Organizzare fiere online e convention digitali nel 2020

Fiere online e fiere virtuali 2020: cosa devi sapere oggi.

Il mondo delle fiere ha subito pesantemente la recente emergenza sanitaria del Covid19 e tutti stanno lanciandosi sulle fiere online: versioni digitali degli eventi fieristici a cui siamo abituati da sempre.

È piuttosto recente un articolo del Sole24 ore in cui si parla proprio del fenomeno delle fiere online: le fiere cercano di sopravvivere online in cui Silvia Anna Barrilà traccia alcune tendenze soprattutto nel campo dell’arte, portando numeri, case study e interessanti spunti.

La fiera virtuale ha però regole precise e in questo articolo cerchiamo di tracciare delle linee guida per chi vuole organizzare una fiera digitale, giocando sugli strumenti online.

Prima di iniziare, se stai cercando subito una soluzione per realizzare la tua fiera online, ti consiglio di ➡ leggere approfonditamente questa pagina ⬅ : possiamo aiutarti.

Le premesse e gli ingredienti fondamentali per una fiera online sono semplici e in questo articolo terremo proprio in considerazione queste linee guida. Vediamo le coordinate base per passare da una fiera tradizionale a un evento fieristico online:

  • Nessuna o ridotta presenza fisica di tutti i soggetti coinvolti (sponsor, espositori, partecipanti, ospiti, ecc.)
  • Stesso livello di engagement e visibilità, e se possibile persino maggiore
  • Possibilità di gestire sessioni in plenaria e sessioni parallele
  • Presentazioni commerciali
  • Stand digitali per gli espositori della fiera
  • Gestione flessibile e dinamica delle partecipazioni online
  • Follow up di qualità

Se ti ritrovi con queste premesse, possiamo andare avanti. Se, invece, te ne vengono in mente altre, scrivile pure nei commenti.

Ultima premessa: WebinarPro è specializzata in eventi online di tutti i tipi che abbiano come elemento comune la partecipazione totale da parte di tutti i soggetti coinvolti. Per noi questo significa una sola cosa: webinar.

Cosa significa?

È naturale che uno degli elementi principali di quello che stiamo per raccontarti sulle fiere online è proprio il webinar con un grande MA: penseremo sì ai webinar come ingrediente principale, MA lo concepiamo in tutte le sue sfumature, ossia quelle che non possono venire immediatamente in mente a chi organizza eventi, convegni e fiere tradizionali.

fiere online

I pro e i contro di organizzare una fiera online

Ci sono tanti vantaggi nel passare da una fiera tradizionale a una fiera virtuale.

Iniziamo dai vantaggi. Cerchiamo di elencare i principali pro delle fiere digitali, pensando sia a quelle online al 100%, sia alle fiere ibride, con organizzatori, sponsor ed espositori in un posto fisico e partecipanti online.

Principali vantaggi delle fiere online:

  • Tagli dei costi
  • Organizzazione lean
  • Nessun materiale da spostare (salvo gadget o simili)
  • Estensione dell’accesso senza limiti geografici
  • Espansione dell’esperienza utente

Esistono dei contro?

Dipende.

Si può dire che la corretta progettazione di una fiera online (così come abbiamo visto nell’articolo Congressi online: come organizzarli da zero) è strettamente connessa con la probabilità che l’evento digitale riesca bene.

Sembra banale, ma organizzare una fiera online richiede attenzione a tutti i canali di comunicazione, con un grande rischio e nemico: il pensiero “si è sempre fatto in modo differente”. Sganciarsi da questo confronto col passato, staccarsi dalla presenza fisica, aprirsi a un nuovo modo di vedere e organizzare le fiere online è già un buon primo passo.

Fatto questo, i contro delle fiere online sono legati solo alla qualità degli interventi digitali, alla qualità degli spazi informativi, alla qualità dei contenuti e delle proposte che si portano nella fiera digitale. Tutto contro verificabili e facilmente gestibili con una buona preparazione dell’evento digitale.

