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Tutti parlano di eventi digitali. Ma i webinar sono eventi online? E quali sono quegli eventi che possiamo definire digitali e quali escludere?

In questo articolo cerchiamo di spiegarti tutte le differenze (se hai fretta di conoscere la risposta alla domanda del titolo clicca qui)

Cos’è un Evento digitale.

Il sito Visiofair.com ha scritto un interessante riepilogo del concetto, spiegando bene cosa intendiamo per online events e quali categorie di eventi rientrano in questo significato.

Nel loro articolo Digital event: a definition già nel 2013 scrivevano

Un evento digitale è un’occasione in cui le persone si riuniscono e tra di loro, alcuni o tutti i partecipanti non si trovano fisicamente nella stessa posizione, ma sono collegati in un ambiente comune. L’ambiente comune può assumere diverse forme ma solitamente avviene nel web.

Se vuoi approfondire esiste una guida dello stesso periodo (la trovi qui).

Ma dopo tutti questi anni, la definizione di evento digitale è cambiata tanto?

Ricordiamoci che abbiamo alle nostre spalle il 2020, l’anno universalmente riconosciuto come la rivoluzione degli eventi in digitale e  abbiamo già parlato di Eventi virtuali con la nostra guida completa per aziende ed organizzazioni. Ma in questo articolo vogliamo capire meglio alcune differenze.

Se cerchi esempi eventi digitali puoi visitare la nostra pagina Dicono di noi, in cui abbiamo raccolto case study, interviste e modelli di eventi digitali online, sia complessi che più semplici. È un buon modo per capire in pratica cosa puoi fare.

Webinar semplici, webinar complessi ed eventi digitali.

Proviamo a creare una tassonomia, specificando le caratteristiche di ognuno di questi eventi digitali interattivi. Se hai dubbi puoi anche fare riferimento a un altro nostro articolo: La guida completa per organizzare i tuoi eventi virtuali.

Partiamo dal webinar.

Ormai sai già tutto sui webinar, soprattutto se ci segui da molto tempo.

Con webinar semplice, intendiamo il classico webinar con un numero partecipanti indefinito e uno o due relatori. Altri elementi fondamentali sono: una piattaforma webinar, contenuti interessanti, l’interazione via chat e slide o condivisione dello schermo.

Con webinar complesso, intendiamo un webinar con un crescente grado di complessità che è determinato da diversi fattori:

  • Numero di partecipanti molto alto
  • Numero di relatori molto alto
  • Diverse lingue, inclusa quella dei segni
  • Condivisione di materiali multimediali di diverso tipo
  • Integrazione con piattaforme terze
  • Gestione di diversi strumenti di engagement

Bene, questo tipo di webinar è quello che ci esalta e ci diverte.

E se vuoi organizzarne uno, clicca sul banner qui sotto.

Questo tipo di webinar rappresenta una sfida importante per qualsiasi azienda, soprattutto se si è inesperti.

Anche dopo l’esperienza del 2020 molte aziende usano in modo scorretto i webinar, senza sfruttarne il potenziale e correndo molti rischi per il brand, per la reputazione, e nello specifico per l’efficacia dei webinar stessi.

Già: i webinar complessi sono eventi digitali molto delicati.

Quindi la risposta alla domanda “I webinar sono eventi digitali” è: si!

I webinar sono una delle tante tipologie di eventi online che puoi utilizzare, probabilmente quelli più semplici, che come abbiamo indicato possono diventare complessi fino al raggiungimento del livello di evento digitale vero e proprio.

I vantaggi degli eventi digitali sono ovviamente molti: raggiungere più persone, abbattere i costi di trasferta, azzerare la logistica per hotel e spostamenti, permettere a chiunque di accedere anche da situazioni logisticamente complicate.

Organizzare eventi digitali: come fare?

Prima di tutto gli articoli che abbiamo citato più sopra ti forniranno indicazioni pratiche su come muoverti.

Il consiglio è sempre il solito: contattaci, chiedici un parere, senza impegno.

Vogliamo evitarti pessime figure, spese inutili, perdite di tempo.

Capire la differenza tra Webinar semplici e Webinar Complessi, non ti risolve il problema: cosa sono gli eventi digitali?

Come abbiamo accennato nel titolo i webinar in qualche modo si possono definire mini eventi digitali: il vero evento virtuale, l’evento online, si caratterizza per alcune ulteriori specifiche:

  • Durata (più di 4 ore)
  • Integrazione con tool immersivi, 3D, di realtà virtuale o realtà aumentata
  • Gestione di flussi operativi più articolati
  • Pre e Post-Evento complessi

Per farti capire, prima di scrivere questo post, abbiamo gestito la richiesta di un ente formativo che deve gestire 7 giorni di evento, con 6 lingue, 30 sessioni live parallele, centinaia di file in condivisione, lavagne multimediali, pre-evento e follow up: ti basta come esempio di digital event complesso?

Ti voglio anche tranquillizzare: non tutti gli eventi digitali sono a questo livello di complessità e sono tutte cose fattibili, almeno per WebinarPro.

