Articoli

Engagement nei webinar: come coinvolgere e convertire i partecipanti

La caratteristica più potente dei webinar è la diretta. La differenza tra un webinar vincente e un totale fallimento sta nella capacità di sfruttare le potenzialità della diretta.

Prova a pensarci.

Hai proposto un tema, si sono iscritti in 185. Un vantaggio pazzesco! Ti trovi nella migliore condizione: chi si iscrive è già interessato a te e ha scelto di dedicare un’ora del suo tempo a qualcosa che ritiene possa migliorare la sua condizione, risolvere un suo problema, rispondere a un suo bisogno.

Vuoi farti sfuggire questa occasione?

La tua proposta di valore può soddisfare le aspettative di molte persone. Quelle persone sono lì davanti a te. Calde.

Non farle raffreddare!

Le persone vogliono sentirsi protagoniste.

Le persone non vogliono subire passivamente una serie di informazioni. I partecipanti ad un webinar desiderano vivere un’esperienza intensa e piacevole. Apprezzano sentire che sai metterti dal loro punto di vista, comprendi i loro bisogni e le loro difficoltà. Desiderano sentirsi coinvolti, partecipare, avere la possibilità di chiarire dubbi.

Il segreto di un webinar efficace è mantenere alta l’attenzione, muovere la giusta energia, interagire con i partecipanti che sono presenti in diretta. Sono loro i veri protagonisti del webinar!

Non è il numero dei partecipanti a fare la differenza ma la loro reale e concreta motivazione a prendere parte all’esperienza e a fidarsi del relatore

Luca Vanin – Fabio Ballor, Webinar Professionali, Hoepli

In questo articolo ti spiego come fare webinar memorabili e come tenere i tuoi partecipanti incollati al monitor dall’inizio alla fine. Presenti, interessati, attivi, coinvolti, convinti! Tutto questo si traduce in una parola: engagement (ingaggio, coinvolgimento).

È uno dei segreti più importanti del Public Speaking Online. Scoprirai che puoi attivare leve che vanno ben oltre la sessione di domande e risposte.

Il bello della diretta

In tempo reale, tu hai la possibilità di convincere centinaia di persone che sei una persona competente, autorevole, degna di fiducia. Se si fideranno di te, ti seguiranno dove tu li vorrai portare.

Molti webinar falliscono miseramente, perdendo fino al 50% dei partecipanti nel primo quarto d’ora. Perché? Te lo spiego tra poco.

Qual è il vantaggio?

Qualunque sia la finalità del tuo webinar (webmeeting, videoconferenza, e-learning, web training, webinar marketing, vendita online ecc.) devi sempre ricordare che:

  • Tutti devono avere qualche vantaggio (imparare qualcosa, scoprire una nuova soluzione, riflettere su nuove prospettive ecc.)
  • Tutti devono sentirsi a proprio agio
  • Tutti devono fare un’esperienza soddisfacente

I must del relatore webinar

Innanzitutto devi essere pienamente consapevole che il webinar è un momento di incontro tra esseri umani. Dovrai essere tu a governare la barriera costituita dal computer. Con alcuni accorgimenti potrai neutralizzare le distanze, avvicinarti ai partecipanti e creare un ambiente caldo e piacevole per tutti.

  • Fissa la webcam e immagina di parlare ad un volto a te caro
  • Dietro alla webcam ci sono persone: chiamale per nome!
  • Sorridi, cerca di essere gentile e accogliente come quando ricevi ospiti a casa tua
  • Cerca di essere semplice e informale, anche se presenti temi molto importanti
  • Fatti affiancare da un’altra persona. Potrebbe presentarti, gestire le domande ed eventuali problemi tecnici dei partecipanti

Conduttore, relatore, staff tecnico: un webinar professionale può essere molto affollato. Puoi trovare un approfondimento sui diversi ruoli nei webinar in questo articolo.

I 5 livelli di partecipazione ad un webinar

Sicuramente vuoi realizzare webinar che mantengono alta l’attenzione, stimolano l’interesse, ottengono risultati in termini di conversione. Vuoi che molti partecipanti facciano quello che ti aspetti (aderire a un’idea, scaricare un file, apprendere qualcosa, prenotare un servizio, fare un acquisto, iscriversi ad una newsletter ecc.). Partecipazione e conversione sono strettamente correlate. Quali sono i livelli di partecipazione? Quali convertono di più?

  1. Partecipante proattivo: pone domande, fa emergere spunti, presenta punti di vista
  2. Partecipante attivo: è attento, ascolta, pone qualche domanda
  3. Partecipante reattivo: segue ma pone domande solo se sollecitato, reagisce con fatica agli input.
  4. Partecipante passivo: non risponde, non scrive, non pone domande
  5. Partecipante annoiato: per nulla coinvolto, disinteressato, abbandona il webinar

I primi due (partecipanti attivi e proattivi) sono quelli che hanno la più alta percentuale di conversione.

Fai parte di quegli speaker che temono come il fuoco le domande e l’interazione? Ripensaci!

Ricordati che sei tu il relatore: le persone percepiscono questo ruolo e lo rispettano. Inoltre nessuno ha passato le ultime settimane a prepararsi, come hai fatto tu. Quindi keep calm e non temere le domande. Se vuoi portare a casa qualche risultato (se vuoi convertire) devi cercare di stimolare il tuo pubblico a raggiungere i livelli 3, 2, 1.

Perché i partecipanti abbandonano i webinar

Lo sapevi che quasi metà degli iscritti ad un webinar neanche si presenta in aula? I motivi sono diversi: scarsa motivazione, semplice dimenticanza, sovrapposizione di impegni. Chi entra in un webinar è quindi un prospect (persona realmente interessata, cliente potenziale) molto prezioso perché motivato e attento al tema che proponi.

Tenere il maggior numero di persone fino alla fine è un obiettivo e un parametro di successo del tuo webinar. Molti webinar perdono fino al 50% dei partecipanti nel primo quarto d’ora. Vediamo le ragioni più frequenti di questo fallimento.

  • Cattiva connessione (problema del partecipante)
  • Benchmark (il partecipante è solo un concorrente che vuole farsi un’idea)
  • Bassa qualità audio-video di trasmissione (problema del relatore)
  • Aspettative deluse (il livello dei contenuti è stato comunicato o compreso male)
  • Presentazione deludente, poco curata, disordinata (scarsa progettazione e bassa professionalità)
  • Stanchezza (eccessiva durata del webinar)
  • Noia, basso coinvolgimento, senso di esclusione (autoreferenzialità, assenza di interazione e coinvolgimento)

Come vedi, alcune ragioni possono essere indipendenti da te. Ma puoi fare moltissimo sulle altre leve di successo. Una delle più importanti è quella di coinvolgere i partecipanti e farli sentire protagonisti dell’esperienza che stai proponendo.

Come facilitare l’engagement in un webinar

I migliori webinar sono quelli che sanno coinvolgere, stupire, emozionare e fanno sentire vivi ed energici i partecipanti. Ecco alcune indicazioni per raggiungere questo obiettivo.

 

Fase uno – Accoglienza

L’accoglienza è il primo biglietto da visita del webinar. Moltissime persone abbandonano subito l’aula se non sono convinti a colpo d’occhio. Una buona accoglienza predispone ad un atteggiamento di apertura e fiducia.

Accoglienza multimediale. Prima che inizi il webinar (10-30 minuti in anticipo), i partecipanti cominciano ad entrare. Puoi intrattenerli. Scambia due parole via chat, fai vedere una prima slide, chiedi loro di fare qualcosa (compilare, leggere qualcosa, vedere un video, visitare una pagina web)

Housekeeping. Saluta con calore e scambia convenevoli (Benvenuti! Sentite e vedete tutti bene? Tra pochi minuti comincia il webinar…)

Icebreaker (rompighiaccio). Inizia la trasmissione. Devi allentare la tensione, avvicinare i partecipanti, aiutarli a familiarizzare con la tecnologia, devi favorire gli scambi e le interazioni successive. Dedica due-tre minuti ad attività per rompere il ghiaccio. Ti consiglio questo post per avere belle idee.

 

Fase due – Avvio

La fase di avvio richiede di chiarire alcuni aspetti importanti dell’evento. Dovrai svolgere una serie di rituali molto importanti perché offrono la sensazione di partecipare ad un evento di valore, ben organizzato. Questo momento predispone positivamente l’attenzione e la partecipazione di tutti.

Se siete due è meglio. Se è possibile, avviate il webinar in due: uno sarà il conduttore, l’altro il relatore. Questo facilita lo scambio delle prime parole e crea un clima positivo molto professionale.

