Le convention aziendali sono sempre state un ottimo strumento di comunicazione usato dalle aziende per interagire con partner di lavoro e dipendenti. Per questo, anche in momenti in cui non ci si può incontrare fisicamente per discutere dell’anno d’affari appena passato, è bene non rinunciare ma organizzare una convention aziendale online.

Se per la prima volta ti ritrovi a dover ospitare una convention aziendale online e non sai da dove partire, non temere: in questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sui meeting aziendali e come creare un evento business online per la tua azienda.

convention aziendali online

Che cos’è una convention aziendale?

Prima di vedere come organizzare un evento aziendale virtuale, proviamo a capire cosa si intende per convention aziendale partendo proprio dal significato della parola convention.

Secondo il dizionario Treccani, una convention è

“una riunione, assemblea degli appartenenti a un partito o a un’organizzazione sia pubblica che privata”.

Nella realtà aziendale, le convention sono intese come lo strumento di comunicazione per eccellenza che le imprese organizzano con diversi scopi e per rivolgersi a diversi target. Di fatto, esistono eventi corporate interni, ovvero destinati a un pubblico di persone che lavorano per l’azienda, ed esterni, e quindi rivolti a clienti o partner d’affari.

Generalmente, le convention aziendali hanno periodicità annuale e gli obiettivi degli incontri possono essere vari e molteplici.

Ad esempio i vertici dell’impresa possono organizzare un meeting aziendale per discutere dei traguardi e successi raggiunti dal team di lavoro o ancora, per presentare il business e la mission del brand ad altre realtà del settore.

Come funziona un evento corporate

Se stai cercando un modo originale e d’impatto di interagire con i tuoi dipendenti o con un nuovo partner, la convention aziendale è lo strumento che fa per te. I meeting aziendali sono organizzati con lo scopo principale di comunicare un precisa informazione a uno specifico pubblico. Possiamo rappresentare il target in 3  potenziali categorie:

  • I dipendenti
  • I partner d’affari
  • Il pubblico esterno

In generale, la struttura degli eventi aziendali è costruita pensando in primo luogo al pubblico che vi parteciperà e poi agli obiettivi che si vogliono raggiungere. E tu sai già a chi vuoi indirizzare la tua comunicazione?

Nel caso il target prescelto fossero dipendenti e lavoratori di reparti dell’azienda stessa, l’evento aziendale rappresenta l’occasione per festeggiare particolari traguardi raggiunti, informare su specifiche novità introdotte e aumentare il sentimento di coesione e appartenenza verso il team di lavoro e l’azienda.

Per quanto riguarda gli eventi aziendali rivolti a partner commerciali, lo scopo è quello di consolidare e celebrare il rapporto di business, promuovendo un’immagine dell’azienda affidabile e credibile.

Infine, l’organizzazione di eventi corporate indirizzati a clienti e a realtà esterne mira soprattutto alla promozione dell’impresa stessa, al rafforzamento della sua brand image e alla presentazione di nuovi prodotti sul mercato.

convention aziendali online

Il futuro dei meeting aziendali è online

Il punto di forza degli eventi corporate è da sempre la possibilità di interazione e networking tra i partecipanti. Per questo si pensava che la presenza fisica degli interlocutori e la comunicazione faccia a faccia fosse la conditio sine qua non di cui non si poteva fare a meno. Gli organizzatori si impegnavano a trovare la location per meeting perfetta, passando ore alla ricerca della sala per conferenze più adatta alle esigenze dell’azienda.

Con l’arrivo di COVID-19, la convinzione che l’interazione faccia a faccia fosse indispensabile per il successo dell’evento business si è dovuta necessariamente sgretolare pian piano. Ecco allora che in nostro soccorso è venuto il mondo del web, che ci ha ricordato le enormi potenzialità che le numerose piattaforme per eventi online ci mettono a disposizione.

Inoltre, le tendenze del mercato ci dicono che la modalità virtuale non è stata solo una necessità passeggera, ma è destinata a rimanere e diventare sempre più diffusa. Scegliere di condurre una convention online dovrebbe quindi essere una scelta e non solo un ripiego temporaneo.

Perché creare una convention aziendale online

Organizzare una convention aziendale online è una scelta strategica e vantaggiosa per la tua azienda. Ecco perché:

