Una raccolta completa e preziosa per iniziare a organizzare eventi online di tutti i tipi.

Dopo la pandemia molte aziende hanno capito che possono organizzare convention, meeting, eventi formativi, eventi di marketing completamente online, offrendo un’esperienza completa, soddisfacente e coinvolgente.

Questi articoli spiegano come creare eventi online ed eventi digitali di qualità professionale.

Tutti parlano di eventi digitali. Ma i webinar sono eventi online? E quali sono quegli eventi che possiamo definire digitali e quali escludere?

In questo articolo cerchiamo di spiegarti tutte le differenze (se hai fretta di conoscere la risposta alla domanda del titolo clicca qui)

Cos’è un Evento digitale.

Il sito Visiofair.com ha scritto un interessante riepilogo del concetto, spiegando bene cosa intendiamo per online events e quali categorie di eventi rientrano in questo significato.

Nel loro articolo Digital event: a definition già nel 2013 scrivevano

Un evento digitale è un’occasione in cui le persone si riuniscono e tra di loro, alcuni o tutti i partecipanti non si trovano fisicamente nella stessa posizione, ma sono collegati in un ambiente comune. L’ambiente comune può assumere diverse forme ma solitamente avviene nel web.

Se vuoi approfondire esiste una guida dello stesso periodo (la trovi qui).

Ma dopo tutti questi anni, la definizione di evento digitale è cambiata tanto?

Ricordiamoci che abbiamo alle nostre spalle il 2020, l’anno universalmente riconosciuto come la rivoluzione degli eventi in digitale e  abbiamo già parlato di Eventi virtuali con la nostra guida completa per aziende ed organizzazioni. Ma in questo articolo vogliamo capire meglio alcune differenze.

Se cerchi esempi eventi digitali puoi visitare la nostra pagina Dicono di noi, in cui abbiamo raccolto case study, interviste e modelli di eventi digitali online, sia complessi che più semplici. È un buon modo per capire in pratica cosa puoi fare.

Webinar semplici, webinar complessi ed eventi digitali.

Proviamo a creare una tassonomia, specificando le caratteristiche di ognuno di questi eventi digitali interattivi. Se hai dubbi puoi anche fare riferimento a un altro nostro articolo: La guida completa per organizzare i tuoi eventi virtuali.

Partiamo dal webinar.

Ormai sai già tutto sui webinar, soprattutto se ci segui da molto tempo.

Con webinar semplice, intendiamo il classico webinar con un numero partecipanti indefinito e uno o due relatori. Altri elementi fondamentali sono: una piattaforma webinar, contenuti interessanti, l’interazione via chat e slide o condivisione dello schermo.

Con webinar complesso, intendiamo un webinar con un crescente grado di complessità che è determinato da diversi fattori:

  • Numero di partecipanti molto alto
  • Numero di relatori molto alto
  • Diverse lingue, inclusa quella dei segni
  • Condivisione di materiali multimediali di diverso tipo
  • Integrazione con piattaforme terze
  • Gestione di diversi strumenti di engagement

Bene, questo tipo di webinar è quello che ci esalta e ci diverte.

E se vuoi organizzarne uno, clicca sul banner qui sotto.

Questo tipo di webinar rappresenta una sfida importante per qualsiasi azienda, soprattutto se si è inesperti.

Anche dopo l’esperienza del 2020 molte aziende usano in modo scorretto i webinar, senza sfruttarne il potenziale e correndo molti rischi per il brand, per la reputazione, e nello specifico per l’efficacia dei webinar stessi.

Già: i webinar complessi sono eventi digitali molto delicati.

Quindi la risposta alla domanda “I webinar sono eventi digitali” è: si!

I webinar sono una delle tante tipologie di eventi online che puoi utilizzare, probabilmente quelli più semplici, che come abbiamo indicato possono diventare complessi fino al raggiungimento del livello di evento digitale vero e proprio.

I vantaggi degli eventi digitali sono ovviamente molti: raggiungere più persone, abbattere i costi di trasferta, azzerare la logistica per hotel e spostamenti, permettere a chiunque di accedere anche da situazioni logisticamente complicate.

Organizzare eventi digitali: come fare?

Prima di tutto gli articoli che abbiamo citato più sopra ti forniranno indicazioni pratiche su come muoverti.

Il consiglio è sempre il solito: contattaci, chiedici un parere, senza impegno.

Vogliamo evitarti pessime figure, spese inutili, perdite di tempo.

Capire la differenza tra Webinar semplici e Webinar Complessi, non ti risolve il problema: cosa sono gli eventi digitali?

Come abbiamo accennato nel titolo i webinar in qualche modo si possono definire mini eventi digitali: il vero evento virtuale, l’evento online, si caratterizza per alcune ulteriori specifiche:

  • Durata (più di 4 ore)
  • Integrazione con tool immersivi, 3D, di realtà virtuale o realtà aumentata
  • Gestione di flussi operativi più articolati
  • Pre e Post-Evento complessi

Per farti capire, prima di scrivere questo post, abbiamo gestito la richiesta di un ente formativo che deve gestire 7 giorni di evento, con 6 lingue, 30 sessioni live parallele, centinaia di file in condivisione, lavagne multimediali, pre-evento e follow up: ti basta come esempio di digital event complesso?

Ti voglio anche tranquillizzare: non tutti gli eventi digitali sono a questo livello di complessità e sono tutte cose fattibili, almeno per WebinarPro.

Eventi digitali in Italia: come siamo messi?

Non ci crederai, ma probabilmente essere stati tra i primi nel nostro continente ad essere colpiti dalla pandemia, ci ha spinti a cercare subito soluzioni alternative all’organizzazione di eventi tradizionali. Così nel 2020 abbiamo avuto un picco di richieste per queste tipologie di eventi online:

  • Fiere virtuali
  • Fiere 3D
  • Congressi online
  • Conferenze digitali
  • Congressi scientifici online
  • Fiere e congressi ibridi
  • Eventi phygital

Quindi l’Italia è effettivamente competitiva da questo punto di vista e abbiamo diverse soluzioni per eventi online italiani, sia nella scelta del software che dei modelli di eventi.

WebinarPro ad esempio si distingue dai competitor per diversi aspetti: tecniche di progettazione derivate sia dalla formazione online, che dagli studi scientifici in human engagement, modelli e template di eventi innovativi, strumenti di engagement dei partecipanti, creazione di user experience ad alto impatto, integrazione di diversi modelli di eventi (siamo gli unici, ad esempio, a integrare 3D, realtà immersiva e metaverso).

Agenzia organizzazione eventi online: serve?

La risposta è… dipende!

Se stai leggendo questo articolo è perchè cerchi informazioni sul tema degli eventi digitali. I casi sono due: o cerchi nuove idee, oppure cerche le informazioni base.

Un’agenzia di organizzazione eventi online come WebinarPro ti può aiutare a raccogliere le idee, a strutturare il tuo progetto, a scegliere le migliori opzioni e questo per un semplice motivo: ha già sperimentato diverse tipologie di eventi online e quindi sa inquadrare il tuo progetto in uno scenario di soluzioni pratiche concrete ed efficaci.

Ti faccio un esempio. Se ci chiedessi:

Voglio organizzare un evento digitale. Come posso fare?

WebinarPro ti aiuterebbe a focalizzarti su questi aspetti:

  • Quali sono gli obiettivi dell’evento? coinvolgere? condividere? comunicare? formare?
  • Quali sono le tue priorità? Quali sono quegli aspetti imprescindibili dell’organizzazione dell’evento virtuale?
  • Quali sono le componenti di costo che puoi assorbire internamente e quali quelle che vanno esternalizzate?
  • Quali sono i possibili ritorni dei tuoi investimenti e i risultati che ti attendi?

L’analisi di questi e altri aspetti, rendono l’agenzia organizzazione eventi online un prezioso alleato per rendere il tuo evento online perfetto.

Passa all’azione: organizza il tuo evento digitale.

Se la tua azienda vuole organizzare un evento digitale, un webinar semplice, un webinar complesso o una sofisticata combinazione di questi eventi online, puoi chiederci un preventivo: non ti stai impegnando, stai solo raccogliendo informazioni e saremo felici di fissare una call con te e il tuo team, ragionare su tutte le opzioni che abbiamo a disposizione e scegliere con te la soluzione migliore.

 

L’organizzazione eventi Milano può essere un processo lungo e faticoso se non possiedi gli strumenti giusti. Per questo spesso si decide di rivolgersi ad un organizzatore di eventi, che possa guidarti nelle scelte essenziali.

Ma come scegliere il professionista giusto in grado di soddisfare ogni tua richiesta? E qual è il miglior sito organizzazione eventi presente online? In questo articolo troverai tanti consigli e strumenti utili per organizzare il tuo evento a Milano.

organizzazione eventi milano

Come scegliere l’organizzatore di eventi

Quando si parla di organizzazione eventi Milano si apre un mondo di infinite possibilità, in cui è difficile orientarsi. Scegliere la soluzione che più si avvicina alla propria idea di evento diventa quindi complicato.

Per questo la scelta migliore che possiamo fare in questi casi è quella di rivolgerci ad un organizzatore di eventi. Di seguito ti svelerò alcuni consigli che possono aiutarti a scegliere il professionista più giusto per te:

  • Definisci gli obiettivi del tuo evento e cerca un organizzatore che sia in linea con le tue idee.
  • Valuta il portfolio del professionista, gli eventi che ha creato in passato e i progetti a cui ha collaborato.
  • Leggi recensioni e testimonianze sul suo lavoro.
  • Tutto ciò ti aiuterà a capire qual è il suo modo di operare e se questo può essere affine con le modalità di azione della tua azienda.
  • Stabilisci i tempi e il budget per l’organizzazione dell’evento e trova un professionista in grado di rispettarli.
  • Scegli un organizzatore di eventi che trasmette professionalità, fiducia e qualità del servizio offerto.

Infine, per arrivare a una scelta consapevole, il mio consiglio è quello di raccogliere più informazioni possibili sul settore di organizzazione eventi Milano. In questo modo potrai valutare più attentamente le proposte che il mercato offre.

Il sito organizzazione eventi: 3 suggerimenti utili

Il mondo degli eventi sta cambiando rapidamente: nuove tendenze, modalità e tante idee originali da tenere in considerazione quando si vuole organizzare un evento. Per fortuna, esistono degli strumenti in grado di aiutarci in questo processo. È questo il compito di un sito organizzazione eventi: raccogliere tutte le informazioni necessarie per aiutare le organizzazioni nella creazione di un incontro di successo.

Online sono disponibili davvero molte risorse che tentano di fornire suggerimenti utili in questo ambito. Per ciò, ho effettuato un’attenta ricerca e posso finalmente elencarti i migliori siti organizzazione eventi:

  • Event Marketer: è una pubblicazione di settore in grado di fornirti una quantità enorme di informazioni e notizie aggiornate sull’organizzazione di eventi. Dalle ultime tendenze di settore a consigli utili e pratici, su questo sito troverai sicuramente tanti spunti originali per i tuoi eventi.
  • Eventopedia: sei nel bel mezzo di un’organizzazione eventi Milano ma non hai ancora trovato la giusta location? Eventopedia è il sito che ti permette di cercare sedi per eventi in tutto il mondo. Molto utile per cercare velocemente posti che soddisfano specifici requisiti, ad esempio la possibilità di creare eventi phygital.
  • WebinarPro: il sito possiede una ricca sezione di articoli e risorse gratuite per farti conoscere al meglio il mondo degli eventi online. Consigli utili, novità sugli ultimi aggiornamenti del settore e testimonianze di esperti che ti aiuteranno nell’organizzazione di eventi straordinari. Dai un’occhiata agli ultimi articoli qui.

Agenzia di organizzazione eventi Milano

Nel caso tu stessi cercando un’agenzia per l’organizzazione eventi Milano, voglio darti alcuni suggerimenti finali per aiutarti nella scelta.

Innanzitutto, ti consiglio di informarti sulle ultime novità del mondo degli eventi. In questo modo potrai pensare a idee originali e formule innovative per stupire i tuoi ospiti. Dopodiché, stabilisci obiettivi e target del tuo evento e scegli l’agenzia che più è affine alla tua idea. Valuta il lavoro dei professionisti che stai selezionando attraverso recensioni, portfolio e testimonianze. Infine, scegli un’agenzia per eventi che condivida i tuoi stessi valori e che ti trasmetta fiducia e professionalità.

Pensi ancora che trovare un’agenzia in grado di soddisfare le tue richieste sia molto difficile? Ci occupiamo dell’organizzazione eventi Milano, in tutta Italia e all’estero dal 2015.

Siamo un’agenzia che opera nel settore degli eventi da più di 10 anni. La lunga esperienza ha permesso la costruzione di un team di lavoro professionale e ben consolidato, in grado di guidarti in ogni fase di creazione dell’evento. Dalla progettazione, alla formazione dei relatori, fino al monitoraggio della partecipazione, usiamo solo i migliori strumenti del settore.

I nostri servizi comprendono l’organizzazione eventi Milano dal vivo e ibridi, webinar streaming, corsi di formazione online e offline. In ogni progetto, offriamo le migliori tecnologie, metodi e supporti strategici per creare meeting professionali e di successo.

Il nostro obiettivo è rendere unici i tuoi eventi, con attività coinvolgenti, strumenti interattivi e una promozione pensata su misura per la tua azienda e i tuoi invitati. Cosa aspetti a contattarci? Il nostro team sarà felice di ascoltare le tue idee e soddisfare le tue richieste!

Se vuoi maggiori informazioni contattaci.


Il mondo degli eventi sta cambiando: organizzare un evento digitale è sempre più una scelta strategica di marketing che rappresenta un valore aggiunto per l’azienda. Difatti, l’online apre le porte a infinite possibilità di coinvolgimento, intrattenimento e interattività che fino a pochi mesi fa si si pensava possibili solo con un incontro di persona.

Ma cosa cos’è un evento digitale? Perché oggi è meglio creare un evento digitale piuttosto che un meeting in presenza? In questo articolo troverai tutte le informazioni che cerchi e anche dei pratici consigli per organizzare un evento digitale straordinario!

 

organizzare un evento digitale

Evento digitale: significato

Un evento digitale è una tipologia di meeting in cui le persone si incontrano in uno spazio virtuale anziché in una location fisica. La principale componente degli eventi digitali è infatti la tecnologia, grazie alla quale è possibile riunire un gruppo molto ampio di invitati su una piattaforma per eventi sul web.  Esistono varie tipologie di eventi virtuali tra cui scegliere la forma più adatta alle tue esigenze. Per esempio, ci sono eventi webinar, eventi phygtal, convention aziendali e molti altri ancora. Grazie alla componente digital, gli eventi virtuali mettono a disposizione infinite possibilità di personalizzazione dell’incontro. Ed il vantaggio è proprio questo: creare un evento digitale su misura per le tue esigenze, non rinunciando all’interattività e coinvolgimento che ci si aspetta da una riunione in presenza.

In un evento online potrai invitare un numero più ampio di partecipanti e ridurre i costi di location, trasporto e organizzazione che un evento fisico richiede. Intrattenere gli invitati sarà semplice grazie alla possibilità di implementare funzioni di gaming e gioco online. Inoltre, ritagliare spazi dedicati a interviste, Q&A e attività di gruppo renderà il tuo evento digitale interattivo. In questo modo i partecipanti avranno la possibilità di fare networking, intervenire durante l’evento e scambiarsi velocemente contatti con gli altri invitati.

Scommetto che stai pensando a come organizzare un evento digitale che metta insieme efficacemente tutti i vantaggi appena citati. In effetti costruire un meeting online non è facile. Ma nei prossimi paragrafi ti spiegherò tutto quello che devi sapere per creare un evento digitale di successo.

Come organizzare un evento digitale

In realtà gli elementi che compongono un evento digitale sono molto semplici: il pubblico, un contenuto da comunicare, una piattaforma per eventi online e, infine, un’adeguata promozione del tuo evento.

La vera sfida consiste nel combinare strategicamente le varie funzionalità che un evento digitale mette a disposizione, non rinunciando all’interattività e al coinvolgimento. Quindi, da dove iniziare per organizzare un evento digitale?

  1. Scegli il target. Chi vuoi che partecipi al tuo evento?
  2. Definisci gli obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo meeting.
  3. Decidi di cosa vuoi parlare. Il contenuto deve essere interessante e ben strutturato per mantenere alta l’attenzione del pubblico.
  4. Scegli la piattaforma per eventi online che ospiterà la tua riunione.
  5. Programma l’evento e manda gli inviti.
  6. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione e interazione. Questo è uno dei numerosi vantaggi che differenzia il virtuale dal mondo fisico. Analizzare i dati dell’evento ti permetterà di capire cosa ha funzionato e cosa invece si deve migliorare.

Come vedi, pochi passaggi semplici ma importanti per creare un evento digitale di successo. La figura che si occupa di creare e gestire eventi online si chiama Digital Event Creator, la conoscevi già? Qui puoi approfondire l’argomento.

Ma ora passiamo all’elemento chiave degli eventi online: il sito web che ospiterà la tua riunione. Come scegliere il giusto servizio adatto alle tua idea di evento?

Location per il tuo evento digitale

Cercare una location per un evento in presenza non è la stessa cosa per un evento digitale. Se prima si passavano ore e ore a selezionare i luoghi migliori, adesso il digitale ha sicuramente facilitato il compito. Infatti, scegliere la location per eventi digitali perfetta significa selezionare la piattaforma per eventi online che più si addice alla tua idea. La scelta in questo caso deve basarsi principalmente su quelle che sono le tue esigenze e le funzionalità di cui hai bisogno durante il tuo evento.

