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Follow up e Registrazione Webinar: 4 modi per gestirla

Registrazione Webinar: forse il bene più prezioso dopo il Webinar stesso!

Il Follow up di un Webinar è un momento importante per diversi motivi:

  1. Riprendi il discorso lasciato aperto durante il Webinar
  2. Consolidi la Call-To-Action
  3. Crei un ponte che va ben oltre l’evento online stesso

[dropshadowbox align=”center” effect=”raised” width=”450px” height=”” background_color=”#ffffff” border_width=”2″ border_color=”#dddddd” ]Per capire meglio cosa fare con il Follow Up, leggi questo post: Follow Up: cosa fare dopo un Webinar [/dropshadowbox]

Oggi ci concentriamo su un altro aspetto: come fai a gestire, inviare e condividere la Registrazione Webinar dell’Evento in modo veloce e pratico? Abbiamo individuato almeno quattro modi diversi e comodissimi.

registrare webinar e follow-up

Il Follow Up è un modo per creare un legame con i tuoi partecipanti!

Inviare la Registrazione Webinar direttamente con la Piattaforma Webinar

registrazione webinar

La maggior parte delle piattaforme webinar gestiscono a proprio modo la registrazione dell’evento.

Ad esempio Adobe Connect crea una registrazione accessibile direttamente online: condividi il link e i tuoi partecipanti possono accedere direttamente alla registrazione, addirittura navigando nella chat dell’evento, leggendo i contributi di ogni partecipante!

GoToWebinar ti permette invece di salvare un file con estensione .mp4, caricarlo nel sistema di Citrix e inviarlo ai partecipanti, con la possibilità di differenziare la comunicazione tra chi ha effettivamente partecipato e chi si è iscritto ma non era virtualmente presente all’evento.

Se usi Hangout hai addirittura a tua disposizione Youtube!

Insomma, a seconda della piattaforma puoi avere alcuni servizi integrati e questo potrebbe essere un buon criterio da considerare quando scegli la piattaforma.

Usare Youtube o Vimeo per condividere la Registrazione del Webinar

Usa Youtube per condividere la registrazione WebinarIl secondo modo molto semplice è veloce è semplicemente quello di usare Vimeo oppure youtube, caricare il video e condividerlo con il mondo.

Non hai controllo diretto di chi la vedrà ma con alcune semplici strategie puoi anche veicolare questa registrazione in diversi modi.

Diciamo che questo è uno dei metodi più veloci e utilizzati!

 

Inviare la Registrazione Webinar come file con WeTransfer

Se non hai la possibilità di usare uno dei servizi integrati o se preferisci lasciare direttamente ai tuoi partecipanti l’intero file della registrazione, ha due opzioni molto comode.wetransfer per inviare registrazione webinar

La prima è quella di usare WeTransfer: puoi inviare a diversi indirizzi email il file della registrazione fino a 2GB.

Questa procedura va bene se hai pochi partecipanti (diciamo una decina-ventina) e se proprio hai fretta! Infatti se hai qualche centinaio di iscritti è improponibile incollare gli indirizzi uno a uno e la limitatissima personalizzazione della mail non lo rende adatto a un follow up del webinar professionale.

Inviare la Registrazione del Webinar con DropBox

inviare webinar registrazione follow upDropbox è sempre stato il punto di riferimento per l’archiviazione e condivisione di file.

Ha (e ha sempre avuto) concorrenti (il più famoso è stato Copy, in corso di chiusura, e il sempre vivo e funzionante Drive di Google).

Dropbox ti permette di inserire la tua registrazione in formato mp4 o avi direttamente nella tua cartella e condividere il link con chi vuoi tu.

Certo, non hai il controllo del tempo di esposizione (ossia non puoi decidere per quanto tempo sarà visibile la registrazione), ma i vantaggi sono enormi!

Condividi il link del file e, quando non vuoi più condividere la registrazione webinar, lo sposti in un’altra cartella.

Registrazione Webinar: non perdere l’occasione.

Insomma, hai a tua disposizione moltissime alternative, ma l’aspetto che devi tenere sotto controllo è proprio questo: l’invio della registrazione è un’occasione d’oro per riprendere i contatti con i tuoi partecipanti e … continuare il discorso!

Non perderti questa occasione e valorizza al massimo la tua registrazione webinar.

Follow Up: cosa fare dopo un Webinar

follow up webinar - cosa fare dopo un evento online

Ogni tipo di Webinar (che sia in modalità videoconferenza e conferenza online, oppure in modalità collaborativa, come WebMeeting), ormai lo sai non si limita al solo evento dal vivo e, soprattutto, non si conclude con i saluti finali.

E’ quindi molto importante capire cosa succede dopo l’evento online: come rendere la tua videoconferenza un’esperienza che si protrarre nel tempo, che prosegue oltre l’evento stesso?

In sintesi:

Cosa fare dopo un evento online?

Cosa fare dopo un webinar?

 

Follow up: perchè è importante

Esistono moltissime azioni diverse che hanno tutte in comune alcuni obiettivi:

  • Inviare il link della registrazione del webinar
  • Ricontattare le persone che hanno risposto all’invito e ringraziarle
  • Rilanciare eventuali promozioni
  • Creare un ponte sul futuro (altri eventi, altre iniziative, altre azioni da parte del partecipante, ecc.)
  • Creare e mantenere il legame con le persone che ti hanno dedicato del tempo e che sono interessati ai tuoi argomenti

Come sfruttare il Post-Webinar

cosa fare dopo un webinarCon Post-Webinar o FollowUp intendiamo tutte le attività che puoi svolgere terminato il webinar nelle ore o nei giorni immediatamente successivi all’evento.

