Come usare Zoom in maniera professionale

Come funziona Zoom è stato trending topic per molto tempo, ma oggi Zoom è sulla bocca di tutti.

L’uso di questa piattaforma webinar è ormai molto diffuso e dopo un’iniziale riluttanza, anche le pubbliche amministrazioni hanno iniziato a usarla, superando le resistenze legate al suo passato “poco sicuro” (come avevamo scritto in Come usare Zoom: guida completa su dispositivi e impostazioni)

Ma la vera domanda che molti si fanno è Come usare Zoom, evitando le pessime figure che si vedono in televisione?

Zoom bombing: il caso del Senato

Il 17 gennaio 2022, durante un convegno al Senato (quindi una riunione pubblica), un utente è riuscito a prendere il controllo della piattaforma Zoom e ha trasmesso per alcuni istanti  un video fuori tema ( leggi l’articolo su Open e su La Repubblica).

Solitamente attacchi hacker di questo tipo vengono definiti Zoom Bombing, ossia

Con Zoom Bombing ci si riferisce all’intrusione indesiderata e dirompente, generalmente da parte di disturbatori (troll) in una videoconferenza.
In un evento di Zoombombing, la sessione di teleconferenza viene dirottata e disturbata con l’inserimento di materiale osceno, provocatorio e, in generale, disturbante per portare all’interruzione della sessione.

Lo Zoom bombing non è specifico solo della piattaforma Zoom, ma è un neologismo nato nel 2020, quando l’espansione dell’uso della piattaforma Zoom ha comportato diversi problemi: l’enorme diffusione durante il lockdown e l’inesperienza degli amministratori delle sessioni hanno creato il fenomeno di interruzioni dovute al repentino controllo del sistema da parte di utenti più esperti degli amministratori stessi (ricordiamo ad esempio questo articolo del Corriere: Zoombombing, record di intrusioni durante le lezioni online: ecco come difendersi).

Come usare Zoom (e qualsiasi piattaforma webinar) in piena sicurezza

Come giustamente citato nel titolo, il problema riguarda qualsiasi piattaforma webinar e qualsiasi strumento online usato professionalmente.

Ecco alcuni degli errori più comuni in cui potresti incorrere:

  • Errata configurazione della piattaforma Zoom
  • Poca conoscenza degli strumenti di controllo della piattaforma webinar
  • Poca dimestichezza con le logiche di gestione dei permessi utenti
  • Incapacità di gestione della liveQuindi il primo passaggio è capire la cosa più importante:

In ogni evento pubblico chi gestisce la piattaforma ha una responsabilità enorme e deve conoscerne tutte le caratteristiche, tutte le funzionalità, tutte le modalità di configurazione

Da ciò si deduce l’aspetto più importante:

O sai usare la piattaforma webinar, o ti conviene chiedere aiuto a chi lo sa fare.
Ma non correre rischi: possono essere fatali.

Qualche tempo fa, ad esempio, ci era stato chiesto di gestire un importante evento per un’Istituzione scolastica.

Tutto era partito da un banale “come funziona Zoom? Possiamo usarlo nel nostro evento?”. E poi una serie di richieste ai limiti del bizzarro. Avevamo allertato l’ente sui rischi della configurazione di Zoom che volevano adottare e che c’era l’evidente pericolo che qualcosa potesse andare storto: l’ente ha preferito fare da sé, andando incontro all’inevitabile rischio.

Siamo stati chiamati in emergenza a recuperare una situazione imbarazzante, con importanti ripercussioni sull’immagine degli organizzatori.

Alla fine abbiamo marginato l’impatto dell’evento, ma sicuramente i rischi corsi sono stati enormi.



Quindi le regole per gestire la piattaforma Zoom (e qualsiasi altra piattaforma) in sicurezza sono:

  1. Conosci approfonditamente la piattaforma che stai usando (nel caso di Zoom, puoi imparare facilmente dal nostro corso online su Zoom)
  2. Se non consoci lo strumento affidati agli esperti (ad esempio da qui)

Come funziona Zoom? Vediamolo insieme.

Gestire i permessi utenti in Zoom

Prima di tutto devi capire che in Zoom (e in tutte le piattaforme Webinar) esistono diversi livelli di gestione degli utenti.

In particolare hai questi tre livelli:

  • Titolare: ha tutti i privilegi, compresa la gestione dei ruoli.
  • Amministratore: può aggiungere, rimuovere o modificare gli utenti e gestire funzionalità avanzate come API, Single Sign-On e connettore riunioni.
  • Membri: non hanno privilegi di amministrazione.

Già capire questi tre livelli renderà i tuoi eventi meno soggetti a rischi.

La configurazione dei diversi livelli di utenza, poi, è un’operazione abbastanza articolata, che puoi imparare dal nostro corso online su come funziona Zoom oppure che puoi studiare direttamente dall’articolo di Zoom: Gestire gli utenti.