 

Fiere online e convention digitali: qualche idea da seguire

Ormai l’hai capito. Prima di tutto devi cambiare mindset: spostare un evento di qualsiasi tipo da un posto fisico a una realizzazione virtuale prevede un cambio di mentalità.

Ci saranno sicuramente grandi vantaggi (maggiore visibilità, raggiungimento di un pubblico differente, follow up molto più strutturato, taglio enorme dei costi, ecc.) ma ci saranno anche alcune piccole perdite, dovute soprattutto al cambio di paradigma.

Dovrai infatti immaginare percorsi, soluzioni, strumenti e approcci logistici totalmente differenti. E tutto questo per un motivo semplice: sei nel mondo digitale, non in quello reale. Le fiere online non sono le fiere tradizionali.

Le regole sono differenti.

La fiera virtuale o la fiera digitale, come vuoi chiamarla, rientra nella grande famiglia degli eventi online (ed è per questo che ti può essere utile leggere anche il nostro articolo Congressi online: come organizzarli da zero), per cui le regole di coinvolgimento, la gestione dell’attenzione e dei flussi umani necessita approcci e strumenti differenti.

Un secondo elemento riguarda la semplificazione: organizzare una fiera online significa abbandonare alcune dinamiche classiche degli eventi tradizionali, giocare su una forma di engagement meno “teatrale”  e più “intimista. Mi spiego.

I tuoi partecipanti non vivranno l classico tour tra gli stand camminando tra suoni, odori, rumori, sguardi, stand. Molto più probabilmente avranno un portale di raccolta della fiera virtuale, potranno seguire una sessione plenaria, molto simile a un convegno online e poi andare a far visita virtuale ai diversi stand. Le fiere online creano percorsi specifici che i tuoi visitatori dovranno seguire.

Tutto questo lo faranno seduti al proprio pc, o comodamente piazzati davanti a un tablet sul divano o sul terrazzino o in cucina.

Queste sono le regole delle fiere digitali: partecipi da dove vuoi e, se possibile, quando vuoi.

Infine, un terzo elemento su cui riflettere è la gestione logistica: l’organizzazione di una fiera virtuale non richiede grandi spostamenti di materiali, ma un’accurata gestione delle persone, delle informazioni e dei flussi.

Si tratta di portare le persone esattamente dove vuoi che vadano. Spingere i partecipanti a capire il programma, a crearsi la propria road map mentale, a seguire il proprio istinto, ma con una solida base informativa.

Insomma, se per partecipare a una fiera tradizionale ti può bastare un buon programma, qualche appuntamento preso in anticipo e un bel po’ di istinto e improvvisazione, per i partecipanti alla tua fiera digitale è necessario fare un salto quantico: capire la struttura, l’agenda e il calendario della fiera virtualizzata.

Ma quindi se le tue domande sono:

  • Si possono fare stand virtuali in una fiera online?
  • Ci possono essere spazi per gli sponsor?
  • Si possono creare momenti di incontro tra potenziali acquirenti, espositori ed esperti del settore?
  • Si possono creare nell’ambito delal fiera digitale sessioni plenarie in cui erogare contenuti?
  • Si possono organizzare sessioni parallele, con dimostrazioni?
  • Si può organizzare la fiera digitale su più giornate?
  • Si possono creare sessioni formative online?
  • Si può gestire tutto questo in remoto?

Beh! La risposta è sì!

come organizzare una fiera online

Si può fare tutto questo e anche di più.

E so che ti stanno venendo un sacco di idee. Tienile lì pronte! In fondo, ti spieghiamo esattamente quale sarà il tuo prossimo passaggio.

Intanto segui il discorso.

La struttura di una fiera online: l’agenda

Per organizzare una fiera online devi avere ben chiaro l’albero logico del tuo evento digitale, che possiamo immaginare come un albero.

fiere virtuali 2020

Il tronco rappresenta il portale della tua fiera online.

