L’importanza del Follow Up in un webinar

Con il termine tecnico  follow up intendiamo tutte le comunicazioni che avvengono dopo l’evento live al centro del nostro Webinar. Si tratta prevalentemente di mail inviate dagli organizzatori a tutti gli iscritti, sia partecipanti, sia assenti (eh si! perchè spesso le persone si iscrivono e non partecipano!).

Gli obiettivi del follow up possono essere molti e dipendono dagli obiettivi che ci poniamo:

• Ringraziare i partecipanti
• Fornire indicazioni e informazioni utili legate al dopo webinar
• Inviare il link della registrazione dell’evento
• Segnalare altri eventi simili
• Rinforzare la call-to-action
• Riprendere e rilanciare i risultati di una sessione di lavoro collaborativo
• Indicare alcune azioni o attività da svolgere per completare il percorso iniziato con il webinar
• Inviare materiale, risorse, link che possono essere utili ai partecipanti
• Incoraggiare un feedback (per esempio con la compilazione di un questionario online)

Tutte queste operazioni rinforzano il valore comunicato durante il webinar, consolidano e arricchiscono la percezione della nostra originalità e professionalità e, di conseguenza, aumentano la probabilità di diventare i punti di riferimento per l’argomento trattato: se siamo ritenuti validi esperti di quell’argomento è più probabile che i partecipanti ci tengano in considerazione nel momento in cui hanno bisogno di noi, con tutto ciò che ne consegue.

Le mail di follow up devono rispettare alcuni criteri:

1. Quando possibile, differenziare il messaggio per tipologie di utenti: chi ha partecipato effettivamente all’evento, chi si è iscritto e non ha partecipato, chi ci ha contattati per approfondimenti prima, durante e dopo l’evento e, infine, anche gli esterni (non iscritti)
2. Non essere invasive, indicando in fondo le parti più promozionali rispetto ai contenuti e, anche nel caso si tratti di una mail di sapore promozionale, focalizzare la prima parte sulla promozione principale del webinar e le eventuali proposte laterali in coda
3. Essere, se possibile, sintetiche e schematiche, sfruttando la gradualità per i diversi livelli di interesse dei lettori della nostra mail
4. Segnalare bene i luoghi virtuali online in cui si sta discutendo del webinar (blog, forum, social network, pagina web)
5. Restare aperte a tutti i possibili sviluppi e fornire tutte le indicazioni per eventuali approfondimenti

Le mail di follow up sono uno straordinario strumento che deve essere utilizzato con grande cura e attenzione ai dettagli, rispettando tutte le tradizionali indicazioni per il mail marketing.

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Luca Vanin

Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.

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