Spiega la struttura interattiva dell’evento. Sembra banale ma non lo è. Non tutti hanno confidenza con la tecnologia e molti potrebbero farsi scrupoli di potersi permettere di prendere iniziative. Spiega come chattare, come alzare la mano, come eventualmente attivare il microfono o la webcam, come rispondere ai sondaggi. Passa le informazioni in base agli strumenti che hai deciso di mettere a disposizione. Pochi minuti saranno sufficienti per mettere le persone a proprio agio.

Riassumi le regole del gioco. A seconda della struttura del webinar e dei suoi scopi, potrai cambiare le richieste e i limiti per i tuoi partecipanti. Chiarisci in modo semplice cosa possono e non possono fare i partecipanti, è molto importante!

Da dove siete collegati? Per favorire l’approccio alla chat, dimostra interesse nei confronti dei partecipanti. Fai una-due domande per iniziare un dialogo con loro. È il vostro primo webinar? Come siete venuti a conoscenza di questo webinar? Da dove siete collegati? Ad esempio.

Breve analisi delle aspettative. La domanda Cosa vi aspettate di portare a casa? permette di correggere aspettative non realistiche ed evitare delusioni. Non farti sfuggire l’opportunità di informare su eventuali webinar successivi, su argomenti specifici emersi nelle aspettative oppure su un diverso livello di approfondimento.

Introdurre il relatore. L’ideale è che ci sia qualcuno (conduttore) che presenta il relatore, valorizzando il suo ruolo e la sua autorevolezza.

Dare ufficialmente il via al webinar. Il relatore comincia e si avvia la registrazione.

 

Fase tre – Presentazione

Cosa puoi fare per rendere fluida, energica e vivace una presentazione? Come creare il giusto clima perché le persone possano apprendere, partecipare, lasciarsi coinvolgere, condividere? WebinarPro è specializzata anche nel Public Speaking Online. Organizziamo corsi e offriamo consulenze individuali per apprendere a parlare in pubblico di fronte ad una webcam.

Esattamente tra una settimana Luca Vanin, presidente di WebinarPro e autore del libro Public Speaking Online, sarà ospite della Casa Editrice Flaccovio a Palermo per parlare del tema. Se ti interessa il workshop che sarà trasmesso anche online, puoi trovare tutte le informazioni qui. 

Qui ti svelerò alcune basi che puoi applicare subito, a partire dal tuo prossimo webinar. Segui questi consigli e fammi sapere com’è andata!

45 minuti. Progetta il tuo webinar per una durata di 45’ – 1 ora al massimo.

15 minuti. Questa la durata di un “blocchetto” di presentazione. Poi interagisci.

5 minuti.  Ogni cinque minuti deve succedere qualcosa. Un cambio di ritmo, un’informazione particolarmente sorprendente, una pausa ad effetto.

1-2 minuti. Cambia slide con un buon ritmo, sempre diverso. Questo riattiva l’attenzione.

Slide curate. Il materiale visivo dev’essere impeccabile. Pochissimo testo, immagini coinvolgenti. Semplicità, eleganza, essenzialità.

Chiedi un’anticipazione. Rendi le persone partecipi per scoperta! Ad esempio, presenta un problema e chiedi loro una possibile soluzione, prima di proporre la tua.

Q&A. Distribuisci i momenti dedicati alle domande durante tutto il webinar. Aiuterà a tenere alta l’attenzione e frizzante la partecipazione.

Attivazione. Fai fare loro qualcosa! Esercizi, esplorazioni online, sperimentazioni in diretta.

Loro protagonisti. Facilita la condivisione di esperienze personali, di esempi e racconti specifici. Se li rendi protagonisti, loro ti renderanno leader. Se rispondi ai loro bisogni, loro ti seguiranno.

Testimonianze. Se c’è qualche partecipante interessante, puoi dare l’autorizzazione al microfono e alla webcam ma attenzione! Che sia un intervento breve, di pochi minuti.

Chiedi feedback. Come sta andando? Lo puoi chiedere in molti modi: con un sondaggio, con una risposta in chat, con un emoticon.

Sondaggi. Puoi utilizzarli per diversi scopi: alleggerire il ritmo, far partecipare le persone, conoscere il loro parere, riattivare l’attenzione, veicolare un messaggio. Ti consiglio di usare i sondaggi con parsimonia. Richiedono abbastanza tempo. Molti partecipanti preferiscono, invece, approfondire l’argomento per cui stanno partecipando. Una buona idea è quella di tenere gli esiti visibili solo a te, in modo che tu possa ingaggiare i partecipanti nella previsione dei risultati.

Dono. Non dimenticare di offrire un dono come conduttore e come relatore. Un link particolarmente interessante, una risorsa gratuita, un tool utile per i tuoi partecipanti.

 

Cosa ne pensi? Hai provato ad applicare queste indicazioni? Lascia un commento e condividi questo post.
Se ancora non l’hai fatto, registrati qui. Sarai aggiornato sui prossimi articoli in uscita, sulle iniziative e promozioni WebinarPro.

Se vuoi sapere qualcosa di più sul workshop di settimana prossima di Luca Vanin sul tema Public Speaking Online, scrivi una mail a info@webinarpro.it
Saremo felici di conoscerti.

 

Come vuole sentirsi un partecipante webinar?

Vivo ed energico, piacevolmente incuriosito e attento. Soddisfatto di avere vissuto un’esperienza da raccontare.

Webinar: quando fanno schifo! 5 minuti per capirlo!

Nel post “Webinar: ecco perché e come ti stanno fregando!” hai capito come alcuni fattori culturali, economici, comportamentali possano influire negativamente sul risultato complessivo di un Webinar.

In buona sostanza, riprendendo i punti salienti del post, hai capito che:

  1. Sono poche le persone che hanno chiaramente idea di come si svolga un Webinar di qualità eccellente, perchè la maggior parte degli eventi online viene improvvisata.
  2. La Tecnologia che sta alla base delle piattaforme è tutto sommato ferma, poco sviluppata e i relatori si accontentano di quello che hanno, convinti che sia il top e appiattendo le possibilità.
  3. Alcuni elementi tecnici, legati all’infrastruttura e all’hardware usato da chi presenta e chi partecipa riduce la gamma di opportunità
  4. La scelta della piattaforma cade spesso su quella più economica o gratuita a discapito di quella più adatta alle esigenze
  5. La maggior parte dei Relatori non rispetta i propri partecipanti e si accontenta di bassi livelli qualitativi.

In estrema sintesi:

webinar di qualità

Quanto tempo hai per capire se stai perdendo tempo? 5 minuti

Non è una legge matematica, ma i primi 5 minuti dall’avvio del Webinar possono farti capire se stai perdendo tempo, se chi presenta manterrà le sue promesse e se merita la tua attenzione.

Webinar 5 minutiNei primi 5 minuti devi capire se:

  • Sanno fare webinar?
  • Hanno esperienza di eventi online? O hanno solo avuto l’idea di affittare una piattaforma?
  • Hanno progettato in modo professionale l’evento?
  • Hanno una scaletta precisa, calibrata per non farmi perdere tempo?
  • Sanno usare la tecnologia a proprio favore (audio/video/slide/effetti speciali)?
  • Sono concentrati su se stessi (vedi un po’ quanto so’ figo!) o su di te (voglio che al termine del Webinar se ne vadano tutti soddisfatti)?
  • Stanno improvvisando?

Se riesci in pochi minuti a capire il livello del Webinar a cui stai partecipando, allora il tuo tempo sarà salvato!

I 3 (+1) livelli di Webinar

Possiamo distinguere in almeno tre livelli di evento online, più uno extra. Come per le stagioni ognuno ha i propri gusti, ma è evidente che alcune sono meglio di altre! 🙂

4 livelli di Webianr

1. PROFESSIONALE

Equilibrato, elegante, fluido, dinamico, coinvolgente, multisensoriale (vista+udito+azioni), stimolante e, se possibile, divertente (ma non è semrpe possibile!)

2. DILETTANTISTICO

Gira con qualche difetto, ma gira! Conduzione poco strutturata, coinvolgimento raro o confuso, oppure collocato solo alla fine (modello “slide, slide, slide… ci sono domande? ok, ciao!”), presentazione improvvisata o con public speaking poco elegante.

3. IMPROVVISATO

Caos, confusione, delirio, pochi stimoli, noia, struttura non chiara, non si capisce dove si va a parare, non si capisce la sequenza delle attività, non si capisce se l’evento è stato almeno provato o progettato.

Dal terzo scappa, sul secondo qualcosa puoi portarti a casa ma è sui primi che devi puntare!