Qui devono essere ben in vista:

  • Programma
  • Comunicazioni di contatto ed ente organizzatore
  • Pronto soccorso informativo (stand digitale sempre aperto)

Il tronco quindi è il punto di riferimento della tua fiera digitale.

Nei rami e nei frutti hai tutte le biforcazioni possibili:

  • Sessioni plenarie
  • Sessioni parallele
  • Stand espositori

Le foglie rappresentano i contenuti, le novità, tutto ciò che porterà valore alla tua fiera online.

E le radici?

Bene, le radici rappresentano il tuo marketing, quello che porta tutto il traffico fino alle foglie e ai frutti della tua fiera virtuale. E anche questo marketing dovrà essere coerente con la modalità online della tua fiera: webinar, webmeeting e digital marketing coerente con l’erogazione stessa dell’evento digitale.

Registrazione fiere online: come gestire iscrizioni e inviti

Uno dei principali problemi che si pone chi deve organizzare una fiera online è chiedersi: ma cosa faranno i visitatori? Come si iscriveranno? Come parteciperanno? Come entreranno in contatto con gli espositori?

Bella domanda: online, è la risposta!

Tutta l’architettura di una fiera digitale riguarda l’accesso digitale ai contenuti e agli espositori.

L’iscrizione deve avvenire online, consentendo al visitatore di accedere solo ai contenuti previsti per il suo livello di iscrizione. Questo viene agilmente realizzato con l’accesso a un portale che varia le stanze successive al login, sulla base dell’abbonamento sottoscritto. In tal senso, ogni visitatore potrà vedere solo quello che è previsto per la sua sottoscrizione.

Anche le informazioni vengono inviate sulla base della propria sottoscrizione, con automazioni che permettono di ricevere solo le informazioni adatte al proprio ticket virtuale.

Il biglietto di ingresso virtuale, inoltre, può essere acquistato con coupon e scontistica, anche mediante free pass alla fiera virtuale. Il tutto, avvenendo tramite iscrizione digitale è facile e automatizzato.

Se alla base di questa struttura, viene organizzata una marketing automation adeguata, ogni partecipante viene gestito con reminder personalizzati, in modo diretto e per lo più automatizzato: una volta costruita la rete informativa, il processo si evolve da solo.

fiera online come fare

Convention digitali e fiere online: cosa fare prima, durante e dopo una fiera digitale

Organizzare (o partecipare) ad una fiera dal vivo, comporta un lavoro di pianificazione straordinario, con un metodo preciso e un investimento di tempo e denaro non indifferente.

Cosa accade quando organizzi una fiera tradizionale, dal vivo? Solitamente devi:

  • cercare sponsor e partner più adatti per sostenervi nella costruzione dell’evento o con i quali quale stringere nuovi accordi commerciali
  • scegliere in modo strategico lo stand fisico, facile da trovare da parte dei visitatori e che sia di grande passaggio
  • realizzare l’allestimento (bandiere, roll up, fondali, materiali, ecc.) impattanti e coerenti col messaggio
  • pensare agli alloggi e agli spostamenti per tutto lo staff con la gestione delle relative prenotazioni
  • pensare alla strategia commerciale: quali prodotti/servizi porto in fiera? devo modificare o migliorare qualche prodotto/servizio? formulo  specifiche promozioni e scontistica?
  • ideare una strategia di comunicazione e di marketing online, per convogliare il traffico e far compiere azioni al pubblico e offline per coinvolgere e conquistare.
  • produrre gadget, materiale di supporto (cartaceo e non) da far stampare.
  • preparare live experience allo stand, quindi attività di gaming o comunque delle attività da far fare alle persone.
  • immagine coordinata anche del personale, con divise del gruppo. Elemento non banale per presentarsi in modo riconoscibile al pubblico, per essere anche facilmente individuabili in fiera. Mi raccomando il buon gusto, senza dimenticare praticità e comodità.
  • promozione sui vari canali della vostra presenza in fiera e dei prodotti/servizi che avete deciso di diffondere. Quanto budget investire? su quali canali? Ovviamente avere un sito con i fiocchi ed essere presenti sui social (quelli giusti), sono dei requisiti essenziali e di primaria importanza.

