Il mondo degli eventi sta cambiando: organizzare un evento digitale è sempre più una scelta strategica di marketing che rappresenta un valore aggiunto per l’azienda. Difatti, l’online apre le porte a infinite possibilità di coinvolgimento, intrattenimento e interattività che fino a pochi mesi fa si si pensava possibili solo con un incontro di persona.

Ma cosa cos’è un evento digitale? Perché oggi è meglio creare un evento digitale piuttosto che un meeting in presenza? In questo articolo troverai tutte le informazioni che cerchi e anche dei pratici consigli per organizzare un evento digitale straordinario!

 

organizzare un evento digitale

Evento digitale: significato

Un evento digitale è una tipologia di meeting in cui le persone si incontrano in uno spazio virtuale anziché in una location fisica. La principale componente degli eventi digitali è infatti la tecnologia, grazie alla quale è possibile riunire un gruppo molto ampio di invitati su una piattaforma per eventi sul web.  Esistono varie tipologie di eventi virtuali tra cui scegliere la forma più adatta alle tue esigenze. Per esempio, ci sono eventi webinar, eventi phygtal, convention aziendali e molti altri ancora. Grazie alla componente digital, gli eventi virtuali mettono a disposizione infinite possibilità di personalizzazione dell’incontro. Ed il vantaggio è proprio questo: creare un evento digitale su misura per le tue esigenze, non rinunciando all’interattività e coinvolgimento che ci si aspetta da una riunione in presenza.

In un evento online potrai invitare un numero più ampio di partecipanti e ridurre i costi di location, trasporto e organizzazione che un evento fisico richiede. Intrattenere gli invitati sarà semplice grazie alla possibilità di implementare funzioni di gaming e gioco online. Inoltre, ritagliare spazi dedicati a interviste, Q&A e attività di gruppo renderà il tuo evento digitale interattivo. In questo modo i partecipanti avranno la possibilità di fare networking, intervenire durante l’evento e scambiarsi velocemente contatti con gli altri invitati.

Scommetto che stai pensando a come organizzare un evento digitale che metta insieme efficacemente tutti i vantaggi appena citati. In effetti costruire un meeting online non è facile. Ma nei prossimi paragrafi ti spiegherò tutto quello che devi sapere per creare un evento digitale di successo.

Come organizzare un evento digitale

In realtà gli elementi che compongono un evento digitale sono molto semplici: il pubblico, un contenuto da comunicare, una piattaforma per eventi online e, infine, un’adeguata promozione del tuo evento.

La vera sfida consiste nel combinare strategicamente le varie funzionalità che un evento digitale mette a disposizione, non rinunciando all’interattività e al coinvolgimento. Quindi, da dove iniziare per organizzare un evento digitale?

  1. Scegli il target. Chi vuoi che partecipi al tuo evento?
  2. Definisci gli obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo meeting.
  3. Decidi di cosa vuoi parlare. Il contenuto deve essere interessante e ben strutturato per mantenere alta l’attenzione del pubblico.
  4. Scegli la piattaforma per eventi online che ospiterà la tua riunione.
  5. Programma l’evento e manda gli inviti.
  6. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione e interazione. Questo è uno dei numerosi vantaggi che differenzia il virtuale dal mondo fisico. Analizzare i dati dell’evento ti permetterà di capire cosa ha funzionato e cosa invece si deve migliorare.

Come vedi, pochi passaggi semplici ma importanti per creare un evento digitale di successo. La figura che si occupa di creare e gestire eventi online si chiama Digital Event Creator, la conoscevi già? Qui puoi approfondire l’argomento.

Ma ora passiamo all’elemento chiave degli eventi online: il sito web che ospiterà la tua riunione. Come scegliere il giusto servizio adatto alle tua idea di evento?