Per facilitarti il compito, ho selezionato quelli che, secondo me, sono tre dei migliori siti web per eventi digitali:

  • Zoom: è una delle piattaforme per eventi online più conosciuta. Il piano gratuito permette riunioni di 40 minuti con massimo 100 partecipanti e chat private o di gruppo.
  • Microsoft Teams: offre la possibilità di condividere e modificare in tempo reale file Word, Excel e Powerpoint.
  • GoToWebinar: è un sito per eventi virtuali che consente di invitare fino a 3000 partecipanti, preregistrare l’evento e personalizzarlo con diverse funzioni innovative.

Selezionare la giusta piattaforma per eventi è essenziale per garantire la buona riuscita del tuo meeting. Ma se non hai le risorse o il tempo necessario per organizzare un evento online, la soluzione migliore è affidarsi a un’agenzia per eventi digitali. Un team di esperti sarà ben felice di guidarti nella creazione del tuo meeting virtuale. Vediamo quindi come scegliere l’agenzia per eventi digitali più adatta alle tue richieste.

Come scegliere l’agenzia per eventi digitali

Rivolgersi ad un’agenzia per eventi digitali è la scelta migliore se l’azienda non dispone di risorse o tempo per organizzare un evento. Ma di agenzie per eventi e comunicazione ce ne sono davvero molte. Come scegliere quindi quella più adatta alle tue esigenze?

I criteri di scelta sono in realtà molto semplici e immediati. Qui di seguito te ne elenco alcuni che possono aiutarti a selezionare l’agenzia per eventi digitali giusta per te:

  1. L’agenzia deve essere in grado di soddisfare le tue richieste. Quindi, un fattore determinante nella selezione sono gli obiettivi che il tuo evento vuole raggiungere.
  2. Analizza la strategie e il modo di lavorare dei professionisti a cui vuoi rivolgerti per capire se sono in linea con le modalità di azione della tua azienda.
  3. Dopodiché, valuta l’esperienza del team di professionisti: cerca recensioni e case studies che possono comprovare il buon lavoro svolto in precedenza.
  4. Parlando di eventi digitali, è meglio scegliere un’agenzia che possegga una piattaforma per eventi proprietaria. In questo modo sarà garantito un servizio completo, professionale e senza intoppi tecnici dell’ultimo minuto.
  5. Scegli un’agenzia per eventi digitali che condivida i tuoi stessi valori e che pensi possa aiutarti a comunicare al meglio l’identità del tuo brand.
  6. Infine, privilegia un team di professionisti in grado di trasmetterti fiducia, professionalità e qualità del servizio offerto.

A questo punto, hai tutte le informazioni necessarie per organizzare un evento digitale di successo. Come avrai capito, avviare una riunione su una piattaforma per eventi online può sembrare un gioco da ragazzi, ma in realtà un evento digitale è molto più di tutto questo.

Se sei arrivato fin qui a leggere, avrai capito la complessità di organizzare un evento digitale. Sono tante le cose a cui prestare attenzione ed è giusto affidarsi a chi ha esperienza e può accompagnarti in modo professionale nell’organizzare un evento digitale. Compila il form senza impegno e verrai ricontattato dal team di esperti.

organizza il tuo evento digitale


Trovare idee eventi aziendali originali è molto difficile. A chi non è capitato di partecipare a un evento noioso, di cui aspettava la fine solo per correre via? La dimensione virtuale inoltre fa paura a molte aziende che spesso non trovano idee adatte a raggiungere gli obiettivi prefissati.

In realtà gli eventi online offrono numerose opportunità per interagire, divertire e coinvolgere l’ospite. La parola d’ordine rimane comunque creatività. Ma se ti ritrovi a corto di idee per il tuo evento aziendale, sei nel posto giusto! In questo articolo troverai tante proposte originali per rendere il tuo evento memorabile.

 

eventi aziendali idee

Cos’è un evento aziendale

Prima di scoprire quali sono le migliori idee per eventi da organizzare, è opportuno specificare cosa si intende per evento aziendale.

Un evento aziendale è un incontro dedicato ai vari e numerosi soggetti che interagiscono con un’azienda. Gli ospiti possono essere diversi, dai dipendenti fino ai clienti più importanti, così come le tipologie di evento.

Infatti, in base al ruolo lavorativo dei partecipanti e agli obiettivi prefissati dall’azienda, il meeting potrebbe presentarsi come: una convention di fine anno, una riunione con partner commerciali, un incontro di team building e molto altro ancora. Il punto di forza degli eventi aziendali è sicuramente la possibilità di networking data ai partecipanti. Questi sono infatti i momenti migliori per conoscere nuovi professionisti e rafforzare le relazioni con partner di business o clienti. Per questo, l’interazione faccia a faccia è stata sempre considerata il punto chiave degli eventi aziendali. Con l’arrivo della pandemia, però, le imprese hanno dovuto trasformare i loro eventi e approcciarsi, spesso per la prima volta, al mondo degli eventi virtuali.

La sfida è stata quindi offrire la stessa interazione e possibilità di fare rete di un evento in presenza anche online. In molti hanno scoperto i numerosi vantaggi che il mondo digitale può offrire all’organizzazione di eventi. Interattività, interviste, Q&A, analisi dei dati e connessione immediata con altri partecipanti sono solo alcuni degli aspetti positivi di un evento aziendale online.

Ma se già gli organizzatori passavano ore alla ricerca della formula perfetta dell’evento indimenticabile in presenza, con lo spostamento nell’online le idee per eventi aziendali digitali sembrano ancora più difficili da trovare.

Per questo, nei prossimi paragrafi ti svelerò alcune idee per eventi aziendali digitali che sbloccheranno la tua creatività e ti aiuteranno nell’organizzazione del meeting perfetto.

Organizzare eventi aziendali digitali di successo

Nel mondo virtuale, così come in quello fisico, è fondamentale predisporre un’efficiente organizzazione per creare un evento di successo. Come poter integrare gli eventi dal vivo e online? Grazie agli eventi phygital di cui ti parlo in questo articolo.

Ma quali sono i passaggi principali per organizzare un evento online?

  1. Individua il target, ovvero chi inviterai al tuo evento aziendale.
  2. Definisci gli obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il meeting e il budget ad esso destinato.
  3. A questo punto, scegli la piattaforma per eventi aziendali online più adatta alle tue idee. Online trovi davvero tante proposte tra cui scegliere, ciascuna con specifiche caratteristiche e funzionalità per ogni esigenza.
  4. Infine, non ti resta che redigere il programma del tuo evento aziendale digitale e inviare gli inviti ai partecipanti.

 

eventi aziendali idee

 

Se vuoi approfondire il tema di organizzare eventi online, ti consiglio questo articolo qui.

Sappiamo però, che l’organizzazione non è la sola nota dolente di un evento aziendale digitale. Trovare idee originali per eventi aziendali è un altro punto critico. Spesso, infatti, capita di partecipare ad eventi noiosi con format visti e rivisti. Soprattutto online, la sfida di creare un meeting interattivo e coinvolgente spaventa anche i più esperti.

Ma in questo caso è proprio il digitale che ci aiuta, offrendoci numerose possibilità di personalizzazione degli incontri. Non resta quindi che vedere come rendere indimenticabili gli eventi aziendali con idee non banali.

Idee eventi aziendali digitali: spunti originali 

Originalità e memorabilità sono due caratteristiche che ogni organizzatore ricerca per i suoi eventi virtuali. Ma come conciliare obiettivi, aspettative e sostenibilità in un’idea creativa e d’effetto? Eccoti alcune idee per eventi aziendali digitali che potrebbero fare al caso tuo:

  1. Showcooking a distanza. Se cerci un’attività dinamica in grado di coinvolgere il pubblico, lo showcooking è sicuramente l’idea per eventi da organizzare che fa per te. In questa tipologia di evento saranno presenti cuochi e barman esperti che spiegheranno agli ospiti come cucinare particolari ricette. I partecipanti potranno seguire interessati prendendo spunto dai consigli degli esperti o seguire passo per passo la ricetta ricreandola in diretta. Di solito questa idea è molto apprezzata dal pubblico, d’altronde, a chi non piace il buon cibo?
  2. Quiz. Tra le idee per eventi aziendali digitali non poteva mancare il quiz online. Puoi creare domande personalizzate, suddividere i partecipanti in gruppi, creare una classifica finale e assegnare dei premi… le opportunità sono davvero molte! Sicuramente il quiz renderà il tuo evento aziendale coinvolgente, interattivo e divertente.
  3. Giochi di gruppo online. Sulla stessa scia dei quiz online, anche i giochi di gruppo sono un’ottima idea per eventi da organizzare. Online trovi davvero tante proposte originali di giochi che puoi includere facilmente nella tua riunione virtuale.
  4. Relax e meditazione. Un evento aziendale che ha come principale attività il rilassamento non può che essere apprezzato dai tuoi partecipanti, soprattutto se lavoratori della tua azienda. Invita un istruttore di yoga o un esperto di meditazione al tuo meeting virtuale per offrire una lezione personalizzata ai tuoi invitati.
  5. Concerto virtuale. Una delle idee per eventi aziendali digitali che sicuramente renderà il tuo incontro memorabile è organizzare un concerto virtuale. Una proposta immersiva e coinvolgente che grazie alla collaborazione di un bravo artista o musicista porterà un valore aggiunto al tuo evento.
  6. Spettacolo di magia. Uno show di magia è un modo inaspettato per intrattenere il pubblico virtuale. Puoi annunciare l’arrivo del mago o semplicemente lasciarlo entrare a sorpresa durante l’evento online per stupire i tuoi invitati.
  7. Realtà aumentata. Le idee per eventi che si possono pensare grazie alla tecnologia della realtà aumentata sono davvero molte. Spesso la formula vincente per le aziende è organizzare un virtual tour o attività interattive in un mondo completamente digitale creato ad hoc per l’evento.
  8. Escape room virtuale. Attività sempre più diffusa e apprezzata negli eventi in presenza, la buona notizia è che esistono anche nel mondo virtuale. Sono una delle idee per eventi aziendali più originale in grado di coinvolgere il pubblico e farlo partecipare attivamente all’evento. Le escape room sono molto apprezzate anche per attività di team building. Un esempio lo trovi qui.

organizza il tuo evento digitale



Gli eventi phygital sono una delle ultime sfide che il marketing ha deciso di cogliere per offrire al cliente un’esperienza sempre più immersiva e coinvolgente. Il phygital si presenta come la nuova frontiera per eccellenza in ambito di eventi e digitalizzazione, e si pone l’obiettivo di unire il mondo fisico con la realtà virtuale.

In questo articolo parleremo di:

  • Definizione di phygital

  • Quali sono i vantaggi di un evento phygital

  • Integrare gli eventi ibridi nella tua strategia di marketing

  • Organizzare un evento phygital

Se anche tu sei curioso di sapere come funzionano gli eventi phygital e come puoi integrarli strategicamente nella tua comunicazione aziendale, questo è l’articolo che fa per te.

organizzare eventi phygital

La definizione di phygital

Il termine phygital nasce dall’unione di due parole, physical (fisico, in presenza) e digital (digitale) e rappresenta la sempre più profonda interazione tra il mondo fisico e la realtà digitale.

Gli eventi phygital vengono anche chiamati eventi ibridi proprio per indicare la fusione di due modalità di interazione tra loro diverse. La comparsa della parola phygital, in realtà, non è così recente. Il suo primo utilizzo risale a 7 anni fa, quando nell’ottobre del 2014 la catena statunitense Lowe’s annunciò l’introduzione di due robot di servizio alla vendita in un negozio della California. L’obiettivo era quello di vedere in che modo la robotica potesse portare vantaggi a clienti e dipendenti.

L’interesse verso il mondo phygital è sicuramente cresciuto durante la pandemia da COVID-19, in cui c’è stata una vera e propria spinta alla digitalizzazione. Durante questi mesi siamo stati costretti a spostare eventi e riunioni su piattaforme online, cercando un modo per non rinunciare all’interattività della comunicazione faccia a faccia.

Quali sono i vantaggi di un evento phygital

Un evento ibrido è una tipologia di evento che integra la dimensione fisica di un evento normale con una dimensione virtuale, offrendo la possibilità ai partecipanti di scegliere l’esperienza che preferiscono. Infatti, il phygital prevede sia la presenza di una parte del pubblico in sala, sia la partecipazione in diretta di altri invitati attraverso l’uso piattaforme di streaming online. Ma quali sono i vantaggi di organizzare eventi phygital?

  • Numero potenzialmente illimitato di partecipanti. Grazie alla modalità ibrida potrai allungare la lista di invitati al tuo evento e facilitare la gestione di un gruppo consistente di persone.
  • Maggiore coinvolgimento e interazione per i pubblico. Il phygital permette la massima personalizzazione degli spazi virtuali, che vengono pensati appositamente per far vivere un’esperienza immersiva all’invitato. La possibilità di emozionare, coinvolgere e far interagire i partecipanti è resa possibile grazie a spazi dedicati a interviste, Q&A e talk, a cui tutti possono facilmente prendere parte.
  • Accessibilità: un evento phygital trasmesso anche da remoto rende possibile la partecipazione di coloro che non possono recarsi di persona alla location dell’evento.
  • Tutela della sicurezza dei partecipanti, che si sentiranno protetti e liberi di scegliere la migliore modalità di partecipazione, fisica o virtuale, senza timori di assembramenti. Tutto ciò farà apparire la tua azienda come flessibile, aperta alle esigenze del pubblico e capace di organizzarsi in modo efficace e strategico.
  • Risparmio economico: con un evento phygital i costi di organizzazione e logistica diminuiscono drasticamente.
  • Possibilità di avere un report finale con i dati relativi alla partecipazione e interazione degli invitati all’evento ibrido. Anche la raccolta di nuovi contatti e le attività di networking risultano più immediate e semplici.
  • Sostenibilità ambientale. Il phygital riduce gli spostamenti dei partecipanti e limita l’impatto dell’evento sul territorio.

Integrare gli eventi ibridi nella tua strategia di marketing

Come hai potuto vedere organizzare eventi phygital presenta molti vantaggi. Non stupisce quindi che il marketing abbia subito colto l’occasione di integrarli in modo strategico nelle sue attività, sfruttando l’iper-connettività che caratterizza il mondo di oggi.

Su questa fusione di realtà fisiche e virtuali gioca il marketing, che guarda agli eventi phygital con l’obiettivo di offrire al cliente una customer experience totalmente immersiva e coinvolgente. Gli eventi ibridi basano la loro efficacia su tre concetti chiave:

  • Immediatezza
  • Immersione
  • Interazione

Permettono all’azienda di offrire un’esperienza innovativa e completa per il cliente iperconnesso di oggi. Il vantaggio di condurre un evento phygital è quello di mostrare al pubblico le abilità e capacità dell’azienda, facendolo sentire parte di qualcosa di originale e unico.

Finora ti abbiamo fornito molte nozioni e informazioni. Se per vuoi passare subito al sodo, non ti resta che leggere la guida completa per organizzare eventi virtuali. 

 Organizzare un evento phygital

Scommetto che ora la domanda che ti starai ponendo è: come organizzare eventi phygital? Partendo dal presupposto che tu abbia già definito gli obiettivi del tuo evento e i risultati che vuoi raggiungere con esso, ecco alcuni punti fondamentali da tenere in considerazione:

  1. La location. In un evento phygital la location deve essere adatta sia per l’evento fisico che per la sua parte digitale. Per questo è importante tenere in considerazione una sala non solo piacevole da vivere fisicamente, ma che faccia un effetto positivo anche da remoto. Le caratteristiche da tenere in considerazione sono le luci, il sistema audio e la connettività permessa dall’impianto tecnico.
  2. La piattaforma per eventi online. La parte digitale di un evento ibrido deve essere supportata da una tecnologia scelta appositamente per il tipo di evento che vuoi creare. Il sito per eventi deve garantire una qualità audio/video alta ed essere facilmente accessibile.
  3. Speaker e moderatori. Fondamentale è la scelta di conduttori dell’evento phygital in grado di sostenere la doppia modalità di trasmissione. Inoltre chi condurrà l’evento dovrà avere spiccate doti di public speaking. Anche i moderatori da remoto devono garantire un’interazione e coinvolgimento costante con i partecipanti.

Gli eventi phygital sono un modo per offrire al cliente il tanto ricercato valore aggiunto del tuo brand. Integrarli in una strategia di marketing significa migliorare la comunicazione e l’offerta dell’azienda, attirando nuovo pubblico e stringendo relazioni di lungo periodo con i clienti abituali.

Vorresti organizzare eventi phygital (e non!) e mirati a raggiungere i tuoi obiettivi? Organizzi già eventi ma vorresti differenziarti dai competitors? Clicca qui sotto e scopri tutto ciò che devi sapere.

voglio sapere come organizzare eventi online e phygital

 

Un bel giorno, il 28 ottobre del 2021, un certo Mark Zuckerberg che aveva inventato una cosuccia chiamata Facebook, cambio il nome del proprio giocattolo, chiamandolo Meta e inizio a parlare intensamente al mondo del Metaverso.

Tutti iniziarono a chiedersi “Cos’è il metaverso?“. E anche noi abbiamo approfondito la questione, cercando in rete un po’ di informazioni, che ti raccontiamo in questo articolo.

metaverso

Metaverso: cosa significa

Wikipedia dice:

Il metaverso è un’iterazione futura speculativa di Internet, composta da 3D persistenti, condivisi, spazi virtuali collegati in un universo virtuale percepito. Il metaverso in un senso più ampio può riferirsi non solo ai mondi virtuali, ma a Internet nel suo insieme, compreso l’intero spettro della realtà aumentata.

