Questa è la raccolta chiave del blog di WebinarPro.

La categoria Primi Passi è stata ideata per accompagnarti nel mondo dei webinar. Qui troverai articoli che ti spiegano cosa sono webmeeting, webconference, webcast e ogni altra modalità di incontro online all’interno della grande famiglia dei webinar. Troverai le definizioni, le spiegazioni di cosa sono, di come funzionano e perchè utilizzarli. È la categoria perfetta per togliersi ogni dubbio sulla distinzione dei diversi eventi online: è qui che puoi capire quale webinar è meglio per te!

Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano

Webinar, WebMeeting e WebConference hanno molte cose in comune e, allo stesso tempo, alcune differenze che ci portano ad una conclusione:  WebMeeting e WebConference sono una particolare forma di Webinar, in cui l’accento è posto sullo scambio tra le persone (WebMeeting), piuttosto che sui contenuti (WebConference).

 

Differenze tra WebMeeting e WebConference

Se il Webinar è la categoria più generale che racchiude le altre, possiamo dire che tutti hanno in comune:

  • L’uso di una qualche forma di piattaforma per i Webinar
  • Uno streaming Video
  • Uno streaming Audio
  • Strumenti di comunicazione (ad es. la chat)

E quindi ci verrebbe da concludere che sono la stessa cosa. E no!

Il WebMeeting è la trasposizione nel web della classica riunione: un gruppo di persone che si riuniscono in uno spazio e condividono idee in modo relativamente simmetrico, collaborando alla creazione di modelli, strategie, processi, ecc. In un WebMeeting, quindi, le persone si raccolgono in uno spazio virtuale e fanno le stesse cose che farebbero in una sala riunioni: condividono idee, discutono alternative, propongono soluzioni, ecc. anche se ognuno è in una sede fisica diversa e magari distante migliaia di chilometri.

La WebConference è la trasposizione nel web della classica conferenza o della lezione di tipo frontale, universitaria a cui siamo abituati: una persona parla a più persone contemporaneamente, espone i propri contenuti e, alla fine, risponde alle domande. In questo caso ci stiamo concentrando più sui contenuti che sullo scambio tra le persone.

La differenza tra WebMeeting e WebConference sta proprio in questo:

  • Maggior uso di strumenti collaborativi nel WebMeeting
  • Maggiore accento sulla condivisione e sul confronto nel WebMeeting
  • Maggiore accento sui contenuti erogati nella WebConference

Come scegliere tra WebMeeting e WebConference?

La scelta dipende dai nostri obiettivi:

WebMeeting:

  • Collaborare
  • Creare nuove idee su un prodotto, un servizio, una situazione da risolvere
  • Discutere
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Lavorare con un gruppo relativamente contenuto
  • Tenere traccia dei passaggi di sviluppo della sessione (es. mappe mentali)
  • Creare un documento condiviso

WebConference

  • Erogare un contenuto
  • Descrivere e presentare una situazione, un problema, ecc.
  • Presentare risultati
  • Presentare un progetto, un piano di lavoro, ecc.
  • Comunicare in modo unidirezionale un’idea, limitando lo scambio a domande e risposte

Come scegliere la Piattaforma per WebMeeting e WebConference?

Ormai tutte le piattaforme e i software per i Webinar si equivalgono sotto questo punto di vista e permettono di spostarsi dall’una all’altra semplicemente configurando gli strumenti di ognuna di esse: se voglio organizzare un WebMeeting attiverò la lavagna condivisa, i documenti condivisi, lo spazio di raccolta delle domande, mentre se devo organizzare una WebConference offrirò maggiore spazio a la chat, allo spazio delle domande, alle slide, ecc.

Possiamo dire che la piattaforma per Webinar ormai è uno standard che non fa la differenza se non nei prezzi e nel numero di accessi.

WebinarPro – Parlano di noi!

In occasione dell’uscita del libro, gli amici di B2Corporate.com, una community attivissima su tutto ciò che è innovazione, network e comunicazione in ambito corporate e business, hanno letto il nostro libro Webinar Professionali e ne hanno scritto una lusinghiera e splendida recensione.

b2corporate - webinarNel loro articolo Content Marketing: il webinar professionale pongono l’accento su un elemento spesso troppo sottovalutato: il Webinar è un vero e proprio strumento di Content Marketing, forse il più potente insieme all’uso dei Blog, dei siti e dei Social Network.  Non è un caso che anche Ann Handley nel suo libro Content Marketing. Fare business con i contenuti per il web annoveri il Webinar tra uno degli strumenti più efficaci per questo tipo di comunicazione.

Un altro elemento che gli amici di B2Corporate hanno colto esattamente è il focus dell’intera attività di pianificazione: Obiettivi del Webinar, tipologia di Audience che ci poniamo come target e opzioni di diverso tipo: strumenti, condivisioni, piattaforme, ecc.

Insomma, abbiamo una prima testimonianza di lettura attenta e ben applicata del nostro libro!

E tu? Se hai acquistato il libro, materializzati, fatti vivo, fai sentire la tua voce e raccontaci che ne pensi! Siamo qui per questo!

 

E tu che partecipante sei?

