Programmazione di un webinar e migliori attività di promozione: checklist

Organizzare un webinar è una tattica sempre più efficace che può svolgere un ruolo fondamentale nella nostra generazione per fare marketing.

Condividi le informazioni giuste con il pubblico giusto e creerai rapporti migliori, posizionati come un esperto consulente e avrai un grande contenuto e un’immagine che può continuare a fornire valore anche dopo l’evento.

Un webinar è un seminario online che consente di realizzare un evento virtuale con dei partecipanti in qualsiasi località.

I webinar di qualità dovrebbero essere educativi, abbastanza informali e coinvolgenti.

C’è un certo livello di studio e pianificazione da fare prima, durante e dopo per assicurare che il tuo webinar sia un evento di successo.

Di seguito è riportata una check-list  di 20 punti per far sì che i tuoi webinar prendano la strada giusta.

20 passi per pianificare e promuovere un Webinar di successo

Prima del Webinar

1. Scegli il tuo argomento con attenzione. Fai la tua ricerca per determinare quali sono le tue prospettive, quali sono gli interessi del tuo pubblico, di cosa stanno discutendo sui social e con il tuo team?
2. Scegli una data che non sia più di due mesi in là sul calendario – la mattina tardi il martedì, il mercoledì e il giovedì sono più in voga. Considera se ci sono festività importanti o altri eventi che potrebbero influenzare l’iscrizione o la partecipazione. E’ anche opportuno trovare un orario comodo per i tuoi partecipanti, da qualunque paese provengano!
3. Prepara una sintesi del tuo webinar che descriva il contenuto e le proposte che il tuo pubblico si dovrebbe aspettare se dovesse decidere di iscriversi. Sfrutta questo elemento come attività di promozione del tuo evento per favorire le iscrizioni.
4. Invita i clienti e il target ideale [che potrebbe essere interessato al tuo argomento] che è già nel tuo database. Ricorda, un webinar è una grande opportunità per la crescita della tua lista di contatti.
5. Ricorda di promuovere il tuo evento sul tuo blog con una CTA per invitare alla partecipazione i tuoi lettori.
6. Una volta che hai una pagina dedicata alla registrazione sul tuo blog è il momento di iniziare a promuovere! I canali social [promozione generale, messaggi diretti] e post sul tuo blog possono essere molto utili e possono essere un mezzo per assicurarti di raggiungere il pubblico ideale che vorresti al tuo webinar.
7. Se stai puntando ad un pubblico più ampio, condividi con i tuoi collaboratori il link alla pagina di iscrizione invitandoli a farlo “circolare” così da ampliare il tuo pubblico. Allo stesso modo, se decidi di invitare un ospite, promuovi l’evento anche sui suoi canali.
8. Crea una serie di messaggi di posta elettronica [non più di 3] per spiegare ai visitatori [che non si sono iscritti] quale argomento si affronterà e quale vantaggio potrebbero trarre dal tuo evento, ad esempio introducendo eventuali invitati.
9. A coloro che si sono iscritti puoi mandare delle email “promemoria” che  forniscano le opzioni automatiche di aggiunta dell’evento al loro calendario.
10. Ricordati di provare la tua presentazione alcune volte prima del grande giorno, prova il software che utilizzerai e verifica che funzionino tutti gli altoparlanti per evitare problemi tecnici.

Il giorno del webinar

11. Un’ora prima dell’inizio invia un messaggio di posta elettronica ai partecipanti registrati e verifica che funzionino nuovamente le credenziali di accesso.
12. Durante il webinar, inizia con un breve benvenuto e spiega quale tema si andrà ad affrontare. Questa sezione introduttiva non dovrebbe durare più di 1-2 minuti.
13. Incoraggia l’impegno e la partecipazione [in genere tramite una chat] e ricorda ai partecipanti che alla fine dell’evento ci sarà una sessione di Q & A. Anche in questo caso non dovrebbe durare più di 1-2 minuti.
14. Una volta iniziato il tuo discorso sul tema centrale del webinar, continua a tenere bene in mente l’argomento da affrontare. Cerca di non distrarti ed evita divagazioni futili che potrebbero non interessare al tuo pubblico. Se questo dovesse accadere [ed è molto probabile!]  riprendi il controllo della situazione e invita i tuoi partecipanti a prender parte al tuo discorso.
15. Alla fine del tuo webinar, crea una discussione Q & A. Potresti iniziare rispondendo a tutti i quesiti sollevati durante l’evento. Ti consiglio di prepararti alcune domande per incoraggiare il dialogo nel caso in cui il tuo pubblico fosse timido.
16. Dopo un breve Q & A, concludi fornendo i dettagli per contattarti dopo il webinar e ricorda che la registrazione dell’evento sarà resa disponibile.
17. Infine, cerca sempre di migliorare – chiedi al tuo pubblico di compilare un sondaggio di feedback dopo l’evento. Alcune piattaforme webinar includono già questa funzionalità.

Dopo il Webinar

18. Immediatamente dopo il webinar, invia un messaggio di ringraziamento a tutti coloro che hanno partecipato, facendo riferimento a una copia della registrazione webinar.
19. Invia la registrazione del webinar non più di un giorno dopo l’evento, quando l’argomento del webinar è ancora fresco in mente.
20. Mettiti in contatto con i partecipanti che si sono iscritti, ma non hanno preso parte all’evento, offrendo loro una copia della registrazione del webinar.

Timeline: quanto tempo dovresti impiegare?

Pronto a pianificare il tuo prossimo webinar? Qui di seguito ti propongo una guida approssimativa per prepararlo, ovviamente i tempi possono essere accelerati!

2-3 mesi prima del Webinar

• Fai una ricerca per determinare il giusto argomento
• Identifica la tua strategia di promozione
• Struttura il tuo contenuto

6 settimane prima del Webinar

• Crea la tua pagina  di iscrizione
• Avvia le tue attività di promozione

2 settimane prima del Webinar

• Concludi il tuo discorso, dovrebbe durare dai 30 ai 45 minuti
• Continua la promozione –  invia messaggi di promemoria a destinatari
• Prepara le domande per attivare il coinvolgimento nella sezione Q & A
• Esegui una prova completa con tutti i presentatori per garantire che i contenuti e le tempistiche siano corrette e per evitare problemi tecnici

Il giorno del webinar

• Invia un’email di promemoria ai partecipanti al webinar 1 ora prima
• Controlla prima che non ci siano problemi tecnici
• Inizia il webinar 10-15 minuti prima del tempo per consentire ai tuoi presentatori di essere pronti

Dopo il Webinar

• Modifica la registrazione cosicchè sia pronta per essere condivisa
• Contatta tutti i partecipanti con un messaggio di ringraziamento
• Invia la registrazione del webinar e qualsiasi altro contenuto aggiuntivo a tutti coloro che si iscrivono entro 24 ore

Questo articolo è la traduzione di “Checklist: Webinar Planning and Promotion Best Practices” disponibile qui

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Giulia Ripamonti

Figlia di un informatico, sono cresciuta tra computer e icitì. Chiuso il notebook afferro i pennelli. Decoupage, make up e nail art sono il mio femminile creativo. Non getto mai la spugna. Impossibile e irraggiungibile? Sfide stimolanti. Ho conosciuto Luca Vanin e WebinarPro in un progetto universitario. Da allora i webinar fanno parte del mio quotidiano. Mi sto laureando alla Bicocca di Milano, Scienze Psicosociali della Comunicazione. Tesi? Webinar marketing e webinar training: come cambiano i processi aziendali di vendita e formazione. Ricerca 2017, naturalmente!

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