Come organizzare webinar professionali: da dove partire

organizzare webinar

Stai pensando di organizzare un webinar per la tua azienda ma non sai da dove partire? Allora sei nel posto giusto!

Continua a leggere l’articolo per non perderti i migliori consigli per organizzare al massimo il tuo prossimo webinar.

Sicuramente avrai sentito parlare o avrai partecipato ad almeno un webinar nell’ultimo anno: questi eventi online con ampio pubblico sono ormai entrati a far parte della routine di molte organizzazioni.

Se sei finito su questo articolo è perché la tua esperienza è stata altamente piacevole e hai capito quali sono i vantaggi di creare webinar gratis.

Sono felice di aiutarti nell’organizzazione del tuo prossimo evento, mostrandoti tutti i passaggi per crearne uno in modo efficace.

4+1 strumenti per organizzare un webinar

Per prima cosa, ti ricordo cosa si intende per webinar: un evento online che riunisce più persone su una piattaforma online per discutere di un certo argomento.

È possibile rendere l’incontro interattivo e coinvolgente mediante l’uso di diversi strumenti, quali slide, filmati e spazi dedicati a Q&A, interviste e confronto con i partecipanti.

Organizzare webinar professionali non richiede necessariamente il pagamento di ingenti cifre a team di organizzatori ed event manager; questo perché è possibile creare meeting online gratuiti in poche e semplici mosse.

Tutto ciò che ti servirà all’inizio sarà:

  1. Un computer, smartphone o tablet
  2. Una connessione a internet potente
  3. Un contenuto interessante da comunicare e ben strutturato
  4. Una presentazione con slide, filmati o parti preregistrate

Ti sarai accorto che in questo breve elenco manca l’elemento più scontato e necessario: la piattaforma webinar. 

Ho appositamente omesso questo strumento così essenziale perché adesso gli dedicheremo un intero paragrafo.

Quindi, se vuoi scoprire come scegliere la piattaforma più adatta alle tue esigenze e quali sono le migliori sul mercato, continua a leggere!

organizzare webinar professionali

Quale piattaforma webinar scegliere?

Nell’ultimo anno è aumentato vertiginosamente il numero di siti che offrono la possibilità di creare eventi online con strumenti di videoconferenza.

Scegliere la piattaforma webinar più adatta al proprio evento è quindi diventato un passaggio più sensibile e complicato.

Spesso si pensa che per avere un servizio impeccabile l’unica soluzione sia pagare costosi software: in realtà esistono molte opzioni che consentono di creare meeting online gratuiti personalizzabili.

Di seguito cercherò di spiegarti al meglio come funzionano le tre piattaforme gratis più utilizzate.

Creazione webinar con Zoom

Zoom è sicuramente la piattaforma webinar più popolare. Il piano gratuito permette di organizzare eventi di massimo 100 partecipanti dalla durata di 40 minuti.

Se vuoi conoscere meglio la Piattaforma Webinar Zoom, ti consigliamo questi articoli:

In alternativa, è possibile attivare un piano in abbonamento che ti consentirà di scavalcare alcune limitazioni della versione gratuita.

In entrambi i casi organizzare webinar su Zoom è facile e intuitivo.

La piattaforma mette a disposizione tutti gli strumenti essenziali per un evento online: chat, sondaggi, alzata di mano e analytics.

Zoom è fruibile sia da computer (tramite browser o apposito client scaricabile) che da smartphone e tablet tramite l’app per dispositivi Android e Apple.

Creare un webinar con Zoom è più facile di quanto pensi, infatti, seguendo questi pochi passaggi, non avrai problemi.

Continua a leggere per scoprire come fare!

1. Registrazione

Il primo passo è quello di accedere al sito ufficiale di Zoom, selezionare la lingua che preferisci, e creare un account, tramite il pulsante “Registrati, è gratis”.

2. Download del client webinar

Dopo aver completato la registrazione, è il momento di scaricare il client ufficiale di Zoom sul tuo computer. Infatti, mentre è possibile partecipare a meeting senza un account attraverso il browser, per organizzare nuove riunioni è necessario il client.

3. Accesso alla piattaforma

Una volta installato Zoom sul tuo computer, avvia il programma. In seguito seleziona “Accedi” e inserisci le tue credenziali (mail e password). Ora sei pronto per il prossimo step!

4. Pianificazione del webinar

Per creare un webinar basta scegliere l’opzione “Pianifica” (Schedule). Successivamente dovrai compilare i dettagli richiesti tra cui tema (topic), data, ID riunione, password e impostazioni audio e video. Una volta conclusa la compilazione, non dovrai fare altro che cliccare su “Pianifica” per fissare il tuo prossimo webinar.

5. Avvio

Quando sarà il momento di avviare il tuo webinar, vai nella sezione “Riunioni” (Meetings) e clicca su “Avvia” (Start) accanto al webinar desiderato. Se invece vuoi creare una nuova riunione in diretta, ti basterà selezionare “Nuova riunione” (New Meeting) e sarai pronto per iniziare!

