[Guida completa] Come trasformare un evento tradizionale in aula in evento online

L’emergenza del Corona Virus sta spingendo tantissime aziende e professionisti a cancellare e spostare eventi pubblici: il rischio di contagio è concreto e le ordinanze comunali stanno prendendo precauzioni.

Noi stessi abbiamo convertito il nostro Tour in 5 città in evento online, senza pensarci due volte.

Ma non tutto è perduto ed esiste un modo per convertire il tuo evento in aula in evento digitale, mantenendo saldi alcuni punti, anche se qualcosa è possibile che vada perso.

Punti fermi: cosa devi garantire nel passaggio da un evento d’aula alla sua versione digitale.

Pensa prima di tutto ai tuoi iscritti: si aspettavano un evento in aula straordinario, con contenuti spaziali e rivoluzionari e la possibilità di fare network con altri professionisti e aziende. Ora staranno a casa propria (magari qualcuno in quarantena e quindi piuttosto “alterato”), saranno collegati online in diretta, potranno fare domande e interagire online con il tuo team e i relatori dell’evento, ma perderanno il piacere della socialità e del networking.

A partire da questa consapevolezza, la tua comunicazione deve puntare su alcuni punti fondamentali:

  • Motivazione: vincoli esterni, ordinanza, ecc.
  • Valore aggiunto: sarai comodo da casa tua
  • Contenuti: hai modo di concentrarti sulle cose da imparare, senza distrazioni
  • Processo: è stato garantito il rispetto della scaletta originale
  • Valore aggiunto: materiali in formato digitale, risparmio di carta, approccio ecologico, riduzione CO2

Ti può sembrare banale e scontato ma questi sono i vantaggi di qualsiasi evento online e quindi valgono anche per il tuo evento convertito in digitale.

Per la gestione delle obiezioni che potrebbero emergere, considera che molti faranno riferimento a:

  • Il prezzo: “ma io ho pagato di più…”
  • La perdita di relazioni: “non è la stessa cosa”
  • La sensazione di fregatura: “così ci perdiamo solo noi iscritti e tu non rimborsi il biglietto”

Fermo restando che probabilmente le tue condizioni di vendita prevedono questa situazione, dovrai comunicare che per te la priorità è quella di fornire il servizio che avevi promesso, che hai predisposto tutto il necessario per rendere l’evento digitale (dopo aver letto l’intero articolo, però!), che hai ricevuto moltissime richieste in questa direzione e che stai rispondendo non solo a un’esigenza concreta, ma a una tendenza generale: usare la tecnologia nel migliore dei modi.

Come gestire le iscrizioni, gli accessi e l’evento: la piattaforma webinar

Prima di tutto: hai bisogno di una piattaforma webinar in grado di supportare un numero elevato di partecipanti, almeno quanti hai già ricevuto come iscritti, ed eventualmente qualcuno di più…

Non hai più il limite di sedie dello spazio originale e ne puoi approfittare per aggiungere qualche partecipante in più, che non fa mai male!

Proprio in occasione di questa situazione particolare siamo riusciti a ottenere una super promozione (unici in tutto il mondo!) che trovi cliccando questa pagina.

La piattaforma webinar ti permetterà di:

  • spostare i tuoi contenuti in diretta online
  • gestire i relatori a distanza in modo flessibile, sicuro e professionale
  • garantire l’erogazione solo a chi ha acquistato veramente il biglietto

Ok, leggo nella tua mente: non posso farlo con Facebook live? Certo, se vuoi offrire un’esperienza parziale, litigare con i commenti poco visibili, con il download inesistente e il controllo parziale degli accessi.

Se parliamo di eventi professionali e seri, la piattaforma webinar – quella che vuoi! – è imprescindibile.

