Aiuto! I miei clienti vogliono fare webinar: 7 cose da sapere

Arriva il giorno in cui i tuoi clienti ti chiedono “voglio fare webinar, mi puoi aiutare?”.

E quel giorno è sempre dietro l’angolo, giungendo nel momento più incasinato.

Bene, se ti trovi in questa situazione, sappi che non sei il solo: web company, web agency, agenzie di comunicazione tutti i giorni si sentono fare una richiesta “un po’ fuori dai confini” che spazia dal fare formazione online, all’erogare webinar di marketing, al gestire percorsi di crescita online con corsi, community, ecc.

In questo articolo voglio aiutarti a uscirne vivo, per proporti una soluzione che non comporti grandi rischi per te (soprattutto se non sei molto esperto del tema) e per i tuoi clienti.

Le premesse

Quando un cliente ci chiede qualcosa di diverso dal solito ci troviamo di fronte a un semplice bivio:

  • sappiamo farlo e procediamo con una risposta concreta e pratica
  • non sappiamo farlo o comunque non padroneggiamo al 100% il tema

In questo secondo caso – che probabilmente è il tuo – ti trovi di fronte a diverse possibilità:

  • declini l’invito (con tutte le conseguenze del caso)
  • cerchi di crearti subito il know-how necessario, leggendo (!), studiando, chiedendo
  • ti affidi a chi ne sa più di te

In tutti questi casi, è meglio che tu abbia comunque alcune informazioni di base, giusto per non balbettare, fingerti morto, o fingere di ricevere una chiamata dall’altra stanza.

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Devi sapere inoltre che ogni giorno gestiamo decine di webinar non solo dei nostri clienti (B2B), ma anche dei clienti dei nostri clienti (B2B2B oppure B2B2C): leggi, sappiamo cosa ti chiederanno, come te lo chiederanno e quali assurde richieste ti spingeranno a chiedere a noi!

Ma ti e vi vogliamo bene lo stesso.

Quanto ne sa il tuo cliente?

Il primo punto che dobbiamo analizzare insieme è la consapevolezza del tuo cliente: quanto ne sa davvero? perchè vuole organizzare webinar? chi è il promotore del progetto e dell’idea? quali esperienze hanno già nel settore? perchè nasce proprio ora questa richiesta? a quale bisogno dovrebbe rispondere questa innovazione?

Spesso i clienti dei nostri clienti vogliono organizzare webinar perchè hanno partecipato a un webinar, perchè hanno visto che qualche loro concorrente li organizza, o hanno letto da qualche parte che i webinar sono il futuro.

La conseguenza? Poche idee, ma molto confuse: sta a te dipanare i dubbi dei tuoi clienti, spiegano loro come funziona e cosa possono ottenere da questo incredibile strumento di comunicazione, di formazione e di marketing.

Procediamo con ordine. Qui sotto ho raccolto 7 punti che devi prendere in considerazione con attenzione, l’ultimo è quello più liberatorio ma leggi anche gli altri, perchè potranno salvarti la vita e la faccia con i tuoi clienti.

1. Fare webinar è facile, se sai come farli.

Fare un webinar richiede un equilibrismo tra tre elementi riconosciuti in ambito CMC (computer mediated communication) come i pilastri della comunicazione online, ossia il contenuto, il processo e la relazione.

I webinar dei tuoi clienti dovranno districarsi in questo iniziale dedalo di variabili e dimensioni: dovrete creare insieme dei contenuti in grado di coinvolgere le persone per 45-60 minuti, senza sosta e senza alcun calo di attenzione, dovrete gestire un flusso più o meno grande di persone collegate online e dovrete immaginare una sequenza efficace di eventi interni al webinar stesso (e non solo).

Già, perchè il webinar non è solo l’evento dal vivo, ma richiama diversi aspetti che ti sintetizzo in questo schema.

PRIMA DELL’EVENTO

  • Pagina di registrazione
  • Thank you page
  • Mail di benvenuto, conferma e reminder
  • Gestione degli iscritti
  • Accesso al webinar
  • Problemi di vario tipo e dubbi dei partecipanti

EVENTO DAL VIVO

  • Gestione del relatore
  • Gestione di tutti gli stakeholder
  • Slide e contenuti condivisi
  • Chat
  • Problemi tecnici
  • Domande dei partecipanti
  • Call to action
  • Problem solving

DOPO L’EVENTO

  • Invio slide e registrazione
  • Mail partecipanti e assenti
  • Gestione flusso post evento
  • Integrazione con altri aspetti aziendali
  • Reportistica e analisi del processo
  • Customer care

Come vedi ci sono molti aspetti da considerare e su cui si aprono universi paralleli: come affrontare i diversi problemi? chi gestirà ogni step? con quali conoscenze/esperienze verranno prese delle decisioni?

