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Collaborazione online dal vivo: GoToMeeting introduce l’audio multimediale

La condivisione di contenuti durante una riunione, che si tratti di una presentazione PowerPoint o di un video clip, è fondamentale per la collaborazione online dal vivo. Fino ad ora, questo non era possibile con GoToMeeting. Grazie all’aggiornamento di ieri, LogMeIn ha rilasciato la tanto attesa funzione di condivisione audio per tutti gli utenti GoToMeeting Mac e Windows con GoToMeeting versione 10.14.

 

 

L’obiettivo è quello di consentire agli utenti di GoToMeeting di comunicare e collaborare in modo più efficace includendo il suono durante la condivisione dei video.

Se prima dovevi trovare metodi alternativi per condividere l’audio con i tuoi partecipanti dal vivo, ora non sarà più un problema. Ci sono molti casi d’uso di riunioni online in cui la condivisione dell’audio è fondamentale, come mostrare un nuovo prodotto a un tuo cliente con un video del prodotto o condividere una presentazione con un file video o audio incorporato. Era diventata una richiesta di funzionalità urgente e pressante negli ultimi mesi, con il passaggio a una forza lavoro  convertita al lavoro da remoto e le scuole che hanno spostato l’istruzione verso classi online e remote.

Come includo l’audio multimediale durante una riunione?

Durante la condivisione di un clip video o audio, se sei tu il relatore puoi condividere con i partecipanti il ​​suono multimediale proveniente dal tuo computer. Tieni presente che verranno condivisi anche i rumori di fondo (ad esempio, notifiche). È necessario essere collegati all’audio tramite l’audio del computer per utilizzare questa funzione.

Come fare per condividere l’audio da Mac o Windows?

Di seguito una breve guida per vedere come condividere l’audio da entrambi i sistemi operativi.
  • Condivisione Audio da Mac 

Per abilitare la condivisione dell’audio su Mac, gli utenti devono installare un driver audio (GoToAudioDevice) al primo utilizzo.

Questo processo è abbastanza semplice e richiede solo pochi secondi.

  • Condivisione Audio da Windows

Non c’è nessuna installazione aggiuntiva necessaria oltre a quella esplicitata nella foto qui sotto.

Quali indicatori e notifiche appaiono per la condivisione dell’audio multimediale?

Di seguito trovate delle immagine che vi aiutano sin da subito a identificare indicatori e notifiche in GoToMeeting. Per le notifiche utente Windows:
  • Indicatore di anteprima aggiornato

  • Controlli del presentatore aggiornati per gestire la condivisione dell’audio durante la sessione

  • Notifica utente nel caso in cui l’audio multimediale non possa essere incluso (ad es. Per i relatori che si uniscono tramite telefono / PSTN)

 

  • Notifica utente Windows nel caso in cui il dispositivo che riproduce il contenuto sia diverso dal dispositivo di riproduzione selezionato in GoToMeeting

 

Notifiche utente Mac nel caso in cui il driver audio (GoToAudioDevice) non sia in uno stato utile

Inoltre LogMeIn ci comunica che ci sono ulteriori questioni da prendere in considerazione:
  • Piattaforme supportate

La condivisione audio funziona per GoToMeeting per i presentatori Mac e Windows sulla nuova interfaccia utente di GoToMeeting.

L’ascolto audio funziona per tutti gli endpoint GoToMeeting (Mac, Windows, Web, Mobile), vecchia e nuova interfaccia utente.

  • Nessuna condivisione audio dal telefono per il momento
    Lo stato corrente non supporta la partecipazione dei relatori tramite telefono / PSTN – non saranno in grado di impostare la casella di controllo per la condivisione audio. Quindi assicurati di connetterti tramite l’audio del computer se prevedi di utilizzare la funzione da solo.
  • Nessuna condivisione audio per GoToWebinar e GoToTraining  

Sarà disponibile con l’applicazione GoTo unificata il prossimo anno.

  • Interfaccia utente di condivisione audio
Finalmente l’audio multimediale è arrivato anche in GoToMeeting e, dato la grande migrazione di utenti che hanno dovuto spostare meeting, riunioni, incontri e consulenze dal vivo all’online, direi che il tempismo è stato perfetto!
Per ulteriori informazioni, ti suggeriamo questo articolo di supporto.

Come e perché organizzare un meeting online in completa autonomia

Hai un sacco di colleghi e ogni volta organizzare una riunione è un casino? Fra ritardi, confusione e spazi inadatti le riunioni sono stressanti, a volte inutili e spesso costosissime! Il rimedio? Organizzare un meeting online. In questo articolo ti spiegherò come organizzare un meeting online in totale autonomia.

meeting online

Meeting online. Ok, ma che cos’è esattamente?

Se non lo sai, te lo spiego io: il meeting online (o web meeting) è come una riunione tradizionale (sì, proprio quelle a cui sei costretto ad andare almeno una volta a settimana!) ma che si tiene sul web in videoconferenza.

