Come realizzare eventi virtuali con Zoom Event e Zoom Expo

Zoom è la piattaforma per eventi virtuali più popolare al mondo. Negli ultimi anni, l’azienda ha ampliato la sua offerta lanciando sul mercato versioni sempre più avanzate e professionali del software. Dall’app Zoom Meeting, alla piattaforma Zoom Event fino alla nuova feature Expo: l’obiettivo è offrire spazi virtuali in cui networking, interattività e coinvolgimento siano le parole chiave.

I numerosi e continui aggiornamenti delle app zoom rendono necessario rimanere sempre al passo con le ultime novità, soprattutto se l’intento è quello di creare eventi straordinari. La piattaforma pensata per rispondere alle esigenze specifiche di chi organizza videoconferenze e riunioni è proprio Zoom Event, e oggi ti spiegherò come realizzare eventi virtuali di successo con tutte le novità del 2022.

 

Cosa devi sapere prima di iniziare

Zoom Event è la soluzione all-in-one per realizzare e gestire in modo semplice e immediato una serie di eventi, anche quelli pianificati in momenti diversi. È stata lanciata dall’azienda nel 2021 con l’obiettivo di soddisfare le esigenze di piccole imprese, così come di grandi organizzazioni, ma anche di singoli imprenditori, insegnanti e più in generale di tutti coloro che desiderano proporre un’esperienza online coinvolgente.

La differenza con l’app Zoom Meeting in italiano (se non sai come funziona, leggi qui) è che Zoom Event offre funzionalità avanzate indirizzate nello specifico agli organizzatori di eventi. Alcune nuove feature sono:

  • Creazione di hub in cui raggruppare tutti gli eventi che organizzi
  • Avere più sessioni e gruppi di lavoro separati (fino a 13 stanze simultaneamente!)
  • Sistema di registrazione e distribuzione di ticket per gli eventi
  • Possibilità degli utenti di costruire una rete di contatti tramite chat e sessioni individuali
  • Monitoraggio dei dati del tuo evento

Ora che sai le nuove caratteristiche, non resta che scoprire come sfruttarle per creare i tuoi eventi e, soprattutto, per monetizzare.

 

Come accedere a Zoom Event

Per diventare un organizzatore professionista (o quasi) e avere accesso a tutte le funzionalità di Zoom, devi prima di tutto acquistare una licenza Zoom Event. È necessario avere un account Zoom Pro, Business, Enterprise o Education ed essere il proprietario/amministratore. Dopodiché dovrai accedere al portare web di Zoom, andare nella sezione “Piani e Prezzi”, e scegliere il piano “Zoom eventi e webinar”. Segui infine le indicazioni per il pagamento ed è fatta! Ora hai finalmente la tua piattaforma Zoom Event.

 

7 passaggi per creare il tuo evento

La modalità organizzatore permette due azioni principali: creare nuovi eventi o gestire quelli già presenti. Prima di tutto, dovrai creare il tuo primo hub, ovvero lo spazio in cui saranno presenti tutti i tuoi eventi. È molto semplice: sotto il menu della voce “gestisci” troverai l’opzione “crea un nuovo hub”, clicca “crea” e il gioco è fatto! Zoom Event ti chiederà poi di personalizzare l’hub con una serie di informazioni come e-mail, categoria (ad esempio Business e Networking), logo, cover e profili social.

Una volta creato l’hub, per realizzare il tuo evento segui questi passaggi:

  1. Clicca su “crea” e seleziona “evento”, scegliendo l’hub a cui andrai ad aggiungerlo
  2. Inserisci le informazioni base per l’evento come il nome, una breve descrizione e la categoria.
  3. Scegli poi che tipo di evento creare, se un webinar o riunione, a pagamento o gratuito.
  4. Inserisci data e ora dell’incontro.
  5. Nel profilo dell’evento potrai aggiungere una serie di dettagli, ad esempio un’immagine di copertina, eventuali link ed altri contenuti multimediali.
  6. Definisci chi può partecipare: persone a cui hai inviato il link o solo i nomi presenti sulla lista degli invitati?
  7. Puoi personalizzare infine altre opzioni avanzate come sale d’attesa e registrazione evento.

Ecco quindi il modo più veloce e facile per creare il tuo primo evento con l’app Zoom Event.

 



La nuova feature Expo di Zoom Event

Le funzionalità di Zoom Event sono davvero molte e offrono soluzioni efficienti per ogni tipo di esigenza che un organizzatore di eventi potrebbe avere. In particolare, voglio presentarti l’ultima arrivata in casa Zoom, ovvero la feature Expo: un altro modo per rendere i tuoi eventi ancora più interattivi, connessi e coinvolgenti.

Expo è una funzionalità opzionale della licenza Zoom Event che permette di costruire una vera e propria fiera virtuale, in cui i partecipanti, gli sponsor e i rappresentati dei vari stand possono interagire direttamente. Alcune caratteristiche principali che potrebbero interessarti sono:

  • Possibilità di aprire delle chat dirette private tra partecipanti, sponsor e organizzatori e quindi fare networking. Expo offre uno spazio per la chat tra due persone: un partecipante e uno sponsor dello stand, un partecipante e un oratore ospite, un partecipante a un partecipante e altro ancora. Finché un utente è in Expo ed è aperto alla rete, chiunque si trovi all’interno dell’Expo può avviare una chat diretta con lui. Quando la “rete” è attiva, nel profilo dell’utente apparirà un pulsante Chat.
  • Creare un evento con stand sponsorizzati, non sponsorizzati o un mix. Ognuno di questi può essere allestito con una serie di Zoom Meeting e avere la possibilità di avviare chat, ospitare più riunioni simultanee, partecipare alle Breakout Room con altri esperti.
  • Progettare il tuo spazio fiera, posizionando e trascinando i vari stand (puoi utilizzare fino a 100 stand!)
  • Impostare i ruoli di sponsor, rappresentante dello sponsor, proprietario dello stand e rappresentante dello stand, i quali potranno accedere in anticipo all’evento per avviare le varie sessioni.

Come hai visto, le soluzioni che Zoom Event mette a disposizione per chi vuole creare eventi sono davvero molte. Diventare un organizzatore è poi molto semplice, grazie anche all’interfaccia intuitiva e al supporto offerto dall’azienda.

Vuoi realizzare il tuo prossimo evento con Zoom? Contattaci compilando il form.

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Laureata in Scienze Psicosociali della Comunicazione, studio per specializzarmi in comunicazione d’impresa e marketing. Il mio tempo libero si divide tra partite di pallavolo, serate con amici e avventure alla scoperta di nuovi posti. Gli altri mi definiscono precisa come un orologio svizzero, a me piace descrivermi come ambiziosa, responsabile e curiosa.
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