Esiste poi il PROFESSIONALE CON RISERVA: condotto da professionisti, con contenuti di qualità e una perfetta preparazione di fondo, ma con tante “magagne”: niente webcam, slide noiose o piatte, scarsa interazione (o addirittura interazione rimandata a un secondo evento per le domande), audio pessimo, illuminazione o set del relatore pessimi, poco dinamismo. Ecco su questa quarta tipologia è difficile offrire un chiaro punto di vista: i contenuti ci sono, ma è la forma che lascia a desiderare. Se punti sui primi e chiudi un occhio sui secondi, magari può andare!

 

Come capire in 5 minuti il livello qualitativo del Webinar

Non hai tempo da perdere, e questo lo sai. Quindi hai bisogno di alcuni criteri per capire se, una volta entrato in un Webinar, ha senso continuare a stare lì oppure se è meglio investire il tuo tempo in altre faccende più importanti.

Ecco alcune domande che devi porti per capire se stai per perdere tempo.

1. Quanto mi serve partecipare a questo evento online?

Dai, sinceramente: sei certo che questo evento online ti cambierà la vita? Lo puoi capire dai primi 5 minuti: viene presentata l’agenda del webinar? viene fatto un minimo di accoglienza? Viene messo subito in evidenza il valore dell’evento? E i relatori come si comportano?

Da questi primi minuti puoi capire il tono, il livello, lo stile e, in una parola, la qualità dell’evento a cui stai partecipando.

webianr noiosi

By Remedios44 (Own work) [Public domain], via Wikimedia Commons

2. Quanto questi primi 5 minuti mi hanno dato il senso di affidabilità, serietà e professionalità?

Ti sei sentito accolto? Hai percepito il giusto grado di tensione, indice di una buona preparazione dei relatori?

Hai avuto l’impressione di avere davanti professionisti o dilettanti? Gente che ha studiato come fare webinar o qualcuno che sta improvvisando?

Hai di fronte persone che hanno fatto almeno qualche prova o che si muovono nell’ottica di “ma si, cosa vuoi che sia fare un webinar?”

3. La qualità di quello che vedo e quello che sento, merita la mia attenzione?

Com’è l’audio? Come sono le slide? Come è la qualità del video e della webcam?

Cosa vedi sullo sfondo? Cosa osservi attorno ai Relatori?

Come? Nessuna slide? Come? Nessuna Webcam? Ok, fatti qualche domanda sul perchè e preparati: sei di fronte a un Teleseminar o qualcosa di simile. Una specie di trasmissione radio con qualche slide. E… puoi fare domande? Ti danno retta? Ti sembra che ci sarà un minimo di partecipazione?

Se queste domande ti fanno venire qualche dubbio, considerati libero! Hai di meglio da fare, nel 70% dei casi.

4. In qualità di partecipanti, mi sento … importante?

Come sei stato accolto? Chi è al centro dell’evento? Il Guru del momento o il partecipante? Per chi stanno realizzando questo Webinar? Per te, che puoi imparare qualcosa, o per dare mostra a qualcuno?

Qual è il focus dell’evento? Chi ne trarrà maggior vantaggio?

5. Ci guadagnerò qualcosa dalla partecipazione a questo evento?

Di primo acchito, come primi 30 secondi: cosa ti porterai a casa da questo evento? Imparerai davvero qualcosa di straordinario? Avrai un ricordino dell’evento? O serve solo per mostrare quanto vale il relatore e quanto sono fighi questi?

Se sei qui è perchè vuoi valore.

Vero valore! Lo otterrai?

 

Come fare se stanno approfittando della tua attenzione?

abbandonare webinar

Immagine: Lenore Edman

Semplice: esci, e fai altro!

Il tuo tempo è denaro e lo puoi offrire solo in cambio di tanta qualità!

Non ti preoccupare, se la forma non è uno degli elementi distintivi dell’evento, può anche essere che i contenuti siano discutibili.

Poi sei sempre libero di star lì e aspettare che il livello salga.

Ma è davvero quello che vuoi?

Raccontaci la tua esperienza: qual è il peggior evento a cui hai partecipato?

Lascia il tuo commento qui sotto!

Partecipare efficacemente a un Webinar: 5 errori molto diffusi che puoi evitare.

Webinar gratis: queste due parole sono in grado di innescare in ognuno di noi un desiderio inarrestabile e incontrollabile di partecipare, di crescere, di formarci, di sperimentare quell’occasione che ci fornira i segreti che tanto aspettavamo. E l’offerta di Webinar gratuiti è sempre pronta a fornire una risposta a questo umano bisogno.

Tuttavia, in questa ondata di entusiasmo, alla quantità dobbiamo affiancare la qualità e dobbiamo mettere in gioco qualche piccola strategia per:

  • Evitare di perdere tempo con Webinar scarsi o poco interessanti
  • Carpire da ogni singolo Webinar tutti i consigli e le indicazioni che ci possono essere utili
  • Imparare dai conduttori e dai relatori le migliori pratiche per condurre a nostra volta un Webinar

20853430_s

Abbiamo pensato che possa essere molto utile lavorare anche sul versante partecipazione (mentre WebinarPro, così come il nostro libro Webinar Professionali punta maggiormente sul versante organizzazione e conduzione del Webinar), individuando quali sono gli errori più comuni  tra chi partecipa a un Webinar.

Eccoli!

Informazione al posto della formazione: puntare sulla quantità e non sulla qualità

L’offerta ricchissima di Webinar gratuiti ci spinge a volte a iscriverci per passione a tutti i webinar che incontriamo sul tema che ci interessa. L’idea di fondo che porta “partecipazione compulsiva” può essere qualcosa del tipo “se seguo 10 webinar sul marketing via Facebook, riuscirò a cogliere tutti i segreti di questo argomento“.

Niente di più sbagliato!

Molti webinar vengono proposti gratuitamente per promuovere un percorso più completo e sofisticato, ma rimangono per certi versi in superficie. Anche accumulare ore su ore di partecipazione a eventi di questo tipo può non offrirti una reale occasione di formazione, lasciandoti nello spazio dell’informazione: sai qualcosa dell’argomento, ma non lo conosci veramente.

Il consiglio è: il tuo tempo è prezioso, non sprecarlo nel seguire molti webinar sullo stesso argomento. Seleziona invece solo quegli eventi che veramente ti interessano e nei quali sono coinvolte persone che già conosci e di cui stimi la preparazione e professionalità.

 

Non leggere adeguatamente la presentazione del Webinar

17353166_sLa maggior parte dei Webinar, anche quelli di qualità eccellente, viene promossa via social network, con immagini accattivanti e claim (ovvero il messaggio pubblicitario vero e proprio, lo slogan promozionale) molto attraenti. Da questo semplice messaggio si confluisce in una pagina che contiene molte informazioni e il modulo di iscrizione.

Solitamente passiamo sopra le informazioni e ci iscriviamo direttamente, soprattutto se l’evento è gratuito!

Così non sappiamo nulla di chi propone il webinar, di cosa fa nella vita, del perchè sta presentando questo evento live. E per i contenuti, non abbiamo nemmeno un’idea della scaletta o degli obiettivi dell’evento.

Nel caso il webinar si riveli poco stimolante, una volta entrati ci vuole poco a uscirne: avremo perso pochi minuti del nostro prezioso tempo. Nel caso, invece, in cui il Webinar sia molto importante per la nostra formazione, avremo perso alcune coordinate utili per facilitare e consolidare l’apprendimento (ne parleremo in un altro post).

Il consiglio è: leggi bene la pagina di presentazione del Webinar e magari dalle un’occhiata pochi minuti prima dell’avvio.

 

Meglio gratis che niente!

12001033_sC’è crisi! C’è grossa crisi!” diceva un comico in tv.

E la parola GRATIS accanto a WEBINAR attira tantissimo.

I Webinar gratuiti, come abbiamo più volte sottolineato, rientrano quasi sempre nella categoria PromoWebinar, ovvero eventi creati ad hoc per far consocere, promuovere, vendere servizi, competenze, professionalità.

Titoli come “Facebook Marketing: i 47 segreti che cambieranno il tuo modo di fare marketing” sono strategicamente elaborati per parlare al tuo istinto, per favorire la tua partecipazione, stimolando determinate caratteristiche del tuo sistema decisionale (leggiti Neuromarketing: il nervo della vendita di Renvoisé, Morin e Paron oppure Neuro web design. L’inconscio ci guida nel Web di Susan M. Weinschenk).

Il termine gratuito significa – quasi sempre – “alla fine della gita ti vendiamo le pentole!“.

