Eventi virtuali: guida completa per aziende ed organizzazioni

Cos’è un evento virtuale

Ormai ne parlano tutti: gli eventi virtuali stanno cambiando la vita di aziende e organizzazioni.

Se il 2020 è stato l’anno di svolta del mondo degli eventi digitali, è anche vero che oggi viviamo in un limbo in cui molte aziende non sanno cosa fare. Mi spiego.

Prima del 2020 possiamo dire che la percentuale di aziende, associazioni e organizzazioni che organizzavano eventi digitali era davvero bassa. Eravamo abituati a meeting, convention, congressi e fiere in presenza, in qualsiasi posto del mondo, raggiungibile con un numero variabile di mezzi di trasporto e ore di viaggio. Era la prassi.

Poi il Covid-19: il lockdown, le restrizioni, l’epopea infinita delle vaccinazioni, il green-pass (ne abbiamo parlato in un articolo specifico sul tema degli eventi come fiere e congressi). Oggi chi deve organizzare un evento online è bloccato e non sa davvero cosa fare.

Per questo abbiamo scritto questo articolo per chiarire tutto quello che occorre a un’azienda, un’organizzazione o un’associazione per organizzare un evento digitale di successo.

Partiamo dalla definizione di evento virtuale. Prima di tutto, cos’è un Evento?

Un evento è un momento di incontro che può assumere la forma di manifestazione, congresso, fiera, convegno in cui più persone si trovano raccolte nello stesso posto con finalità e obiettivi che possono essere commerciali, culturali, promozionali, sociali.

E cosa cambia quando usiamo il termine evento virtuale o evento digitale?

Semplice, la location non è più fisica, gli scambi sono virtuali, mediati da computer e dispositivi mobili e le relazioni tra le persone avvengono nel web.

 

Diversi tipi di eventi virtuali

Morethandigital ha fatto di più e nel suo articolo What are digital events and their advantages and disadvantages? ha differenziato diversi tipi di eventi non tradizionali:

1. Eventi remoti

Un evento remoto è definito come una collaborazione a distanza, ad esempio via e-mail. Di solito, rientrano in questa categoria gli eventi organizzati per i team aziendali, come i workshop all’interno di un’organizzazione. Diciamo che l’accento di questo tipo di eventi è sulla distanza.

2. Eventi virtuali

Negli eventi virtuali non c’è contatto fisico tra i partecipanti: grazie a specifici software per eventi virtuali (che vedremo dopo cosa sono e come funzionano), i partecipanti si muovono in spazi digitali, eventualmente con avatar personalizzati, fruendo di contenuti più o meno interattivi, con presentazioni, lezioni, speech, che sono sia caricate online (le consumi on demand, come un video su YouTube, ad esempio) sia dal vivo in diretta.

Questo formato è particolarmente adatto per fiere, esposizioni virtuali e presentazioni di prodotti.

3. Eventi online

Gli eventi online ormai sono completamente associati ai webinar e a tutte le loro formulazioni: quando ci sono in gioco piattaforme webinar come GoToWebinar, Zoom, Adobe Connect, WebEx oppure quando vengono sfruttate le potenzialità di piattaforme streaming come Facebook Live, YouTube Live e StreamYard.

Il focus di questo tipo di eventi online è la raccolta di più persone in un ambiente digitale (la piattaforma webinar o streaming) per la condivisione di contenuti.

4. Eventi digitali

Gli eventi digitali sono eventi interattivi, organizzati e orientati all’esperienza, ma la grande differenza è giocata proprio dall’esperienza stessa, dalla creazione di spazi speciali che permettano determinate attività di condivisione tra i partecipanti.

Lo so, hai la vertiginosa sensazione che i quattro tipi di eventi non siano così differenti, ma posso confermarti che dall’esperienza diretta di WebinarPro queste sfumature rappresentano una buona semplificazione della varietà di questi eventi.

Per comodità useremo in questo articolo tutte le etichette che hai appena conosciuto indiscriminatamente, riferendoci quindi a questa definizione di evento virtuale:

Un momento di incontro tra più persone che avviene in un ambiente digitale nel web, durante il quale si scambiano contenuti e idee. L’evento virtuale può svilupparsi in più giornate, con sessioni plenarie e sessioni parallele, svolte completamente online e con momenti di interazione e networking tra partecipanti, relatori e organizzatori.

eventi virtuali

Perché organizzare un evento virtuale?

Le motivazioni sono molto diverse e dipendono da tanti aspetti. Forse concentrarci sui vantaggi e gli svantaggi degli eventi online ti permette di individuare il caso specifico che più si adatta alla tua azienda, alla tua organizzazione o alla tua associazione.