Ok, immagino la tua espressione e ammetto che anch’io l’ho dovuta rileggere per capire di cosa stiamo parlando.

Devi immaginare il metaverso come un’evoluzione di Internet, capace di replicare la nostra realtà in modo ancora più verosimile di quello a cui ci siamo abituati fino a oggi, tanto da poter diventare un degno sostituto della realtà.

Ci devi inserire tutto quello che hai visto sino a oggi: realtà virtuale, realtà aumentata, intelligenza artificiale.

Tutto ciò che ti permette di immaginare un mondo completo e decisamente verosimile.

Ma da dove deriva il termine metaverso? Il termine è stato coniato nel 1992 nel romanzo di fantascienza di Neal Stephenson Snow Crash, in cui gli esseri umani in forma di avatar interagiscono in uno spazio virtuale tridimensionale che replica il mondo reale, in qualche modo successore di internet come lo viviamo oggi.

Il metaverso è diverso dal cyberspazio: questo concetto espresso per la prima volta nel romanzo Neuromante di Williamo Gipson del 1984 teneva distinti il concetto di corpo e mente, mentre il concetto di metaverso consente agli utenti di accedervi in modo completo, senza percepire la distinzione delle diverse dimensioni.

Per intenderci: hai presente quei film in cui la realtà virtuale consente ai giocatori di percepire fisicamente il dolore o le sensazioni fisiche? Ecco forse questa è l’immagine più vicina al concetto di metaverso, almeno per noi comuni mortali.

Come è fatto il metaverso?

Il metaverso è un insieme di tecnologie, di ambienti, di spazi che includono tutto ciò che ci consente di espandere il nostro concetto di realtà e ampliarne le esperienze: tutto ciò che è associato all’interattività dell’utente tramite qualsiasi tipo di dispositivo, l’intelligenza artificiale, la visione artificiale, l’edge, le reti neurali, il cloud computing, gli oggetti da indossare per evocare diversi tipi di sensazioni e le future reti mobili sono elementi fondanti di un’espansione della realtà.

Insomma, dal 2003 quando è nata “Second Life” o anche prima con il film “Il Tagliaerbe”, ne è passata di acqua sotto i ponti e la tecnologia ha fatto passi da giganti.

Pensa solamente a come sta evolvendo la rete stessa, grazie alla velocità della banda internet.

Pensa a quali potrebbero essere i risvolti e le evoluzioni, ed è un attimo che ti trovi accanto Asimov e Philip K. Dick che ti fissano con un sorriso malizioso, del tipo “te l’avevo detto!”.

metaverso

Il metaverso di Facebook

Ma questa rivoluzione parte da molto tempo fa. E l’evento in cui Zuckerberg ne ha parlato è davvero solo la punta dell’iceberg.

Veronica Gentili, proprio ieri ha raccontato al meglio questa evoluzione, facendola partire ben 5 anni, quando è stata tracciata una roadmap molto visionaria, che vediamo concretizzarsi oggi, con il passaggio del nome dell’azienda di Mark, da Facebook a… Meta.

Nel suo articolo “Facebook e il Metaverso: tutto quello che devi sapere” Veronica, una delle maggiori esperte italiane ed internazionali dell’ecosistema di Facebook, spiega quest’evoluzione in un modo molto semplice:

Si parla di una sorta di era post-mobile, un’evoluzione di questi piccoli dispositivi rettangolari che, effettivamente, iniziano ad andarci stretti, per restare in contatto in un modo totalmente nuovo, in cui sarà possibile “essere lì senza essere lì”, in cui potremo ritrovarci in ufficio, con gli amici in un bar a Los Angeles, nei pressi delle cascate del Niagara, a vedere un concerto…senza muoverci di casa.

Già accade con alcuni limiti ogni volta che partecipiamo a un evento digitale (leggi ad esempio l’articolo che abbiamo pubblicato ieri proprio sul Digital Event Creator): viviamo qualcosa a cavallo tra mondo reale e mondo virtuale, in cui le sensazioni che proviamo e le emozioni sono reali, anche se generate da qualcosa che non è altro che la proiezioni di un mondo digitale, e quindi non reale.

metaverso

Il futuro del metaverso e degli eventi digitali

Quando uscirono le prime auto, c’era chi preferiva comunque i cavalli. La corrente elettrica non era ben vista dai produttori di lampade a gas. E del resto la storia è piena di anticipazioni percepite come pericolose.

Lo sappiamo: questo mondo che abbiamo descritto in modo sommario mette i brividi e letteratura e cinema ci hanno ben messo in guardia rispetto agli estremi.

Così come un coltello da cucina usato per spalmare il burro può diventare un’arma, anche questo tipo di evoluzioni hanno in sè una possibile deviazione.

Tuttavia come ogni tecnologia dobbiamo guardarne anche il potenziale creativo. Starà poi al buon senso di ognuno e della comunità tenere sotto controllo eventuali derive.

Ma del resto, siamo sinceri: probabilmente stai leggendo questo post da uno smartphone o un tablet e probabilmente è meglio che non guardi le statistiche di quanto tempo ci hai già passato su da questa mattina, vero? ;-)

Nel panorama degli eventi online, tante sono le figure professionali che vengono coinvolte nell’organizzare un evento (digitale e non) e tra di esse troviamo anche il/la Digital Event Creator. Che figura è? Di cosa si occupa? Quali competenze deve avere?

Ce lo spiega Antonio Meraglia, ideatore e organizzatore del “Digital Event Creator“: un evento di tre giorni a Firenze sia dal vivo che online, dedicato proprio a questa nuova figura nel panorama della comunicazione online.

Se vuoi scoprire tutto ciò che ruota intorno a questa nuova figura e all’evento, non ti rimane che leggere l’articolo e guardare l’intervista in fondo a questa pagina.

digital event creator antonio meraglia

Digital Event Creator: ce n’era proprio bisogno?

Per chi si occupa di marketing e comunicazione online, è abbastanza facile imbattersi in etichette anglofone che indicano un profilo professionale. E appena ne nasce una nuova, subito viene da chiedersi se quella professionalità non fosse già inquadrata sotto altri termini.

Nel caso del Digital Event Creator, la risposta è un rigoroso SI!

Il DEC è una figura che si stacca dallo scenario di altre professionalità e che emerge come chiara risposta a un settore in rapida evoluzione, che negli ultimi due anni ha visto cambiare coordinate, parametri, consuetudini e atteggiamenti. Da dopo il 2020 l’evento online e la sua organizzazione sono cambiate drasticamente e oggi possiamo vederne gli effetti.

Nell’intervista ch epuoi guardare qui sotto, Luca Vanin ha ringraziato Antonio Meraglia per questa operazione: come diceva Michel Foucalt le cose iniziano a esistere quando inizi a dare loro un nome. Con un nome definisci una cosa diversa dalle altre simili, cominici a cercarne i confini ed entri nella sua sostanza.

In altre parole, il Digital Event Creator si differenzia dall’Event Manager, dall’Organizzatore eventi tradizionali e da tutte le figue Ante Covid, quando gli eventi erano per il 99.9% in presenza.

Ma adesso cerchiamo di capire chi è questa figura e cosa fa.

 

digital event creator

 

L’ideatore di DEC: chi è Antonio Meraglia

Antonio Meraglia, imprenditore e Digital Event Creator, da oltre vent’anni lavora nel campo del web marketing e da trenta in quello della produzione video.

Tra i pionieri della formazione online in Italia, fondatore delle aziende Altavista, Stravideo e Viatattica. Inoltre è autore del libro “Video Marketing Strategico“, edito da Flaccovio editore.

Ha all’attivo oltre 5.000 iniziative tra eventi fisici, virtuali o ibridi.

Di questi ha curato la parte tecnica e artistica assieme a quella inerente alla pianificazione della loro promozione.

Digital Event Creator: la figura professionale

Prima di tutto, parliamo di eventi digitali (se non ne sai molto, ti invitiamo a leggere La guida completa per organizzare i tuoi eventi virtuali, che ti spiega in modo completo e pratico in quale settore collochiamo questa figura).

Il digital event creator è un/una professionist* con le idee chiare.

Tutte le opportunità generano molti “cuggini” (dicesi cuggini, chi si improvvisa senza competenze, pensando di poter sopperire alla professionalità di chi ha una reale esperienza). Antonio ci conferma che il 70% dei prospect che diventano clienti, sono persone che hanno avuto una brutta esperienza con un fornitore, che hanno avuto a che fare con personale poco formato, senza esperienza e che nel corso del 2020 si è improvvisato in una professionalità completamente differente.

E questo lo possiamo confermare anche dall’esperienza diretta di WebinarPro: il mercato si è riempito di improvvisatori, pericolosi non-professionisti che si sono dovuti riciclare durante la pandemia in un settore che richiede molto expertise tecnico, strumentazione di qualità, problem solving pratico.

Anche nel settore degli eventi, come in tutti i settori, non si può improvvisare.

Devi essere in grado di organizzare, pianificare, studiare e aggiornarti sempre. Chi organizza e coordina gli eventi digitali o eventi fisici, deve essere come un direttore d’orchestra: guidare tutti gli elementi, affinchè il risultato sia una melodia e non dei rumori messi insieme.

La figura del digital event creator coordina e pianifica ogni dettaglio della produzione. Dai materiali cartacei e non, location e piattaforme, strumentazione audio/visiva, la parte di coinvolgimento per gli utenti online, sponsor, banner, advertising. Il/la DEC è quella persona che, in base al proprio ruolo, deve conoscere gli obiettivi dell’evento e deve sapere come integrare il modo fisico e il mondo virtuale.

Dal nostro punto di vista è l’evoluzione della figura dell’event manager, con competenze ibride e un forte expertise digitale che spazia dalle tecniche di streaming, alle attività promozionali, alla scelta della tecnologia (sia hardware che software), alla configurazione, setup e ottimizzazione delle piattaforme digitali per gli eventi digitali.

dec - digital event creator

Digital Event Creator: cosa devi imparare

Dal 2020 c’è stato un grande cambiamento di mindset in positivo, perchè le aziende di tutti i tipi hanno saputo cogliere delle opportunità. Dall’altra parte determinate persone o aziende, si sono improvvisati professionisti.

Ovviamente in un mercato libero, in ampia espansione, tutti possono fare tutto, ma la differenza sta nel come si concretizza ed esplicita una determinata professionalità. Gli improvvisati nel 2020 hanno trovato spazio, visto anche il boom di richieste e l’incapacità dei principali player di gestire un’ondata di simile portata: improvvisamente il mercato è esploso e la richiesta di eventi digitali, di webinar, di congressi online è esplosa esponenzialmente, aprendo nuovi spazi di mercato.

Va sottolineato che chi si è lanciato in questo mercato non può essere davvero definito Digital Event Creator.

Probabilmente un più semplice Event Manager potrebbe essere l’etichetta più corretta per coloro che dalla propria cameretta si sono lanciati in questo mercato.

La differenza sostanziale è proprio nella possibile definizione delle skill richieste al Digital Event Creator:

Il Digital Event Creator  sa progettare un evento digitale a partire dalle richieste del cliente, dall’analisi dei suoi bisogni, dalla selezione delle soluzioni tecnologiche e dalla scelta delle risorse adottate nell’evento digitale.

Attenzione ad alcuni aspetti. Prima di tutto il plurale di ognuna delle parole indicate: richieste, bisogni, soluzioni, risorse. Già, perchè si parla di una vasta gamma di scelte e decisioni e più è grande l’esperienza del DEC, più il cliente avrà la fortuna di selezionare il meglio. Secondo aspetto, le risorse: parliamo di personale, di strumenti, di software, di percorsi, di tool. Anche qui sempre al plurale.

Il Digital Event Creator sa scegliere tra diverse opportunità. L’improvvisatore, invece, ha poche soluzioni, quelle provenienti dalla poca esperienza e dal poco budget a propria disposizione in passato. Il DEC, invece, gode di esperienza e di un ampio scenario di opzioni.

Questo per dire anche che la parte tecnologica non è quella più importante o determinante per la riuscita di un evento. Senza ombra di dubbio è essenziale scegliere la piattaforma o i tool più adatti alle proprie esigenze. Ma è la parte strategica e progettuale di un evento è quella fa la differenza.

Digital Event Creator: l’evento

La DEC è il primo evento organizzato e pensato per aziende e professionisti che vogliono ampliare l’orizzonte dei propri eventi tradizionali, all’online. L’evento si svolgerà il 2,3 e 4 Novembre in forma ibrida.

La domanda che sentiamo fare più spesso è: “Ma anche nel mio settore è possibile organizzare eventi online?

Certo! Congressi, fiere, convegni, meeting, forum, open day, eventi celebrativi e conferenze stampa, sono trasferibili nel mondo digitale.

Come fare? L’evento DEC fornisce l’opportunità di scoprire come i tuoi eventi fisici possano aumentare il loro potenziale anche quando vengono portati online.

L’evento è strutturato in modo tale da affrontare i macro argomenti per tutti i professionisti che intendono creare eventi di alto livello e creare vere e proprie esperienze. In breve, di seguito trovi il programma:

  • Primo giorno: ricerca dei relatori, contenuti, esposizione, analisi e strategie, pricing e bonus
  • Secondo giorno: pubblicità, marketing, web design, brand e brand reputation, competenze dei DEC, social media e calendari editoriali, email marketing, community e webinar
  • Terzo giorno: si mettono le mani in pasta con public relation, project funding, gamification, strumentazione e tecnologia per il live streaming

Tre giorni densi di informazioni, aggiornamenti e networking per poter condividere conoscenze e competenze.

La definizione del digital event creator come nuova figura, stabilisce confini e competenze ben precise.

 

Qual è il futuro degli eventi digitali?

Il futuro è già qui, è già oggi.

Non è più possibile ignorare la parte digitale, che è da intendersi come estensione della realtà.

Inoltre organizzare eventi non è per tutti: se già prima erano richieste determinate competenze, ora è necessario evolversi e fare un upgrade. La figura del digital event creator è ibrida: non basta più la professionalità in senso classico, non è più “solo qualcosa” ma un mix di variabili da dover padroneggiare.

E il futuro è in mano a coloro che sperimenteranno soluzioni innovative e che sapranno portare un nuovo know-how a un settore in fermento.

Guarda l’intervista sulla figura del Digital Event Creator

Luca Vanin, nella rubrica Backstage di WebinarPro ha intervistato Antonio Meraglia.

Le domande erano semplici:

  • Cosa è cambiato nel mondo degli eventi online
  • Come è cambiato il mercato e la clientela degli eventi digitali
  • Chi è il DEC
  • Come si differenzia questa figura rispetto ad altre figure più tradizionali
  • Cosa aspettarci dall’evento DEC di novembre 2021

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Ah Trovi l’intervista anche sulla nsotra pagina Facebook, sulla company page di Linkedin e sul nostro canale YouTube.

 

 

Lascia qui sotto i tuoi commenti e raccontaci la tua esperienza nell’ambito degli eventi digitali.

Hai avuto anche tu contatti con i Cuggini degli eventi online, improvvisati e pericolosi non-professionisti? Come è andata?

Vuoi organizzare un evento virtuale per la tua azienda ma non sai da che parte iniziare con i preparativi? Sicuramente avrai pensato di rivolgerti ad una agenzia eventi online.

Ma come scegliere la giusta agenzia pronta a soddisfare ogni tua esigenza?

In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sulle agenzie per eventi online, di cosa si occupano e qual è la loro struttura. In questo modo avrai tutte le informazioni necessarie per compiere una scelta ragionata e consapevole dell’agenzia che è meglio per te e per la tua azienda.

 

agenzia eventi online

Di cosa si occupa un’agenzia per eventi online?

Un’agenzia di eventi online si occupa dell’ideazione e organizzazione di eventi online (guarda la definizione del termine digital event o approfondisci direttamente dalla nostra pagina sugli eventi digitali), quali possono essere eventi aziendali, eventi PR, fiere, esposizioni, cerimonie di premiazione o eventi speciali. Il compito dell’agenzia è quello di prendersi carico degli aspetti tecnici e creativi dell’evento e di coordinarli in modo strategico per creare un incontro di successo.

Esistono varie tipologie di agenzie per l’organizzazione di eventi virtuali. Alcune offrono ai propri clienti un servizio completo che include: l’ideazione, creazione e gestione dell’evento, un resoconto finale dell’iniziativa e attività di strategia di marca, comunicazione e marketing. Invece, altre agenzie per eventi virtuali si occupano solo dell’ideazione e organizzazione della riunione. Quindi, se la tua azienda possiede già un settore di marketing e comunicazione, è più vantaggioso (anche dal punto di vista economico!) scegliere una realtà che si occupa solo dell’organizzazione vera e propria dell’evento. Al contrario, se sei una piccola impresa, un’agenzia eventi online che offre un servizio a 360 gradi potrebbe fare al caso tuo.

Le attività di un’agenzia per eventi virtuali

Quando si organizza un evento online, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione, e questo l’agenzia lo sa bene. In un evento virtuale, i dettagli fanno davvero la differenza. Per questo i compiti e le attività degli organizzatori di eventi vengono definite con precisione e attenzione. Ecco quali sono i principali campi di azione di cui un’agenzia per eventi virtuali si occupa:

  • Analizza l’azienda, il suo business e modo di comunicare
  • Crea il concept dell’evento in linea con gli obiettivi del cliente e la sua brand identity
  • Concorda il budget richiesto per l’organizzazione dell’evento
  • Pianifica la riunione ed eventualmente crea un piano di comunicazione e promozione
  • Monitora l’evento online in tempo reale
  • Analizza i dati di partecipazione e interazione al meeting, che poi comunicherà all’azienda

Da come puoi capire, un’agenzia eventi online si occupa della gestione di numerosi aspetti di un evento.