Nulla di male, e ci sono moltissimi Webinar gratuiti (ad esempio quelli di Insegnalo.it) che hanno solo lo scopo di promuovere, divulgare, mettere a disposizione i migliori esperti e le più recenti scoperte di un determinato settore, senza per forza voler vendere qualcosa.

Il consiglio è: fai attenzione alla presenza del termine GRATIS o FREE insieme a Webinar e associalo a chi lo propone! Avrai una più chiara idea di cosa aspettarti dall’evento.

 

Ascoltare con un orecchio solo

9454810_sL’errore più diffuso è seguire un Webinar mentre si fa altro, convinti che il multi-tasking funzioni anche con l’osmosi e che il nostro cervello apprenda perfettamente mentre rispondiamo alle mail, aggiorniamo la nostra bacheca di Facebook con un post di tre pagine, scriviamo una relazione tecnica e via dicendo.

Se vuoi seguire un Webinar e garantirti il massimo del risultato, segui il Webinar e stop!

Per quell’ora dal vivo, fai tutto il possibile per acquisire il maggior numero possibile di informazioni, magari prendendo appunti e selezionando le parti che più ti interessano.

Il consiglio è: segui il Webinar al 100%, oppure dedicati ad altre attività. Le due cose, insieme, non funzionano quasi mai molto bene.

 

Confondere il Webinar con altro

Prima di tutto devi sapere cos’è un Webinar (clicca qui per scaricare gratuitamente il primo capitolo del libro Webinar Professionali) e non confonderlo con il Webcast, ovvero la registrazione di un evento live che viene passato per un evento dal vivo, ma che in realtà è stato proposto 15 giorni fa.

Secondo, ricordati che un Webinar ha determiante caratteristiche (leggi qui) e non è una semplice tramsissione via web: non stai guardando la televisione, ma stai … partecipando!

Il consiglio: interagisci via chat, fai domande, chiedi, commenta, fai sentire che ci sei. E’ il modo migliore per apprendere e mantenere a lungo il ricordo di ciò che hai imparato.

Ora, che consoci questi errori, sei pronto a partecipare al tuo prossimo webinar?

Il Clima in un Webinar: cos’è e come lavorarci!

Lo sapevi che anche in un Webinar si crea un vero e proprio clima?

Cosa intendiamo per clima? Nel nostro libro Webinar professionali. Progettare e realizzare eventi live coinvolgenti ed efficaci abbiamo definito il clima in questo modo:

 

L’atmosfera che si percepisce nel corso dell’evento e che nasce da una serie di condizioni psicologiche, sociali, interattive, strutturali del webinar stesso. Tra queste condizioni possono avere una certa influenza: gli scambi tra le persone, il tono e la formalità della comunicazione, lo stile di conduzione, le tipologie di scambio sia interno sia con l’esterno, le attese di tutte le persone presenti e le risposte offerte dal webinar ai bisogni individuali.

 

clima in un webinarL’atmosfera è l’insieme di ciò che tutti percepiamo nel corso dell’evento e che nasce da una serie di condizioni psicologiche, sociali, interattive, strutturali del webinar stesso. Tra queste condizioni possono avere una certa influenza: gli scambi tra le persone, il tono e la formalità della comunicazione, lo stile di conduzione, le tipologie di scambio sia interno sia con l’esterno, le attese di tutte le persone presenti e le risposte offerte dal webinar ai bisogni individuali.

Tutto ciò che noi facciamo durante un webinar contribuisce alla definizione del clima dell’evento, sia quando siamo gli organizzatori sia quando siamo semplici spettatori. Un po’ come nella vita reale, anche in un webinar non si può non comunicare e tutti i partecipanti diventano parte integrante dell’intero evento, sia che ne siano consapevoli, sia che non ne sappiano nulla.

E tu, cosa farai per favorire il miglior clima possibile nel tuo prossimo Webinar?

Raccontaci le tue strategie e saremo lieti di confrontarci insieme a te!

I diversi livelli di partecipazione al Tuo Webinar

Come abbiamo visto nello scorso artioclo “Webinar: sai cosa fanno i tuoi partecipanti mentre tu parli?” i motivi per cui le persone non si lasciano coinvolgere, non partecipano attivamente, si distraggono e non offrono feedback costruttivi possono dipendere da molti fattori .

Rivediamoli velocemente:

  • Motivi tecnici
  • Atteggiamento e clima
  • Paura
  • Status
  • Tempi
  • Ritmo

Queste condizioni, prese singolarmente o combinate, possono influire anche in maniera sensibile sull’attenzione e sulla possibilità che i partecipanti a diversi livelli si muovano fuori dal webinar.

In linea di massima assistiamo a qualcosa di analogo a quanto rappresentato dall’immagine seguente (che abbiamo tratto dal nostro libro Webinar professionali. Progettare e realizzare eventi live coinvolgenti ed efficaci ): all’aumentare delle condizioni poste sull’asse x  ci si allontana progressivamente dalle condizioni ottimali collocate in alto nell’asse y. Detto altrimenti, più aumentano determinate condizioni per così dire negative, più l’attenzione, la partecipazione, il coinvolgimento passano da proattivi a passivi, fino all’uscita dal webinar.

Livelli di partecipazione - Libro Webinar Professionali . Hoepli

Quinidi, a pensarci bene, ci sono cinque livelli di partecipazione:

  1. Partecipazione Proattiva: i partecipanti pongono domande, fanno emergere spunti, presentano punti di vista.
  2. Partecipazione Attiva: i partecipanti sono attenti, ascoltano, pongono qualche domanda, ma non conducono un ruolo molto partecipativo
  3. Partecipazione Reattiva: i partecipanti seguono, ma pongono domande solo se opportunamente sollecitati e con un certo sforzo reagiscono agli input.
  4. Partecipazione Passiva: i partecipanti non rispondono, non scrivono, non pongono domande.
  5. Uscita: i partecipanti annoiati, disinteressati o per nulla coinvolti lasciano il webinar.

energia in un webinarL’obiettivo di un buon conduttore è di riuscire a mantenersi almeno tra i primi tre livelli di partecipanti, evitando come la peste gli ultimi due. Più si rimane sul primo livello, più le probabilità di ottenere un ottimo risultato in termini anche di conversione su un obiettivo (ad esempio, l’acquisto di un prodotto o un servizio) aumenta sensibilmente.

Va tenuto presente che gli ultimi due livelli possono anche derivare da diverse condizioni esterne al webinar stesso e particolarmente probabili per gli eventi gratuiti. Spesso, infatti, alcuni si iscrivono con motivazioni e aspettative non del tutto chiare, anche quando abbiamo fatto il possibile per comunicare in modo efficace i contenuti del webinar.

Alcuni motivi che possono spingere le persone ad abbandonare un webinar sono legati ai contenuti, altri a motivi esterni, tra i quali non dobbiamo dimenticarne alcuni come abbiamo riportato anche nel libro (qui diventerebbe troppo lunga!!!).

Ora, come fare a prestare attenzione ai segnali della noia e della ridotta partecipazione?

Ci penseremo in un prossimo post!

Webinar: sai cosa fanno i tuoi partecipanti mentre tu parli?

Continuiamo a parlare dei partecipanti: settimana scorsa ci siamo chiesti “come fare ad avere i partecipanti giusti, quelli che sono davvero interessati alle tue idee e alle tue proposte“. Questa settimana, invece, parliamo dei partecipanti a un Webinar, quando stanno già… partecipando.

Si, hai capito bene! Cosa fanno tutte le persone che accedono al tuo Webinar durante la presentazione? Dov’è la loro testa?

Queste sono domande che attanagliano lo spirito di ogni Webinar Designer, che lo spingono a chiedersi continuamente cosa accade al di là del suo schermo, nelle case o negli uffici delle persone che stanno partecipando al webinar.

Rinviamo a un’altra occasione la differenza tra Interazione e Collaborazione e per ora concentriamoci solo su quegli aspetti che fanno la differenza nel momento in cui ci riferiamo semplicemente al generico scambio tra relatori e partecipanti che possiamo sintetizzare in questo modo (l’immagine è tratta da Webinar Professionali, il nostro libro sui Webinar).

scambi webinar

Guardando l’immagine, abbiamo almeno tre componenti in questo circuito:

  • A sinistra mettiamo tutto ciò che ha a che fare con l’organizzazione del Webinar
  • A destra collochiamo tutit i partecipanti
  • In mezzo, tra l’incudine e il martello, ci mettiamo il punto di contatto

Premettendo che tutto il discorso che segue dipende dal grado di coinvolgimento, collaborazione e partecipazione complessiva che riusciamo a mettere in campo nel Webinar, anche in un gruppo di partecipanti all’interno di una sessione di webinar, come nella vita reale e in altri contesti online, è qualcosa di concettualmente diverso dalla somma delle sue parti. E’ come se si creasse un microcosmo parallelo, che accomuna e coinvolge a diversi livelli tutte le persone che vi prendono parte.

