Piattaforme per eventi online: cosa sono?

A partire dal 2020 (ed è inutile ricordarti cosa è successo!), le piattaforme per eventi online sono diventate una categoria molto desiderata: in mancanza di certezze (green pass, zone colorate, rischio di chiusure locali, ecc.) tutti vogliono organizzare eventi online, riducendo il rischio di cancellazioni, defezioni e investimenti andati in fumo.

Così, molte aziende hanno iniziato a sviluppare piattaforme per eventi online molto articolate.  Ma di cosa stiamo parlando? Ecco la definizione di cosa è una piattaforma per eventi online.

Una piattaforma per eventi online è un servizio web, app o software che permette di organizzare un evento virtuale gestendo ogni aspetto: location virtuale, accesso riservato, contenuti live, eventuali stand virtuali, spazi per gli sponsor, ecc.

Ma quindi, cosa ci possiamo aspettare in questo settore?

Quali sono le features in corso di sviluppo e quali le caratteristiche di una piattaforma per eventi digitali che si rispetti?

In questo articolo vogliamo parlare proprio dei nuovi trend delle piattaforme per eventi virtuali.

 

Organizzare eventi online: piattaforma o servizio?

Prima di tutto dobbiamo distinguere tra due aspetti importanti.

Da un lato abbiamo le piattaforme complete per gestire eventi digitali di tutti i tipi. Si tratta di software preconfigurati che ti permettono di gestire ogni aspetto del tuo evento virtuale: pianifichi gli eventi, gestisci gli spazi virtuali, crei gli stand, e tutto quello che occorre dalla A alla Z per gestire ogni singolo aspetto del tuo evento virtuale.

Molte di queste piattaforme ormai gestiscono l’evento virtuale in 3D: l’aspetto dell’interfaccia riprende un evento tradizionale, lo emula in un ambiente immersivo che, come nei videogame più recenti, oppure in SecondLife (ti ricordi?) offre un’esperienza molto ricca ed emozionante.

Veniamo alla secondo opzione: i servizi di gestione degli eventi online.

In questo secondo caso, esistono agenzie per eventi virtuali (e WebinarPro ha un servizio ad hoc per gestire gli eventi digitali) che si occupano di fare tutte queste cose:

  • Organizzare l’evento (relatori, agenda, calendario, accessi, ticket, ecc.)
  • Sviluppare un ambiente 3D per gestire l’esperienza utente
  • Gestire e ottimizzare gli eventi dal vivo (ad es. le presentazioni online al congresso).
  • Rendere tutto il sistema omogeneo

Se i vantaggi del primo tipo di gestione degli eventi online è la velocità e relativa semplicità di creazione, i vantaggi del secondo tipo è che hai un servizio chiavi in mano, che include tutto ciò che riguarda la configurazione dell’evento sul lato tecnico e che permette la massima tranquillità e professionalità.

Clicca sull’immagine, se ti può interessare la seconda opzione e se vuoi parlare del tuo evento al team di WebinarPro.

 

La gestione degli eventi online con le piattaforme digitali all inclusive

Molte aziende nel corso di questi due anni si sono affidate a questo tipo di servizio (il primo dei due che ti abbiamo descritto), ma quali sono i vantaggi concreti di questo tipo di software e quali gli svantaggi?

Vediamo questi vantaggi dei software per eventi digitali nel dettaglio:

  • Fai tutto in completa autonomia
  • Personalizzi il materiale visivo con un range tutto sommato contenuto di opzioni
  • Risparmi denaro nella gestione dell’organizzazione
  • Riduci il personale pre-evento
  • Solitamente hai a disposizione un wizard che ti aiuta nella configurazione

Esistono anche dei limiti dei software per la gestione eventi? Sì, e vediamoli nel dettaglio.

  • Nessun livello di personalizzazione: spesso i vincoli grafici sono molto rigidi
  • Poca attenzione al servizio, massima attenzione all’interfaccia
  • Nessun supporto strategico: hai un software, ma non è detto che tu sappia come organizzare l’evento
  • Brandizzazione limitata
  • Strutture e processi rigidi
  • Nessuna strategia di marketing o lancio dell’evento digitale

Solitamente questi software vengono scelti da aziende ed enti che organizzano eventi e che desiderano un servizio veloce, puntando più sul semplice raccoglitore di materiali, che sull’evento in sè.

