Articoli

Webinar per la comunicazione interna: quando fanno la differenza?

Se ti occupi della comunicazione e dell’organizzazione degli sforzi produttivi di un team sai che ci sono un sacco di soluzioni sul mercato tra cui scegliere. Qual è però la migliore per la comunicazione interna a un’azienda? Il Webinar.

Sappiamo tutti che il Webinar è una straordinaria e comprovata soluzione per vendere di più e fare marketing, ma non bisogna far l’errore di pensare che serva solamente per queste due attività. 

Il Webinar è anche uno strumento perfetto per organizzare eventi formativi online o per la comunicazione interna aziendale

Se hai in mente di organizzare webinar per la comunicazione interna, ma anche formazione aziendale, assemblee e CdA, convegni e congressi, compila il form e verrai ricontattato per una consulenza telefonica per capire come organizzare al meglio i tuoi webinar. 

 

Ma come sapere se è proprio il Webinar l’opzione migliore per il tuo prossimo e coinvolgente meeting interno? In quali occasioni fa la differenza quando devi comunicare con dipendenti e collaboratori?  È presto detto. 

 

1 – Prepara uno speech destinato ai tuoi dipendenti 

Supponiamo che la tua azienda stia organizzando una grande riunione che coinvolge tutti i dipendenti. Il tuo CEO sta condividendo le più importanti novità che riguardano l’azienda. Tutti dovrebbero stare sull’attenti.

I Webinar ti consentono di connetterti con migliaia di persone contemporaneamente

GoToWebinar, in particolare, offre soluzioni che consentono di arrivare a comprendere un massimo di 5.000 partecipanti all’interno dello stesso evento onlineInsomma, la soluzione ideale se devi fare una presentazione davanti a un pubblico molto ampio e a dipendenti sparsi in diversi uffici o in telelavoro. 

Leggendo queste pagine, avrai ben chiaro come possiamo esserti utile. 

2 – Presenta in modo efficace ed evita distrazioni

Soluzioni come GoToMeeting sono progettate per rendere collaborative le riunioni a distanza. Favoriscono il lavoro di squadra anche se lavori da remoto.

Tuttavia, a volte, potresti aver solamente l’esigenza di presentare determinate informazioni a un gruppo di persone piuttosto numeroso con cui devi lavorare. Un’email non sarebbe una soluzione rapida ed efficace. Ti è mai capitato?

In questo caso, di solito si utilizzano software per call e video conferenze, ma possono rivelarsi estremamente frustranti: interferenza, rumori di sottofondo, microfoni dall’audio distorto o così via…un disastro!

Invece, quando organizzi un Webinar, sfruttando un software come GoToWebinar per esempio, l’audio di tutti i partecipanti viene automaticamente disattivato. In questo modo non devi preoccuparti di interruzioni indesiderate o di rumori di sottofondo.

Niente cani che abbaiano, grazie. 

Tutti possono comunque fare domande attraverso la chat e, in caso di necessità, puoi riattivare l’audio di ogni singolo partecipante. Se non hai ben chiara la differenza tra GoToWebinar, GoToMeeting e GoToTraining, leggi questo approfondimento

3 – Stimola interazioni e coinvolgimento su larga scala

Ammettiamolo, è capitato a tutti, almeno una volta: essere nel bel mezzo di una riunione in cui non si dovrà parlare e controllare la casella di posta elettronica. Capita.

Un servizio come GoToWebinar ti aiuta a mantenere viva l’attenzione del tuo pubblico e a evitare che si annoi grazie a funzionalità interattive che ti permettono di monitorare del coinvolgimento dei partecipanti.  Per esempio? Cosa puoi fare?

  • proporre sondaggi;
  • chiedere al tuo pubblico di interagire ed entrare nel merito della presentazione;
  • chiedere al tuo pubblico di utilizzare la funzione “alza la mano” per rispondere alle domande a risposta chiusa “sì / no”.

E molto altro ancora. 

Questo tipo di interazione aiuta a mantenere alta l’attenzione e l’interesse del pubblico e fornisce al relatore un feedback immediato e molto prezioso. Invece, si fa più complessa la situazione quando capita di dover esporre una presentazione a un pubblico connesso da remoto: è difficile sapere se è attento o se è completamente distratto. 

In questa situazione, la funzione di “monitoraggio del coinvolgimento” nel tuo Webinar dal vivo di GoToWebinar ti consente di sapere se il tuo pubblico sta effettivamente prestando attenzione o se ha ridotto a icona il video e sta facendo qualcos’altro. 

Insomma se vedi calare il coinvolgimento, è tempo di dare una scossa alla tua presentazione.

4 – Automatizza inviti e promemoria

Il Webinar ti consente anche di automatizzare l’intero processo di invito e di gestione dei promemoria. Scegli le informazioni che desideri ottenere per mezzo della registrazione al tuo Webinar, quindi imposta dei promemoria automatici tramite e-mail da inviare prima che inizi l’evento online. 

A questo punto, una volta che qualcuno si registra al tuo Webinar, può anche scegliere di aggiungere in modo automatico l’evento al proprio calendario. Scopri come promuovere un webinar con una email di invito e ottenere tante iscrizioni.

5- Registra e condividi il video della tua presentazione

Sempre GoToWebinar ti consente di registrare facilmente il tuo Webinar e di condividerlo con chiunque desideri tramite link. In  questo modo, chi ha partecipato avrà il webinar a portata di mano, chi non ha potuto partecipare all’evento dal vivo potrà invece rivederlo in un secondo momento. Non male, vero?