I partecipanti sono senza dubbio una risorsa preziosa per la riuscita di un Webinar.tipologie di partecipanti ai webinar

Se condividono positivamente l’esperienza, sono solidali, si supportano reciprocamente, si confrontano per chiarire dubbi e domande, condividono risorse, link, idee, considerando la differenza di prospettive come un’importante risorsa, possiamo ritenerci fortunati: è il mix che ogni progettista di Webinar cerca!

Ma se compaiono comportamenti conflittuali, poco costruttivi o addirittura aggressivi è necessario saper gestire la situazione, facendo affidamento sulla collaborazione tra relatore, conduttore e staff e sfruttando la formalità strutturale della piattaforma, che consente di intervenire privatamente in chat.

Tra questi due estremi, però, possiamo tratteggiare alcune tipologie di partecipanti, in cui è possibile imbattersi:

Il Principiante Dannoso. È alla sua prima esperienza di Webinar e non sa gestire nemmeno compiti basilari come usare la chat o attivare un microfono. Rimane sempre indietro di un passaggio e per questo rischia di compromettere il regolare fluire degli eventi. La soluzione migliore è farlo “tutorare” da qualcuno dello staff che interviene in forma privata per risolvere i suoi problemi tecnici.

Il Principiante Curioso. Anche questo partecipante è alle prime armi, ma con l’aggravante della curiosità. Per questo clicca su ogni pulsante della piattaforma, fa domande sull’utilizzo delle funzioni tecniche, approfondisce ogni slide, pone domande di tutti i tipi. In alcuni casi, quando la domanda è off-topic, è possibile segnalarlo ed è sufficiente ignorare le richieste troppo frequenti perché si acquieti e finalmente si goda l’evento.

come gestire i partecipanti nelle webconference e nei webinarL’Esperto Annoiato. Ferratissimo sull’argomento, è sempre un passo avanti. Conosce l’argomento e non manca di evidenziarlo, spesso va fuori tema in chat perché sostanzialmente si annoia. La domanda sorge spontanea: “Ma che ci fa qui visto che ne sa più di noi?” . Non preoccupiamoci, il costante riferimento al livello del Webinar, all’argomento e agli obiettivi dell’incontro spesso sono sufficienti ad arginare questa tipologia di partecipante.

Il Critico. Ne esistono due sotto categorie: quello costruttivo e quello polemico. Ovviamente nel secondo caso il partecipante critico può rivelarsi una vera spina nel fianco. Tende ad essere spesso in disaccordo, con ragioni più o meno argomentate; se non è una figura di spicco o se non abbiamo motivi per farlo non ha senso rispondergli, altrimenti si può rilanciare al gruppo la lettura di eventuali aspetti critici esposti da questo tipo di partecipante, o semplicemente ignorarlo.

L’Interessato con secondi fini. Il suo interesse al Webinar è legato a motivi che non hanno nulla a che vedere con i contenuti; probabilmente è solo curioso o è in “missione” per la concorrenza, perciò è necessario affrontare la situazione, eventualmente in privato. La soluzione migliore è sempre quella di ignorare gli eccessi e lavorare sul gruppo.

La Star incompresa. Ha delle qualità, è esperto dell’argomento che si sta trattando e probabilmente avrebbe molto da raccontare. Peccato che non è soddisfatto delle propria visibilità e sta cercando un palco. Riconoscerlo è molto facile: si registra con il nome della propria azienda o con il link al proprio sito e fa di tutto per promuoversi durante il Webinar. A volte ignorarlo può essere sufficiente, altrimenti lo si può contattare privatamente e spiegargli che non è l’occasione giusta per farsi pubblicità.

Il logorroico. È l’incubo delle sessioni a microfono aperto: non arriva mai al punto, parte da premesse lunghissime, lontanissime e difficili da seguire. Per rispondere alle sue domande bisogna prendere appunti, consultare enciclopedie e bere molto caffè per tenere alto il livello di attenzione. A volte insinua il sospetto che sia innamorato del suono della propria voce. In questo caso, interrompere, riepilogare e “interpretare” la domanda è la soluzione più rapida.

Nel nostro libro Webinar Professionali (scarica gratuitamente il primo capitolo!), abbiamo parlato a lungo delle tipologie di patercipante e di come affrontare ogni tipo di “attacco” da questi.

E tu, come ti comporteresti di fronte a una situazione problematica con uno di questi partecipanti?

Webinar efficace: I 9 (+1) errori più comuni di chi organizza un evento online

Come realizzare un Webinar Efficace, evitando gli errori più comuni?

Vuoi organizzare un Webinar efficace? C’è sempre una prima volta e si tratta sempre di un evento che può diventare indimenticabile, nel bene e nel male!

Se va tutto liscio, se realizziamo un webinar efficace, siamo stati fortunati o abbiamo fatto bene il nostro lavoro. Se tutto va male, vuol dire che non abbiamo considerato tutte le possibilità, o che siamo stati fortunati.

Solitamente quando vanno male cose, siamo sfortunati e quando vanno bene siamo bravi!

webinar efficaceVero? ;-)

Per non lasciare nulla al caso e progettare un Webinar efficace con un ragionevole margine di sicurezza, dobbiamo farci prima di tutto una domanda: quali sono gli errori più comuni di chi si avvicina al mondo del Webinar e che possono portare conseguenze nefaste? E quanto sono potenzialmenti dannosi?

