Webinar efficace: I 9 (+1) errori più comuni di chi organizza un evento online

Come realizzare un Webinar Efficace, evitando gli errori più comuni?

Vuoi organizzare un Webinar efficace? C’è sempre una prima volta e si tratta sempre di un evento che può diventare indimenticabile, nel bene e nel male!

Se va tutto liscio, se realizziamo un webinar efficace, siamo stati fortunati o abbiamo fatto bene il nostro lavoro. Se tutto va male, vuol dire che non abbiamo considerato tutte le possibilità, o che siamo stati fortunati.

Solitamente quando vanno male cose, siamo sfortunati e quando vanno bene siamo bravi!

webinar efficaceVero? 😉

Per non lasciare nulla al caso e progettare un Webinar efficace con un ragionevole margine di sicurezza, dobbiamo farci prima di tutto una domanda: quali sono gli errori più comuni di chi si avvicina al mondo del Webinar e che possono portare conseguenze nefaste? E quanto sono potenzialmenti dannosi?

Abbiamo fatto un po’ di brain storming e abbiamo assegnato ad ognuna di esse un punteggio da 0 a 10, dove il punteggio massimo indica quanto può danneggiarti questa cosa.

Così, per il Tuo primo Webinar Efficace, sai come muoverti!

 

1. Prepararti poco, non abbastanza o per nulla

webinar efficaciLa mancanza di progettazione, preparazione e predisposizione di tutto ciò che riguarda il Webinar è l’errore più comune.

La maggior parte delle persone è convinta che saper presentare in pubblico (non importa se l’hanno fatto solo una volta al liceo!) sia condizione sufficiente per trasformarsi in Webinar Designer!

Nulla di più sbagliato! Il Webinar efficace segue regole tutte sue e nella sua specificità comunicativa rappresenta una modalità di comunicazione completamente originale che richiede studio, preparazione ed esperienza.

INDICE DI DANNO: 9 – Non gli diamo 10 solo perchè, sempre grazie alla tua impreparazione, potresti avere pochi partecipanti e, magari, nessuno dei presenti racconta in giro quanto sei andato male! Ma non puntare sulla fortuna!

 

2. Sottovalutare la Scaletta del tuo webinar efficace

Quando per la prima volta realizziamo un Webinar, è comune sperimentare quell’ansia “da prestazione” che ci porta a preparare una scaletta di contenuti degna di un’intera settimana di convention full time. In realtà, quando diventi esperto di un argomento, il problema è la selezione e la strutturazione di contenuti, che significa tagliare, togliere, eliminare, sostituire, piuttosto che aggiungere.

Preparare una scaletta efficace significa costruire un percorso accattivante e stimolante in cui vengono presentati una sequenza di contenuti utili per raggiungere gli obiettivi del Webinar Efficace. Rispettarla faciliterà il flusso dell’evento e ci aiuterà a tenere sotto controllo la variabile più complessa da tenere sotto controllo in un Webinar: il tempo.

Non dimentichiamoci, però, che la professionalità si vede anche nella capacità di stravolgere i piani, possibilmente raggiungendo un buon risultato!far eun webinar efficace

INDICE DI DANNO: 8Essere in ritardo, prolungare la presentazione o fare digressioni più o meno lunghe annoierà a morte i tuoi potenziali clienti, e quel fastidioso biiiiiiiip che senti potrebbe essere causato da qualcuno che si è addormentato sulla tastiera!

 

3. Non riflettere abbastanza sul tuo target

Fare una breve analisi del nostro target ci aiuterà a progettare il Webinar. Infatti, comprendere che esistono diversi livelli di conoscenza ci permetterà di mettere tutti nelle condizioni di seguire e di poter trarre vantaggio dall’esperienza.

Inoltre, strutturare un Webinar efficace e professionale rispondendo concretamente ai bisogni dei partecipanti darà valore al tempo che loro stanno spendendo per noi e, nel caso si tratti di un Webinar a pagamento, anche del valore economico del loro investimento.