Eventi digitali in Italia: come siamo messi?

Non ci crederai, ma probabilmente essere stati tra i primi nel nostro continente ad essere colpiti dalla pandemia, ci ha spinti a cercare subito soluzioni alternative all’organizzazione di eventi tradizionali. Così nel 2020 abbiamo avuto un picco di richieste per queste tipologie di eventi online:

  • Fiere virtuali
  • Fiere 3D
  • Congressi online
  • Conferenze digitali
  • Congressi scientifici online
  • Fiere e congressi ibridi
  • Eventi phygital

Quindi l’Italia è effettivamente competitiva da questo punto di vista e abbiamo diverse soluzioni per eventi online italiani, sia nella scelta del software che dei modelli di eventi.

WebinarPro ad esempio si distingue dai competitor per diversi aspetti: tecniche di progettazione derivate sia dalla formazione online, che dagli studi scientifici in human engagement, modelli e template di eventi innovativi, strumenti di engagement dei partecipanti, creazione di user experience ad alto impatto, integrazione di diversi modelli di eventi (siamo gli unici, ad esempio, a integrare 3D, realtà immersiva e metaverso).

Agenzia organizzazione eventi online: serve?

La risposta è… dipende!

Se stai leggendo questo articolo è perchè cerchi informazioni sul tema degli eventi digitali. I casi sono due: o cerchi nuove idee, oppure cerche le informazioni base.

Un’agenzia di organizzazione eventi online come WebinarPro ti può aiutare a raccogliere le idee, a strutturare il tuo progetto, a scegliere le migliori opzioni e questo per un semplice motivo: ha già sperimentato diverse tipologie di eventi online e quindi sa inquadrare il tuo progetto in uno scenario di soluzioni pratiche concrete ed efficaci.

Ti faccio un esempio. Se ci chiedessi:

Voglio organizzare un evento digitale. Come posso fare?

WebinarPro ti aiuterebbe a focalizzarti su questi aspetti:

  • Quali sono gli obiettivi dell’evento? coinvolgere? condividere? comunicare? formare?
  • Quali sono le tue priorità? Quali sono quegli aspetti imprescindibili dell’organizzazione dell’evento virtuale?
  • Quali sono le componenti di costo che puoi assorbire internamente e quali quelle che vanno esternalizzate?
  • Quali sono i possibili ritorni dei tuoi investimenti e i risultati che ti attendi?

L’analisi di questi e altri aspetti, rendono l’agenzia organizzazione eventi online un prezioso alleato per rendere il tuo evento online perfetto.

Passa all’azione: organizza il tuo evento digitale.

Se la tua azienda vuole organizzare un evento digitale, un webinar semplice, un webinar complesso o una sofisticata combinazione di questi eventi online, puoi chiederci un preventivo: non ti stai impegnando, stai solo raccogliendo informazioni e saremo felici di fissare una call con te e il tuo team, ragionare su tutte le opzioni che abbiamo a disposizione e scegliere con te la soluzione migliore.

 

Vuoi organizzare un evento virtuale per la tua azienda ma non sai da che parte iniziare con i preparativi? Sicuramente avrai pensato di rivolgerti ad una agenzia eventi online.

Ma come scegliere la giusta agenzia pronta a soddisfare ogni tua esigenza?

In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sulle agenzie per eventi online, di cosa si occupano e qual è la loro struttura. In questo modo avrai tutte le informazioni necessarie per compiere una scelta ragionata e consapevole dell’agenzia che è meglio per te e per la tua azienda.

 

agenzia eventi online

Di cosa si occupa un’agenzia per eventi online?

Un’agenzia di eventi online si occupa dell’ideazione e organizzazione di eventi online (guarda la definizione del termine digital event o approfondisci direttamente dalla nostra pagina sugli eventi digitali), quali possono essere eventi aziendali, eventi PR, fiere, esposizioni, cerimonie di premiazione o eventi speciali. Il compito dell’agenzia è quello di prendersi carico degli aspetti tecnici e creativi dell’evento e di coordinarli in modo strategico per creare un incontro di successo.

Esistono varie tipologie di agenzie per l’organizzazione di eventi virtuali. Alcune offrono ai propri clienti un servizio completo che include: l’ideazione, creazione e gestione dell’evento, un resoconto finale dell’iniziativa e attività di strategia di marca, comunicazione e marketing. Invece, altre agenzie per eventi virtuali si occupano solo dell’ideazione e organizzazione della riunione. Quindi, se la tua azienda possiede già un settore di marketing e comunicazione, è più vantaggioso (anche dal punto di vista economico!) scegliere una realtà che si occupa solo dell’organizzazione vera e propria dell’evento. Al contrario, se sei una piccola impresa, un’agenzia eventi online che offre un servizio a 360 gradi potrebbe fare al caso tuo.