  1. Puoi raggiungere un pubblico più vasto. Scegliere di organizzare un evento corporate virtuale è la decisione migliore soprattutto se tra i tuoi invitati ci sono clienti stranieri, partner d’oltre mare o dipendenti provenienti dalla sede aziendale collocata in un altro paese. Ma anche in caso tu non fossi una multinazionale con filiali in tutto il mondo, il meeting virtuale permette ai partecipanti impossibilitati di recarsi fisicamente alla location dell’evento di prenderne parte. Hai mai pensato a quanti imprevisti potrebbero ostacolare l’arrivo di un tuo invitato? Problemi coi mezzi di trasporto, una tempesta improvvisa, una pandemia…
  2. Risparmio economico. Organizzare un evento aziendale online costa meno rispetto a un incontro in presenza. Dal punto di vista dell’azienda, il risparmio riguarda l’affitto di sale conferenza, il costo dei trasporti, il costo dell’alloggio per gli ospiti e la presenza di catering per deliziare i partecipanti. Anche gli invitati saranno felici di risparmiare sul costo del trasporto e del soggiorno.
  3. Condivisione dei contenuti live. Uno dei vantaggi degli eventi aziendali virtuali è la possibilità di condividere in diretta documenti, link, immagini e video con tutti i partecipanti. Grazie alle piattaforme di hosting di eventi, le forme di interazione e coinvolgimento sono molteplici sotto vari punti di vista. Ad esempio, gli invitati non solo potranno ricevere materiale utile al fine della comprensione dei temi trattati durante il meeting, ma avranno l’opportunità di ricondividerlo a loro volta, aggiungendo eventualmente commenti e considerazioni personali.
  4. Dati real-time. Una convention aziendale online è un ottima occasione per raccogliere feedback e informazioni di contatto dagli invitati presenti. Inoltre, è possibile analizzare la partecipazione e l’interazione del pubblico durante tutto l’evento virtuale, aspetto utile all’azienda per capire cosa deve migliorare in vista del prossimo incontro.

Questi sono solo alcuni dei vantaggi delle convention aziendali online, ma sono sicura che sono stati abbastanza a convincerti che il mondo virtuale potrebbe fare al caso tuo. Quindi ora non resta che vedere come organizzare in pratica un evento corporate online.

 

Come organizzare una convention aziendale online

Quando si crea un evento aziendale online, la sfida dell’azienda è favorire le stesse opportunità di networking che ci sarebbero in presenza. Per aiutarti nell’organizzazione del tuo meeting aziendale, ho riassunto 5 semplici passaggi da seguire per rendere il tuo evento memorabile:

  1. Nella prima fase di creazione del tuo evento è importante definire gli obiettivi che vuoi raggiungere con il meeting. Quindi, perché stai organizzando un evento aziendale? Alcuni obiettivi comuni delle convention aziendali sono: informare i dipendenti partner dei risultati dell’azienda, cambiamenti in programma e novità, creare attività di team building e rafforzare la relazione con clienti e investitori.
  2. Prepara un programma. Dopo aver definito l’obiettivo della tua convention aziendale online, scegli le attività da proporre al tuo pubblico e pianifica i momenti salienti dell’evento. Puoi proporre attività di gruppo o gaming online e prevedere spazi dedicati a sondaggi, Q&A e interviste. Tutto ciò renderà la tua convention più interattiva e interessante.
  3. La piattaforma per eventi online. Siamo giunti alla scelta del sito per eventi che ospiterà la convention online e io ho deciso di consigliarti 3 piattaforme che potrebbero fare al caso tuo:
  • Zoom – il sito per eventi online più conosciuto
  • Microsoft Teams – offre la possibilità di condividere e modificare file in tempo reale
  • GoToWebinar – punta sul coinvolgimento, promozione e qualità della convention virtuale

4. Gli inviti. Non limitarti a una semplice e-mail con scritti data, ora dell’evento, link per parteciparvi e programma, ma personalizza il tuo invito (puoi usare uno dei tanti programmi di grafica gratuiti online). In genere, gli inviti vengono spediti da circa due settimane prima dell’evento virtuale, fino a due ore prima. Parliamo di funnel marketing per i webinar e puoi scoprire di più a questo link.

5. Non dimenticare il marketing. Una convention aziendale online è un’occasione per rafforzare l’immagine dell’azienda e la coesione del gruppo di lavoro. Dalla promozione dell’evento, fino alla sua conclusione, impostare una buona strategia di marketing ti aiuterà a creare grande attesa, voglia di partecipare e condividere la presenza al meeting aziendale.

Tutto ciò può trasformarsi in un un’ottima pubblicità per la tua impresa.

Come scegliere le migliori agenzie di eventi online

Abbiamo appena visto quali sono i punti fondamentali da tenere a mente quando si organizza un evento corporate online. È facile trovare agenzie di organizzazione eventi ma è più difficile trovare agenzie professionali di eventi online. Sul territorio italiano, sebbene le prime siano numerose, poche sono le agenzie specializzate in eventi online. Tra cui noi di WebinarPro che da sempre siamo esperti in organizzare eventi online, convention digitali, fiere online e webinar.

Sin dal 2015 progettiamo eventi online in quasi tutti i settori merceologici, qui puoi vedere qualche progetto di alcuni dei nostri clienti. Infatti, a differenza delle classiche agenzie di organizzazione eventi, eravamo già attrezzati e preparati ben tempo prima della pandemia. 

Quindi, nel caso la tua azienda non avesse le risorse per occuparsene, noi siamo ben felici di aiutarti mettendo a tua disposizione la nostra esperienza.

 


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Laureata in Scienze Psicosociali della Comunicazione, studio per specializzarmi in comunicazione d’impresa e marketing. Il mio tempo libero si divide tra partite di pallavolo, serate con amici e avventure alla scoperta di nuovi posti. Gli altri mi definiscono precisa come un orologio svizzero, a me piace descrivermi come ambiziosa, responsabile e curiosa.
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