Webinar: quali sono le sue fasi e come gestirle

Ti capita spesso di presentare in un webinar? In questo articolo parlerò di quali sono le fasi in cui si divide una diretta webinar e di come gestirle. Prima, però, è necessario fare un po’ di ordine e definire quali sono le figure che di solito intervengono durante una diretta live, per evitare di sovrapporre i ruoli e di fare confusione.

fasi webinar

Un’ora prima del webinar

Ormai ci siamo! Stai organizzando il tuo webinar da circa un mese. Il discorso è pronto, le slide sono ok, la mail di reminder agli utenti è stata mandata. Ti guardi allo specchio. “Accidenti, la camicia è a righe!” e vai a cambiarla. Ma sì, fino a qui tutto normale, una leggera svista ci sta.
Incominci a fare gli esercizi per preparare la tua vocalità e la tua energia: è così che renderai il tuo intervento nel webinar memorabile. Hai letto Public Speaking Online, quindi sai bene gli esercizi che vanno fatti prima della diretta e su questo puoi stare tranquillo. Mancano pochi minuti ed ecco subito la regia che ti invita ad entrare, per essere pronto e aprire il webinar super puntuale!

 

Qual è il tuo ruolo all’interno del webinar?

Se sei un formatore che lavora in proprio o in una piccola associazione o, ad esempio, sei un consulente probabilmente fai tutto da solo (regia a parte). Spesso, durante un webinar, sei conduttore e relatore insieme. Ma può capitare che le due figure siano distinte, soprattutto in realtà più grandi. Per completezza, chiariamo questi ruoli. Abbiamo:

  • Il conduttore è coinvolto direttamente nella riuscita del webinar. È la figura che interagisce con i partecipanti, favorendo il dialogo fra gli utenti e il docente/relatore. Ma non solo: si occupa dell’organizzazione del webinar, sia prima della diretta, sia nel follow-up finale.
  • Il relatore si occupa solo dei contenuti: la presentazione, le slide e tutti i formati che servono durante il webinar. Ovviamente, è sua premura prepararsi a dovere, studiando anche le regole per apparire al meglio durante il webinar e stimolare l’interesse degli utenti.

 

Le fasi del webinar: chi fa cosa, quando?

Abbiamo appena visto quali sono le due figure che intervengono durante la diretta. Ora vediamo quali sono le attività in cui si suddivide la diretta. Le fasi di un webinar sono cinque:

  • accoglienza
  • presentazione
  • domande e risposte
  • chiusura
  • follow up

Leggendo le righe precedenti, è facile intuire quali sono le attività in cui è coinvolto il conduttore e quelle che riguardano solo il docente del webinar. Se ti occupi del webinar da solo probabilmente questa distinzione non ti interessa, ma quello che sto per raccontarti ti tornerà molto utile.

 

L’accoglienza

Il conduttore apre le danze. Appena gli iscritti entrano nell’aula virtuale, lui sveglia l’attenzione. Come? Interagisce con gli utenti in maniera simpatica ed amichevole, mentre aspetta che anche gli ultimi partecipanti facciano il login. Chiede agli utenti cosa si aspettano da questo evento e riporta i numerosi spunti al relatore. si aqualche spunto che potrai riprendere durante la presentazione. In questa prima fase, sarà l’unico ad avere la webcam e il microfono accesi. Sarà lui a introdurre il relatore ai partecipanti, con energia ed entusiasmo.

 

La presentazione

Ora è tutto in mano al relatore. Una volta conclusi i convenevoli con il conduttore, si entra nel ciclo dinamico del webinar. Sai di cosa si tratta?

 

“Il ciclo dinamico è composto da una parte strettamente connessa ai contenuti e da una parte relativa allo scambio di informazioni e confronto tra i partecipanti.”

Webinar Professionali, Luca Vanin e Fabio Ballor

 

Ricorda: è il tuo momento! Devi fare di tutto per renderlo intrigante. Usa gli strumenti che le piattaforma webinar ti mettono a disposizione. Eccone due:

  • la condivisione dello schermo. Utile sia per fare vedere le slides, ma anche per far visualizzare la lavagna condivisa, alcuni video o anche il desktop, per fare vedere ad esempio come si utilizza un software.
  • la chat. Indispensabile per interagire direttamente con i partecipanti, specialmente per raccogliere le domande e le risposte.

 

Q&A del webinar (Question & Answer)

Dopo la presentazione, è ora di lasciare lo spazio alle domande. Attenzione però: non è detto che sia una fase successiva alla presentazione! In realtà, sta al relatore scegliere quando inserirla. Se la tua presentazione tocca più argomenti, puoi scegliere di impostare una sessione domande-risposte alla fine di ogni parte. Dipende da come vuoi impostare il tempo che hai disposizione. Qual è il mio consiglio? Chiedere se ci sono domande alla fine di ogni argomento. Puoi rispondere subito a quelle più semplici, e tenere quelle più difficili o stimolanti per la fine. Così riesci a gestire il tuo tempo anche in base ai diversi spunti che ci saranno nel corso del webinar.

Qui si conclude il ciclo dinamico.

webinar fasi

La fase di chiusura non è la fine del webinar

La palla ritorna al conduttore. Questa tradizionalmente è la fase dei saluti, del pitch o di una call to action (perchè no? Anche in compagnia del relatore). La diretta del webinar si conclude qui.

 

Il Follow Up è la chiusura perfetta!

La diretta è finita, ma il webinar no: è il momento del Follow Up. Conduttore e relatore possono occuparsene insieme:

  • il relatore fornisce i contenuti da mandare agli iscritti al webinar: un ebook, un pdf o le slide. Gli utenti si sentiranno coccolati e più propensi a partecipare ad altri tuoi eventi online o ad accogliere la tua call-to-action.
  • il conduttore manda la registrazione dell’evento a tutti gli iscritti (anche a chi non ha partecipato). Può chiedere feedback somministrando un questionario.

 

Ho scritto questo articolo riprendendo un capitolo di “Webinar Facile. Manuale pratico del Relatore 2.0” di Luca Vanin e Fabio Ballor, che dà questo ed altri consigli interessantissimi per chi si trova spesso a presentare eventi online. Leggi qui se vuoi saperne di più!

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Vanessa Migliano

Sono laureata in Comunicazione e la mia passione è il Digital Marketing. Adoro imparare, studiare, curiosare. Quando non assisto ad un webinar, leggere e cucinare sono i miei hobby preferiti, insieme alle serie tv e agli animali. I miei colleghi ti diranno che sono un po’ sbadata e un po’ pignola.
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