Il 2020 ha creato le premesse per una grande rivoluzione digitale: riunioni, meeting, convention, eventi di tutti i tipi si sono trasferiti dal mondo reale a quello virtuale. E così anche l’assemblea soci online e il CdA (consiglio di amministrazione) online sono diventate pratiche comuni.
In questo articolo abbiamo raccolto alcuni spunti pratici per organizzare la tua Assemblea soci online, estendendo le buone pratiche anche al CdA online, per coloro che devono gestire consigli di amministrazione virtuale, con voto online e gestione degli accessi e delle presenze online nelle assemblee.
Prima di tutto: si può fare l’assemblea soci online? Si può fare l’assemblea soci online se:
- esistono strumenti di connessione online per far partecipare tutti i soci dell’assemblea
- vengono rispettate il più possibile le procedure di designazione dei rappresentanti e ci sono forme e strumenti per esprimere il voto online e a distanza
- per le sole SRL e cooperative SRL: espressione del voto mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto
Conseguentemente, le modalità alternative previste per lo svolgimento delle assemblee ordinarie e straordinarie delle società, comprese le cooperative, continueranno a poter essere utilizzate, salvo ulteriori proroghe, fino al 31 DICEMBRE 2020, anche se non previste nello statuto (art 1, comma 3, lettera b), N. 3, DL 125/2020).
Ovviamente attenzione allo statuto e ai regolamenti interni delle aziende, anche per quanto riguarda la possibilità di organizzare il CdA online.
Cosa trovi in questo articolo:
Assemblea soci online o telematica: cosa usare
Per organizzare un’assemblea soci online esistono alcuni bisogni fondamentali:
- Tutti devono poter accedere online
- Tutti devono essere consapevoli della modalità
- Tutti devono avere la medesima possibilità di comunicare e condividere pareri, nel rispetto delle quote societarie e dei regolamenti
Per il primo aspetto, chi organizza l’assemblea soci online o il CdA online deve consentire a ogni futuro partecipante di verificare la connessione, l’accesso ad eventuali app o software, l’accesso a hardware adeguato (microfono, webcam e cuffie) e verificare che ognuno sia messo nelle condizioni di accedere. Per questo motivo
Quando un cliente ci chiede supporto per organizzare la sua assemblea soci online o il suo CdA, oltre a garantire la massima privacy, forniamo test tecnici pre-assemblea per garantire la migliore riuscita, con l’eventuale possibilità di soluzioni di backup di sicurezza.
In secondo luogo, tutti i partecipanti all’assemblea soci online o al CdA online devono essere informati oltre relativamente all’Ordine del giorno, alle modalità di accesso, ai software richiesti, ai link di accesso, alle modalità di gestione del convegno.
Infine, le precedenti due precauzioni garantiscono quasi totalmente la terza: tutti coloro che ne hanno diritto, hanno l’opportunità di esprimere la propria opinione. quel “quasi” dipende molto anche dalle circostanze: se cambiano modalità, luoghi e circostanze del collegamento, il risultato potrebbe essere compromesso.
Ad esempio, nelle assemblee dei soci di WebinarPro e dei nostri clienti, specifichiamo sempre:
- Contatto per eventuali problemi tecnici dell’ultimo minuto
- Eventuali soluzioni alternative di backup
Assemblee in videoconferenza: funzionano?
Dipende.
Con la nostra esperienza, abbiamo visto che il 99% degli eventi online funziona meglio se viene garantita un’adeguata programmazione, una fase di testing (soprattutto precedentemente alla prima assemblea soci online o al primo CdA online) e viene garantito un giusto orientamento informativo. Vediamole nel dettaglio.
Progettazione della riunione e scelta della piattaforma assemblea online
Restano ferme tutte le indicazioni relative a come organizzare una riunione online ma con un’assemblea online è importante definire subito:
- Chi si occupa degli aspetti tecnologici prima, durante e dopo la riunione
- Come vengono gestiti eventuali imprevisti tecnici
- Quali sono i sistemi di voto online, quali sono le implicazioni e come viene stabilita la verifica dei diversi contributi
Testing ed facsimile convocazione dell’assemblea soci online e CdA in teleconferenza
Prima della riunione è necessario immaginare una sessione di test, verificando che tutti i soci e gli amministratori possano effettivamente contribuire in modo sicuro e continuativo, immaginando eventuali alternative.
Queste indicazioni possono essere inserite nelle diverse comunicazioni, inserendo almeno questo paio di note nel facsimile della convocazione:
- In relazione al tema di prevenzione e di contenimento del contagio da Covid-19, ai sensi dei D.P.C.M. 8 e 9 marzo 2020 e alla luce dell’art. 106 del Decreto- Legge 18 del 17 marzo 2020, la partecipazione alla riunione potrà avvenire esclusivamente per il tramite di mezzi di telecomunicazione in audio-video conferenza.
- Il collegamento avverrà tramite il link … e il giorno … alle ore … è prevista una sessione test in cui tutti gli amministratori/soci potranno verificare la propria connessione e la qualità degli strumenti online.
Preparare consiglio di amministrazione da remoto e assemblea soci a distanza
Il consiglio di amministrazione in remoto e l’assemblea dei soci a distanza, sempre nel preliminare rispetto delle indicazioni dello statuto e con preventiva comunicazione, possono essere anche affiancate da diverse soluzioni online che la rendono più completa e fruibile. Ecco alcuni esempi:
- Condivisione documenti online con Dropbox o Google Drive
- Redazione di documenti e verbali online con Google Drive
- Strumenti di poll e rilevazione online
- Gestione di materiali multimediali per la condivisione (ad es. post it condivisi, mappe concettuali, ecc.)
- Fogli di calcolo condivisi
Votazioni assemblea online soci e CdA online
Uno degli aspetti più richiesti nell’ambito delle assemblee soci e CdA virtuali è proprio il momento della valutazione, in quanto le combinazioni possibili possono variare moltissimo. Ecco alcuni esempi di votazioni online per assemblee dei soci:
- Voto pubblico e condiviso immediatamente
- Voto segreto e non condiviso
- Voto pubblico ma non condiviso
- Voto segreto per alcuni membri
Come puoi capire queste tipologie di voto richiedono differenti strumenti che possono essere anche esterni alla piattaforma ma di cui l’accesso e l’amministrazione deve essere tenuto da specifiche persone, con particolare attenzione alle questioni di privacy e protezione del dato (ed è per questo che molti clienti ci chiedono di gestire per loro conto questi aspetti, in modo da garantire la segretezza e la gestione esterna di queste informazioni).
Assemblee online soci, CdA virtuali e tracciamento delle presenze
La maggior parte delle piattaforme meeting e webinar di un certo livello tengono traccia di diverse statistiche, come:
- Ingresso in piattaforma
- Uscita dalla piattaforma
- Tempo di permanenza
- Risposte ai poll
- Interventi in chat
Tutti questi dati possono essere utilizzati per avere report molto accurati di tutto quello che è accaduto durante l’assemblea soci virtuale o il cda online.
A questo possiamo poi aggiungere uno dei migliori tracciamenti al mondo: la registrazione dell’assemblea. Se tutti membri dell’assemblea soci o del CdA hanno la webcam accesa, è evidente che abbiamo anche una più che eccellente verifica della presenza durante l’evento.
Se sei arrivato fino a qui è perché sei davvero curioso di sapere come organizzare la tua assemblea soci online e il consiglio di amministrazione online.
L’unica cosa che ti rimane da fare? Compila il form qui sotto e inizia a mettere le basi per il tuo progetto!