Per questo, è bene che l’azienda si informi sul tipo di società di organizzazione eventi che vuole, facendo una ricerca approfondita per trovare un team di esperti di cui si può fidare.

Clicca sull’immagine per scoprire come organizzare il tuo prossimo evento onlineagenzia eventi online

Perché rivolgersi a una società di organizzazione di eventi

Stai ancora cercando dei validi motivi per affidare l’organizzazione del tuo evento online a un’agenzia eventi online? Ecco 4 osservazioni che ti convinceranno a fare il grande passo:

  1. Organizzare un evento virtuale richiede molto impegno, tempo e lavoro! Coordinare un team di tecnici, manager e saper gestire perfettamente le piattaforme digitali, non è così semplice. Per questo, rivolgersi a un’agenzia per eventi sicuramente ti aiuterà a ridurre il carico di lavoro e ti supporterà nel processo di ideazione e pianificazione dell’evento digitale.
  2. Le società di organizzazione di eventi virtuali hanno solitamente una solida rete di contatti, professionisti del settore, su cui fare affidamento e ai quali richiedere servizi di qualità. Quindi, affidarti a un’agenzia non solo ti farà risparmiare il tempo, che altrimenti impiegheresti a cercare le figure professionali adatte a te, ma ti permetterà di collaborare con i migliori in campo.
  3. Un’agenzia eventi online ti aiuta a spendere il tuo budget nel miglior modo possibile, facendo le giuste scelte e optando per le strategie che più si addicono ai tuoi obiettivi. In questo modo non dovrai preoccuparti di come spendere la somma che hai a disposizione, o impazzire per trovare la giusta soluzione che fa al caso tuo… ci pensa a tutto il team di professionisti a tua disposizione!
  4. Il team che si occuperà di organizzare il tuo evento virtuale ti accompagnerà in ogni fase dell’evento. Nella fase di progettazione e ideazione dell’incontro, con idee creative e soluzioni personalizzate. Nella fase di pianificazione, costruendo un’adeguata comunicazione e promozione dell’evento. Durante lo svolgimento, offrendoti un completo supporto con gli strumenti digitali, e nella fase successiva elaborando i dati raccolti durante l’incontro. Anche gli imprevisti più inaspettati, che l’uso della tecnologia può comportare, verranno rapidamente risolti dagli esperti del settore.

Infine, che tu voglia organizzare un evento aziendale per celebrare un buon anno di affari, per lanciare un nuovo prodotto o per rafforzare i legami con i tuoi business partner, affidarsi a un’agenzia per eventi online rappresenta una garanzia di successo.

Come scegliere la giusta agenzia eventi digitali

Avrai capito che rivolgersi a un’agenzia per eventi online è l’opzione migliore per ospitare un evento virtuale che sia memorabile per i tuoi invitati. Nel panorama italiano, le agenzie di eventi e comunicazione sono davvero molte e ciascuna con stili, modi di agire e target differenti. Alcune sono più orientate a soluzioni che giocano sull’intrattenimento, creatività e originalità dei contenuti. Altre, rispondo più a richieste di eventi formali. Altre ancora, fanno della strategia di comunicazione il loro punto di forza.

Come scegliere quella più giusta per la propria azienda?

Il primo passo che devi fare nella scelta di un’agenzia per eventi online è definire quelli che sono i tuoi obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo evento digitale. È importante tenere bene in mente qual è la brand identity della tua azienda e quali sono i valori che vuoi comunicare con il tuo evento online. Una volta che questi punti sono stati definiti, non ti resta che iniziare la ricerca della società di organizzazione eventi migliore per te. Quando avrai trovato un team di lavoro che ti comunica fiducia, originalità e professionalità e che rispecchia i valori del tuo brand, potrai compiere la tua scelta.

Scegli di fare la differenza: scegli la tua agenzia eventi online a Milano

Pur avendo ben in mente i criteri di scelta precedentemente citati, trovare la società di organizzazione eventi a Milano che soddisfa le tue esigenze può essere difficile. o forse più semplice del previsto: WebinarPro organizza eventi online a Milano, in tutta Italia e anche all’estero dal 2015.

WebinarPro è la prima agenzia di organizzazione eventi online specializzata da più di 10 anni, non solo in webinar, ma anche eventi online complessi.

La nostra promessa è quella di aiutarti a creare il tuo evento online in modo professionale, offrendoti in ogni fase la migliore tecnologia, metodo, assistenza e supporto strategico.

 

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Le convention aziendali online sono sempre state un ottimo strumento di comunicazione usato dalle aziende per interagire con partner di lavoro e dipendenti da remoto.

Non sai da dove partire? Non temere! In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sui meeting aziendali e come creare un evento business online per la tua azienda.

convention aziendali online

Che cos’è una convention aziendale?

Prima di vedere come organizzare un evento aziendale virtuale, proviamo a capire cosa si intende per convention aziendale partendo proprio dal significato della parola convention.

Secondo il dizionario Treccani una convention è una riunione, assemblea degli appartenenti a un partito o a un’organizzazione sia pubblica che privata.

Nella realtà aziendale, le convention sono intese come lo strumento di comunicazione per eccellenza che le imprese organizzano con diversi scopi e per rivolgersi a diversi target. Di fatto, esistono eventi corporate interni, ovvero destinati a un pubblico di persone che lavorano per l’azienda, ed esterni, e quindi rivolti a clienti o partner d’affari.

Generalmente, le convention aziendali hanno periodicità annuale e gli obiettivi degli incontri possono essere vari e molteplici.

Ad esempio i vertici dell’impresa possono organizzare un meeting aziendale per discutere dei traguardi e successi raggiunti dal team di lavoro o ancora, per presentare il business e la mission del brand ad altre realtà del settore.

Come funziona un evento corporate

Se stai cercando un modo originale e d’impatto di interagire con i tuoi dipendenti o con un nuovo partner, la convention aziendale è lo strumento che fa per te. I meeting aziendali sono organizzati con lo scopo principale di comunicare un precisa informazione a uno specifico pubblico. Possiamo rappresentare il target in 3  potenziali categorie:

  • I dipendenti
  • I partner d’affari
  • Il pubblico esterno

In generale, la struttura degli eventi aziendali è costruita pensando in primo luogo al pubblico che vi parteciperà e poi agli obiettivi che si vogliono raggiungere. E tu sai già a chi vuoi indirizzare la tua comunicazione?

Nel caso il target prescelto fossero i dipendenti, l’evento aziendale rappresenta l’occasione per festeggiare particolari traguardi raggiunti, informare su specifiche novità introdotte e aumentare il sentimento di appartenenza verso il team di lavoro e l’azienda.

Per quanto riguarda gli eventi aziendali rivolti a partner commerciali, lo scopo è quello di consolidare e celebrare il rapporto di business, promuovendo un’immagine dell’azienda affidabile e credibile.

Infine, l’organizzazione di eventi corporate indirizzati a clienti e a realtà esterne mira soprattutto alla promozione dell’impresa stessa, al rafforzamento della sua brand image e alla presentazione di nuovi prodotti sul mercato.

Il futuro dei meeting aziendali è online

Il punto di forza degli eventi corporate è da sempre la possibilità di interazione e networking tra i partecipanti. Per questo gli organizzatori si impegnavano a trovare la location per meeting perfetta, passando ore alla ricerca della sala per conferenze più adatta alle esigenze dell’azienda.

Con l’arrivo del COVID-19, la convinzione che l’interazione in presenza fosse indispensabile per il successo dell’evento si è dovuta necessariamente sgretolare pian piano. Ecco allora che in nostro soccorso è venuto il mondo del web, che ci ha ricordato le enormi potenzialità che le numerose piattaforme per eventi online ci mettono a disposizione.

Inoltre, le tendenze del mercato ci dicono che la modalità virtuale non è stata solo una necessità passeggera, ma è destinata a rimanere e diventare sempre più diffusa. Scegliere di condurre una convention aziendale online dovrebbe quindi essere una scelta, non solo un ripiego temporaneo.

Perché creare una convention aziendale online

Organizzare una convention aziendale online è una scelta strategica e vantaggiosa per la tua azienda. Ecco perché:

1 – Puoi raggiungere un pubblico più vasto

Clienti stranieri, partner o dipendenti provenienti dalla sede aziendale collocata in un altro paese diventano facilmente raggiungibili. Ma anche in caso tu non fossi una multinazionale con filiali in tutto il mondo, il meeting virtuale permette ai partecipanti impossibilitati di recarsi fisicamente alla location dell’evento di prenderne parte.

2 – Risparmio economico

Organizzare un evento aziendale online permette di ridurre i costi, rispetto un incontro in presenza: dal punto di vista dell’azienda, il risparmio riguarda l’affitto di sale conferenza, il costo dei trasporti, dell’alloggio per gli ospiti e del catering.

3 – Condivisione dei contenuti live

La possibilità di condividere in diretta documenti, link, immagini e video con tutti i partecipanti: grazie alle piattaforme di hosting di eventi, le forme di interazione e coinvolgimento sono molteplici sotto vari punti di vista. Ad esempio, gli invitati non solo potranno ricevere materiale utile al fine della comprensione dei temi trattati durante il meeting, ma avranno l’opportunità di condivisione, aggiungendo eventuali commenti e considerazioni personali.

4 – Dati real-time

Una convention aziendale online è un ottima occasione per raccogliere feedback e informazioni di contatto dagli invitati presenti. Inoltre, è possibile analizzare la partecipazione e l’interazione del pubblico durante tutto l’evento virtuale, aspetto utile all’azienda per capire cosa deve migliorare in vista del prossimo incontro.

 

convention aziendali online

Come organizzare una convention aziendale online

Quando si crea un evento aziendale online, la sfida dell’azienda è favorire le stesse opportunità di networking che ci sarebbero in presenza. Per aiutarti nell’organizzazione del tuo meeting aziendale, ho riassunto 5 semplici passaggi da seguire per rendere il tuo evento memorabile:

  1. Definire gli obiettivi che vuoi raggiungere con il meeting, alcuni obiettivi comuni delle convention aziendali sono: informare i dipendenti partner dei risultati dell’azienda, cambiamenti in programma e novità, creare attività di team building e rafforzare la relazione con clienti e investitori.
  2. Prepara un programma e scegli le attività da proporre al tuo pubblico. Puoi proporre attività di gruppo e prevedere spazi dedicati a sondaggi, Q&A e interviste: questo renderà la tua convention più interattiva e interessante.
  3. Funnel marketing per i webinar, fondamentale per estendere gli inviti alla tua lista. Scopri di più cliccando qui.
  4. Strategia di marketing necessaria per rafforzare l’immagine dell’azienda e la coesione del gruppo di lavoro. Dalla promozione dell’evento, fino alla sua conclusione, impostare una buona strategia ti aiuterà a creare grande attesa, voglia di partecipare e condividere la presenza al meeting aziendale.

Tutto ciò può trasformarsi in un un’ottima pubblicità per la tua impresa.

Come scegliere le migliori agenzie di eventi online

È facile trovare agenzie di organizzazione eventi, ma è più difficile trovare agenzie professionali sul territorio italiano, sebbene le prime siano numerose, poche sono quelle specializzate in convention digitali.

Noi di WebinarPro dal 2015 progettiamo eventi online, webinar professionali e fiere 3D in quasi tutti i settori merceologici, ecco alcuni progetti dei nostri clienti. Nel caso la tua azienda non avesse le risorse per occuparsene, noi siamo ben felici di aiutarti mettendo a tua disposizione la nostra esperienza.

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Virtual tour: una parola che sempre più spesso apre scenari impensabili fino a qualche anno fa. Ma cos’è un Virtual tour? E come funziona nel concreto la partecipazione a un tour virtuale?

Ti è mai capitato di visitare un museo o fare un tour della casa nuova, semplicemente spostandoti col cursore del mouse all’interno di uno spazio virtuale? Una funzione comoda e soprattutto utile che permette di conoscere a fondo una realtà di interesse senza doversi preoccupare di spostamenti, luoghi affollati o code interminabili.

E tu hai mai pensato di offrire un virtual tour ai tuoi clienti? I tour virtuali danno al tuo pubblico un’idea visiva di come appare la tua attività e questa è una grande prima impressione che può essere un fattore decisivo per capire se vogliono o no il tuo servizio.

In questo articolo ti svelerò tutto quello che devi sapere sui virtual tour!

virtual tour

Cosa si intende per virtual tour

Un virtual tour, definito 360 perché riprende un ambiente da tutte le angolazioni possibili, è un insieme di immagini e video panoramici, posti in sequenza e collegati tra loro, per creare un’esperienza virtuale di un qualsiasi luogo. Attraverso un tour virtuale l’utente sperimenta un’esperienza totalmente immersiva e altamente realistica di un ambiente in cui in realtà non si trova, e può fare tutto ciò comodamente dal proprio computer, tablet o smartphone.

I virtual tour 360 sono molto personalizzabili: alcuni integrano nell’esperienza effetti sonori, come musiche o narrazioni che descrivono il luogo, prodotto o servizio; altri presentano dei pulsanti cliccabili che consentono di scattare foto o leggere approfondimenti.

I tour virtuali non devono essere confusi con i video tour, in quanto quest’ultimi permettono al pubblico di guardare il luogo da un unico punto di vista. Al contrario, i tour virtuali offrono agli utenti una visione panoramica e la possibilità di zoommare e muoversi liberamente per dare un’occhiata più da vicino a un’area di interesse.

La differenza tra video tour e tour virtuale è quindi sostanziale.

 

virtual tour

 

Se vuoi approfondire l’argomento non puoi perderti la guida completa sugli eventi virtuali.

Leggi il nostro articolo di approfondimento Eventi virtuali: guida completa per aziende ed organizzazioni”.

Perché fare un tour virtuale

Il virtual tour 360 offre al cliente la possibilità di vivere un’esperienza diretta e libera del tuo business e di interfacciarsi personalmente con quello che è il tuo lavoro.

I vantaggi di un virtual tour per la tua azienda? Poter accompagnare il pubblico in una visita guidata creata ad hoc, in cui si valorizza la tua attività e si risaltano i tuoi prodotti o servizi. I virtual tour sono un potente strumento di marketing attraverso il quale comunicare l’identità del brand, posizionare i propri prodotti e acquisire la fiducia dei clienti. Inoltre, l’approccio completamente immersivo che i tour virtuali offrono, renderà l’esperienza dell’utente unica nel suo genere e aumenterà il valore percepito dell’offerta proposta.

Un altro punto di forza dei virtual tour 360 è la possibilità di essere pubblicato sulle principali piattaforme e siti web, come Facebook, LinkedIn, GoogleMaps e Youtube.

Ciò permette di raggiungere un vasto pubblico e di essere sempre accessibile su qualsiasi dispositivo ovunque ci si trovi.

In termini di visibilità, sicuramente offrire un tour virtuale aiuta a far conoscere a un mercato più ampio il tuo business, incrementare la qualità dei tuoi contenuti e migliorare il posizionamento sul web.

Tre tipologie di virtual tour 360

Come puoi immaginare, esistono varie tipologie di virtual tour e ciascuna con il proprio livello di interattività e complessità.

Partendo infatti da tour virtuali molto semplici e con poca interazione, ad esempio ciò che offre Google Maps, possiamo creare delle vere e proprie visite guidate di stanze rese interattive da suoni, bottoni e animazioni in grado di catturare il cliente e fargli vivere un’esperienza unica e coinvolgente.

Ecco le 3 tipologie di virtual tour 360 più popolari e da cui prendere ispirazione per il tuo business:

  • Virtual tour per intrattenimento e turismo. I virtual tour di luoghi turistici e musei sono i più popolari. Se possiedi un hotel in una famosa località turistica, questa tipologia di virtual tour ti permette di mostrare al tuo cliente quelli che sono gli spazi principali della tua struttura, ad esempio le camere o le sale di intrattenimento, e fargli vivere una prima esperienza soddisfacente del tuo servizio. Anche i virtual tour dei musei sono molto apprezzati in quanto offrono punti di vista privilegiati e spiegazioni approfondite. Vuoi vedere applicazioni reali? scopri il nostro articolo sulle mostre virtuali. 
  • Virtual tour aziendali. Molte aziende penseranno che i virtual tour non sono adatti al loro business, ma in realtà questi strumenti possono essere un buon modo per aumentare il valore percepito della propria offerta e farsi conoscere ai nuovi clienti. Creare virtual tour aziendali significa far entrare il pubblico nella tua azienda, mostrare il valore del tuo lavoro e rendere partecipi i clienti del tuo processo creativo. I tour virtuali aziendali sono generalmente statici, ma comunque personalizzabili in base alle esigenze dell’azienda.
  • 3D virtual tour. Grazie alla tecnologia, possiamo riprodurre fedelmente il nostro ambiente e dare ai nostri oggetti un aspetto ancora più realistico, non rinunciando alla terza dimensione. I 3D virtual tour consentono una definizione altissima e la possibilità di inserire nell’ambiente elementi interattivi o che non ci sono nella realtà. Questa tipologia viene usata in particolare nel settore immobiliare e architettonico, per rendere più percepibile lo spazio fisico occupato dagli oggetti.