Aggiungiamo un tassello importante, che si nota anche nell’immagine: anche se tutte le opzioni della piattaforma fossero sotto il controllo degli organizzatori, non è possibile monitorare alcuni scambi, ovvero l’interazione esterna tra i partecipanti (linea tratteggiata nella figura) che possono, a seconda della configurazione:

  • Scambiare tra loro messaggi nella chat pubblica
  • Scambiare tra loro messaggi nella chat privata
  • Scambiare tra loro messaggi privati al di fuori della piattaforma
  • Scambiare messaggi fuori dal gruppo, fuori dalla piattaforma

Senza pretendere di avere il controllo su ogni comunicazione interna/esterna dei partecipanti al webinar, bisogna dare per scontato che le diverse proporzioni tra messaggi interni ed esterni, tra in-topic e off-topic (ovvero quanto è coerente con il tema e la discussione in tempo reale e quanto non lo è), tra scambio costruttivo e pertinente e rumore, dipendono da altrettanti elementi comuni.

Reinterpretando liberamente gli autori del Webinar Manifesto (Muller e Murdoch), i motivi per cui le persone non si lasciano coinvolgere, non partecipano attivamente, si distraggono e non offrono feedback costruttivi possono dipendere da:partecipare a un webinar

  • Motivi tecnici: non sanno come fare o hanno problemi di configurazione che li ostacolano.
  • Atteggiamento e clima: i partecipanti sono stati motivati a interagire? Riconoscono e condividono il valore del loro feedback?
  • Paura: hanno paura di porre domande, di usare il microfono o la webcam, di esporsi, di passare per stupidi, ecc.
  • Status: percepiscono troppo l’autorità o la presenza del relatore e quindi non sono a proprio agio
  • Tempi: non hanno il tempo di rielaborare, ripensare, offrire un feedback
  • Ritmo: non è ancora il momento per offrire il feedback.

Nel libro abbiamo trattato a lungo questi aspetti e vengono riassunti tranquillamente nel pensiero che compare rapidamente nella mente di ogni conduttore o relatore di un Webinar quando l’occhio cade sulla chat. In questi casi, ci viene subito da chiederci, anche a secondo degli scambi tra i partecipanti: “ma cosa diavolo stanno facendo questi qua?”.

E’ normale: in chat spesso si regredisce allo stadio di liceali, si scherza, si gioca, si buttano lì battute più o meno pertinenti, più o meno serie.

Ma questo è un altro discorso.

Per il momento ci basta individuare:

  • Le tre direzioni degli scambi
  • Le diverse tipologie di scambi dentro e fuori dalla piattaforma
  • I motivi che possono spingere i partecipanti a distrarsi

E se, durante il tuo prossimo Webinar, ti cade l’occhio sulla chat, lascia perdere: la chat non va mai guardata durante la presentazione, è la prima regola che insegniamo nei nostri corsi!!! 🙂 partecipanti webinar

Gestire un Webinar: come migliorare il tuo impatto e coinvolgere i partecipanti.

Gran  parte delle strategie per gestire un Webinar di qualsiasi tipo provengono come sappiamo dal public speaking, anche se spesso richiedono una sorta di traduzione se non addirittura rivisitazione:  presentare in un webinar non è come presentare di persona, con i feedback e le dinamiche tipiche di una sala conferenze, un teatro, o anche una piccola sala di spettatori.

Qualche settimana fa ci siamo imbattuti in un utile articolo della Stanford Graduate School of Business, dal titolo “7 Improv & Acting Techniques to Make Your Presentations More Memorable“. E’ molto interessante e parte dal presupposto che la preparazione e la progettazione della propria presentazione non sono sufficienti per garantirsi un risultato eccellente:  per questo obiettivo, è necessario anche padroneggiare alcune strategie di improvvisazione e, per alcuni versi,  persino di recitazione.

Abbiamo pensato di trasportarle nel nostro ambito, quello dei Webinar, delle WebConference e dei WebMeeting. Partiamo dalle indicazioni dell’articolo (traduzione libera e creativa!) e vediamo come possiamo utilizzarle.test webinar piattaforma

1. Padroneggia lo spazio

Cerca di arrivare nel luogo della presentazione in anticipo e immagina il tuo corpo in espansione in tutta la stanza. Questa tecnica di recitazione ti aiuterà a provare la sensazione di padroneggiare l’intero spazio della presentazione.

Padroneggiare lo spazio in un webinar non è esattamente la stessa cosa di quando parliamo in  pubblico nel mondo reale e non digitale. Ci sono almeno due aspetti da considerare. Prima di tutto conoscere lo spazio virtuale (la piattaforma webinar) che stai usando e che rappresenta per te lo spazio simbolico, l’insieme dei confini tecnologici che determinano il tuo webinar. Secondo, puoi usare tecniche di visualizzazione analoghe a quelle proposte dall’articolo per rilassarti, visualizzare l’evento in modo positivo e affrontare nel migliore dei modi il webinar.

padroneggiare scena

2. Dai al pubblico un momento Speciale

Il CEO e autore Nancy Duarte ha coniato la frase “Momento STAR”, ovvero una tecnica per lasciare il pubblico con “qualcosa che ricorderà per sempre”, come portare qualcosa di originale sul palco oppure fare qualcosa di straordinario, soprattutto alla fine per favorire un ricordo positivo della nostra presentazione.

Anche in un Webinar è sempre utile offrire qualche opportunità per ricordare positivamente il nostro evento online! All’inizio, durante o alla fine dell’evento, cerca di inventare qualcosa di sorprendente, unico e memorabile:  puoi letteralmente fare qualsiasi cosa! Solo la tua creatività è il limite!

 

3. Includi elementi interattivi

Abbatti il muro tra te e il pubblico, ponendo loro una domanda e facendoli rispondere per alzata di mano, o facendoli lavorare a coppie e in gruppo. La gente si sentirà coinvolta e sarà parte della presentazione stessa.

Nei nostri corsi su come realizzare un Webinar, non ci stanchiamo mai di dire che una WebConference, un WebMeeting e qualsiasi sfumatura di un Webinar rappresenta un momento interattivo, non una trasmissione televisiva. Il Webinar deve portare le persone a interagire, a partecipare, a offrire il proprio contributo. Il Webinar è un evento sociale, non una semplice trasmissione di contenuti!

webinar finale

4. Assicurati di avere un forte avvio e un finale sorprendente

Spesso iniziamo con un’ottima enfasi, ma non pensiamo a dove vogliamo fare andare la presentazione, a come terminarla in modo efficace. Qualsiasi cosa tu voglia fare pianificala con largo anticipo.

Anche nei Webinar dobbiamo ricordarci di questo elemento:  aprire e chiudere in modo dinamico, creativo, sorprendente e coinvolgente! Dobbiamo presentare l’avvio dell’evento live in modo efficace e, allo stesso tempo, chiudere con passione ed entusiasmo, lasciando una splendida impressione.

 

5. Sii consapevole delle diverse sfumature del tuo linguaggio corporeo

Assicurati che il tuo linguaggio non-verbale sia coerente con il messaggio verbale, senza eccedere con la costruzione: non devi mai sembrare finto!

Nei Webinar la componente non verbale è abbastanza contenuta, e solitamente si limita al busto, al viso e alle mani. Più spesso, a seconda della webcam usata, al solo viso.

Però, anche l’espressione del viso è fondamentale ed è importante prestare molta attenzione a questa componente. Inoltre, attenzione al linguaggio para-verbale: tono, volume, ritmo, prosodia, accenti e dialetti fanno parte integrante della tua comunicazione durante un webinar.webinar e comportamento non verbale

 

6. Capisci quando usare l’ironia e l’umorismo

L’umorismo è rischioso, ma è anche disarmante. La chiave è conoscere il tuo pubblico.

Non c’è niente di più noioso di un webinar serio, greve, monotono. E’ la morte della comunicazione online. E tu vuoi render eil tuo Webinar vitale ed energico, forte e stimolante. L’umorismo, l’ironia, qualche battuta tra i conduttori e il coinvolgimento diretto dei partecipanti alleggeriscono l’atmosfera e favoriscono il coinvolgimento di tutti. Tu incluso!

usare umorismo in webinar

 

7. Includi dettagli visivi, uditivi e cenestesici

Le persone imparano in modo diverso, quindi se si includi tutti e tre i tipi di informazioni, aumenti la probabilità di entrare veramente in contatto con tutti i partecipanti.