Ho cercato di riassumere in modo sintetico e sistematico le macro aree da tenere in considerazione per partecipare con successo a una fiera.

In tempo di emergenza sanitaria tutto ciò, oltre che non essere possibile, non è auspicabile. Chi organizzerebbe mai un evento di questa portata? Sopratutto, quante persone si sentirebbero sicure di partecipare?

Eppure quello delle fiere e convention (MICE o B2C che sia), è un settore fiorente e attivo in Italia, che non può e non deve rimanere fermo.

Per questo stiamo parlando proprio delle fiere online e delle convention virtuali: devi evitare di rimborsare i biglietti di chi aveva già acquistato l’accesso alla tua fiera e semplicemente modificare la modalità.  Non significa che organizzare una fiera online possa essere banale e si possa fare con superficialità, ma indubbiamente si ha maggiore controllo, minor possibilità di errore (seguendo i passaggi corretti), senza dimenticare il grande risparmio economico e di tempo.

Prima: cosa devi considerare quando organizzi una fiera virtuale

Il tuo sito online dev’essere aggiornato, facile da usare, intuitivo e che rispecchi le norme di trattamento dati e GDPR della privacy; aspetti da non sottovalutare, soprattutto per la modalità digitale. Inoltre, essere presenti anche sui social (quelli più adatti al tuo business e dove trovi un pubblico profilato) è ormai essenziale, soprattutto perchè quello sarà uno dei canali principali di diffusione e promozione del tuo evento. Se hai questi due punti, aggiungendo solamente una struttura organizzata ed efficiente, realizzare fiere online sarà più facile.

Scegliere il fornitore di piattaforma per fiere online o convention digitali che più rispecchia le tue esigenze (non solo di budget) soprattutto per il supporto che è in grado di darti. Oltre alla piattaforma digitale più appropriata, la differenza è data dall’assistenza tecnica e dal supporto tecnologico che ricevi prima, durante e dopo il tuo evento online. Attiva l’aula plenaria per accogliere tutti e costruisci aule virtuali minori per realizzare workshop e attività tematiche.

L’aspetto positivo è che non devi pensare a mezzi di trasporto ed alloggi per lo staff. Tu e il tuo staff potete comodamente organizzare la vostra fiera online dall’ufficio o da casa propria. Questo rappresenta non solo un risparmio in senso economico, ma anche di energie, di stress, riducendo anche gli imprevisti (traffico, incidenti, calamità naturali) che si possono incontrare andando fisicamente in un evento dal vivo.

Importante è pensare con anticipo ad una strategia commerciale per scegliere quali prodotti e servizi presentare, sia in qualità di organizzatori, sia in qualità di espositori. Non dimenticatevi di cercare e consolidare rapporti con sponsor e partner i quali stringere nuovi patti commerciali, offerte dedicate e promozioni ad hoc.

Una volta stabilito il tutto, si passa alla strategia di comunicazione. Come sempre il trucco è far arrivare il messaggio giusto, alla persona giusta,  al momento giusto. Non limitatevi a invitare solamente i vostri clienti o contatti del CRM. Pensate ad una strategia social o adwords per coinvolgere aziende o partecipanti attivi, in linea col vostro obiettivo. Per la comunicazione offline non c’è molto da fare: potresti inviare dei gadget o un kit per ogni azienda espositrice. Oppure puoi concentrarti sulla comunicazione online fornendo materiali scaricabili e/o consultabili: checklist, video, demo, raccolta di articoli, canvas, podcast, pdf scaricabili (ad esempio brochure).