A Dicembre 2020 abbiamo organizzato un congresso virtuale di marketing: il webinar summit.

Uno spazio virtuale e immersivo in cui i partecipanti, oltre ad una sala plenaria in cui si sono alternati vari ospiti, avevano la possibilità di girare per il Palazzo dei Congressi e scegliere in quale aula tematica entrare per approfondire un determinato argomento.

 

scopri ora il congresso virtuale

 

Quanto costa fare un virtual tour

Come hai visto, i virtual tour non sono uno strumento così raro, ma vengono giù utilizzati da moltissime industrie, come quelle dell'ospitalità e dell'immobiliare. Ed oggi è il giorno giusto per iniziare a integrare i virtual tour 360 anche nella tua attività!

A questo punto sai cos’è un tour virtuale e conosci i motivi per cui dovresti anche tu farne uno; e anche se i vantaggi possono essere molteplici, a volte possono non bastare per convincersi che è la cosa giusta da fare. In fin dei conti, ciò che si prende in considerazione nella valutazione di un nuova proposta da adottare è sempre il lato economico.

Quindi, quanto costa fare un virtual tour 360?

Il costo di un tour virtuale può variare in base alla tecnologia usata, alle dimensioni dell’ambiente da riprodurre e quindi delle panoramiche da scattare e alle funzioni aggiuntive scelte. Come abbiamo detto infatti, le visite guidate virtuali possono essere personalizzabili con effetti sonori, descrizioni audio, pulsanti cliccabili, pop up da leggere e oggetti 3D. Ma tutto questo ha un costo.

Di base, il prezzo di un virtual tour parte da 500-1.000 euro e va aumentando in base al numero di immagini panoramiche successive e di funzioni ulteriori da aggiungere.

Conviene fare un tour digitale della tua azienda o del tuo evento?

La risposta è quasi sempre: si!

Abbiamo fatto il conto sulla base di alcuni eventi complessi che abbiamo organizzato (trovi tutti i nostri case study di successo sulla pagina delle recensioni e testimonianze di WebinarPro - Clicca qui per prendere spunto e ispirazione).

Se sommi tutti i costi di un evento tradizionale, ad esempio una fiera, arrivi a diverse centinaia di migliaia di euro, mentre il suo corrispettivo virtuale si aggira attorno ai 100.000-150.000 euro. Pensa anche a un convegno o una convention aziendale: spostare centinaia di persone verso una sede fisica, pensare alla logistica, agli alloggi, agli spostamenti, organizzare una o due giornate di evento può portare il conto economico a diverse centinaia di migliaia di euro. La stessa organizzazione virtuale, con un tour digitale arricchito da una live, con effetti speciali ad alto engagemente rimane sotto i 100.000 euro.

Chiaramente anche per eventi più piccoli il vantaggio economico è enorme.

Non solo: un tour digitale può rimanere online molto a lungo e diventare, ad esempio, un evento digitale permanente.

Il ritorno di visibilità e immagine in questo caso è enorme.

Come realizzare un virtual tour

Creare un virtual tour 360 è molto semplice, e non è necessario che tu sia un fotografo o un esperto videomaker. La prima cosa di cui hai bisogno è una fotocamera dotata di obiettivo grandangolare (se non ne possiedi una, non ti preoccupare: anche gli smartphone più recenti sono in grado di scattare foto di alta qualità).

Dopodiché, dovrai scegliere un software per tour virtuali che si occuperà del montaggio e personalizzazione del tuo tour. In rete ce ne sono davvero molti, ma qui ti elenco i 3 software per virtual tour che reputo migliori:

  • Metterport. Questa app è specializzata nella creazione di tour virtuali soprattutto per aziende del settore immobiliare ed è in grado di trasformare immagini panoramiche 2D e video 360 in immagini 3D. Matterpot offre generalmente un piano di abbonamento mensile che varia da circa 50 a 275 euro e, oltre al suo servizio, è possibile acquistare anche l’attrezzatura necessaria a realizzare virtual tour. Il software si appoggia a un cloud interno su cui salva i virtual tour e mette a disposizione anche un piano gratuito che consente di creare un solo tour virtuale.
  • EyeSpy360. Questo software crea virtual tour a partire da planimetrie 2D e consente di integrare file multimediali e pulsanti interattivi con cui il pubblico può interagire. È ottimo quindi se vuoi personalizzare la tua visita digitale con funzionalità aggiuntive ed elementi che arricchiscono l’esperienza del cliente.
  • Concept3D. Permette la realizzazione di virtual tour 360 personalizzabili di ambienti esterni, come strade o skyline di città, o di locali interni, come stanze di un edificio o un’azienda. Questo software per tour virtuali offre diversi piani di abbonamento in base alle funzioni comprese.

Dopo aver creato il tuo tour virtuale 360, non ti resta che condividerlo con i tuoi clienti e offrirlo stabilmente nel tuo piano di marketing per potenziare il posizionamento del brand, la tua immagine e il traffico sul tuo sito. 

Senza ombra di dubbio, se vuoi essere sicuro di ottenere un risultato professionale, è preferibile affidarsi ad agenzie competenti e con comprovata esperienza come il nostro partner di ScannerGlobe.

 


Ci sono situazioni in cui raggruppare molte persone in uno stesso luogo fisico può essere complicato, basti solo pensare al periodo di restrizioni causate da COVID-19. In questi casi sorgono spontanee alcune domande come “Dovrò cancellare il mio incontro?”, “Come organizzo un evento online di successo?”.

Scommetto che almeno una volta ti sei ritrovato a rispondere a questi interrogativi e se sei capitato su questo articolo è perché hai deciso che creare un evento digitale era la scelta giusta.

Ma la gestione di questo tipo di eventi non è sempre facile e immediata come può sembrare dall’esterno.

In realtà, organizzare eventi online richiede la stessa attenzione e abilità di un incontro di persona. Per questo oggi ti spiegherò passo per passo come creare un evento digitale online e quali sono le migliori piattaforme per eventi che dovresti prendere in considerazione.

 

Cosa serve per creare un evento online

Organizzare un evento digitale significa riunire un gruppo di persone in uno spazio web attraverso uno strumento di videoconferenza e offrire loro contenuti interessanti e utili. La gestione di un evento online non dovrebbe essere sottovalutata: saper avviare una riunione su una piattaforma per eventi virtuali non basta.

 L’organizzazione del tuo evento deve tenere conto di tre punti fondamentali:

  • Il pubblico. Prima di organizzare qualsiasi tipo di evento, dovresti rispondere alla domanda: “chi voglio partecipi al mio incontro?”. Immagina quindi quale sarà il tuo target, individua i loro problemi e i loro obiettivi; pensa a come tu puoi risolverli e come il tuo evento può essere utile e interessante per loro. 
  • Il contenuto. Il principale focus di ogni evento digitale è proprio il contenuto, che deve essere costruito a partire dai bisogni del proprio pubblico e del proprio business. Focalizzati sul fornire soluzioni pratiche, consigli, case study. 
  • La promozione. Promuovere efficacemente un evento online è il segreto per far si che l’incontro sia di successo. La promozione deve avvenire in primis attraverso una pagina dell’evento curata, accattivante e in grado di dare risalto al contenuto. Attraverso il canale di posta elettronica puoi fidelizzare la tua lista di contatti, inviando loro e-mail personalizzate e strategiche per raggiungere il tuo obiettivo. Infine, sfrutta l’enorme potenzialità dei social network per raggiungere un pubblico molto vasto, favorire l’interattività e il passaparola.

7 idee per i tuoi eventi digitali

Esistono differenti tipologie di eventi online, dai webinar ai corsi live di cucina o palestra, fino a riunioni interattive e attività di team building. La scelta del tipo di evento da condurre dipende principalmente dagli obiettivi che lo stesso deve raggiungere e, più in generale, dai risultati che l’azienda auspica di ottenere grazie all’evento online. 

Se hai le idee un po’ confuse e non sai quale forma di evento digitale scegliere, ecco per te 7 idee per eventi digitali da cui prendere ispirazione. 

  1. Intervista. Invita nel tuo evento virtuale un personaggio di spicco del tuo settore o un influencer che tratta temi connessi al tuo contenuto e di interesse per il tuo pubblico. Ospitare una persona conosciuta farà avvicinare più potenziali e nuovi clienti al tuo business e aumenterà le tue probabilità di essere riconosciuto sul mercato.
  2. Contenuti formativi e tutorial. Offrire formazione attraverso un evento online è l’opzione più scelta da chi decide di condurre incontri digitali. I video che spiegano cosa fare e come sono molto apprezzati dal pubblico in quanto dimostrano e spiegano contenuti in modo semplice e immediato.
  3. Ospita l’esperto. Invitare l’esperto del settore a prendere parte al tuo evento online non solo ti permetterà di offrire contenuti di alta qualità al tuo pubblico, ma ti aiuterà a posizionarti come fonte esperta e credibile.
  4. Introduci il nuovo prodotto. Crea un evento promozionale online per far conoscere il tuo nuovo prodotto, spiega le sue caratteristiche e illustra le sua funzionalità. Può essere un evento riservato ai clienti più fedeli o uno aperto a tutti, in ogni caso, permettere ai partecipanti di intervenire con domande e curiosità aumenterà il valore percepito della tua offerta.
  5. Webinar per farsi conoscere. Creare un evento online per aumentare la brand awareness è sicuramente una strategia vincente per accrescere la lista di potenziali clienti e farsi riconoscere sul mercato. Di solito la tipologia di eventi più scelta in questo caso è il webinar, a cui si aggiungono inviti e CTA finali per spingere il partecipante a continuare il customer journey. Il webinar ha tantissime applicazioni per differenti obiettivi. Scopri come puoi implementarli nella tua organizzazione con il corso online “Ispira, collabora, insegna e vendi con i webinar“.
  6. Contest e challenge. Organizza il tuo evento online a partire da un contest lanciato sulle principali piattaforme di comunicazione web. I partecipanti avranno la possibilità di interagire tra loro, discutere sulla sfida che devono affrontare per vincere e stringere nuove amicizie. Ciò aumenterà il senso di community attorno al tuo brand e la condivisione dei contenuti dell’evento farà conoscere il tuo business a nuove possibili persone interessate.
  7. Q&A. Organizza incontri online di discussione attorno un argomento o, semplicemente, includi sessioni di domande e risposte all’interno dei tuoi eventi online. La modalità interattiva favorisce il coinvolgimento del pubblico e aumenta il valore percepito dell’offerta proposta.

Le migliori piattaforme per eventi online

Non esiste un evento online senza tecnologia e, in particolare, senza un sito per eventi online. Vediamo quindi quali sono le 3 migliori piattaforme di videoconferenza per organizzare eventi digitali.

  •  Zoom – probabilmente il sito per eventi online più conosciuto. Il piano gratuito include riunioni di massimo 100 partecipanti fino a 40 minuti, riunioni individuali illimitate di massimo 30 ore ciascuna e chat private o di gruppo. Scopri qui le novità sulla piattaforma Zoom.
  • Microsoft Teams – è uno strumento di videoconferenze che offre il vantaggio di poter condividere e modificare file in tempo reale attraverso le applicazioni di Word, PowerPoint ed Excel.
  • GoToWebinar – è una piattaforma per eventi online che punta sul coinvolgimento, promozione e qualità della conferenza. Tra le numerose funzionalità troviamo: la possibilità di preregistrare gli eventi, invitare fino a 3000 partecipanti, la personalizzazione dei moduli di iscrizione e la possibilità di condividere la webcam durante l’evento.

Ti consiglio la lettura anche dell’articolo “Piattaforme per eventi online: cosa sono e come funzionano” per scoprire con quali criteri scegliere la piattaforma più adatta alle tue esigenze.  

Come organizzare eventi online di successo

Ora sai cosa sono gli eventi online, le loro caratteristiche e cosa ti serve per la loro gestione. Ma in pratica, come si crea un evento online di successo? Ecco alcuni passaggi fondamentali: 

  1. Fissa gli obiettivi che vuoi raggiungere con il tuo evento.
  2. Definisci il pubblico e decidi di cosa parlare.
  3. Programma l’evento: scegli un giorno, l’ora e il sito per eventi online su cui vuoi condurre il tuo incontro.
  4. Promuovi l’evento online su social network, pagine web e attraverso l’e-mail marketing.
  5. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione del pubblico e raccogli informazioni sui contatti che hanno preso parte all’incontro. Questo database sarà essenziale per continuare a nutrire il potenziale cliente e far si che acquisti il tuo prodotto. Inoltre, gli eventi digitali online permettono anche un follow-up semplice ed immediato: richiedi un feedback ai partecipanti, invia le slide e i documenti relativi alla presentazione e invitali ad approfondire il tuo business con CTA e promozioni.

Organizzare eventi online non solo ti permette di raggiungere un pubblico più vasto, ma aiuta anche ad aumentare il coinvolgimento del tuo pubblico, generare lead interessati al tuo business, costruire una forte brand identity e soprattutto, risparmiare soldi.

Adesso non rimane che a te.

Decidere se stare fermo dove sei o muovere i primi passi per capire cosa possiamo fare per te e il tuo business. Compila il form qui sotto e verrai ricontattato per una consulenza, senza impegno.


Il valore dell’interazione di persona durante un evento non scomparirà mai, ma ci sono dei momenti in cui passare ad organizzare eventi virtuali è necessario. Ed è proprio quello che è successo in questo anno di pandemia, quando i meeting e le riunioni online sono diventate essenziali. Ma come garantire lo stesso grado di coinvolgimento e interazione di un incontro di persona?

 Un evento virtuale deve essere considerato al pari di un evento in presenza, l’unica cosa che cambia è il luogo di svolgimento. È necessario quindi promuovere l’evento in modo efficace, coinvolgere i partecipanti per tutta la sua durata creando momenti memorabili, e infine dimostrare il successo dell’evento stesso.

 Gli eventi virtuali non sono semplici webinar o presentazioni, ma esperienze di valore in grado di coinvolgere il pubblico tanto quanto un evento in persona. 

Sei pronto a scoprire tutto quello che c’è da sapere per organizzare un evento online di successo? Iniziamo!

 

 

Cos’è un evento virtuale?

Un evento virtuale è un evento che riunisce i partecipanti su una piattaforma web e offre loro un contenuto fruibile online. Se hai partecipato a una riunione utilizzando uno strumento di videoconferenza o, più semplicemente, se hai guardato una lezione di allenamento on-demand, allora hai sperimentato anche tu un evento virtuale. Il primo vantaggio di questa modalità di incontro? Avere la possibilità di seguirlo direttamente dalla comodità della tua scrivania!

 Ma i benefici non finiscono qua. Gli eventi virtuali non hanno nulla da invidiare agli eventi in persona, anzi sono un valore aggiunto al tuo programma di meeting. Come renderli di successo e farci dimenticare dello schermo che ci divide? Basta tenere in mente alcuni accorgimenti che ti dirò più avanti!

4 tipi di eventi virtuali

Ti sarà capitato di partecipare a eventi online molti diversi tra loro, con tematiche differenti e strutture eterogenee. Questo perché esistono varie tipologie di incontri virtuali tra cui puoi scegliere. Devi considerare questi eventi non come una sostituzione di altri tipi di riunioni, bensì come un nuovo modo di interagire da aggiungere al tuo programma per dare una spinta in più alla tua comunicazione.

 Vediamo quali sono i 4 tipi principali di eventi virtuali.

  1. Webinar – Un webinar permette di riunire partecipanti potenzialmente da tutto il mondo su una piattaforma web per ascoltare un contenuto di interesse presentato da uno o più oratori. Le aziende possono far pagare la partecipazione o offrirla gratuitamente; la loro durata è in genere da 45 a 80 minuti. I webinar utilizzano strumenti di videoconferenza che permettono l’interazione col pubblico, quindi consentono di fare domande e risposte. È possibile condurre una presentazione dal vivo o offrire un video pre-registrato, in ogni caso i webinar  hanno principalmente una natura educativa e possono includere formazioni interne o esterne.
  2. Conferenze virtuali – Le conferenze virtuali sono molto simili alla conferenze di persona. Sono generalmente costruite intorno a un’agenda che include discorsi di apertura, sessioni, pause e altro. Anche in una conferenza virtuale i partecipanti hanno la possibilità di interagire in tempo reale e scegliere i contenuti più rilevanti da aggiungere al proprio programma.
  3. Eventi ibridi interni – Che siano eventi aziendali, corsi di formazione, riunioni di reparto o inaugurazioni, gli eventi ibridi interni sono utilizzati per condividere un messaggio all’intera azienda quando i dipendenti non sono tutti riuniti nello stesso posto. Scegliere un evento virtuale permette di risparmiare onerosi costi di trasporto e organizzazione che un evento in persona richiederebbe. Inoltre, possiamo includere negli eventi ibridi interni anche attività di team building.
  4. Eventi ibridi esterni – Questa tipologia di eventi è indirizzata a coloro che sono esterni all’organizzazione e possono essere conferenze degli utenti o conferenze di settore. Gli eventi ibridi esterni richiedono alti livelli di produzione video per offrire ai partecipanti contenuti di alta qualità e le stesse possibilità di networking che un evento in presenza consentirebbe. A questo link trovi un articolo di approfondimento sul tema. 


Perché organizzare un evento online?

Secondo Google Trends, il mondo si sta orientando sempre di più verso il virtuale: non ti resta che seguire il trend e imparare il modo migliore di comunicare online. 