Abbiamo fatto un po’ di brain storming e abbiamo assegnato ad ognuna di esse un punteggio da 0 a 10, dove il punteggio massimo indica quanto può danneggiarti questa cosa.

Così, per il Tuo primo Webinar Efficace, sai come muoverti!

 

1. Prepararti poco, non abbastanza o per nulla

webinar efficaciLa mancanza di progettazione, preparazione e predisposizione di tutto ciò che riguarda il Webinar è l’errore più comune.

La maggior parte delle persone è convinta che saper presentare in pubblico (non importa se l’hanno fatto solo una volta al liceo!) sia condizione sufficiente per trasformarsi in Webinar Designer!

Nulla di più sbagliato! Il Webinar efficace segue regole tutte sue e nella sua specificità comunicativa rappresenta una modalità di comunicazione completamente originale che richiede studio, preparazione ed esperienza.

INDICE DI DANNO: 9 – Non gli diamo 10 solo perchè, sempre grazie alla tua impreparazione, potresti avere pochi partecipanti e, magari, nessuno dei presenti racconta in giro quanto sei andato male! Ma non puntare sulla fortuna!

 

2. Sottovalutare la Scaletta del tuo webinar efficace

Quando per la prima volta realizziamo un Webinar, è comune sperimentare quell’ansia “da prestazione” che ci porta a preparare una scaletta di contenuti degna di un’intera settimana di convention full time. In realtà, quando diventi esperto di un argomento, il problema è la selezione e la strutturazione di contenuti, che significa tagliare, togliere, eliminare, sostituire, piuttosto che aggiungere.

Preparare una scaletta efficace significa costruire un percorso accattivante e stimolante in cui vengono presentati una sequenza di contenuti utili per raggiungere gli obiettivi del Webinar Efficace. Rispettarla faciliterà il flusso dell’evento e ci aiuterà a tenere sotto controllo la variabile più complessa da tenere sotto controllo in un Webinar: il tempo.

Non dimentichiamoci, però, che la professionalità si vede anche nella capacità di stravolgere i piani, possibilmente raggiungendo un buon risultato!

INDICE DI DANNO: 8Essere in ritardo, prolungare la presentazione o fare digressioni più o meno lunghe annoierà a morte i tuoi potenziali clienti, e quel fastidioso biiiiiiiip che senti potrebbe essere causato da qualcuno che si è addormentato sulla tastiera!

 

3. Non riflettere abbastanza sul tuo target

Fare una breve analisi del nostro target ci aiuterà a progettare il Webinar. Infatti, comprendere che esistono diversi livelli di conoscenza ci permetterà di mettere tutti nelle condizioni di seguire e di poter trarre vantaggio dall’esperienza.

Inoltre, strutturare un Webinar efficace e professionale rispondendo concretamente ai bisogni dei partecipanti darà valore al tempo che loro stanno spendendo per noi e, nel caso si tratti di un Webinar a pagamento, anche del valore economico del loro investimento.

Non sapere bene chi sono i partecipanti del nostro Webinar, d’altra parte, ci farà brancolare nel buio e ci metterà nelle condizioni di non sapere se stiamo dicendo “troppo” o “troppo poco”.

INDICE DI DANNO: 8 Nessuno pretende che tu conosca uno ad uno i partecipanti del Webinar, ma fornire una risposta concreta ai loro bisogni ti tornerà sicuramente utile! Usa le tecniche di progettazione che raccogliamo qui e nel nostro libro, e sarà tutto più semplice.

 

4. Sottovalutare la tecnologia

La tecnologia è un indispensabile alleato, ma può rappresentare un ostacolo insormontabile per la riuscita del tuo Webinar. Oltre ad aver scelto accuratamente la piattaforma (per qualche suggerimento leggi il nostro articolo “Il software per il Tuo Webinar: come scegliere la piattaforma“), è necessario assicurarsi che tutto funzioni alla perfezione: la webcam, il microfono, la presentazione che abbiamo preparato.

E se ci fosse qualche imprevisto tecnico, devi avere sempre a disposizione un piano B. Una foto statica da sostituire alle immagini della webcam, nel caso non dovesse funzionare il video; la mailing list dei partecipanti se si prevede un ritardo dovuto ad un imprevisto dell’ultimo minuto; un “ponte telefonico” con il conduttore del Webinar efficace che sostituisca la connessione, così in caso di problemi lui metterà in viva voce la vostra telefonata e voi potrete continuare la relazione.

INDICE DI DANNO: 7Hai controllato l’inquadratura della webcam prima dell’even… aspetta ma quello alle tue spalle non è mica un poster di Winnie the Pooh??? Oh! Nooooo!!! Troppo tardi!

 

5. Presentare come se non fossi online

Assicurarti che non ci siano interruzioni o problemi tecnici è senza dubbio un ottimo inizio, ma è fondamentale ricordarsi che il Webinar è online e che tutti i partecipanti ti guarderanno e ascolteranno.