Anche se non è facile, cerca di indirizzare ogni tua comunicazione a tutte e tre le tipologie di stili cognitivi, cercando di spiegare ogni punto in modo che ci siano diverse sfumature utili per ogni partecipante.

teatro

Come abbiamo scritto nel nostro post Il Webinar come uno Spettacolo di altissimo livello siamo fermamente convinti che un Webinar di qualità professionale debba muoversi su un livello effettivamente superiore: chi lo progetta deve sentirsi parte di uno spettacolo vero e proprio, di un insieme di eventi incastrati e ben congeniati per offrire al partecipante un’esperienza indimenticabile!

Questi sette consigli possono aiutarti in questa direzione. Da quale partirai?

E tu che partecipante sei?

I partecipanti sono senza dubbio una risorsa preziosa per la riuscita di un Webinar.tipologie di partecipanti ai webinar

Se condividono positivamente l’esperienza, sono solidali, si supportano reciprocamente, si confrontano per chiarire dubbi e domande, condividono risorse, link, idee, considerando la differenza di prospettive come un’importante risorsa, possiamo ritenerci fortunati: è il mix che ogni progettista di Webinar cerca!

Ma se compaiono comportamenti conflittuali, poco costruttivi o addirittura aggressivi è necessario saper gestire la situazione, facendo affidamento sulla collaborazione tra relatore, conduttore e staff e sfruttando la formalità strutturale della piattaforma, che consente di intervenire privatamente in chat.

Tra questi due estremi, però, possiamo tratteggiare alcune tipologie di partecipanti, in cui è possibile imbattersi:

Il Principiante Dannoso. È alla sua prima esperienza di Webinar e non sa gestire nemmeno compiti basilari come usare la chat o attivare un microfono. Rimane sempre indietro di un passaggio e per questo rischia di compromettere il regolare fluire degli eventi. La soluzione migliore è farlo “tutorare” da qualcuno dello staff che interviene in forma privata per risolvere i suoi problemi tecnici.

Il Principiante Curioso. Anche questo partecipante è alle prime armi, ma con l’aggravante della curiosità. Per questo clicca su ogni pulsante della piattaforma, fa domande sull’utilizzo delle funzioni tecniche, approfondisce ogni slide, pone domande di tutti i tipi. In alcuni casi, quando la domanda è off-topic, è possibile segnalarlo ed è sufficiente ignorare le richieste troppo frequenti perché si acquieti e finalmente si goda l’evento.

come gestire i partecipanti nelle webconference e nei webinarL’Esperto Annoiato. Ferratissimo sull’argomento, è sempre un passo avanti. Conosce l’argomento e non manca di evidenziarlo, spesso va fuori tema in chat perché sostanzialmente si annoia. La domanda sorge spontanea: “Ma che ci fa qui visto che ne sa più di noi?” . Non preoccupiamoci, il costante riferimento al livello del Webinar, all’argomento e agli obiettivi dell’incontro spesso sono sufficienti ad arginare questa tipologia di partecipante.

Il Critico. Ne esistono due sotto categorie: quello costruttivo e quello polemico. Ovviamente nel secondo caso il partecipante critico può rivelarsi una vera spina nel fianco. Tende ad essere spesso in disaccordo, con ragioni più o meno argomentate; se non è una figura di spicco o se non abbiamo motivi per farlo non ha senso rispondergli, altrimenti si può rilanciare al gruppo la lettura di eventuali aspetti critici esposti da questo tipo di partecipante, o semplicemente ignorarlo.

L’Interessato con secondi fini. Il suo interesse al Webinar è legato a motivi che non hanno nulla a che vedere con i contenuti; probabilmente è solo curioso o è in “missione” per la concorrenza, perciò è necessario affrontare la situazione, eventualmente in privato. La soluzione migliore è sempre quella di ignorare gli eccessi e lavorare sul gruppo.

La Star incompresa. Ha delle qualità, è esperto dell’argomento che si sta trattando e probabilmente avrebbe molto da raccontare. Peccato che non è soddisfatto delle propria visibilità e sta cercando un palco. Riconoscerlo è molto facile: si registra con il nome della propria azienda o con il link al proprio sito e fa di tutto per promuoversi durante il Webinar. A volte ignorarlo può essere sufficiente, altrimenti lo si può contattare privatamente e spiegargli che non è l’occasione giusta per farsi pubblicità.

Il logorroico. È l’incubo delle sessioni a microfono aperto: non arriva mai al punto, parte da premesse lunghissime, lontanissime e difficili da seguire. Per rispondere alle sue domande bisogna prendere appunti, consultare enciclopedie e bere molto caffè per tenere alto il livello di attenzione. A volte insinua il sospetto che sia innamorato del suono della propria voce. In questo caso, interrompere, riepilogare e “interpretare” la domanda è la soluzione più rapida.

Nel nostro libro Webinar Professionali (scarica gratuitamente il primo capitolo!), abbiamo parlato a lungo delle tipologie di patercipante e di come affrontare ogni tipo di “attacco” da questi.

E tu, come ti comporteresti di fronte a una situazione problematica con uno di questi partecipanti?

Webinar efficace: I 9 (+1) errori più comuni di chi organizza un evento online

Come realizzare un Webinar Efficace, evitando gli errori più comuni?

Vuoi organizzare un Webinar efficace? C’è sempre una prima volta e si tratta sempre di un evento che può diventare indimenticabile, nel bene e nel male!

Se va tutto liscio, se realizziamo un webinar efficace, siamo stati fortunati o abbiamo fatto bene il nostro lavoro. Se tutto va male, vuol dire che non abbiamo considerato tutte le possibilità, o che siamo stati fortunati.

Solitamente quando vanno male cose, siamo sfortunati e quando vanno bene siamo bravi!

webinar efficaceVero? 😉

Per non lasciare nulla al caso e progettare un Webinar efficace con un ragionevole margine di sicurezza, dobbiamo farci prima di tutto una domanda: quali sono gli errori più comuni di chi si avvicina al mondo del Webinar e che possono portare conseguenze nefaste? E quanto sono potenzialmenti dannosi?

Abbiamo fatto un po’ di brain storming e abbiamo assegnato ad ognuna di esse un punteggio da 0 a 10, dove il punteggio massimo indica quanto può danneggiarti questa cosa.

Così, per il Tuo primo Webinar Efficace, sai come muoverti!

 

1. Prepararti poco, non abbastanza o per nulla

webinar efficaciLa mancanza di progettazione, preparazione e predisposizione di tutto ciò che riguarda il Webinar è l’errore più comune.

La maggior parte delle persone è convinta che saper presentare in pubblico (non importa se l’hanno fatto solo una volta al liceo!) sia condizione sufficiente per trasformarsi in Webinar Designer!

Nulla di più sbagliato! Il Webinar efficace segue regole tutte sue e nella sua specificità comunicativa rappresenta una modalità di comunicazione completamente originale che richiede studio, preparazione ed esperienza.

INDICE DI DANNO: 9 – Non gli diamo 10 solo perchè, sempre grazie alla tua impreparazione, potresti avere pochi partecipanti e, magari, nessuno dei presenti racconta in giro quanto sei andato male! Ma non puntare sulla fortuna!

 

2. Sottovalutare la Scaletta del tuo webinar efficace

Quando per la prima volta realizziamo un Webinar, è comune sperimentare quell’ansia “da prestazione” che ci porta a preparare una scaletta di contenuti degna di un’intera settimana di convention full time. In realtà, quando diventi esperto di un argomento, il problema è la selezione e la strutturazione di contenuti, che significa tagliare, togliere, eliminare, sostituire, piuttosto che aggiungere.

Preparare una scaletta efficace significa costruire un percorso accattivante e stimolante in cui vengono presentati una sequenza di contenuti utili per raggiungere gli obiettivi del Webinar Efficace. Rispettarla faciliterà il flusso dell’evento e ci aiuterà a tenere sotto controllo la variabile più complessa da tenere sotto controllo in un Webinar: il tempo.

Non dimentichiamoci, però, che la professionalità si vede anche nella capacità di stravolgere i piani, possibilmente raggiungendo un buon risultato!far eun webinar efficace

INDICE DI DANNO: 8Essere in ritardo, prolungare la presentazione o fare digressioni più o meno lunghe annoierà a morte i tuoi potenziali clienti, e quel fastidioso biiiiiiiip che senti potrebbe essere causato da qualcuno che si è addormentato sulla tastiera!