Se non sei ancora convinto che il web sarà il luogo di incontro prediletto nel futuro, ecco alcune ragioni per cui dovresti organizzare un evento virtuale:

  1. Accessibilità: l’evento online permette di raggiungere un pubblico più ampio rispetto a un evento in presenza in quanto consente la partecipazione anche di coloro che non possono recarsi di persona all’evento.
  2. Budget: (nota dolente per la maggior parte degli organizzatori) spostare alcuni eventi online permette di tagliare i costi e destinare i risparmi per eventi più grandi. Inoltre, i costi vengono agevolati anche per i partecipanti che dovrebbero fare lunghi viaggi per partecipare all’evento.
  3. Non c’è un’altra opzione: mai come in questo anno abbiamo vissuto momenti in cui le uniche opzioni possibili erano spostare tutti gli eventi online o cancellarli del tutto. Ma il virtuale diventa un’ancora di salvataggio anche in tutte le situazioni in cui gli spostamenti potrebbero essere limitati per maltempo, divieti di viaggio o qualsiasi altro impedimento.

 In realtà, le ragioni per cui si organizzano eventi virtuali sono le stesse anche per gli eventi di persona: trasmettere un messaggio, attirare più clienti, offrire contenuti di valore e costruire relazioni di fiducia. Ma ciascuna modalità di interagire ha i suoi pro e contro. 

Per esempio, il vantaggio di un webinar è la possibilità di diffondere in rete un’ampia gamma di contenuti e posizionarsi come guida del settore. Al contrario, se ci troviamo in una conferenza utente o un programma di formazione regionale, l’evento in persona è appositamente pensato per creare interazioni dirette. Avrai capito quindi che l’importante è stabilire l’obiettivo che il tuo evento vuole raggiungere, solo dopo potrai capire se la scelta dell’online può davvero soddisfare le tue esigenze.

Come pianificare un evento virtuale

Molto probabilmente, la pianificazione di eventi fa già parte del tuo marketing mix integrato. E anche gli eventi virtuali devono farne parte! Questi infatti non dovrebbero essere separati dal resto dei tuoi eventi. I tuoi clienti e potenziali clienti parteciperanno sia ad eventi in presenza sia ad eventi virtuali, quindi è importante avere in mente un quadro completo e olistico della strategia di marketing. Solo in questo modo potrai coinvolgere il pubblico a 360° e offrire loro contenuti di valore, sia di persona che virtualmente.

Ma come programmare eventi virtuali di successo? Ecco alcuni punti fondamentali:

  1. Promozione – Gli eventi virtuali, come quelli di persona, hanno bisogno di una promozione mirata ed efficace. Senza una strategia di marketing ben pensata la partecipazione potrebbe non essere quella sperata.
  2. Contenuto – In un evento virtuale, il vero protagonista è il contenuto offerto al pubblico. La tua presentazione e il tuo discorso devono essere coinvolgenti e interessanti. È importante creare un contenuto su misura per i partecipanti dell’evento.
  3. Interazione – Parlare da soli davanti a uno schermo non significa essere gli unici presenti all’evento. Tieni impegnati tutti i partecipanti: rivolgi loro delle domande, lascia che siano loro a farti domande… non avere paura di interagire! Solo in questo modo otterrai un alto coinvolgimento e il tuo evento sarà memorabile.
  4. Analisi e dati – L’unico modo per provare il successo dell’evento virtuale è misurare l’impegno e la partecipazione del pubblico. Raccogliere i dati dei partecipanti permette di dimostrare il ROI dell’evento e di attivare il customer journey.

Le differenze tra eventi virtuali e di persona

È inevitabile non considerare alcune differenze tra condurre un evento online e un di persona. I primi hanno infatti delle limitazioni che i secondi non hanno: se da una parte gli eventi in presenza possono promettere la possibilità di networking, approfondimenti e interazioni dirette, gli eventi virtuali devono fare affidamento sui contenuti. Di fatto, segmentare i contenuti in base al pubblico e scegliere la modalità di distribuzione e fruizione dello stesso, sono decisioni che l’azienda deve prendere.

Non solo, gli eventi virtuali richiedono uno sforzo in più in materia di creatività e tecnologia in quanto coinvolgere il pubblico attraverso uno schermo è più difficile.

 Ma ciò non è una novità: nel mondo del web il coinvolgimento personale del partecipante è messo a dura prova, la costruzione della propria rete di contatti tra il pubblico non è così fattibile e gli incontri di vendita devono avvenire dopo l’evento, usando i dati raccolti online. L’evento virtuale rende quindi necessario un follow-up molto più rapido e puntuale in quanto i dati raccolti sono critici per stabilire il reale successo dell’evento. 

Nonostante ciò, rendere gli eventi virtuali coinvolgimenti quasi quanto quelli di persona è possibile. Tutto ciò di cui hai bisogno è solo un’attenta pianificazione, un’analisi accurata dei dati e tanta creatività.

Gli elementi fondamentali di un evento online

Ogni evento virtuale ruota attorno a 3 pilastri essenziali: il contenuto, il coinvolgimento dei partecipanti e i dati. La qualità del video e la connettività sono importanti, così come la presentazione dei contenuti, che secondo Forbes dovrebbe consistere in un mix di soluzioni dal vivo e preregistrate.

Ecco gli elementi che compongono un evento online:

  • Sito web dell’evento
  • Registrazione all’evento
  • Contenuto della presentazione dal vivo
  • Audio/video dal vivo a senso unico
  • Domande e risposte
  • Sondaggio dal vivo
  • Prendere appunti/diapositive preferite
  • Contenuto registrato
  • Videoconferenza interattiva
  • Sondaggi di feedback

La tecnologia per organizzare un evento virtuale

Senza la tecnologia, gli eventi online non potrebbero esistere. E con tecnologia in questo caso non facciamo riferimento solo a strumenti di videoconferenza, bensì ad una completa piattaforma virtuale che aiuta a promuovere, eseguire e gestire l’evento. Per saperne di più, ti consiglio questo articolo che parla delle piattaforme per eventi online. 

Vediamo insieme quali sono gli elementi tecnologici di cui non puoi fare a meno se hai intenzione di condurre un evento virtuale.

  1.  Sito web dell’evento: serve per promuovere l’evento, sia virtuale che in presenza. Il sito web dell’evento è uno strumento chiave per attirare i potenziali partecipanti, invogliarli a registrarsi, e attraverso cui comunicare il valore del tuo evento, il programma, elencare i relatori, includere le FAQ e guidare gli utenti verso la registrazione.
  2. Registrazione: è il primo strumento per la raccolta dei dati ed è fondamentale per permettere ai partecipanti di registrarsi al tuo evento virtuale, interagire, inviare preferenze e informazioni personali. Un buon strumento di registrazione permette agli utenti di registrarsi in modo semplice e fornisce alle aziende i dati di cui hanno bisogno per pianificare l’evento e dimostrarne il successo.
  3. E-mail: attraverso la posta elettronica possiamo condurre campagne di e-mail marketing indirizzate a tenere informati i partecipanti riguardo l’evento, coinvolgere, condurre indagini di feedback ed eventualmente aumentare le iscrizioni. L’e-mail è il modo migliore per comunicare con i pubblico durante tutte le fasi dell’evento virtuale. Inoltre, utilizzare uno strumento di e-mail marketing di qualità consente di personalizzare le e-mail, automatizzarne l’invio e raccogliere dati di controllo come i tassi di apertura e metriche di click-through.
  4. Guida dell’evento e app mobile: questi strumenti accompagneranno i partecipanti lungo tutte le fasi dell’evento e forniranno loro le informazioni necessarie per restare sempre aggiornati sul tuo business. In particolare, le app mobile rappresentano il principale strumento di interazione tra pubblico e azienda: dal lato venditore, permettono di comunicare con il partecipante tenendolo sempre informato e di raccogliere dati sulla popolarità delle sessione e l’impegno del pubblico; dal punto di vista dell’utente, attraverso l’app è possibile conversare sia con l’azienda sia con altri partecipanti, favorendo così un networking virtuale.
  5. Feedback dell’evento: essenziali nel mondo dell’online perché permettono agli organizzatori di valutare le reazioni all’evento quando non è possibile farlo attraverso espressioni o feedback verbali dei partecipanti. Gli strumenti di raccolta feedback, come i sondaggi post-evento, possono essere utilizzati come strumento per qualificare i lead virtuali e condurli all’acquisto.
  6. Integrazioni: sono strumenti tecnologici che assicurano la condivisione dei dati della registrazione tra il tuo sistema tecnologico e la piattaforma per eventi scelta. Permettono anche di condividere questi dati con i sistemi di automazione di marketing e CRM. Utilizzare le integrazioni aiuta a creare database sicuri in cui raccogliere i dati dei partecipanti così da facilitare le azioni di analisi dell’evento.

Come condurre un evento virtuale

Ora che hai tutte le informazioni necessarie sugli eventi online, vuoi organizzarne uno. Bene, ma come si fa?

Il processo di pianificazione di un evento online è simile a quello di un evento in presenza, ma ci sono alcuni accorgimenti che dovresti tenere in mente. Per prima cosa, ecco alcune domande da porti quando hai intenzione di pianificare un evento online:

  • Il contenuto sarà dal vivo, su richiesta o un mix?
  • Hai creato una guida per i partecipanti prima dell’evento che spiega come partecipare alle presentazioni, alle sessioni e usare gli strumenti di messaggistica?
  • Quali sono i tuoi KPI per l’evento? Anche se ci si può concentrare meno sui lead acquisiti, si possono costruire obiettivi intorno alla registrazione alle sessioni e ai sondaggi di feedback.
  • Cosa succede in caso di problemi di connettività?
  • Farai pagare il tuo evento o offrirai l’accesso gratuito?
  • Per quanto tempo saranno disponibili le sessioni on-demand dopo l’evento?
  • Quanto saranno lunghe le sessioni?
  • Quali strumenti avranno i partecipanti per fare rete e fissare appuntamenti?

 Dopodiché, dovrai preparare i partecipanti su come accedere al tuo evento online. Infatti, non bisogna dare per scontato la conoscenza da parte degli utenti di tutti gli strumenti di videoconferenza (ce ne sono davvero molti e anche diversi tra loro).

Prima dell’evento è buona pratica creare una guida che spieghi come partecipare all’evento e dare la possibilità al pubblico di testare la piattaforma con tutti i suoi strumenti. Ciò allevierà lo stress e fornirà un’esperienza complessiva migliore a ciascun partecipante. E se il tuo evento ha un ospite particolare, è consigliato fargli registrare un video di presentazione per introdurlo al pubblico.

Arrivati a questo punto penso che ti possa far piacere leggere 7 suggerimenti per organizzare eventi online. 

Come aumentare il coinvolgimento dei partecipanti

Coinvolgere e mantenere alta l’attenzione dei partecipanti durante tutto l’incontro è la sfida di chi conduce un evento online. Se pensi sia una sfida impossibile, sono felice di dirti che in realtà sono molte le opportunità che hai per coinvolgere il tuo pubblico.

La tecnologia mette a disposizioni vari strumenti utili ad appassionare il pubblico che ti ascolta, ad esempio puoi usare sondaggi dal vivo o instaurare un dibattito con sessioni di domande e risposte. Inoltre, grazie alle applicazioni mobile e alla loro funzione di messaggistica, i partecipanti possono organizzare incontri virtuali e costruire un proprio network.

Infine, ti consiglio di non sottovalutare il grande potere dei social media, uno dei mezzi di coinvolgimento più efficaci del momento. Abbina al tuo evento un hashtag e fai in modo che i partecipanti pubblichino uno foto della loro partecipazione o dei contenuti più salienti dell’evento. Lasciare loro qualcosa di memorabile da condividere li farà sentire parte di una community e aumenterà il valore percepito del tuo evento online.

Networking e collegamenti durante gli eventi virtuali

Non avere la possibilità di stringere una mano, non significa non avere l’opportunità di fare rete e conoscere nuove persone interessanti. Abbiamo già detto come le applicazioni mobile per eventi abbiano un ruolo centrale nella costruzione della rete sociale tra il pubblico: sia da telefonino che da browser web, i partecipanti possono comunicare tra loto attraverso un sistema di messaggistica ed eventualmente programmare anche incontri.

È importante fornire un tempo dedicato al networking per incoraggiare il pubblico a conoscersi e incontrarsi. Con l’aiuto dei dati di registrazione è possibile collegare le persone con interessi simili, impostare chat di gruppo e dei breakout durante l’evento.

Se fai parte di un’organizzazione o sei un professionista e hai ancora qualche dubbio, non ti resta che leggere anche la guida completa dedicata ad aziende ed organizzazioni.

 

I dati di un evento virtuale

I dati di un evento online sono diversi da quelli ottenuti durante un evento di persona. Comunque, la raccolta avviene prima, durante e dopo l’evento e i risultati possono essere utilizzati per qualificare i lead, provare il successo dell’evento e apportare miglioramenti per l’anno successivo. Quando parliamo di dati raccolti durante un evento online, facciamo riferimento a:

  • Numero di registrazioni
  • Informazioni demografiche sui partecipanti
  • Registrazione alla sessione
  • Tassi di apertura e clic delle e-mail
  • Risultati del sondaggio post-evento
  • Numero di contatti
  • Interesse per l’acquisto
  • Valutazioni della sessione
  • Feedback della sessione
  • Coinvolgimento e portata dei social media

Dimostrare il successo di un evento virtuale

Una volta che hai raccolto tutti i dati del tuo evento, come fai a capire se è stato davvero di successo?

Il successo di un evento online dipende da quanto i dati raccolti si allineano con gli obiettivi di business posti in precedenza, dalla corretta identificazione degli indicatori chiave di performance e dall’analisi stessa dei dati. Dimostrare il ROI, ovvero il Return On Investments, del tuo evento richiede un’analisi di costi e benefici: i costi sono rappresentati dai costi diretti, spese indirette e costi di opportunità; i benefici sono espressi come entrate dirette, entrate attribuite, pipeline di vendita attribuita, brand equity e scambio di conoscenze.

Pensando i costi rispetto ai benefici, potrai dimostrare la buona riuscita del tuo evento virtuale. Ricorda che è importante stabilire le metriche di successo prima che l’evento inizi, così da poterle confrontare con i risultati ottenuti una volta concluso.

Come trasformare un evento in presenza in un evento online last minute

Ci sono momenti in cui devi fare una scelta: cancellare l’evento o renderlo virtuale. Quante volte ti è capitato in questo anno di pandemia? Scommetto che almeno una situazione così l’hai vissuta anche tu.

Spostare un evento online non è poi così difficile se si hanno gli strumenti giusti a disposizione. Se non sai da dove partire, eccoti un buon inizio: una serie di domande da porti prima di trasformare il tuo evento che ti aiuteranno a capire se hai la possibilità e le capacità per farlo.

  • La tua agenda può essere tradotta in un ambiente virtuale o è necessario un evento di persona?
  • Come monitorerai le presenze?
  • La tua organizzazione ha una soluzione di riunione virtuale?
  • La tua organizzazione ha membri dello staff che possono supportare e gestire gli aspetti tecnici di un evento virtuale?
  • Puoi gestire la larghezza di banda?
  • I tuoi partecipanti hanno tutto il materiale necessario per partecipare virtualmente?

 Ora che hai capito se il tuo evento può diventare virtuale, puoi passare alle successive tre fasi.

  1. Aggiorna il sito web dell’evento e manda un’e-mail ai partecipanti per comunicare che l’evento sta diventando virtuale e le ragioni del cambiamento
  2. Offri ai partecipanti una guida su come partecipare all’evento online
  3. Aggiungi il link alla registrazione della sessione o alla trasmissione dal vivo nell’agenda

Oltre a tutte queste informazioni ha la possibilità di seguire il nostro corso online dedicato all’organizzazione degli eventi.

 

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Eventi virtuali come parte del vostro programma di meeting

Ci sono davvero moltissimi tipi diversi di eventi virtuali tra cui trovare la struttura più adatta a te, ma quando si cerca di organizzare qualcosa di creativo e innovativo l’ispirazione può essere un problema. Puoi aggiungere alla tua conferenza un po' di divertimento, giocare sull’ironia o coinvolgere i partecipanti con sondaggi dal vivo e sessioni di chat di gruppo. Le possibilità sono davvero infinite!

In conclusione, possiamo confermare che aggiungere gli eventi online come strategia digitale al tuo programma di meeting è una mossa vincente. Sicuramente un evento virtuale non ha lo stesso potere di un incontro di persona, ma è una buona alternativa quando le circostanze lo rendono necessario. Avere sempre a disposizione un piano e la tecnologia appropriati significa non arrivare impreparati di fronte a un cambio improvviso e dare ai partecipanti un’offerta comunque di alto valore.

 Spero che questo articolo ti abbia fornito una panoramica completa su come e perchè organizzare eventi virtuali e integrarli nella tua strategia di marketing e comunicazione. Sono molteplici gli aspetti da tenere in considerazione a diversi livelli. Quello che posso dirti con fermezza è di non improvvisare mai e di affidarti a professionisti del settore. Scegliere i partner giusti a cui affidare i propri eventi virtuali è essenziale per raggiungere tutti i tuoi obiettivi. 

Per questo motivo WebinarPro mette a tua completa disposizione tutto il know-how generato in questi anni di esperimenti, errori e successi. Non devi fare altro che contattarci compilando il modulo e verrai contattato senza impegno da un consulente esperto.

 

Articolo ispirato a cvent.com

Piattaforme per eventi online: cosa sono?

A partire dal 2020 (ed è inutile ricordarti cosa è successo!), le piattaforme per eventi online sono diventate una categoria molto desiderata: in mancanza di certezze (green pass, zone colorate, rischio di chiusure locali, ecc.) tutti vogliono organizzare eventi online, riducendo il rischio di cancellazioni, defezioni e investimenti andati in fumo.

