Eventi tradizionali nel 2020: tutte le regole da seguire

Dopo mesi di fermo, il settore degli eventi in aula è in timida ripresa: qualche azienda accenna ad organizzare i primi eventi tradizionali per l’autunno 2020.

Quindi si possono organizzare eventi dal vivo? Certo che sì.

Super entusiasta di poter riprendere ad organizzare eventi tradizionali in aula per WebinarPro, decido di informarmi per sapere con certezza quali regole sia necessario seguire, alla luce dell’emergenza sanitaria ancora in atto in Italia.

Inutile dire che dopo aver letto il decreto, sono rimasta basita e perplessa.

Ho deciso di condividere con te il mio stupore e tutte le importantissime regole che ho imparato, visto che le linee guida da seguire per organizzare eventi tradizionali sono numerose e complesse.

  1. La capienza del pubblico in aula: è auspicabile non riempire la sala alla sua capacità massima. Questo implica una minore adesione di utenti rispetto a situazioni di normalità.Quindi, oltre ad osservare le consuete norme di sicurezza che limitano i posti a sedere all’interno di un’aula di formazione, si aggiungono regole ancora più severe a riguardo.
  2. Distanziamento sociale: devi assicurare almeno 1 metro di distanza tra un partecipante e l’altro per garantire il distanziamento sociale. Nel caso in cui non fosse possibile o se vuoi essere ancora più scrupoloso, hai la possibilità di attrezzare l’aula con barriere fisiche in plexiglass.
  3. Accesso e uscita della sala devono essere separate. Devi organizzare l’evento in una location che abbia almeno due ingressi e predisporre la sala con un percorso obbligato per chi entra ed esce.
  4. Devi adottare sistemi automatizzati di prenotazione, registrazione al desk, ritiro badge: lo scopo è quello di eliminare i contatti con gli altri partecipanti e non creare assembramento al desk di accoglienza.
  5. Prima di poter accedere alla sala, è necessario misurare la temperatura corporea tramite dispositivo digitale. La temperatura di ogni partecipante deve essere minore di 37.5°.
  6. Tema guardaroba: tutti gli effetti personali (cappotti, borse, valige ecc), devono essere riposti nel guardaroba chiusi in sacchetti ermetici, al fine di limitare il contatto.
  7. All’ingresso e all’interno della sala devi garantire la presenza di dispenser igienizzanti e ricordare frequentemente l’utilizzo degli stessi.
  8. I tavoli dei relatori devono essere separati tra di loro. Qualora ci fosse un solo tavolo con più relatori, puoi scegliere se far esporre un relatore alla volta, se farli esporre insieme con adeguato distanziamento o, dove non possibile, far indossare loro la mascherina. Ti lascio immaginare come la mascherina possa inficiare sulla qualità della voce e dell’audio!
  9. Tutti gli organizzatori, relatori, moderatori e addetti ai lavori (operatori, hostess all’accoglienza ecc) e anche i partecipanti, devono essere muniti di mascherina da tenere per tutta la durata dell’evento. Sicuramente non è semplice far rispettare questa regola: chi si toglie la mascherina facendo finta di nulla, chi la porta sotto il naso, chi l’abbassa per parlare con il vicino! Per non parlare del caldo…mi raccomando la temperatura in sala!
  10. Basta carta! Non è possibile divulgare documenti, pdf, presentazioni e cartelle stampa cartacee. È necessario, con vari strumenti (email, drive, Dropbox e molti altri), far avere il materiale e le slide ai partecipanti in via digitale.
  11. Questione gadget: puoi regalare i tuoi gadget purché vengano distribuiti con un metodo self-service e chiusi in pacchettini di carta “usa e getta”.
  12. Ricordati di cambiare aria: pratica che dovrebbe essere già di norma per chi organizza seminari, conferenze e meeting in ambienti ridotti. Prediligi aria naturale, non erogata da sistemi di condizionamento o di ricircolo d’aria. Oltre al ricambio d’aria, è importante anche la pulizia della sala post evento (aspetto più legato alla gestione della location)
  13. Tutti i dispositivi e le attrezzature che utilizzi durante l’evento (telecamere, mouse, gira slide, computer, asta selfie, gimbal ecc) devono essere spesso igienizzati e ricoperti da una pellicola trasparente isolante. Immaginati la scena: pc bloccati, telecamere con pezzi di pellicola davanti l’obiettivo e chissà che altro!
  14. Ultimo, ma non per importanza, non è più possibile organizzare un aperitivo a buffet. Probabilmente dopo il tuo evento verranno servite monoporzioni. Probabilmente sarà più semplice ed efficace organizzare una cena di lavoro, seduti al tavolo con adeguati distanziamenti e serviti. In ogni caso, il cibo non può mancare per un evento di successo!

Questi sono i 14 “semplicissimi” punti da tenere presente per  organizzare un evento dal vivo nel 2020. Probabilmente anche quando l’emergenza sanitaria sarà conclusa, alcune di queste regole diventeranno norma.

Quanto pensi sia complesso organizzare un evento tradizionale con tutte queste regole ferree di cui tener conto?

E soprattutto, quanto può risentirne il coinvolgimento emotivo dei partecipanti nei confronti del tuo evento tradizionale (aspetto importantissimo per una buona riuscita di un evento in aula)?

Chi come me organizza eventi tradizionali in aula, sa bene quanto sia complicato essere multitasking e onnipresenti prima, durante e dopo l’evento. C’è da organizzare in modo capillare ogni aspetto (prevedendo gli eventuali intoppi!), coordinare persone e a volte delegare.

In una situazione di normalità, non è banale organizzare un evento professionale che rappresenti anche un’esperienza coinvolgente per i propri partecipanti.

Immagina oggi cosa voglia significare!

Proprio per questo motivo una soluzione efficace è quella di spostare gli eventi tradizionali in eventi digitali. Il tuo business deve andare avanti, i tuoi prodotti e servizi devono essere venduti!

Un evento online ha tantissimi vantaggi che un evento fisico (soprattutto in questo momento storico) non presenta.

Abbiamo pensato di raccogliere in questa GUIDA COMPLETA PER TRASFORMARE EVENTI D’AULA IN EVENTI ONLINE,  tutta la nostra conoscenza ed esperienza sul campo.

All’interno di questo ebook, troverai come e perché è ormai necessario al giorno d’oggi pensare di organizzare fiere e convention digitali, quali sono gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione e i rischi. Ma anche come poter gestire iscrizioni, agenda, contenuti e strumenti adatti e necessari alla realizzazione del tuo evento digitale professionale.

Grazie alla nostra esperienza, siamo in grado di interpretare il tuo progetto, realizzare con te l’evento e supportarti fino alla fine.

Se invece hai già un progetto a cui vuoi dare forma, compila il form qui sotto e ti accompagneremo per mano nella realizzazione del tuo evento digitale.

 

 

 

 

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Ilaria Minichelli

Laureata in Comunicazione, master in Digital Marketing. Le mie più grandi passioni sono i balli latino americani e viaggiare. Adoro leggere, guardare serie tv e il buon cibo. Di me ti diranno che sono intraprendente, ironica e meticolosa. Cerco di affrontare la vita col sorriso.
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