Hai una gamma di opportunità decisamente ampia e il limite è determinato solo dalla tua fantasia.

 

Ecco qualche idea molto semplice:

  • Mail di ringraziamento
  • Feedback
  • Registrazione e materiali
  • Call to action

Vediamoli nel dettaglio.

cosa fare dopo un webinarI ringraziamenti alle persone che hanno partecipato saranno inviati tramite mail, questo permette di creare un legame virtuale molto forte con il nostro pubblico. La mail di follow-up per un Webinar serve anche a ringraziare chi sta già comprando alcuni nostri prodotti, accedendo ai nostri servizi, o semplicemente prendendo parte ad un percorso formativo online.

La raccolta dei feedback è molto importante per chi ha organizzato il webinar, serve a capire i punti di forza dell’evento e le parti che invece vanno migliorate o addirittura cambiate. Hai erogato una o due ore di (in)formazione dal vivo, mettendoti in gioco:

Si provvede poi all’invio della registrazione del webinar, che deve avvenire entro al massimo tre giorni dall’evento stesso.

Perchè? Semplice: le persone si dimenticano e perdono il legame con quello che hanno visto o con la sensazione di essersi persi qualcosa! E tu devi agire molto in fretta!

cosa scrivere dopo un webinarDevi inviare la registrazione il più presto possibile e, se ne hai la possibilità, rieditala, taglia i pezzi morti, i saluti personali e privati (capitano troppo spesso!) e le parti inessenziali. Oltre ad aumentare il livello qualitativo, eviterai ai tuoi partecipanti inutili perdite di tempo, valorizzando il materiale che offri loro.

Un ultimo aspetto riguarda le call-to-action: immagina di aver usato il tuo webinar non solo per offrire contenuti di qualità, ma anche per aver proposto ai tuoi partecipanti un corso, un e-book, qualcosa che riguarda il tuo lavoro. Il follow up permette di richiamare l’attenzione, rilanciare l’offerta o la promozione e ricordare il motivo per cui tu hai organizzato il webinar, che probabilmente era l’obiettivo generale!

Insomma, imparare come fare un buon follow-up è fondamentale per amplificare il risultato del tuo webinar e, ricorda, come abbiamo scritto in tutti i nostri post sulla progettazione del webinar, il follow up deve essere previsto, progettato e preparato con largo anticipo, magari predisponendo le mail che poi invierai: il tempo non è mai troppo per queste cose!

Se hai dei dubbi su come preparare le mail dopo il Webinar, cosa scrivere nelle comunicazioni per promuovere o diffondere il tuo hangout o la tua videoconferenza e se vuoi dei modelli da seguire, non esitare a registrarti a questo sito: a breve avrai anche tu modo di accedere al nostro Webinar Toolkit, un insieme di risorse e materiali per il tuo Webinar.

Registrati subito! E’ gratuito e ti offre moltissime opportunità di altissimo livello!

Post scritto in collaborazione con Elisa Oliva

L’importanza del Follow Up

Con il termine tecnico  follow up intendiamo tutte le comunicazioni che avvengono dopo l’evento live al centro del nostro Webinar. Si tratta prevalentemente di mail inviate dagli organizzatori a tutti gli iscritti, sia partecipanti, sia assenti (eh si! perchè spesso le persone si iscrivono e non partecipano!).

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Gli obiettivi del follow up possono essere molti e dipendono dagli obiettivi che ci poniamo:

  • Ringraziare i partecipanti
  • Fornire indicazioni e informazioni utili legate al dopo webinar
  • Inviare il link della registrazione dell’evento
  • Segnalare altri eventi simili
  • Rinforzare la call-to-action
  • Riprendere e rilanciare i risultati di una sessione di lavoro collaborativo
  • Indicare alcune azioni o attività da svolgere per completare il percorso iniziato con il webinar
  • Inviare materiale, risorse, link che possono essere utili ai partecipanti
  • Incoraggiare un feedback (per esempio con la compilazione di un questionario online)

Tutte queste operazioni rinforzano il valore comunicato durante il webinar, consolidano e arricchiscono la percezione della nostra originalità e professionalità e, di conseguenza, aumentano la probabilità di diventare i punti di riferimento per l’argomento trattato: se siamo ritenuti validi esperti di quell’argomento è più probabile che i partecipanti ci tengano in considerazione nel momento in cui hanno bisogno di noi, con tutto ciò che ne consegue.

Le mail di follow up devono rispettare alcuni criteri:

  1. Quando possibile, differenziare il messaggio per tipologie di utenti: chi ha partecipato effettivamente all’evento, chi si è iscritto e non ha partecipato, chi ci ha contattati per approfondimenti prima, durante e dopo l’evento e, infine, anche gli esterni (non iscritti)
  2. Non essere invasive, indicando in fondo le parti più promozionali rispetto ai contenuti e, anche nel caso si tratti di una mail di sapore promozionale, focalizzare la prima parte sulla promozione principale del webinar e le eventuali proposte laterali in coda
  3. Essere, se possibile, sintetiche e schematiche, sfruttando la gradualità per i diversi livelli di interesse dei lettori della nostra mail
  4. Segnalare bene i luoghi virtuali online in cui si sta discutendo del webinar (blog, forum, social network, pagina web)
  5. Restare aperte a tutti i possibili sviluppi e fornire tutte le indicazioni per eventuali approfondimenti

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Le mail di follow up sono uno straordinario strumento che deve essere utilizzato con grande cura e attenzione ai dettagli, rispettando tutte le tradizionali indicazioni per il mail marketing.