 

3. Non riflettere abbastanza sul tuo target

Fare una breve analisi del nostro target ci aiuterà a progettare il Webinar. Infatti, comprendere che esistono diversi livelli di conoscenza ci permetterà di mettere tutti nelle condizioni di seguire e di poter trarre vantaggio dall’esperienza.

Inoltre, strutturare un Webinar efficace e professionale rispondendo concretamente ai bisogni dei partecipanti darà valore al tempo che loro stanno spendendo per noi e, nel caso si tratti di un Webinar a pagamento, anche del valore economico del loro investimento.

Non sapere bene chi sono i partecipanti del nostro Webinar, d’altra parte, ci farà brancolare nel buio e ci metterà nelle condizioni di non sapere se stiamo dicendo “troppo” o “troppo poco”.

INDICE DI DANNO: 8 Nessuno pretende che tu conosca uno ad uno i partecipanti del Webinar, ma fornire una risposta concreta ai loro bisogni ti tornerà sicuramente utile! Usa le tecniche di progettazione che raccogliamo qui e nel nostro libro, e sarà tutto più semplice.

 

4. Sottovalutare la tecnologia

organizzare webinar efficaciLa tecnologia è un indispensabile alleato, ma può rappresentare un ostacolo insormontabile per la riuscita del tuo Webinar. Oltre ad aver scelto accuratamente la piattaforma (per qualche suggerimento leggi il nostro articolo “Il software per il Tuo Webinar: come scegliere la piattaforma“), è necessario assicurarsi che tutto funzioni alla perfezione: la webcam, il microfono, la presentazione che abbiamo preparato.

E se ci fosse qualche imprevisto tecnico, devi avere sempre a disposizione un piano B. Una foto statica da sostituire alle immagini della webcam, nel caso non dovesse funzionare il video; la mailing list dei partecipanti se si prevede un ritardo dovuto ad un imprevisto dell’ultimo minuto; un “ponte telefonico” con il conduttore del Webinar efficace che sostituisca la connessione, così in caso di problemi lui metterà in viva voce la vostra telefonata e voi potrete continuare la relazione.

INDICE DI DANNO: 7Hai controllato l’inquadratura della webcam prima dell’even… aspetta ma quello alle tue spalle non è mica un poster di Winnie the Pooh??? Oh! Nooooo!!! Troppo tardi!

 

5. Presentare come se non fossi online

Assicurarti che non ci siano interruzioni o problemi tecnici è senza dubbio un ottimo inizio, ma è fondamentale ricordarsi che il Webinar è online e che tutti i partecipanti ti guarderanno e ascolteranno.

Visto che è impossibile tagliare e montare la tua presentazione in diretta, ricordati perciò di spegnare il cellulare, chiedere ai tuoi colleghi o parenti di non disturbarti e di vestirti in modo adeguato, tutto questo darà un’immagine di te professionale e seria.

INDICE DI DANNO: 7 E’ inutile che metti la tua camicia migliore, se sotto indossi i pantaloni del pigiama: potresti aver bisogno di alzarti un attimo dalla sedia… e…

 

6. Non progettare la componente interattiva

fare webminar efficaceLa relazione che si instaura tra i partecipanti e tra questi e i relatori e conduttori è l’elemento fondamentale di un Webinar, perciò progettarla attentamente è un elemento di successo. Saper creare un clima sereno e coinvolgere i partecipanti attraverso approcci, soluzioni e strumenti diversificati è senza dubbio un obiettivo prioritario che vi assicurerà di lasciare una traccia nei partecipanti. Se riusciamo a fare si che le persone agiscano, intervengano e trovino nel Webinar uno spazio adatto per capire, apprendere e migliorare, siamo senza dubbio sulla buona strada.

Come facilitare l’interazione? Mica semplice…quattro gli ingredienti fondamentali:

  1. accoglienza multimediale
  2. condivisione di idee in grado di entusiasmare i partecipanti, attraverso aspetti visivi, cognitivi e interattivi
  3. feedback costruttivi in progress
  4. una sessione di domande e risposte

E se le cose vanno male? Ricordati che il lavoro di squadra fa la differenza ed è uno dei primi obiettivi che deve raggiungere il tuo Webinar Efficace! Relatore, conduttore, staff possono (e devono!!!) collaborare per uscire dall’empasse.

INDICE DI DANNO: 9 – Icebreaker, housekeeping, storytelling non sono parolacce, ma tecniche che dovresti conoscere e padroneggiare!

 

7. Presentare dimenticandosi dei partecipanti

Anche se non tutti usano le presentazioni per i loro Webinar, questo è senza dubbio uno strumento molto utile. Oltre ad evitare di inserire molti contenuti nelle slide, è auspicabile che non leggere ciò che hai riportato nella presentazione! Altrimenti, sarebbe stato sufficiente mettere le slide su Slideshare e linkarle al tuo pubblico!fare webinar efficaci

Inoltre, non dare per scontato che i partecipanti ti stiano seguendo nella presentazione o  nei contenuti che stai spiegando. Fai in  modo di regolare il “ritmo” del discorso sul target e assicurarti che tutti stiando “digerendo” ciò che dici. Infine, tieni sempre a mente che i partecipanti potrebbero voler fare delle domande, per questo sarà sufficiente ogni quarto d’ora chiedere se ci sono dubbi o richieste.

INDICE DI DANNO: 10 I tuoi partecipanti sono il bene più prezioso dell’intero Webinar efficace. Dimenticartene significa perdere il 99% dell’evento! E’ questo uno degli errori più gravi: coinvolgili tutti, interagisci, punzecchiali, giocaci, divertiti!

 

8. Non definire e sviluppare il Follow Up

Il follow up riguarda tutte le comunicazioni che avvengono dopo l’evento e fondamentalmente serve a ringraziare i partecipanti, fornire indicazioni e informazioni legate al dopo Webinar, ricevere feedback sull’evento, inviare il link della registrazione dell’evento oltre che materiale, risorse, link utili ai partecipanti e segnalare altri eventi simili.

Non sviluppare il follow up significa interrompere il flusso comunicativo con chi ha partecipato al vostro Webinar e, peggio, non progettarne uno adeguato può compromettere il lavoro svolto, facendovi perdere l’occasione di  rilanciare sul futuro!

INDICE DI DANNO: 7 Non perdere mai l’occasione di interagire con i tuoi partecipanti: se ti hanno dedicato del tempo è perchè meriti, e loro meritano qualcosa in cambio, anche dopo aver partecipato!

 

9. Ricordati che sei un essere umano!

webminar efficaciHai fatto pling! pling!? Ti sei procurato un bicchiere d’acqua? Hai staccato il telefono?

Ecco piccole cose che dimentichiamo ma che possono infastidirci durante un Webinar: pensa se ti scappa mentre stai presentando il punto chiave, quello che rappresenta la svolta del tuo Webinar efficace! Pensa se inizi a tossire per una qualsiasi ragione e non hai nemmeno un po’ d’acqua!

Evitare certi piccoli problemucci è abbastanza semplice!

INDICE DI DANNO: 3 – Non succede nulla se devi alzarti un secondo e scomparire. Se siete in più conduttori è anche più semplice. Ma previeni situazioni imbarazzanti, è sempre meglio! Ah! Evita il birrozzo stile partita! Non è professionale, almeno che tu non stia presentando proprio la birra!

 

Extra: non avere letto tutti i nostri post!sorpresa

E non solo! Al di là di quello che raccogliamo in WebinarPro (e nel nostro libro), documentarti su come funzionano i Webinar e come gestire un evento live in modo efficace è il primo passo per evitare errori, o almeno per imparare dagli errori altrui.

Documentati, studia, segui dei corsi (come i nostri) sperimenta e non improvvisare!

Mai!

 

 

 

Il Webmeeting online: come organizzare la Tua prossima riunione online

Sai cos’è un WebMeeting e come funziona? Il WebMeeting è una particolare forma di Webinar paragonabile a una riunione online, in cui tutti i partecipanti possono intervenire, scambiare informazioni e parlare.

Nel WebMeeting online il focus è posto sulla relazione, sullo scambio tra i partecipanti e sui processi collaborativi. Il centro fondamentale dell’attività si concentra, quindi, sulla possibilità di scambiare idee, confrontarsi e dialogare. E’ un’accezione leggermente superiore come livello generale del Webinar (che come sappiamo raccoglie un po’ tutte le tipologie, rappresenta la categoria più generale).