Visto che è impossibile tagliare e montare la tua presentazione in diretta, ricordati perciò di spegnare il cellulare, chiedere ai tuoi colleghi o parenti di non disturbarti e di vestirti in modo adeguato, tutto questo darà un’immagine di te professionale e seria.

INDICE DI DANNO: 7 E’ inutile che metti la tua camicia migliore, se sotto indossi i pantaloni del pigiama: potresti aver bisogno di alzarti un attimo dalla sedia… e…

 

6. Non progettare la componente interattiva

fare webminar efficaceLa relazione che si instaura tra i partecipanti e tra questi e i relatori e conduttori è l’elemento fondamentale di un Webinar, perciò progettarla attentamente è un elemento di successo. Saper creare un clima sereno e coinvolgere i partecipanti attraverso approcci, soluzioni e strumenti diversificati è senza dubbio un obiettivo prioritario che vi assicurerà di lasciare una traccia nei partecipanti. Se riusciamo a fare si che le persone agiscano, intervengano e trovino nel Webinar uno spazio adatto per capire, apprendere e migliorare, siamo senza dubbio sulla buona strada.

Come facilitare l’interazione? Mica semplice…quattro gli ingredienti fondamentali:

  1. accoglienza multimediale
  2. condivisione di idee in grado di entusiasmare i partecipanti, attraverso aspetti visivi, cognitivi e interattivi
  3. feedback costruttivi in progress
  4. una sessione di domande e risposte

E se le cose vanno male? Ricordati che il lavoro di squadra fa la differenza ed è uno dei primi obiettivi che deve raggiungere il tuo Webinar Efficace! Relatore, conduttore, staff possono (e devono!!!) collaborare per uscire dall’empasse.

INDICE DI DANNO: 9 – Icebreaker, housekeeping, storytelling non sono parolacce, ma tecniche che dovresti conoscere e padroneggiare!

 

7. Presentare dimenticandosi dei partecipanti

Anche se non tutti usano le presentazioni per i loro Webinar, questo è senza dubbio uno strumento molto utile. Oltre ad evitare di inserire molti contenuti nelle slide, è auspicabile che non leggere ciò che hai riportato nella presentazione! Altrimenti, sarebbe stato sufficiente mettere le slide su Slideshare e linkarle al tuo pubblico!fare webinar efficaci

Inoltre, non dare per scontato che i partecipanti ti stiano seguendo nella presentazione o  nei contenuti che stai spiegando. Fai in  modo di regolare il “ritmo” del discorso sul target e assicurarti che tutti stiando “digerendo” ciò che dici. Infine, tieni sempre a mente che i partecipanti potrebbero voler fare delle domande, per questo sarà sufficiente ogni quarto d’ora chiedere se ci sono dubbi o richieste.

INDICE DI DANNO: 10 I tuoi partecipanti sono il bene più prezioso dell’intero Webinar efficace. Dimenticartene significa perdere il 99% dell’evento! E’ questo uno degli errori più gravi: coinvolgili tutti, interagisci, punzecchiali, giocaci, divertiti!

 

8. Non definire e sviluppare il Follow Up

Il follow up riguarda tutte le comunicazioni che avvengono dopo l’evento e fondamentalmente serve a ringraziare i partecipanti, fornire indicazioni e informazioni legate al dopo Webinar, ricevere feedback sull’evento, inviare il link della registrazione dell’evento oltre che materiale, risorse, link utili ai partecipanti e segnalare altri eventi simili.

Non sviluppare il follow up significa interrompere il flusso comunicativo con chi ha partecipato al vostro Webinar e, peggio, non progettarne uno adeguato può compromettere il lavoro svolto, facendovi perdere l’occasione di  rilanciare sul futuro!

INDICE DI DANNO: 7 Non perdere mai l’occasione di interagire con i tuoi partecipanti: se ti hanno dedicato del tempo è perchè meriti, e loro meritano qualcosa in cambio, anche dopo aver partecipato!

 

9. Ricordati che sei un essere umano!

webminar efficaciHai fatto pling! pling!? Ti sei procurato un bicchiere d’acqua? Hai staccato il telefono?

Ecco piccole cose che dimentichiamo ma che possono infastidirci durante un Webinar: pensa se ti scappa mentre stai presentando il punto chiave, quello che rappresenta la svolta del tuo Webinar efficace! Pensa se inizi a tossire per una qualsiasi ragione e non hai nemmeno un po’ d’acqua!

Evitare certi piccoli problemucci è abbastanza semplice!

INDICE DI DANNO: 3 – Non succede nulla se devi alzarti un secondo e scomparire. Se siete in più conduttori è anche più semplice. Ma previeni situazioni imbarazzanti, è sempre meglio! Ah! Evita il birrozzo stile partita! Non è professionale, almeno che tu non stia presentando proprio la birra!

 

Extra: non avere letto tutti i nostri post!sorpresa

E non solo! Al di là di quello che raccogliamo in WebinarPro (e nel nostro libro), documentarti su come funzionano i Webinar e come gestire un evento live in modo efficace è il primo passo per evitare errori, o almeno per imparare dagli errori altrui.

Documentati, studia, segui dei corsi (come i nostri) sperimenta e non improvvisare!