Come attivare audio Zoom

Un altro problema classico di Meeting e Webinar su Zoom configurati male è l’audio: la possibilità che i partecipanti si attivino l’audio nei momenti meno adatti.

Prima di tutto devi capire la differenza tra Webinar e WebMeeting!

Secondo, impara come configurare l’audio di Zoom Meeting.

Quando entri su Zoom clicca su “entra con audio del computer”, se hai saltato questa finestra controlla in basso a sinistra nella finestra di Zoom: se c’è l’icona delle cuffie devi attivare l’audio.

Clicca sull’icona della cuffie con scritto “Join audio” per attivarlo! Se hai attivato l’audio dovresti vedere un’icona a forma di microfono, se invece l’icona mostra un microfono sbarrato vuol dire che è impostato su muto.

Come condividere schermo Zoom

Anche la condivisione dello schermo su Zoom può essere un aspetto delicato: spesso chiedersi come funziona zoom parte proprio dalle piccole cose.

Il primo consiglio – valido per tutti i meeting, webinar e in generale su qualsiasi piattaforma online è:

Non condividere mai tutto lo schermo, ma solo l’app che ti serve (ad esempio Powerpoint)

Questo ti permette di non mostrare parti “delicate” del tuo desktop.

Dal punto di vista pratico, nella finestra di Zoom passa con il mouse in basso, trovi il menù. Al centro trovi il pulsante evidenziato in verde “Share screen” o “condividi schermo”. Clicca e scegli la finestra o l’applicazione da condividere (ma ormai hai capito che devi scegliere quasi sempre l’applicazione, e non lo schermo intero).

Come vedere tutti i partecipanti su Zoom

La visualizzazione dei partecipanti in Zoom è una delle funzioni che più spesso ha attirato gli utenti su questa piattaforma webinar e webmeeting, e allo stesso tempo desta sempre molti dubbi.

Per vedere tutte i partecipanti su Zoom clicca in alto a destra su “Vista” o “View” e selezione Galleria/Gallery per vedere fino a un max di 25 webcam attive per pagina.

Oppure seleziona speaker per vedere uno per volta chi sta parlando in primo piano.

Vedrai che ti si aprirà un mondo di opportunità che ti permette di visualizzare il webinar esattamente come preferisci.

Come programmare una riunione su Zoom

Hai già capito che il momento della configurazione e del setup della riunione è fondamentale.

Nel nostro corso online su Zoom abbiamo dedicato molto spazio a questo aspetto.

Per programmare una riunione su Zoom fai l’accesso sul tuo account Zoom, poi seleziona dal menù a sinistra Riunione/Meeting e clicca sul pulsante a destra “programma una riunione/schedule a meeting”. Inserisci titolo, data e durata della riunione, scorri in basso, seleziona audio del computer come audio e clicca su salva. A questo punto la tua riunione è pianificata.

Attenzione quindi ai permessi e ai livelli di utenti in zoom.

Come funziona Zoom con il registratore audio

Per registrare l’audio di una riunione zoom, accedi al tuo account Zoom, seleziona “impostazioni/settings dal menù a sinistra. Scegli “Registrazione/Recording dal menu delle impostazioni in alto e seleziona “registra un file solo audio”. Troverai tra le registrazioni in cloud anche la registrazione audio della tua riunione.

Se non hai cloud a disposizione registra localmente sul tuo computer cliccando su “registra/record” sul menu all’interno della finestra zoom.

Zoom Cloud Meeting non è infinito

Il cloud, ossia lo spazio in cui vengono mantenute le registrazioni dei tuoi webinar, contrariamente a GoToMeeting e GoToWebinar, non è infinito e si riempie: significa che hai due opzioni per gestire al meglio lo spazio del Cloud Zoom:

  1. Cancellare periodicamente le registrazioni dei meeting e dei webinar più vecchie
  2. Acquistare spazio aggiuntivo

Come fare webinar in sicurezza

La piattaforma webinar è veramente l’ultimo dei problemi, come diciamo sempre ai nostri clienti. Che tu utilizzi la piattaforma Zoom o GoToWebinar non importa, sono dei canali attraverso cui passa il messaggio.

Tuttavia, se questo canale dovesse avere delle configurazioni errate, la tua azienda, il tuo brand, la tua organizzazione possono avere ripercussioni pesanti e molto onerose.

La soluzione, come abbiamo detto più sopra, è ridurre al minimo i danni e ricorrere a professionisti degli eventi online.

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Scoprirai un modo diverso di organizzare i tuoi webinar con assistenza, piattaforme professionali, soluzioni ad alto impatto e sistemi di engagement in grado di lasciare i tuoi partecipanti a bocca aperta, ma questa volta per la giusta ragione.

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Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.

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