Ultimo punto, non per importanza, è svolgere test tecnici per verificare che funzioni tutto. Se non sei un’esperto di piattaforme o un tecnico, ti consigliamo ovviamente di affidare questa parte a chi se ne occupa tutti i giorni. Necessario è verificare che audio, video, banda di connessione e piattaforma supportino l’evento online per tutta la sua durata.

Durante le fiere online: cosa tenere d’occhio perchè tutto vada bene,

Lo staff di professionisti a tua disposizione, si occuperà di far andare liscio la fiera per tutta la sua durata. I problemi tecnici e tecnologici, dovuti soprattutto a questo periodo di sovraccarico generale, sono dietro l’angolo. Per quello è importante aver svolto dei test precedentemente, padroneggiare un minimo la piattaforma per capirne i meccanismi e affidarsi al team di supporto tecnico e di regia (alla fine del post ne trovi uno ottimo: noi!).

Un elemento essenziale per il successo della fiera online è rispettare la scaletta, comunicata anche alla regia preventivamente. Devi programmare il tempo di permanenza nell’aula plenaria, il tempo degli interventi dei relatori, quali e quante attività far svolgere nelle aule minori per workshop o laboratori.

L’interazione durante una fiera online ovviamente è diversa rispetto agli eventi dal vivo. Nell’aula plenaria si predilige di solito dei relatori su un palco che erogano dei contenuti ad una platea di persone collegate virtualmente che devono solo recepire informazioni e possono comunicare via chat (dato il numero elevato di persone). Mentre nelle aule più piccole, si preferisce una maggiore interazione con webcam e microfono da gestire, se stiamo parlando di piccoli gruppi. Indubbiamente ci deve essere qualcuno esperto dello staff che si preoccupa di fare da regia.

Per aumentare l’interattività della tua convention digitale è possibile mandare sondaggi in itinere per avere un’opinione live durante l’evento oppure anche solo per testarne l’attenzione. Inoltre puoi mandare un test di gradimento o apprendimento a fine di ogni intervento.

Dopo la fiera online: le soprese non sono finite.

Finito l’evento otterrai un report con i dati anagrafici di ogni partecipante, dati statistici, tempo di permanenza e le attività che ha svolto o tutto ciò che hanno scritto durante la fiera online.

Tutti i dati che ottieni ti serviranno per due ragioni:

  1. migliorare sempre di più la qualità e l’efficacia dei tuoi eventi
  2. usare quei dati per svolgere attività di marketing futuro

La registrazione che hai ottenuto dalla tua fiera online, è di tua proprietà e puoi divulgarla (oppure no), nella maniera strategica che preferisci: si tratta di materiale preziosissmo che puoi rieditare, manipolare, modificare, ottimizzare e valorizzare come preferisci.

Sicuramente inviare email di follow-up ai partecipanti e alle aziende espositrici con qualche materiale utile e dato informativo è doveroso.

come fare una fiera online

L’attrezzatura per organizzare una fiera online

L’attrezzatura necessaria a organizzare fiere online può essere molto semplice o, all’opposto molto complessa.

Partiamo dal secondo caso: se vuoi organizzare una fiera digitale in un posto fisico, ferme eventuali restrizioni sanitarie, devi strutturare tutto l’evento con un service adeguato. Ad esempio, quando vogliamo progettare e realizzare un evento di questo tipo, abbiamo un partner specializzato solo in questo che si presenta sul posto con telecamere, microfoni, set di luci, strumenti radio e tutto quello che occorre. Va da sé che un evento simile ha costi proporzionati alla complessità.

Se, dall’altra parte, opti per la semplificazione, sappi che le cose possono essere molto più facili da gestire.