Come avrai intuito, un meeting online può offrire molti vantaggi. Qui in particolare te ne elenco due:

  • il meeting online dà la possibilità ai partecipanti di incontrarsi virtualmente evitando lo stress di spostamenti nel traffico e facendo risparmiare all’azienda i costi di eventuali trasferte.
  • un meeting online è veloce e ti fa risparmiare tempo! Nessuna trasferta significa più tempo da dedicare alle attività lavorative. In più puoi decidere di organizzare un meeting online con molto meno anticipo rispetto ad una riunione tradizionale.

Se non sei convinto dei vantaggi delle riunioni online ti segnalo questo articolo, che ti spiega quanto davvero puoi risparmiare!

 

Organizzare un meeting online: cosa ti serve per iniziare

Vediamo quali sono gli strumenti di base per iniziare a costruire il tuo meeting online! Per iniziare ti servono tre cose:

  1. Un computer o dispositivo mobile con una buona connessione internet: sembra banale ma è il primo requisito per far sì che il meeting online abbia successo. Una connessione lenta e instabile potrebbe interrompere la tua riunione online sul più bello ed esasperare i partecipanti.
  2. Un sistema video e audio di ottima qualità: sentire e vedere bene chi sta parlando è importantissimo per la buona riuscita del tuo meeting online! NO a echi, rumori di fondo, distorsioni e interruzioni del suono. Assicurati quindi di avere un buon microfono e consiglia a tutti i partecipanti l’utilizzo di cuffie per isolarsi dai rumori dell’ambiente esterno.  In secondo luogo a tutti piace vedere bene le persone con cui ci si sta confrontando: gestualità e espressioni del viso di chi parla sono importanti per mantenere alti attenzione e coinvolgimento. Investi in sistemi di videocamere per web conference efficienti.
  3. Una piattaforma per webinar: un software da scaricare sul tuo computer che ti mette a disposizione molti strumenti utili (come la condivisione schermo online), permettendoti di organizzare tutte le tipologie di eventi online che desideri! Per scegliere tra le molte piattaforme disponibili ti rimando a questo articolo, che ti spiegherà quali sono i parametri del tuo meeting online da valutare per fare la scelta giusta. Il software deve poi essere installato su tutti i dispositivi che si collegheranno al web meeting. Come si fa a collegarsi alla riunione? È abbastanza semplice: agli utenti viene mandata una mail di invito, nella quale troveranno il link per accedere allo spazio virtuale.

 

Come strutturare il tuo meeting online: organizza i tempi!

Ti sei chiesto quali sono gli obiettivi del tuo web meeting? Devi discutere di un bilancio, del budget per un progetto o hai bisogno di un momento di collaborazione con tutto il tuo team? Qualunque sia il tuo ordine del giorno, il tuo obiettivo principale deve essere riuscire a coinvolgere e interessare tutti i partecipanti. Solo in questo modo collaboreranno attivamenti contribuendo alla discussione.

La cosa più importante in un meeting online è la discussione del gruppo. Il tuo compito è facilitare gli altri a relazionarsi e a collaborare, assicurandoti che ognuno abbia il giusto tempo per parlare e che si senta a suo agio. Come puoi fare allora?

La prima cosa utile è creare una scaletta del tuo meeting online, in modo che i tempi siano ben scanditi e che tutti abbiano spazio per parlare. Prevedi quattro momenti distinti:

  1. Accoglienza: in questa fase una persona (solitamente chi organizza il meeting online) accoglie i partecipanti e spiega il funzionamento della piattaforma e gli strumenti che verranno utilizzati. È importante che si riesca a creare un clima rilassato e che tutti capiscano bene gli obiettivi da raggiungere.
  2. Presentazione delle attività e degli obiettivi dell’incontro
  3. Svolgimento delle attività: è il momento di condivisione vera e propria, il più importante ed il più lungo. Il conduttore può utilizzare strumenti come la condivisione schermo online per mostrare slide, schemi e documenti ai partecipanti.
  4. Conclusione: si tirano le somme del meeting online lasciando spazio a domande o osservazioni

 

Consigli pratici per non lasciare nulla al caso

  • Fai sempre un test almeno un giorno prima del meeting online assicurandoti che tutto funzioni correttamente: controlla connessione, microfoni e audio, fai eventuali aggiornamenti del pc e assicurati che lo facciano anche tutti i partecipanti!
  • Decidi come gestire i tempi degli interventi. Evita che i partecipanti si sovrappongano: ognuno deve poter parlare senza essere interrotto! Valuta quindi come dare la parola a ognuno: aprire i microfoni solo a richiesta potrebbe essere una soluzione.
  • Gioca d’anticipo: ricorda ai partecipanti della riunione online l’appuntamento e fornisci loro in anticipo tutte le indicazioni per accedervi. Non rischiare che qualcuno si dimentichi di registrarsi facendovi perdere tempo!
  • Registra il meeting online: le piattaforme ti offrono questa possibilità. Utile per chi deve stendere il verbale della riunione, per rivedere e riascoltare i punti più importanti e per capire cosa migliorare la prossima volta!
  • Esercitati nel public speaking online: parlare di fronte ad un computer è diverso che parlare ad una platea! Qui trovi quattro consigli per imparare a parlare ad un pubblico online mentre qui, se l’argomento ti interessa, puoi acquistare un libro sul tema.

