Webinar Manager: la nuova professione del web

Webinar Manager: chi è davvero?

C’era una volta un tempo in cui tutte le riunioni e le lezioni si tenevano di persona. Poi è arrivato il Covid.

Da quel momento in poi, tutti noi siamo stati catapultati in quella che è la formazione a distanza.

Tra webcam non funzionanti e connessioni perse, ci siamo abituati a quella che è una nuova modalità di formazione: la formazione online.

Tutti abbiamo partecipato ad un webinar, ma sapremmo come organizzarne uno? Molti credono che basti accendere il computer, avere una buona connessione internet, e parlare di un argomento che li appassiona: ma sei proprio sicuro che questo sia sufficiente?

La verità è che i webinar esistono da molto prima di quel famigerato marzo 2020.

Dal 2015 la formazione online è il pane quotidiano di WebinarPro e in questi anni siamo diventati i migliori sia nella fase preparatoria che nel follow-up dell’evento.

Abbiamo visto nascere la figura del Webinar Manager (o Project Manager Webinar): un supereroe che, da dietro le quinte, si occupa di gestire gli aspetti tecnici e l’assistenza webinar, mentre l’organizzatore si concentra sulla comunicazione e sul rapporto con i partecipanti.

Se anche tu non sapevi dell’esistenza di questa nuova professione, hai già letto il nostro articolo sulla formazione a distanza e vuoi scoprire come un Webinar Manager potrebbe esserti utile, continua a leggere questo articolo.

Oggi ti portiamo dentro l’ufficio di WebinarPro, qui potrai vedere muoversi tra cavi, webcam, luci e pc i nostri formidabili Project Webinar Manager !

I poteri magici del Webinar Manager

Facciamo chiarezza: i principali compiti del Project Webinar Manager sono la regia e la segreteria organizzativa, ovvero l’assistenza webinar.

Considerando che ogni webinar ha le sue caratteristiche e le sue problematiche, il Webinar Manager deve adattarsi in modo dinamico ad ogni situazione.

Una regia che non lascia nulla al caso

Per prima cosa, parliamo prima della regia.

La regia è tutto ciò che precede la presentazione online, spesso non si ha idea di quanto sia cruciale questa fase, ma è proprio da qui che si gettano le fondamenta di un webinar ben fatto e soprattutto, è qui che si riconosce un Project Manager Webinar che sa il fatto suo.

Questa può essere suddivisa in due tipi:

1. La regia artistica: per stimolare la creatività e il confronto, i Project Manager Webinar aiutano gli speaker ad esprimersi in modo coinvolgente, sviluppando la riunione sottoforma di dialogo, in modo che tutti i presenti partecipino.
2. La regia tecnica: gestisce i sistemi di interazione, i canali audio e video. Il Webinar Manager monitora l’andamento della riunione: limitando il rischio d’errore.

E tu, eri al corrente che esistessero due tipi di regie?

L’assistenza webinar: il dettaglio che fa la differenza

Passiamo ora alla segreteria organizzativa, ovvero chi fa il “lavoro sporco”.

L’assistenza webinar all’utente è fondamentale durante la formazione online, ma facendo tutto da soli è molto difficile offrire supporto tecnico mentre si parla.

Per questo motivo, il Project Manager Webinar si occuperà di accogliere i partecipanti, fornire assistenza durante il meeting, mettere a disposizione i materiali e collaborare costantemente con la regia.

In questo modo l’organizzatore potrà concentrarsi sulla sua performance !

Vorresti organizzare il tuo webinar ma hai paura di parlare al pubblico? Questo articolo articolo sulla gestione dell’ansia da prestazione potrà aiutarti.

Project Manager Webinar o Webinar Angel ?

I Project Manager Webinar non amano questa definizione, ma i nostri clienti li definiscono proprio come degli angeli, esseri straordinari capaci di fare qualsiasi cosa!

Molti li considerano Angels proprio perché grazie a loro, gli speaker, possono delegare quelle noiose mansioni tecniche e concentrarsi sul cliente e sull’argomento che stanno trattando.

Potranno dedicarsi interamente al motivo per cui hanno deciso di tenere un webinar: divulgare la propria idea, costruita con passione ed esperienza.

Ad esempio: una volta è caduta la connessione del relatore, con 1000 persone collegate in diretta online. 

Eppure, il webinar ha continuato a svolgersi tranquillamente, mentre i nostri Webinar Manager agivano su due fronti: uno pensava alla soluzione tecnica, l’altro si occupava di tranquillizzare il relatore in preda ad una crisi di panico !

E i partecipanti? Alcuni neanche si erano accorti del problema, altri invece hanno subito ricevuto risposta alle loro domande.

Probabilmente, gli organizzatori del webinar, senza l’intervento di una figura preparata ad ogni evenienza sul lato tecnico, non avrebbero avuto un bel ricordo di quell’esperienza, invece tutt’oggi si rivolgono a noi per tenere corsi e presentazioni.

Quando il “fai da te” non è la scelta migliore

La diffusione delle nuove tecnologie, la semplificazione delle piattaforme e l’accessibilità delle informazioni spesso ci porta a pensare che lavorare sul web non richieda particolari competenze.

Generalmente chi prepara una webinar senza affidarsi a professionisti sostiene questa tesi finché non si ritrova a dover gestire una presentazione, un problema tecnico e una classe imbufalita tutti nello stesso momento.

Sono proprio i nostri clienti a dirci che non tornerebbero mai indietro, proprio perché rimasti scottati da queste esperienze.