Te le riassumo in questo elenco:

  1. Ogni espositore/relatore si collega dal proprio computer, sia esso a casa o in ufficio, sfruttando la propria connessione
  2. Ogni espositore/relatore userà una webcam hd e un microfono professionale
  3. Ogni espositore/relatore costruisce il proprio set come preferisce

Per il punto 1 significa che tu non devi immaginare nessun tipo di investimento: ad ogni soggetto coinvolto spetta creare la migliore situazione possibile. Per il punto 2 parliamo di investimenti tecnologici di bassissima entità: se dai un’occhiata al nostro store, troverai tutto quello che ti occorre con una spesa di poche centinaia di euro, spesso inferiore ai 250 euro. Per il punto 3, ennesima conferma: la fiera online ti permette di tagliare enormemente i costi e lasciare a ogni espositore la predisposizione del miglior set possibile.

Rimane un enorme incognita: la banda internet di ogni espositore/relatore.

Da questo punto di vista, ogni attore della fiera digitale deve munirsi di banda larga e stabile, evitando le connessioni wi-fi o hotspot.

E per i partecipanti?

Partecipare a un fiera online equivale a prendere parte a un webinar: se la connessione regge un webinar tradizionale, anche il visitatore virtuale della tua fiera potrà farlo in modo naturale e semplice.

E non è possibile?

Devi sapere che in ogni evento online esiste una percentuale di persone che per mille ragioni non riuscirà a collegarsi. Puoi prevedere momenti di test, puoi mettere a disposizione test di autovalutazione, puoi anche predisporre uno sportello sempre aperto per i test: ci sarà sempre qualcuno che quel giorno, a quell’ora non riuscirà a collegarsi.

Prevedilo, inseriscilo nelle pagine informative e preparati al rimborso dei ticket di queste persone.

fiere virtuali digitali

Devo avere una piattaforma fiere virtuali e per convention digitali?

Sarò sincero: non è indispensabile.

Esistono strumenti specificamente progettati per realizzare eventi fieristici online, le cosiddette piattaforme per fiere virtuali, piattaforme per virtual fail e per eventi digitali, ma i può fare tutto anche senza.

È sufficiente progettare ogni singolo aspetto comunicativo e informativo in modo da rendere efficiente l’intero flusso di persone, informazioni, contenuti e materiali digitali, disponendo i diversi spazi virtuali per accogliere tutto ciò che occorre.

Non solo. Non hai nemmeno bisogno della realtà virtuale: non tutti sono tecnologicamente (e psicologicamente!) pronti a questo tipo di immersioni virtuali e optare per soluzioni più semplici spesso è la soluzione migliore.

In fondo a questo articolo ti spieghiamo cosa possiamo fare per te.

 

Festival virtuali e festival online. Ahia!

Ecco, questo è forse l’unico aspetto su cui ti invitiamo a riflettere.

Arte, musica, spettacolo hanno una componente emotiva enorme, forse il 99% del risultato.

Questi sono gli unici casi su cui vorremmo porre un limite: la massa di persone che partecipano, la parte artistica, l’emozione provata sul posto sono difficili da equiparare.

Guarda questo video:

 

 

Si tratta del TomorrowLand 2019, uno dei festival ed eventi mondiali più importanti del panorama musicale. Guarda il video: è stupendo.

Ma come fai a ricreare qualcosa di simile online?

Se non sei d’accordo, e hai qualche idea in merito, guarda in fondo a questo post e scrivici: saremo lieti di parlarne.

Come ottenere supporto per organizzare una fiera online

Se sei arrivato fino a qui, sai che organizzare fiere online è complesso e per alcuni versi persino pericoloso, soprattutto se non tieni in considerazione ogni singolo aspetto. Per questo motivo, proprio per farti ottenere il massimo dai tuoi eventi online, siano essi fiere online o convention online, abbiamo preparato un pacchetto proprio per gli eventi di questo tipo.

Il nostro team è pronto ad accompagnarti in questa avventura.

Puoi approfondire tutto quello che possiamo fare per te nella pagina dove viene descritto nel dettaglio il nostro servizio di realizzazione congressi online

Voglio conoscere il servizio

Oppure, ti basta compilare questo form in tutte le sue parti, con il maggior dettaglio possibile.

 

 

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Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.
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