Come organizzare eventi ibridi: la nuova frontiera per gli eventi di successo

Il settore degli eventi come può riprendersi dalla crisi ed evolvere? È la domanda principale che event manager aziendali, reparti di comunicazione e molti del settore si sono posti. Da marzo 2020 ad oggi una cosa è certa: non si può tornare indietro e pensare di organizzare solo eventi in presenza. La soluzione più efficace è progettare eventi online con la possibilità di organizzare eventi ibridi.

Per questo motivo ti voglio anticipare un trend del 2022, che non sarà solo una novità del momento, ma un cambiamento epocale definitivo: gli eventi ibridi.

Che cos’è un evento ibrido?

Un evento ibrido è la sinergia tra un evento classico, in cui ci si incontra di persona, e un evento virtuale, cioè tra persone che si incontrano tramite spazi virtuali attraverso piattaforme webinar e piattaforme meeting.
Elemento caratterizzante degli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti. Puoi scegliere le modalità che preferisci per la fruizione dei contenuti: tra quelle più utilizzate c’è lo streaming dell’evento live.

Come funziona? una parte dell’evento si svolge in presenza: di norma sono i relatori insieme agli organizzatori che si ritrovano in una location predefinita. L’altra parte per chi si collega da remoto attraverso un dispositivo come il proprio computer o lo smartphone, e che partecipa, con diversi livelli di possibilità di interazione, all’evento stesso.

50 sfumature di successo: eventi online VS eventi ibridi

So che ti starai domandando qual è la soluzione più efficace che ti assicurerà il successo, tra eventi online e gli eventi ibridi…

Vuoi sapere la verità? entrambi. Per essere precisi: i classici eventi d’aula in presenza, occuperanno gli investimenti minori perchè le aziende e le organizzazioni che hanno abbracciato il digitale, ottimizzato risorse e denaro, non torneranno più indietro.

Gli eventi ibridi, quindi sono un’integrazione degli eventi online. A riconferma di questa tesi, voglio portare alla tua attenzione alcuni eventi di successo di nostri clienti, aziende ed associazioni prestigiose. Noterai come per natura siano uno differenti dall’altro, ma con un comune denominatore: aver trasferito online gli eventi tradizionali in aula. 

Clicca sul bottone qui sotto e prendi spunto dai migliori progetti dei nostri clienti.

 

scopri gli eventi online di successo

 

 Digitalizzazione degli eventi: eventi ibridi e Covid

Quando la pandemia ha iniziato ad allentare un po’ la sua morsa, anche nel mondo degli eventi aziendali si è iniziato a pensare alla possibilità di ritornare a realizzare eventi fisici.

Le limitazioni e le restrizioni dovute alle regole sanitarie, però, hanno reso necessario fin da subito pensare a come modificare alcune abitudini e comportamenti consolidati anche all’interno del mondo degli event manager e dell’organizzazione di eventi. Qui puoi leggere un mio articolo di approfondimento sulla questione.

Ad oggi quindi possiamo affermare con certezza che gli eventi online sono e rimarranno la soluzione principale e, insieme agli eventi ibridi, saranno infatti parte di quella “nuova normalità” che prenderà piede nella maggior parte dei business.

Come e perché organizzare eventi streaming

Gli elementi per organizzare eventi ibridi sono principalmente tre: organizzatori e speaker dal vivo, una location fisica e il pubblico in collegamento online.
La soluzione degli eventi ibridi è l’impatto migliore in termini sanitari. Insieme alla regia, si garantisce lo svolgimento del programma dando di volta in volta la parola agli speaker, gestendo le transizioni mentre i relatori e il pubblico sono collegati da remoto.

Ovviamente il livello di tecnologia richiesto è piuttosto alto, ma grazie al nostro team di regia, si superano insieme tutti i limiti creando ad hoc un evento sartoriale.

Scopri 7 suggerimenti per organizzare eventi online.

Quali sono i benefici principali di un evento aziendale virtuale?