Mai!

 

Quanto ne sai di Webinar ed eventi online?

Se vuoi aggiornarti sulle ultime soluzioni dei Webinar Efficaci, valuta l’ipotesi di registrarti a WebinarPRO e accedere al nostro Webinar ToolKit! E’ gratis e può fare la differenza!

 

 

Fare una WebConference: come organizzare una conferenza online.

Fare una webconference è tutto sommato molto semplice!

La WebConference rappresenta, infatti, la tipologia base del Webinar e capire questo tipo di evento online significa capire la logica complessiva del Webinar: tutte le forme più avanzate di Webinar sono l’evoluzione tecnica, interattiva, organizzativa della conferenza online.

fare una webconference

La sua origine coincide in qualche modo con la nascita del Webinar: fare una webconference è stata forse la prima forma di webinar.

Nata dalla conferenza classica, in cui uno o opiù relatori presentano con il supporto delle slide, si è semplicemente spostato il tutto online: la WebConference è quindi la presentazione di contenuti ad un audience che si collega online in diretta.Il Webinar come strumento per il Marketing

Questo tipo di webinar è ormai diventata la soluzione più comune per chi vuole fare personal branding, marketing, promuovere i propri prodotti e servizi, comunicare in modo efficace con più persone contemporaneamente un’offerta o un’idea.

La WebConference nella sua forma più diffusa, ha la caratteristica fondamentale di non essere associato direttamente a una vendita: la WebConference viene progettata e realizzata per promuovere, non vendere. La mancanza di monetizzazione e la formula gratuita dell’offerta di conoscenze, strategie, idee e consigli per fare meglio qualcosa o ottenere maggiori risultati in un determinato settore è ormai una delle scelte più diffuse per chi vuole farsi conoscere, il primo passaggio per crearsi una buona reputazione e spianare la strada per altri eventi successivi, anche a pagamento.

 

Quando usare la WebConference?

Le funzioni di un webinar semplice di presentazione sono:

  • Presentare idee, soluzioni, metodi, sistemi
  • Descrivere funzioni (di un servizio, un software, ecc.)
  • Confrontare soluzioni e metodi diversi
  • Convincere della propria professionalità e competenza nel settore

Queste sono caratteristiche abbastanza semplici ma sottolineano una questione fondamentale: lo scopo è farsi conoscere e promuovere le proprie competenze, e per raggiungere questo obiettivo, tutto il webinar deve essere completamente centrato su contenuti di valore!

Come strutturare una Webconference?

Il Webinar per promuovere e comunicare ideeIl nucleo fondante del webinar generico è, dunque, la presentazione, intesa sia come tradizionale presentazione di slide con commento audio, sia come visualizzazione condivisa dello schermo del relatore che lavora direttamente sul proprio software o su un sito internet, mostrando l’utilizzo e le funzioni principali.

La WebConference si concentra quindi sulla parte contenutistica del Ciclo Dinamico del Webinar, come abbiamo chiamato il nocciolo del Webinar nel nostro libro “Webinar Professionali” e, per alcuni versi, molto meno sull’interazione: siamo nell’ambito di trasmissione di contenuti, non di scambio attivo di informazioni e pertanto abbiamo un modello di comunicazione uno-a-molti o pochi-a-molti.

L’essenziale è che tale presentazione sia fluida e semplice e, che il relatore sappia fare emergere il vantaggio diretto di partecipare all’evento: ogni partecipante deve in qualche modo portarsi a casa qualcosa! E questo qualcosa deve essere concreto: un vantaggio, una soluzione, una risposta a una domanda, un metodo, un sistema.

Il software per il Tuo Webinar: come scegliere la piattaforma

Scegliere una piattaforma è solitamente il primo passo che si compie per avviare il proprio webinar.

piattaforma webinar

Ovviamente, senza una piattaforma online per webinar non potremmo realizzare un seminario online, ma siamo sicuri che partire dalla scelta della piattaforma sia il modo migliore di procedere? Forse stiamo sopravvalutando un po’ troppo il ruolo di questo, seppur importante, strumento…

Vuoi un esempio?

Prova a cercare su Google le parole chiave per esplorare quali sono i tool e le piattaforme più adatte per organizzare il tuo prossimo webinar.

Troverai decine e decine di pagine su quali sono i criteri per scegliere il software per la tua WebConference. Ad esempio, in un post che ha ormai qualche tempo, ma che rimane abbastanza valido, nel blog HongKiat.com vengono raccolti ben 18 diversi tool differenti che ti permettono di organizzare webmeeting, webconference, webinar di marketing e qualsiasi evento live di questo tipo. Te ne bastano 18? Sono davvero molti 18 servizi webinar!

Sei più esigente? Vuoi una rassegna delle 10 migliori piattaforme per Webinar e Webconference? Il sito TopTenReviews ti offre un’analisi completa e dettagliata dei dieci migliori strumenti del 2013.

Insomma, la piattaforma per un webinar può essere scelta agilmente, utilizzando degli ottimi siti che mostrano caratteristiche e specifici requisiti di ogni singolo strumento per webconference.

Come scegliere la piattaforma Webinar?

Come scegliere i servizi Webinar per realizzare una Videoconferenza o una riunione online?

