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Chi fa cosa in un Webinar?

Come abbiamo detto più volte, il webinar è un evento sociale. Presuppone, quindi, che diverse persone si colleghino contemporaneamente per interagire attraverso l’uso di un software.

Realizzare un webinar è un evento che richiede la collaborazione di diverse figure, possiamo, dunque, fare una prima macro distinzione tra gli “attori” e gli “spettatori” di un evento di questo tipo e poi una divisione, mutuata da W. Wayne Turmel nel suo 6 Weeks to a Great Webinar che riguarda quattro figure chiave nella parte più attiva del gruppo:

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1. Il Produttore (Webinar Producer), ossia il project manager, la persona che ha ideato l’evento e lo segue fino in fondo; il suo compito è coordinare l’intero evento e in particolar modo dovrebbe gestire la pianificazione di tutte le fasi di sviluppo, dalla progettazione alla valutazione finale, controllare tutti gli aspetti gestionali e tecnici, condurre della sessione di domande e risposte e gestire tutto ciò che riguarda il post webinar.

2. Il Presentatore (Webinar Presenter), cioè la persona che presenta e conduce il webinar. I suoi compiti sono legati alla progettazione e all’erogazione dei contenuti, alla creazione dello storyboard, alla preparazione dei questionari e dei sondaggi e, soprattutto, a tenere alto il livello di attenzione durante il webinar stesso.

3. Lo Staff (Support Staff) riunisce tutte le persone che si occupano degli aspetti tecnici, dell’accoglienza, del coordinamento dei partecipanti durante l’evento e di tutti gli aspetti organizzativi che permettono al webinar di trasformarsi in un evento efficace.

4. Lo Sponsor (Webinar Sponsor), ossia l’insieme degli stakeholder, delle persone che hanno interesse a far sì che il webinar sia un successo e porti i risultati desiderati. Tra i compiti degli sponsor rientra la supervisione della timeline, la creazione della rete di supporto e l’invito di figure di spicco.

Pensare ad un gruppo così allargato è molto importante perchè ci fa capire quante siano le variabili in gioco, quanti possano essere gli stake holder, ovvero le persone che hanno qualche interesse diretto al risultato positivo del nostro webinar.

ruoli in un webinar

 

Chi è e cosa fa concretamente il conduttore di un Webinar

Dobbiamo distinguere tra due importanti figure in un Webinar: il relatore/docente e il conduttore.

In questo post ci concentreremo sul conduttore.

Questa figura agisce all’interno del Webinar quasi come un presentatore televisivo: passa la parola, si occupa della regia, dei tempi, di tutti gli eventi che circondano il fulcro del webinar stesso: la presentazione effettuata dal relatore.

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Il conduttore è davvero molto importante e, per alcuni versi, diventa persino indispensabile per una serie di ragioni:

  • Facilita il lavoro del relatore/docente, lasciando che questi si occupi solo della propria presentazione
  • Riduce la fatica, il multitasking, la necessità di fare tutto allo stesso tempo
  • Allegerisce il clima (se è bravo!) e crea varietà nella presentazione
  • Offre l’idea di uno staff dietro all’evento
  • Facilita lo scambio tra tutte le persone coinvolte

Dal punto di vista delle attività vere e proprie, il conduttore agisce in molti modi.

Nella fase iniziale si occupa di accogliere i partecipanti, salutarli, attivare degli icebreaker (vedremo più avanti di cosa si tratta) per scaldare l’atmosfera e creare il giusto clima sin dai primi passi. Una volta terminata la fase di inserimento dei partecipanti e di primo coinvolgimento e, soprattutto, risolti tutti i piccoli problemi di connessione, il conduttore avvia il webinar concentrandosi su tre punti: Agenda dell’evento, presentazione dei relatori e avvio del webinar vero e proprio.

Nella fase centrale, il conduttore ha un ruolo relativamente passivo: monitora, controlla la chat, prende nota delle domande, controlla che vada tutto per il verso giusto e fornisce in forma privata eventuali segnali o indicazioni al relatore, feedback che possono essere relativi alla velocità, al tono, a questioni da rimarcare sulla base della chat, ecc. Durante la presentazione dei contenuti, il conduttore in linea di massima non dovrebbe fare riferimento alle domande emerse in chat, in quanto potrebbero distrarre il relatore.

Terminata la presentazione, il conduttore si occupa dello scambio e dell’interazione. Si tratta ora di lasciare ampio spazio ai partecipanti, coinvolgerli nelle domande, spingerli a intervenire in chat, col microfono e, per i più audaci, con la webcam. Il compito del conduttore in questa fase è quello di facilitare, monitorare i tempi, gestire la proporzione di domande e risposte.

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Nell’ultima fase il conduttore deve rimarcare eventuali call-to-action, affiancando i messaggi dei relatori, interagendo con questi per far comprendere tutti i passaggi di tali operazioni. Successivamente è possibile presentare cosa succede dopo, ad esempio eventi connessi con il webinar, o momenti di approfondimento. Questa fase dipende dall’obiettivo del webinar, dalla sua tipologia e dalla struttura generale dell’evento, per la quale rimandiamo al primo capitolo.

Alla fine dell’evento il conduttore saluta, ringrazia e, quando possibile, offre un “dono”: un link, una pagina web, un file da scaricare, la possibilità di fornire un feedback. Il dono deve essere qualcosa che faccia da ponte tra la chiusura del webinar e tutto ciò che accade dopo.

Insomma, un conduttore fa un bel po’ di cose! L’avresti mai detto? 🙂