 

Tutto qui? Si! E con questi consigli, ora che i meeting online non hanno più segreti per te, non ti resta che iniziare subito ad organizzarne uno!

 

 


 

Questo articolo è uno dei post blog scritti dagli studenti del corso di Personal Branding e Web Marketing del cdl Scienze Psicosociali Della Comunicazione dell'Università degli Studi di Milano-Bicocca.

L'autore di questo articolo è Chiara Conti. Racconta di lei...

Laureanda in Comunicazione, mi affascina il mondo della comunicazione in tutte le sue forme, specialmente la scrittura: il mio sogno nel cassetto è diventare giornalista, magari nell’ambito della moda. Nel frattempo coltivo le mie passioni: le mostre d’arte, i viaggi, la natura, ma soprattutto il buon cibo e il piacere di condividerlo con le persone che amo.

Il Webmeeting online: come organizzare la Tua prossima riunione online

Sai cos’è un WebMeeting e come funziona? Il WebMeeting è una particolare forma di Webinar paragonabile a una riunione online, in cui tutti i partecipanti possono intervenire, scambiare informazioni e parlare.

Nel WebMeeting online il focus è posto sulla relazione, sullo scambio tra i partecipanti e sui processi collaborativi. Il centro fondamentale dell’attività si concentra, quindi, sulla possibilità di scambiare idee, confrontarsi e dialogare. E’ un’accezione leggermente superiore come livello generale del Webinar (che come sappiamo raccoglie un po’ tutte le tipologie, rappresenta la categoria più generale).

10372162_s Lo scambio avviene molti-a-molti, dunque, possiamo paragonare questo tipo di webinar ad una tavola rotonda o un workshop attivo, in cui  lo scopo è il confronto tra le idee e lo scambio di opinioni sulle azioni da intraprendere. Per questo motivo è importante che chi vuole realizzare un WebMeeting non solo si preoccupi di facilitare gli scambi e tenere traccia dello sviluppo dell’incontro, ma che scelga anche in che modo dovrà avvenire il passaggio del microfono (tutti aperti? su richiesta?), che strumenti collaborativi utilizzare (lavagna condivisa? Raccolta di domande? Wiki?) e come gestire le webcam.

La struttura complessiva di un WebMeeting collaborativo ha quattro fasi principali: l’accoglienza, la presentazione dell’agenda, il ciclo dinamico e la chiusura. Prima dell’ultima fase può essere utile un blocco aggiuntivo, ovvero una fase di debriefing e pianificazione.

I primi due momenti assumono, in questa tipologia di webinar, un ruolo fondamentale, sia perchè in queste fasi si deve creare il clima e e il contesto interattivo più adatto a far si che le persone si sentano coinvolte e che percepiscano l’importanza del proprio contributo, sia perchè bisogna assicurarsi che tutti i partecipanti usufruiscano delle funzioni interattive della piattaforma per offrire senza troppi ostacoli il proprio contributo al WebMeeting.

Terminata la fase di accoglienza, è utile ripresentare il programma del webinar anche in relazione ad alcuni aspetti del ciclo dinamico del webinar.

In particolare, il conduttore dovrà:

  • Presentare eventuali relatori e indicare con precisione il loro ruolo
  • Indicare gli obiettivi principali del webinar
  • Specificare i risultati attesi al termine dell’evento
  • Fornire eventuali strumenti, risorse online, link per recuperare informazioni, tools, ecc. utili per la sessione collaborativa
  • Specificare il metodo di lavoro
  • Specificare ruoli e aspettative nei confronti dei partecipanti

come organizzare un webmeetingConsiderando la complessità di un evento che punta molto sulla produzione di idee, sullo scambio e alla discussione di alternative, nonchè alla produzione di un risultato, è importante dedicare, in proporzione, meno tempo alle prime fasi e concentrarsi maggiormente sulla collaborazione vera e propria.

La parte collaborativa può assumere tutte le forme e seguire le procedure che riusciamo a immaginare: l’unico limite è dato dalla scelta degli strumenti, dalla piattaforma e dal compito assegnato.

Dovremo, inoltre, prestare molta attenzione ad alcuni aspetti come le caratteristiche dell’audience, la loro formazione all’uso di strumenti collaborativi, la configurazione software e hardware della working station da cui si collegano e la capacità dell’evento di coinvolgere i partecipanti.