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Le convention aziendali online sono sempre state un ottimo strumento di comunicazione usato dalle aziende per interagire con partner di lavoro e dipendenti da remoto.

Non sai da dove partire? Non temere! In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sui meeting aziendali e come creare un evento business online per la tua azienda.

convention aziendali online

Che cosa sono le convention aziendali?

Prima di vedere come organizzare un evento aziendale virtuale, proviamo a capire cosa si intende per convention aziendale partendo proprio dal significato della parola convention.

Secondo il dizionario Treccani una convention è una riunione, assemblea degli appartenenti a un partito o a un’organizzazione sia pubblica che privata.

Nella realtà aziendale, le convention sono intese come lo strumento di comunicazione per eccellenza che le imprese organizzano con diversi scopi e per rivolgersi a diversi target. Di fatto, esistono eventi corporate interni, ovvero destinati a un pubblico di persone che lavorano per l’azienda, ed esterni, e quindi rivolti a clienti o partner d’affari.

Generalmente, le convention aziendali hanno periodicità annuale e gli obiettivi degli incontri possono essere vari e molteplici. Ad esempio i vertici dell’impresa possono organizzare un meeting aziendale per discutere dei traguardi e successi raggiunti dal team di lavoro o ancora, per presentare il business e la mission del brand ad altre realtà del settore.

Come funziona un evento corporate

Se stai cercando un modo originale e d’impatto di interagire con i tuoi dipendenti o con un nuovo partner, la convention aziendale è lo strumento che fa per te. I meeting aziendali sono organizzati con lo scopo principale di comunicare un precisa informazione a uno specifico pubblico. Possiamo rappresentare il target in 3  potenziali categorie:

  • I dipendenti
  • I partner d’affari
  • Il pubblico esterno

In generale, la struttura degli eventi aziendali è costruita pensando in primo luogo al pubblico che vi parteciperà e poi agli obiettivi che si vogliono raggiungere. E tu sai già a chi vuoi indirizzare la tua comunicazione?

Nel caso il target prescelto fossero i dipendenti, l’evento aziendale rappresenta l’occasione per festeggiare particolari traguardi raggiunti, informare su specifiche novità introdotte e aumentare il sentimento di appartenenza verso il team di lavoro e l’azienda.

Per quanto riguarda gli eventi aziendali rivolti a partner commerciali, lo scopo è quello di consolidare e celebrare il rapporto di business, promuovendo un’immagine dell’azienda affidabile e credibile.

Infine, l’organizzazione di eventi corporate punta oltre a raggiungere i clienti anche alla promozione dell’impresa stessa, al rafforzamento della sua brand image e alla presentazione di nuovi prodotti sul mercato.

Il futuro dei meeting aziendali è online

Il punto di forza degli eventi corporate è da sempre la possibilità di interazione e networking tra i partecipanti. Per questo gli organizzatori si impegnavano a trovare la location per meeting perfetta, passando ore alla ricerca della sala per conferenze più adatta alle esigenze dell’azienda.

La convinzione che l’interazione in presenza fosse indispensabile per il successo dell’evento si è dovuta necessariamente sgretolare pian piano. Ecco allora che in nostro soccorso è venuto il mondo del web, che ci ha ricordato le enormi potenzialità che le numerose piattaforme per eventi online ci mettono a disposizione.

Inoltre, le tendenze del mercato ci dicono che la modalità virtuale non è stata solo una necessità passeggera, ma è destinata a rimanere e diventare sempre più diffusa. Scegliere di condurre una convention aziendale online dovrebbe quindi essere una scelta, non solo un ripiego temporaneo.

convention aziendali online

Perché creare convention aziendali online

Organizzare una convention aziendale online è una scelta strategica e vantaggiosa per la tua azienda. Ecco perché:

1 – Puoi raggiungere un pubblico più vasto

Clienti stranieri, partner o dipendenti provenienti dalla sede aziendale collocata in un altro paese diventano facilmente raggiungibili. Il meeting virtuale permette a tutti i partecipanti di prendere parte all’evento.

2 – Risparmio economico

Organizzare un evento aziendale online permette di ridurre i costi: dal punto di vista dell’azienda, il risparmio riguarda l’affitto di sale conferenza, il costo dei trasporti, dell’alloggio per gli ospiti e del catering.