10372162_s Lo scambio avviene molti-a-molti, dunque, possiamo paragonare questo tipo di webinar ad una tavola rotonda o un workshop attivo, in cui  lo scopo è il confronto tra le idee e lo scambio di opinioni sulle azioni da intraprendere. Per questo motivo è importante che chi vuole realizzare un WebMeeting non solo si preoccupi di facilitare gli scambi e tenere traccia dello sviluppo dell’incontro, ma che scelga anche in che modo dovrà avvenire il passaggio del microfono (tutti aperti? su richiesta?), che strumenti collaborativi utilizzare (lavagna condivisa? Raccolta di domande? Wiki?) e come gestire le webcam.

La struttura complessiva di un WebMeeting collaborativo ha quattro fasi principali: l’accoglienza, la presentazione dell’agenda, il ciclo dinamico e la chiusura. Prima dell’ultima fase può essere utile un blocco aggiuntivo, ovvero una fase di debriefing e pianificazione.

I primi due momenti assumono, in questa tipologia di webinar, un ruolo fondamentale, sia perchè in queste fasi si deve creare il clima e e il contesto interattivo più adatto a far si che le persone si sentano coinvolte e che percepiscano l’importanza del proprio contributo, sia perchè bisogna assicurarsi che tutti i partecipanti usufruiscano delle funzioni interattive della piattaforma per offrire senza troppi ostacoli il proprio contributo al WebMeeting.

Terminata la fase di accoglienza, è utile ripresentare il programma del webinar anche in relazione ad alcuni aspetti del ciclo dinamico del webinar.

In particolare, il conduttore dovrà:

  • Presentare eventuali relatori e indicare con precisione il loro ruolo
  • Indicare gli obiettivi principali del webinar
  • Specificare i risultati attesi al termine dell’evento
  • Fornire eventuali strumenti, risorse online, link per recuperare informazioni, tools, ecc. utili per la sessione collaborativa
  • Specificare il metodo di lavoro
  • Specificare ruoli e aspettative nei confronti dei partecipanti

come organizzare un webmeetingConsiderando la complessità di un evento che punta molto sulla produzione di idee, sullo scambio e alla discussione di alternative, nonchè alla produzione di un risultato, è importante dedicare, in proporzione, meno tempo alle prime fasi e concentrarsi maggiormente sulla collaborazione vera e propria.

La parte collaborativa può assumere tutte le forme e seguire le procedure che riusciamo a immaginare: l’unico limite è dato dalla scelta degli strumenti, dalla piattaforma e dal compito assegnato.

Dovremo, inoltre, prestare molta attenzione ad alcuni aspetti come le caratteristiche dell’audience, la loro formazione all’uso di strumenti collaborativi, la configurazione software e hardware della working station da cui si collegano e la capacità dell’evento di coinvolgere i partecipanti.

 

Come favorire lo scambio tra i partecipanti di un webinar?

La domanda da cui parte questo post è fondamentale per chiunque voglia realizzare un Webinar Professionale: come posso fare interagire tra loro i partecipanti del mio Webinar? Come posso coinvolgere, attirare, divertire, formare, informare contemporaneamente più partecipanti?

117466963

Prima di tutto dobbiamo capire cosa accade in un webinar dal punto di vista psicologico e interattivo.

Discuteremo altrove la differenza tra interazione e collaborazione e concentriamoci per il momento sulle tre componenti fondamentali dello scambio in un Webinar:

  • Il lato organizzazione che include relatore, conduttore e staff
  • Il gruppo dei partecipanti
  • Il punto di incontro che viene dato dall’interazione tra tutte le parti coinvolte

Il gruppo all’interno di una sessione di webinar, come nella vita reale e in altri contesti online, è qualcosa di concettualmente diverso dalla somma delle sue parti; le interazioni tra tutte queste componenti e tra i suoi sotto gruppi sono una dimensione che va considerata con molta attenzione.

Aggiungiamo un tassello importante: anche se tutte le opzioni della piattaforma fossero sotto il controllo degli organizzatori, non è sempre possibile monitorare alcuni scambi, ovvero l’interazione esterna tra i partecipanti che possono, a seconda della configurazione:

  • Scambiare tra loro messaggi nella chat pubblica
  • Scambiare tra loro messaggi nella chat privata
  • Scambiare tra loro messaggi privati al di fuori della piattaforma
  • Scambiare messaggi fuori dal gruppo, fuori dalla piattaforma

155280654

Senza pretendere di avere il controllo su ogni comunicazione interna/esterna dei partecipanti al webinar, bisogna dare per scontato che le diverse proporzioni tra messaggi interni ed esterni, tra in-topic e off-topic (ovvero quanto è coerente con il tema e la discussione in tempo reale e quanto non lo è), tra scambio costruttivo e pertinente e rumore, dipendono da altrettanti elementi comuni.

 

Quando pensiamo all’interazione all’interno di un Webinar dobbiamo metterci di volta in volta nei panni di ognuna delle tre componenti che abbiamo individuato: relatore/docente, staff, partecipante!

E per ognuno di essi possiamo farci qualche domanda:

  • Cosa si aspetta da questo Webinar?
  • Quali obiettivi/risultati vuole raggiungere?
  • E’ interessato a interagire con gli altri?
  • Perchè vuole/non vuole interagire con gli altri?
  • Interagendo con gli altri partecipanti cosa può ottenere in più?

 

Chi è e cosa fa concretamente il conduttore di un Webinar

Dobbiamo distinguere tra due importanti figure in un Webinar: il relatore/docente e il conduttore.

In questo post ci concentreremo sul conduttore.

Questa figura agisce all’interno del Webinar quasi come un presentatore televisivo: passa la parola, si occupa della regia, dei tempi, di tutti gli eventi che circondano il fulcro del webinar stesso: la presentazione effettuata dal relatore.

56804245

Il conduttore è davvero molto importante e, per alcuni versi, diventa persino indispensabile per una serie di ragioni:

  • Facilita il lavoro del relatore/docente, lasciando che questi si occupi solo della propria presentazione
  • Riduce la fatica, il multitasking, la necessità di fare tutto allo stesso tempo
  • Allegerisce il clima (se è bravo!) e crea varietà nella presentazione
  • Offre l’idea di uno staff dietro all’evento
  • Facilita lo scambio tra tutte le persone coinvolte

Dal punto di vista delle attività vere e proprie, il conduttore agisce in molti modi.

Nella fase iniziale si occupa di accogliere i partecipanti, salutarli, attivare degli icebreaker (vedremo più avanti di cosa si tratta) per scaldare l’atmosfera e creare il giusto clima sin dai primi passi. Una volta terminata la fase di inserimento dei partecipanti e di primo coinvolgimento e, soprattutto, risolti tutti i piccoli problemi di connessione, il conduttore avvia il webinar concentrandosi su tre punti: Agenda dell’evento, presentazione dei relatori e avvio del webinar vero e proprio.

Nella fase centrale, il conduttore ha un ruolo relativamente passivo: monitora, controlla la chat, prende nota delle domande, controlla che vada tutto per il verso giusto e fornisce in forma privata eventuali segnali o indicazioni al relatore, feedback che possono essere relativi alla velocità, al tono, a questioni da rimarcare sulla base della chat, ecc. Durante la presentazione dei contenuti, il conduttore in linea di massima non dovrebbe fare riferimento alle domande emerse in chat, in quanto potrebbero distrarre il relatore.

Terminata la presentazione, il conduttore si occupa dello scambio e dell’interazione. Si tratta ora di lasciare ampio spazio ai partecipanti, coinvolgerli nelle domande, spingerli a intervenire in chat, col microfono e, per i più audaci, con la webcam. Il compito del conduttore in questa fase è quello di facilitare, monitorare i tempi, gestire la proporzione di domande e risposte.

dv590055a

Nell’ultima fase il conduttore deve rimarcare eventuali call-to-action, affiancando i messaggi dei relatori, interagendo con questi per far comprendere tutti i passaggi di tali operazioni. Successivamente è possibile presentare cosa succede dopo, ad esempio eventi connessi con il webinar, o momenti di approfondimento. Questa fase dipende dall’obiettivo del webinar, dalla sua tipologia e dalla struttura generale dell’evento, per la quale rimandiamo al primo capitolo.

Alla fine dell’evento il conduttore saluta, ringrazia e, quando possibile, offre un “dono”: un link, una pagina web, un file da scaricare, la possibilità di fornire un feedback. Il dono deve essere qualcosa che faccia da ponte tra la chiusura del webinar e tutto ciò che accade dopo.

Insomma, un conduttore fa un bel po’ di cose! L’avresti mai detto? 🙂