Ora che hai tutte le informazioni necessarie per creare e gestire al meglio un webinar di successo utilizzando la piattaforma Zoom, sarai in grado di coinvolgere e connetterti al meglio con il tuo pubblico!

Creazione webinar con Microsoft Teams

Teams è un servizio Microsoft, sicuramente meno utilizzato rispetto alle altre due piattaforme qui presentate, che permette di organizzare videoconferenze online, senza limite di tempo, sia da computer, che da tablet e smartphone usando l’applicazione per Android ed Apple.

Nella versione gratuita di Teams, non solo potrai comunicare attraverso videochiamate e chat con i membri del tuo team, ma potrai anche scambiare e condividere file con un limite di 2 GB per utente.

Inoltre Microsoft Teams permette di collaborare su documenti Office direttamente all’interno dell’ambiente Teams.

Vuoi conoscere tutti i segreti di Microsoft Teams? Allora non perderti questi articoli:

Per iniziare a organizzare il tuo webinar con Teams non dovrai fare altro che seguire i prossimi semplici ma fondamentali passi che ti elencherò.

1. Registrazione per usare Microsoft Teams

Dopo esserti collegato al sito ufficiale di Microsoft Teams, fai clic su “Iscriviti gratuitamente” e inserisci il tuo indirizzo mail. A questo punto ti basterà soltanto seguire le istruzioni mostrate per configurare il tuo account.

Se già possiedi un account Microsoft potrai utilizzare lo stesso indirizzo mail associato.

2. Installazione App e accesso a Teams

A questo punto, torna al sito ufficiale di Teams, seleziona “Scarica Teams” e, successivamente, dovrai scegliere tra la versione per desktop o per dispositivo mobile, in base allo strumento che stai utilizzando.

Una volta completata l’installazione, utilizza i dati del tuo account, già creato in precedenza, per effettuare il login.

3. Pianificazione di un meeting o un webinar con Teams

Microsoft Teams offre la possibilità di pianificare il tuo webinar per una data futura. Nella sezione “Riunioni” seleziona “Pianifica una riunione”. Inserisci il titolo e specifica data e orario.

Infine ti basterà cliccare su “Pianifica” e scegliere l’opzione “Copia invito alla riunione” per ottenere il link della riunione da condividere

4. Avvio di una riunione immediata su Teams

Nel caso in cui tu voglia avviare una riunione sul momento dovrai andare nella sezione “Riunioni” e selezionare “Riunione immediata”.

Dopodiché sarà necessario inserire il titolo del webinar nel campo apposito e cliccare su “Partecipa ora” per avviarlo e ottenere il link d’invito da condividere con i partecipanti.

Adesso che anche Microsoft Teams non ha più segreti per te, sei pronto per sfruttare al meglio tutte le sue eccellenti funzionalità e risorse per organizzare un webinar di successo per il tuo business!

Creazione webinar con Google Meet

Google Meet è il servizio per l’organizzazione di videoconferenze offerto da Google.

Meet rappresenta una soluzione versatile ed efficace per condurre webinar gratuiti, sia direttamente tramite il browser che attraverso l’applicazione disponibile per dispositivi Android ed Apple.

Per quanto riguarda la versione gratuita di Google Meet devi sapere che potrai invitare fino ad un massimo di 100 partecipanti e il tuo webinar non può durare più di 60 minuti.

Tra i vantaggi di Google Meet troviamo sicuramente la semplicità e l’intuitività, caratteristiche che lo rendono una scelta ideale per l’organizzazione di webinar.

Se vuoi conoscere più nel dettaglio questa piattaforma ti consigliamo di dare un’occhiata a Google Meet: la rivoluzione per i tuoi meeting aziendali.

Vediamo insieme come funziona.

1. Accesso a Google Meet

L’accesso a Google Meet è estremamente semplice: ti basterà collegarti alla pagina iniziale di Google ed effettuare l’accesso per utilizzare il tuo account di riferimento tramite il pulsante “Accedi”.

Una volta entrato, individua l’icona dei quadratini nell’angolo in alto a destra e seleziona “Meet” dal menu a tendina.

2. Avvio rapido delle riunioni su Google Meet

Dopo aver effettuato l’accesso a Meet non dovrai far altro che cliccare su “Avvia una riunione” e consentire l’accesso a webcam e microfono. Infine, dopo aver selezionato “Partecipa” avrai ufficialmente avviato la diretta.

3. Invito partecipanti su Meet

Per invitare i partecipanti al tuo webinar hai due opzioni. Per prima cosa puoi copiare il link d’invito e spedirlo personalmente a tutti i partecipanti. In alternativa, potrai selezionare il pulsante “Invita persone”, inserire l’indirizzo mail dei partecipanti e cliccare su “Invita” per spedire l’invito.