3 – Condivisione dei contenuti live

La possibilità di condividere in diretta documenti, link, immagini e video con tutti i partecipanti: grazie alle piattaforme di hosting di eventi, le forme di interazione e coinvolgimento sono molteplici sotto vari punti di vista. Ad esempio, gli invitati non solo potranno ricevere materiale utile al fine della comprensione dei temi trattati durante il meeting, ma avranno l’opportunità di condivisione, aggiungendo eventuali commenti e considerazioni personali.

4 – Dati real-time

Una convention aziendale online è un ottima occasione per raccogliere feedback e informazioni di contatto dagli invitati presenti. Inoltre, è possibile analizzare la partecipazione e l’interazione del pubblico durante tutto l’evento virtuale, aspetto utile all’azienda per capire cosa deve migliorare in vista del prossimo incontro.

Come organizzare convention aziendali online

Quando si crea un evento aziendale online, la sfida dell’azienda è favorire le stesse opportunità di networking che ci sarebbero in presenza. Per aiutarti nell’organizzazione del tuo meeting aziendale, ho riassunto 5 semplici passaggi da seguire per rendere il tuo evento memorabile:

  1. Definire gli obiettivi che vuoi raggiungere con il meeting, alcuni obiettivi comuni delle convention aziendali sono: informare i dipendenti partner dei risultati dell’azienda, cambiamenti in programma e novità, creare attività di team building e rafforzare la relazione con clienti e investitori.
  2. Prepara un programma e scegli le attività da proporre al tuo pubblico. Puoi proporre attività di gruppo e prevedere spazi dedicati a sondaggi, Q&A e interviste: questo renderà la tua convention più interattiva e interessante.
  3. Funnel marketing per i webinar, fondamentale per estendere gli inviti alla tua lista. Scopri di più cliccando qui.
  4. Strategia di marketing necessaria per rafforzare l’immagine dell’azienda e la coesione del gruppo di lavoro. Dalla promozione dell’evento, fino alla sua conclusione, impostare una buona strategia ti aiuterà a creare grande attesa, voglia di partecipare e condividere la presenza al meeting aziendale.

Tutto ciò può trasformarsi in un un’ottima pubblicità per la tua impresa.

Come scegliere le migliori agenzie di eventi online

È facile trovare agenzie di organizzazione eventi, ma è più difficile trovare agenzie professionali sul territorio italiano, sebbene le prime siano numerose, poche sono quelle specializzate in convention digitali.

WebinarPro dal 2015 progetta eventi online, webinar professionali e fiere 3D in quasi tutti i settori merceologici, ecco alcuni progetti dei nostri clienti. Nel caso la tua azienda non avesse le risorse per occuparsene, noi siamo ben felici di aiutarti mettendo a tua disposizione la nostra esperienza.

convention aziendali online

 


La condivisione di contenuti durante una riunione, che si tratti di una presentazione PowerPoint o di un video clip, è fondamentale per la collaborazione online dal vivo. Fino ad ora, questo non era possibile con GoToMeeting. Grazie all’aggiornamento di ieri, LogMeIn ha rilasciato la tanto attesa funzione di condivisione audio per tutti gli utenti GoToMeeting Mac e Windows con GoToMeeting versione 10.14.

 

gotomeetingcollaborazione online dal vivo

 

L’obiettivo è quello di consentire agli utenti di GoToMeeting di comunicare e collaborare in modo più efficace includendo il suono durante la condivisione dei video.

Se prima dovevi trovare metodi alternativi per condividere l’audio con i tuoi partecipanti dal vivo, ora non sarà più un problema. Ci sono molti casi d’uso di riunioni online in cui la condivisione dell’audio è fondamentale, come mostrare un nuovo prodotto a un tuo cliente con un video del prodotto o condividere una presentazione con un file video o audio incorporato. Era diventata una richiesta di funzionalità urgente e pressante negli ultimi mesi, con il passaggio a una forza lavoro  convertita al lavoro da remoto e le scuole che hanno spostato l’istruzione verso classi online e remote.

Come includo l’audio multimediale durante una riunione?