2. La tua esperienza diretta è indispensabile. Oppure…

Se hai già organizzato webinar in modo autonomo, sei già a buon punto.

Devi sapere quali sono i piccoli e grandi ostacoli che potrai incontrare e immaginare quali soluzioni adottare.

Perché la tua esperienza diretta è importante?

Semplice. Immagina un personal trainer che spiega come fare un esercizio basandosi solo sulla teoria: Come potrà capire cosa prova il suo cliente? Come potrà prevenire dubbi e perplessità? Quali soluzioni potrà proporre di fronte a un problema?

Devi avere un’idea precisa dell’intero processo e di tutte le insidie che nasconde, per poter affrontare ognuna di esse in modo efficace. E tra poche righe capirai la posta in gioco.

3. Attenzione all’effetto boomerang

L’effetto boomerang è quello che ricorda molto le scene del film “Se tutto va bene siamo rovinati”.

Immagina che il tuo cliente abbia 100-200 o anche 500 partecipanti in diretta. Immagina che esperienza, quale soddisfazione potrete provare, la marcia trionfale che ti attende!

E te lo auguro.

Immagina, invece, che qualcosa vada storto: uno stupido imprevisto che non fa sentire bene ai partecipanti o un piccolo problema di condivisione.

500 partecipanti. 500 persone che giudicano l’operato del tuo cliente. E te!

L’effetto boomerang è proprio quello che devi tenere sotto controllo: il rischio che qualcosa vada storto affiancato a un numero importante di partecipanti.

4. Hai bisogno di skill tecniche, strategiche e comunicative

Se ho imparato una cosa in oltre 5.000 ore di eventi online organizzati in tutti questi anni, è l’enorme (ma non insormontabile) mole di competenze e conoscenze richieste.

Durante un webinar solitamente non accade nulla di imprevedibile (ma tocco ogni volta ferro!), ma gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo.

Per affrontarle devi avere molta esperienza, o almeno aver fatto molte prove ed esperimenti.

Devi anche saper gestire la psicologia del tuo relatore e degli altri organizzatori: sotto stress l’essere umano solitamente non da il meglio di sè, e gestire 3, 4 persone tese per l’ansia da prestazione non è sempre cosa semplice.

5. Ti giochi tutto

L’hai già capito dall’effetto boomerang: un webinar eccezionale ti porterà direttamente sul podio dei vincitori.

Ma se sbagli qualcosa, rischi molto. Tutto.

Ti scrivo queste righe non per incutere timore, ma per evitarti la brutta esperienza di un nostro cliente che fece scelte sbagliate e organizzò una serie di webinar per un proprio cliente senza averne le necessarie competenze. Il primo fu un successo incredibile, che spinse tutte le persone coinvolte a voler creare un webinar ancora più complesso, con telecamere, più relatori, interventi a voce e a video.

Il secondo webinar fu un disastro, e tutto andò storto.

Oggi sia l’organizzatore che il suo cliente sono diventati nostri clienti e per gli eventi più complessi siamo noi ad assumerci la responsabilità della buona riuscita dei loro webinar.

6. Non è solo questione di piattaforma webinar

Chi si avvicina al mondo dei webinar solitamente pensa subito alla piattaforma webinar.

Tanto che uno dei nostri motti è:

LA PIATTAFORMA È L’ULTIMO DEI PROBLEMI

Abbiamo scritto moltissimo sul tema, ad esempio:

Fare webinar riguarda solo per il 5-10% la piattaforma che userai mentre il grosso della sfida riguarda i contenuti, il ritmo, la tecnica di presentazione, la struttura dell’evento.

Se ti fermi alla piattaforma webinar, in bocca al lupo!

7. Chiedi e ti sarà dato.

Ma allora come faccio a tenere sotto controllo tutte queste variabili?

Come faccio a offrire ai miei clienti un’esperienza soddisfacente, ridurre i rischi e rispondere efficacemente alle loro richieste?

Prima di tutto documentati, sia con i nostri due libri sul tema:

Poi esplora il nostro blog, è ricco di spunti e idee per aiutarti a capire bene il fenomeno dei webinar e offrire ai tuoi clienti un’esperienza unica.

Infine, partecipa ai nostri eventi gratuiti: sono un modello prezioso per capire come muoverti e come offrire un’esperienza unica ai tuoi clienti.

Infine, non esitare: scrivici!

Ogni giorno aiutiamo aziende e professionisti a organizzare i loro eventi online e a farlo insieme ai loro clienti.

Guarda qui l’elenco dei nostri servizi e usa il form qui sotto per contattarci e parlare del tuo progetto. Non preoccuparti: la call è gratuita e non devi necessariamente dirci il nome del tuo cliente! ;-)

 

 

 

 

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Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.
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