Elenchiamoli tutti.eventi virtuali

  • Puoi raggiungere i tuoi partecipanti ovunque nel mondo
  • Riduci i costi di trasferta di ogni partecipante
  • Riduci i costi di una sede fisica, del personale, dei materiali da produrre, dei gadget, ecc.
  • Riesci a organizzare meglio l’agenda degli interventi riducendo le interferenze esterne
  • Conosci in anticipo il profilo dei tuoi partecipanti e dei tuoi relatori, e puoi organizzare meglio le attività
  • Risparmi un sacco di tempo (spostamenti, logistica, viaggi, ecc.)
  • Gestisci un processo più integrato e omogeneo tra ciò che accade prima, durante e dopo l’evento
  • Hai un tracciamento più specifico delle attività che ogni persona compie in ogni passaggio
  • Puoi sperimentare nuove modalità di interazione e presentazione dei contenuti
  • Escludendo la componente di sviluppo grafico (ad esempio di un padiglione per la fiera in 3D), riduci i tempi di organizzazione generale dell’evento

Come vedi ci sono diversi vantaggi nell’organizzare il tuo evento in formato digitale o virtuale.

Ma ne vogliamo aggiungere altri 3 ancora più importanti e te li vogliamo porre in formato di domanda:

  1. I tuoi concorrenti stanno organizzando eventi di questo tipo?
  2. Quanti eventi virtuali hai già visto nel tuo settore?
  3. Perché no?

E all’ultima domanda puoi rispondere, se vuoi nei commenti.

I limiti dell’organizzazione di eventi virtuali e meeting online

Ok, non è tutto oro quello che luccica e vogliamo essere chiari e diretti:

Organizzare un evento virtuale non è sempre più facile

Questo non vuol dire che non si possa fare, anzi: quotidianamente WebinarPro organizza decine di eventi online del tipo che stai pensando tu (guarda ad esempio i nostri case studies di successo da cui puoi prendere spunto per il tuo evento digitale oppure scopri la nostra pagina eventi virtuali che ha già salvato la vita a decine di aziende e associazioni, tra cui Telethon, SaveTheChildren, Cies, NeoLife, e molti altri).

Devi però essere consapevole nell’organizzare il tuo evento non tradizionale, che puoi incontrare alcuni difficoltà. Eccone alcune (in corsivo ho scritto come facciamo a risolverle una a una in WebinarPro).

  1. Tecnologia. Gli eventi digitali richiedono molta tecnologia, prevalentemente digitale (via web, per intenderci), ma a volte anche fisica (intesa come hardware: telecamere, microfoni, luci, ledwall, greenscreen, ecc).
    In WebinarPro abbiamo testato decine di strumenti, sia digitali che fisici, riducendo la gamma di scelta a una rosa contenuta, adatta a più esigenze e a diversi budget: la soluzione è quella di individuare la combinazione più adatta, senza lasciarsi sopraffare dalla gamma di scelte, e affidarsi a chi le ha già testate.
  2. Relazione umana. La mancanza di contatto diretto blocca alcune organizzazioni e mette il dubbio che la soluzione virtuale o digitale siano meno efficaci di quelle in presenza. Tutto dipende da una sola parola: progettazione.
    Se progetti bene il tuo evento, immagini tutti i flussi, parti dagli obiettivi e costruisci l’evento con una logica veramente user centered, allora tutto scorre e i partecipanti sono soddisfatti. Devi considerare le abitudini, le esigenze, le diverse profilazioni dei tuoi partecipanti e dei relatori, per creare spazi e momenti di incontri efficaci e coinvolgenti. La parola chiave è engagement.

  3. Networking. Uno degli elementi imprescindibili di un evento digitale è la capacità di incontrare le altre persone, creare network e fissare le basi per relazioni professionali future. Anche gli eventi virtuali dovrebbero ottenere questo risultato.
    Esistono molti modi per farlo: ambienti virtuali progettati per questo scopo, spazi e app di networking, eventi collaborativi, tool per la costruzione collaborativa di contenuti, ecc. Anche in questo caso, la sperimentazione e la pratica fanno la differenza, e lo abbiamo visto in molti nostri eventi che puoi prendere come spunto
  4. Human Touch, prima dell’High Tech. Prima di tutto le persone. Sembra scontato ma anche gli eventi digitali devono davvero mettere al centro le persone, le loro emozioni, le loro esperienze.
    Noi testiamo ogni relatore, per garantire che tutto funzioni e, soprattutto, per creare una relazione di fiducia prima dell’evento. Questa fiducia si trasformerà durante le live in collaborazione, in ambiente amichevole e, per il relatore, significa rilassarsi e godersi l’esperienza in modo completo. I partecipanti avranno quindi la possibilità, anche grazie a video-tutorial specificamente studiati, di godersi un evento professionale, elegante e coinvolgente.

 

eventi virtuali

Eventi virtuali 3D: sono il futuro?

La risposta, purtroppo, è negativa.organizzare eventi online

Gli eventi virtuali 3D non sono il futuro ma rappresentano il presente: sempre più aziende e associazioni organizzano i loro meeting aziendali, i loro congressi e le loro esposizioni, anche in forma di fiera 3D completamente online.

Gli eventi virtuali in 3D sono quindi una realtà sempre più diffusa: l’ambiente virtuale permette l’organizzazione in uno spazio digitale molto articolato (stanze, corridoi, ambienti differenziati, stand in 3D, ecc.) di un evento molto simile a quello che accadeva (e accade) in presenza, con la differenza che i partecipanti possono non spostarsi dalla loro sede e partecipare senza muoversi di un centimetro.