Location per il tuo evento digitale

Cercare una location per un evento in presenza non è la stessa cosa per un evento digitale. Se prima si passavano ore e ore a selezionare i luoghi migliori, adesso il digitale ha sicuramente facilitato il compito. Infatti, scegliere la location per eventi digitali perfetta significa selezionare la piattaforma per eventi online che più si addice alla tua idea. La scelta in questo caso deve basarsi principalmente su quelle che sono le tue esigenze e le funzionalità di cui hai bisogno durante il tuo evento.

Per facilitarti il compito, ho selezionato quelli che, secondo me, sono tre dei migliori siti web per eventi digitali:

  • Zoom: è una delle piattaforme per eventi online più conosciuta. Il piano gratuito permette riunioni di 40 minuti con massimo 100 partecipanti e chat private o di gruppo.
  • Microsoft Teams: offre la possibilità di condividere e modificare in tempo reale file Word, Excel e Powerpoint.
  • GoToWebinar: è un sito per eventi virtuali che consente di invitare fino a 3000 partecipanti, preregistrare l’evento e personalizzarlo con diverse funzioni innovative.

Selezionare la giusta piattaforma per eventi è essenziale per garantire la buona riuscita del tuo meeting. Ma se non hai le risorse o il tempo necessario per organizzare un evento online, la soluzione migliore è affidarsi a un’agenzia per eventi digitali. Un team di esperti sarà ben felice di guidarti nella creazione del tuo meeting virtuale. Vediamo quindi come scegliere l’agenzia per eventi digitali più adatta alle tue richieste.

Come scegliere l’agenzia per eventi digitali

Rivolgersi ad un’agenzia per eventi digitali è la scelta migliore se l’azienda non dispone di risorse o tempo per organizzare un evento. Ma di agenzie per eventi e comunicazione ce ne sono davvero molte. Come scegliere quindi quella più adatta alle tue esigenze?

I criteri di scelta sono in realtà molto semplici e immediati. Qui di seguito te ne elenco alcuni che possono aiutarti a selezionare l’agenzia per eventi digitali giusta per te:

  1. L’agenzia deve essere in grado di soddisfare le tue richieste. Quindi, un fattore determinante nella selezione sono gli obiettivi che il tuo evento vuole raggiungere.
  2. Analizza la strategie e il modo di lavorare dei professionisti a cui vuoi rivolgerti per capire se sono in linea con le modalità di azione della tua azienda.
  3. Dopodiché, valuta l’esperienza del team di professionisti: cerca recensioni e case studies che possono comprovare il buon lavoro svolto in precedenza.
  4. Parlando di eventi digitali, è meglio scegliere un’agenzia che possegga una piattaforma per eventi proprietaria. In questo modo sarà garantito un servizio completo, professionale e senza intoppi tecnici dell’ultimo minuto.
  5. Scegli un’agenzia per eventi digitali che condivida i tuoi stessi valori e che pensi possa aiutarti a comunicare al meglio l’identità del tuo brand.
  6. Infine, privilegia un team di professionisti in grado di trasmetterti fiducia, professionalità e qualità del servizio offerto.

A questo punto, hai tutte le informazioni necessarie per organizzare un evento digitale di successo. Come avrai capito, avviare una riunione su una piattaforma per eventi online può sembrare un gioco da ragazzi, ma in realtà un evento digitale è molto più di tutto questo.

Se sei arrivato fin qui a leggere, avrai capito la complessità di organizzare un evento digitale. Sono tante le cose a cui prestare attenzione ed è giusto affidarsi a chi ha esperienza e può accompagnarti in modo professionale nell’organizzare un evento digitale. Compila il form senza impegno e verrai ricontattato dal team di esperti.

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Laureata in Scienze Psicosociali della Comunicazione, studio per specializzarmi in comunicazione d’impresa e marketing. Il mio tempo libero si divide tra partite di pallavolo, serate con amici e avventure alla scoperta di nuovi posti. Gli altri mi definiscono precisa come un orologio svizzero, a me piace descrivermi come ambiziosa, responsabile e curiosa.
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