4. Condivisione di contenuti su Meet

Google Meet offre inoltre la possibilità di condividere il contenuto del tuo schermo o finestre specifiche. Questa opzione è particolarmente utile per le presentazioni durante il webinar.

In conclusione, queste sono le migliori piattaforme che ad oggi permettono di creare webinar professionali gratuitamente, offrendo allo stesso tempo preziosi strumenti di interazione che ti permetteranno di entrare in contatto con il tuo pubblico, anche se a distanza.

Vediamo ora nel concreto quali sono i passaggi per organizzare un meeting online di successo.

webinar professionale

Come organizzare webinar gratuiti efficaci

Per creare webinar gratis di successo è fondamentale seguire alcune strategie chiave. Il primo passo sarà quello di pensare al perché vuoi organizzare questo evento.

Individua quindi gli obiettivi chiave per riuscire ad incontrare al meglio le esigenze e gli interessi del pubblico al quale vuoi rivolgerti.

Dopodiché, scegli la piattaforma webinar più adatta alle tue esigenze in base a:

  • Possibilità di condividere lo schermo
  • Numero di partecipanti
  • Presenza di strumenti di interazione come le chat e i sondaggi
  • Possibilità di registrare

Una volta definito il tema, dovrai creare il programma del tuo evento.

La creazione di una scaletta dettagliata è fondamentale per mantenere il focus ed evitare di divagare troppo durante la presentazione.

Ti consiglio di far durare il tutto non più di 60-90 minuti, altrimenti i partecipanti rischiano di perdere l’attenzione.

Anche la scelta del moderatore è importante: scegli una persona con buone doti di public speaking, che riesca a coinvolgere e mantenere alta la concentrazione del pubblico.

Ricorda di fornire ai tuoi invitati un supporto visivo con slide e presentazioni efficaci che saranno il loro punto di riferimento.

Durante il webinar, infatti, è importante coinvolgere attivamente il pubblico.

In questo caso è quindi importante la funzione della chat, per consentire ai partecipanti di porre domande e fare commenti in tempo reale.

Inoltre, è fondamentale promuovere l’evento con strategie di marketing pensate ad hoc: anche il miglior evento ha bisogno una promozione adeguata per attirare partecipanti!

Oltre a condividere il link con i tuoi contatti, potresti pensare di utilizzare le tue piattaforme social per pubblicizzarlo.

Infine, curare la qualità dell’audio e del video è cruciale per un webinar di successo. Infatti, una trasmissione chiara e professionale contribuirà a mantenere l’attenzione degli spettatori.

Seguendo questi pochi e semplici passaggi sarai in grado di creare un evento che attiri e coinvolga il tuo pubblico in modo significativo.

Nel caso in cui non fossi ancora convinto che questa formula possa fare al caso tuo, lasciami spiegare perché dovresti iniziare ad organizzare webinar.

Se vuoi semplifcarti la vita, infine, ti basta:

  1. Scaricare il Webinar Canvas gratuitamente da qui
  2. Seguire il corso gratuito per utilizzarlo al meglio

Semplice, veloce, pratico e divertente.

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Perché fare un webinar gratuito è utile alla tua azienda

Ad oggi sembra quasi impensabile portare aventi un strategia comunicativa, sia interna che esterna, senza utilizzare meeting online.

Questi eventi infatti, grazie alle loro caratteristiche e vantaggi, sono particolarmente versatili e possono essere usati per diversi scopi:

  • Offrire formazione, sia all’interno di un’azienda con seminari ed esperti, sia come prodotto in una strategia di marketing.
  • Lanciare nuovi prodotti o servizi, grazie anche al supporto dato da numerosi strumenti online.
  • Raccogliere nuovi contatti inserendo il webinar all’interno di un percorso di lead generation.
  • Farsi conoscere e posizionare il proprio brand nel settore.
  • Creare un evento per celebrare o condividere traguardi col proprio team o clienti.
  • Vendere online.
  • Organizzare webinar di contenuto informativo, per mettere al corrente più persone contemporaneamente novità e cambiamenti.
  • Coltivare nuovi contatti e convertirli in clienti, attraverso l’offerta di contenuti di valore e interesse.

Forse non lo sai, ma esiste una vera e propria branca del marketing chiamata webinar marketing, che utilizza questo strumento per farsi conoscere e attirare nuovi clienti.

Infatti, è possibile creare riunioni online gratis che, oltre al contenuto informativo, come ultimo fine ha quello di promuovere un messaggio commerciale.

Organizzare webinar è quindi il prossimo step che devi fare per incrementare la tua offerta, così da far crescere il tuo business, e costruire una relazione duratura con i tuoi clienti.

Ora che sai come fare, non ti resta che iniziare a creare i tuoi prossimi webinar!

Se vuoi approfondire l’argomento webinar nel nostro blog trovi diversi articoli, tra cui:

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Contattaci o compila il form qui sotto: saremo felici di aiutarti passo a passo nel tuo prossimo progetto!

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