Secondo noi, nell’approccio ideale bisognerebbe curarsi prima della progettazione e dell’organizzazione del webinar, con la relativa definizione delle attività, e solo in seconda battuta, ci si dovrebbe occupare della scelta della piattaforma che meglio risponde alle nostre esigenze.

software per videoconferenze webinar webmeeting conferenze onlineSolo una volta elaborata la struttura del webinar, si passerà alla scelta dello strumento più adatto. Tale scelta risulta spesso complessa, sia perché rispecchia la moltitudine di soluzioni offerte dal mercato, sia perché dobbiamo tener conto del budget a nostra disposizione.

Nella scelta più giusta per la piattaforma (come abbiamo anche indicato nel nostro libro Webinar Professionali) possiamo farci guidare da alcune considerazioni:

  1. Gli scopi e la struttura complessiva dell’evento – riflettere sulla tipologia di webinar che vogliamo realizzare può senza dubbio aiutarci. Di cosa ho bisogno per realizzare l’evento? Ho bisogno di una o più aule? Ho bisogno di registrare gli incontri? Queste domande dovrebbero aiutarci ad orientarci nella gamma di funzioni e strumenti disponibili.
  2. la dimensione dell’evento – quante persone penso di riuscire a coinvolgere? Questa variabile incide molto sul prezzo della piattaforma. Il nostro consiglio è partire con piattaforme in grado di ospitare 100-200 partecipanti e poi aumentare il numero.
  3. Il “contesto” in cui si svolge il webinar, ossia la possibilità di accedere ad un database di contatti potenzialmente interessati e alla possibilità di fornire un follow up (per approfondimenti si rimanda a questo – inserire link – articolo).
  4. Il supporto – essere consapevoli di possedere o meno le competenze necessarie ad organizzare e gestire un webinar può farci decidere di scegliere una piattaforma che fornisca assistenza dal provider della piattaforma.

E se proprio vuoi ancora entrare nel merito del confronto tra tutte le piattaforme e scegliere la migliore (noi abbiamo la nsotra personale opinione inmerito!), ti rimandiamo a un terzo sito, Online Meeting Tools Review: il sito confronta (e tiene aggiornata la lista!) oltre una trentina di servizi webinar online di diverso tipo fornendoti diversi criteri di scelta e molte opzioni per la valutazione.

Trova la piattaforma migliore per te!

Immagina di voler proporre un Webinar gratuito per promuovere un tuo servizio, un prodotto, un’idea o te stesso! Da qui puoi trovare una guida e tutte le informazioni per scegliere la piattaforma webinar migliore secondo le tue esigenze:

Voglio scoprire di più sulle piattaforme webinar >>

Come trovare le idee per un Webinar

Esistono decine di tecniche per partire da un foglio bianco e raccogliere molte idee da strutturare successivamente in quello che più si avvicina al risultato del nostro lavoro.

I due metodi più semplici possono sembrare persino banali, ma rappresentano la base migliore per chi non abbia alcuna idea precisa di quali saranno gli argomenti centrali del proprio webinar. Eccoli:

  • Il sistema delle parole casuali
  • La palla di neve

Il primo metodo che viene spesso consigliato è quello più creativo e destrutturato allo stesso tempo: si gettano in modo disordinato, senza grande cura nella sequenza logica o nella struttura con cui si scrive una serie di parole chiave, frasi, concetti, idee, seguendo un ordine casuale e senza alcun intervento del giudizio o della parte più razionale del nostro cervello.

Più è grande la superficie su cui raccogliamo queste idee (un bel cartellone, cartaceo o digitale!) più possiamo dare una qualche forma, magari scrivendo più vicine le idee che si assomigliano di più o che rientrano in una categoria analoga.

idee webinar

Il sistema della lista di parole casuali funziona particolarmente bene se lavoriamo in modo molto libero, lasciando fluire i pensieri e continuando a guardare quanto abbiamo già scritto. Sarà poi oggetto di una fase successiva la riorganizzazione e selezione delle idee.

Il secondo metodo è più adatto a chi conosce l’argomento solo parzialmente e necessita di idee nuove e mai esplorate. Si tratta della navigazione in rete a valanga (o palla di neve): come una palla di neve dei cartoni animati che diventa sempre più grande a partire da una piccola pallina che raccoglie sempre più neve rotolando a valle, aumentando di volume, quello che si può fare è iniziare da un sito che contenga alcune informazioni basilari sul nostro argomento, al limite persino dai risultati di un motore di ricerca. Da lì si seguono le tracce, i percorsi, i nomi più utilizzati e si arricchisce la lista di informazioni casuali.

In entrambe le tecniche è necessario lasciare fluire liberamente la fantasia e fare in modo di non porre alcun freno critico al materiale che produciamo via via che raccogliamo le idee.

Poi, chiaramente, si tratterà di strutturare il tutto e passare dalle idee, alla scaletta. Ma questo è un altro discorso!

 

 

Chi è e cosa fa concretamente il conduttore di un Webinar

Dobbiamo distinguere tra due importanti figure in un Webinar: il relatore/docente e il conduttore.

In questo post ci concentreremo sul conduttore.

