Organizzare un webinar: i consigli di LogMeIn!

Qualche tempo fa ho partecipato ad un webinar di GoToWebinar. I conduttori hanno dato a tutti i partecipanti un’infografica molto carina e ben strutturata, sulla quale c’è scritto cosa fare prima, durante e dopo un webinar. Oggi ci concentreremo sulla parte più impegnativa: cosa fare prima di un evento online.

Non esagero quando dico che tutto dipende proprio dalla fase di progettazione. Se vuoi organizzare un webinar unico e completo in ogni dettaglio continua a leggere l’articolo: vedremo insieme quali sono i consigli di LogMeIn per pianificare e organizzare un webinar senza tralasciare nulla.

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Hai già letto il nostro articolo su come pianificare un webinar ma non ti senti ancora sicuro? La checklist rilasciata da LogMeIn per GoToWebinar e molto dettagliata e ti aiuterà a organizzare il tuo webinar passo per passo.

 

I consigli di LogMeIn per organizzare un webinar

L’errore che molti professionisti fanno quando vogliono organizzare un webinar è basarsi sulle cose da fare, piuttosto che sul tempo che hanno a disposizione. Questo è sbagliato: in questo modo rischi di non dare la giusta importanza ad aspetti che invece richiedono più tempo.

Per organizzare un webinar è necessario tenere sott’occhio il tempo che hai a disposizione. L’ideale è iniziare a pianificare un webinar un mese prima (se invece hai meno tempo, leggi QUI come puoi organizzare un webinar in dieci giorni).

 

Organizzare un webinar: inizia un mese prima

Pianificare il tuo evento online un mese prima ti sembra eccessivo? Sappi che non lo è! Ti serve del tempo per definire gli obiettivi che vuoi raggiungere e per individuare chi dei tuoi collaboratori potrebbe aiutarti. Una volta che hai stabilito anche data e ora, ti conviene inserire l’evento anche sulla tua piattaforma webinar, per evitare spiacevoli inconvenienti (quando, ad esempio, lavori su una piattaforma condivisa).

Questo è il primo consiglio di LogMeIn: prenditi il tempo necessario e non sottovalutare questi aspetti!

 

I passi successivi per organizzare un webinar

Una volta fissati tutti gli aspetti organizzativi è il momento di passare al webinar vero e proprio. Tre settimane prima del tuo evento evento online dedicati ai contenuti:

  • progetta la scaletta del tuo webinar
  • crea le slide e i materiali da condividere durante la diretta
  • crea un hashtag per il tuo evento  
  • promuovi il tuo evento sui canali social (Facebook, Linkedin…) e con la tua mailing list.

 

Fino a qui non dovresti avere problemi: sono cose che probabilmente fai già. Leggendo questo articolo però hai capito qual è la tempistica corretta.

Ora però voglio tutta la tua attenzione. Il prossimo step viene spesso tralasciato, ma è di fondamentale importanza! Il consiglio di LogMeIn è fare un check:

  • ricontrolla e verifica che tutti i materiali siano in linea con gli obiettivi che ti eri prefissato
  • assicurati che i tuoi contenuti rispecchino anche gli obiettivi del tuo pubblico (ricordati che sta lavorando proprio per i partecipanti del tuo evento!)
  • programma dei momenti in cui il tuo staff possa prendere confidenza con la piattaforma webinar (la buona riuscita dell’evento dipende anche dalla regia. Se non sai di cosa si tratta e vuoi averne una, clicca qui.)

 

Le cose da fare la settimana prima

Se devi conciliare la creazione del webinar con il tuo lavoro ti accorgerai che il tempo stringe! Ed è così che dovrebbe mancare una sola settimana alla tua diretta. Ti senti pronto?

Il grosso del lavoro è già fatto, ma anche qui LogMeIn ci dà un prezioso consiglio: valuta l’engagement che la promozione del tuo evento ha avuto sui vari canali e adatta i tuoi contenuti in base agli interessi che gli utenti hanno mostrato. Questo passo è fondamentale per soddisfare a pieno le aspettative del pubblico che prenderà parte alla tua diretta.

 

Ricordati anche questo piccolo vademecum:

  • testa le postazioni da cui tu e i tuoi collaboratori trasmetterete
  • verifica che la strumentazione funzioni correttamente (webcam, microfono, cuffie…)
  • presta attenzione alla connessione internet (trasmettere con una connessione wi-fi non è un’idea saggia!)
  • controlla che l’illuminazione e i fondali delle postazioni di trasmissione vadano bene.

 

Manca poco…

Ora dovrebbe essere tutto pronto. Ma sai cosa fare quando arriva il giorno della diretta?

Anche qui LogMeIn ci viene in aiuto:

 

  • collegati in anticipo e dai tempo agli altri presentatori di organizzare gli ultimi dettagli
  • chiudi tutte le applicazioni e i programmi che non sono necessari sul tuo computer e sul computer di chi dovrà presentare
  • riorganizza e metti in evidenza sul tuo schermo gli strumenti di GoToWebinar a cui farai maggior riferimento durante la diretta (ad esempio la chat)
  • Invia un messaggio di benvenuto attraverso la chat di GoToWebinar per avvisare il tuo pubblico che il webinar inizierà a breve.

 

E ora… Ciak, si gira!

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Vanessa Migliano

Sono laureata in Comunicazione e la mia passione è il Digital Marketing. Adoro imparare, studiare, curiosare. Quando non assisto ad un webinar, leggere e cucinare sono i miei hobby preferiti, insieme alle serie tv e agli animali. I miei colleghi ti diranno che sono un po’ sbadata e un po’ pignola.
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