Non sapere bene chi sono i partecipanti del nostro Webinar, d’altra parte, ci farà brancolare nel buio e ci metterà nelle condizioni di non sapere se stiamo dicendo “troppo” o “troppo poco”.

INDICE DI DANNO: 8 Nessuno pretende che tu conosca uno ad uno i partecipanti del Webinar, ma fornire una risposta concreta ai loro bisogni ti tornerà sicuramente utile! Usa le tecniche di progettazione che raccogliamo qui e nel nostro libro, e sarà tutto più semplice.

 

4. Sottovalutare la tecnologia

organizzare webinar efficaciLa tecnologia è un indispensabile alleato, ma può rappresentare un ostacolo insormontabile per la riuscita del tuo Webinar. Oltre ad aver scelto accuratamente la piattaforma (per qualche suggerimento leggi il nostro articolo “Il software per il Tuo Webinar: come scegliere la piattaforma“), è necessario assicurarsi che tutto funzioni alla perfezione: la webcam, il microfono, la presentazione che abbiamo preparato.

E se ci fosse qualche imprevisto tecnico, devi avere sempre a disposizione un piano B. Una foto statica da sostituire alle immagini della webcam, nel caso non dovesse funzionare il video; la mailing list dei partecipanti se si prevede un ritardo dovuto ad un imprevisto dell’ultimo minuto; un “ponte telefonico” con il conduttore del Webinar efficace che sostituisca la connessione, così in caso di problemi lui metterà in viva voce la vostra telefonata e voi potrete continuare la relazione.

INDICE DI DANNO: 7Hai controllato l’inquadratura della webcam prima dell’even… aspetta ma quello alle tue spalle non è mica un poster di Winnie the Pooh??? Oh! Nooooo!!! Troppo tardi!

 

5. Presentare come se non fossi online

Assicurarti che non ci siano interruzioni o problemi tecnici è senza dubbio un ottimo inizio, ma è fondamentale ricordarsi che il Webinar è online e che tutti i partecipanti ti guarderanno e ascolteranno.

Visto che è impossibile tagliare e montare la tua presentazione in diretta, ricordati perciò di spegnare il cellulare, chiedere ai tuoi colleghi o parenti di non disturbarti e di vestirti in modo adeguato, tutto questo darà un’immagine di te professionale e seria.

INDICE DI DANNO: 7 E’ inutile che metti la tua camicia migliore, se sotto indossi i pantaloni del pigiama: potresti aver bisogno di alzarti un attimo dalla sedia… e…

 

6. Non progettare la componente interattiva

fare webminar efficaceLa relazione che si instaura tra i partecipanti e tra questi e i relatori e conduttori è l’elemento fondamentale di un Webinar, perciò progettarla attentamente è un elemento di successo. Saper creare un clima sereno e coinvolgere i partecipanti attraverso approcci, soluzioni e strumenti diversificati è senza dubbio un obiettivo prioritario che vi assicurerà di lasciare una traccia nei partecipanti. Se riusciamo a fare si che le persone agiscano, intervengano e trovino nel Webinar uno spazio adatto per capire, apprendere e migliorare, siamo senza dubbio sulla buona strada.

Come facilitare l’interazione? Mica semplice…quattro gli ingredienti fondamentali:

  1. accoglienza multimediale
  2. condivisione di idee in grado di entusiasmare i partecipanti, attraverso aspetti visivi, cognitivi e interattivi
  3. feedback costruttivi in progress
  4. una sessione di domande e risposte

E se le cose vanno male? Ricordati che il lavoro di squadra fa la differenza ed è uno dei primi obiettivi che deve raggiungere il tuo Webinar Efficace! Relatore, conduttore, staff possono (e devono!!!) collaborare per uscire dall’empasse.

INDICE DI DANNO: 9 – Icebreaker, housekeeping, storytelling non sono parolacce, ma tecniche che dovresti conoscere e padroneggiare!

