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Green pass obbligatorio: regole per eventi d’aula, fiere e congressi

Pochi giorni fa il governo italiano ha scelto di estendere il Green Pass obbligatorio per qualsiasi evento al chiuso, visto il rapido incremento dei contagi della variante Delta.

E così anche questa seconda estate dall’inizio del Covid è il preludio di un autunno dove l’attenzione ai contagi sarà massima.

Ancora una volta il settore degli eventi sarà tra i più colpiti da questo nuovo decreto. In questo articolo cerchiamo di fare chiarezza su come funziona il green pass obbligatorio per gli eventi d’aula (congressi, convegni e fiere) e ad alcune possibili alternative per limitare il calo di partecipazioni.

1- A cosa serve il Green Pass obbligatorio dal 6 Agosto?
2- Cosa cambia col Green Pass obbligatorio per gli eventi d’aula?
3- Riapertura fiere e congressi
4- Convegni e congressi: come controllare il Green Pass
5- Eventi senza Green Pass obbligatorio: come fare?

green pass obbligatorio

A cosa serve il Green Pass obbligatorio dal 6 Agosto?

Il Green Pass (o Certificazione Verde) è un documento che permette di accedere ad eventi, strutture e altri luoghi pubblici in Italia e facilita gli spostamenti in Europa. È una Certificazione in formato digitale e stampabile, emessa dalla piattaforma nazionale del Ministero della Salute, che contiene un QR Code per verificarne autenticità e validità.

La Certificazione verde COVID-19 è richiesta in Italia per partecipare alle cerimonie civili e religiose, accedere a residenze sanitarie assistenziali o altre strutture, spostarsi in entrata e in uscita da territori classificati in “zona rossa” o “zona arancione”.

Dal 1 luglio la Certificazione Verde COVID-19 è valida come EU digital COVID certificate e rende più semplice viaggiare da e per tutti i Paesi dell’Unione europea e dell’area Schengen.

Scopri qui il Dl. n. 105 del 23 Luglio 2021.

Cosa cambia con il Green Pass obbligatorio per gli eventi d’aula? 

Dal 6 agosto il Green Pass obbligatorio servirà per accedere a qualsiasi tipo di servizio: ristorazione (per consumazioni al chiuso) e altri settori come spettacoli, sport e ovviamente anche sagre, fiere, convegni e congressi, centri culturali e ricreativi.

Questo significa che tutti i partecipanti ai tuoi futuri eventi d’aula dovranno essere in possesso del Green Pass.

Nel decreto legge n. 105  viene indicato che sono “i titolari o i gestori dei servizi e della attività” che devono verificare il possesso del Green Pass da parte di chi vi fa accesso.

Nel caso di convegni, congressi e meeting, i responsabili dei controlli sono gli organizzatori dell’evento.

Questo significa che è l’organizzatore a doversi occupare di verificare che chi accede all’evento sia in possesso di un Green Pass valido.

Facciamo un esempio.

Se un’azienda decide di organizzare la sua convention annuale e per farlo incarica un’agenzia di organizzazione eventi, sarà l’agenzia a doversi occupare anche dei controlli del Green Pass.

Nel caso invece sia l’azienda ad organizzare internamente l’evento, sarà l’azienda stessa a doversi preoccupare delle verifiche per quanto riguarda il Green Pass.

In caso di violazione può essere applicata una sanzione pecuniaria da 400 a 1.000 euro a carico sia dell’esercente sia dell’utente.

Se l’illecito è ripetuto per 3 volte in 3 giorni diversi, l’esercizio commerciale può essere chiuso da 1 a 10 giorni.

Riapertura fiere e congressi

In zona bianca e in zona gialla, in locali al chiuso o all’aperto, possono essere svolti eventi esclusivamente con posti a sedere pre-assegnati e a condizione che sia assicurato il rispetto della distanza interpersonale di almeno un metro, sia per gli spettatori che non siano abitualmente conviventi, sia per il personale.

