6 elementi da tener conto per organizzare riunioni online

Quante volte ti è capitato di partecipare a riunioni online (o webmeeting)  in cui microfono e webcam non funzionavano, gli altri partecipanti erano distratti e il relatore magari era contro luce?

Se oggi sei tu a dover organizzare riunioni online, devi tener conto giusto di un paio di cose per la riuscita della riunione.

1. Crea un’atmosfera rilassata

L’obiettivo è quello di mettere ogni partecipante a proprio agio e a stabilire connessioni con te, che sei il relatore, ma anche tra di loro. Inoltre è importante per  superare barriere psicologiche dettate dalla mancanza di relazioni. Ricordati di coinvolgere tutti, anche le persone più timide che altrimenti in una riunione online, potrebbero rimanere nell’ombra.

2. Il linguaggio paraverbale nelle riunioni online

Non importa se non sei vis a vis con i partecipanti del tuo meeting. La comunicazione paraverbale è ugualmente importante come quella verbale. Devi tenere conto dello sfondo, delle luci e di presentarti in maniera decente. Tieni conto anche del possibile buffering dovuto alla connessione, quindi gesticola per presentare meglio dei concetti, ma senza esagerare.

A tal proposito ti consiglio una lettura di approfondimento sul tema “Trucchi per presentarti nei migliori dei modi durante una videoconferenzaqui.

3. Occhio alle altre applicazioni

Un altro errore frequente è quello di lasciare aperti altri programmi durante un meeting in videoconferenza. Immagina l’imbarazzo dei partecipanti nel visualizzare una tua email o un uo messaggio personale su Skype o WhatsApp! Per evitare una tale situazione – e garantire maggiori risorse alla sessione online – è necessario ricordarsi di chiudere ogni applicazione sottostante non strettamente necessaria.

4. Non dimenticare l’interazione

Una piattaforma deve comunque disporre di una serie di funzionalità come sondaggi, question time, lavagna per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei partecipanti.  Sfrutta anche le funzionalità avanzate.

Per scoprire con quali modalità di interazione puoi coinvolgere il tuo pubblico, leggi qui.

5. Adotta una “videonetiquette”

Fai le presentazioni. Se i partecipanti hanno già familiarità tra loro, non sarà necessario fare presentazioni; ma se alla riunione intervengono persone che normalmente non lavorano insieme, dedica qualche minuto a presentare tutti.

Presta attenzione. Quando qualcuno sta parlando, tutti gli altri partecipanti dovrebbero prestare attenzione; questa regola è particolarmente valida per le videoconferenze online.

Non interrompere. Durante un meeting online (e non solo!), nessuno dovrebbe parlare o interrompere l’altra persona. Assicurati che tutti i partecipanti siano informati adeguatamente sulla scaletta della riunione in modo da intervenire nella fase dedicata alla discussione o agli approfondimenti.

Per te, ecco 9 regole di public speaking online che devi per forza conoscere.

6. Fai i test prima del webmeeting

In una riunione dal vivo, entri nella stanza e la riunione ha inizio. Ma nei webmeeting, c’è l’incognita della tecnologia. C’è il rischio che il tuo microfono non funzioni bene, che il tuo computer abbia bisogno di un riavvio o la necessità di settare qualche impostazione che non funziona correttamente. Nelle riunioni e nei meeting online, ti consigliamo di arrivare sempre con un po’ di anticipo.

Come capire se le riunioni online fanno davvero al caso tuo?

Ecco alcuni esempi semplici ma essenziali. Hai bisogno di fare webmeeting se devi:

  • Lavorare con un gruppo ristretto di persone
  • Creare un documento condiviso
  • Trovare una soluzione collaborativa
  • Collaborare a nuove idee su un prodotto o servizio 

Se hai bisogno di organizzare riunioni online professionali ed efficaci, non devi fare altro che compilare il modulo qui sotto.

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Ilaria Minichelli

Laureata in Comunicazione, master in Digital Marketing. Le mie più grandi passioni sono i balli latino americani e viaggiare. Adoro leggere, guardare serie tv e il buon cibo. Di me ti diranno che sono intraprendente, ironica e meticolosa. Cerco di affrontare la vita col sorriso.
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