Durante la condivisione di un clip video o audio, se sei tu il relatore puoi condividere con i partecipanti il ​​suono multimediale proveniente dal tuo computer. Tieni presente che verranno condivisi anche i rumori di fondo (ad esempio, notifiche). È necessario essere collegati all’audio tramite l’audio del computer per utilizzare questa funzione.

Come fare per condividere l’audio da Mac o Windows?

Di seguito una breve guida per vedere come condividere l’audio da entrambi i sistemi operativi.
  • Condivisione Audio da Mac 

Per abilitare la condivisione dell’audio su Mac, gli utenti devono installare un driver audio (GoToAudioDevice) al primo utilizzo.

Questo processo è abbastanza semplice e richiede solo pochi secondi.

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  • Condivisione Audio da Windows

Non c’è nessuna installazione aggiuntiva necessaria oltre a quella esplicitata nella foto qui sotto.

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Quali indicatori e notifiche appaiono per la condivisione dell’audio multimediale?

Di seguito trovate delle immagine che vi aiutano sin da subito a identificare indicatori e notifiche in GoToMeeting. Per le notifiche utente Windows:
  • Indicatore di anteprima aggiornato

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  • Controlli del presentatore aggiornati per gestire la condivisione dell’audio durante la sessione

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  • Notifica utente nel caso in cui l’audio multimediale non possa essere incluso (ad es. Per i relatori che si uniscono tramite telefono / PSTN)

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  • Notifica utente Windows nel caso in cui il dispositivo che riproduce il contenuto sia diverso dal dispositivo di riproduzione selezionato in GoToMeeting

collaborazione online dal vivo

 

Notifiche utente Mac nel caso in cui il driver audio (GoToAudioDevice) non sia in uno stato utile

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Inoltre LogMeIn ci comunica che ci sono ulteriori questioni da prendere in considerazione:
  • Piattaforme supportate

La condivisione audio funziona per GoToMeeting per i presentatori Mac e Windows sulla nuova interfaccia utente di GoToMeeting.

L’ascolto audio funziona per tutti gli endpoint GoToMeeting (Mac, Windows, Web, Mobile), vecchia e nuova interfaccia utente.

  • Nessuna condivisione audio dal telefono per il momento
    Lo stato corrente non supporta la partecipazione dei relatori tramite telefono / PSTN – non saranno in grado di impostare la casella di controllo per la condivisione audio. Quindi assicurati di connetterti tramite l’audio del computer se prevedi di utilizzare la funzione da solo.
  • Nessuna condivisione audio per GoToWebinar e GoToTraining  

Sarà disponibile con l’applicazione GoTo unificata il prossimo anno.

  • Interfaccia utente di condivisione audio
Finalmente l’audio multimediale è arrivato anche in GoToMeeting e, dato la grande migrazione di utenti che hanno dovuto spostare meeting, riunioni, incontri e consulenze dal vivo all’online, direi che il tempismo è stato perfetto!
Per ulteriori informazioni, ti suggeriamo questo articolo di supporto.

Hai un sacco di colleghi e ogni volta organizzare una riunione è un casino? Fra ritardi, confusione e spazi inadatti le riunioni sono stressanti, a volte inutili e spesso costosissime! Il rimedio? Organizzare un meeting online. In questo articolo ti spiegherò come organizzare un meeting online in totale autonomia.

meeting online

Meeting online. Ok, ma che cos’è esattamente?

Se non lo sai, te lo spiego io: il meeting online (o web meeting) è come una riunione tradizionale (sì, proprio quelle a cui sei costretto ad andare almeno una volta a settimana!) ma che si tiene sul web in videoconferenza.

Come avrai intuito, un meeting online può offrire molti vantaggi. Qui in particolare te ne elenco due:

  • il meeting online dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte.
  • un meeting online è veloce e ti fa risparmiare tempo! Nessuna trasferta significa più tempo da dedicare alle attività lavorative. In più puoi decidere di organizzare un meeting online con molto meno anticipo rispetto ad una riunione tradizionale.

Se non sei convinto dei vantaggi delle riunioni online ti segnalo questo articolo, che ti spiega quanto davvero puoi risparmiare!