In aggiunta, in GoToWebinar potrai trovare la tua libreria di Webinar, uno spazio virtuale in cui verranno archiviate automaticamente tutte le registrazioni dei tuoi Webinar. 

Se organizzi Webinar regolarmente, questa libreria sarà comodissima. Troverai un archivio completo di tutti i tuoi contenuti, facilmente condivisibili in pochi click.

Allora, ti sei convinto?

Se hai già provato qualche piattaforma webinar o meeting e non ne sei rimasto soddisfatto, probabilmente ti manca l’assistenza e il supporto (tecnologico e strategico) che possiamo fornirti noi.  Se invece sei all’inizio e non sai come gestire presentazioni, organizzare webinar e meeting nel migliore dei modi, allora non ti resta che contattarci e creeremo insieme il tuo progetto.

Aiuto! I miei clienti vogliono fare webinar: 7 cose da sapere

Arriva il giorno in cui i tuoi clienti ti chiedono “voglio fare webinar, mi puoi aiutare?”.

E quel giorno è sempre dietro l’angolo, giungendo nel momento più incasinato.

Bene, se ti trovi in questa situazione, sappi che non sei il solo: web company, web agency, agenzie di comunicazione tutti i giorni si sentono fare una richiesta “un po’ fuori dai confini” che spazia dal fare formazione online, all’erogare webinar di marketing, al gestire percorsi di crescita online con corsi, community, ecc.

In questo articolo voglio aiutarti a uscirne vivo, per proporti una soluzione che non comporti grandi rischi per te (soprattutto se non sei molto esperto del tema) e per i tuoi clienti.

Le premesse

Quando un cliente ci chiede qualcosa di diverso dal solito ci troviamo di fronte a un semplice bivio:

  • sappiamo farlo e procediamo con una risposta concreta e pratica
  • non sappiamo farlo o comunque non padroneggiamo al 100% il tema

In questo secondo caso – che probabilmente è il tuo – ti trovi di fronte a diverse possibilità:

  • declini l’invito (con tutte le conseguenze del caso)
  • cerchi di crearti subito il know-how necessario, leggendo (!), studiando, chiedendo
  • ti affidi a chi ne sa più di te

In tutti questi casi, è meglio che tu abbia comunque alcune informazioni di base, giusto per non balbettare, fingerti morto, o fingere di ricevere una chiamata dall’altra stanza.

Devi sapere inoltre che ogni giorno gestiamo decine di webinar non solo dei nostri clienti (B2B), ma anche dei clienti dei nostri clienti (B2B2B oppure B2B2C): leggi, sappiamo cosa ti chiederanno, come te lo chiederanno e quali assurde richieste ti spingeranno a chiedere a noi!

Ma ti e vi vogliamo bene lo stesso.

Quanto ne sa il tuo cliente?

Il primo punto che dobbiamo analizzare insieme è la consapevolezza del tuo cliente: quanto ne sa davvero? perchè vuole organizzare webinar? chi è il promotore del progetto e dell’idea? quali esperienze hanno già nel settore? perchè nasce proprio ora questa richiesta? a quale bisogno dovrebbe rispondere questa innovazione?

Spesso i clienti dei nostri clienti vogliono organizzare webinar perchè hanno partecipato a un webinar, perchè hanno visto che qualche loro concorrente li organizza, o hanno letto da qualche parte che i webinar sono il futuro.

La conseguenza? Poche idee, ma molto confuse: sta a te dipanare i dubbi dei tuoi clienti, spiegano loro come funziona e cosa possono ottenere da questo incredibile strumento di comunicazione, di formazione e di marketing.

Procediamo con ordine. Qui sotto ho raccolto 7 punti che devi prendere in considerazione con attenzione, l’ultimo è quello più liberatorio ma leggi anche gli altri, perchè potranno salvarti la vita e la faccia con i tuoi clienti.

1. Fare webinar è facile, se sai come farli.

Fare un webinar richiede un equilibrismo tra tre elementi riconosciuti in ambito CMC (computer mediated communication) come i pilastri della comunicazione online, ossia il contenuto, il processo e la relazione.

I webinar dei tuoi clienti dovranno districarsi in questo iniziale dedalo di variabili e dimensioni: dovrete creare insieme dei contenuti in grado di coinvolgere le persone per 45-60 minuti, senza sosta e senza alcun calo di attenzione, dovrete gestire un flusso più o meno grande di persone collegate online e dovrete immaginare una sequenza efficace di eventi interni al webinar stesso (e non solo).

Già, perchè il webinar non è solo l’evento dal vivo, ma richiama diversi aspetti che ti sintetizzo in questo schema.

PRIMA DELL’EVENTO

  • Pagina di registrazione
  • Thank you page
  • Mail di benvenuto, conferma e reminder
  • Gestione degli iscritti
  • Accesso al webinar
  • Problemi di vario tipo e dubbi dei partecipanti

EVENTO DAL VIVO

  • Gestione del relatore
  • Gestione di tutti gli stakeholder
  • Slide e contenuti condivisi
  • Chat
  • Problemi tecnici
  • Domande dei partecipanti
  • Call to action
  • Problem solving

DOPO L’EVENTO

  • Invio slide e registrazione
  • Mail partecipanti e assenti
  • Gestione flusso post evento
  • Integrazione con altri aspetti aziendali
  • Reportistica e analisi del processo
  • Customer care