Progettare Webinar: l’importanza del test prima del tuo evento online

Perché perdere tempo negli spostamenti, impiegare notevoli risorse economiche e rischiare di rimanere bloccati nel traffico per presentare i tuoi progetti?

Con i webinar puoi presentare i tuoi contenuti ad una potenziale platea sparsa in tutto il mondo, collegandoti da casa, dal mare o dove vuoi tu.

Eppure, fare webinar non è improvvisare: ogni contenuto va pianificato, curato nei dettagli, gestito nel miglior modo possibile.

In WebinarPro prestiamo molta attenzione ad ogni fase dell’organizzazione: dall’analisi degli obiettivi, dalla ricerca delle strategie migliori per la sua realizzazione, alla fase di post-produzione e verifica dei risultati ottenuti.

Oggi entriamo nel dettaglio di una delle fasi della gestione di un evento, quella che precede il momento di andare online: la sessione di test prima del tuo evento online.

progettare webinar

Perché il test è così importante?

Non dirmi che non ti è mai capitato di collegarti ad un webinar e nel bel mezzo della presentazione vedere il relatore scomparire oppure sentire la sua voce metallica.

Se invece hai già presentato, avrai sicuramente vissuto il terrore che si blocchi tutto e di non sapere che fare, quale pulsante premere.

Ecco, la fase di test serve proprio ad evitare che situazioni di questo tipo possano verificarsi: non solo perché “prevenire è meglio che curare”, ma soprattutto perché per distinguersi dai propri competitors, occorre non commettere errori.

Immagina di vendere uno dei tuoi prodotti migliori, quel corso fighissimo che in molti ti hanno chiesto di poter seguire: gli iscritti sono moltissimi e le aspettative sono davvero alte.

L’evento però non ha il successo che pensavi di ottenere: finisce in frasi che non si comprendono, video che si vede a scatti, slide che rimangono bloccate.

Puoi evitare tutto questo allenandoti ed arrivare preparato al grande giorno!

Ecco perché in WebinarPro pensiamo che questa fase sia molto importante: permette al cliente di prendere confidenza con un ambiente il più delle volte sconosciuto e di testare la connessione e gli hardware che saranno utilizzati in modo da avere il tempo di poter apportare le eventuali modifiche del caso.

Noi pianifichiamo la sessione di test con il cliente almeno dieci giorni prima della diretta: di solito ha una durata di mezz’ora e serve a presentare al cliente la piattaforma, capire come poterla utilizzare per raggiungere gli obiettivi, controllare che la connessione e i dispositivi utilizzati siano idonei alla diretta. Questa operazione verrà ripetuta nuovamente mezzora prima dell’inizio del webinar.

Protagonisti indiscussi di questa sessione sono i nostri webinar manager: di questa figura ne avevo già parlato in questo articolo.

Oggi, però, entriamo nel dettaglio di una fase del loro lavoro.

Elementi essenziali: prima di tutto la connessione

Il primo punto da cui partire è la verifica della stabilità della connessione di cui si dispone.

Di solito consigliamo di collegarsi attraverso un cavo Ethernet, capace di garantire una maggiore stabilità, ma in alcuni casi è possibile utilizzare anche una connessione wifi.

È sempre meglio fare uno speedtest per verificare le condizioni della propria connessione: questo permette di avere un’idea della sua affidabilità ed evitare spiacevoli sorprese durante la diretta.

Dal nostro punto di vista, riteniamo soddisfacente una connessione che abbia almeno 1 MB in upload.

Sconsigliamo di improvvisare e collegarsi per la prima volta da una rete che non si conosce: per quanto pensiamo possa essere affidabile, non possiamo prevedere quello che potrebbe succedere una volta andati online!

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Pc, webcam, microfoni: quando gli strumenti giusti fanno la differenza

Una volta verificata la condizione della connessione, il secondo step consiste nel concentrarsi sugli hardware che verranno utilizzati: il computer, la webcam e i microfoni.

  • Innanzitutto il computer: tutti i moderni sistemi operativi permettono di connettersi ad un webinar. Tranne che tu non abbia ancora Windows Vista, puoi tranquillamente trasmettere il tuo evento online!

Bisogna accertarsi che non ci siano applicazioni in funzione, per evitare che notifiche possano disturbare la presentazione.

Skype si rivela un pessimo alleato: non vorrai mica ti arrivi un messaggio imbarazzante che una platea di partecipanti finirebbe per leggere!

  • Il microfono è uno strumento fondamentale: una voce che arrivi chiara e limpida sarà capace di mantenere alta l’attenzione del pubblico.

Nella fase di test è molto importante prestare attenzione a questo strumento ed eventualmente consigliare al cliente una soluzione che possa migliorare la qualità della sua prestazione.

Per ottenere e mantenere l’attenzione dei partecipanti al tuo evento online, non occorre solamente un buon microfono, ma curare la tua presentazione nei minimi dettagli.

Se ti stai chiedendo come poter fare a presentare al meglio il tuo evento, qui trovi sicuramente la soluzione che fa per te!

  • La stessa attenzione bisogna riservare alla webcam: occorre sia valutare che il dispositivo trasmetta in maniera ottimale l’immagine di chi sta parlando, sia che l’illuminazione e il setting siano ben disposti.

Un ambiente buio o scarsamente illuminato difficilmente può garantire una piacevole visualizzazione dell’evento da parte dell’utente, così come bisogna prestare attenzione a ciò che c’è alle spalle a chi sta parlando (come ad esempio prese della luce, porte, librerie in disordine).

Pensavi di fare un webinar ma stai cominciando a dubitare di avere gli strumenti giusti? Qui puoi trovare una serie di prodotti che consigliamo di solito ai nostri clienti!

Chi fa che cosa?

Una volta controllato che tutto funzioni perfettamente, occorre definire bene chi farà cosa durante l’evento.

Saranno condivise delle slide? Chi sarà il relatore? Chi il moderatore?  Verranno condivisi dei video?

La prima fase è quella di ascolto delle esigenze del cliente per capire come poter rispondere alle sue richieste in modo ottimale.

Per rendere l’esperienza più proficua, il test viene svolto direttamente all’interno della piattaforma che sarà utilizzata durante l’evento: questo permette al cliente di ambientarsi, fare eventuali domande, chiarire dubbi e soprattutto fare una prova di trasmissione che è fondamentale per la riuscita del webinar.

Nell’esperienza in WebinarPro ci siamo resi conto che un test ben organizzato riduce i rischi di intoppi durante la diretta: ti sei preparato quindi sarai padrone della situazione, in grado di gestire meglio la tua ansia.

E tu, cosa ne pensi? Scrivici e raccontaci la tua esperienza!

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Laureanda in giurisprudenza, vivo a Palermo da diversi anni. Qui studio e lavoro, tra una passeggiata nei mercati palermitani, un tuffo al mare ed un panino panelle e crocchè. Adoro leggere, scrivere e viaggiare. Un po’ meno cucinare: ecco perchè accetto sempre di buon grado ogni invito a cena. Ottimista per natura, credo che ognuno di noi possa davvero fare la differenza nel posto in cui vive, dove lavora e tra le persone che incontra. Non penso sia un caso che mi sia imbattuta proprio in WebinarPro!
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