Così, molte aziende hanno iniziato a sviluppare piattaforme per eventi online molto articolate.  Ma di cosa stiamo parlando? Ecco la definizione di cosa è una piattaforma per eventi online.

Una piattaforma per eventi online è un servizio web, app o software che permette di organizzare un evento virtuale gestendo ogni aspetto: location virtuale, accesso riservato, contenuti live, eventuali stand virtuali, spazi per gli sponsor, ecc.

Ma quindi, cosa ci possiamo aspettare in questo settore?

Quali sono le features in corso di sviluppo e quali le caratteristiche di una piattaforma per eventi digitali che si rispetti?

In questo articolo vogliamo parlare proprio dei nuovi trend delle piattaforme per eventi virtuali.

 

piattaforme per eventi online

Organizzare eventi online: piattaforma o servizio?

Prima di tutto dobbiamo distinguere tra due aspetti importanti.

Da un lato abbiamo le piattaforme complete per gestire eventi digitali di tutti i tipi. Si tratta di software preconfigurati che ti permettono di gestire ogni aspetto del tuo evento virtuale: pianifichi gli eventi, gestisci gli spazi virtuali, crei gli stand, e tutto quello che occorre dalla A alla Z per gestire ogni singolo aspetto del tuo evento virtuale.

Molte di queste piattaforme ormai gestiscono l’evento virtuale in 3D: l’aspetto dell’interfaccia riprende un evento tradizionale, lo emula in un ambiente immersivo che, come nei videogame più recenti, oppure in SecondLife  offre un’esperienza molto ricca ed emozionante.

Veniamo alla secondo opzione: i servizi di gestione degli eventi online.

In questo secondo caso, esistono agenzie per eventi virtuali (e WebinarPro ha un servizio ad hoc per gestire gli eventi digitali) che si occupano di fare tutte queste cose:

  • Organizzare l’evento (relatori, agenda, calendario, accessi, ticket, ecc.)
  • Sviluppare un ambiente 3D per gestire l’esperienza utente
  • Gestire e ottimizzare gli eventi dal vivo (ad es. le presentazioni online al congresso).
  • Rendere tutto il sistema omogeneo

Se i vantaggi del primo tipo di gestione degli eventi online è la velocità e relativa semplicità di creazione, i vantaggi del secondo tipo è che hai un servizio chiavi in mano, che include tutto ciò che riguarda la configurazione dell’evento sul lato tecnico e che permette la massima tranquillità e professionalità.

Clicca sull’immagine, se ti può interessare la seconda opzione e se vuoi parlare del tuo evento al team di WebinarPro.

 

La gestione degli eventi online con le piattaforme digitali all inclusive

Molte aziende nel corso di questi due anni si sono affidate a questo tipo di servizio (il primo dei due che ti abbiamo descritto), ma quali sono i vantaggi concreti di questo tipo di software e quali gli svantaggi?

Vediamo questi vantaggi dei software per eventi digitali nel dettaglio:

  • Fai tutto in completa autonomia
  • Personalizzi il materiale visivo con un range tutto sommato contenuto di opzioni
  • Risparmi denaro nella gestione dell’organizzazione
  • Riduci il personale pre-evento
  • Solitamente hai a disposizione un wizard che ti aiuta nella configurazione

Esistono anche dei limiti dei software per la gestione eventi? Sì, e vediamoli nel dettaglio.

  • Nessun livello di personalizzazione: spesso i vincoli grafici sono molto rigidi
  • Poca attenzione al servizio, massima attenzione all’interfaccia
  • Nessun supporto strategico: hai un software, ma non è detto che tu sappia come organizzare l’evento
  • Brandizzazione limitata
  • Strutture e processi rigidi
  • Nessuna strategia di marketing o lancio dell’evento digitale

Solitamente questi software vengono scelti da aziende ed enti che organizzano eventi e che desiderano un servizio veloce, puntando più sul semplice raccoglitore di materiali, che sull’evento in sè.

Se vuoi qualcosa di più, dalla nostra esperienza, devi puntare sul servizio completo di gestione degli eventi digitali.

Vediamolo.

piattaforme per eventi online

Eventi digitali online: il servizio completo

Come hai capito, il servizio rispetto a un semplice software o piattaforma per gli eventi digitali è adatto ad aziende, organizzazioni, associazioni ed enti che vogliono strutturare une vento digitale più completo e affidabile, con la massima personalizzazione possibile.

Solitamente, le richieste per i servizi di organizzazione eventi digitali sono queste:

  • Solitamente organizzavamo l’evento in presenza, ma ora vogliamo trasformarlo in evento virtuale.
  • Desideriamo offrire un’esperienza innovativa e coinvolgente
  • Vogliamo che il brand venga valorizzato e sia sempre ben visibile
  • Vogliamo stupire, oltre che informare e formare i nostri partecipanti
  • Ci serve un servizio completo, che gestisca anche le live e la parte congressuale
  • Non vogliamo imprevisti e vogliamo la massima sicurezza e garanzia di risultato

Se ti ritrovi in queste righe, clicca subito su questa immagine:

piattaforme per eventi online

I vantaggi di un servizio completo di organizzazione degli eventi virtuali sono molti:

  • Rapporto diretto con persone esperte in grado di consigliarti
  • Personalizzazione pressochè infinita
  • Servizio completo prima, durante e dopo l’evento
  • Strategia di marketing, di vendita dei ticket, di gestione dei flussi
  • Gestione del team organizzativo o integrazione con figure professionali specializzate nell’online
  • Gestione del brand in tutte le fasi organizzative
  • Localizzazione dell’evento virtuale potenzialmente ovunque, anche nella sede virtuale creata ad hoc dell’azienda
  • Massima interazione ed engagement
  • È possibile raggiungere nuovi livelli di organizzazione dell’evento, di collaborazione, di partecipazione

Esistono anche dei limiti, per essere onesti, di questo tipo di organizzazione degli eventi nel web.

  • Il costo è leggermente più alto, giustificato dalla massima personalizzazione digitale
  • La complessità deve essere gestita da veri professionisti
  • I tempi di realizzazione sono leggermente più lunghi e richiedono un’attenta pianificazione

Considera che abbiamo organizzato eventi spaventosamente complessi in meno di 40 giorni, ma dal punto di vista organizzativo, è necessario immaginare almeno 3 mesi di preavviso, che non sono molti, se ci pensi bene.

piattaforme per eventi online

Piattaforme eventi virtuali: cosa possiamo aspettarci per il futuro?

WebinarPro organizza eventi formativi e di marketing da molto tempo, ben prima del Covid: i primi webinar che abbiamo organizzato risalgono al 2008, per intenderci.

Quello che abbiamo capito è che l’evoluzione di questi eventi digitali è davvero molto veloce.

Ma cosa possiamo aspettarci nel futuro? Abbiamo provato a guardare nella sfera di cristallo e ci aspettiamo che…

L’app “open space” per gli eventi online

L’app per collegarsi ai webinar, quella per il meeting e infine per creare momenti di condivisione e collaborazione per progetti grafici. Qualcos’altro?

La vera esigenza è quella di avere un unico ambiente performante in cui l’utente possa passare da una modalità all’altra in estrema semplicità: la velocità, la semplicità di utilizzo, la versatilità passano anche attraverso questo. E andremo in questa direzione con spazi sempre più articolati e complessi, in grado di creare esperienze ricche, di emozionare, di coinvolgere, di fare lavorare insieme i team.

Breakout rooms: ad ognuno la sua

Non è più importante avere una sala plenaria, ma tante piccole aule chiamate “breakout rooms”: funzione ad oggi già nota ma con molte limitazioni.

In queste aule meeting è possibile collaborare, aprire e chiudere microfono e webcam. Il plus più importante sarebbe quello di poter scegliere manualmente quali utenti inserire e non solo in modo casuale, con la massima versatilità nella gestione dei ruoli dei partecipanti.

In questi spazi, sarà sempre più importante interagire e fare tutto ciò che persino nel mondo reale diventa complesso o difficile (immagina una mappa mentale condivisa da 1000 persone: impossibile nel mondo reale!).

Aumenta la reach con le piattaforme per eventi online

Se il webinar nasce per essere “a porte chiuse” con un pubblico selezionato, ora uno degli elementi più richiesti è quello di poter avere la possibilità di collegare il webinar ai social (Facebook, Instagram e LinkedIn) in diretta.

In questo modo, puoi ampliare la tua reach, incuriosire chi non ti conosce e permettere anche ai tuoi fan che non si son potuti iscrivere di partecipare all’evento online. Chissà se qualche piattaforma per eventi online inserirà questa funzione in modo sempre più integrato, facilitando i livelli di condivisione, creando una gamma ampia di sfumature tra chi è dentro l’evento, chi è fuori, chi condivide, ecc.

Eventi di più giorni

Non è più sufficiente il webinar di un’ora o l’evento di mezza giornata. La maggior parte delle aziende e dei professionisti vorrebbe ospitare un mix di sessioni live, eventi simulati organizzati in più giorni consecutivi.

L’obiettivo è quello di simulare grandi congressi, convegni e fiere ma senza limiti di spazio e tempo. Sarebbe utile anche diversificare i report e le analisi dell’evento: le aziende vogliono sempre di più dati verticali e precisi.

Tutti questi aspetti dipendono molto dall’architettura della piattaforma digitale per gli eventi virtuali e devono poter permettere una gestione molto fluida dell’agenda, con improvvisi cambiamenti e comunicazione tempestiva a tutte le persone coinvolte.

Aule, stand personalizzabili: il brand al centro degli eventi virtuali!

Basta alle interfacce anonime e tutte uguali. Tra le maggiori richieste riceviamo quelle per fare branding: caricare il proprio logo, utilizzare vari sfondi e molto altro. Ogni brand ha la sua storia e vuole esprimere i propri valori. Tutto è importante nel mondo degli eventi online, anche la grafica che deve essere valorizzata nel modo più adatto.

Questa dimensione sarà sempre più centrale e diverrà un must per tutti le piattaforme di supporto agli eventi.

Interattività e coinvolgimento degli eventi digitali

Non solo sondaggi e quiz. Le aziende e i professionisti, ma anche gli utenti stessi, richiedono maggior coinvolgimento durante l’evento.

Oltre ad attuare strategie di comunicazione efficace, indubbiamente nelle piattaforme per eventi online, ci vogliono elementi di spettacolarizzazione dell’evento, che permettano gamification e processi di apprendimento di livello avanzato.

I partecipanti non vogliono annoiarsi e vogliono assolutamente vivere un esperienza memorabile.

Come organizzare un evento online?

Esiste una sequenza che consigliamo a tutti i nostri clienti e che vogliamo suggerire anche a te.

  1. Definisci gli obiettivi del tuo evento
  2. Analizza quanta “parte online” vuoi inserire nel tuo evento
  3. Raccogli informazioni (ad esempio nel nostro blog trovi molti post sul tema degli eventi online, guarda qui)
  4. Definisci: agenda, calendario, budget, numero di relatori, esigenze organizzative, ticket, ecc.
  5. Contatta degli esperti (qui sotto trovi il modulo, per fare prima!)

Puoi improvvisare, puoi anche fare in modo completamente autonomo, ma dalla nostra esperienza, solitamente il fai-da-te costa molto di più di un evento organizzato da professionisti.

E poi, diciamolo, chiedere non costa nulla, ma ti permette di avere più opzioni tra qui scegliere per rendere il tuo evento memorabile e professionale.

Ora hai tutte le info che ti occorrono per organizzare il tuo evento digitale.

Noi siamo qui per aiutarti.


Durante l’evento Zoomtopia del 2021, Zoom ha deciso di stupire ancora una volta il pubblico con le nuove features della piattaforma, lanciando la soluzione Zoom Events.

Il focus della nuova release è la collaborazione tra i team, la gestione di diverse integrazioni per creare flussi di lavoro più omogenei ed efficaci e il lavoro di engagement a livello di community di tutti i partecipanti a un webinar e non solo.

Anticipiamo che alcuni features sono adatte a utilizzo avanzato di questo straordinario strumento per eventi online, webinar e webmeeting che probabilmente al grande pubblico non faranno questa grande differenza.

Il vero cambiamento avviene per chi usa Zoom per i propri eventi digitali e che necessita di features molto avanzate.

 

zoom events

 

Mantenere le persone sempre connesse tra loro nonostante le distanze, fornire strumenti che possano agevolare il lavoro agile sconfinando ben oltre l’ambiente lavorativo tradizionale. Cambiare il modo in cui le persone stringono mani, firmano contratti e collaborano tra loro: rivoluzionare modi, tempi e contesti della comunicazione.

Ha questa fisionomia l’ambiente virtuale immaginato da Eric Yuan, informatico e imprenditore cinese, nonché inventore e ideatore di Zoom, il cui scopo è potenziare i team ibridi, collegare flussi di lavoro e costruire community di persone, che interagiscono tramite piattaforme digitali, capaci di superare limiti di tempo e luogo.

In questi ultimi anni Zoom è diventata rapidamente la piattaforma per videoconferenze più scaricata, usata e richiesta da una grande numero di utenti.

Zoom Events permetterà di concentrare in un unico ambiente le risorse per l’organizzazione di eventi digitali (dal meeting aziendale alla grande fiera virtuale), con tante nuove features che semplificheranno la gestione di un alto numero di partecipanti con una soluzione all-in-one, per gestire serie di eventi, anche quelli pianificati in momenti diversi.

Se ancora non conosci Zoom, ti consigliamo di leggere questi nostri articoli introduttivi: Come usare Zoom: guida completa su dispositivi e impostazioni e Riunione su Zoom Meeting: guida completa in italiano.

Un’esperienza virtuale inclusiva: le novità di Zoom Events

Conference è la nuova tipologia di evento con cui potrai costruire le tue conferenze su Zoom Events ospitando eventi di natura diversa, e su più giorni, ma gestendoli facilmente all’interno di un unico ambiente.

E-mail brandizzate, indagini, registrazioni, report dettagliati di ogni sessione, analisi e incrocio dei dati, e tante features ancora da scoprire per gli eventi in Conference su Zoom.

Con Zoom Events, gli organizzatori potranno:

  • Ospitare fino a 13 sessioni simultanee in una sola volta
  • Ospitare un evento per cinque giorni
  • Trasmettere le varie sessioni nella sala generale della conferenza
  • Accedere a più ampie opportunità di branding
  • Mostrare gli sponsor in una sezione dedicata
  • Fornire ai partecipanti una rete di contatti tramite chat di sessioni individuali
  • Offrire un elaboratore di itinerari per i partecipanti

L’organizzazione degli eventi virtuali ora ha uno strumento completo che permette di organizzare meglio tutti i tipi di eventi.

 

zoom events

Backstage Zoom: una green room in parallelo con la plenaria

Uno spazio sempre aperto per il backstage a disposizione di relatori, moderatori e supporto di regia.

Una green room sempre accessibile che l’intero staff coinvolto potrà utilizzare per le attività di gestione e monitoraggio, processo che prima avrebbe richiesto l’attivazione di due piattaforme diverse.

Integrazione di app immersive all’interno della piattaforma

Portare le persone dentro le App senza lasciarle uscire dalla piattaforma. Una novità interessante per il tuo business e per tutti coloro che utilizzano piattaforme digitali per gestire i loro progetti.

Chi organizza una riunione, per esempio, dovrà semplicemente cliccare su “Collaborate” per condividere con il team un documento di Google Workspace, consentendone non solo la visualizzazione ma anche la modifica.

Collegare tutto il mondo: servizi di traduzione e trascrizione su Zoom e su Zoom Events

Prima di tutto un chiarimento: stiamo parlando di tutte le novità di Zoom, in corso di release e già attive sulle principali licenze in circolazione.

Tra le novità in cantiere, per una maggiore integrazione volta a rimuovere quei limiti che rendono spesso le modalità di scambio e fruizione di informazioni poco dinamiche, gli sviluppatori di Zoom prevedono di estendere la trascrizione automatica a 30 lingue, oltre alle 12 lingue per la traduzione simultanea.

L’obiettivo è quello di collegare realmente gli utenti di tutto il mondo, potenziando un sistema che di fatto ha decretato il successo di Zoom su altre piattaforme P2P, che non consentono invece di attivare i canali di traduzione.

Facilitatori grafici: lavagna Zoom su tutti i dispositivi 

La nuova lavagna virtuale Zoom, già anticipata negli scorsi mesi, permetterà una collaborazione asincrona ed efficace tra gli utenti tramite una vasta gamma di dispositivi, fornendo un’esperienza di riunione più coinvolgente, dinamica e flessibile.

Ogni utente sarà in grado di interagire con una lavagna virtuale di Zoom, uno strumento ideale per il lavoro in team in ambito aziendale, ma che si presenta comunque come un’ottima soluzione anche per eventi di più ampio respiro.

Share Screen Zoom: nuove funzionalità per la condivisione schermo

La condivisione dello schermo e delle slide rappresenta una funzionalità fondamentale in ogni evento digitale.

Con pochi ma preziosi accorgimenti il team di Zoom finalmente ha dato una risposta concreta a quelle richieste pragmatiche di chi utilizza già da tempo le piattaforme Zoom.

L’obiettivo è migliorare la user experience dell’utente: le nuove funzionalità di Share Screen su Zoom semplificheranno la gestione delle presentazioni e potenzieranno il canale di comunicazione principale tra organizzatori, relatori e partecipanti.