Oltretutto, gli ambienti virtuali consentono molte attività che negli ambienti tradizionali non sarebbero possibili.

Software per eventi virtuali: quale scegliere?

Nel corso del 2021 sono esplosi i software per organizzare eventi virtuali: una recente indagine ne ha fatti emergere almeno 150 ottimi software per l’organizzazione di eventi digitali.

Ma di cosa stiamo parlando?

Per essere realizzato, un evento virtuale necessita di un software, un’app o un servizio web che permetta di creare un’esperienza condivisa tra tutti i partecipanti. In questo spazio virtuale vengono condivisi video, materiali, spazi interattivi, spazi di collaborazione e networking e in backend deve avere un gestionale che permetta di gestire e monitorare gli accessi, tracciare le principali statistiche di interazione e raccogliere informazioni e profili dei partecipanti.

Il software per eventi virtuali è quindi un connettore che permette ai partecipanti di interagire, scambiare informazioni, raccogliere idee, fruire di materiali multimediali e molto altro ancora.

Quando due anni fa abbiamo iniziato a sviluppare la nostra soluzione software per eventi digitali in 3D, abbiamo subito capito che occorreva fornire alcuni elementi imprescindibili:

  • Spazi belli da vedere e facili da fruire
  • Riduzione di ogni ostacolo o barriera architettonica (anche se cognitiva e simbolica)
  • Definizione di percorsi semplici e intuitivi per permettere a ogni partecipanti di raggiungere gli spazi target (ad esempio gli espositori in una fiera o i materiali didattici in un convegno scientifico).
  • Massima interazione tra tutte le persone, sia via webmeeting, sia via webinar o streaming, sia via chat e altri strumenti di interazione
  • Possibilità di creare eventi davvero immersivi con regia digitale di livello avanzato
  • Semplicità di accesso per i relatori, con test e strumenti in grado di ridurre al minimo l’impatto e lo stress di un evento virtuale
  • Servizi ad alto valore aggiunto per creare momenti formativi e di comunicazione ad alto engagement

Insomma, il mondo degli eventi virtuali, come hai visto è complesso e molto articolato.

eventi virtuali

Quanto costa un evento virtuale?

Ti starai chiedendo, ma economicamente come siamo messi? La risposta ti piacerà.

È economicamente molto accessibile e da alcune nostre stime, il costo di un evento tradizionale può essere 10, se non 50 volte superiore alla sua edizione virtuale.

Un evento virtuale può partire dai 3-4.000 euro e arrivare a 20-30.000 euro includendo ogni aspetto.

Per le fiere virtuali questo prezzo può salire molto, considerando la complessità dell’evento, ma come puoi vedere esistono soluzioni economiche e abbordabili che permettono di ottenere straordinari risultati senza dover impazzire con il budget.

Le variabili che possono influire sul prezzo di un evento virtuale sono molte, e la soluzione migliore e analizzare insieme la tua idea e il tuo budget per trovare la soluzione migliore per ogni esigenza.

Come rendere unico un evento virtuale

L’obiettivo di ogni organizzatore di eventi virtuali è poter offrire un’esperienza con alcune caratteristiche:

  • Facilità d’accesso
  • Flessibilità degli spazi
  • Spazio espositori, sponsor, finanziatori
  • Capacità di fornire tutte le informazioni a tutti i partecipanti
  • Massima partecipazione di tutte le persone interessate

Questo significa una sola cosa: essere capaci di rendere memorabile, emozionante e unico il tuo evento virtuale!

Per farlo abbiamo creato questo veloce video: riassume alcune delle migliori pratiche per trasformare la tua idea di organizzare un evento digitale in un progetto concreto, efficace e coinvolgente.

Prenditi due minuti per guardarlo e prendi nota dei nostri consigli: ti saranno utili.

Hai preso nota dei consigli per creare l’Effetto Wow?

Ricordati tutti questi spunti.

Ok, ho deciso: voglio organizzare il mio evento digitale

Se hai raccolto tutte le informazioni che ti occorrono per realizzare il tuo evento virtuale e vuoi confrontarti con noi per valutare insieme quali soluzioni puoi adottare, puoi farlo in modo semplice da qui sotto.

Come funziona?
Semplice:

  1. Compila il form qui sotto inserendo tutte le informazioni necessarie per il contatto
  2. Fissiamo una call in cui ragioniamo insieme sulle tue richieste e su come possano essere realizzate
  3. La call non ti impegna in alcun modo: sarai poi libero di muoverti come preferisci, con o senza il nostro supporto

L’unica richiesta che abbiamo per te è semplice e diretta: contattaci con le idee chiare di quale risultato vuoi ottenere. Rifletti e raccogli informazioni su tempi, numero di partecipanti, ipotesi di date, priorità (=cosa vuoi assolutamente avere nel tuo evento e cosa può essere secondario) e budget a tua disposizione.

Riceviamo molte richieste e avere alcune di queste informazioni ci permette di rendere più efficiente ogni singola call.