  • Zona bianca
    Il numero di partecipanti non può essere superiore a 5000 per gli eventi all’aperto e a 2500 per gli eventi al chiuso. In generale, la capienza raggiunta non può essere superiore al 50% di quella normalmente possibile nel caso di location all’aperto. Nel caso di location al chiuso, la percentuale scende al 25%.
  • Zona gialla
    Il numero di partecipanti non può essere superiore a 2500 per gli eventi all’aperto e a 1000 per gli eventi al chiuso. Come per la zona bianca, la capienza raggiunta non può essere superiore al 50% di quella normalmente possibile nel caso di location all’aperto e al 25% nel caso di location al chiuso.

I danni che la pandemia ha arrecato all’industria degli eventi e dei congressi sono ancora evidenti e non sono destinati a risolversi nei prossimi mesi: saranno necessari anni per tornare a regime.

Alessandra Albarelli, presidente di Federcongressi&eventi e portavoce dei rapporti istituzionali e politici afferma che «Fin dall’inizio della pandemia l’industria italiana degli eventi ha dato prova di responsabilità e propositività. Al Governo chiediamo, quindi, di definire al più presto regole chiare per permetterci di continuare a lavorare in sicurezza e con certezze, pensando anche di poter tornare alla piena occupazione delle sedi per eventi e congressi.

Dal canto nostro ribadiamo la disponibilità a collaborare con le istituzioni per individuare le soluzioni e azioni più efficaci per tutelare il settore».

Convegni ed eventi: come controllare il Green Pass

I controlli del Green Pass vengono effettuati tramite l’utilizzo dell’app Verifica C19. Si tratta dell’app sviluppata dal Ministero della Salute per permettere alle attività di controllare la validità del documento. L’app è gratuita e può essere scaricata da Google Play store o dall’App store di Apple su dispositivi mobili come tablet e smartphone.

In pratica, l’app consente di verificare l’autenticità e la validità delle certificazioni verdi e si può usare offline, cioè senza essere connessi a Internet.

Lato privacy, l’app non memorizza dati, quindi il verificatore non tiene traccia delle informazioni personali contenute nella certificazione.

Ad un evento, gli incaricati della verifica dovranno semplicemente essere in possesso di un dispositivo con l’app installata e ammettere solo chi è in regola. In pratica:

  • Il partecipante all’evento mostra il Green Pass con il QR code al verificatore (sono ammessi i formati digitali e quelli cartacei)
  • Il verificatore legge il QR code tramite l’app, che avvia il processo di verifica
  • Il verificatore ottiene l’esito della verifica, che conferma o meno la validità della certificazione

Chi è incaricato al controllo del Green Pass a un evento può chiedere anche al partecipante di esibire un documento di identità valido.

Ma cosa succede se il certificato non è valido o se il partecipante non ne è in possesso? Ovviamente il partecipante dovrà essere allontanato e non potrà partecipare all’evento.

Eventi senza green pass obbligatorio: come fare? 

Purtroppo lo sappiamo: per chi vuole tornare ad organizzare grandi eventi d’aula, sono tante e complesse le disposizioni di cui tener conto.

Se hai un’attività, un’organizzazione e vorresti ricominciare ad organizzare eventi in presenza, oltre alla verifica Green Pass dei tuoi partecipanti, non devi dimenticarti del distanziamento, mascherine, gel, sanificazione degli ambienti, areazione adeguata, un aperitivo monodose.

E anche tenendo conto di tutti questi aspetti, ci si può aspettare di riempire i propri eventi d’aula come prima? 

Allo stato attuale, è difficile pensare ad una rapida ripresa che permetta di raggiungere i numeri del periodo pre-pandemico.

Organizzando eventi esclusivamente in aula, potresti perdere una fetta di pubblico (ti basta pensare alle polemiche contro il Green Pass che stanno attraversando tutte le città del nostro Paese).

Per questo, ti lasciamo di seguito tre spunti per ottenere il massimo dal tuo prossimo evento (fiere, convention, congressi e qualsiasi altra tipologia di evento):

1- Trasforma il tuo grande evento d’aula e crea una costellazione di piccoli eventi all’aperto
La creatività può venire in tuo aiuto. Se devi organizzare un grande evento, puoi provare a ripensarlo con una formula diversa, scegliendo una location all’aperto dove sia possibile creare dei piccoli micro-eventi. Potrebbe essere un’ottima soluzione per una convention aziendale. Ovviamente, non dimenticarti delle regole che hai letto nei paragrafi precedenti!