Ecco alcune delle novità:

  • Con un’impostazione simile al telecomando, più persone possono controllare contemporaneamente le diapositive, limitando l’intervento tramite voce.
  • Chat bidirezionale in sala d’attesa: la funzionalità che consente di aggiornare i partecipanti alla riunione, ampliando il sistema di messaggistica nella sala d’attesa.

Immagina di organizzare il tuo prossimo evento con queste funzionalità e di gestire i relatori con tutte queste features: tutto risulta essere più fluido, sicuro e semplice da gestire.

Zoom per il team di lavoro: integrazioni con la suite office e il cloud storage

In programma, sempre nell’arco dell’anno, anche il rilascio di integrazioni native con vari strumenti di cloud storage, tra cui SharePoint e Box, per poter facilmente condividere e collaborare su documenti direttamente dal client Zoom. Il tutto, ed è questa la novità, senza passare da un’applicazione all’altra e senza uscire dall’ambiente meeting.

 

Tutte queste nuove feature ti confondono? Non ti preoccupare, è normale!

Ogni grande cambiamento può disorientare e se stavi pensando di acquistare la tua piattaforma webinar Zoom, con tutte queste informazioni ora ti sembra più difficile.

zoom events1. Vuoi imparare a usare meglio Zoom Webinar e Zoom Meeting?

Puoi iscriverti subito al nostro corso online completo dove imparerai come utilizzare la piattaforma in ogni sua funzionalità e in modo professionale.

Si tratta del Corso online in italiano su Zoom più completo e aggiornato disponibile sul mercato.

È stato realizzato da Fabio Ballor, co-fondatore di WebinarPro e uno dei maggiori esperti italiani in piattaforme webinar, insieme a Simone Albanese, esperto in piattaforme e servizi online per la comunicazione e la formazione digitale.

Il corso è in continuo aggiornamento per via delle features che hai letto in questo post e ogni aggiornamento viene inserito direttamente nel corso.

In poche lezioni sarai in gradi di organizzare i tuoi eventi in un’aula virtuale con Zoom in modo completo e professionale, conoscendo tutte le features che la maggior parte degli utenti ignora.

2. Se vuoi acquistare la tua piattaforma Zoom ma non sai come sceglierla?

Non ti preoccupare, sappiamo come aiutarti.

Qui sotto puoi compilare questo form per farti contattare dal nostro team di supporto commerciale specializzato nell’organizzazione di eventi digitali e piattaforme webinar.

Insieme discuterete i tuoi bisogni, le tue necessità e troverete la soluzione migliore.

Il nostro obiettivo è farti risparmiare denaro nel momento in cui acquisti una piattaforma webinar, ridurre il senso di disorientamento di chi la acquista in modo autonomo e farti sentire a tuo agio nella scelta della piattaforma più adatta alle tue esigenze.

La chiamata è completamente gratuita e non ti impegna in nessun acquisto, ma ti permette di non correre rischi con acquisti affrettati e molto costosi.

zoom events


Cos’è un evento virtuale

Ormai ne parlano tutti: gli eventi virtuali stanno cambiando la vita di aziende e organizzazioni.

Se il 2020 è stato l’anno di svolta del mondo degli eventi digitali, è anche vero che oggi viviamo in un limbo in cui molte aziende non sanno cosa fare. Mi spiego.

Prima del 2020 possiamo dire che la percentuale di aziende, associazioni e organizzazioni che organizzavano eventi digitali era davvero bassa. Eravamo abituati a meeting, convention, congressi e fiere in presenza, in qualsiasi posto del mondo, raggiungibile con un numero variabile di mezzi di trasporto e ore di viaggio. Era la prassi.

Poi il Covid-19: il lockdown, le restrizioni, l’epopea infinita delle vaccinazioni, il green-pass (ne abbiamo parlato in un articolo specifico sul tema degli eventi come fiere e congressi). Oggi chi deve organizzare un evento online è bloccato e non sa davvero cosa fare.

Per questo abbiamo scritto questo articolo per chiarire tutto quello che occorre a un’azienda, un’organizzazione o un’associazione per organizzare un evento digitale di successo.

Partiamo dalla definizione di evento virtuale. Prima di tutto, cos’è un Evento?

Un evento è un momento di incontro che può assumere la forma di manifestazione, congresso, fiera, convegno in cui più persone si trovano raccolte nello stesso posto con finalità e obiettivi che possono essere commerciali, culturali, promozionali, sociali.

E cosa cambia quando usiamo il termine evento virtuale o evento digitale?

Semplice, la location non è più fisica, gli scambi sono virtuali, mediati da computer e dispositivi mobili e le relazioni tra le persone avvengono nel web.

Diversi tipi di eventi virtuali

Morethandigital ha fatto di più e nel suo articolo What are digital events and their advantages and disadvantages? ha differenziato diversi tipi di eventi non tradizionali:

1. Eventi remoti

Un evento remoto è definito come una collaborazione a distanza, ad esempio via e-mail. Di solito, rientrano in questa categoria gli eventi organizzati per i team aziendali, come i workshop all’interno di un’organizzazione. Diciamo che l’accento di questo tipo di eventi è sulla distanza.

2. Eventi virtuali

Negli eventi virtuali non c’è contatto fisico tra i partecipanti: grazie a specifici software per eventi virtuali (che vedremo dopo cosa sono e come funzionano), i partecipanti si muovono in spazi digitali, eventualmente con avatar personalizzati, fruendo di contenuti più o meno interattivi, con presentazioni, lezioni, speech, che sono sia caricate online (le consumi on demand, come un video su YouTube, ad esempio) sia dal vivo in diretta.

Questo formato è particolarmente adatto per fiere, esposizioni virtuali e presentazioni di prodotti.

3. Eventi online

Gli eventi online ormai sono completamente associati ai webinar e a tutte le loro formulazioni: quando ci sono in gioco piattaforme webinar come GoToWebinar, Zoom, Adobe Connect, WebEx oppure quando vengono sfruttate le potenzialità di piattaforme streaming come Facebook Live, YouTube Live e StreamYard.

Il focus di questo tipo di eventi online è la raccolta di più persone in un ambiente digitale (la piattaforma webinar o streaming) per la condivisione di contenuti.

4. Eventi digitali

Gli eventi digitali sono eventi interattivi, organizzati e orientati all’esperienza, ma la grande differenza è giocata proprio dall’esperienza stessa, dalla creazione di spazi speciali che permettano determinate attività di condivisione tra i partecipanti.

Lo so, hai la vertiginosa sensazione che i quattro tipi di eventi non siano così differenti, ma posso confermarti che dall’esperienza diretta di WebinarPro queste sfumature rappresentano una buona semplificazione della varietà di questi eventi.

Per comodità useremo in questo articolo tutte le etichette che hai appena conosciuto indiscriminatamente, riferendoci quindi a questa definizione di evento virtuale:

Un momento di incontro tra più persone che avviene in un ambiente digitale nel web, durante il quale si scambiano contenuti e idee. L’evento virtuale può svilupparsi in più giornate, con sessioni plenarie e sessioni parallele, svolte completamente online e con momenti di interazione e networking tra partecipanti, relatori e organizzatori.

eventi virtuali

Perché organizzare un evento virtuale?

Le motivazioni sono molto diverse e dipendono da tanti aspetti. Forse concentrarci sui vantaggi e gli svantaggi degli eventi online ti permette di individuare il caso specifico che più si adatta alla tua azienda, alla tua organizzazione o alla tua associazione.

Elenchiamoli tutti.eventi virtuali

  • Puoi raggiungere i tuoi partecipanti ovunque nel mondo
  • Riduci i costi di trasferta di ogni partecipante
  • Riduci i costi di una sede fisica, del personale, dei materiali da produrre, dei gadget, ecc.
  • Riesci a organizzare meglio l’agenda degli interventi riducendo le interferenze esterne
  • Conosci in anticipo il profilo dei tuoi partecipanti e dei tuoi relatori, e puoi organizzare meglio le attività
  • Risparmi un sacco di tempo (spostamenti, logistica, viaggi, ecc.)
  • Gestisci un processo più integrato e omogeneo tra ciò che accade prima, durante e dopo l’evento
  • Hai un tracciamento più specifico delle attività che ogni persona compie in ogni passaggio
  • Puoi sperimentare nuove modalità di interazione e presentazione dei contenuti
  • Escludendo la componente di sviluppo grafico (ad esempio di un padiglione per la fiera in 3D), riduci i tempi di organizzazione generale dell’evento

Come vedi ci sono diversi vantaggi nell’organizzare il tuo evento in formato digitale o virtuale.

Ma ne vogliamo aggiungere altri 3 ancora più importanti e te li vogliamo porre in formato di domanda:

  1. I tuoi concorrenti stanno organizzando eventi di questo tipo?
  2. Quanti eventi virtuali hai già visto nel tuo settore?
  3. Perché no?

E all’ultima domanda puoi rispondere, se vuoi, nei commenti.

I limiti dell’organizzazione di eventi virtuali e meeting online

Ok, non è tutto oro quello che luccica e vogliamo essere chiari e diretti:

Organizzare un evento virtuale non è sempre più facile

Questo non vuol dire che non si possa fare, anzi: quotidianamente WebinarPro organizza decine di eventi online del tipo che stai pensando tu (guarda ad esempio i nostri case studies di successo da cui puoi prendere spunto per il tuo evento digitale oppure scopri la nostra pagina eventi virtuali che ha già salvato la vita a decine di aziende e associazioni, tra cui Telethon, SaveTheChildren, Cies, NeoLife, e molti altri).

Devi però essere consapevole nell’organizzare il tuo evento non tradizionale, che puoi incontrare alcuni difficoltà. Eccone alcune .

  1. Tecnologia. Gli eventi digitali richiedono molta tecnologia, prevalentemente digitale (via web, per intenderci), ma a volte anche fisica (intesa come hardware: telecamere, microfoni, luci, ledwall, greenscreen, ecc).
    In WebinarPro abbiamo testato decine di strumenti, sia digitali che fisici, riducendo la gamma di scelta a una rosa contenuta, adatta a più esigenze e a diversi budget: la soluzione è quella di individuare la combinazione più adatta, senza lasciarsi sopraffare dalla gamma di scelte, e affidarsi a chi le ha già testate.
  2. Relazione umana. La mancanza di contatto diretto blocca alcune organizzazioni e mette il dubbio che la soluzione virtuale o digitale siano meno efficaci di quelle in presenza. Tutto dipende da una sola parola: progettazione.
    Se progetti bene il tuo evento, immagini tutti i flussi, parti dagli obiettivi e costruisci l’evento con una logica veramente user centered, allora tutto scorre e i partecipanti sono soddisfatti. Devi considerare le abitudini, le esigenze, le diverse profilazioni dei tuoi partecipanti e dei relatori, per creare spazi e momenti di incontri efficaci e coinvolgenti. La parola chiave è engagement.
  3. Networking. Uno degli elementi imprescindibili di un evento digitale è la capacità di incontrare le altre persone, creare network e fissare le basi per relazioni professionali future. Anche gli eventi virtuali dovrebbero ottenere questo risultato.
    Esistono molti modi per farlo: ambienti virtuali progettati per questo scopo, spazi e app di networking, eventi collaborativi, tool per la costruzione collaborativa di contenuti, ecc. Anche in questo caso, la sperimentazione e la pratica fanno la differenza, e lo abbiamo visto in molti nostri eventi che puoi prendere come spunto
  4. Human Touch, prima dell’High Tech. Prima di tutto le persone. Sembra scontato ma anche gli eventi digitali devono davvero mettere al centro le persone, le loro emozioni, le loro esperienze.
    Noi testiamo ogni relatore, per garantire che tutto funzioni e, soprattutto, per creare una relazione di fiducia prima dell’evento. Questa fiducia si trasformerà durante le live in collaborazione, in ambiente amichevole e, per il relatore, significa rilassarsi e godersi l’esperienza in modo completo. I partecipanti avranno quindi la possibilità, anche grazie a video-tutorial specificamente studiati, di godersi un evento professionale, elegante e coinvolgente.

eventi virtuali

Eventi virtuali 3D: sono il futuro?

La risposta, purtroppo, è negativa.organizzare eventi online

Gli eventi virtuali 3D non sono il futuro ma rappresentano il presente: sempre più aziende e associazioni organizzano i loro meeting aziendali, i loro congressi e le loro esposizioni, anche in forma di fiera 3D completamente online.

Gli eventi virtuali in 3D sono quindi una realtà sempre più diffusa: l’ambiente virtuale permette l’organizzazione in uno spazio digitale molto articolato (stanze, corridoi, ambienti differenziati, stand in 3D, ecc.) di un evento molto simile a quello che accadeva (e accade) in presenza, con la differenza che i partecipanti possono non spostarsi dalla loro sede e partecipare senza muoversi di un centimetro.

Oltretutto, gli ambienti virtuali consentono molte attività che negli ambienti tradizionali non sarebbero possibili.

Software per eventi virtuali: quale scegliere?

Nel corso del 2021 sono esplosi i software per organizzare eventi virtuali: una recente indagine ne ha fatti emergere almeno 150 ottimi software per l’organizzazione di eventi digitali.

Ma di cosa stiamo parlando?

Per essere realizzato, un evento virtuale necessita di un software, un’app o un servizio web che permetta di creare un’esperienza condivisa tra tutti i partecipanti. In questo spazio virtuale vengono condivisi video, materiali, spazi interattivi, spazi di collaborazione e networking e in backend deve avere un gestionale che permetta di gestire e monitorare gli accessi, tracciare le principali statistiche di interazione e raccogliere informazioni e profili dei partecipanti.

Il software per eventi virtuali è quindi un connettore che permette ai partecipanti di interagire, scambiare informazioni, raccogliere idee, fruire di materiali multimediali e molto altro ancora.

Quando due anni fa abbiamo iniziato a sviluppare la nostra soluzione software per eventi digitali in 3D, abbiamo subito capito che occorreva fornire alcuni elementi imprescindibili:

  • Spazi belli da vedere e facili da fruire
  • Riduzione di ogni ostacolo o barriera architettonica (anche se cognitiva e simbolica)
  • Definizione di percorsi semplici e intuitivi per permettere a ogni partecipanti di raggiungere gli spazi target (ad esempio gli espositori in una fiera o i materiali didattici in un convegno scientifico).
  • Massima interazione tra tutte le persone, sia via webmeeting, sia via webinar o streaming, sia via chat e altri strumenti di interazione
  • Possibilità di creare eventi davvero immersivi con regia digitale di livello avanzato
  • Semplicità di accesso per i relatori, con test e strumenti in grado di ridurre al minimo l’impatto e lo stress di un evento virtuale
  • Servizi ad alto valore aggiunto per creare momenti formativi e di comunicazione ad alto engagement

Insomma, il mondo degli eventi virtuali, come hai visto è complesso e molto articolato.

eventi virtuali

Quanto costa un evento virtuale?

Ti starai chiedendo, ma economicamente come siamo messi? La risposta ti piacerà.

È economicamente molto accessibile e da alcune nostre stime, il costo di un evento tradizionale può essere 10, se non 50 volte superiore alla sua edizione virtuale.

Un evento virtuale può partire dai 3-4.000 euro e arrivare a 20-30.000 euro includendo ogni aspetto.

Per le fiere virtuali questo prezzo può salire molto, considerando la complessità dell’evento, ma come puoi vedere esistono soluzioni economiche e abbordabili che permettono di ottenere straordinari risultati senza dover impazzire con il budget.

Le variabili che possono influire sul prezzo di un evento virtuale sono molte, e la soluzione migliore e analizzare insieme la tua idea e il tuo budget per trovare la soluzione migliore per ogni esigenza.

Come rendere unico un evento virtuale

L’obiettivo di ogni organizzatore di eventi virtuali è poter offrire un’esperienza con alcune caratteristiche:

  • Facilità d’accesso
  • Flessibilità degli spazi
  • Spazio espositori, sponsor, finanziatori
  • Capacità di fornire tutte le informazioni a tutti i partecipanti
  • Massima partecipazione di tutte le persone interessate

Questo significa una sola cosa: essere capaci di rendere memorabile, emozionante e unico il tuo evento virtuale!

Per farlo abbiamo creato questo veloce video: riassume alcune delle migliori pratiche per trasformare la tua idea di organizzare un evento digitale in un progetto concreto, efficace e coinvolgente.

Prenditi due minuti per guardarlo e prendi nota dei nostri consigli: ti saranno utili.

Hai preso nota dei consigli per creare l’Effetto Wow?

Ricordati tutti questi spunti.

Ok, ho deciso: voglio organizzare il mio evento digitale

Se hai raccolto tutte le informazioni che ti occorrono per realizzare il tuo evento virtuale e vuoi confrontarti con noi per valutare insieme quali soluzioni puoi adottare, puoi farlo in modo semplice da qui sotto.

Come funziona?
Semplice:

  1. Compila il form qui sotto inserendo tutte le informazioni necessarie per il contatto
  2. Fissiamo una call in cui ragioniamo insieme sulle tue richieste e su come possano essere realizzate
  3. La call non ti impegna in alcun modo: sarai poi libero di muoverti come preferisci, con o senza il nostro supporto

L’unica richiesta che abbiamo per te è semplice e diretta: contattaci con le idee chiare di quale risultato vuoi ottenere. Rifletti e raccogli informazioni su tempi, numero di partecipanti, ipotesi di date, priorità (=cosa vuoi assolutamente avere nel tuo evento e cosa può essere secondario) e budget a tua disposizione.

Riceviamo molte richieste e avere alcune di queste informazioni ci permette di rendere più efficiente ogni singola call.