Come ho specificato qualche riga più su, organizzare eventi online tra cui  gli eventi ibridi, ha numerosi vantaggi rispetto ai tradizionali eventi d'aula. Di seguito ti fornisco qualche spunto su cui riflettere:

  • Costi decimati rispetto agli eventi tradizionali
  • Più possibilità di ingaggiare speakers (anche se dall’altra parte del mondo)
  • Dati real-time riguardo i partecipanti, tali da poter individuare subito possibili nuovi trend
  • Possibilità di inserire stand virtuali per gli sponsor e per la comunicazione istituzionale
  • Utilizzo dell’intelligenza artificiale per creare sessioni di networking e svago tra i partecipanti con interessi simili
  • Sostenibilità ambientale in termini di riduzione degli spostamenti dei partecipanti e dell’impatto dell’evento sul territorio

Hai ancora dubbi? secondo me il quadro è chiaro! Non dimenticare una cosa importante: creare valore aggiunto.

Eventi aziendali: crea valore aggiunto

Grazie agli eventi ibridi, potrai costruire una comunità in modo differente, legata al tuo business. Con il 2020 e i primi mesi di questo 2021 si sono affermati nuovi canali per condivisione di contenuti online, nuove opportunità. Il focus è però, creare valore. Nel settore degli eventi aziendali nascono (o si affermano) così eventi ben organizzati e di alta qualità in completa sicurezza. Tuttavia, per un’esperienza di qualità, per molti clienti non bastano solo uno presentatore/speaker ed una videocamera.

Per ottenere eventi aziendali professionali, ti consiglio queste semplici pratiche:

  • Registra con più videocamere così da mostrare l’intera sala o diversi soggetti, rendendo l’evento più piacevole da seguire.
  • Un audio ben curato, che bilancia rumori di stage, applausi di partecipanti fisici e/o virtuali e voce degli speaker, crea atmosfere perfettamente curate come gli show televisivi.
  • Nomina un moderatore e, se serve, crea delle breakout rooms per dividere i partecipanti in gruppi separati per un certo periodo di tempo.
  • Interagisci con il tuo audience con più di uno strumento durante l’evento. Invece di lasciare che usino lo smartphone per controllare WhatsApp, fai si che l'interazione avvenga all'interno della piattaforma dell'evento. Usa la  chat room, condividi materiali, sfrutta le lavagne interattive e se hai la necessità, crea piccoli gruppi di collaborazione.
  • Non avere timore: per qualsiasi necessità troverai supporto nel nostro team di regia streaming e verrai seguito da un esperto per organizzare un evento professionale.

eventi ibridi

Congresso ibrido

Mentre il tuo convegno o meeting aziendale si svolge in una certa location, i partecipanti impossibilitati negli spostamenti, possono così prendere parte all'evento: è sufficiente un pc, tablet o smartphone ed una buona connessione alla rete internet.

Non dimenticarti poi di trasmettere il tuo evento in streaming sulle principali piattaforme online, e se coerente con gli obiettivi finali dell’evento, anche sui social network. Ormai è risaputo che circa il 70% della buona riuscita di un evento risiede anche nell’attuazione di strategie social media marketing SMART e, quindi vincenti. Il resto dipende dal lavoro pianificato, programmato ed organizzato da tutto il team aziendale.

In alternativa potresti anche scegliere di spostare l'evento online e accogliere i partecipanti nel tuo congress palace virtuale, ottenendo un risultato totalmente immersivo. Se vuoi un esempio pratico sul tema congressi virtuali, conferenze e fiere online, scopri il nostro evento di Dicembre 2020 “Webinar Summit” caratterizzato da tecnologia 3D.

Eventi ibridi virtuali o eventi in presenza?

Sì, la penso come te: le emozioni e le relazioni che è in grado di generale l’evento dal vivo, sono insostituibili. Ma l’evento online e la sfumatura dell'ibrido ti danno l’opportunità di raggiungere persone che altrimenti non avresti mai raggiunto, dando loro il massimo dell’esperienza possibile attraverso le soluzioni offerte da piattaforma adatta, servizio di regia professionale, progettazione efficace pre-durante-post evento.

Se ti ho incuriosito e vorresti entrare per la prima volta in questo mondo, oppure hai già un progetto strutturato da progettare, non ti resta che raccontarcelo. Compila il form qui sotto e verrai ricontattato da un esperto del team events.

 

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Ilaria Minichelli

Laureata in Comunicazione, master in Digital Marketing. Ballare latino americano e viaggiare, sono le mie più grandi passioni. Adoro guardare serie tv, mangiare buon cibo e il vino rosso. Il mio soprannome? Bulldozer.
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