i partecipanti. Solo in questo modo collaboreranno attivamenti contribuendo alla discussione.

La cosa più importante in un meeting online è la discussione del gruppo. Il tuo compito è facilitare gli altri a relazionarsi e a collaborare, assicurandoti che ognuno abbia il giusto tempo per parlare e che si senta a suo agio. Come puoi fare allora?

La prima cosa utile è creare una scaletta del tuo meeting online, in modo che i tempi siano ben scanditi e che tutti abbiano spazio per parlare. Prevedi quattro momenti distinti:

  1. Accoglienza: in questa fase una persona (solitamente chi organizza il meeting online) accoglie i partecipanti e spiega il funzionamento della piattaforma e gli strumenti che verranno utilizzati. È importante che si riesca a creare un clima rilassato e che tutti capiscano bene gli obiettivi da raggiungere.
  2. Presentazione delle attività e degli obiettivi dell’incontro
  3. Svolgimento delle attività: è il momento di condivisione vera e propria, il più importante ed il più lungo. Il conduttore può utilizzare strumenti come la condivisione schermo online per mostrare slide, schemi e documenti ai partecipanti.
  4. Conclusione: si tirano le somme del meeting online lasciando spazio a domande o osservazioni

 

Consigli pratici per non lasciare nulla al caso

  • Fai sempre un test almeno un giorno prima del meeting online assicurandoti che tutto funzioni correttamente: controlla connessione, microfoni e audio, fai eventuali aggiornamenti del pc e assicurati che lo facciano anche tutti i partecipanti!
  • Decidi come gestire i tempi degli interventi. Evita che i partecipanti si sovrappongano: ognuno deve poter parlare senza essere interrotto! Valuta quindi come dare la parola a ognuno: aprire i microfoni solo a richiesta potrebbe essere una soluzione.
  • Gioca d’anticipo: ricorda ai partecipanti della riunione online l’appuntamento e fornisci loro in anticipo tutte le indicazioni per accedervi. Non rischiare che qualcuno si dimentichi di registrarsi facendovi perdere tempo!
  • Registra il meeting online: le piattaforme ti offrono questa possibilità. Utile per chi deve stendere il verbale della riunione, per rivedere e riascoltare i punti più importanti e per capire cosa migliorare la prossima volta!
  • Esercitati nel public speaking online: parlare di fronte ad un computer è diverso che parlare ad una platea! Qui trovi quattro consigli per imparare a parlare ad un pubblico online mentre qui, se l’argomento ti interessa, puoi acquistare un libro sul tema.

 

Tutto qui? Si! E con questi consigli, ora che i meeting online non hanno più segreti per te, non ti resta che iniziare subito ad organizzarne uno!

 

 


 

Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

L'autore di questo articolo è Chiara Conti. Racconta di lei...

Laureanda in Comunicazione, mi affascina il mondo della comunicazione in tutte le sue forme, specialmente la scrittura: il mio sogno nel cassetto è diventare giornalista, magari nell’ambito della moda. Nel frattempo coltivo le mie passioni: le mostre d’arte, i viaggi, la natura, ma soprattutto il buon cibo e il piacere di condividerlo con le persone che amo.

Ma quanto costano le riunioni?

Soffri di stress da riunioni? Senti che ti rubano tempo? Vuoi evitare ulteriori furti?


In questo articolo ti darò qualche idea che può generare grandi cambiamenti. Ti spiegherò anche come calcolare il costo economico di una riunione. Potrà convincere anche i più fanatici meeting addicted a farne meno e meglio.

Se sei un manager, avrai spunti per organizzare la prossima riunione. Se sei un collaboratore troverai qualche indicazione per migliorare le cose, anche se non hai un ruolo decisionale.

quanto costano le riunioni

Riunioni che stress!

Una ricerca del National Statistic Council dice che il 37% del tempo del lavoro è dedicato alle riunioni. Per i manager la percentuale sale al 50%. Il 47% dei lavoratori ritiene che le troppe riunioni siano la più grande perdita di tempo di una giornata. Una ricerca Microsoft, American Online and Salary.com ha rilevato che le persone lavorano in media solamente 1 ora e mezzo al giorno.

Il resto del tempo è dedicato a meeting di vario tipo. In totale, due giorni lavorativi a settimana vengono “persi” in riunioni ritenute improduttive.

Negli Stati Uniti questo comporta una spesa di 37 miliardi di dollari ogni anno. Le cose non vanno meglio in Italia. Lorenzo Cavalieri in questo articolo di IlSole24Ore parla di una vera e propria patologia delle organizzazioni: la riunionite.

Vediamo qualche semplice rimedio per prevenire questa malattia evitando stress, inefficienze, perdite di tempo e denaro.

Quanto costa la tua riunione?

Ti passo una chicca. Oggi puoi utilizzare un’applicazione molto semplice per calcolare il costo di ogni tua riunione. Si chiama Meeting Cost ed è messa a punto dalla Business School di Harvard. Ti basterà inserire 4 dati:

  • nome della riunione
  • durata della riunione
  • numero di partecipanti
  • retribuzione annuale di ogni partecipante

 

quanto costano le riunioni

I tuoi dati verranno elaborati calcolando il costo della riunione in dollari. Forte, no? I risultati possono essere condivisi via mail o social. Figata. Potrebbe essere uno spunto di riflessione per i tuoi colleghi eccessivamente riunionisti.  
Proviamo a fare un calcolo. Una riunione di 2 ore con 7 persone (3 di prima assunzione, 2 intermedi, 1 manager jr, 1 manager) ha un costo valutato in 308$. Il tool ti segnala che è pura follia e ti invita a ridurre i costi!  
Vuoi questo meraviglioso strumento? Lo trovi qui.

 

Sei tu ad organizzare riunioni? Fatti sempre queste domande:

1) La riunione è necessaria? Forse puoi semplicemente decidere da solo.

2) È necessaria una riunione? Se devi passare informazioni, un’email può essere sufficiente.

3) C’è solo chi è importante? Non invitare persone per motivi inutili (“se no si offende”)

4) È chiaro di cosa parleremo? Comunica l’ordine del giorno e non parlate d’altro

5) Mi sono preparato? Fai e chiedi interventi brevi e concreti. La sintesi va allenata e viene aiutata da una preparazione attenta delle presentazioni.

6) Quale decisione mi aspetto? Chiudi la riunione con una ricapitolazione e almeno una decisione presa.

Vieni invitato a troppe riunioni? Ecco come puoi salvarti.

1) Ti hanno invitato ad una riunione senza ordine del giorno? Puoi chiederlo, prima di dire sì.

2) Ritieni che la tua presenza non sia necessaria? Forse puoi dire no, grazie.

3) Gli obiettivi non sono chiari? Puoi contattare chi ti ha invitato, chiedendo gentilmente di definirli.

Guarda assolutamente il video Come salvare il mondo (o almeno voi stessi) da riunioni improduttive di David Grady. Spassoso e prezioso.

Grady dice che ognuno di noi ha il potere di migliorare le cose con piccoli gesti. L’importante è agire con spirito collaborativo e con grande rispetto per tutti. Sono d’accordo al 1000% e tu?