 

7. Presentare dimenticandosi dei partecipanti

Anche se non tutti usano le presentazioni per i loro Webinar, questo è senza dubbio uno strumento molto utile. Oltre ad evitare di inserire molti contenuti nelle slide, è auspicabile che non leggere ciò che hai riportato nella presentazione! Altrimenti, sarebbe stato sufficiente mettere le slide su Slideshare e linkarle al tuo pubblico!fare webinar efficaci

Inoltre, non dare per scontato che i partecipanti ti stiano seguendo nella presentazione o  nei contenuti che stai spiegando. Fai in  modo di regolare il “ritmo” del discorso sul target e assicurarti che tutti stiando “digerendo” ciò che dici. Infine, tieni sempre a mente che i partecipanti potrebbero voler fare delle domande, per questo sarà sufficiente ogni quarto d’ora chiedere se ci sono dubbi o richieste.

INDICE DI DANNO: 10 I tuoi partecipanti sono il bene più prezioso dell’intero Webinar efficace. Dimenticartene significa perdere il 99% dell’evento! E’ questo uno degli errori più gravi: coinvolgili tutti, interagisci, punzecchiali, giocaci, divertiti!

 

8. Non definire e sviluppare il Follow Up

Il follow up riguarda tutte le comunicazioni che avvengono dopo l’evento e fondamentalmente serve a ringraziare i partecipanti, fornire indicazioni e informazioni legate al dopo Webinar, ricevere feedback sull’evento, inviare il link della registrazione dell’evento oltre che materiale, risorse, link utili ai partecipanti e segnalare altri eventi simili.

Non sviluppare il follow up significa interrompere il flusso comunicativo con chi ha partecipato al vostro Webinar e, peggio, non progettarne uno adeguato può compromettere il lavoro svolto, facendovi perdere l’occasione di  rilanciare sul futuro!

INDICE DI DANNO: 7 Non perdere mai l’occasione di interagire con i tuoi partecipanti: se ti hanno dedicato del tempo è perchè meriti, e loro meritano qualcosa in cambio, anche dopo aver partecipato!

 

9. Ricordati che sei un essere umano!

webminar efficaciHai fatto pling! pling!? Ti sei procurato un bicchiere d’acqua? Hai staccato il telefono?

Ecco piccole cose che dimentichiamo ma che possono infastidirci durante un Webinar: pensa se ti scappa mentre stai presentando il punto chiave, quello che rappresenta la svolta del tuo Webinar efficace! Pensa se inizi a tossire per una qualsiasi ragione e non hai nemmeno un po’ d’acqua!

Evitare certi piccoli problemucci è abbastanza semplice!

INDICE DI DANNO: 3 – Non succede nulla se devi alzarti un secondo e scomparire. Se siete in più conduttori è anche più semplice. Ma previeni situazioni imbarazzanti, è sempre meglio! Ah! Evita il birrozzo stile partita! Non è professionale, almeno che tu non stia presentando proprio la birra!

 

Extra: non avere letto tutti i nostri post!sorpresa

E non solo! Al di là di quello che raccogliamo in WebinarPro (e nel nostro libro), documentarti su come funzionano i Webinar e come gestire un evento live in modo efficace è il primo passo per evitare errori, o almeno per imparare dagli errori altrui.

Documentati, studia, segui dei corsi (come i nostri) sperimenta e non improvvisare!

Mai!

 

 

 

The following two tabs change content below.
Da 15 anni sfrutto la mia laurea in Filosofia e in Psicologia per aiutare aziende e professionisti a realizzare percorsi formativi e promozionali online, sfruttando al massimo la tecnologia offerta dai Webinar, dalle Aule Virtuali e dalle VideoConferenze. Sono autore insieme a Fabio Ballor del primo manuale italiano sul tema degli eventi online "Webinar Professionali" (Hoepli, 2013) e del primo libro al mondo sul "Public Speaking Online" (Dario Flaccovio Editore, 2015). Sono fondatore insieme a Fabio Ballor, Paola Breseghello e Marco Canali di WebinarPro srl.
Loading Facebook Comments ...
5 commenti

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] Una selezione di 9+1 errori che possono rovinare il tuo Webinar e la tua WebConference. Ecco come evitarli!  […]

  2. […] Una selezione di 9+1 errori che possono rovinare il tuo Webinar e la tua WebConference. Ecco come evitarli!  […]

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *