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Follow up e Registrazione Webinar: 4 modi per gestirla

Registrazione Webinar: forse il bene più prezioso dopo il Webinar stesso!

Il Follow up di un Webinar è un momento importante per diversi motivi:

  1. Riprendi il discorso lasciato aperto durante il Webinar
  2. Consolidi la Call-To-Action
  3. Crei un ponte che va ben oltre l’evento online stesso

[dropshadowbox align=”center” effect=”raised” width=”450px” height=”” background_color=”#ffffff” border_width=”2″ border_color=”#dddddd” ]Per capire meglio cosa fare con il Follow Up, leggi questo post: Follow Up: cosa fare dopo un Webinar [/dropshadowbox]

Oggi ci concentriamo su un altro aspetto: come fai a gestire, inviare e condividere la Registrazione Webinar dell’Evento in modo veloce e pratico? Abbiamo individuato almeno quattro modi diversi e comodissimi.

registrare webinar e follow-up

Il Follow Up è un modo per creare un legame con i tuoi partecipanti!

Inviare la Registrazione Webinar direttamente con la Piattaforma Webinar

registrazione webinar

La maggior parte delle piattaforme webinar gestiscono a proprio modo la registrazione dell’evento.

Ad esempio Adobe Connect crea una registrazione accessibile direttamente online: condividi il link e i tuoi partecipanti possono accedere direttamente alla registrazione, addirittura navigando nella chat dell’evento, leggendo i contributi di ogni partecipante!

GoToWebinar ti permette invece di salvare un file con estensione .mp4, caricarlo nel sistema di Citrix e inviarlo ai partecipanti, con la possibilità di differenziare la comunicazione tra chi ha effettivamente partecipato e chi si è iscritto ma non era virtualmente presente all’evento.

Se usi Hangout hai addirittura a tua disposizione Youtube!

Insomma, a seconda della piattaforma puoi avere alcuni servizi integrati e questo potrebbe essere un buon criterio da considerare quando scegli la piattaforma.

Usare Youtube o Vimeo per condividere la Registrazione del Webinar

Usa Youtube per condividere la registrazione WebinarIl secondo modo molto semplice è veloce è semplicemente quello di usare Vimeo oppure youtube, caricare il video e condividerlo con il mondo.

Non hai controllo diretto di chi la vedrà ma con alcune semplici strategie puoi anche veicolare questa registrazione in diversi modi.

Diciamo che questo è uno dei metodi più veloci e utilizzati!

 

Inviare la Registrazione Webinar come file con WeTransfer

Se non hai la possibilità di usare uno dei servizi integrati o se preferisci lasciare direttamente ai tuoi partecipanti l’intero file della registrazione, ha due opzioni molto comode.wetransfer per inviare registrazione webinar

La prima è quella di usare WeTransfer: puoi inviare a diversi indirizzi email il file della registrazione fino a 2GB.

Questa procedura va bene se hai pochi partecipanti (diciamo una decina-ventina) e se proprio hai fretta! Infatti se hai qualche centinaio di iscritti è improponibile incollare gli indirizzi uno a uno e la limitatissima personalizzazione della mail non lo rende adatto a un follow up del webinar professionale.

Inviare la Registrazione del Webinar con DropBox

inviare webinar registrazione follow upDropbox è sempre stato il punto di riferimento per l’archiviazione e condivisione di file.

Ha (e ha sempre avuto) concorrenti (il più famoso è stato Copy, in corso di chiusura, e il sempre vivo e funzionante Drive di Google).

Dropbox ti permette di inserire la tua registrazione in formato mp4 o avi direttamente nella tua cartella e condividere il link con chi vuoi tu.

Certo, non hai il controllo del tempo di esposizione (ossia non puoi decidere per quanto tempo sarà visibile la registrazione), ma i vantaggi sono enormi!

Condividi il link del file e, quando non vuoi più condividere la registrazione webinar, lo sposti in un’altra cartella.

Registrazione Webinar: non perdere l’occasione.

Insomma, hai a tua disposizione moltissime alternative, ma l’aspetto che devi tenere sotto controllo è proprio questo: l’invio della registrazione è un’occasione d’oro per riprendere i contatti con i tuoi partecipanti e … continuare il discorso!

Non perderti questa occasione e valorizza al massimo la tua registrazione webinar.

Follow Up: cosa fare dopo un Webinar

follow up webinar - cosa fare dopo un evento online

Ogni tipo di Webinar (che sia in modalità videoconferenza e conferenza online, oppure in modalità collaborativa, come WebMeeting), ormai lo sai non si limita al solo evento dal vivo e, soprattutto, non si conclude con i saluti finali.

E’ quindi molto importante capire cosa succede dopo l’evento online: come rendere la tua videoconferenza un’esperienza che si protrarre nel tempo, che prosegue oltre l’evento stesso?

In sintesi:

Cosa fare dopo un evento online?

Cosa fare dopo un webinar?

 

Follow up: perchè è importante

Esistono moltissime azioni diverse che hanno tutte in comune alcuni obiettivi:

  • Inviare il link della registrazione del webinar
  • Ricontattare le persone che hanno risposto all’invito e ringraziarle
  • Rilanciare eventuali promozioni
  • Creare un ponte sul futuro (altri eventi, altre iniziative, altre azioni da parte del partecipante, ecc.)
  • Creare e mantenere il legame con le persone che ti hanno dedicato del tempo e che sono interessati ai tuoi argomenti

Come sfruttare il Post-Webinar

cosa fare dopo un webinarCon Post-Webinar o FollowUp intendiamo tutte le attività che puoi svolgere terminato il webinar nelle ore o nei giorni immediatamente successivi all’evento.

Hai una gamma di opportunità decisamente ampia e il limite è determinato solo dalla tua fantasia.

 

Ecco qualche idea molto semplice:

  • Mail di ringraziamento
  • Feedback
  • Registrazione e materiali
  • Call to action

Vediamoli nel dettaglio.

cosa fare dopo un webinarI ringraziamenti alle persone che hanno partecipato saranno inviati tramite mail, questo permette di creare un legame virtuale molto forte con il nostro pubblico. La mail di follow-up per un Webinar serve anche a ringraziare chi sta già comprando alcuni nostri prodotti, accedendo ai nostri servizi, o semplicemente prendendo parte ad un percorso formativo online.

La raccolta dei feedback è molto importante per chi ha organizzato il webinar, serve a capire i punti di forza dell’evento e le parti che invece vanno migliorate o addirittura cambiate. Hai erogato una o due ore di (in)formazione dal vivo, mettendoti in gioco:

Si provvede poi all’invio della registrazione del webinar, che deve avvenire entro al massimo tre giorni dall’evento stesso.

Perchè? Semplice: le persone si dimenticano e perdono il legame con quello che hanno visto o con la sensazione di essersi persi qualcosa! E tu devi agire molto in fretta!

cosa scrivere dopo un webinarDevi inviare la registrazione il più presto possibile e, se ne hai la possibilità, rieditala, taglia i pezzi morti, i saluti personali e privati (capitano troppo spesso!) e le parti inessenziali. Oltre ad aumentare il livello qualitativo, eviterai ai tuoi partecipanti inutili perdite di tempo, valorizzando il materiale che offri loro.

Un ultimo aspetto riguarda le call-to-action: immagina di aver usato il tuo webinar non solo per offrire contenuti di qualità, ma anche per aver proposto ai tuoi partecipanti un corso, un e-book, qualcosa che riguarda il tuo lavoro. Il follow up permette di richiamare l’attenzione, rilanciare l’offerta o la promozione e ricordare il motivo per cui tu hai organizzato il webinar, che probabilmente era l’obiettivo generale!

Insomma, imparare come fare un buon follow-up è fondamentale per amplificare il risultato del tuo webinar e, ricorda, come abbiamo scritto in tutti i nostri post sulla progettazione del webinar, il follow up deve essere previsto, progettato e preparato con largo anticipo, magari predisponendo le mail che poi invierai: il tempo non è mai troppo per queste cose!

Se hai dei dubbi su come preparare le mail dopo il Webinar, cosa scrivere nelle comunicazioni per promuovere o diffondere il tuo hangout o la tua videoconferenza e se vuoi dei modelli da seguire, non esitare a registrarti a questo sito: a breve avrai anche tu modo di accedere al nostro Webinar Toolkit, un insieme di risorse e materiali per il tuo Webinar.

Registrati subito! E’ gratuito e ti offre moltissime opportunità di altissimo livello!

Post scritto in collaborazione con Elisa Oliva

TeleSummit e Hangouts. Cosa sono e come organizzarli.

Cosa sono i Telesummit e cosa significa Hangout

 

Non solo Webinar, insomma!

TeleSummit e Hangouts sono parole che stanno emergendo sempre più spesso nella rete ed è sempre più frequente vederli associati ad eventi online ai quali, non molto tempo fa, erano associate parole come Webinar e WebConference. Mode? Non proprio!

In questo articolo vorremmo spiegarti cosa si cela dietro queste parole altosonanti e che, da un certo punto di vista, aprono molti scenari interessanti.

La premessa è sempre la stessa: attenzione alle parole nuove, alla loro eco nel web e, naturalmente, all’uso che ne viene fatto. Così come abbiamo imparato dall’articolo Webinar VS. Webcast: quando ti stanno prendendo in giro! ci vuole molto poco per usare un termine in modo malizioso, e trasmettere un messaggio che in realtà significherebbe altro.

Sapere come usare correttamente termini tecnici di questo tipo ci permette di valutare meglio le offerte che la rete ci offre e adattarle alle nostre esigenze!

 

TeleSummit

Hai capito cos’è un Webinar? No? Rileggiti Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano!

telesummitSe prendi come mattoncino il singolo Webinar, un TeleSummit è un insieme di Webinar, una raccolta di interventi online dal vivo, accomunati da un tema comune. Se è corretto quello che cita l’Oxford Dictionary (Summit), l’accento non cade tanto sul numero di relatori (tanti!), ma sul livello:

late Middle English (in the general sense ‘top part’): from Old French somete, from som ‘top’, from Latin summum, neuter of summus ‘highest’

Il TeleSummit raccoglie quindi tante persone di spicco di un certo settore, i cosidetti guru, i numeri uno, la crème de la crème su un certo argomento buy generic clomid.

Organizzare un Telesummit è complicato almeno quanto organizzare una serie di Webinar, ma lo è ancora di più se l’obiettivo è composto dai seguenti elementi che, appunto, caratterizzano il TeleSummit:

  • Raccogliere relatori di altissimo livello, con un certa fama.
  • Raccogliere molti partecipanti e fare in modo che… partecipino!
  • Trovare la piattaforma webinar adatta per ospitare così tante persone.

Cos’è un Telesummit è quindi chiaro: un evento di una o più giornate, in cui uno o più organizzatori raccolgono gli esperti di un certo settore che presentano tramite webinar i loro contenuti e le loro presentazioni.

Il TeleSummit è in definitiva un insieme di Webinar di alto livello che coinvolgono molti esperti.

Coem organizzare Telesummit e Hangout

Come organizzare un TeleSummit

Come sempre, il miglior modo è documentarsi! Un libretto molto semplice, che sicuramente alcuni che si stanno lanciando in questo settore hanno assolutamente letto, è How to Be a Great Telesummit Presenter di Sheri Kaye Hoff.

L’autore offre alcune rapidissime e veloci indicazioni per organizzare un TeleSummit di qualità, offrendo anche alcune idee su come migliorare il proprio modo di presentare in eventi di questo tipo (ovviamente nulla che abbia a che vedere con Il Manuale pratico del Relatore 2.0! 8-).

In questo librettino i passaggi consigliati sono:piattaforma per telesummit

  1. Decidere il modello di TeleSummit da sviluppare: interviste, singole presentazioni, tavole rotonde online sono solo alcuni modelli di TeleSummit
  2. Accedere ad un’organizzazione esterna o presentarsi all’organizzatore, fornendo indicazioni in merito ai contenuti, al titolo, alla struttura e durata dell’intervento *
  3. Sviluppare un MediaKit, ovvero un raccoglitore di informazioni, link, risorse e tool relativi al nostro settore
  4. Promuovere il TeleSummit tramite tutti i canali possibili
  5. Prevedere e organizzare il post TeleSummit (che non è altro che un super Follow Up (leggiti l’articolo sul Follow Up di un Webinar ed estendilo a più eventi)

* Come puoi notare l’approccio di questo piccolo libro introduttivo è più per chi vuole presentare in un TeleSummit, piuttosto che per chi vuole organizzarne uno. Ma la logica è la medesima.

Le conoscenze e le competenze necessarie alla realizzazione di un TeleSummit sono quelle di un Webinar Designer (se vuoi diventarlo… clicca qui), con l’aggiunta da non sottovalutare di sapere organizzare eventi complessi che significa: orari, calendari, contenuti, registrazioni, iscrizioni, prezzi, promozioni, flussi, piattaforme webinar, e via dicendo.

Ci torneremo su questo argomento!

 

Hangout (o Hangouts, o Hang out)

hangout e telesummit - cosa sonoIl termine significa ritrovo, circolo, ma anche passare il tempo!

Alcuni provano a usare il termine come se fosse una formula speciale di Webinar. Tutt’altro! E’ fondamentalmente un Webinar.

Hangouts è anche il nome dei video incontri che offre Google e spesso la vera differenza sta proprio nell’uso di Hangouts di Google. Si tratta di una potentissima versione della video chat, che permette la condivisione del desktop e delle slides, la possibilità di avere centinaia se non migliaia di partecipanti e molte features utili che vedremo più avanti.

Hangouts conferma la regola che in WebinarPRO viene ripetuta come un mantra:

Il Webinar è ciò che fai, ciò che condividi, l’esperienza che crei con le persone che partecipano. attraverso una piattaforma.

Ma di fronte alla tua migliore presentazione in pubblico, l’essenziale era il videoproiettore? Quando hai fatto quella dichiarazione d’amore al telefono, la parte più importante era il dispositivo? E in quello splendido viaggio che ti ha cambiato la vita, l’elemento essenziale erano i pneumatici dell’automobile?

Hangouts è potentissimo e ti permette di organizzare dei Webinar di ottima qualità, con dei limiti e degli enormi potenziali. Ne parleremo diffusamente in una lezione di Webinar ABC, la prima Webinar School interamente Gratuita, anche perchè è proprio questo strumento che sta decretando la diffusione dei TeleSummit, risolvendo un importante problema, ossia l’accesso a strumenti potenti e gratuiti per organizzare un webinar.

Concludendo… sui Telesummit e su Hangout

Il TeleSummit richiede molte competenze che vanno ben oltre la progettazione e realizzazione di un Webinar. Ti richiedono esperienza e un ampio kit di attrezzi del mestiere che fanno molto riferimento alle figure del Webinar Designer e del Webinar Director (esplora i due profili).

Prima dovresti fare esperienza con il singolo webinar, poi passare alla serie di webinar e allora si, lanciarti in questo stimolante e attraente, quanto complicato settore.

Una dritta per i tuoi primi passi?

Eccola!

Clicca qui per accedere alla prima Webinar School completamente gratuita!

iscriviti subito, cliccando sull’immagine. E’ gratis e molto stimolante!

 

 

Come organizzare un Webinar

Come organizzare un webinar è la prima domanda che molte persone ci fanno quando rientrano in una di queste categorie:

  • Vogliono formare molte persone senza spendere troppi soldicome organizzare un webinar
  • Vogliono presentare un’idea a più persone contemporaneamente
  • Vogliono lavorare online in modo sincrono con più persone

Il primo passo per fare un webinar di successo è capire qual è il corretto processo di sviluppo, quali sono le fasi per passare dalla propria idea alla fase finale e, sopratutto quali sono le fasi più critiche.

La sequenza migliore, ossia quella che ti permette di includere tutte le fasi possibili, è indubbiamente quella più semplice che possiamo immaginare, ossia quella riportata nel nostro libro Webinar Professionali (da cui abbiamo tratto l’immagine qui accanto).

Analisi

Il primo passaggio è porti alcune domande sugli obiettivi che ti poni, sul target, sui suoi bisogni, su come rispondere alle esigenze dei tuoi potenziali (e si spera, effettivi!) partecipanti.

Ma non solo: prima di progettare il tuo webinar, devi valutare tutte le opzioni che hai a disposizione, gli strumenti, le opportunità di fare alcune cose oppure di sceglierne altre.

La fase di analisi spesso viene sottovalutata, ma rappresenta la vera differenza tra un webinar professionale e un evento improvvisato, poco professionale e poco accattivante.