2- Trasmetti in streaming il tuo evento d’aula
La soluzione ibrida ti permette di coprire qualsiasi eventualità: ospiti alcuni partecipanti in aula, agli altri dai la possibilità di seguire l’evento online. È il compromesso migliore a cui puoi arrivare. E ci sono tantissimi modi per donare ai partecipanti connessi da casa un’esperienza altrettanto completa dei partecipanti in aula. In questo articolo puoi approfondire l’argomento.

3- Realizza i tuoi eventi totalmente online
Il trend di crescita degli eventi online non sembra arrestarsi: nascono ogni giorno nuove fiere, congressi e convegni realizzati totalmente online. Questo significa che offrire esperienze interattive, innovative e professionali sarà una sfida sempre maggiore.

Noi ne sappiamo qualcosa: WebinarPro realizza webinar ed eventi online ed ibridi (aula e online) per aziende, associazioni e professionisti da oltre 10 anni. Negli ultimi 2 anni la complessità dei progetti che abbiamo realizzato ha fatto un vero e proprio balzo in avanti, aiutandoci ad offrire soluzioni taylor-made sempre più ricche.

Se devi realizzare congressi e convegni senza preoccuparti del green pass, puoi parlarci del tuo evento e possiamo aiutarti a individuare la migliore soluzione su misura per te. Poi, solo se vorrai, potrai realizzarla con noi.

In questa pagina puoi conoscerci un po’ meglio, scoprire i settori in cui lavoriamo e alcuni degli incredibili clienti per cui abbiamo il piacere di realizzare eventi online e ibridi (aula e online).

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Eventi tradizionali nel 2020: tutte le regole da seguire

Dopo mesi di fermo, il settore degli eventi in aula è in timida ripresa: qualche azienda accenna ad organizzare i primi eventi tradizionali per l’autunno 2020.

Quindi si possono organizzare eventi dal vivo? Certo che sì.

Super entusiasta di poter riprendere ad organizzare eventi tradizionali in aula per WebinarPro, decido di informarmi per sapere con certezza quali regole sia necessario seguire, alla luce dell’emergenza sanitaria ancora in atto in Italia.

Inutile dire che dopo aver letto il decreto, sono rimasta basita e perplessa.

Ho deciso di condividere con te il mio stupore e tutte le importantissime regole che ho imparato, visto che le linee guida da seguire per organizzare eventi tradizionali sono numerose e complesse.