Questa figura agisce all’interno del Webinar quasi come un presentatore televisivo: passa la parola, si occupa della regia, dei tempi, di tutti gli eventi che circondano il fulcro del webinar stesso: la presentazione effettuata dal relatore.

conduttore webinar

Il conduttore è davvero molto importante e, per alcuni versi, diventa persino indispensabile per una serie di ragioni:

  • Facilita il lavoro del relatore/docente, lasciando che questi si occupi solo della propria presentazione
  • Riduce la fatica, il multitasking, la necessità di fare tutto allo stesso tempo
  • Allegerisce il clima (se è bravo!) e crea varietà nella presentazione
  • Offre l’idea di uno staff dietro all’evento
  • Facilita lo scambio tra tutte le persone coinvolte

Dal punto di vista delle attività vere e proprie, il conduttore agisce in molti modi.

Nella fase iniziale si occupa di accogliere i partecipanti, salutarli, attivare degli icebreaker (vedremo più avanti di cosa si tratta) per scaldare l’atmosfera e creare il giusto clima sin dai primi passi. Una volta terminata la fase di inserimento dei partecipanti e di primo coinvolgimento e, soprattutto, risolti tutti i piccoli problemi di connessione, il conduttore avvia il webinar concentrandosi su tre punti: Agenda dell’evento, presentazione dei relatori e avvio del webinar vero e proprio.

Nella fase centrale, il conduttore ha un ruolo relativamente passivo: monitora, controlla la chat, prende nota delle domande, controlla che vada tutto per il verso giusto e fornisce in forma privata eventuali segnali o indicazioni al relatore, feedback che possono essere relativi alla velocità, al tono, a questioni da rimarcare sulla base della chat, ecc. Durante la presentazione dei contenuti, il conduttore in linea di massima non dovrebbe fare riferimento alle domande emerse in chat, in quanto potrebbero distrarre il relatore.

Terminata la presentazione, il conduttore si occupa dello scambio e dell’interazione. Si tratta ora di lasciare ampio spazio ai partecipanti, coinvolgerli nelle domande, spingerli a intervenire in chat, col microfono e, per i più audaci, con la webcam. Il compito del conduttore in questa fase è quello di facilitare, monitorare i tempi, gestire la proporzione di domande e risposte.

Nell’ultima fase il conduttore deve rimarcare eventuali call-to-action, affiancando i messaggi dei relatori, interagendo con questi per far comprendere tutti i passaggi di tali operazioni. Successivamente è possibile presentare cosa succede dopo, ad esempio eventi connessi con il webinar, o momenti di approfondimento. Questa fase dipende dall’obiettivo del webinar, dalla sua tipologia e dalla struttura generale dell’evento, per la quale rimandiamo al primo capitolo.

Alla fine dell’evento il conduttore saluta, ringrazia e, quando possibile, offre un “dono”: un link, una pagina web, un file da scaricare, la possibilità di fornire un feedback. Il dono deve essere qualcosa che faccia da ponte tra la chiusura del webinar e tutto ciò che accade dopo.

Insomma, un conduttore fa un bel po’ di cose! L’avresti mai detto? :-)

Come organizzare un Webinar

Come organizzare un webinar è la prima domanda che molte persone ci fanno quando rientrano in una di queste categorie:

  • Vogliono formare molte persone senza spendere troppi soldicome organizzare un webinar
  • Vogliono presentare un’idea a più persone contemporaneamente
  • Vogliono lavorare online in modo sincrono con più persone

Il primo passo per fare un webinar di successo è capire qual è il corretto processo di sviluppo, quali sono le fasi per passare dalla propria idea alla fase finale e, sopratutto quali sono le fasi più critiche.

La sequenza migliore, ossia quella che ti permette di includere tutte le fasi possibili, è indubbiamente quella più semplice che possiamo immaginare, ossia quella riportata nel nostro libro Webinar Professionali (da cui abbiamo tratto l’immagine qui accanto).

Analisi

Il primo passaggio è porti alcune domande sugli obiettivi che ti poni, sul target, sui suoi bisogni, su come rispondere alle esigenze dei tuoi potenziali (e si spera, effettivi!) partecipanti.

Ma non solo: prima di progettare il tuo webinar, devi valutare tutte le opzioni che hai a disposizione, gli strumenti, le opportunità di fare alcune cose oppure di sceglierne altre.

La fase di analisi spesso viene sottovalutata, ma rappresenta la vera differenza tra un webinar professionale e un evento improvvisato, poco professionale e poco accattivante.

Progettare il Webinar

La seconda fase richiede la progettazione vera e propria e a nostro avviso si deve concentrare sulle tre dimensioni fondamentali di un webinar (e non solo!):

  • Contenuti: quali argomenti trattare nel webinar? Come strutturare i contenuti della webconference in modo efficace? Come erogare, condividere e sviluppare i contenuti in un webmeeting?
  • Processo: quale sequenza seguire nell’erogare i contenuti del webinar? Come strutturare le diverse attività nell’evento dal vivo?
  • Relazione:  come animare e moderare i partecipanti durante il webinar? Come gestire eventuali conflitti?

