Programmazione di un webinar e migliori attività di promozione: checklist
Organizzare un webinar è una tattica sempre più efficace che può svolgere un ruolo fondamentale nella nostra generazione per fare marketing.
Condividi le informazioni giuste con il pubblico giusto e creerai rapporti migliori, posizionati come un esperto consulente e avrai un grande contenuto e un’immagine che può continuare a fornire valore anche dopo l’evento.
Un webinar è un seminario online che consente di realizzare un evento virtuale con dei partecipanti in qualsiasi località.
I webinar di qualità dovrebbero essere educativi, abbastanza informali e coinvolgenti.
C’è un certo livello di studio e pianificazione da fare prima, durante e dopo per assicurare che il tuo webinar sia un evento di successo.
Di seguito è riportata una check-list di 20 punti per far sì che i tuoi webinar prendano la strada giusta.
20 passi per pianificare e promuovere un Webinar di successo
Prima del Webinar
- Scegli il tuo argomento con attenzione. Fai la tua ricerca per determinare quali sono le tue prospettive, quali sono gli interessi del tuo pubblico, di cosa stanno discutendo sui social e con il tuo team?
- Scegli una data che non sia più di due mesi in là sul calendario – la mattina tardi il martedì, il mercoledì e il giovedì sono più in voga. Considera se ci sono festività importanti o altri eventi che potrebbero influenzare l’iscrizione o la partecipazione. E’ anche opportuno trovare un orario comodo per i tuoi partecipanti, da qualunque paese provengano!
- Prepara una sintesi del tuo webinar che descriva il contenuto e le proposte che il tuo pubblico si dovrebbe aspettare se dovesse decidere di iscriversi. Sfrutta questo elemento come attività di promozione del tuo evento per favorire le iscrizioni.
- Invita i clienti e il target ideale [che potrebbe essere interessato al tuo argomento] che è già nel tuo database. Ricorda, un webinar è una grande opportunità per la crescita della tua lista di contatti.
- Ricorda di promuovere il tuo evento sul tuo blog con una CTA per invitare alla partecipazione i tuoi lettori.
- Una volta che hai una pagina dedicata alla registrazione sul tuo blog è il momento di iniziare a promuovere! I canali social [promozione generale, messaggi diretti] e post sul tuo blog possono essere molto utili e possono essere un mezzo per assicurarti di raggiungere il pubblico ideale che vorresti al tuo webinar.
- Se stai puntando ad un pubblico più ampio, condividi con i tuoi collaboratori il link alla pagina di iscrizione invitandoli a farlo “circolare” così da ampliare il tuo pubblico. Allo stesso modo, se decidi di invitare un ospite, promuovi l’evento anche sui suoi canali.
- Crea una serie di messaggi di posta elettronica [non più di 3] per spiegare ai visitatori [che non si sono iscritti] quale argomento si affronterà e quale vantaggio potrebbero trarre dal tuo evento, ad esempio introducendo eventuali invitati.
- A coloro che si sono iscritti puoi mandare delle email “promemoria” che forniscano le opzioni automatiche di aggiunta dell’evento al loro calendario.
- Ricordati di provare la tua presentazione alcune volte prima del grande giorno, prova il software che utilizzerai e verifica che funzionino tutti gli altoparlanti per evitare problemi tecnici.
Il giorno del webinar
- Un’ora prima dell’inizio invia un messaggio di posta elettronica ai partecipanti registrati e verifica che funzionino nuovamente le credenziali di accesso.
- Durante il webinar, inizia con un breve benvenuto e spiega quale tema si andrà ad affrontare. Questa sezione introduttiva non dovrebbe durare più di 1-2 minuti.
- Incoraggia l’impegno e la partecipazione [in genere tramite una chat] e ricorda ai partecipanti che alla fine dell’evento ci sarà una sessione di Q & A. Anche in questo caso non dovrebbe durare più di 1-2 minuti.
- Una volta iniziato il tuo discorso sul tema centrale del webinar, continua a tenere bene in mente l’argomento da affrontare. Cerca di non distrarti ed evita divagazioni futili che potrebbero non interessare al tuo pubblico. Se questo dovesse accadere [ed è molto probabile!] riprendi il controllo della situazione e invita i tuoi partecipanti a prender parte al tuo discorso.
- Alla fine del tuo webinar, crea una discussione Q & A. Potresti iniziare rispondendo a tutti i quesiti sollevati durante l’evento. Ti consiglio di prepararti alcune domande per incoraggiare il dialogo nel caso in cui il tuo pubblico fosse timido.
- Dopo un breve Q & A, concludi fornendo i dettagli per contattarti dopo il webinar e ricorda che la registrazione dell’evento sarà resa disponibile.
- Infine, cerca sempre di migliorare – chiedi al tuo pubblico di compilare un sondaggio di feedback dopo l’evento. Alcune piattaforme webinar includono già questa funzionalità.
Dopo il Webinar
- Immediatamente dopo il webinar, invia un messaggio di ringraziamento a tutti coloro che hanno partecipato, facendo riferimento a una copia della registrazione webinar.
- Invia la registrazione del webinar non più di un giorno dopo l’evento, quando l’argomento del webinar è ancora fresco in mente.
- Mettiti in contatto con i partecipanti che si sono iscritti, ma non hanno preso parte all’evento, offrendo loro una copia della registrazione del webinar.
Timeline: quanto tempo dovresti impiegare?
Pronto a pianificare il tuo prossimo webinar? Qui di seguito ti propongo una guida approssimativa per prepararlo, ovviamente i tempi possono essere accelerati!
2-3 mesi prima del Webinar
- Fai una ricerca per determinare il giusto argomento
- Identifica la tua strategia di promozione
- Struttura il tuo contenuto
6 settimane prima del Webinar
- Crea la tua pagina di iscrizione
- Avvia le tue attività di promozione
2 settimane prima del Webinar
- Concludi il tuo discorso, dovrebbe durare dai 30 ai 45 minuti
- Continua la promozione – invia messaggi di promemoria a destinatari
- Prepara le domande per attivare il coinvolgimento nella sezione Q & A
- Esegui una prova completa con tutti i presentatori per garantire che i contenuti e le tempistiche siano corrette e per evitare problemi tecnici
Il giorno del webinar
- Invia un’email di promemoria ai partecipanti al webinar 1 ora prima
- Controlla prima che non ci siano problemi tecnici
- Inizia il webinar 10-15 minuti prima del tempo per consentire ai tuoi presentatori di essere pronti
Dopo il Webinar
- Modifica la registrazione cosicchè sia pronta per essere condivisa
- Contatta tutti i partecipanti con un messaggio di ringraziamento
- Invia la registrazione del webinar e qualsiasi altro contenuto aggiuntivo a tutti coloro che si iscrivono entro 24 ore
Questo articolo è la traduzione di “Checklist: Webinar Planning and Promotion Best Practices” disponibile qui
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