Evento online: i trucchi per trasformare un evento tradizionale d’aula in uno digitale

Il mondo cambia ed è in continua evoluzione, ormai si va sempre di più verso una nuova concezione di eventi. In questo articolo, siamo qui per svelarti i trucchi su come convertire il tuo evento tradizione d’aula in un evento online!

evento online

Come garantire il passaggio da un evento d’aula ad un evento online

I tuoi iscritti si ritroveranno online in diretta, potranno fare domande e interagire con il tuo team e i relatori dell’evento, ma perderanno il piacere della socialità e del networking con altri professionisti e aziende.

La tua comunicazione deve puntare su alcuni punti fondamentali, per valorizzare il tuo evento:

  • Contenuti: hai modo di concentrarti sulle cose da imparare, senza distrazioni
  • Processo: è stato garantito il rispetto della scaletta originale
  • Materiali in formato digitale, risparmio di carta, approccio ecologico

Come gestire le iscrizioni, gli accessi e l’evento: la piattaforma webinar

Prima di tutto: hai bisogno di una piattaforma webinar in grado di supportare un numero elevato di partecipanti. La piattaforma ti permetterà di spostare i tuoi contenuti in diretta online, gestire i relatori a distanza in modo flessibile e garantire l’erogazione solo ai reali partecipanti.

La piattaforma webinar è lo strumento per gestire in modo semplice diversi aspetti:

  • Pagina di registrazione
  • Thank you page con istruzioni per l’accesso
  • Erogazione del contenuto in diretta
  • Gestione della chat per domande e risposte
  • File sharing dei documenti
  • Lavagna digitale
  • Registrazione in mp4

Ricorda di sottolineare sempre il valore della comodità e della flessibilità oltre alla capacità di raggiungere direttamente ogni partecipante.

Dall’aula tradizionale all’aula digitale: come gestire i contenuti del tuo evento

La maggior parte degli eventi formativi in aula si basa su alcuni fondamentali elementi:

  • Contenuti in formato slide
  • Contenuti dinamici improvvisati
  • Contenuti condivisi in formato cartaceo.

Come trasformare i contenuti di un evento tradizionale in contenuti adatti all’aula digitale?

Partiamo dalle slide: cerca di ridurre le slide testuali troppo lunghe e avere un numero indicativo di 1-2 slide al minuto.

Puoi utilizzare la lavagna digitale presente nella piattaforma webinar o usare la condivisione del tuo tablet: ci sono applicazioni che permettono di condividere sul tuo desktop quanto accade su uno smartphone o un tablet, in modo da poter scrivere e disegnare in diretta.evento online

Come gestire l’agenda di un evento tradizionale in un evento digitale?

Ora che materiali e contenuti sono stati adattati, come gestire al meglio l’agenda dell’evento?

É consigliabile effettuare sempre un briefing completo a tutti relatori, specificando bene la scaletta. Prima dell’evento verifica la connessione, la webcam, l’audio e la qualità dei materiali di ognuno degli speaker.



Gli strumenti per passare da un evento tradizionale in aula a un evento digitale

Puoi condividere video in diretta, esattamente come fai in aula. Basta caricarli preventivamente, in questo modo il tuo pubblico li vedrà al posto delle slide. Puoi aiutarti anche con l’utilizzo di una lavagna digitale, oppure scrivere direttamente sulle slide: questo offrirà una sensazione di dinamismo, ma con un tocco digital.

Puoi anche offrire sondaggi e chiedere ai tuoi partecipanti di rispondere online, anche via chat. Non solo: le piattaforme più avanzate come GoToWebinar permettono di offrire un test di valutazione o una survey finale. Come vedi, il limite è posto solo dalla tua fantasia, non dalla tecnologia.

Dall’aula tradizionale all’aula digitale: vantaggi e svantaggi

Il tuo obiettivo è quello di coinvolgere gli utenti in un’esperienza formativa di valore, conducendo in modo dinamico l’agenda dell’evento.

La trasformazione di un evento tradizionale in evento online, riduce i costi e allo stesso tempo ne aumenta i ricavi: più posti, più disponibilità, più semplicità di accesso per tutti dunque più iscrizioni. Un altro elemento importante è garantire la continuità: gli utenti hanno l’opportunità di accedere ai tuoi contenuti e alla tua expertise!

Branding: la tua capacità di spostare il programma sul digitale, di trasformare l’evento, di adattarti ai tempi, alle circostanze, sarà colto come ulteriore elemento della tua professionalità e della tua differenziazione dai tuoi competitor. Infine, sperimenti una modalità differente di erogare i tuoi contenuti.

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Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.

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