Le attività di un’agenzia per eventi virtuali

Quando si organizza un evento online, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione, e questo l’agenzia lo sa bene. In un evento virtuale, i dettagli fanno davvero la differenza. Per questo i compiti e le attività degli organizzatori di eventi vengono definite con precisione e attenzione. Ecco quali sono i principali campi di azione di cui un’agenzia per eventi virtuali si occupa:

  • Analizza l’azienda, il suo business e modo di comunicare
  • Crea il concept dell’evento in linea con gli obiettivi del cliente e la sua brand identity
  • Concorda il budget richiesto per l’organizzazione dell’evento
  • Pianifica la riunione ed eventualmente crea un piano di comunicazione e promozione
  • Monitora l’evento online in tempo reale
  • Analizza i dati di partecipazione e interazione al meeting, che poi comunicherà all’azienda

Da come puoi capire, un’agenzia eventi online si occupa della gestione di numerosi aspetti di un evento.

Per questo, è bene che l’azienda si informi sul tipo di società di organizzazione eventi che vuole, facendo una ricerca approfondita per trovare un team di esperti di cui si può fidare.

Clicca sull’immagine per scoprire come organizzare il tuo prossimo evento onlineagenzia eventi online

Perché rivolgersi a una società di organizzazione di eventi

Stai ancora cercando dei validi motivi per affidare l’organizzazione del tuo evento online a un’agenzia eventi online? Ecco 4 osservazioni che ti convinceranno a fare il grande passo:

  1. Organizzare un evento virtuale richiede molto impegno, tempo e lavoro! Coordinare un team di tecnici, manager e saper gestire perfettamente le piattaforme digitali, non è così semplice. Per questo, rivolgersi a un’agenzia per eventi sicuramente ti aiuterà a ridurre il carico di lavoro e ti supporterà nel processo di ideazione e pianificazione dell’evento digitale.
  2. Le società di organizzazione di eventi virtuali hanno solitamente una solida rete di contatti, professionisti del settore, su cui fare affidamento e ai quali richiedere servizi di qualità. Quindi, affidarti a un’agenzia non solo ti farà risparmiare il tempo, che altrimenti impiegheresti a cercare le figure professionali adatte a te, ma ti permetterà di collaborare con i migliori in campo.
  3. Un’agenzia eventi online ti aiuta a spendere il tuo budget nel miglior modo possibile, facendo le giuste scelte e optando per le strategie che più si addicono ai tuoi obiettivi. In questo modo non dovrai preoccuparti di come spendere la somma che hai a disposizione, o impazzire per trovare la giusta soluzione che fa al caso tuo… ci pensa a tutto il team di professionisti a tua disposizione!
  4. Il team che si occuperà di organizzare il tuo evento virtuale ti accompagnerà in ogni fase dell’evento. Nella fase di progettazione e ideazione dell’incontro, con idee creative e soluzioni personalizzate. Nella fase di pianificazione, costruendo un’adeguata comunicazione e promozione dell’evento. Durante lo svolgimento, offrendoti un completo supporto con gli strumenti digitali, e nella fase successiva elaborando i dati raccolti durante l’incontro. Anche gli imprevisti più inaspettati, che l’uso della tecnologia può comportare, verranno rapidamente risolti dagli esperti del settore.

Infine, che tu voglia organizzare un evento aziendale per celebrare un buon anno di affari, per lanciare un nuovo prodotto o per rafforzare i legami con i tuoi business partner, affidarsi a un’agenzia per eventi online rappresenta una garanzia di successo.

Come scegliere la giusta agenzia eventi digitali

Avrai capito che rivolgersi a un’agenzia per eventi online è l’opzione migliore per ospitare un evento virtuale che sia memorabile per i tuoi invitati. Nel panorama italiano, le agenzie di eventi e comunicazione sono davvero molte e ciascuna con stili, modi di agire e target differenti. Alcune sono più orientate a soluzioni che giocano sull’intrattenimento, creatività e originalità dei contenuti. Altre, rispondo più a richieste di eventi formali. Altre ancora, fanno della strategia di comunicazione il loro punto di forza.

Come scegliere quella più giusta per la propria azienda?

Il primo passo che devi fare nella scelta di un’agenzia per eventi online è definire quelli che sono i tuoi obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo evento digitale. È importante tenere bene in mente qual è la brand identity della tua azienda e quali sono i valori che vuoi comunicare con il tuo evento online. Una volta che questi punti sono stati definiti, non ti resta che iniziare la ricerca della società di organizzazione eventi migliore per te. Quando avrai trovato un team di lavoro che ti comunica fiducia, originalità e professionalità e che rispecchia i valori del tuo brand, potrai compiere la tua scelta.

Scegli di fare la differenza: scegli la tua agenzia eventi online a Milano

Pur avendo ben in mente i criteri di scelta precedentemente citati, trovare la società di organizzazione eventi a Milano che soddisfa le tue esigenze può essere difficile. o forse più semplice del previsto: WebinarPro organizza eventi online a Milano, in tutta Italia e anche all’estero dal 2015.

WebinarPro è la prima agenzia di organizzazione eventi online specializzata da più di 10 anni, non solo in webinar, ma anche eventi online complessi.

La nostra promessa è quella di aiutarti a creare il tuo evento online in modo professionale, offrendoti in ogni fase la migliore tecnologia, metodo, assistenza e supporto strategico.

 

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