 

Organizzare un meeting online: cosa ti serve per iniziare

Vediamo quali sono gli strumenti di base per iniziare a costruire il tuo meeting online! Per iniziare ti servono tre cose:

  1. Un computer o dispositivo mobile con una buona connessione internet: sembra banale ma è il primo requisito per far sì che il meeting online abbia successo. Una connessione lenta e instabile potrebbe interrompere la tua riunione online sul più bello ed esasperare i partecipanti.
  2. Un sistema video e audio di ottima qualità: sentire e vedere bene chi sta parlando è importantissimo per la buona riuscita del tuo meeting online! NO a echi, rumori di fondo, distorsioni e interruzioni del suono. Assicurati quindi di avere un buon microfono e consiglia a tutti i partecipanti l’utilizzo di cuffie per isolarsi dai rumori dell’ambiente esterno.  In secondo luogo a tutti piace vedere bene le persone con cui ci si sta confrontando: gestualità e espressioni del viso di chi parla sono importanti per mantenere alti attenzione e coinvolgimento. Investi in sistemi di videocamere per web conference efficienti.
  3. Una piattaforma per webinar: un software da scaricare sul tuo computer che ti mette a disposizione molti strumenti utili (come la condivisione schermo online), permettendoti di organizzare tutte le tipologie di eventi online che desideri! Per scegliere tra le molte piattaforme disponibili ti rimando a questo articolo, che ti spiegherà quali sono i parametri del tuo meeting online da valutare per fare la scelta giusta. Il software deve poi essere installato su tutti i dispositivi che si collegheranno al web meeting. Come si fa a collegarsi alla riunione? È abbastanza semplice: agli utenti viene mandata una mail di invito, nella quale troveranno il link per accedere allo spazio virtuale.

 

Come strutturare il tuo meeting online: organizza i tempi!

Ti sei chiesto quali sono gli obiettivi del tuo web meeting? Devi discutere di un bilancio, del budget per un progetto o hai bisogno di un momento di collaborazione con tutto il tuo team? Qualunque sia il tuo ordine del giorno, il tuo obiettivo principale deve essere riuscire a coinvolgere e interessare tutti i partecipanti. Solo in questo modo collaboreranno attivamenti contribuendo alla discussione.

La cosa più importante in un meeting online è la discussione del gruppo. Il tuo compito è facilitare gli altri a relazionarsi e a collaborare, assicurandoti che ognuno abbia il giusto tempo per parlare e che si senta a suo agio. Come puoi fare allora?

La prima cosa utile è creare una scaletta del tuo meeting online, in modo che i tempi siano ben scanditi e che tutti abbiano spazio per parlare. Prevedi quattro momenti distinti:

  1. Accoglienza: in questa fase una persona (solitamente chi organizza il meeting online) accoglie i partecipanti e spiega il funzionamento della piattaforma e gli strumenti che verranno utilizzati. È importante che si riesca a creare un clima rilassato e che tutti capiscano bene gli obiettivi da raggiungere.
  2. Presentazione delle attività e degli obiettivi dell’incontro
  3. Svolgimento delle attività: è il momento di condivisione vera e propria, il più importante ed il più lungo. Il conduttore può utilizzare strumenti come la condivisione schermo online per mostrare slide, schemi e documenti ai partecipanti.
  4. Conclusione: si tirano le somme del meeting online lasciando spazio a domande o osservazioni

 

Consigli pratici per non lasciare nulla al caso

  • Fai sempre un test almeno un giorno prima del meeting online assicurandoti che tutto funzioni correttamente: controlla connessione, microfoni e audio, fai eventuali aggiornamenti del pc e assicurati che lo facciano anche tutti i partecipanti!
  • Decidi come gestire i tempi degli interventi. Evita che i partecipanti si sovrappongano: ognuno deve poter parlare senza essere interrotto! Valuta quindi come dare la parola a ognuno: aprire i microfoni solo a richiesta potrebbe essere una soluzione.
  • Gioca d’anticipo: ricorda ai partecipanti della riunione online l’appuntamento e fornisci loro in anticipo tutte le indicazioni per accedervi. Non rischiare che qualcuno si dimentichi di registrarsi facendovi perdere tempo!
  • Registra il meeting online: le piattaforme ti offrono questa possibilità. Utile per chi deve stendere il verbale della riunione, per rivedere e riascoltare i punti più importanti e per capire cosa migliorare la prossima volta!
  • Esercitati nel public speaking online: parlare di fronte ad un computer è diverso che parlare ad una platea! Qui trovi quattro consigli per imparare a parlare ad un pubblico online mentre qui, se l’argomento ti interessa, puoi acquistare un libro sul tema.