Abbiamo raccolto sia le nostre testimonianze, che quelle di chi si affida a noi, per stilare una lista di tutte le competenze che un saggio Project Manager Webinar mette a disposizione dei suoi clienti.

• Conosce alla perfezione tutte le piattaforme, sia italiane che internazionali. Sa individuare il piano tariffario che più si adatta alle esigenze del webinar e dello speaker.
  Ad esempio Zoom, con il nuovo servizio “Zoom Webinars” prevede un piano vantaggioso per webinar da 500 a 50.000.
• Grazie alla profonda conoscenza delle piattaforme webinar gestisce qualsiasi problema tecnico durante la presentazione.
• Fa in modo che l’audio sia pulito e senza alcuna interferenza.
  Questo è uno degli aspetti che tendiamo a trascurare maggiormente, ma che rende un webinar piacevole e fruibile.
• Un Webinar Manager è anche un ottimo scenografo: sa che anche lo sfondo è importante e non va trascurato.
  Deve essere coerente con la personalità dello speaker e con l’argomento trattato nel webinar, inoltre non devono esserci elementi di distrazione.
• Sa come empatizzare con il pubblico e ti fornirà tutte le istruzioni per ottenere una presentazione coinvolgente e ricca di interventi.

Assistenza per Zoom Webinars

Come ben sappiamo Zoom è una delle piattaforme per la formazione online più utilizzate, specialmente dalla pandemia in poi.

Zoom Webinars viene scelta molto spesso per il suo piano che soddisfa le esigenze di buona parte degli speaker.

Considerando queste informazioni, potresti pensare che tenere un webinar su Zoom sia facile come bere un bicchier d’acqua, e che potresti risolvere tutti gli eventuali problemi. Giusto?

Sbagliato! Non farti ingannare dalla sua notorietà, Zoom può contenere delle insidie che possono coglierti sul più bello.

Se non si conoscono i dettagli tecnici e i passaggi da rispettare per ottenere un webinar impeccabile potresti avere seri problemi.

Per questo motivo un Webinar Manager potrebbe darti assistenza per Zoom Webinars.

Inoltre, collaborando con dei professionisti come quelli presenti in WebinarPro, potresti sfruttare tutti i ruoli che la piattaforma mette a disposizione: organizzatore, co-organizzatore, relatore e partecipanti.

In questo modo tu ricoprirai il ruolo di organizzatore, mentre noi saranno al tuo fianco in veste di co-organizzatori.

Un co-organizzatore gestisce il lato amministrativo del corso, gestiscono e assistono i partecipanti e si occupano della registrazione del webinar (che spesso viene fornita ai partecipati).

Il tuo Webinar Manager è proprio qui

Un Project Manager Webinar, come abbiamo detto, assiste relatori e organizza corsi tutti i giorni.

Sa che è fondamentale utilizzare il migliore strumento per ogni problema o bisogno.

Chi ha avuto già modo di usufruire del nostro servizio di regia, sa che il primo contatto è proprio quello volto a capire quali siano le necessità e come poterle soddisfare.

Il cliente viene seguito nella scelta degli strumenti più utili ai propri scopi.

Questo ovviamente richiede un’area di ricerca e sviluppo che non trascuri nulla: dalle nuove piattaforme sul mercato, all’ultima generazione di webcam fino ai software di regia digitale.

Fai un salto nei nostri uffici ! Sicuramente troverai qualcuno che sta sperimentando qualcosa, provando diverse soluzioni.

Dai loro sorrisi di gioia potresti pensare che stiano semplicemente giocando. Non ci credi? Vieni a trovarci!

Scelti gli strumenti più adatti e predisposto il setting, è tempo di andare online e prepararsi a mettere in atto un’assistenza webinar impeccabile.

Un evento sarà un successo non solo se tutto è perfetto dal punto di vista tecnico, ma soprattutto se il relatore è a suo agio. 

Come non esserlo sapendo che c’è qualcuno che ti ha accompagnato nella predisposizione del tuo evento e che ti ha consigliato su quell’aspetto che ti metteva un po’ di ansia? 

Inizia il tuo percorso con WebinarPro, da noi c’è sempre qualcuno pronto a sostenerti qualsiasi problema si possa verificare.

Non resta che goderti il tuo pubblico e presentare al meglio i tuoi contenuti !

Tutto ciò che devi sapere sui webinar

Hai capito quali sono i benefici di affidarsi ad un Webinar Manager ma non sai ancora se tenere un webinar possa fare al caso tuo?

Ecco a te alcuni link di approfondimento che possono aiutarti a capire tutti i lati di un webinar e quali sono le piattaforme più utilizzate.

• Cos’è un webinar?
• Zoom: la principale piattaforma
• GoTo: un degno avversario
• Whatsapp e Telegram? Dei degni alleati

Esplora questi link, e facci sapere quale pensi sia la piattaforma migliore !

Il tuo Webinar Manager ti sta aspettando

Ti abbiamo fatto venire voglia di organizzare un webinar, ma non sai da dove cominciare? Puoi consultare la nostra pagina per conoscere i nostri servizi e trovare l’ispirazione.

Magari ci stai pensando da un po’. Hai una bella idea, dei contenuti già pronti, vorresti contattare più persone possibili, ma hai paura di non essere all’altezza.

Ecco, adesso hai scoperto che puoi essere accompagnato in tutta la fase di realizzazione del tuo webinar.

Perché tenere tutto nel cassetto e non provarci?