La piattaforma webinar è lo strumento per gestire tempestivamente e in modo semplice diversi aspetti:

  • Pagina di registrazione, eventualmente con password fornita solo ai paganti
  • Thank you page con istruzioni per l’accesso, indicazioni di orari e informazioni utili per l’accesso online alla diretta
  • Gestione precisa e accurata degli iscritti, con possibilità di esclusione di intrusi
  • Erogazione del contenuto in diretta, con condivisione delle webcam dei relatori e slide
  • Gestione della chat per domande e risposte
  • File sharing dei documenti
  • Lavagna digitale
  • Registrazione in formato mp4 che potrai usare in un secondo momento

Per concludere questo aspetto, ricorda di sottolineare sempre il valore della comodità, della versatilità, della flessibilità e della capacità di raggiungere direttamente nella propria casa ogni partecipante.

Devi continuamente sottolineare il valore sociale del tuo cambiamento, dall’aula tradizionale al digitale.

Dall’aula tradizionale all’aula digitale: come gestire i contenuti del tuo evento

La maggior parte degli eventi formativi in aula si basa su alcuni fondamentali elementi:

  • i contenuti in formato slide
  • i contenuti dinamici “improvvisati” (lavagna digitale)
  • i contenuti condivisi in formato cartaceo.

Come trasformare i contenuti di un evento tradizionale in contenuti adatti all’aula digitale?

Partiamo dalle slide: al 90% vanno bene così come sono. L’unico accorgimento è quello di aggiungere qualche animazione, ridurre le slide testuali con troppe parole (che comunque nessuno legge, a prezzo di perdere l’attenzione) e avere un numero indicativo di 1-2 slide al minuto.

Per quanto riguarda quanto viene scritto sulla lavagna cartacea, puoi tranquillamente sostituirla con la lavagna inclusa nella piattaforma webinar o con la condivisione del tuo tablet: ci sono applicazioni (ad esempio EasyCast) che ti permettono di condividere sul tuo desktop quanto accade su uno smartphone o un tablet. In questo modo puoi scrivere e disegnare in diretta.

Infine, per quanto riguarda i materiali cartacei, puoi risparmiare nelle stampe (se non le hai già avviate), condividere i materiali in formato digitale con i partecipanti (oppure inserirli nella tua piattaforma e-learning, come la nostra jiolli), chiedere loro di usarli direttamente in digitale, oppure di stamparli se preferiscono. Inoltre, durante il webinar, potrai stupirli inviandoglieli direttamente in diretta, nella piattaforma webinar.

Come vedi, la trasposizione di un evento tradizionale in aula in evento online non ti fa perdere le coordinate fondamentali e gli elementi essenziali della tua formazione, ma ti offre vantaggi e possibilità aggiuntive.

Come gestire l’agenda di un evento tradizionale in un evento digitale?

Ora che materiali e contenuti sono stati adattati, come gestirai l’agenda dell’evento?

Immaginiamo la versione più complessa e articolata: più relatori si susseguono nell’arco della giornata e vengono presentati da un conduttore.

La gestione di questa agenda è tutto sommato semplice.

Prima di tutto, fai un briefing completo a tutti relatori: puoi realizzarlo con un webmeeting (qui la soluzione per farlo in modo semplice) oppure registrando un video da inviare a tutti i relatori.

Specifica bene l’ordine, e prima dell’evento testa la connessione, la webcam, l’audio e la qualità del contributo di ognuno dei relatori. Se la qualità della loro strumentazione non è adeguata, usa questa pagina per indicare loro gli strumenti migliori: per ogni categoria, i primi dell’elenco sono quelli che usiamo direttamente tutti i giorni.

Ogni relatore verrà inserito come esperto e al momento della sua presentazione, diventerà il relatore, con la possibilità di condividere le proprie slide, direttamente dal proprio computer.

Se il briefing è stato organizzato con precisione e metodo, ogni relatore saprà quali pulsanti cliccare e avrà il pieno controllo del sistema, senza poter creare danni all’evento (ad esempio chiudere il webinar!). Se hai bisogno di aiuto, non esitare a contattarci (qui sotto trovi la chat).