  1. La capienza del pubblico in aula: è auspicabile non riempire la sala alla sua capacità massima. Questo implica una minore adesione di utenti rispetto a situazioni di normalità.Quindi, oltre ad osservare le consuete norme di sicurezza che limitano i posti a sedere all’interno di un’aula di formazione, si aggiungono regole ancora più severe a riguardo.
  2. Distanziamento sociale: devi assicurare almeno 1 metro di distanza tra un partecipante e l’altro per garantire il distanziamento sociale. Nel caso in cui non fosse possibile o se vuoi essere ancora più scrupoloso, hai la possibilità di attrezzare l’aula con barriere fisiche in plexiglass.
  3. Accesso e uscita della sala devono essere separate. Devi organizzare l’evento in una location che abbia almeno due ingressi e predisporre la sala con un percorso obbligato per chi entra ed esce.
  4. Devi adottare sistemi automatizzati di prenotazione, registrazione al desk, ritiro badge: lo scopo è quello di eliminare i contatti con gli altri partecipanti e non creare assembramento al desk di accoglienza.
  5. Prima di poter accedere alla sala, è necessario misurare la temperatura corporea tramite dispositivo digitale. La temperatura di ogni partecipante deve essere minore di 37.5°.
  6. Tema guardaroba: tutti gli effetti personali (cappotti, borse, valige ecc), devono essere riposti nel guardaroba chiusi in sacchetti ermetici, al fine di limitare il contatto.
  7. All’ingresso e all’interno della sala devi garantire la presenza di dispenser igienizzanti e ricordare frequentemente l’utilizzo degli stessi.
  8. I tavoli dei relatori devono essere separati tra di loro. Qualora ci fosse un solo tavolo con più relatori, puoi scegliere se far esporre un relatore alla volta, se farli esporre insieme con adeguato distanziamento o, dove non possibile, far indossare loro la mascherina. Ti lascio immaginare come la mascherina possa inficiare sulla qualità della voce e dell’audio!
  9. Tutti gli organizzatori, relatori, moderatori e addetti ai lavori (operatori, hostess all’accoglienza ecc) e anche i partecipanti, devono essere muniti di mascherina da tenere per tutta la durata dell’evento. Sicuramente non è semplice far rispettare questa regola: chi si toglie la mascherina facendo finta di nulla, chi la porta sotto il naso, chi l’abbassa per parlare con il vicino! Per non parlare del caldo…mi raccomando la temperatura in sala!
  10. Basta carta! Non è possibile divulgare documenti, pdf, presentazioni e cartelle stampa cartacee. È necessario, con vari strumenti (email, drive, Dropbox e molti altri), far avere il materiale e le slide ai partecipanti in via digitale.
  11. Questione gadget: puoi regalare i tuoi gadget purché vengano distribuiti con un metodo self-service e chiusi in pacchettini di carta “usa e getta”.
  12. Ricordati di cambiare aria: pratica che dovrebbe essere già di norma per chi organizza seminari, conferenze e meeting in ambienti ridotti. Prediligi aria naturale, non erogata da sistemi di condizionamento o di ricircolo d’aria. Oltre al ricambio d’aria, è importante anche la pulizia della sala post evento (aspetto più legato alla gestione della location)
  13. Tutti i dispositivi e le attrezzature che utilizzi durante l’evento (telecamere, mouse, gira slide, computer, asta selfie, gimbal ecc) devono essere spesso igienizzati e ricoperti da una pellicola trasparente isolante. Immaginati la scena: pc bloccati, telecamere con pezzi di pellicola davanti l’obiettivo e chissà che altro!
  14. Ultimo, ma non per importanza, non è più possibile organizzare un aperitivo a buffet. Probabilmente dopo il tuo evento verranno servite monoporzioni. Probabilmente sarà più semplice ed efficace organizzare una cena di lavoro, seduti al tavolo con adeguati distanziamenti e serviti. In ogni caso, il cibo non può mancare per un evento di successo!

Questi sono i 14 “semplicissimi” punti da tenere presente per  organizzare un evento dal vivo nel 2020. Probabilmente anche quando l’emergenza sanitaria sarà conclusa, alcune di queste regole diventeranno norma.

Quanto pensi sia complesso organizzare un evento tradizionale con tutte queste regole ferree di cui tener conto?

E soprattutto, quanto può risentirne il coinvolgimento emotivo dei partecipanti nei confronti del tuo evento tradizionale (aspetto importantissimo per una buona riuscita di un evento in aula)?

Chi come me organizza eventi tradizionali in aula, sa bene quanto sia complicato essere multitasking e onnipresenti prima, durante e dopo l’evento. C’è da organizzare in modo capillare ogni aspetto (prevedendo gli eventuali intoppi!), coordinare persone e a volte delegare.

In una situazione di normalità, non è banale organizzare un evento professionale che rappresenti anche un’esperienza coinvolgente per i propri partecipanti.

Immagina oggi cosa voglia significare!

Proprio per questo motivo una soluzione efficace è quella di spostare gli eventi tradizionali in eventi digitali. Il tuo business deve andare avanti, i tuoi prodotti e servizi devono essere venduti!

Un evento online ha tantissimi vantaggi che un evento fisico (soprattutto in questo momento storico) non presenta.

Abbiamo pensato di raccogliere in questa GUIDA COMPLETA PER TRASFORMARE EVENTI D’AULA IN EVENTI ONLINE,  tutta la nostra conoscenza ed esperienza sul campo.

All’interno di questo ebook, troverai come e perché è ormai necessario al giorno d’oggi pensare di organizzare fiere e convention digitali, quali sono gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione e i rischi. Ma anche come poter gestire iscrizioni, agenda, contenuti e strumenti adatti e necessari alla realizzazione del tuo evento digitale professionale.

Grazie alla nostra esperienza, siamo in grado di interpretare il tuo progetto, realizzare con te l’evento e supportarti fino alla fine.

Se invece hai già un progetto a cui vuoi dare forma, compila il form qui sotto e ti accompagneremo per mano nella realizzazione del tuo evento digitale.