Come progettare eventi complessi. L’esperienza di Fondazione Telethon.

Intro

Come portare avanti l’attività di Fondazioni e Onlus? In che modo possono comunicare e incontrarsi?

Fondazione Telethon ha deciso di cogliere l’opportunità di organizzare eventi online per portare avanti attività fondamentali. Il binomio “relazione e comunicazione” è stato il cuore centrale, che ha caratterizzato l’evento di tre giornate ad Ottobre.

Scopriamo insieme l’evento di Fondazione Telethon.

Azienda

Fondazione Telethon è un ente senza scopo di lucro fondato nel 1990, ad oggi presenta 31 anni di attività. Promuove la ricerca scientifica con lo scopo di mettere la parola “cura” accanto alle malattie genetiche rare, ad oggi tra le 6 mila e 8 mila. Purtroppo le malattie rare, sono abbastanza diffuse: 300 milioni in tutto il mondo di cui 800 mila solo in italia.

Tra le varie attività di Fondazione Telethon, troviamo: la ricerca interna a Pozzuoli di Napoli e TIGET posto all’interno dell’Ospedale San Raffaele di Milano con la sperimentazione clinica con terapia genica. In 30 anni di attività, i più grandi risultati di Fondazione Telethon sono due farmaci: Strimvelis e Libmeldy con alle spalle un processo lungo decenni.

Conosciamo meglio le due ospiti di oggi.

Barbara è laureata in Economia dal 2013, lavora in Fondazione Telethon nella raccolta fondi ed in particolare nel team Gestione volontari e sviluppo Campagne. Si occupa di gestire il sistema di volontariato con l’obiettivo di divulgare la missione della Fondazione Telethon e di raccogliere fondi per la ricerca sulle malattie genetiche rare.

Laura è  terapista della Neuro e Psicomotricità dell’età evolutiva e, a breve, Pedagogista. Lavora in Fondazione Telethon dal 2019 nel team delle Relazioni con le Associazioni di Pazienti con l’obiettivo di costruire una rete tra le associazioni che si occupano di malattie genetiche rare in Italia.

Il loro lavoro è importante per non far sentire sole le famiglie e dare una speranza concreta attraverso la ricerca scientifica.

Progetto

L’evento online di Fondazione Telethon 15-16-17 Ottobre, di circa 10 ore totali, si poneva come obiettivo quello di comunicare digitalmente con i propri interlocutori. Ogni anno Fondazione Telethon organizza eventi in presenza con i coordinatori provinciali (volontari) e le associazioni dei pazienti, per confrontarsi e per creare rete. Il 2020 è stato come ben sappiamo un anno particolare, potevano decidere di fermarsi e invece Fondazione Telethon ha deciso di affidarsi a noi per organizzare questo evento.

Da quello che era un problema  – il fatto di incontrarsi fisicamente – hanno colto un’opportunità, ovvero quella di non rinviare e di creare un punto di incontro tra le 215 associazioni e una 5oina coordinatori provinciali con i loro volontari.

Focus dell’evento era quello della comunicazione declinata sotto vari aspetti: in ambito scientifico, sui social, e via dicendo. La scelta di suddividere l’evento in più giorni era dovuta al fatto che gli eventi online e webinar si erano moltiplicati e noi volevamo rendere tutto più leggero e fruibile per l’utente.

Le sessioni erano strutturate sia in contemporanea che in parallelo, per rispondere a orari ed esigenze degli interlocutori dell’evento. Alcuni interventi erano registrati per evitare problemi di linea e per rispettare un minutaggio preciso. Successivamente a queste registrazioni, si sviluppava 20 minuti di dibattito dove Laura e Barbara erano moderatrici e portavano ai relatori le domande dei partecipanti fatte tramite la chat. Inoltre abbiamo fatto una survey per coinvolgerli e capire cosa ne pensavano di questa nuova  modalità di fruizione.

Gli interventi, circa 10, sono stati trasmessi anche sul canale di YouTube di Fondazione Telethon, destinati a chi non ha potuto partecipare in presenza all’evento.

Bisogno del cliente

  • Progettazione dell’evento con definizione di obiettivi, interventi dei relatori, coordinamento di regia
  • Scegliere una piattaforma sicura e professionale per coinvolgere tutti i soggetti principali dell’evento
  • Organizzare una scaletta minuziosa data l’agenda fitta di interventi e relatori
  • Strutturare un mini sito dedicato con pagina di iscrizione, pagine formative, biografie relatori

Cosa ha fatto WebinarPro

A seguito di un’analisi precisa di Fondazione Telethon, il team di WebinarPro ha organizzato l’evento in ogni minimo aspetto e dettaglio. I fitti scambi di mail e le call progettuali sono servite a prevedere ogni tipologia di intoppo, creare piani A efficaci ma piani B di sicurezza e di backup.

La pianificazione dell’agenda da parte di Fondazione Telethon, ha permesso un servizio efficace e professionale da parte della regia virtuale di WebinarPro. La nostra esperienza in ambito gestionale e tecnologico, ci ha permesso di fronteggiare ogni tipo di perplessità e difficoltà.

La differenza che ha fatto la differenza

Noi di WebinarPro siamo riusciti a trasportare un evento tradizionale in evento online. Non è stato facile individuare e tradurre le esigenze di Fondazione Telethon. Le domande e le perplessità erano molte: cosa dobbiamo fare? da dove partiamo? Da una sfida complessa, ne è uscito un evento di successo.

L’altra sfida che abbiamo accolto è quando il sabato mattina, si è verificato un problema con la piattaforma, dovuto alla caduta del server di gotowebinar. Ci siamo dimostrati all’altezza perchè in pochissimo tempo abbiamo spostato l’evento da gotowebinar a zoom, rinviando live tutti gli inviti ai partecipanti.

Risultati

La collaborazione affiatata è risultata essenziale per la riuscita dell’evento. Grazie a comunicazioni chiare e precise da entrambe le parti e il rispetto delle tempistiche, si è creato un evento ad hoc. Il vero plus è stato prendere per mano Fondazione Telethon, ascoltando le loro esigenze e interpretando in modo pratico e preciso i loro obiettivi.

Alla domanda rivolta a Laura e Barbara “Qual è stata la parte più bella e soddisfacente per voi?” hanno risposto in modo interessante. Oltre ai vari complimenti ricevuti da parte di tutti nel post evento, è stato il viaggio ad aver fatto la differenza. Il percorso che si è svolto per arrivare ai risultati sperati.

Inoltre la loro opinione è quella di integrare d’ora in poi, eventi in presenza ed eventi virtuali, proprio per dare possibilità ai partecipanti che per motivi logistici o per persone con disabilità fisiche, hanno delle difficoltà a prendere parte agli eventi dal vivo.

Noi di WebinarPro siamo contenti, non solo di aver realizzare un evento professionale per Fondazione Telethon, ma di contribuire in modo umano (e non solo strategico) al loro progetto. Nonostante la frenesia, tutto il team di WebinarPro era soddisfatto di aver partecipato a questo evento.

Voglio entrare in contatto con Fondazione Telethon e chiedere informazioni aggiuntive clicca qui. 

Guarda l’intervista completa

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Ilaria Minichelli

Laureata in Comunicazione, master in Digital Marketing. Ballare latino americano e viaggiare, sono le mie più grandi passioni. Adoro guardare serie tv, mangiare buon cibo e il vino rosso. Il mio soprannome? Bulldozer.
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