Progettare il Webinar

La seconda fase richiede la progettazione vera e propria e a nostro avviso si deve concentrare sulle tre dimensioni fondamentali di un webinar (e non solo!):

  • Contenuti: quali argomenti trattare nel webinar? Come strutturare i contenuti della webconference in modo efficace? Come erogare, condividere e sviluppare i contenuti in un webmeeting?
  • Processo: quale sequenza seguire nell’erogare i contenuti del webinar? Come strutturare le diverse attività nell’evento dal vivo?
  • Relazione:  come animare e moderare i partecipanti durante il webinar? Come gestire eventuali conflitti?

SetUp: preparare il Webinar

Il SetUp del Webinar raccoglie tutte le operazioni che riguardano la configurazione tecnica delle pagine web, della piattaforma, nonché la definizione dell’intero piano editoriale di comunicazione sui Social Media, quando è richiesta una buona promozione e divulgazione del nostro evento per raccogliere i partecipanti.

Evento live

Qui potremmo aprire il vaso di Pandora di tutto ciò che occorre sapere per realizzare l’evento dal vivo. E tutto il sito in qualche modo risponde a questa esigenza. Per questo post dobbiamo rinviare ad altri articoli questi aspetti.

Post Evento

Terminato il Webinar, non termina il lavoro di chi ha organizzato l’evento: è necessario dopo l’evento lavorare su alcuni aspetti fondamentali. Ad esempio, inviare la registrazione, raccogliere eventuali feedback, alimentare la conversazione sui temi che abbiamo trattato.

In questa fase finale, possiamo immaginare davvero qualsiasi ulteriore followe up, ma affronteremo separatamente tutti gli aspetti.

Da dove partire?

Indubbiamente dall’inizio!

Segui queste prime dritte:12980139_s

  • Stabilisci il tema del tuo webinar
  • Definisci gli argomenti
  • Crea una scaletta

E poi, aspetta: stiamo per fornirti tutte le informaizoni che ti servono! 😉

L’importanza del Follow Up

Con il termine tecnico  follow up intendiamo tutte le comunicazioni che avvengono dopo l’evento live al centro del nostro Webinar. Si tratta prevalentemente di mail inviate dagli organizzatori a tutti gli iscritti, sia partecipanti, sia assenti (eh si! perchè spesso le persone si iscrivono e non partecipano!).

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Gli obiettivi del follow up possono essere molti e dipendono dagli obiettivi che ci poniamo:

  • Ringraziare i partecipanti
  • Fornire indicazioni e informazioni utili legate al dopo webinar
  • Inviare il link della registrazione dell’evento
  • Segnalare altri eventi simili
  • Rinforzare la call-to-action
  • Riprendere e rilanciare i risultati di una sessione di lavoro collaborativo
  • Indicare alcune azioni o attività da svolgere per completare il percorso iniziato con il webinar
  • Inviare materiale, risorse, link che possono essere utili ai partecipanti
  • Incoraggiare un feedback (per esempio con la compilazione di un questionario online)

Tutte queste operazioni rinforzano il valore comunicato durante il webinar, consolidano e arricchiscono la percezione della nostra originalità e professionalità e, di conseguenza, aumentano la probabilità di diventare i punti di riferimento per l’argomento trattato: se siamo ritenuti validi esperti di quell’argomento è più probabile che i partecipanti ci tengano in considerazione nel momento in cui hanno bisogno di noi, con tutto ciò che ne consegue.

Le mail di follow up devono rispettare alcuni criteri:

  1. Quando possibile, differenziare il messaggio per tipologie di utenti: chi ha partecipato effettivamente all’evento, chi si è iscritto e non ha partecipato, chi ci ha contattati per approfondimenti prima, durante e dopo l’evento e, infine, anche gli esterni (non iscritti)
  2. Non essere invasive, indicando in fondo le parti più promozionali rispetto ai contenuti e, anche nel caso si tratti di una mail di sapore promozionale, focalizzare la prima parte sulla promozione principale del webinar e le eventuali proposte laterali in coda
  3. Essere, se possibile, sintetiche e schematiche, sfruttando la gradualità per i diversi livelli di interesse dei lettori della nostra mail
  4. Segnalare bene i luoghi virtuali online in cui si sta discutendo del webinar (blog, forum, social network, pagina web)
  5. Restare aperte a tutti i possibili sviluppi e fornire tutte le indicazioni per eventuali approfondimenti

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Le mail di follow up sono uno straordinario strumento che deve essere utilizzato con grande cura e attenzione ai dettagli, rispettando tutte le tradizionali indicazioni per il mail marketing.