Vuoi organizzare un evento virtuale per la tua azienda ma non sai da che parte iniziare con i preparativi? Sicuramente avrai pensato di rivolgerti ad una agenzia eventi online.

Ma come scegliere la giusta agenzia pronta a soddisfare ogni tua esigenza?

In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sulle agenzie per eventi online, di cosa si occupano e qual è la loro struttura. In questo modo avrai tutte le informazioni necessarie per compiere una scelta ragionata e consapevole dell’agenzia che è meglio per te e per la tua azienda.

 

agenzia eventi online

Di cosa si occupa un’agenzia per eventi online?

Un’agenzia di eventi online si occupa dell’ideazione e organizzazione di eventi online (guarda la definizione del termine digital event o approfondisci direttamente dalla nostra pagina sugli eventi digitali), quali possono essere eventi aziendali, eventi PR, fiere, esposizioni, cerimonie di premiazione o eventi speciali. Il compito dell’agenzia è quello di prendersi carico degli aspetti tecnici e creativi dell’evento e di coordinarli in modo strategico per creare un incontro di successo.

Esistono varie tipologie di agenzie per l’organizzazione di eventi virtuali. Alcune offrono ai propri clienti un servizio completo che include: l’ideazione, creazione e gestione dell’evento, un resoconto finale dell’iniziativa e attività di strategia di marca, comunicazione e marketing. Invece, altre agenzie per eventi virtuali si occupano solo dell’ideazione e organizzazione della riunione. Quindi, se la tua azienda possiede già un settore di marketing e comunicazione, è più vantaggioso (anche dal punto di vista economico!) scegliere una realtà che si occupa solo dell’organizzazione vera e propria dell’evento. Al contrario, se sei una piccola impresa, un’agenzia eventi online che offre un servizio a 360 gradi potrebbe fare al caso tuo.

Le attività di un’agenzia per eventi virtuali

Quando si organizza un evento online, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione, e questo l’agenzia lo sa bene. In un evento virtuale, i dettagli fanno davvero la differenza. Per questo i compiti e le attività degli organizzatori di eventi vengono definite con precisione e attenzione. Ecco quali sono i principali campi di azione di cui un’agenzia per eventi virtuali si occupa:

  • Analizza l’azienda, il suo business e modo di comunicare
  • Crea il concept dell’evento in linea con gli obiettivi del cliente e la sua brand identity
  • Concorda il budget richiesto per l’organizzazione dell’evento
  • Pianifica la riunione ed eventualmente crea un piano di comunicazione e promozione
  • Monitora l’evento online in tempo reale
  • Analizza i dati di partecipazione e interazione al meeting, che poi comunicherà all’azienda

Da come puoi capire, un’agenzia eventi online si occupa della gestione di numerosi aspetti di un evento.

Per questo, è bene che l’azienda si informi sul tipo di società di organizzazione eventi che vuole, facendo una ricerca approfondita per trovare un team di esperti di cui si può fidare.

Clicca sull’immagine per scoprire come organizzare il tuo prossimo evento onlineagenzia eventi online

Perché rivolgersi a una società di organizzazione di eventi

Stai ancora cercando dei validi motivi per affidare l’organizzazione del tuo evento online a un’agenzia eventi online? Ecco 4 osservazioni che ti convinceranno a fare il grande passo:

  1. Organizzare un evento virtuale richiede molto impegno, tempo e lavoro! Coordinare un team di tecnici, manager e saper gestire perfettamente le piattaforme digitali, non è così semplice. Per questo, rivolgersi a un’agenzia per eventi sicuramente ti aiuterà a ridurre il carico di lavoro e ti supporterà nel processo di ideazione e pianificazione dell’evento digitale.
  2. Le società di organizzazione di eventi virtuali hanno solitamente una solida rete di contatti, professionisti del settore, su cui fare affidamento e ai quali richiedere servizi di qualità. Quindi, affidarti a un’agenzia non solo ti farà risparmiare il tempo, che altrimenti impiegheresti a cercare le figure professionali adatte a te, ma ti permetterà di collaborare con i migliori in campo.
  3. Un’agenzia eventi online ti aiuta a spendere il tuo budget nel miglior modo possibile, facendo le giuste scelte e optando per le strategie che più si addicono ai tuoi obiettivi. In questo modo non dovrai preoccuparti di come spendere la somma che hai a disposizione, o impazzire per trovare la giusta soluzione che fa al caso tuo… ci pensa a tutto il team di professionisti a tua disposizione!
  4. Il team che si occuperà di organizzare il tuo evento virtuale ti accompagnerà in ogni fase dell’evento. Nella fase di progettazione e ideazione dell’incontro, con idee creative e soluzioni personalizzate. Nella fase di pianificazione, costruendo un’adeguata comunicazione e promozione dell’evento. Durante lo svolgimento, offrendoti un completo supporto con gli strumenti digitali, e nella fase successiva elaborando i dati raccolti durante l’incontro. Anche gli imprevisti più inaspettati, che l’uso della tecnologia può comportare, verranno rapidamente risolti dagli esperti del settore.

Infine, che tu voglia organizzare un evento aziendale per celebrare un buon anno di affari, per lanciare un nuovo prodotto o per rafforzare i legami con i tuoi business partner, affidarsi a un’agenzia per eventi online rappresenta una garanzia di successo.

Come scegliere la giusta agenzia eventi digitali

Avrai capito che rivolgersi a un’agenzia per eventi online è l’opzione migliore per ospitare un evento virtuale che sia memorabile per i tuoi invitati. Nel panorama italiano, le agenzie di eventi e comunicazione sono davvero molte e ciascuna con stili, modi di agire e target differenti. Alcune sono più orientate a soluzioni che giocano sull’intrattenimento, creatività e originalità dei contenuti. Altre, rispondo più a richieste di eventi formali. Altre ancora, fanno della strategia di comunicazione il loro punto di forza.

Come scegliere quella più giusta per la propria azienda?

Il primo passo che devi fare nella scelta di un’agenzia per eventi online è definire quelli che sono i tuoi obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo evento digitale. È importante tenere bene in mente qual è la brand identity della tua azienda e quali sono i valori che vuoi comunicare con il tuo evento online. Una volta che questi punti sono stati definiti, non ti resta che iniziare la ricerca della società di organizzazione eventi migliore per te. Quando avrai trovato un team di lavoro che ti comunica fiducia, originalità e professionalità e che rispecchia i valori del tuo brand, potrai compiere la tua scelta.

Scegli di fare la differenza: scegli la tua agenzia eventi online a Milano

Pur avendo ben in mente i criteri di scelta precedentemente citati, trovare la società di organizzazione eventi a Milano che soddisfa le tue esigenze può essere difficile. o forse più semplice del previsto: WebinarPro organizza eventi online a Milano, in tutta Italia e anche all’estero dal 2015.

WebinarPro è la prima agenzia di organizzazione eventi online specializzata da più di 10 anni, non solo in webinar, ma anche eventi online complessi.

La nostra promessa è quella di aiutarti a creare il tuo evento online in modo professionale, offrendoti in ogni fase la migliore tecnologia, metodo, assistenza e supporto strategico.

 

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Laureata in Scienze Psicosociali della Comunicazione, studio per specializzarmi in comunicazione d’impresa e marketing. Il mio tempo libero si divide tra partite di pallavolo, serate con amici e avventure alla scoperta di nuovi posti. Gli altri mi definiscono precisa come un orologio svizzero, a me piace descrivermi come ambiziosa, responsabile e curiosa.
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