 

Tutto qui? Si! E con questi consigli, ora che i meeting online non hanno più segreti per te, non ti resta che iniziare subito ad organizzarne uno!

 

 


 

Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

L'autore di questo articolo è Chiara Conti. Racconta di lei...

Laureanda in Comunicazione, mi affascina il mondo della comunicazione in tutte le sue forme, specialmente la scrittura: il mio sogno nel cassetto è diventare giornalista, magari nell’ambito della moda. Nel frattempo coltivo le mie passioni: le mostre d’arte, i viaggi, la natura, ma soprattutto il buon cibo e il piacere di condividerlo con le persone che amo.

Sai cos’è un WebMeeting e come funziona? Il WebMeeting è una particolare forma di Webinar paragonabile a una riunione online, in cui tutti i partecipanti possono intervenire, scambiare informazioni e parlare.

Nel WebMeeting online il focus è posto sulla relazione, sullo scambio tra i partecipanti e sui processi collaborativi. Il centro fondamentale dell’attività si concentra, quindi, sulla possibilità di scambiare idee, confrontarsi e dialogare. E’ un’accezione leggermente superiore come livello generale del Webinar (che come sappiamo raccoglie un po’ tutte le tipologie, rappresenta la categoria più generale).

10372162_s Lo scambio avviene molti-a-molti, dunque, possiamo paragonare questo tipo di webinar ad una tavola rotonda o un workshop attivo, in cui  lo scopo è il confronto tra le idee e lo scambio di opinioni sulle azioni da intraprendere. Per questo motivo è importante che chi vuole realizzare un WebMeeting non solo si preoccupi di facilitare gli scambi e tenere traccia dello sviluppo dell’incontro, ma che scelga anche in che modo dovrà avvenire il passaggio del microfono (tutti aperti? su richiesta?), che strumenti collaborativi utilizzare (lavagna condivisa? Raccolta di domande? Wiki?) e come gestire le webcam.

La struttura complessiva di un WebMeeting collaborativo ha quattro fasi principali: l’accoglienza, la presentazione dell’agenda, il ciclo dinamico e la chiusura. Prima dell’ultima fase può essere utile un blocco aggiuntivo, ovvero una fase di debriefing e pianificazione.

I primi due momenti assumono, in questa tipologia di webinar, un ruolo fondamentale, sia perchè in queste fasi si deve creare il clima e e il contesto interattivo più adatto a far si che le persone si sentano coinvolte e che percepiscano l’importanza del proprio contributo, sia perchè bisogna assicurarsi che tutti i partecipanti usufruiscano delle funzioni interattive della piattaforma per offrire senza troppi ostacoli il proprio contributo al WebMeeting.

Terminata la fase di accoglienza, è utile ripresentare il programma del webinar anche in relazione ad alcuni aspetti del ciclo dinamico del webinar.

In particolare, il conduttore dovrà:

  • Presentare eventuali relatori e indicare con precisione il loro ruolo
  • Indicare gli obiettivi principali del webinar
  • Specificare i risultati attesi al termine dell’evento
  • Fornire eventuali strumenti, risorse online, link per recuperare informazioni, tools, ecc. utili per la sessione collaborativa
  • Specificare il metodo di lavoro
  • Specificare ruoli e aspettative nei confronti dei partecipanti

come organizzare un webmeetingConsiderando la complessità di un evento che punta molto sulla produzione di idee, sullo scambio e alla discussione di alternative, nonchè alla produzione di un risultato, è importante dedicare, in proporzione, meno tempo alle prime fasi e concentrarsi maggiormente sulla collaborazione vera e propria.

La parte collaborativa può assumere tutte le forme e seguire le procedure che riusciamo a immaginare: l’unico limite è dato dalla scelta degli strumenti, dalla piattaforma e dal compito assegnato.

Dovremo, inoltre, prestare molta attenzione ad alcuni aspetti come le caratteristiche dell’audience, la loro formazione all’uso di strumenti collaborativi, la configurazione software e hardware della working station da cui si collegano e la capacità dell’evento di coinvolgere i partecipanti.