Se vuoi qualcosa di più, dalla nostra esperienza, devi puntare sul servizio completo di gestione degli eventi digitali.

Vediamolo.

Eventi digitali online: il servizio completo

Come hai capito, il servizio rispetto a un semplice software o piattaforma per gli eventi digitali è adatto ad aziende, organizzazioni, associazioni ed enti che vogliono strutturare une vento digitale più completo e affidabile, con la massima personalizzazione possibile.

Solitamente, le richieste per i servizi di organizzazione eventi digitali sono queste:

  • Solitamente organizzavamo l’evento in presenza, ma ora vogliamo trasformarlo in evento virtuale.
  • Desideriamo offrire un’esperienza innovativa e coinvolgente
  • Vogliamo che il brand venga valorizzato e sia sempre ben visibile
  • Vogliamo stupire, oltre che informare e formare i nostri partecipanti
  • Ci serve un servizio completo, che gestisca anche le live e la parte congressuale
  • Non vogliamo imprevisti e vogliamo la massima sicurezza e garanzia di risultato

Se ti ritrovi in queste righe, clicca subito su questa immagine:

I vantaggi di un servizio completo di organizzazione degli eventi virtuali sono molti:

  • Rapporto diretto con persone esperte in grado di consigliarti
  • Personalizzazione pressochè infinita
  • Servizio completo prima, durante e dopo l’evento
  • Strategia di marketing, di vendita dei ticket, di gestione dei flussi
  • Gestione del team organizzativo o integrazione con figure professionali specializzate nell’online
  • Gestione del brand in tutte le fasi organizzative
  • Localizzazione dell’evento virtuale potenzialmente ovunque, anche nella sede virtuale creata ad hoc dell’azienda
  • Massima interazione ed engagement
  • È possibile raggiungere nuovi livelli di organizzazione dell’evento, di collaborazione, di partecipazione

Esistono anche dei limiti, per essere onesti, di questo tipo di organizzazione degli eventi nel web.

  • Il costo è leggermente più alto, giustificato dalla massima personalizzazione digitale
  • La complessità deve essere gestita da veri professionisti
  • I tempi di realizzazione sono leggermente più lunghi e richiedono un’attenta pianificazione

Considera che abbiamo organizzato eventi spaventosamente complessi in meno di 40 giorni, ma dal punto di vista organizzativo, è necessario immaginare almeno 3 mesi di preavviso, che non sono molti, se ci pensi bene.

Piattaforme eventi virtuali: cosa possiamo aspettarci per il futuro?

WebinarPro organizza eventi formativi e di marketing da molto tempo, ben prima del Covid: i primi webinar che abbiamo organizzato risalgono al 2008, per intenderci.

Quello che abbiamo capito è che l’evoluzione di questi eventi digitali è davvero molto veloce.

Ma cosa possiamo aspettarci nel futuro? Abbiamo provato a guardare nella sfera di cristallo e ci aspettiamo che…

L’app “open space” per gli eventi online

L’app per collegarsi ai webinar, quella per il meeting e infine per creare momenti di condivisione e collaborazione per progetti grafici. Qualcos’altro?

La vera esigenza è quella di avere un unico ambiente performante in cui l’utente possa passare da una modalità all’altra in estrema semplicità: la velocità, la semplicità di utilizzo, la versatilità passano anche attraverso questo. E andremo in questa direzione con spazi sempre più articolati e complessi, in grado di creare esperienze ricche, di emozionare, di coinvolgere, di fare lavorare insieme i team.

Breakout rooms: ad ognuno la sua

Non è più importante avere una sala plenaria, ma tante piccole aule chiamate “breakout rooms”: funzione ad oggi già nota ma con molte limitazioni.

In queste aule meeting è possibile collaborare, aprire e chiudere microfono e webcam. Il plus più importante sarebbe quello di poter scegliere manualmente quali utenti inserire e non solo in modo casuale, con la massima versatilità nella gestione dei ruoli dei partecipanti.

