7 suggerimenti per organizzare eventi virtuali

Se stai leggendo questo articolo, è perché devi organizzare eventi virtuali (o vorresti iniziare a farlo) e vuoi essere sicuro che i tuoi eventi siano professionali e di successo.

Progettare una conferenza digitale al giorno d’oggi, rappresenta una reale opportunità per le imprese. Dato che sempre più industrie sono alla ricerca di supporto e connessione, creare un evento virtuale e fornire un forum di discussione, può aiutare a costruire e mantenere relazioni che durano ben oltre questo particolare momento storico.

Inoltre ora è il momento perfetto se sei obbligato a dover cancellare i tuoi convegni e congressi in aula o una fiera, dato l’ultimo ultimo dpcm in atto dal 18 ottobre 2020

Sono sospese tutte le attività convegnistiche o congressuali, ad eccezione di quelle che si svolgono a distanza

Quindi, se stai prendendo in considerazione l’organizzazione di un evento virtuale, non puoi perderti questi 7 suggerimenti che devi sapere per organizzare eventi virtuali di successo.

Se fai formazione dal vivo in presenza e vorresti passare alla formazione online, ti consiglio di leggere questo approfondimento.

 

 

1. Crea e condividi in anticipo l’agenda dei tuoi eventi virtuali

Per gli eventi virtuali che dureranno diverse ore, avere un’agenda consente ai partecipanti di dare la priorità alle sessioni e ai relatori a cui sono più interessati.  L’agenda virtuale mostra efficacemente il valore complessivo dell’evento.

Inoltre sarà anche più facile sotto il punto di vista organizzativo, dirigere la regia live in remoto e preparare lo staff a cambi di inquadratura, avvio di presentazioni, gestione di sondaggi e molto altro.

2. Come iscriversi ai tuoi eventi virtuali?

Garantire un’esperienza semplice per la registrazione al tuo evento virtuale, è fondamentale. L’email è il modo migliore per promuovere il tuo evento virtuale e continuare la relazione con il cliente, anche dopo la fine dell’evento digitale.

Quindi ricorda: il successo dell’evento virtuale, dipende da una strategia di email marketing efficace.

3. Eventi virtuali: come ottimizzare il podio dei relatori

Contatta i tuoi relatori in anticipo per discutere da dove hanno intenzione di partecipare all’evento. Fornisci una piattaforma efficace, stabile  per trasmettere in modo professionale il tuo evento virtuale.

Oltre alla piattaforma c’è di più. Parliamo degli accessori essenziali per vivere e trasmettere l’evento virtuale, come ad esempio:

  • un microfono USB decente
  • una webcam  esterna
  • un background semplice e luminoso

A questo link trovi qualche nostro suggerimento in merito di attrezzatura tecnologica.

 

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4. Esegui i test pre-eventi virtuali

Le variabili per cui un evento virtuale possa andare male, sono molteplici. Per questo noi esigiamo di fare i test per verificare connessione e piattaforma prima di ogni evento. Con tutte queste variabili, è facile che ti imbatterai in alcuni intoppi tecnici durante l’organizzazione di una conferenza virtuale. Non dare per scontato che i tuoi relatori siano esperti di tecnologia. Testa le apparecchiature, la velocità di connessione a Internet e identificare soluzioni e piani di backup in caso di problemi.

5. Usa i social media per far conoscere il tuo evento virtuale

Durante una lunga conferenza virtuale, le piattaforme di social media come LinkedIn, Twitter, Facebook e Instagram sono i luoghi in cui è più probabile che si svolgano le conversazioni tra i partecipanti. Domina la carica positiva da trasmettere e crea un’atmosfera di condivisione stabilendo un hashtag per l’evento e incoraggia i tuoi relatori e partecipanti a usarlo.

6. Pause e networking durante i tuoi eventi virtuali

La distanza rende più difficile socializzare con gli altri partecipanti online, ma questo non significa che una conferenza virtuale non possa offrire le stesse opportunità di networking che potresti creare a un evento di persona.

Ci son piattaforme che offrono la possibilità di suddividersi  in gruppi più piccoli con altri partecipanti, altre che permettono di avere un’aula plenaria e delle stanze dedicate ad incontri one to one o a workshop. Impara a sfruttare questi strumenti e scoprirai che gli eventi virtuali possono essere altrettanto efficaci degli eventi di persona nel riunire le persone.

7. Sii  sempre coinvolgente!

Crea opportunità per interagire con i partecipanti attraverso sessioni di domande e risposte dal vivo, sondaggi e quiz. Ricorda di dedicare dei momenti per attirare l’attenzione delle persone e, invitando gli spettatori a partecipare piuttosto che essere passivi. In questo modo aumenterai il coinvolgimento creando contenuti interessanti.

A proposito, se vuoi scoprire come creare slide memorabili e presentazioni d’effetto, clicca qui.

Prova a invitare i partecipanti a inviare suggerimenti o domande prima delle sessioni, quindi rispondi a tali richieste non appena la sessione giunge al termine. Le persone che fanno domande hanno molte più probabilità di restare fino alla fine per ascoltare le risposte.

Se non hai mai organizzato oppure fai già eventi virtuali, convegni online, fiere digitali ma vuoi renderli sicuri, professionali e coinvolgenti, non devi fare altro che compilare il form qui sotto. Nel giro di qualche giorno verrai ricontattato da un professionista per progettare e lanciare il tuo evento virtuale.

 

Compila il form e verrai ricontattato da un esperto del team!

 

 

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Ilaria Minichelli

Laureata in Comunicazione, master in Digital Marketing. Ballare latino americano e viaggiare, sono le mie più grandi passioni. Adoro guardare serie tv, mangiare buon cibo e il vino rosso. Il mio soprannome? Bulldozer.
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