Settembre. L’estate che finisce. L’autunno che è nell’aria. Le giornate che si riempiono di “callettine di allineamento” per riprendere tutte le attività. Significa solo una cosa: riunioni Zoom come se non ci fosse un domani.

Impossibile non conoscerla: Zoom è la piattaforma per meeting online e webinar che durante questa pandemia ha avuto la crescita maggiore.

Se la maggior parte del tuo tempo lavorativo viene impiegata in meeting online e riunioni su Zoom, dopo aver letto questo articolo potrai sfruttare 4 consigli per realizzare riunioni Zoom efficaci, dritte al punto e senza imprevisti.

 

Riunione Zoom: come funziona?

Per prima cosa, vediamo velocemente come puoi creare una riunione su Zoom:

1. Iscriviti a Zoom o acquista il piano più adatto alle tue esigenze. (Nota bene: il piano gratuito di Zoom permette di realizzare riunioni per una durata massima di 40 minuti). Contattaci per acquistare la tua licenza Zoom con noi, con tutti i vantaggi dei nostri servizi e la fatturazione in italiano!

2. Accedi a Zoom con le tue credenziali

3. Una volta nella dashboard, seleziona dal menù alla tua destra la voce “riunioni” e subito dopo la voce “pianifica una riunione

4. Inserisci il titolo della tua riunione

5. Stabilisci giorno, ora e durata della tua riunione. (Nota bene: assicurati che il fuso orario sia corretto)

6. Come ID riunione lascia selezionato “Genera automaticamente”

7. Personalizza la tua riunione controllando tutte le opzioni che puoi attivare (trovi i dettagli in questo articolo: come realizzare tecnicamente una riunione su Zoom)

8. Clicca su Salva: la tua riunione è creata. Troverai il link di invito nella pagina successiva e potrai mandarlo ai tuoi invitati cliccando su “copia invito”.

Se vuoi maggiori informazioni tecniche (comprese di screenshot della dashboard) per imparare ad orientarti dentro Zoom, ti consiglio questi due articoli:

Come usare Zoom: guida completa su dispositivi e impostazioni

Scaricare Zoom Meeting e imparare tutto sulla dashboard: guida completa in italiano

Zoom per riunioni online: il fenomeno della “Zoom fatigue”

Ti è mai capitato in questi due anni di arrivare infondo ad una giornata di lavoro costellata di riunioni online e di sentire un senso di stanchezza e sfinimento molto forte?

Sei in buona compagnia: è un fenomeno che è stato ampiamente riconosciuto ed è stato chiamato “Zoom fatigue”, ovvero “affaticamento da Zoom”. Ma non riguarda solo le riunioni Zoom: fa riferimento alle riunioni online effettuate tramite tutte le piattaforme per meeting online esistenti (Skype, Teams, GoToMeeting).

Dopo una lunga serie di riunioni online, è molto facile provare un senso di fatica molto intenso: succede perché durante una riunione online il cervello non riesce a cogliere tutti quei segnali propri della comunicazione non verbale che aiutano ad elaborare, interpretare e interagire al meglio durante una riunione in presenza.

Quindi per comunicare online, potendo vedere gli altri interlocutori solo tramite webcam o addirittura sentendo solo la loro voce, il nostro cervello impiega molti più sforzi per interpretare quello che succede intorno a noi. Non poter fare affidamento sui segnali non verbali affatica la nostra mente.

Puoi approfondire il tema della zoom fatigue in questo articolo di National Geographic: “Zoom fatigue”, come le interazioni virtuali influenzano il nostro cervello

Per contrastare la Zoom fatigue diventa indispensabile imparare ad ottimizzare le riunioni online, in modo da renderle momenti produttivi, concisi e non affaticanti.

Nel prossimo paragrafo troverai i nostri 4 consigli per riunioni zoom (e in generale riunioni online) vincenti.

Quattro consigli per riunioni Zoom senza stress

#1 | Poniti una prima, semplice domanda: “ma questa riunione su Zoom serve davvero”?

Può sembrare banale, ma in realtà un’analisi pre-meeting ti permette davvero di ottimizzare la tua riunione, prima di tutto aiutandoti ad individuare se una riunione zoom è il mezzo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi.

Rispondi a queste due domande:
Qual è lo scopo/obiettivo del meeting che voglio organizzare?
Avere un confronto aperto con gli interlocutori mi può aiutare nel raggiungere il mio obiettivo?

Se la risposta è sì ad entrambe le domande, vuol dire che una riunione online è il mezzo ideale.

Ora che hai la certezza di organizzare un meeting online, segui questi punti:

1- Invita la persone solo strettamente necessarie e che possono avere un ruolo attivo
2- Crea una breve agenda dell’incontro
3- Definisci la durata (non andare oltre ai 45 minuti)

# 2 | Sfrutta le impostazioni di Zoom per controllare la riunione
Ecco delle impostazioni di Zoom che ti possono aiutare a gestire al meglio la tua riunione:

  • Sala d’attesa è una impostazione molto importante. Se prevedi una riunione con molti partecipanti ti permetterà di avere il controllo sugli accessi o evitare accessi indesiderati.
  • Opzione audio e video: quando crei la tua riunione su Zoom, ti consigliamo di vidimare l’opzione che ti consente di disattivare il video e l’audio dei partecipanti all’ingresso nel meeting. In questo modo, eviterai possibili errori o situazioni imbarazzanti, permettendo ai tuoi partecipanti di attivare i canali di comunicazione solo una volta pronti.
  • Background di Zoom: utilizza uno sfondo neutro o imposta uno dei background di Zoom per avere il controllo sul tuo sfondo e risultare professionale

# 3| Trascrivi l’audio della tua riunione

Zoom permette di trascrivere in modo automatico l’audio di una riunione o di un webinar. Una funzione molto utile per stilare con velocità un verbale della tua riunione, permettendoti di non dover prendere appunti nel mentre.

Nota bene: questa funzione è disponibile solo per gli utenti con piani di Zoom a pagamento e che usano la registrazione delle riunioni su Cloud. Se hai un abbonamento premium, nelle impostazioni di registrazione Cloud (Cloud Recording) puoi attivare l’opzione per le trascrizioni audio.

# 4 | Impara ad utilizzare le scorciatoie da tastiera

Su Zoom puoi utilizzare tantissime scorciatoie da tastiera per gestire i tuoi meeting con professionalità, rapidità e facendo stupire tutti i colleghi. Le trovi tutte in questa pagina dedicata sul sito di Zoom: scorciatoie da tastiera di Zoom

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Laureata in Comunicazione, figlia di genitori, sorella di un fratello. Da sempre affascinata dal mondo della comunicazione digitale e web marketing, lavoro per renderla la mia professione. Ogni giorno un passo avanti mentre coltivo la musica, la scrittura, il cinema, le nottate in pigiama davanti alle serie tv e il trekking.
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