In questi spazi, sarà sempre più importante interagire e fare tutto ciò che persino nel mondo reale diventa complesso o difficile (immagina una mappa mentale condivisa da 1000 persone: impossibile nel mondo reale!).

Aumenta la reach con le piattaforme per eventi online

Se il webinar nasce per essere “a porte chiuse” con un pubblico selezionato, ora uno degli elementi più richiesti è quello di poter avere la possibilità di collegare il webinar ai social (Facebook, Instagram e LinkedIn) in diretta.

In questo modo, puoi ampliare la tua reach, incuriosire chi non ti conosce e permettere anche ai tuoi fan che non si son potuti iscrivere di partecipare all’evento online. Chissà se qualche piattaforma per eventi online inserirà questa funzione in modo sempre più integrato, facilitando i livelli di condivisione, creando una gamma ampia di sfumature tra chi è dentro l’evento, chi è fuori, chi condivide, ecc.

Eventi di più giorni

Non è più sufficiente il webinar di un’ora o l’evento di mezza giornata. La maggior parte delle aziende e dei professionisti vorrebbe ospitare un mix di sessioni live, eventi simulati organizzati in più giorni consecutivi.

L’obiettivo è quello di simulare grandi congressi, convegni e fiere ma senza limiti di spazio e tempo. Sarebbe utile anche diversificare i report e le analisi dell’evento: le aziende vogliono sempre di più dati verticali e precisi.

Tutti questi aspetti dipendono molto dall’architettura della piattaforma digitale per gli eventi virtuali e devono poter permettere una gestione molto fluida dell’agenda, con improvvisi cambiamenti e comunicazione tempestiva a tutte le persone coinvolte.

Aule, stand personalizzabili: il brand al centro degli eventi virtuali!

Basta alle interfacce anonime e tutte uguali. Tra le maggiori richieste riceviamo quelle per fare branding: caricare il proprio logo, utilizzare vari sfondi e molto altro. Ogni brand ha la sua storia e vuole esprimere i propri valori. Tutto è importante nel mondo degli eventi online, anche la grafica che deve essere valorizzata nel modo più adatto.

Questa dimensione sarà sempre più centrale e diverrà un must per tutti le piattaforme di supporto agli eventi.

Interattività e coinvolgimento degli eventi digitali

Non solo sondaggi e quiz. Le aziende e i professionisti, ma anche gli utenti stessi, richiedono maggior coinvolgimento durante l’evento.

Oltre ad attuare strategie di comunicazione efficace, indubbiamente nelle piattaforme per eventi online, ci vogliono elementi di spettacolarizzazione dell’evento, che permettano gamification e processi di apprendimento di livello avanzato.

I partecipanti non vogliono annoiarsi e vogliono assolutamente vivere un esperienza memorabile.

Come organizzare un evento online?

Esiste una sequenza che consigliamo a tutti i nostri clienti e che vogliamo suggerire anche a te.

  1. Definisci gli obiettivi del tuo evento
  2. Analizza quanta “parte online” vuoi inserire nel tuo evento
  3. Raccogli informazioni (ad esempio nel nostro blog trovi molti post sul tema degli eventi online, guarda qui)
  4. Definisci: agenda, calendario, budget, numero di relatori, esigenze organizzative, ticket, ecc.
  5. Contatta degli esperti (qui sotto trovi il modulo, per fare prima!)

Puoi improvvisare, puoi anche fare in modo completamente autonomo, ma dalla nostra esperienza, solitamente il fai-da-te costa molto di più di un evento organizzato da professionisti.

E poi, diciamolo, chiedere non costa nulla, ma ti permette di avere più opzioni tra qui scegliere per rendere il tuo evento memorabile e professionale.

Ora hai tutte le info che ti occorrono per organizzare il tuo evento digitale.

Noi siamo qui per aiutarti.


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Ilaria Minichelli

Laureata in Comunicazione, master in Digital Marketing. Ballare latino americano e viaggiare, sono le mie più grandi passioni. Adoro guardare serie tv, mangiare buon cibo e il vino rosso. Il mio soprannome? Bulldozer.
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