SetUp: preparare il Webinar

Il SetUp del Webinar raccoglie tutte le operazioni che riguardano la configurazione tecnica delle pagine web, della piattaforma, nonché la definizione dell’intero piano editoriale di comunicazione sui Social Media, quando è richiesta una buona promozione e divulgazione del nostro evento per raccogliere i partecipanti.

Evento live

Qui potremmo aprire il vaso di Pandora di tutto ciò che occorre sapere per realizzare l’evento dal vivo. E tutto il sito in qualche modo risponde a questa esigenza. Per questo post dobbiamo rinviare ad altri articoli questi aspetti.

Post Evento

Terminato il Webinar, non termina il lavoro di chi ha organizzato l’evento: è necessario dopo l’evento lavorare su alcuni aspetti fondamentali. Ad esempio, inviare la registrazione, raccogliere eventuali feedback, alimentare la conversazione sui temi che abbiamo trattato.

In questa fase finale, possiamo immaginare davvero qualsiasi ulteriore followe up, ma affronteremo separatamente tutti gli aspetti.

Da dove partire?

Indubbiamente dall’inizio!

Segui queste prime dritte:

  • Stabilisci il tema del tuo webinar
  • Definisci gli argomenti
  • Crea una scaletta

E poi, aspetta: stiamo per fornirti tutte le informaizoni che ti servono! ;-)

Cos’è un Webinar

Cos’è un Webinar? Come si pronuncia correttamente questa parola?

Non potevamo inaugurare questo blog in un modo diverso, ovvero togliere due dubbi che circondano il mondo del Webinar:

  • Come si pronuncia la parola Webinar
  • Cosa è davvero un Webinar

Per il primo punto, la pronuncia corretta è wèbinar (/ˈwɛbɪnɑː/), con l’accento sulla E, molto simile al termine inglese Seminar (/ˈsɛmɪnɑː/), senza pronunciare la R finale. Per i più curiosi, sul sito Memidex vengono raccolte tutte le definizioni del termine ed è possibile ascoltarne la pronuncia (guarda qui: come si pronuncia webinar e cos’è)

webinar cos'è

Da dove proviene il termine Webinar e perchè ci interessa.

Il secondo passo da compiere è capire cosa sia un webinar. E in questo caso vogliamo la definizione giusta, funzionale, che ci spieghi cosa fare davvero durante un webinar.

Partiamo dalla sua origine, ovvero dalla contrazione di Web + Seminar: nel sito The WebinarBlog (http://bit.ly/wbnr_term) in un post del 2007 se ne ricostruiscono non solo le origini storiche, ma soprattutto gli aspetti legali dell’uso del termine che si direbbe registrato nel 1998.

E se tutto nasce da questi due termini, concentriamoci sul ruolo di Seminar in questa parola: cos’è un Seminario?

Il Dizionario Sabatini-Coletti ci offre questa definizione:

In ambito universitario, lezione in cui gli studenti partecipano attivamente con relazioni e interventi; esercitazione tenuta da un docente per un ristretto numero di studenti: seguire il s. di letteratura; estens. gruppo di studio finalizzato all’aggiornamento in un certo settore: s. aziendale (sec. XVI (1); a. 1873 (2)

Quindi in sintesi: cos’è un webinar e cosa ci puoi fare?

Abbiamo evidenziato le parole chiave che ci portano al nocciolo della questione: attivamente, studenti/docenti (che possiamo anche universalizzare con relatore/partecipanti), relazioni, interventi.

Nel nostro libro Webinar Professionali, dopo aver cercato un bel po’ in giro siamo giunti a questa definizione generale:

webinar_definizioneUn webinar è un evento pubblico che avviene online, accessibile quindi da chi vi è stato invitato o ne possiede una chiave d’accesso e che è collegato via internet.

Il webinar è un’occasione in cui più persone si ritrovano via internet, mediante una piattaforma o un software, nello stesso momento (modalità sincrona) per discutere di un certo argomento: chi presenta o conduce l’evento può usare diversi strumenti online, mostrando slide, filmati, confrontandosi in diretta con gli altri partecipanti, sia in forma scritta (tramite una chat) sia a voce (come se fosse una telefonata).

Può bastare? Si e no!

Molti pensano che per realizzare un Webinar la prima cosa da fare sia procurarsi una piattaforma, in realtà la prima cosa da fare è capire cosa faremo durante il webinar, come lo condurremmo, cosa ci aspettiamo che facciano i nostri partecipanti, come vorremmo interagire con loro.

Ed è per questo che è nato questo spazio: per raccontarvi queste cose e fornirvi le indicazioni utili per crear eil vostro primo Webinar Professionale.

Si parte?

Come diventare un relatore online professionale

Realizzare un webinar di successo non significa solamente avere la giusta piattaforma: saper presentare online efficacemente è un arte che deve essere appresa, con regole molto differenti dal Public Speaking tradizionale in aula.

Essere pronti a parlare davanti ad una webcam richiede studio, esercizio ed allenamento.

Se vuoi conoscere tutti gli accorgimenti da tenere per essere un relatore online di successo e presentare con efficacia i tuoi eventi online, web meeting, webinar e congressi online, scopri il workshop dedicato proprio a questo. 

 

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