Gli strumenti per passare da un evento tradizionale in aula a un evento digitale

Oltre alla piattaforma webinar (questa la pagina in cui puoi attivarla con la promozione speciale in corso), ci sono altri strumenti che puoi utilizzare durante il tuo evento.

Puoi condividere video in diretta, esattamente come fai in aula. Basta caricarli preventivamente e “chiamarli” al momento giusto: il tuo pubblico li vedrà al posto delle slide, vivendo un’esperienza simile a quella dell’aula.

Secondo, puoi usare la lavagna digitale, come ti abbiamo già indicato più sopra, oppure scrivere direttamente sulle slide (tranquillo! non si “sporcheranno” davvero!): questo offrirà la sensazione di vitalità, dinamismo e creatività tipici di una presentazione tradizionale, ma con un tocco di digitale.

Puoi anche offrire sondaggi e chiedere ai tuoi partecipanti di rispondere online, anche via chat. Non solo: le piattaforme più avanzate come GoToWebinar permettono di offrire un test di valutazione o una survey finale.

Infine, hai l’alzata di mano dal pubblico, per offrire il microfono ai partecipanti, e far porre loro domande, esattamente come in aula!

Come vedi, il limite è posto solo dalla tua fantasia, non dalla tecnologia.

Dall’aula tradizionale all’aula digitale: vantaggi e svantaggi

Terminiamo questo vademecum completo con un’analisi accurata di vantaggi e svantaggi di questo passaggio.

Partiamo dai limiti.

Chiaramente un evento in aula ha un forte impatto emozionale, coinvolge, permette alle persone di cambiare mindset e fare networking. Questi elementi sono quelli che in qualche modo puoi perdere in questo passaggio.

Le persone saranno coinvolte in un’esperienza formativa di valore, ma non potranno vedersi reciprocamente [vedi nota]. Potranno sentirsi isolate, ma se conduci in modo dinamico l’agenda dell’evento, saranno comunque partecipi, motivate e incuriosite da questo passaggio.

Un altro elemento che potresti perdere è il lavoro in coppia o in piccoli gruppi: se non usi una piattaforma particolare (come ad esempio GoToTraining), non è pratico e semplice gestire queste attivazioni ed esercizi.

Infine, la componente che ne risente di più è il Networking: le persone non potranno farlo online, se non in un gruppo online, un forum, una chat condivisa.

Esistono però anche dei vantaggi concreti e immediatamente percepibili dai tuoi iscritti.

Prima di tutto, i costi: la cancellazione dell’evento rappresenta un costo e un mancato guadagno di sicuro. La trasformazione di un evento tradizionale in evento online, può non solo ridurre questo aspetto, ma aumentare i ricavi: più posti, più disponibilità, più semplicità di accesso = più iscrizioni.

Secondo: garantisci continuità. Le persone non perdono l’occasione di entrare in contatto con te, ma hanno l’opportunità di accedere ai tuoi contenuti e alla tua expertise. Un’occasione unica!

Branding: la tua capacità di spostare il programma sul digitale, di trasformare l’evento, di adattarti ai tempi, alle circostanze, sarà colto come ulteriore elemento della tua professionalità e della tua differenziazione dai tuoi concorrenti che hanno semplicemente cancellato l’evento!

Infine, sperimenti una modalità differente, che ti sarà utile in futuro per circostanze simili e per sperimentare nuovi modi di erogare i tuoi contenuti.

Devi URGENTEMENTE trasformare il tuo evento in aula in evento online?

Se ti ho convinto e hai bisogno SUBITO di una soluzione pratica per trasferire online il tuo evento d’aula, puoi procedere in autonomia da qui:

Ho bisogno URGENTE

 

Se non hai urgenza, vuoi solamente qualche informazione in più o hai esigenze specifiche che non trovi da questa pagina compila questo form: ti ricontatteremo nei prossimi giorni

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Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.
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