Come presentare un Relatore durante un Webinar

Come presentare un Relatore è un problema che ti si pone solo a un certo punto della tua carriera. Solitamente quando devi organizzare un evento online (anche offline, ovviamente!) e sei tu il conduttore.

Quindi, prima di porci il problema di quali sono le regole da seguire e come presentare un Relatore, cerchiamo di capire bene una distinzione (che dovresti già conoscere molto bene se hai letto il capitolo 4 del nostro libro Webinar professionali).

Relatore vs. Conduttore: quello che devi sapere!

Il Relatore in un Webinar è la persona che presenta i contenuti, solitamente quello che gestisce le slide, l’esperto, il formatore, insomma la persona che dà un senso all’evento online dal vivo! Senza il Relatore, il Webinar… non esiste!

Il Conduttore è invece la persona che accompagna il Relatore, quella che la introduce, la presenta, che gestisce le domande. In alcuni casi, il Conduttore è un semplice facilitatore, spesso silente, nascosto, in altri è un vero e proprio Direttore, qualcuno che segue la regia vera e propria dell’evento. In questo caso, l’effetto è quello di un co-presentatore, qualcuno che è decisamente titolato per affiancare il più importante Relatore!

[Nota: non è un caso che nella Webinar Academy teniamo distinte queste figure professionali con altrettanti percorsi di formazione paralleli]

 

Come presentare un Relatore: le cose che devi evitare assolutamente!

Recentemente, Adam Grant ha scritto uno stimolante post su LinkedIn, dal titolo “How Not to Introduce a Speaker” e prendiamo spunto dalle sue indicazioni come primo passo, parafrasando, adattando, e rileggendo le sue indicazioni in ottica Eventi Online.

Adam parte da i tre errori più comuni:

  • Non leggere la Biografia del Relatore

    Non sapere chi stai presentando ti può portare a dire le cose sbagliate, a confonderlo con qualcun altro, a presentarlo/la in modo incongruente, inefficace o, peggio, dannoso!

    Devi studiarti bene il profilo del Relatore, magari chiedendo direttamente all’interessato quali sono gli aspetti che ritiene più rilevanti da mostrare all’inizio della presentazione.

  • Anticipare i contenuti del Relatore

    Un conto è spiegare il valore dell’evento a cui i partecipanti stanno per prendere parte, un conto è anticipare in modo esplicito alcuni dei contenuti che sono oggetto dell’evento stesso.

    Togliere l’effetto sorpresa, anticipare i Key Content, ovvero i contenuti centrali, è uno degli errori più gravi che tu possa compiere!

  • Esaltare troppo il Relatore

    Presentare il Relatore come un superuomo o una donna dotata di poteri paranormale presenta il climax, il punto di massima tensione e quindi mettere il Relatore nelle condizioni di dover fare salti mortali per poter rispettare le aspettative altissime che hai mostrato a tutti.

    Un conto è valorizzare, un conto è esaltare: impara bene questa differenza prima della tua prossima presentazione.

A queste dobbiamo aggiungere anche un paio di indicazioni più specifiche per il mondo dei Webinar:

  • Non mettere nelle condizioni ideali il Relatore

    Non fare un piccolo briefing iniziale, non fare un test tecnico, non allinearsi sulle linee guida della presentazione, è un errore grave, che può mettere fortemente a disagio il Relatore.

    Fai in modo che tutto vada liscio, e non dovrai provvedere a fastidiosi problemi tecnici durante l’evento online.

  • Non creare il giusto clima

    Il Conduttore ha il compito di favorire prima di tutto il clima, preparando la giusta tensione. Se non accogli adeguatamente il Relatore e i partecipanti, non predisponi tutti alla miglior performance possibile.

Come presentare un Relatore: il Vademecum completo!

Ok, quindi cosa devi fare assolutamente quando presenti un Relatore in un evento?

conduttore webinarSegui questo semplicissimo Vademecum pratico:

1. Preparati e preparalo!

Fai in modo di sapere con chi stai parlando, che stile ha, quali cose importnanti ha fatto! E segnati due o tre punti chiave che serviranno durante la presentazione del Relatore

2. Ricordati il target!

Chi hai davanti come partecipante medio? Perchè è lì? Cosa si aspetta dal tuo Relatore? Lo conoscono? Oppure è una new entry nel loro settore? Scegli bene le informaizoni da presentare, in modo da offrire un’immagine adeguata del tuo relatore.

3. Scegli il tono adatto

Un conto è se presenti un relatore che mostrerà a 200 ingegneri una procedura complicatissima, un conto se introduci un creativo che li farà spaccare dalle risate e un conto è se presenti un insegnante considerato un Guru della Scuola (ci sono capitate tutte e molte altre! :-) ). Il tono deve adattarsi all’atmosfera, al contesto, al target, all’età dei partecipanti e del relatore stesso.

4. Definisci la scaletta e… rispettala!come presentare un relatore

Non è questione di tempi, ma anche di risultati: devi sapere esattamente quali tipologie di scaletta potrebbe usare il tuo Relatore (Ops!!! Non hai letto Webinar professionali?!? Peccato, lo spiega nel capitolo UNO!!!), di quale tipo di supporto tecnico o relazionale potrebbe avere bisogno.

5. Occhio all’orologio!

Ancora una volta: la scaletta è importante anche come tempi, non solo come sequenza e processo! Chiedi al tuo Relatore se vuole un feedback per gestire meglio i tempi.

6. Mettiti al tuo posto! E restaci!

In alcuni casi ti viene chiesto di fare la spalla. In altri casi di stare in penombra. In altri ancora di dettare il ritmo! Nel punto successivo ti spieghiamo la prima cosa da fare, ma soprattutto, definisci e chiarisci subito col tuo Relatore cosa si aspetta da te! e… fallo! Per tutta la durata dell’evento!

7. Stabilisci il contratto psicologico prima di tutti gli altri punti!

Fai un passo indietro! Prima di tutto fai capire al tuo Relatore chi sei, cosa ci fai lì, e definisci immediatamente un rapporto alla pari: non sei il suo tecnico o assistente! Sei il suo Conduttore! Sei la persona che gli permette di evitare di fare una figura pessima perchè tu hai il compito di fare andare bene le cose!

Può essere il guru dell’universo, ma in quel contesto sei tu l’ospite (ovvero quello che ospita!) e quindi conosci il contesto e il setting. Lui o Lei si deve fidare e deve rispettare il più possibile le tue indicazioni.

Fagli capire che lo fai per l’efficacia dell’evento, per far si che ne esca un evento professionale e non improvvisato!

Chiaramente ci sono molte altre indicazioni da fornirti, ma già tenere presente queste può salvarti la vita! Letteralmente, almeno dal punto di vista professionale.

Se ti capita spesso di rivestire il ruolo di Conduttore, prova a pensare al nostro percorso professionale all’interno della Webinar Academy.

Stiamo raccogliendo le iscrizioni e se ti va, contattaci per saperne di più!

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Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.
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